Thực trạng công tác văn phòng tại Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông

LỜIMỞĐẦU
Du lịch là một ngành công nghiệp không khói. Hiện nay, trên thế giới
có hàng trăm triệu người đi du lịch và số người đi du lịch có khuynh hướng
ngày càng gia tăng. Du lịch không những làđộng lực chủ yếu thúc đẩy nền
kinh tế thế giới mà còn là một nhân tố có tầm quan trọng đối với sự phát triển
kinh tế văn hoá xã hội của mỗi quốc gia, du lịch còn thúc đẩy hoà bình, giao
lưu văn hoá và tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau giữa các dân tộc giữa các
quốc gia.
Đối với Việt Nam du lịch là một ngành kinh tế trọng điểm của đất
nước, hàng năm chính phủđầu tư một lượng vốn không nhỏđể phái triển
ngành du lịch, Việt Nam là một quốc gia có nguồn tài nguyên du lịch phong
phú, từđó Việt Nam rất có nhiều tiềm năng để phát triển du lịch và thu thút rất
nhiều khách du lịch đến thăm và càng ngày càng tăng. Từđó công ty TNHH
Dịch vụ Mêkông đã ra đời đểđáp ứng nhu cầu thuận lợi và sự phát triển của
ngành du lịch.
Tuy nhiên trong quá trình hoạt động của công ty, hoà nhập với sự phát
triển của nền kinh tế thông tin, hoạt động văn phòng đã không còn bó gọn
trong một phạm vi hẹp với những chức năng mang tính hành chính tạp vụ mà
giờđây đãđược nâng lên tầm cao với những chức năng nhiệm vụ chuyên sâu
của mình như trợ giúp hoạch định các chính sách phát triển, triển khai đôn
đốc các hoạt động tuyển chọn, đào tạo nhân sự, định hướng phát triển và kiểm
tra các hoạt động .... của công ty.
Chính vì vậy trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Dịch vụ
Mêkông, em đã tìm hiểu rõ về hoạt động của công ty nói chung và công tác
văn phòng tại công ty nói riêng. Hiểu được thực tế hoạt động của một văn
phòng diễn ra như thế nào, kỹ năng thao tác, thực hiện công việc ra sao... Có
thể nói công ty hoạt động có hiệu quả cũng là nhờ một phần lớn ở bộ máy văn
phòng. Báo cáo thực tập của em gồm 3 phần:
Phần I: Khái quát vài nét về công ty TNHH Dịch vụ Mêkông
Phần II: Thực trạng công tác văn phòng
Phần III: Đánh giá chung

1
Mặc dù có có gắng nhưng bài viết của em không tránh khỏi thiếu sót.
Rất mong được sự chỉ bảo của các thầy cô giáo.
PHẦN 1
KHÁIQUÁTCHUNGVỀ CÔNGTY TNHH DỊCHVỤ MÊKÔNG
I. KHÁIQUÁT VÀINÉTVỀCÔNGTYTNHH DỊCH VỤ MÊKÔNG
1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Dịch Vụ
Mêkông
Trước sự phát triển du lịch như vũ bão, Thủđô Hà Nội là một trong
những thành phố lớn của Việt Nam, là trung tâm chính trị, văn hoá của cả
nước hiện nay. Tiềm năng phát triển du lịch tại Hà Nội là rất lớn do có nhiều
danh lam thắng cảnh, di tích lịch sử gắn liền với sự phát triển của dân tộc ta.
Rất nhiều người dân Việt Nam và nước ngoài đi du lịch vào Hà Nội và những
vùng lân cận Hà Nội như: Quảng Ninh, Ninh Bình… Chính vì vậy, ngày
30/08/2000 Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông đã chính thức được thành lập
với mục đích để phục vụ nhu cầu du lịch trong và ngoài nước. Ngay trong
năm đầu tiên được thành lập, Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông đãđược Sở
Du lịch thành phố Hà Nội cấp giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế. Hiện
nay, trụ sở chính của Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông tại 15 Đường Hồng
Liên – Thanh Xuân- Hà nội.
Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông cũng dần lớn mạnh và trở thành những
đơn vị kinh doanh lữ hành năng động và có hiệu quả. Công ty TNHH Dịch
Vụ Mêkông đã thực sự mở rộng thị trường của mình ra toàn quốc, thể hiện
được chỗđứng của mình trên thị trường trong lĩnh vực kinh doanh du lịch nói
chung và kinh doanh lữ hành nói riêng.
2
2. Chức năng kinh doanh của Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông
Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông được coi là một doanh nghiệp lữ hành
chuyên kinh doanh các sản phẩm dịch vụ lữ hành quốc tế và nội địa, ngoài ra
công ty còn cung cấp các dịch vụ trung gian khác.

Cụ thể chức năng kinh doanh của Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông bao
gồm:
♦Kinh doanh lữ hành quốc tế nhận khách: nhận những đoàn khách hay
khách riêng lẻ là những người nước ngoài hay người Việt Nam định cưở nước
ngoài đi du lịch vào Việt Nam. Những khách này có thểđến với công ty thông
qua các công ty lữ hành gửi khách ở nước ngoài hoặc khách chủđộng đến với
công ty.
♦Kinh doanh lữ hành quốc tế gửi khách: Công ty sẽ tổ chức đưa khách từ
Việt Nam đi du lịch sang các nước khác. Những khách này có thể là người
Việt Nam hoặc có thể là người nước ngoài sống và làm việc tại Việt Nam.
♦Kinh doanh lữ hành nội địa: Công ty tổ chức các chương trình du lịch
cho người Việt Nam tham quan những điểm du lịch trên mọi miền đất nước.
♦Cung cấp các dịch vụ riêng lẻ cho khách công vụ : Đặt chỗ trong khách
sạn, mua vé máy bay, các dịch vụ vận chuyển, hướng dẫn du lịch, đón tiếp tại
sân bay…
Trong những chức năng trên thì Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông tập
trung chủ yếu vào chức năng kinh doanh lữ hành quốc tế nhận khách. Thực
hiện phục vụ rất nhiều đối tượng khách từ những nước khác nhau.
3. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông
Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông thực hiện cơ cấu
trực tuyến chức năng. Đây là kiểu cơ cấu phù hợp với một đơn vị có nguồn
lực tài chính, số lượng nhân viên không lớn như Công ty TNHH Dịch Vụ
Mêkông.
3
Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty như sau:
Sơđồ : Cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông
Cơ cấu của công ty được chia ra làm 2 bộ phận rõ ràng: bộ phận nghiệp
vụ du lịch và bộ phận bổ trợ. Trong mỗi bộ phận có các phòng ban, chức năng
khác nhau: phòng Marketing, phòng điều hành thuộc bộ phận nghiệp vụ du
lịch, phòng kế toán hành chính tổng hợp thuộc bộ phận bổ trợ.

Tuy có sự phân chia thành các bộ phận khác nhau nhưng tất cả các bộ
phận, các phòng ban trong cơ cấu tổ chức của công ty đều có sự hỗ trợ, cho
nhau trong việc tạo thuận lợi lớn cho hoạt động kinh doanh của công ty.
* Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
4
HỘIĐỒNGQUẢNTRỊ
Giám đốc
Phó Giám đốc
Phó Giám đốc
Phòng Thị
trường
Phòng
Điều hành
Phòng Kế
toán
Phòng Tổ
chức HC
- Hội đồng quản trị:
Đây là bộ phận quyết định những vấn đề quan trọng nhất của công ty
như chiến lược, chính sách.
- Giám đốc :
Là người trực tiếp điều hành công việc, chịu trách nhiệm trước Hội
đồng Quản trị về kết quả kinh doanh của công ty. Giám đốc được hỗ trợ bởi
hai phó giám đốc là hai người thuộc bộ phận nghiệp vụ du lịch, một người
phụ trách Marketing, một người phụ trách điều hành.
- Khối các bộ phận tổng hợp:
Thực hiện các chức năng nhiệm vụ sau:
+ Phòng Kế toán: quản lý toàn bộ tài sản vốn có của doanh nghiệp.
Tổng hợp, thanh quyết toán chếđộ thu chi tài chính toàn doanh nghiệp theo
đúng quy định của nhà nước, chỉđạo, kiểm tra, theo dõi việc hạch toán của các

đơn vị trực thuộc
+ Phòng Tổ chức Hành chính: tham mưu giúp việc Giám đốc về tổ
chức nhân sự, quản lý cán bộ nhân viên và lao động theo phân cấp quản lý
cán bộ theo Bộ luật lao động quy định.
Quản lý con dấu, các sổđăng ký công văn, giấy tờ, giấy giới thiệu..., in
ấn, tiếp nhận gửi công văn hàng ngày.
Quản trị theo dõi việc tổ chức hội nghị, họp hay tiếp khách hàng của
công ty.
Đôn đốc kiểm tra các đơn vị trực thuộc công ty về việc thực hiện các
chếđộ, chính sách của nhà nước, quy chế doanh nghiệp.
- Khối bộ phận nghiệp vụ du lịch:
+ Phòng Thị trường: tổ chức và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị
trường du lịch trong nước và quốc tế, tiến hành các hoạt động tuyên truyền,
5
quảng cáo thu hút các nguồn khách du lịch đến với công ty. Phối hợp với
phòng điều hành, tiến hành xây dựng các chương trình du lịch từ nội dung đến
mức giá, phù hợp với nhu cầu của khách, chủđộng trong việc đưa ra những
ýđồ mới về sản phẩm của công ty; ký kết hợp đồng với các hãng, các công ty
du lịch nước ngoài, các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước để khai thác các
nguồn khách quốc tế vào Việt Nam, khách nước ngoài tại Việt Nam và khách
du lịch Việt Nam. Duy trì các mối quan hệ của công ty với các nguồn khách,
đề xuất và xây dựng phương án mở các công ty, đại diện của công ty ở trong
nước và trên thế giới. Đảm bảo hoạt động thông tin giữa công ty với các
nguồn khách; thông báo cho các bộ phận có liên quan trong công ty về kế
hoạch các đoàn khách, nội dung hợp đồng cần thiết cho việc phục vụ khách.
Phối hợp với các bộ phận có liên quan theo dõi việc thanh toán và quá trình
thực hiện hợp đồng phục vụ khách.
+ Phòng Điều hành: được coi như bộ phận tổ chức sản xuất của công
ty, nó tiến hành các công việc đểđảm bảo thực hiện các sản phẩm của công ty.
Phòng điều hành như cầu nối giữa công ty với thị trường cung cấp dịch vụ du

lịch. Do vậy, phòng điều hành thường được tổ chức theo các nhóm công
việc(khách sạn, vé máy bay, visa, ô tô...) hoặc theo các tuyến , điểm du lịch
chủ yếu, đôi khi dựa trên các sản phẩm chủ yếu của công ty. Phòng điều hành
có các nhiệm vụ sau đây:
Làđầu mối triển khai toàn bộ công việc điều hành, cung cấp các dịch vụ
du lịch trên cơ sở các kế hoạch, thông báo về khách do phòng thị thực gửi
đến. Lập kế hoạch và triển khai các công việc có liên quan đến việc thực hiện
các chương trình du lịch như: đăng ký chỗ trong khách sạn, visa, vận
chuyển ..., đảm bảo các yêu cầu về thời gian và chất lượng. Thiết lập và duy
trì mối quan hệ mật thiết với các cơ quan hữu quan (ngoại giao, nội vụ, hải
quan)
6
Ký hợp đồng với các nhà cung cấp hàng và dịch vụ du lịch(khách sạn,
hàng không, đường sắt), lựa chọn các nhà cung cấp có những sản phẩm có uy
tín và chất lượng. Theo dõi quá trình thực hiện các chương trình du lịch. Phối
hợp với bộ phận kế toán thực hiện các hoạt động thanh toán với công ty gửi
khách và các nhà cung cấp du lịch. Nhanh chóng xử lý các trường hợp bất
thường xảy ra trong quá trình thực hiện các chương trình du lịch.
Ngoài những thuận lợi, cơ cấu tổ chức của công ty còn có hạn chếđó là
phòng hướng dẫn chưa được hình thành một cách rõ ràng.
3. Tình hình tài chính của Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông.
CƠCẤUVỐNCỦACÔNGTY
Đơn vị tính: 1.000 đồng
Chỉ tiêu Năm
2003
Năm
2004
Năm
2005
So sánh tăng

giảm 04/03
So sánh tăng
giảm 05/04
Tuyệt
đối
% Tuyệt
đối
%
Tổng vốn 175.000 230.000 300.000 55.000 31,43 70.000 30,43
1. Chia
theo tính
chất
+ Vốn lưu
động
95.000 106.000 160.000 11.000 11,57 54.000 50,94
+ Vốn
cốđịnh
80.000 124.000 140.000 44.000 55,00 16.000 12,90
2. Chia
theo sở
hữu
+ Vốn 110.000 150.000 200.000 40.000 36,36 50.000 33,33
7
chủsở hữu
+ Vốn vay 65.000 80.000 100.000 15.000 23,08 20.000 25,00
Sau gần 6 năm hoạt động có hiệu quả, số vốn cốđịnh của công ty ngày
một tăng lên. Công ty đã tự trang bị hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật ngày một
đầy đủ vàđồng bộ hơn. Các phương tiện làm việc tiên tiến, hiện đại, đạt tiêu
chuẩn quốc tế tạo điều kiện rất lớn trong quá trình làm việc của cán bộ nhân
viên trong công ty. Cụ thể: Năm 2004 tổng sô vốn tăng lên so với năm 2003

là 31,43% (55.000 nghìn đồng). Năm 2005 tăng so với 2004 là 30,43%
(70.000 nghìn đồng). Trong đó vốn cốđịnh năm 2004 tăng so với năm 2003 là
44.000 nghìn đồng (55%) và năm 2005 so với 2004 là 16.000 nghìn đồng
(12,90%)
4. Đặc điểm nguồn nhân lực
Hiện tại, Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông có số lượng cán bộ nhân viên
là 14 người. Đội ngũ này còn rất trẻ, cóđộ tuổi trung bình đều dưới 30 tuổi.
Trong đó số lượng nhân viên của từng phòng ban như sau:
- Một giám đốc công ty .
-Hai phó giám đốc: Một phó giám đốc phụ trách điều hành, một phó
giám đốc phụ trách marketing.
-Một kế toán trưởng .
-Bộ phận nghiệp vụ du lịch.
+Phòng marketing: Gồm 2 người .
+Phòng điều hành: Gồm 6 người trong đó :
Phụ trách mảng khách quốc tếđi vào(Inbound):3 người.
Phụ trách mảng khách quốc tếđi ra (Outbound):1 người.
Phụ trách mảng khách nội địa :1 người.
-Bộ phận bổ trợ
8
+Phong kế toán: 2 người (trong đó có một là kế toán trưởng).
+Phòng Tổ chức hành chính: 7 người
Tất cả nhân viên làm công tác chuyên môn trong công ty đều tốt nghiệp
đại học hoặc trên đại học.
Trong bộ phận nghiệp vụ du lịch, bộ phận quan trọng nhất của công ty
các nhân viên đều phải tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch tại Trường
đại học KTQD.
Ngoài ra các nhân viên trong công ty có trình độ ngoại ngữ rất khá. Điều
này vô cùng quan trọng trong kinh doanh du lịch. Đặc biệt khi thị trường mục
tiêu của công ty là thị trường Âu- Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc, ASEAN. Do

vậy việc các nhân viên của công ty thông thạo tiếng Anh, Nhật Bản, Trung
Quốc… thì rất quan trọng trong quá trình giao dịch với khách hàng.
Trình độ học vấn và trình độ ngoại ngữ của công ty thể hiện qua hai bảng
sau:
TRÌNHĐỘHỌCVẤNVÀTRÌNHĐỘNGOẠINGỮCỦA CÔNGTY
Bộ phận Tổng
số
Trên ĐH ĐH Trên1 Nngữ 1Nngữ
Số
lượn
g
Tỷ lệ
(%)
Số
lượn
g
Tỷ lệ
(%)
Số
lượn
g
Tỷ lệ
(%)
Số
lượn
g
Tỷ lệ
(%)
Marketing 2 1 50 1 50 1 50 1 50
Điều hành 6 0 0 6 100 1 17 5 83

Kế toán 2 0 0 2 100 0 0 3 100
Tổng số 10 1 9 2 9
( Nguồn: Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông )
Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông không cóđội ngũ hướng dẫn viên riêng
9
của mình nhưng công ty cóđủ mạng lưới hướng dẫn viên, cộng tác viên
chuyên nghiệp cóđủ năng lực trình độđểđảm bảo hướng dẫn cho các khách du
lịch của công ty trong các chương trình du lịch nhằm đáp ứng tốt nhất những
nhu cầu của khách du lịch trong thời gian đi du lịch
II. THỰCTRẠNGHOẠTĐỘNGKINHDOANHCỦACÔNGTY
1. Thị trường của Công ty
Công ty đáp ứng các dịch vụ với 3 đối tượng khách là:
+ Khách Inbound là khách đi du lịch vào lãnh thổ Việt Nam
+ Khách Outbound là khách đi du lich ra ngoài lãnh thổ Việt nam
+ Khách nội địa là khách đi du lịch trong nước
Khách du lịch đến với công ty trong thời gian qua liên tục tăng nhanh
không ngừng do uy tín của công ty ngày càng được khẳng định trên thị trường
Hà nội. Khách du lịch đến với côn ty đa phần là khách du lịch quốc tếđi vào
(inbound) với nhiều quốc tịch khác nhau.
•Số lượt khách của Công ty trong năm 2005
CƠCẤUKHÁCHCỦACÔNGTY
Tổng lượt
khách
Khách
Inbound
Khách
Outbound
Khách nội
địa
Tổng số

1472 100 483 2055
Từđó ta có tỷ lệ khách của công ty Như sau:
Inbound =
2055
1473
.100% = 71%
Outbound =
2055
100
.100% = 4,8%
10
Nội địa =
2055
483
.100% = 23,5%
Theo bảng trên thì cơ cấu tỷ lệ khách trên thì số lượt khách công ty phụ vụ
chủ yếu là khách Inbound chiếm 71% tổng lượt khách điều này chỉ thấy mảng
Inbound của công ty đã hoạt động khá tốt vàđóng góp một phần rất lớn vào sự
phát triển của công ty, trong khi mảng Outbound hoạt động kém trong cả
năm số lượt khách Outbound của công ty chỉ có 4.8% tổng lượt khách của
công ty, số khách Outbound chiếm tỷ trọng nhỏ cũng do một phần là có sự
chuyển đổi cơ cấu trong bộ máy công ty chuyển một số nhân viên ở bộ phận
Outbound sang bộ phận Inbound cho phù hợp với yêu cầu của công việc.
Mảng phục vụ khách du lịch nội địa cũng khá tốt nhưng mảng này của công
ty không phải là mảng hoạt động chính mà công ty chỉ tập trung nhiều vào
làm du lịch nội địa ở những mùa mà Inbound ít khách trong vòng 2 tháng từ
tháng 6 đến tháng 8. Trong năm 2003 số lượt khách du lịch nội địa của công
ty là 483 lượt chiếm 23,5% tổng lượt khách của toàn công ty.
•Số ngày khách bình quân
Số ngày khách bình quân của công ty từ 2003-2005 tăng liên tục được

thể hiện qua bảng sau
SỐNGÀYKHÁCHBÌNHQUÂNCỦACÔNGTY
Chỉ tiêu 2003 2004 2005
Số ngày khách bình quân 3,50 4,25 4,50
(Nguồn : báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Dịch vụ
Mêkông)
Số ngày khách bình quân của công ty tăng chứng tỏ khả năng thu hút,
giữ chân khách của công ty là tốt đồng thời điều đó cũng thể hiện khả năng
tổchức của công ty ngày càng trở nên chặt chẽ, có chất lượng hơn nhất làđối
với các chương trình du lịch yêu cầu dài ngày hơn và có yêu cầu về chất
lượng cao hơn. Các chương trình hấp dẫn du khách khiến cho khách muốn
11