TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ TỔ CHỨC. PGS.TS. Lê Thị Anh Vân. Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

GIỚI THIỆU HỌC PHẦN QUẢN LÝ HỌC
•

Mục tiêu: Học phần được thiết kế nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng cốt
yếu nhất mà một nhà quản lý, dù trên cương vị nào, trong bất cứ tổ chức nào cũng phải
có được.

•

Nội dung nghiên cứu:
Bài 1: Tổng quan về tổ chức và quản lý tổ chức
Bài 2: Ra quyết định quản lý
Bài 3: Lập kế hoạch
Bài 4: Tổ chức
Bài 5: Lãnh đạo
Bài 6: Kiểm soát

v1.0013107207

1


CHỊU TRÁCH NHIỆM HƯỚNG DẪN VÀ GIẢNG DẠY
1. PGS. TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền
2. PGS.TS Lê Thị Anh Vân
3. PGS.TS Đỗ Thị Hải Hà
4. PGS.TS Phan Kim Chiến
5. PGS.TS Đoàn Thị Thu Hà
6. TS Nguyễn Thị Lệ Thúy
7. PGS.TS Mai Văn Bưu
8. TS Bùi Thị Hồng Việt

9. Ths. Mai Anh Bảo
10. Ths. Nguyễn Thị Hồng Minh
11. Ths Nguyễn Quang Huy

v1.0013107207

2


BÀI 1
TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC
VÀ QUẢN LÝ TỔ CHỨC

PGS.TS. Lê Thị Anh Vân
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

v1.0013107207

3


TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: Một ngày bình thường của cơ Chi
Chi là một nhà quản lý 30 tuổi ở hãng truyền thơng VCN, tại trụ sở ở Hà Nội.
•

Cơ tới văn phịng vào lúc 7:30 phút và nhìn thấy bản “Báo cáo nghiên cứu thị trường” trên bàn làm việc
của mình. An, trưởng đơn vị nghiên cứu thị trường, đã dành cả tuần để hoàn thành báo cáo kịp cho Chi
có thể xem trước khi trình bày với Phó giám đốc. Chi làm việc với An 20 phút tại quán cà phê trong hãng
và lập kế hoạch xử lý văn bản và đồ họa cho bản báo cáo cuối cùng.

•

Khi quay trở lại phòng làm việc, Chi nhận được ba tin nhắn điện thoại. Cô gọi lại 2 cuộc điện thoại,
nhưng chỉ gặp được một người và sắp xếp lịch gặp trong tuần sau. Cô vội vàng đến cuộc họp triển khai
kế hoạch tháng lúc 8:30 phút với các nhân viên, cuộc họp sẽ kết thúc lúc 10:30 phút.

•

Ngân quỹ của phòng năm tới phụ thuộc vào cuộc họp ngày mai, khi mà các đề nghị sửa đổi sẽ được
quyết định. Trong khi đó, Chi phải gặp Giám đốc của cô lúc 2 giờ chiều ngày hôm nay để giải thích về
việc tại sao phịng của cơ lại vượt q ngân sách trong năm nay. Cuộc gặp lúc 2 giờ của cơ diễn ra tốt
đẹp. Ơng Giám đốc của Chi ủng hộ việc cô là người đứng đầu ngân sách năm tới và đánh giá tốt về kế
hoạch của cô cho phịng của mình. Họ thảo luận 15 phút về chương trình nghị sự và thảo luận về chi
nhánh tại Đà Nẵng trong 35 phút. Giám đốc nói với cơ rằng ông đang xem xét việc cơ cấu lại chi nhánh
để giảm thiểu trùng lắp. Cuối buổi gặp, Chi nhắc tới báo cáo mà cô và An đã chuẩn bị và đưa ra ý kiến
rằng An đã hồn thành cơng việc rất tốt

v1.0013107207

4


TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: Một ngày bình thường của cơ Chi
•

Lúc 3:30 phút, Chi tham gia một cuộc họp của lực lượng liên công ty được lập ra để thực hiện hợp tác
chiến lược với công ty VNN. Khi quay trở lại văn phịng lúc 5 giờ, cơ thấy có 8 cuộc điện thoại nhỡ và
bắt đầu gọi cho các khu vực mà người nhận có thể vẫn cịn đang ở cơ quan.

•

Lúc 6 giờ, Chi rời văn phịng. Cơ cảm thấy mệt mỏi nhưng tốt. Bây giờ cơ có thể bắt đầu nghĩ về quyết
định tuyển dụng một chuyên gia marketing cho thị trường game on line mà cô cần phải đưa ra đề nghị.
Cuộc phỏng vấn đã đưa ra ba ứng viên tốt nhất – một người đàn ông Hàn Quốc, một phụ nữ Nhật và
một người đàn ông Việt Nam. Cô phân vân ai sẽ là người phù hợp nhất cho phịng của cơ và phù hợp
với cam kết hội nhập quốc tế của VCN?

•

Cơ Chi là một trong số các nhà quản lý điển hình đang làm việc trên khắp thế giới.

v1.0013107207

1.

Những hoạt động trong ngày hơm đó thể hiện cơ Chi đã thực hiện những chức năng
quản lý nào?

2.

Những vai trò quản lý chủ yếu nào được thể hiện trong tình huống này?

5


MỤC TIÊU
•

Hiểu được các thuật ngữ: tổ chức và quản lý, và lý giải vì sao phải quản lý
các tổ chức.

•

Hiểu được các chức năng của q trình quản lý mà mọi nhà quản lý trên mọi
cương vị quản lý phải thực hiện.

•

Phân biệt được các vai trị khác nhau của nhà quản lý.

•

Giải thích được tại sao các nhà quản lý ở các cấp khác nhau lại cần sự kết
hợp khác nhau của các kỹ năng kỹ thuật, con người và nhận thức.

•

Xác định được các kỹ năng cần phát triển để trở thành một nhà quản lý có
năng lực trong thế giới ngày nay.

v1.0013107207

6


NỘI DUNG
Tổ chức

Quản lý

Nhà quản lý

v1.0013107207

7


1. TỔ CHỨC
1.1. Khái niệm và đặc trưng của tổ chức
1.2. Phân loại tổ chức
1.3. Các hoạt động cơ bản của tổ chức

v1.0013107207

8


1.1. KHÁI NIỆM VÀ ĐẶC TRƯNG CỦA TỔ CHỨC
•

Khái niệm: Tổ chức là tập hợp của nhiều người
cùng làm việc vì những mục đích chung trong hình
thái cơ cấu ổn định.

•

Các đặc trưng của tổ chức:
 Mang tính mục đích.
 Gồm nhiều người làm việc vì mục tiêu chung
trong cơ cấu tổ chức ổn định.

 Chia sẻ mục tiêu lớn – cung cấp sản phẩm
và dịch vụ có giá trị đối với khách hàng.
 Là tổ chức mở.
 Cần được quản lý.

v1.0013107207

9


1.2. CÁC LOẠI HÌNH TỔ CHỨC
•

Theo chế độ sở hữu:
 Tổ chức cơng
 Tổ chức tư

•

Theo mục tiêu của tổ chức:
 Tổ chức vì lợi nhuận
 Tổ chức phi lợi nhuận

•

Theo tính chất các mối quan hệ:
 Tổ chức chính thức
 Tổ chức phi chính thức

v1.0013107207

10


1.3. CÁC HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN CỦA TỔ CHỨC – MƠ HÌNH “CHUỖI GIÁ TRỊ” CỦA M.PORTER

Các
hoạt
động
hỗ
trợ

Các
hoạt
động
chính

v1.0013107207

•
•
•
•
•
•

Xây dựng kết cấu hạ tầng
Quản lý nhân lực
Nghiên cứu và phát triển
Kế toán

Dịch vụ pháp lý và đối ngoại
Hành chính tổng hợp...

Nghiên
cứu và
dự báo
mơi
trường

Thiết
kế
sản
phẩm,
dịch
vụ

Tìm
kiếm
huy
động
các
đầu
vào

Sản
xuất,
phân
phối
sản
phẩm

Mục đích:
Thoả mãn lợi ích
của các chủ sở hữu

Dịch
vụ
hậu
mãi

•
•
•
•

Mục tiêu:
Thị trường
Lợi nhuận
Tăng cường sức
mạnh nguồn lực
An toàn

11


2. QUẢN LÝ
2.1. Khái niệm và các yếu tố cơ bản của quản lý
2.2. Quá trình quản lý
2.3. Quản lý là một khoa học, một nghệ thuật, một nghề

v1.0013107207

12


2.1. KHÁI NIỆM VÀ CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA QUẢN LÝ
•

Khái niệm: Quản lý là q trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát các nguồn lực và
hoạt động của tổ chức nhằm đạt được mục đích của tổ chức với hiệu lực và hiệu quả cao một
cách bền vững trong điều kiện môi trường luôn biến động.

•

Lơgic của khái niệm quản lý:
Q trình quản lý
Tổ chức
Xác định và sắp xếp nhiệm vụ, con người
và các nguồn khác để thực hiện kế hoạch
Các nguồn lực
• Nhân lực
• Tài lực
• Vật lực
• Thơng tin
• Cơng nghệ

Lập kế
hoạch
Xác định mục
tiêu và các

phương thức
thực hiện mục
tiêu

Ra quyết
định và tổ
chức
thực hiện

Lãnh đạo
Truyền cảm
hứng, tạo
động lực làm
việc cho con
người để đạt
mục tiêu

Kết quả
• Đạt mục đích
• Đạt mục tiêu
Sản phẩm
Dịch vụ
Các nguồn lực

Kiểm soát
Giám sát, đo lường, đánh giá, điều chỉnh

v1.0013107207

13

2.1. KHÁI NIỆM VÀ CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA QUẢN LÝ
•

Các yếu tố cơ bản của quản lý:

•

Quản lý là làm gì?

•

Đối tượng của quản lý là gì?

•

Quản lý được tiến hành khi nào?

•

Mục tiêu của quản lý là gì?

•

Quản lý được thực hiện trong điều kiện nào?

v1.0013107207

14

2.2. Q TRÌNH QUẢN LÝ
•

Lập kế hoạch là q trình thiết lập các mục tiêu và
phương thức hành động thích hợp để đạt mục tiêu.

•

Tổ chức là q trình đảm bảo nguồn lực cho thực
hiện kế hoạch trong các hình thái cơ cấu nhất định.

•

Lãnh đạo là q trình đánh thức sự nhiệt tình, tạo
động lực cho con người để họ làm việc một cách tốt
nhất nhằm đạt được các mục tiêu kế hoạch.

•

Kiểm sốt là q trình giám sát, đo lường, đánh giá
và điều chỉnh hoạt động để đảm bảo sự thực hiện
theo các kế hoạch.

v1.0013107207

15

2.3. QUẢN LÝ LÀ MỘT KHOA HỌC, MỘT NGHỆ THUẬT, MỘT NGHỀ

•

Quản lý là một khoa học.

•

Quản lý là một nghệ thuật.

•

Quản lý là một nghề - nghề quản lý.

v1.0013107207

16


3. NHÀ QUẢN LÝ
3.1. Nhà quản lý và phân loại các nhà quản lý
3.2. Vai trò của nhà quản lý
3.3. Học tập để làm quản lý

v1.0013107207

17


3.1. NHÀ QUẢN LÝ VÀ PHÂN LOẠI CÁC NHÀ QUẢN LÝ

•

Khái niệm: Nhà quản lý là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm sốt cơng việc của
những người khác để tổ chức do họ quản lý đạt được mục đích của mình.

•

Phân loại các nhà quản lý:
 Theo cấp quản lý:


Nhà quản lý cấp cao



Nhà quản lý cấp trung



Nhà quản lý cấp cơ sở

 Theo phạm vi quản lý:


Nhà quản lý chức năng



Nhà quản lý tổng hợp

 Theo mối quan hệ với đầu ra của tổ chức:

v1.0013107207



Nhà quản lý theo tuyến



Nhà quản lý tham mưu

18


3.2. VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN LÝ
Nhà quản lý
- Vị thế - Nhiệm vụ - Quyền hạn - Trách nhiệm - Nghiệp vụ
Vai trò liên kết con người (interpersonal roles)
Nhà quản lý tác động qua lại với những người khác như thế nào?
- Người đại diện - Người lãnh đạo - Người liên lạc
Vai trị thơng tin (Informational roles)
Nhà quản lý trao đổi và xử lý thông tin như thế nào?
- Người giám sát - Người truyền bá - Người phát ngơn
Vai trị quyết định (Decisional roles)
Nhà quản lý sử dụng thơng tin trong q trình ra quyết định như thế nào?
- Nhà doanh nghiệp - Người phân bổ nguồn lực - Người giải quyết tình
trạng hỗn loạn - Người đàm phán
v1.0013107207

19


3.3. HỌC TẬP ĐỂ LÀM QUẢN LÝ
•

Các yêu cầu thiết yếu đối với nhà quản lý:
 Yêu cầu về kỹ năng quản lý;
 Yêu cầu về phẩm chất cá nhân.

•

Phát triển năng lực quản lý.

v1.0013107207

20


3.3.1. CÁC YÊU CẦU THIẾT YẾU ĐỐI VỚI NHÀ QUẢN LÝ
Yêu cầu về kỹ năng quản lý:
•

Kỹ năng kỹ thuật là năng lực thực hiện các hoạt động chuyên môn được tiến hành bởi tổ chức
với mức độ thành thục nhất định.

•

Kỹ năng con người (hay kỹ năng làm việc với con người) là năng lực của một người có thể
làm việc trong mối quan hệ hợp tác với những người khác

•

Kỹ năng nhận thức là năng lực phát hiện, phân tích và giải quyết những vấn đề phức tạp.

•

Tầm quan trọng của các kỹ năng thay đổi theo cấp quản lý:
100
Phần trăm
công việc

Kỹ thuật
Quan hệ con người

50
Nhận thức

0

v1.0013107207

Nhà quản lý cấp cao

Nhà quản lý cấp trung

Nhà quản lý cấp cơ sở
21

3.3.1. CÁC YÊU CẦU THIẾT YẾU ĐỐI VỚI NHÀ QUẢN LÝ
u cầu về phẩm chất cá nhân:
•

Ước muốn làm cơng việc quản lý.

•

Nhà quản lý phải là người có văn hố.

•

Có ý chí.

v1.0013107207

22


3.3.2. PHÁT TRIỂN NĂNG LỰC QUẢN LÝ
•

Nhà truyền thơng vĩ đại.

•

Nhà đào tạo cá nhân.

•

Người chơi trong nhóm.

•

Nhà quản lý cơng nghệ.

•

Người giải quyết vấn đề.

•

Nhà đại sứ nước ngồi.

•

Nhà thay đổi và sáng tạo.

•

Nhà chính trị.

•

Người học hỏi suốt đời.

v1.0013107207

23

GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG
Câu hỏi:
1. Những hoạt động trong ngày hơm đó thể hiện cơ Chi đã thực hiện những chức năng quản
lý nào?
2. Những vai trò quản lý chủ yếu nào được thể hiện trong tình huống này?
Trả lời:
1. Cô Chi đã thực hiện các chức năng quản lý sau: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát.
2. Những vai trò quản lý chủ yếu được thể hiện trong tình huống này là: vai trị liên kết con
người, vai trị thơng tin, vai trị quyết định.

v1.0013107207

24


CÂU HỎI MỞ
Xét theo q trình, có phải quản lý một trường đại học khác với quản lý một doanh nghiệp?
Trả lời:
Dù là quản lý một trường đại học hay quản lý một doanh nghiệp thì xét theo quá trình quản lý là
quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát các nguồn lực và hoạt động của tổ chức
nhằm đạt được mục đích của tổ chức với hiệu lực và hiệu quả cao một cách bền vững trong điều
kiện môi trường luôn biến động.

v1.0013107207

25