Tài liệu Chương 5 Thiết kế hệ thống thông tin quản trị pot

CHƯƠNG 5
THIẾT KẾ
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ

1


Nội dung chính
1. Khái niệm, vai trị của thiết kế HTTTQT
2. Điều kiện để thiết kế HTTTQT
3. Các bước thiết kế hệ thống thông tin quản trị
4. Sơ đồ chức năng cơng việc – BFD
5. Qui trình hệ thống thơng tin quản trị

2


1. THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ

Thiết kế HTTTQT là tổng hợp tồn bộ
những thao tác, những cơng việc cụ thể trên
hệ thống nhằm thực hiện các kết quả phân
tích, trên cơ sở dung hồ các u cầu, các
ràng buộc và các điều kiện của thực tế.

3


1. THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN TRỊ
• Tiếp cận toàn cục bằng cách xét mỗi phần tử, mỗi dữ
liệu, mỗi chức năng là bộ phận của một tổng thể toàn

vẹn. Sự hiểu biết tổng thể toàn vẹn này rất cần thiết cho
việc phát triển tốt của mỗi bộ phận trong nó.
• Thiết kế hệ thống cung cấp thơng tin chi tiết cho người
có thẩm quyền quyết định chuyển sang giai đoạn tiếp
theo là giai đoạn thực hiện hệ thống hay khơng.
• Thiết kế hệ thống giúp cho người có thẩm quyền có một
cái nhìn tổng quan về cách thức làm việc của hệ thống,
mọi sự thay đổi sửa chữa trong giai đoạn thiết kế bao giờ
cũng dễ dàng và ít tốn kém hơn so với giai đoạn thực
hiện.
4


2. ĐIỀU KIỆN ĐỂ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG
TIN QUẢN TRỊ
 Phải kiện toàn bộ máy quản lý doanh nghiệp,
xác định rõ chức năng nhiệm vụ từng người,
từng bộ phận cũng như mối quan hệ giữa các bộ
phận, các cấp quản lý. Trên cơ sở đó ta mới có
thể xác định đối tượng truyền tin, đối tượng
nhận tin, nhu cầu thông tin của từng đối tượng
cụ thể trong doanh nghiệp.
 Trong cơ cấu tổ chức nội bộ doanh nghiệp, cần
thống nhất giữa công tác kế toán và công tác
thống kê.
5


3. CÁC BƯỚC THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG
TIN QUẢN TRỊ

Bước 1. Phân tích hệ thống các quyết định của
nhà quản trị.
Đòi hỏi các nhà thiết kế HTTT phải xác định rõ:
- Đảm bảo tính khoa học và thơng tin chính xác?
- Đảm bảo tính thống nhất?
- Mỗi quyết định trong tổ chức được đề ra có đúng
thẩm quyền khơng?
- Đảm bảo đúng thời gian và địa điểm?
- Những quyết định nhà quản trị cần tới những
thông tin nào?
- Mỗi quyết định trong tổ chức được đề ra có đúng
người khơng?
6


3. CÁC BƯỚC THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG
TIN QUẢN TRỊ
Bước 2. Phân tích những u cầu về thơng tin
Bước 3. Tổng hợp các yêu cầu của thông tin
Bước 4. Xây dựng hệ thống thông tin
- Chi tiết các loại thông tin trong hệ thống thiết kế.
- Các nguồn, các loại dữ liệu, các địa điểm của
những người người sử dụng và những yêu cầu
về lưu trữ.
- Yêu cầu về các loại phần cứng và phần mền của
máy tính sẽ được sử dụng.
7


4. SƠ ĐỒ CHỨC NĂNG CÔNG VIỆC - BFD

1. Khái niệm:
BFD (Business Function Diagram) Là sơ đồ
mô tả HTTT. Sơ đồ này chỉ ra cho ta thấy
HTTT cần phải làm những chức năng gì. BFD
khơng chỉ ra HTTT phải làm như thế nào,
cũng không chỉ ra những công cụ nào được sử
dụng để thực hiện những chức năng này. BFD
còn được gọi là sơ đồ chức năng kinh doanh.
8


Ví dụ: Sơ đồ chức năng của HTTTQL
trường đại học có dạng sau:

Quản lý Trường ĐH

QL
đào
tạo

QL
NCKH

QL
Nhân
sự

QL
tài vụ

QL
Sinh
Viên

9


Sơ đồ chức năng thể hiện quản lý doanh nghiệp
Quản lý doanh
nghiệp

Quản lý khách
hàng
Quản lý vật tư
Quản lý tài
chính
Quản lý nhân sự

Quản lý tiếp thị

Giải quyết đơn
hàng

Quản lý vật liệu

Quản lý thiết bị

Kế toán tổng hợp

Kế toán thu chi

Theo dõi tiền
lương

Theo dõi nhân
sự

10


4. SƠ ĐỒ CHỨC NĂNG CÔNG VIỆC - BFD
Nhằm đảm bảo 4 nhiệm vụ chính:
• Phân tích: DFD dùng để xác định yêu cầu của người
sử dụng.
• Thiết kế: DFD dùng để vạch các kế hoạch và minh
họa các phương án cho phân tích viên hệ thống và
người sử dụng khi thiết kế hệ thống mới.
• Biểu đạt: DFD là cơng cụ dễ hiểu đơn giản đối với
phân tích viên hệ thống và người dụng.
• Tài liệu: DFD cho phép biểu diễn các tài liệ phân
tích hệ thống dễ hiểu đầy đủ súc tích ngắn gọn giúp
cho người sử dụng một cái nhìn tổng thể về hệ thống.
Và cơ chế lưu chuyển thơng tin trong hệ thống đó
11


4. SƠ ĐỒ CHỨC NĂNG CÔNG VIỆC - BFD
2. Phân rã của BFD
Hệ thống TT bao gồm nhiều thành phần, để hiểu

rõ HTTT người ta phải phân rã BFD của HTTT.
Bản chất của công việc này là 1 chức năng sẽ
được phân chia, phân nhỏ theo chức năng chi
tiết hơn theo cấu trúc hình cây.
Lợi ích của phân rã BFD:
• Cho phép phân tích đi từ tổng quát đến cụ thể,
từ tổng hợp đến chi tiết.
• Có thể chia cho từng nhóm cơng tác, từng phần
cơng việc ở 1 cấp nào đó mà khơng sợ chồng
chéo, nhầm lẫn, trùng lắp.
12


Ví dụ: Chức năng quản lý đào tạo của một
trường đại học có thể được phân rã

Quản lý Đào tạo

QLĐT
Chính
qui

QLĐT
tại
chức

QLĐT
sau
ĐH

QLĐT
bằng
2
13

QLĐT
chuyển
đổi


Qui trình đặt phịng của khách sạn

15


Qui trình trả phịng của Khách sạn

16