Giáo trình Soạn thảo văn bản 2 (Nghề: Văn thư hành chính - Cao đẳng): Phần 1 - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XƠ

GIÁO TRÌNH

MƠ ĐUN: SOẠN THẢO VĂN BẢN 2
NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH
TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG
Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT, ngày 12 tháng 12 năm 2019
của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xơ

Ninh Bình, năm 2019


TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thơng tin có thể được
phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh
thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.
LỜI GIỚI THIỆU
Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn và nhu cầu trong công tác giảng dạy trong
công tác đào tạo các cán bộ văn thư, văn phịng. Giáo trình soạn thảo văn bản 2 ra
đời nhằm bổ sung thêm kiến thức cho học sinh - sinh viên, là công cụ tham khảo
giảng dạy của giáo viên liên quan tới các loại văn bản giấy tờ thông dụng cũng như
phương pháp soạn thảo các văn bản giấy tờ này.
Để kịp thời đáp ứng như cầu thực tiễn đào tạo các hệ đào tạo trong ngành Văn
thư Hành chính và thay mới cho các tập bài giảng Giáo trình trước đây. Các tác giả
đã chọn lọc những thông tin mới, các quy định mới nhất để đưa vào giáo trình, có
kế thừa và tham khảo nội dung của các tập bài giảng, giáo trình chun mơn của
trường.
Với quan điểm nội dung của giáo trình phải được trình bày ngắn gọn, cơ đọng

những vấn đề cơ bản nhất nên tất nhiên sẽ không tránh khỏi sự hạn chế, khiếm
khuyết nhất định. Vì vậy rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của đồng nghiệp
và các bạn quan tâm để giáo trình được hồn thiện.
Xin trân trọng cảm ơn.

Ngày 25 tháng 05 năm 2019
Tham gia biên soạn
Chủ biên: GV. Trương Thị Trang

2


MỤC LỤC TRANG
LỜI GIỚI THIỆU .................................................................................................... 2
BÀI 1: VIẾT CÁC LOẠI GIẤY TỜ, BIỂU MẪU ................................................ 7
1. Giấy mời ................................................................................................................ 7
1.1. Khái niệm ............................................................................................................ 7
1.2. Phương pháp soạn thảo ....................................................................................... 7
1.3. Thực hành soạn thảo giấy mời họp ..................................................................... 8
2. Giấy giới thiệu....................................................................................................... 9
2.1. Khái niệm ............................................................................................................ 9
2.2. Phương pháp soạn thảo ....................................................................................... 9
2.3. Thực hành soạn thảo giấy giới thiệu ................................................................. 10
3. Giấy đi đường ..................................................................................................... 11
3.1. Khái niệm .......................................................................................................... 11
3.2. Phương pháp soạn thảo ..................................................................................... 11
3.3. Thực hành soạn thảo giấy đi đường .................................................................. 13
4. Phiếu gửi .............................................................................................................. 13
4.1. Khái niệm .......................................................................................................... 13
4.3. Thực hành soạn thảo phiếu gửi ......................................................................... 15

5. Phiếu giải quyết văn bản đến ............................................................................ 15
5.1. Khái niệm .......................................................................................................... 15
5.2. Phương pháp soạn thảo ..................................................................................... 15
5.3. Thực hành soạn thảo ......................................................................................... 16
BÀI 2: SOẠN THẢO CƠNG VĂN HÀNH CHÍNH ........................................... 17
1. Soạn thảo cơng văn mời họp ............................................................................. 17
1.1. Thu thập thông tin ............................................................................................. 17
1.2. Soạn thảo ........................................................................................................... 17
2. Soạn thảo công văn trả lời ................................................................................. 20
2.1. Thu thập thông tin ............................................................................................. 20
3


2.2. Soạn thảo ........................................................................................................... 20
3. Soạn thảo công văn hướng dẫn ......................................................................... 22
3.1. Thu thập thông tin ............................................................................................. 22
3.2. Soạn thảo ........................................................................................................... 22
4. Soạn thảo công văn đề nghị ............................................................................... 25
4.1. Thu thập thông tin ............................................................................................. 25
4.2. Soạn thảo ........................................................................................................... 25
5. Soạn thảo công văn trao đổi, giao dịch............................................................. 29
5.1. Thu thập thông tin ............................................................................................. 29
5.2. Soạn thảo .......................................................................................................... 29
BÀI 3: SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH ................................................................... 32
1. Soạn thảo quyết định về nhân sự ...................................................................... 32
1.1. Soạn thảo quyết định tuyển dụng nhân sự ....................................................... 32
1.2. Soạn thảo quyết định nâng bậc lương ............................................................... 37
1.3. Soạn thảo quyết định đề bạt, bổ nhiệm ............................................................ 44
2. Soạn thảo quyết định về tổ chức ...................................................................... 49
2.1. Soạn thảo quyết định thành lập các Hội đồng, Ban tư vấn giúp việc .............. 49

2.2. Soạn thảo quyết định thành lập các đoàn thanh, kiểm tra. ................................ 55
3. Soạn thảo quyết định về thi đua, khen thưởng ............................................... 60
3.1. Thu thập thông tin ............................................................................................. 60
3.2. Soạn thảo văn bản ............................................................................................. 61
BÀI 4: SOẠN THẢO KẾ HOẠCH, BÁO CÁO, GHI BIÊN BẢN, HỢP ĐỒNG
.................................................................................................................................. 66
1. Soạn thảo kế hoạch............................................................................................. 66
1.1. Thu thập thông tin ............................................................................................. 66
1.2. Soạn thảo văn bản kế hoạch .............................................................................. 66
2. Soạn thảo báo cáo ............................................................................................... 69
2.1. Thu thập thông tin ............................................................................................. 69
2.2. Soạn thảo văn bản báo cáo ................................................................................ 69
3. Ghi biên bản ........................................................................................................ 71
4


3.1. Phương pháp ghi ............................................................................................... 71
3.2. Soạn thảo văn bản ............................................................................................. 73
4. Soạn thảo hợp đồng ............................................................................................ 80
4.1. Thu thập thông tin ............................................................................................. 80
4.2. Soạn thảo ........................................................................................................... 90
BÀI 5: SOẠN THẢO QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ CƠ QUAN ............ 99
1. Thu thập thông tin.............................................................................................. 99
2. Viết đề cương .................................................................................................... 100
3. Soạn bản thảo quy chế ..................................................................................... 101
4. Xin ý kiến .......................................................................................................... 105
5. Tổ chức hội thảo ............................................................................................... 105
6. Hoàn thiện bản thảo ......................................................................................... 105
TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................... 107

5


GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN
Tên mơ đun: SOẠN THẢO VĂN BẢN 2
Mã mơ đun: MĐ18
Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trị của của mơ đun:
- Vị trí: Mơ đun rèn kỹ năng quan trọng trong chương trình đào tạo nghề văn thư
hành chính, mơ đun đào tạo này được thực hiện khi đã học các môn: Soạn thảo văn
bản 1, Tiếng Việt thực hành và học trước môn học Quản lý văn bản đến, văn bản
đi, được bố trí học vào kỳ 2 năm thứ nhất
- Tính chất của mô đun: Là mô đun chuyên môn
- Ý nghĩa và vai trị của của mơ đun: Là mơ đun quan trọng trong ngành văn thư
hành chính. Học xong mơ đun học sinh có thể nhận biết được văn bản, rèn luyện
được các kỹ năng trong quá trình soạn thảo để phục vụ công việc.
Mục tiêu mô đun:
- Về kiến thức:
+ Trình bày đúng các bước trong soạn thảo văn bản
+ Soạn thảo đựơc quy chế quản lý công tác văn thư cơ quan.
+ Soạn thảo được quyết định cá biệt, công văn trả lời, thông báo và ghi được
biên bản hội nghị.
- Về kỹ năng:
+ Xác định chính xác các thông tin cần thu thập khi soạn thảo văn bản.
+ Viết thành thạo các loại giấy tờ biểu mẫu.
+ Kiểm tra phát hiện các trường hợp văn bản sai thể thức, kỹ thuật trình bày.
- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:Thể hiện tính tự giác, tích cực, cẩn thận, tỉ
mỉ, nghiêm túc và gọn gàng trong quá trình học tập thực hành.
Nội dung mô đun:
Bài 1: Viết các loại giấy tờ, biểu mẫu
Bài 2: Soạn thảo công văn hành chính

Bài 3: Soạn thảo quyết định
Bài 4: Soạn thảo kế hoạch, báo cáo, ghi biên bản, hợp đồng
Bài 5: Soạn thảo quy chế công tác văn thư cơ quan.

6


BÀI 1: VIẾT CÁC LOẠI GIẤY TỜ, BIỂU MẪU
Mã bài: MĐ18.01
Mục tiêu:
- Trình bày được khái niệm, phương pháp soạn thảo văn bản
- Soạn thảo được các loại giấy tờ, biểu mẫu
- Thể hiện tính cẩn thận, tỉ mỉ, chính xác, thận trọng, nguyên tắc.
Nội dung chính:
1. Giấy mời
1.1. Khái niệm
Là văn bản dùng để mời đại diện các cơ quan khác hoặc cá nhân tham dự một
hoạt động (dự họp, hội nghị, hội thảo...) nào đó hoặc đến trụ sở của cơ quan để giải
quyết một vấn đề có liên quan.
Trong thực tiễn, nội dung của giấy mời ở một số tình huống cũng có ý nghĩa như
cơng văn mời họp, do đó người viết cần tùy vào hồn cảnh cụ thể mà lựa chọn hình
thức cho thích hợp.
1.2. Phương pháp soạn thảo

7


TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số:

/GM- … (3)….

…. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…

GIẤY MỜI
………….. (5)………………
....................................(2) ...................... trân trọng kính mời:
Ơng (bà) ......................................(6) .....................................................
Tới dự ..........................................(7) .....................................................
...................................................... ..........................................................
Thời gian: ..................................... ..........................................................
Địa điểm ...................................... ..........................................................
...................................................... ..........................................................
......................................................./.
Nơi nhận:

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

- …………;
- ……………;
- Lưu: VT, …. (8) A.xx (9)

(Chữ ký, dấu)
Họ và tên

Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành giấy mời.

(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành giấy mời.
(4) Địa danh
(5) Trích yếu nội dung cuộc họp.
(6) Tên cơ quan, tổ chức hoặc họ và tên, chức vụ, đơn vị công tác của người được
mời.
(7) Tên (nội dung) của cuộc họp, hội thảo, hội nghị v.v…
(8) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(9) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
1.3. Thực hành soạn thảo giấy mời họp
Bài 1: Sưu tầm các loại giấy mời mà em biết (ít nhất 3 loại). Nêu ra sự giống và
khác nhau của các văn bản giấy mời.
8


Bài 2: Thực hành soạn thảo giấy mời họp của cơ quan, tổ chức; Giấy mời học
sinh lên nhận thưởng; Giấy mời họp phụ huynh.
2. Giấy giới thiệu
2.1. Khái niệm
Là văn bản cấp cho học sinh sinh viên, cán bộ, nhân viên cơ quan…khi liên hệ,
giao dịch với cơ quan khác để thực hiện nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết việc
riêng.
- Giấy giới thiệu đã được tiêu chuẩn hóa và thường được in thành từng tập (dạng
ấn phẩm), cơ quan khi cần có thể mua hoặc chế bản, sao chụp đóng thành quyển.
- Giấy giới thiệu do văn thư cơ quan quản lý và sử dụng theo nhu cầu, việc viết
giấy giới thiệu cần được tiến hành theo quy trình:
+ Người xin giấy giới thiệu cần cung cấp các thông tin cần thiết để cán bộ văn
thư ghi vào giấy giới thiệu.
+ Cán bộ văn thư trình ký theo quy định
 Giấy giới thiệu cấp cho cán bộ chuyên mơn, trình trưởng phịng hành chính
hoặc Chánh văn phịng ký theo thể thức thừa lệnh.

 Giấy giới thiệu cấp cho cán bộ giữ cương vị lãnh đạo, quản lý trong cơ quan
hoặc cán bộ chuyên môn được cử đi làm nhiệm vụ hoặc đặc biệt thì trình thủ
trưởng ký.
- Yêu cầu khi viết giấy giới thiệu:
+ Đủ các thông tin cần thiết
+ Đúng: Đúng thơng tin, đúng chính tả, tủ, câu, đẹp theo mẫu.
2.2. Phương pháp soạn thảo

9


Mẫu 1.11 – Giấy giới thiệu
TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1)
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)
Số:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

/GGT- … (3)….

…. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…

GIẤY GIỚI THIỆU
....................................(2) ...................... trân trọng giới thiệu:
Ông (bà) .......................................(5) .....................................................
Chức vụ: ....................................... ..........................................................
Được cử đến: ................................(6) .....................................................
Về việc:......................................... ..........................................................

...................................................... ..........................................................
Đề nghị Quý cơ quan tạo điều kiện để ông (bà) có tên ở trên hồn thành
nhiệm vụ.
Giấy này có giá trị đến hết ngày.............................................. ./.

Nơi nhận:

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

- Như trên;
- Lưu: VT.

(Chữ ký, dấu)
Họ và tên

Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (cấp giấy giới thiệu).
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
(4) Địa danh
(5) Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người được giới thiệu.
(6) Tên cơ quan, tổ chức được giới thiệu tới làm việc.
2.3. Thực hành soạn thảo giấy giới thiệu
Bài 1: Sưu tầm một số mẫu giấy giới thiệu của các cơ quan, tổ chức (ít nhất 3
mẫu). Tìm ra sự khác nhau, lỗi sai giữa các mẫu.
Bài 2: Thực hành soạn thảo giấy giới thiệu đi thực tế của học sinh tại trường Cao
đẳng nghề CĐXD Việt Xô.
Bài 3: Soạn thảo giấy giới thiệu nhập học, chuyển trường.
10

Bài 4: Soạn thảo giấy giới thiệu sinh viên đi thực tập của trường cao đẳng nghề
CĐXD Việt Xô.
3. Giấy đi đường
3.1. Khái niệm
Là văn bản cấp cho cán bộ, nhân viên khi được cử đi công tác, dùng để thanh
tốn tiền tàu xe và các khoản chi phí khác trong thời gian đi công tác. Người được
cấp giấy giới thiệu phải xin chữ ký và con dấu của quan và ngày giờ đến, đi.
3.2. Phương pháp soạn thảo
Soạn thảo văn bản theo mẫu:

11


TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)

Số:

/GĐĐ- … (3)….

…. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…
GIẤY ĐI ĐƯỜNG

Cấp cho ông (bà): .......(5) .......................................................................
Chức vụ: ....................................... ..........................................................
Nơi được cử đến cơng tác: ........... ..........................................................
Giấy này có giá trị hết ngày: .......
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

(Chữ ký, dấu)
Họ và tên

Nơi đi và đến

Ngày
tháng

Độ dài
chặng
đường
(Km)

Phương
tiện

Thời gian ở
nơi đến

Đi ………….
Đến………..
Đi ………….
Đến………..
Đi ………….
Đến………..
Đi ………….
Đến………..
- Vé người: … vé x …… đ = ……………. đ
- Vé cước: … vé x ……. đ = ……………. đ
- Phụ phí lấy vé bằng điện thoại: ..… vé xe…… đ = ……………. đ

12

Xác nhận
của cơ
quan (tổ
chức) nơi
đi, đến


- Phòng nghỉ: …….. … vé x …… đ = ……………. đ
1. Phụ cấp đi đường:...................................................................................... đ
2. Phụ cấp lưu trú: ......................................................................................... đ
Tổng cộng:..................................................................................................... đ
NGƯỜI ĐI CÔNG
TÁC
(Chữ ký)

PHỤ TRÁCH BỘ PHẬN
(Chữ ký, dấu)

KẾ TOÁN
TRƯỞNG
(Chữ ký)

Họ và tên
Họ và tên

Họ và tên

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức cấp giấy đi đường.
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức cấp giấy đi đường.
(4) Địa danh
(5) Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người được cấp giấy.
3.3. Thực hành soạn thảo giấy đi đường
Bài 1: Sưu tầm các mẫu văn bản giấy đi đường (3 bản). Sưu tầm mẫu văn bản
trình bày sai mẫu và thể thức.
Bài 2: Soạn thảo 1 văn bản giấy đi đường.
4. Phiếu gửi
4.1. Khái niệm
Phiếu gửi là văn bản gửi kèm theo văn bản đi để cơ quan nhận được ký xác nhận
và gửi trả lại cho cơ quan gửi. Phiếu gửi có tác dụng kiểm tra, kiểm sốt gửi văn
bản đi để phát hiện trường hợp thất lạc hoặc chậm trong quá trình chuyển giao.
Phiếu gửi thường sử dụng trong những trường hợp văn bản đi có nội dung quan
trọng hoặc cần giải quyết gấp.
4.2. Phương pháp soạn thảo
- Soạn thảo văn bản theo mẫu:

13


Mẫu 1.18 – Phiếu gửi
TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1)
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)

Số:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

/PG- … (3)….

…. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…

PHIẾU GỬI
..................................
....................................(2) …………………… gửi kèm theo phiếu này các
văn bản, tài liệu sau:
1. .................................(5) ......................................................................
2. ................................................... ..........................................................
...................................................... ..........................................................
Sau khi nhận được, đề nghị ......... (6)……….. gửi lại phiếu này cho ....
...................................................... (2) ..................................................... ./.
Nơi nhận:
- …. (6)….;
- …. (7)….;

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên

…. (8)…, ngày ….. tháng ….. năm
……
Người nhận
(Chữ ký)
Họ và tên
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành phiếu gửi.
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành phiếu gửi.
(4) Địa danh
14


(5) Liệt kê cụ thể các văn bản, tài liệu được gửi kèm theo phiếu gửi.
(6) Tên cơ quan tổ chức nhận phiếu gửi và văn bản, tài liệu.
(7) Phiếu gửi không cần lưu nhưng phải được gửi vào sổ đăng ký tại VT cơ quan, tổ
chức để theo dõi.
(8) Địa danh nơi cơ quan, tổ chức nhận phiếu gửi và văn bản, tài liệu đóng trụ sở.
4.3. Thực hành soạn thảo phiếu gửi
Bài 1: Thực hành trình bày mẫu phiếu gửi theo quy định vào vở.
Bài 2: Hãy soạn thảo một phiếu gửi hoàn chỉnh.
5. Phiếu giải quyết văn bản đến
5.1. Khái niệm
Phiếu giải quyết văn bản đến là văn bản dùng để lấy ý kiến của lãnh đạo cơ quan,
lãnh đạo đơn vị về việc giải quyết vấn đề trong văn bản gửi đến được các lãnh đạo
ghi lại ý kiến chỉ đạo và gửi lại đơn vị hay cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết
văn bản.
5.2. Phương pháp soạn thảo
PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
1. Mẫu phiếu
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
………., ngày ..… tháng …. năm 20….

PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN

Số ký hiệu:……………Ngày:…………của………..
…………………………..
Ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức: (2)
Ý kiến của lãnh đạo đơn vị: (3)
Ý kiến đề xuất của người giải quyết: (4)
2. Hướng dẫn ghi
(1): Ghi tên loại; số, ký hiệu; ngày, tháng, năm; cơ quan (tổ chức) ban hành và trích
yếu nội dung của văn bản đến.
(2): Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo cơ quan, tổ chức (hoặc của
người có thẩm quyền) giao đơn vị, cá nhân chủ trì, các đơn vị, cá nhân tham gia
15


phối hợp giải quyết văn bản đến (nếu có); thời hạn giải quyết đối với mỗi đơn vị, cá
nhân (nếu có) và ngày tháng cho ý kiến phân phối, giải quyết.
(3): Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo đơn vị giao cho cá nhân; thời
hạn giải quyết đối với cá nhân (nếu có) và ngày, tháng, năm cho ý kiến.
(4): Ý kiến đề xuất giải quyết văn bản đến của cá nhân và ngày, tháng, năm đề xuất
ý kiến./.
5.3. Thực hành soạn thảo
Bài 1: Sưu tầm phiếu gửi tại các cơ quan, đơn vị đang hoạt động.
Bài 2. Soạn thảo phiếu gửi văn bản đến.

16


BÀI 2: SOẠN THẢO CƠNG VĂN HÀNH CHÍNH
Mã bài: MĐ18.02
Mục tiêu:
- Trình bày được phương pháp soạn thảo cơng văn

- Soạn thảo được công văn mời họp, công văn trả lời, công văn đề nghị, công văn
trao đổi.
- Thể hiện tính cẩn thận, tỉ mỉ, chính xác, thận trọng, nguyên tắc.
Nội dung chính:
1. Soạn thảo cơng văn mời họp
1.1. Thu thập thơng tin
Xác định những nội dung cần có trong bố cục văn bản:
- Phần mở đầu: Nêu lí do, mục đích của cuộc họp, hội nghị
- Phần nội dung: + Tóm tắt nội dung chính của cuộc họp, hội nghị (nếu có)
+ Thành phần tham dự
+ Thời gian
+ Địa điểm
+ Ghi chú (nếu có)
- Phần kết thúc: Lời yêu cầu, đề nghị đại biểu đến dự đúng giờ, hoặc mong sự có
mặt của đại biểu.
- Nếu khơng giới hạn thành phần thì kết thúc chỉ cần: Mong sự có mặt của các
đại biểu đúng giờ.
1.2. Soạn thảo
a. Mẫu văn bản công văn mời họp:
- Mẫu 1: Công ty Luật DRAGON

17


CƠNG TY LUẬT DRAGON
CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
VĂN PHÒNG LUẬT SƯ HÀ NỘI
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số ____/LSHN
V/v mời họp(1)

Hà Nội, ngày …… tháng …… năm 20……

Kính gửi: …………………(2)……………………….
Được sự đồng ý (cho phép) của ........ (3)……, Liên đồn luật sư Hà Nội kính
mời ông (bà) …… tham dự cuộc họp về: .......... (4) ............................
.................................................................................................................................
Thời gian: từ …… giờ ……, ngày …… tháng …… năm ……
Địa điểm: ......................................................................................................
Đề nghị ông (bà) đến dự họp theo thời gian và địa điểm nêu trên.
Nếu không tham dự được, đề nghị ông (bà) báo trước ……. giờ, ngày ……
tháng …… năm …… theo địa chỉ .........................................................................
Trân trọng kính chào./.
GIÁM ĐỐC
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Nơi nhận:
- ………………;
- ………………;
- Lưu: VT.

Chú giải:
* Mẫu công văn này sử dụng đối với trường hợp đối tượng được mời có ràng buộc
trong nội bộ quản lý, khác với thư mời, được sử dụng đối với trường hợp đối tượng
được mời khơng thuộc phạm vi quản lý nhưng có cơng việc liên quan.
(1) Trích yếu: ghi “v/v mời họp”, khơng ghi nội dung họp, vì được nêu ở (4).
(2) Tên của cơ quan, tổ chức, cá nhân được mời họp.
(3) Căn cứ mời họp.

18

Mẫu 2:

19


b. Bài tập
Bài tập 1: Soạn thảo công văn mời họp của Công ty TNHH Tôn Hoa Sen về việc
mở chi nhánh cửa hàng ở TP Tam Điệp.
Bài tập 2: Soạn thảo một công văn mời họp của UBND Phường, Xã.
2. Soạn thảo công văn trả lời
2.1. Thu thập thông tin
Công văn trả lời: là công văn để đáp lại một văn bản đã hỏi nào đó về những
vấn đề mà các cơ quan, tổ chức, cá nhân có yêu cầu liên quan đến chức năng nhiệm
vụ của cơ quan ban hành văn bản.
 Bố cục của công văn trả lời được trình bày như sau:
+ Phần mở đầu: Ghi rõ trả lời, phúc đáp công văn số….ngày ….tháng …..năm….
của ..... về vấn đề.
+ Phần nội dung chính: Trả lời từng vấn đề mà cơ quan, đương sự yêu cầu.
Nếu phần nào, vấn đề nào chưa trả lời được thì phải giải thích rõ vì sao và hẹn
thời gian trả lời.
+ Phần kết thúc: Thường bằng một câu mang tính xã giao, lịch sự thể hiện sự quan
tâm của người trả lời đối với người hỏi.
2.2. Soạn thảo
a. Mẫu công văn trả lời

20

b. Bài tập
Bài tập 1: Soạn thảo văn bản công văn trả lời của UBND Phường, xã, Thị Trấn.

21


3. Soạn thảo công văn hướng dẫn
3.1. Thu thập thông tin
Công văn hướng dẫn: là công văn dùng để hướng dẫn thực hiện một văn bản đã
ban hành nào đó cho phù hợp với tình hình cụ thể của tổ chức.
Bố cục của cơng văn hướng dẫn được trình bày như sau:
- Phần mở đầu: nêu khái quát vấn đề đặt ra cần được hướng dẫn, giải thích
- Phần nội dung: Nêu rõ nguồn gốc, xuất xứ của chủ trương, chính sách, quyết
định cần được giải thích, hướng dẫn.
+ Mục đích của chủ trương, chính sách
+ Phân tích ý nghĩa, tác dụng của chủ trương chính sách đó về mặt kinh tế, chính
trị, xã hội
+ Cách thức tổ chức thực hiện
- Phần kết thúc: Yêu cầu phổ biến cho các cơ sở biết và tổ chức thực hiện đúng
tinh thần, chủ trương, chính sách, quyết định.
3.2. Soạn thảo
a. Mẫu cơng văn hướng dẫn
TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH
VĂN BẢN (1)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Số:……/…….(2)
V/v…..(4)……

…(3)…, ngày….tháng…năm…

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Kính gửi: …………….(5)……………….
Thực hiện …(6)… của …(7)… về…(8)…, trước những khó khăn nảy sinh
trong việc thực hiện,…(1)… hướng dẫn cụ thể một số việc phải làm trong q trình
thực hiện những quy định tại văn bản đó như sau:
............................................... (9) ....................................................
Trong q trình thực hiện nếu có vấn đề gì chưa rõ hoặc cịn vướng mắc đề
nghị ác cơ quan, đơn vị phản ánh bằng văn bản về …(1)… hoặc trao đổi với đơn vị
thường trực của …(1)… theo địa chỉ sau:…….. để giải quyết.
Văn bản này thay thế văn bản hướng dẫn số … ngày … của…(1)…
…. (10) ….
(Ký tên, đóng dấu)
Họ và tên

Nơi nhận:
- ……….;
-………..;
- Lưu: VT,….

Chú giải:
22


(1) Tên cơ quan ban hành công văn
(2) Viết tắt tên cơ quan ban hành, có thể kèm theo viết tắt tên đơn vị soạn thảo, ví
dụ: Cơng văn số: 125/BTC-PC (Cơng văn của Bộ Tài Chính do Vụ Pháp chế
soạn thảo).

(3) Địa danh.
(4) Trích yếu: Tóm tắt nội dung đề cập của công văn.
(5) Tên các cơ quan, tổ chức các nhân có trách nhiệm giải quyết chính. Khơng ghi
những cơ quan, tổ chức, các nhân để biết quan hệ, phối hợp, báo cáo, lưu, các chủ thể
đó được ghi ở mục “Nơi nhận”.
(6) Tên loại, số và ký hiệu văn bản được hướng dẫn.
(7) Tác giả của văn bản được hướng dẫn.
(8) Trích yếu của văn bản được hướng dẫn.
(9) Nội dung hướng dẫn.
(10) Thẩm quyền ký (thủ trưởng cơ quan ban hành ký hoặc cán các cán bộ, cơng
chức có thẩm quyền của cơ quan tùy theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn ký thay
(K.T), ký thừa ủy quyền (T.U.Q) hoặc ký thừa lệnh (T.L).
 Mẫu văn bản:

23


b. Bài tập
Em hãy soạn thảo một văn bản công văn có nội dung hướng dẫn vệ sinh an tồn
thực phẩm tại địa phương.
24


4. Soạn thảo công văn đề nghị
4.1. Thu thập thông tin
Công văn đề nghị, yêu cầu: là văn bản của cơ quan cấp dưới gửi cho cơ quan
cấp trên, hoặc các cơ quan ngang cấp, ngang quyền giao dịch với nhau để đề nghị,
yêu cầu giải quyết những công việc nào đó có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của các cơ quan đó. (Nếu là đề nghị những bức xúc của mình cho đối
phương giải quyết thì gọi là cơng văn đề nghị. Nếu có những chế độ chính sách liên

quan đến đơn vị mình nhưng chưa được thực hiện hay giải quyết thì gọi là cơng văn
yêu cầu).
 Bố cục của công văn đề nghị, yêu cầu được trình bày như sau:
+ Phần mở đầu: Nêu lí do của việc đề nghị, chất vấn, yêu cầu. Có thể giới thiệu
khái quát nội dung vấn đề đưa ra.
+ Phần nội dung: Nêu thực trạng tình hình dẫn đến việc phải yêu cầu đề nghị
Nêu cụ thể nội dung của việc yêu cầu đề nghị
Thời gian, cách thức giải quyết vấn đề
+ Phần kết thúc: Thể hiện việc mong mỏi được quan tâm, giúp đỡ, giải quyết và
phải thể hiện lời cảm ơn.
4.2. Soạn thảo
a. Mẫu công văn
TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH
VĂN BẢN (1)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Số:……/…….(2)
V/v…..(4)……

…(3)…, ngày….tháng…năm…

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Kính gửi: …………….(5)……………….
Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho………….(6)……….
Hiện nay…..(7)….. Tình hình này ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của
….(1)….
Để giải quyết vấn đề nêu trên …(1)…. Dự kiến ….(8)… và đề nghị …(5)….:
………….(9)………………….

Vậy …..(1)…kính đề nghị ….(5)…. Xem xét và quan tâm giải quyết, giúp đỡ.
Nếu có gì khó khăn đề nghị Q cơ quan cho chúng tơi biết kịp thời.
Xin chân thành cảm ơn.
…. (10) ….
(Ký tên, đóng dấu)
Họ và tên

Nơi nhận:
- ……….;
-………..;

25