Giáo trình Công tác văn thư trong cơ quan quản lý hành chính (Nghề: Kế toán tin học - Trung cấp): Phần 1 - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XƠ

GIÁO TRÌNH
MƠN HỌC: CƠNG TÁC VĂN THƯ
TRONG CƠ QUAN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH
NGHỀ: KẾ TỐN TIN HỌC
TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP
Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT ngày 12 tháng 12 năm
2019 của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xơ

Ninh Bình, năm 2019
1


TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thơng tin được phép
dùng ngun bản hoặc trích lục với mục đích đảo tạo và tham khảo
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu
lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm
LỜI GIỚI THIỆU
Để đáp ứng nhu cầu học tập nghành Văn Thư hành chính chúng tơi tiến hành
soạn tập giáo trình Cơng tác văn thư trong cơ quan hành chính(dùng cho hệ cao
đẳng).
Trong q trình soạn thảo chúng tơi đã tham khảo các tài liệu:
Tập bài giảng Công tác văn thư ở Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính
phủ và UBND các cấp Hà Nội, 2009 (hệ Cao đẳng)
- Luật (sửa đổi) Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân các cấp năm
2005.
- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ban hành ngày 08/4/2004 của Chính phủ ban
hành về công tác văn thư

- Nghị định 58/2001/NĐ-CP ban hành ngày 24/8/2001 về quản lý và sử dụng
con dấu
- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi bổ
sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về
quản lý và sử dụng con dấu
- Nghị định 135/2003/NĐ-CP ngày 14/11/2003 của Chính phủ về kiểm tra và
xử lý văn bản qui phạm pháp luật
- Chỉ thị 10/2006/CT-TTg ngày 23/3/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc
giảm văn bản giấy tờ hành chính trong hoạt động cua các cơ quan hành chính nhà
nước.
- Thơng tư 21/2005/TT-BNV ngày 01/02/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan
ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân
- Thơng tư 07/2002/TT-LT ngày 06/5/2002 của Bộ Công an - Ban Tổ chức
Cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định
58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu
2


- Thông tư 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 19/9/2002 của Bộ trưởng Bộ Công
an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/8/2002 của Chính
phủ qui định chi tiết thi hành pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
- Thơng tư 04/2008/TT-BNV ban hành ngày 04/6/2008 hướng dẫn chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ, Phịng Nội vụ thuộc UBND
cấp tỉnh, cấp huyện.
- Cơng văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
- Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14/3/2009 về việc hướng dẫn quản
lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.
- Giáo trình Nghiệp vụ cơng tác Văn thư của Trường Cao đẳng Văn thư Lưu

trữ, NXB Giao thông vận tải năm 2006.
- Tạp chí Văn thư Lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
Nội dung của giáo trình có thể có những vấn đề chưa cập nhật được những
thơng tin mới nhất và cịn có sai sót rất mong được sự đóng góp ý kiến. Xin chân
thành cảm ơn!
Ngày 02 tháng 06 năm 2019
Tham gia biên soạn:
1. Chủ biên: CN. Đinh Thanh Nghị
2. ThS: Phạm Văn Sĩ
3. ThS. Hoàng Thị Thu Vân

3


MỤC LỤC

Trang

TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN ....................................................................................... 2
LỜI GIỚI THIỆU ....................................................................................................... 2
MỤC LỤC .................................................................................................................. 4
CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG
CÁC CƠ QUAN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH ........................................................... 8
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức công tác văn thư trong cơ quan quản lý
hành chính .................................................................................................................. 8
1.1. Đối với Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ. ................................ 8
1.2. Đối với UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương ..................................... 10
1.3. Đối với UBND Huyện, quân, thị xã thành phố thuộc tỉnh. .............................. 14
1.4. Đối với UBND Xã, phường, thị trấn ................................................................. 16
2 . Vị trí, yêu cầu và nguyên tắc tổ chức công tác văn thư trong cơ quan quản lý

hành chính ................................................................................................................ 17
2.1. Vị trí .................................................................................................................. 17
2.2. Yêu cầu .............................................................................................................. 17
2.3. Nguyên tắc tổ chức, quản lý công tác văn thư .................................................. 18
CÂU HỎI ÔN TẬP .................................................................................................. 19
CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở BỘ, CƠ QUAN NGANG BỘ, CƠ
QUAN THUỘC CHÍNH PHỦ ................................................................................. 20
1. Tổ chức quản lý cơng tác văn thư ở Bộ, cơ quan ngan Bộ , cơ quan thuộc chính
phủ. ........................................................................................................................... 20
1.1. Trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư ........................................... 20
1.2. Nội dung quản lý công tác văn thư ................................................................... 23
2. Các biện pháp quản lý công tác văn thư ở Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc
chính phủ .................................................................................................................. 26
2.1. Tổ chức lao động khoa học công tác văn thư.................................................... 26
2.2. Hình thức tổ chức cơng tác văn thư .................................................................. 31
2.3. Ban hành văn bản quy định và hướng dẫn công tác văn thư ............................ 31
2.4. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 vào công tác văn thư ... 32
2.5. Tổ chức kiểm tra, đánh giá, khen thưởng và xử lý những vi phạm về thực hiện
công tác văn thư ....................................................................................................... 40
4


CÂU HỎI ÔN ẬP .................................................................................................... 41
CHƯƠNG 3: CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH.THÀNH
PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƯƠNG ................................................................... 42
1. TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở UBND TỈNH, TP TRỰC
THUỘC TRUNG ƯƠNG ........................................................................................ 42
1.1. Trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư ........................................... 42
1.2. Nội dung quản lý công tác văn thư .................................................................. 47
2 Các biện pháp quản lý công tác văn thư ở UBNDTỉnh thành phố trực thuộc TƯ 97

2.1. Tổ chức lao động khoa học công tác văn thư.................................................... 97
2.2. Hình thức tổ chức cơng tác văn thư ................................................................ 101
2.3. Ban hành văn bản quy định và hướng dẫn công tác văn thư .......................... 102
2.4. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 90010;2000 vào công tác văn thư
................................................................................................................................ 102
2.5. Tổ chức kiểm tra, đánh giá, khen thưởng và xử lý những vi phạm về thực hiện
công tác văn thư. .................................................................................................... 109
CÂU HỎI ÔN TẬP ................................................................................................ 111
CHƯƠNG 4: CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN, QUẬN
, THỊ XÃ, THÀNH PHỐ THUỘC TỈNH. ............................................................. 112
1. Tổ chức quản lý công tác văn thư ở UBND Huyện, Quận, Thị xã, Thành phố
thuộc tỉnh. ............................................................................................................... 112
1.1. Trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư. ........................................ 112
1.2. Nội dung quản lý công tác văn thư ................................................................. 119
2. Các biện pháp quản lý công tác văn thư ở UBND Huyện quận thị xã .............. 126
2.1. Tổ chức lao động khoa học cơng tác văn thư.................................................. 126
2.2. Hình thức tổ chức công tác văn thư ................................................................ 130
2.3. Ban hành văn bản quy định và hướng dẫn công tác văn thư .......................... 131
2.4. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 vào công tác văn thư . 131
2.5. Tổ chức kiểm tra, đánh giá, khen thưởng và xử lý những vi phạm về thực hiện
công tác văn thư. .................................................................................................... 138
CÂU HỎI ÔN TẬP ................................................................................................ 139
CHƯƠNG 5: CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở XÃ, PHƯỜNG, THỊ TRẤN ............... 140
1. Tổ chức quản lý công tác văn thư ở UBND xã phường thị trấn ........................ 140
5


1.1. Trách nhiệm thực hiện công tác văn thư ......................................................... 140
1.2. Nội dung quản lý công tác văn thư ................................................................. 141
2. Các biện pháp quản lý công tác văn thư ở UBNDXã phường thị trấn .............. 146

2.1. Tổ chức lao động khoa học cơng tác văn thư.................................................. 146
2.2. Hình thức tổ chức công tác văn thư ................................................................ 150
2.3. Ban hành văn bản quy định và hướng dẫn công tác văn thư .......................... 151
2.4. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 90010;2000 vào công tác văn thư
................................................................................................................................ 151
2.5. Tổ chức kiểm tra, đánh giá, khen thưởng và xử lý những vi phạm về thực hiện
công tác văn thư ..................................................................................................... 158
CÂU HỎI ÔN TẬP ................................................................................................ 159

6


GIÁO TRÌNH MƠN HỌC
Tên mơn học: CƠNG TÁC VĂN THƯ TRONG CƠ QUAN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH
Mã mơn học: MH24
Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trị của mơn học:
- Vị trí: Mơn học này thuộc nhóm mơn học chun mơn thuộc khối kiến thức tự
chọn, nhằm mục đích đáp ứng yêu cầu đào tạo những kiến thức, kỹ năng cần thiết
mang tính đặc thù riêng của ngành theo u cầu của xã hội hố.
- Tính chất mơn học: Được giảng dạy sau các môn học thuộc khối kiến thức nghề
bắt buộc. Cụ thể học sau các môn học: Văn bản quản lý, Quản lý và giải quyết văn
bản, Tiêu chuẩn hố cơng tác văn thư, Văn thư điện tử...
MỤC TIÊU MƠN HỌC
-Về Kiến thức:
+ Trình bày được quy định về tổ chức, quản lý công tác văn thư ở các Bộ, cơ quan
ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân các cấp
- Về kĩ năng:
+ Áp dụng được hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 vào công tác văn thư
ở Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp.
+ Vận dụng được kiến thức quản lý hành chính nhà nước ở Bộ, cơ quan ngang Bộ,

cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp, góp phần cải cách nền hành chính.
- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:
Thể hiện được tính tích cực, cẩn thận, cầu thị và bảo mật

7


CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
TRONG CÁC CƠ QUAN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH
Mã chương: MH24.01
Mục tiêu:
- Phân biệt được chức năng, nhiệm vụ tổ chức cơng tác văn thư ở các cơ quan
hành chính
- Phân biệt được vị trí, yêu cầu và nguyên tắc tổ chức quản lý công tác văn thư
ở các cơ quan hành chính.
- Thể hiện thái độ tự giác, tích cực, cẩn thận và cầu thị trong quá trình học tập.
Nội dung chính
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức cơng tác văn thư trong cơ quan
quản lý hành chính
1.1. Đối với Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ.
1.1.1. Chức năng
Tại Văn phịng Bộ, cơ quan ngang Bộ (sau đây gọi chung là Bộ) kiện toàn, sáp
nhập các phịng, tổ làm cơng tác văn thư, lưu trữ để thành lập Phòng Văn thư - Lưu
trữ thuộc Văn phịng Bộ.
Tại Văn phịng các cơ quan thuộc Chính phủ tuỳ theo khối lượng công tác về
văn thư, lưu trữ có thể lập Phịng Văn thư - Lưu trữ hoặc tổ chuyên trách làm công
tác văn thư, lưu trữ.
Các tổ chức văn thư, lưu trữ ở các cơ quan Quốc phịng, Ngoại giao, Cơng an
và Văn phịng Chính phủ, ngồi các quy định của Chính phủ đã ban hành thì chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn vẫn theo quy định.

Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phịng Bộ có chức năng giúp Chánh Văn
phòng tham mưu cho Bộ trưởng quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu
trữ của Bộ.
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Căn cứ quy định của pháp luật, giúp Chánh Văn phòng Bộ xây dựng các văn
bản của Bộ hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ;
 Giúp Chánh Văn phòng Bộ xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm
trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt để tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các
chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức trực
thuộc Bộ;
8


 Giúp Chánh Văn phòng Bộ xây dựng kế hoạch trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt
để chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư,
lưu trữ; phối hợp với cơ quan, tổ chức trực thuộc Bộ và các cơ quan hữu quan hàng
năm tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn văn thư, lưu trữ cho cán bộ,
công chức, viên chức;
 Giúp Chánh Văn phòng Bộ phối hợp với Thanh tra Bộ trong việc giải quyết
khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;
 Thực hiện thống kê về văn thư và lưu trữ theo quy định của pháp luật;
 Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn thư cơ quan quy định tại Khoản 2
Điều 29 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về cơng
tác văn thư;
 Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của lưu trữ hiện hành cơ quan Bộ;
 Tổ chức sơ kết, tổng kết và quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt
động văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi của Bộ;
 Thực hiện một số dịch vụ công về công tác lưu trữ theo quy định của pháp
luật.
1.1.3. Tổ chức, biên chế

 Phịng Văn thư - Lưu trữ có Trưởng phịng, các Phó trưởng phịng và một số
cán bộ, cơng chức, viên chức nghiệp vụ;
 Biên chế của Phịng Văn thư - Lưu trữ do Bộ trưởng quyết định theo đề nghị
của Chánh Văn phòng trong tổng số biên chế của bộ để bảo đảm hoàn thành nhiệm
vụ được quy định tại điểm 1.2 Mục I của Thông tư này;
 Cán bộ, cơng chức, viên chức của Phịng Văn thư - Lưu trữ phải có đủ tiêu
chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của Pháp luật.
*Tại các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản trực
thuộc Bộ.
 Tại cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản trực
thuộc Bộ có Văn phịng thì thuỳ theo khối lượng cơng việc của cơng tác văn thư,
lưu trữ có thể lập Phịng Văn thư - Lưu trữ hoặc bộ phận chuyên trách làm công tác
văn thư, lưu trữ;
 Tại các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản trực
thuộc Bộ khơng có Văn phịng thì bố trí bộ phận chun trách làm cơng tác văn
thư, lưu trữ;
 Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, tổ
chức này phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ
theo quy định của pháp luật;
 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, biên chế cụ thể của tổ chức làm công tác
văn thư, lưu trữ do thủ trưởng cơ quan, tổ chức trực thuộc Bộ quyết định theo
hướng dẫn của Bộ và quy định chung của pháp luật.
9


1.2. Đối với UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương
1.2.1. Chức năng
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh (sau đây gọi tắt là Văn phịng) là cơ quan
chun mơn, ngang sở, là bộ máy giúp việc của Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh,
Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND tỉnh.

Văn phịng có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp UBND tỉnh tổ chức các
hoạt động chung của UBND tỉnh; tham mưu, giúp Chủ tịch và các Phó Chủ tịch
UBND tỉnh về chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính ở
địa phương; bảo đảm cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo, điều
hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh và thông tin cho công chúng theo quy
định của pháp luật; bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của
UBND tỉnh và Chủ tịch UBND tỉnh; tham mưu giúp UBND tỉnh thực hiện chức
năng quản lý nhà nước về công tác dân tộc ở địa phương.
Văn phịng có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ
đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND tỉnh, sự chỉ đạo, hướng
dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phịng Chính phủ.
1.2.2. Nhiệm vụ , quyền hạn
* Tham mưu tổng hợp, giúp UBND tỉnh
 Xây dựng, quản lý chương trình cơng tác của UBND tỉnh theo quy định của
pháp luật.
 Theo dõi, đôn đốc các sở, cơ quan ngang sở, cơ quan thuộc UBND tỉnh (sau
đây gọi tắt là sở, ngành), UBND các huyện, thị xã (sau đây gọi tắt là UBND cấp
huyện), các cơ quan, tổ chức liên quan thực hiện chương trình cơng tác của UBND
tỉnh và Quy chế làm việc của UBND tỉnh.
 Phối hợp thường xuyên với các sở, ngành, UBND cấp huyện, các cơ quan, tổ
chức liên quan trong quá trình chuẩn bị và hoàn chỉnh các đề án, dự án, dự thảo văn
bản quy phạm pháp luật trình UBND tỉnh xem xét, quyết định theo quy định của
pháp luật.
 Thẩm tra về trình tự, thủ tục chuẩn bị và có ý kiến đánh giá độc lập đối với
các đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các báo cáo quan trọng theo
chương trình cơng tác của UBND tỉnh và các công việc khác do các sở, ngành,
UBND cấp huyện, các cơ quan, tổ chức liên quan trình UBND tỉnh.
 Xây dựng các đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật và các báo
cáo theo sự phân công của UBND tỉnh.

10


 Kiểm sốt thủ tục hành chính và tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của cá
nhân, tổ chức về qui định hành chính thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của
UBND tỉnh và Chủ tịch UBND tỉnh theo quy định của pháp luật.
 Chủ trì, phối hợp với các sở, ngành, UBND cấp huyện, các cơ quan, tổ chức
liên quan chuẩn bị nội dung, phục vụ phiên họp thường kỳ, bất thường, các cuộc
họp và hội nghị chuyên đề khác của UBND tỉnh, các cuộc họp của Chủ tịch và Phó
Chủ tịch UBND tỉnh.
 Chủ trì, điều hồ, phối hợp việc tiếp công dân giữa các cơ quan tham gia tiếp
công dân tại Trụ sở tiếp công dân của tỉnh; quản lý, bảo đảm điều kiện vật chất cho
hoạt động của Trụ sở tiếp công dân của tỉnh.
*Tham mưu tổng hợp, giúp Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND tỉnh
 Xây dựng, trình Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt và đơn đốc thực hiện chương
trình cơng tác năm, 6 tháng, quý, tháng, tuần của Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND
tỉnh; kiến nghị với Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND tỉnh những nhiệm vụ trọng
tâm, trọng điểm cần tập trung chỉ đạo, điều hành các sở, ngành, UBND cấp huyện,
các cơ quan, tổ chức liên quan trong từng thời gian nhất định.
 Kiến nghị với Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND tỉnh giao các sở, ngành,
UBND cấp huyện, các cơ quan, tổ chức liên quan xây dựng cơ chế, chính sách, các
đề án, dự án, dự thảo văn bản pháp luật để trình cấp có thẩm quyền quyết định.
 Thẩm tra về trình tự, thủ tục chuẩn bị và có ý kiến đánh giá độc lập đối với
các đề án, dự án, dự thảo văn bản, báo cáo theo chương trình cơng tác của Chủ tịch
UBND tỉnh và các công việc khác do các sở, ngành, UBND cấp huyện, các cơ
quan, tổ chức liên quan trình Chủ tịch UBND tỉnh.
 Chủ trì, phối hợp với các sở, ngành, UBND cấp huyện, các cơ quan, tổ chức
liên quan hoàn chỉnh nội dung, thủ tục, hồ sơ và dự thảo văn bản để trình Chủ tịch
UBND tỉnh xem xét, quyết định đối với những công việc thường xuyên khác.
 Chủ trì làm việc với lãnh đạo các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan để giải

quyết những vấn đề thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND tỉnh mà các sở, ngành,
UBND cấp huyện cịn có ý kiến khác nhau theo uỷ quyền của Chủ tịch UBND tỉnh.
 Chủ trì soạn thảo, biên tập hoặc chỉnh sửa lần cuối các dự thảo báo cáo, các
bài phát biểu quan trọng của Chủ tịch, Phó Chỉ tịch UBND tỉnh.
 Giúp Chủ tịch UBND tỉnh chỉ đạo thực hiện các Quy chế phối hợp công tác
giữa UBND tỉnh với Thường trực Tỉnh ủy, Thường trực Đoàn Đại biểu Quốc hội
tỉnh, Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh, các Ban Đảng, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc
Việt Nam tỉnh và các đoàn thể cấp tỉnh, Toà án nhân dân tỉnh, Viện Kiểm sát nhân
dân tỉnh, các cơ quan, tổ chức của Chính phủ và các bộ, ngành Trung ương đóng
trên địa bàn tỉnh.
Giúp Chủ tịch UBND tỉnh kiểm tra việc thực hiện những công việc thuộc
thẩm quyền kiểm tra của Chủ tịch UBND tỉnh đối với các sở, ngành, Hội đồng
11


nhân dân và Uỷ ban nhân dân cấp huyện, các cơ quan, tổ chức liên quan để báo cáo
và kiến nghị với Chủ tịch UBND tỉnh các biện pháp cần thiết nhằm đôn đốc thực
hiện và bảo đảm chấp hành kỷ cương, kỷ luật hành chính.
 Đề nghị các sở, ngành, Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân cấp huyện,
các cơ quan, tổ chức liên quan báo cáo tình hình, kết quả thực hiện các văn bản chỉ
đạo, điều hành của UBND tỉnh, Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND tỉnh.
 Được yêu cầu các sở, ngành, Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân cấp
huyện, các cơ quan, tổ chức liên quan cung cấp tài liệu, số liệu và văn bản liên quan
hoặc tham dự các cuộc họp, làm việc để nắm tình hình, phục vụ công tác chỉ đạo,
điều hành của UBND tỉnh, Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND tỉnh.
*Đảm bảo thơng tin phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của UBND
tỉnh, Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND tỉnh
 Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất với Chủ tịch và Phó Chủ tịch
UBND tỉnh; thơng tin để các thành viên UBND tỉnh, Thủ trưởng các sở, ban,
ngành, đoàn thể, Chủ tịch Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện, các

cơ quan của Đảng và Nhà nước và các tổ chức liên quan về tình hình kinh tế - xã
hội của địa phương, hoạt động của UBND tỉnh, công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều
hành của Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND tỉnh.
 Cung cấp thông tin cho công chúng về các hoạt động chủ yếu, những quyết
định quan trọng của UBND tỉnh, Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND tỉnh; những sự
kiện kinh tế, chính trị, xã hội nổi bật mà dư luận quan tâm theo quy định của pháp
luật và chỉ đạo của Chủ tịch UBND tỉnh.
 Thực hiện nhiệm vụ phát ngôn của UBND tỉnh theo quy định của pháp luật.
 Quản lý, xuất bản và phát hành Công báo cấp tỉnh.
 Quản lý và duy trì hoạt động mạng tin học của UBND tỉnh.
 Quản lý tổ chức và hoạt động Trang Thơng tin điện tử của Văn phịng.
Đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND tỉnh, Chủ
tịch và Phó Chủ tịch UBND tỉnh.
Xây dựng và ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền của Văn phòng theo
quy định của pháp luật.
Tổ chức việc phát hành và quản lý các văn bản của UBND tỉnh, Chủ tịch
UBND tỉnh.
Tổng kết, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về cơng tác văn phịng đối với
Văn phịng các sở, ngành, Văn phòng Hội đồng nhân dân và UBND cấp huyện.
Tổ chức nghiên cứu, thực hiện và ứng dụng các đề tài nghiên cứu khoa học
vào hoạt động của Văn phòng.
12


Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế; thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ,
chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật; đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn,
nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức và viên chức thuộc Văn phịng.
Quản lý tài chính, tài sản được giao theo quy định của pháp luật và phân cấp
của UBND tỉnh.
Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do UBND tỉnh và Chủ tịch UBND

tỉnh giao hoặc theo quy định của pháp luật.
1.2.3. Tổ chức, biên chế
*Lãnh đạo Văn phịng:
Văn phịng UBND tỉnh có Chánh Văn phịng và một số Phó Chánh Văn
phịng.
Chánh Văn phịng, Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh do Chủ tịch UBND tỉnh
bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định của pháp luật.
*Cơ cấu tổ chức
Các phòng nghiên cứu tổng hợp và chun mơn nghiệp vụ:
- Phịng Tổng hợp
- Phịng Kinh tế tổng hợp
- Phịng Kinh tế ngành
- Phịng Văn hố – Xã hội
- Phịng Dân tộc
- Phịng Nội chính
- Phịng Tiếp cơng dân
- Phịng Kiểm sốt thủ tục hành chính
- Phịng Hành chính - Tổ chức
- Phịng Quản trị - Tài vụ.
Mỗi phịng có Trưởng phịng và khơng q 02 Phó trưởng phịng. Trưởng
phịng và Phó Trưởng phịng do Chánh Văn phòng bổ nhiệm, miễn nhiệm. Trưởng
phòng điều phối các hoạt động của phịng. Phó Trưởng phịng được Trưởng phịng
phân cơng điều hành một số nhiệm vụ cơng tác của phịng.
13


Chánh Văn phòng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và quy chế hoạt
động cụ thể của các phòng trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Văn phòng được UBND tỉnh ban hành.
* Các đơn vị sự nghiệp

- Trung tâm Công nghệ thông tin và Công báo
- Nhà khách Uỷ ban nhân dân tỉnh.
Việc thành lập đơn vị sự nghiệp thuộc Văn phòng do Chánh Văn phòng lập đề
án thống nhất với Giám đốc Sở Nội vụ trình Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết
định theo quy định của pháp luật.
Quy định cụ thể về nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị sự
nghiệp thuộc Văn phòng do Chánh Văn phòng quy định trên cơ sở quy định về
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng do UBND tỉnh
ban hành.
Tùy theo yêu cầu nhiệm vụ ở mỗi giai đoạn, Chánh Văn phòng UBND tỉnh
thống nhất với Giám đốc Sở Nội vụ trình Chủ tịch UBND tỉnh quyết định thay đổi
cơ cấu tổ chức của Văn phòng cho phù hợp.
*Biên chế
Biên chế của Văn phịng thuộc biên chế hành chính của tỉnh do UBND tỉnh
quyết định trong tổng biên chế hành chính của tỉnh được Trung ương giao.
Biên chế của các tổ chức sự nghiệp trực thuộc Văn phòng là biên chế sự
nghiệp do UBND tỉnh quyết định theo định mức biên chế và theo quy định của
pháp luật.
Chánh Văn phòng UBND tỉnh bố trí, sử dụng cán bộ, cơng chức và viên chức
của Văn phòng phù hợp với chức danh, tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức nhà
nước theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức, viên chức.
1.3. Đối với UBND Huyện, quân, thị xã thành phố thuộc tỉnh.
1.3.1. Chức năng
Tại Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh
(sau đây gọi chung là huyện) có bộ phận văn thư - lưu trữ chuyên trách giúp Chánh
Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện tổ chức thực hiện và quản lý công tác văn thư ,
lưu trữ đối với các cơ quan chuyên môn và các tổ chức thuộc huyện và đối với Uỷ
ban nhân dân cấp xã; thu thập, chỉnh lý, bảo quản và phục vụ khai thác sử dụng tài
14

liệu lưu trữ của kho lưu trữ lịch sử huyện; thực hiện các nhiệm vụ của lưu trữ hiện
hành tại Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện;
Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện là cơ quan chuyên môn giúp việc của Ủy
ban nhân dân huyện, có chức năng tham mưu, tổng hợp và tổ chức làm việc cho Ủy
ban nhân dân huyện trong việc thực hiện chức năng kiểm tra, giám sát và quản lý
hành chính Nhà nước trên địa bàn huyện; Chịu sự hướng dẫn nghiệp vụ của Văn
phòng Ủy ban nhân dân thành phố; đồng thời giúp Ủy ban nhân dân huyện tổ chức,
điều hành hoạt động của bộ phận cải cách hành chánh theo cơ chế " Một cửa" .
1.3.2. Nhiệm vụ quyền hạn
- Giúp Ủy ban nhân dân huyện tổ chức quản lý công tác văn thư, hành chánh,
lưu trữ hồ sơ và hướng dẫn các ngành, UBND các xã trong huyện về công tác văn
thư, hành chính và lưu trữ thống nhất theo đúng nguyên tắc, chế độ của Nhà nước.
Tổ chức thực hiện công tác quản trị Văn phòng theo đúng chế độ quy định; bảo vệ
và quản lý tài sản, trụ sở làm việc của Ủy ban nhân dân huyện và các phòng ban
chun mơn trong khn viên hành chính tập trung của huyện; bảo đảm các điều
kiện vật chất cho bộ máy của Ủy ban nhân dân huyện hoạt động bình thường ;
- Quản lý, tổ chức và có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ
chun mơn nghiệp vụ của đội ngũ cơng chức, viên chức Văn phịng Ủy ban nhân
dân trên cơ sở phối hợp với phòng Tổ chức Chính quyền huyện.
- Giúp Ủy ban nhân dân huyện quản lý vận hành quy trình tiếp nhận - xử lý hồn trả hồ sơ hành chính cơng của cơng dân theo cơ chế " Một cửa" Theo dõi,
tham mưu cho Ủy ban nhân dân huyện quản lý các tổ chức, đơn vị hoạt động dịch
vụ hành chính cơng ở huyện;
- Tổ chức truyền đạt các Nghị quyết, Quyết định, yêu cầu của Ủy ban nhân
dân huyện đến các ngành, chính quyền các xã và theo dõi, đơn đốc, kiểm tra các
ngành, chính quyền các xã trong việc thực hiện các Nghị quyết, Quyết định, yêu
cầu đó;
- Giúp Chủ tịch và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện trong việc phối
hợp giữa các ngành của huyện chuẩn bị các vấn đề cho Ủy ban nhân dân huyện
xem xét quyết định kịp thời, chính xác và theo đúng thể chế của Nhà nước; Xem

xét các nghị quyết, quyết định và các biện pháp của Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân cấp xã, phát hiện và đề nghị Ủy ban nhân dân huyện uốn nắn kịp thời
những vấn đề chưa phù hợp với chủ trương, chính sách chung của Ðảng và Nhà
nước, Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị của cấp trên; hoặc kiến nghị bãi bỏ nếu các
vấn đề đó vi phạm nghiêm trọng pháp luật ;
15


Cụ thể như sau:
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ
của Nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và cấp xã;
- Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng trong
hoạt động văn thư, lưu trữ.
- Quản lý tài liệu lưu trữ của cấp huyện theo hướng dẫn của Sở Nội vụ;
- Thực hiện một số dịch vụ công về văn thư, lưu trữ.
Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện; các đơn
vị sự nghiệp nhà nước và các tổ chức kinh tế nhà nước trực thuộc cấp tỉnh, cấp
huyện tùy theo khối lượng công việc về văn thư, lưu trữ để thành lập phịng, tổ
hoặc bố trí người làm văn thư, lưu trữ cho phù hợp.
1.3.3. Tổ chức, biên chế
Biên chế của bộ phận văn thư - lưu trữ do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện
quyết định theo thẩm quyền trong tổng số biên chế hành chính sự nghiệp của
huyện;
Tại các phịng, ban chun mơn trực thuộc Uỷ ban nhân dân huyện bố trí cán
bộ, cơng chức, viên chức kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ;
Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư - lưu trữ thuộc Văn phòng
Uỷ ban nhân dân huyện và cán bộ, công chức, viên chức kiêm nhiệm làm công tác
văn thư, lưu trữ tại các phịng, ban chun mơn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện phải
có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của

Pháp luật..
1.4. Đối với UBND Xã, phường, thị trấn
1.4.1. Chức năng
Tại Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn (gọi chung là xã) có bộ phận làm
cơng tác văn thư, lưu trữ hiện hành và bố trí cơng chức văn phịng - thống kê phụ
trách cơng tác văn thư, lưu trữ;
1.4.2. Nhiệm vụ,Quyền hạn
Cán bộ, công chức cấp xã kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ phải thực
hiện theo hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ của Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh
và huyện, chịu trách nhiệm trước Uỷ ban nhân dân xã về quản lý và tổ chức thực
hiện công tác văn thư, lưu trữ của xã;
Cán bộ, công chức cấp xã kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ phải có
đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định của pháp luật

16


2 . Vị trí, yêu cầu và nguyên tắc tổ chức công tác văn thư trong cơ quan
quản lý hành chính
2.1. Vị trí
Cơng tác văn thư khơng thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơ quan,
tổ chức. Các cơ quan, tổ chức Đảng, các cơ quan quản lý hành chính nhà nước và
các tổ chức chính trị - xã hội dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ
của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách,
phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những
sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc biệt, đối với văn phòng
cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị - xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các
cấp ủy, tổ chức chính trị - xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thơng tin
tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì cơng tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ
vị trí trọng yếu trong cơng tác văn phịng.

2.2. u cầu
Trong q trình thực hiện nội dung của cơng tác văn thư ở các cơ quan, tổ
chức đảng phải đảm bảo các yêu cầu dưới đây:
a. Nhanh chóng là yêu cầu đối với cơng tác văn thư. Q trình giải quyết công việc
của các cơ quan, tổ chức đảng, cơ quan quản lý hành chính phụ thuộc nhiều vào
việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Khi thực hiện yêu
cầu này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn của văn bản để xây dựng và
ban hành văn bản nhanh chóng, chuyển văn bản kịp thời, đúng người, đúng bộ
phận chịu trách nhiệm giải quyết, khơng để sót việc, chậm việc và phải quy định rõ
thời hạn giải quyết và đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản.
b. Chính xác
- Về nội dung: nội dung văn bản phải đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc và
không trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy định của
Đảng, dẫn chứng phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng. Văn
bản ban hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành, đầy đủ các
thành phần thể thức do Đảng và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.
- Về nghiệp vụ văn thư: thực hiện đúng chế độ công tác văn thư và các khâu nghiệp
vụ cụ thể như đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao và quản lý văn bản...
c. Bí mật là yêu cầu quản lý đối với công tác văn thư, là biểu hiện tập trung mang
tính chính trị của cơng tác văn thư. Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của các
cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí
mật của Đảng và Nhà nước. Để bảo đảm yêu cầu này cần thực hiện đúng các văn
bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước, như việc sử dụng
mạng máy tính, bố trí phịng làm việc, lựa chọn cán bộ văn thư đúng tiêu chuẩn,...
17


d. Hiện đại: Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương
tiện và kỹ thuật văn phịng hiện đại. Hiện đại hóa cơng tác văn thư là một trong
những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngày càng trở

thành nhu cầu cấp bách của mỗi các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã
hội. Tuy nhiên, q trình hiện đại hóa cơng tác văn thư phải được tiến hành từng
bước, phù hợp với tổ chức, trình độ cán bộ và điều kiện của từng cơ quan, tổ chức.
Nói đến hiện đại hóa cơng tác văn thư là nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin
trong côngtác văn thư và sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại.
2.3. Nguyên tắc tổ chức, quản lý công tác văn thư
2.3.1. Nguyên tắc tập trung, thống nhất
Công tác văn thư là hoạt động liên quan đến văn bản quản lý nhà nước. Hàng
ngày bộ phận văn thư cơ quan tiếp nhận rất nhiều văn bản liên quan đến nhiều lĩnh
vực cơng tác do đó cần được thực hiện đồng bộ và đúng yêu cầu.
- Mọi hoạt động liên quan đến công tác văn thư đều tập trung tại một đầu mối
giải quyết đó là văn phịng của cơ quan, tổ chức.Nguyên tắc này để tránh sự chồng
chéo trong giải quyết cơng việc.
- Tập trung cịn là cơ sở để tránh tình trạng thất lạc văn bản trong có trình giải
quyết công việc và quy đinh trách nhiệm
- Mọi giấy tờ, thủ tục và nội dung nghiệp vụ đều phải thực hiện thống nhất
theo quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và theo quy chế cơng tác văn
thư cơ quan. Cán bộ văn thư không được tùy tiện” sang tạo” cách làm riêng trong
q trình thực hiên cơng việc.
2.3.2. Nguyên tắc chính xác, kịp thời, tiết kiệm và hiệu quả
Nguyên tắc này bao gồm nội dung cơ bản sau:
- Chính xác về nội dung và các bước nghiệp vụ, khơng được sai xót hay bỏ
qua bất cứ các bước nghiệp vụ nào
- Kịp thời chuyển giao và giải quyết những văn bản quan trọng( văn bản chứa
dấu mật, dấu khần, các công văn hỏa tốc và thượng khẩn) không được chậm trễ
trong giải quyết công việc sẽ ảnh hưởng tới tồn bộ cơng việc chung.
- Lưa chọn những phương án giải quyết công việc nhanh nhất, nhiệu quả nhất
để tiết kiệm thời gian và kinh phí
- Khi giải quyết công việc phải chú ý đến hiệu quả cuối cùng của công việc.
Hiệu quả của công tác văn thư được đánh giá dựa trên kết quả công việc đạt được

so sánh với những chi phí về thời gian và kinh tê để đạt được kết quả. Và hiệu quả
của cơng tác văn thư chính là đạt được cơng việc với kết quả như mục tiêu đặt ra và
18


tiết kiệm được cao nhất chi phí và đảm bảo tính chính xác , kịp thời trong giải
quyết cơng việc.
2.3.3. Nguyên tắc đúng quy đinh
Tất cả các nội dung công tác văn thư đều phải tuân theo quy định của cơ quan
Nhà nước có thẩm quyền về cơng tác văn thư. Không được tùy tiện xử lý theo ý
muốn chủ quan của cá nhân.
Nguyên tăc này nhằm liên quan trực tiếp tới nguyên tắc thống nhất, bởi vì
thực hiện đúng quy định sẽ đảm bảo tính thống nhât và ngược laị.
CÂU HỎI ƠN TẬP
Câu 1: Trình bày chức năng nhiệm vụ, tổ chức công tác văn thư các cơ quan
hành chính?
Câu 2: Trình bày u cầu ngun tắc tổ chức cơng tác văn thư ở các cơ quan
hành chính?

19


CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở BỘ, CƠ QUAN NGANG BỘ,
CƠ QUAN THUỘC CHÍNH PHỦ
Mã chương: MH24.02
Mục tiêu:
- Nắm được nguyên tắc tổ chức và nội dung quản lý công tác văn thư ở Bộ, cơ
quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ
- Thực hiện đúng quy trình nghiệp vụ công tác văn thư tại Bộ, cơ quan ngang
Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ

- Thể hiện thái độ tự giác, tích cực, cẩn thận và cầu thị trong quá trình học tập.
Nội dung chính:
1. Tổ chức quản lý cơng tác văn thư ở Bộ, cơ quan ngan Bộ , cơ quan
thuộc chính phủ.
1.1. Trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ cơng tác văn thư
1.1.1. Tại văn phịng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính Phủ.
Thành lập Phịng thuộc Văn phịng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc
Chính phủ (gọi chung là Phòng Văn thư - Lưu trữ) để giúp Chánh Văn phòng tham
mưu cho Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc
Chính phủ quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của tổ chức làm công tác văn thư, lưu trữ của
Bộ Quốc phịng, Bộ Cơng an áp dụng theo Thơng tư này.
*Giúp Chánh Văn phịng Bộ thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn sau:
- Xây dựng trình Bộ ban hành các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định của Nhà nước và
của Bộ về văn thư, lưu trữ;
- Xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm về văn thư, lưu trữ trình Bộ phê duyệt
và tổ chức thực hiện;
- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;
- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán
bộ công chức, viên chức của Bộ;
- Phối hợp với Thanh tra Bộ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp
luật về văn thư, lưu trữ;
- Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ;
- Sơ kết, tổng kết về văn thư, lưu trữ;
- Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ.
20


*Giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện nhiệm vụ của Văn thư cơ quan:

- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
- Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân;
- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết văn bản đến;
- Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký
ban hành;
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày,
tháng ban hành; nhân bản; đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);
- Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi;
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu;
- Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp
giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức;
- Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác
được giao.
*Giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ cơ quan:
- Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức lập hồ sơ và
chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ cơ quan;
- Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan;
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;
- Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu;
- Phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
- Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử
theo quy định và làm các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
- Thực hiện một số dịch vụ công về văn thư, lưu trữ.
1.1.2. Tại các vụ của Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ
Vụ là cơ quan tham mưu, tổng hợp giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản
lý nhà nước về lĩnh vực tổ chức, biên chế, cán bộ, đào tạo bồi dưỡng, thi đua, khen
thưởng, kỷ luật và chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc
phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
Cụ thể:

- Ban hành thông tư hoặc thông tư liên tịch hướng dẫn chung về chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc ngành, lĩnh
vực của Ủy ban nhân dân các cấp theo quy định;
- Trình Bộ trưởng để trình cấp có thẩm quyền quyết định: Quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ; thành lập, tổ chức lại, giải thể
Tổng cục, Cục, Vụ, Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ và các tổ chức khác theo quy
21


định; ban hành danh sách các tổ chức sự nghiệp trực thuộc Bộ; phân cấp nhiệm vụ
quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực cho chính quyền địa phương;
-Ban hành định mức biên chế sự nghiệp nhà nước thuộc ngành, lĩnh vực theo
quy định; kế hoạch biên chế và quyết định giao biên chế hành chính hàng năm cho
các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ; phê duyệt kế hoạch biên chế đối với các đơn vị sự
nghiệp đã có định mức biên chế; giao biên chế, quỹ tiền lương hàng năm đối với
các đơn vị sự nghiệp chưa có định mức biên chế.
- Công tác quy hoạch, kế hoạch phát triển đội ngũ cán bộ theo quy định; kế
hoạch luân chuyển đối với cán bộ lãnh đạo, quản lý thuộc Bộ;
-Trình Bộ trưởng cơ cấu ngạch cơng chức, viên chức của các cơ quan, đơn vị
thuộc Bộ. Hướng dẫn, tổ chức thực hiện việc tuyển dụng, sử dụng và quản lý công
chức, viên chức theo phân công của Bộ trưởng;
- Hướng dẫn xây dựng mơ tả vị trí làm việc và nhận xét đánh giá cán bộ, công
chức hàng năm theo phân cấp quản lý của Bộ và quy định của pháp luật;Tham
mưu, thực hiện các biện pháp tăng cường kỷ luật, kỷ cương hành chính đối với các
tổ chức và cán bộ, công chức, viên chức thuộc diện Bộ quản lý và các đối tượng
khác theo phân cấp và quy định của pháp luật;
- Tổng hợp, trình Bộ trưởng việc xử lý kỷ luật cán bộ, công chức, viên chức
theo quy định.
-Trình Bộ trưởng chế độ ưu đãi người có cơng với cách mạng; nâng lương,
phụ cấp lương, nâng ngạch và chế độ chính sách khác đối với cán bộ, công chức,

viên chức thuộc diện Bộ quản lý. Tổ chức thực hiện theo phân cơng của Bộ trưởng;
- Trình Bộ trưởng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển nguồn nhân lực
của ngành; chương trình, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức thuộc
ngành theo quy định của pháp luật. Tham mưu, tổ chức thực hiện trách nhiệm quản
lý của Bộ đói với các cơ sở đào tạo thực thuộc theo quy định của pháp luật;
-Trình Bộ trưởng quyết định cử cán bộ, công chức, viên chức đi học tập, công
tác ngắn hạn, dài hạn trong nước và nước ngồi ; chương trình, kế hoạch tuyển
chọn, bồi dưỡng và quản lý chuyên gia nông nghiệp tại nước ngồi;
-Thẩm định chương trình, tài liệu bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng chuyên ngành
trong các dự án hợp tác với nước ngồi. Hướng dẫn, kiểm tra và báo cáo cơng tác
quản lý xuất cảnh.
22


-Trình Bộ trưởng về cơng tác thi đua, khen thưởng trong toàn ngành ; về phát
động phong trào thi đua thường xuyên, đột xuất;
-Hướng dẫn và tổ chức thực hiện nhiệm vụ thi đua, khen thưởng. Quản lý và
cấp, đổi hiện vật thi đua, khen thưởng theo quy định.
-Trình Bộ trưởng danh mục bí mật nhà nước ngành; thực hiện bảo vệ an ninh
chính trị nội bộ; quản lý việc sử dụng con dấu của các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ
theo quy định của pháp luật.
Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức thuộc diện Bộ quản lý; hướng dẫn
việc quản lý, khai thác sử dụng, lưu trữ hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức theo
quy định của pháp luật.
*Cơ cấu tổ chức
- Lãnh đạo Vụ:
+ Lãnh đạo Vụ có Vụ trưởng và các Phó Vụ trưởng do Bộ trưởng bổ nhiệm, miễn
nhiệm theo quy định.
+ Vụ trưởng điều hành hoạt động của Vụ, chịu trách nhiệm trưowc Bộ trưởng và
trước pháp luật về hoạt động của Vụ; quy định nhiệm vụ của các Phòng thuộc Vụ;

chỉ đạo xây dựng, phê duyệt và tổ chức thực hiện Quy chế làm việc của Vụ; bố trí
cơng chức phù hợp với chức danh, tiêu chuẩn, bản mô tả cơng việc và nhiệm vụ
được giao.
+ Phó Vụ trưởng giúp Vụ trưởng theo dõi, chỉ đạo một số mặt công tác theo sự
phân công của Vụ trưởng và chịu trách nhiệm trước Vụ trưởng, trước pháp luật về
nhiệm vụ được phân cơng.
* Các phịng chun mơn nghiệp vụ:
+ Phịng Tổ chức, Biên chế;
+ Phòng Quản lý cán bộ;
+ Phòng Quản lý đào tạo;
+ Phịng Chính sách, Tiền lương;
+ Phịng Thi đua, Khen thưởng;
+ Phịng Tổng hợp.
Các phịng có Trưởng phịng, các Phó Trưởng phịng do Bộ trưởng bổ nhiệm theo
quy định.
1.2. Nội dung quản lý công tác văn thư
1.2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
Việc quản lý công tác soản thảo và ban hành văn bản được quy định cụ thể với
các nội dung sau:
23


*Hình thức văn bản
Quy định cụ thể các hình thức văn bản mà cơ quan được phép ban hành:
- Văn bản quy phạm pháp luật;
- Văn bản hành chính thơng thường;
- Văn bản chuyên ngành (nếu có)...
* Thể thức văn bản
Quy định thể thức các loại văn bản mà cơ quan, tổ chức được phép ban hành:
- Văn bản quy phạm pháp luật;

- Văn bản hành chính;
- Văn bản chuyên ngành (nếu có);
- Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngồi (nếu có)...
* Soạn thảo văn bản
- Quy định việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện
theo các Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật hiện hành.
- Quy định trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức; của đơn vị và cá
nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản đối với việc soạn thảo văn bản hành chính
trong cơ quan, tổ chức.
* Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
Quy định về quy trình duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt.
-Đánh máy, nhân bản
-Quy định những yêu cầu của việc đánh máy, nhân bản văn bản trong cơ quan,
tổ chức.
* Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
- Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản
trong việc kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản.
- Trách nhiệm của chánh văn phòng (hoặc trưởng phịng hành chính) trong
việc kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản.
- Thẩm quyền ký: của người đứng đầu cơ quan, tổ chức; các trường hợp ký
thay mặt (TM), ký thay (KT.), ký thừa uỷ quyền (TUQ.), ký thừa lệnh (TL.) trong
cơ quan, tổ chức.
- Trách nhiệm của người ký văn bản về số lượng bản ký trực tiếp; số lượng
bản phát hành; gửi văn bản vượt cấp (nếu có).
- Loại bút, mực dùng để ký văn bản.
*Bản sao văn bản
- Các hình thức sao văn bản (sao y bản chính, bản trích sao, bản sao lục).
- Thể thức của bản sao.
- Giá trị pháp lý của các bản sao có dấu.

- Giá trị pháp lý của các bản sao khơng có dấu.
1.2.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến - đi
Nội dung này cần được thực hiện như sau:
24


a. Trình tự quản lý văn bản đến
Quy định tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức
phải được quản lý theo trình tự sau:
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
- Trình, chuyển giao văn bản đến;
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
*Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
Quy định chi tiết việc tiếp nhận, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, đăng ký vào
sổ (hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến).
* Trình, chuyển giao văn bản đến
- Thời hạn trình và chuyển văn bản (trong giờ làm việc, ngoài giờ làm việc đối
với từng loại văn bản khẩn và văn bản thường).
- u cầu chuyển giao chính xác, giữ gìn bí mật nội dung văn bản và phải ký
nhận vào sổ chuyển giao văn bản.
* Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Trách nhiệm của người đứng đầu và cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ
chức trong việc chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến thuộc các lĩnh vực được
phân công phụ trách.
- Trách nhiệm của đơn vị, cá nhân trong việc giải quyết văn bản.
- Trách nhiệm của chánh văn phịng (hoặc trưởng phịng hành chính) trong
việc giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân
trong việc giải quyết văn bản đến.
- Quy định thời hạn giải quyết đối với văn bản đến loại khẩn và loại bình
thường.

b. Trình tự quản lý văn bản đi
Quy định tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành phải được quản
lý theo trình tự sau:
- Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu và
ngày, tháng của văn bản;
- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);
- Đăng ký văn bản;
- Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
- Lưu văn bản đi.
* Chuyển phát văn bản đi
- Quy định thời hạn chuyển phát văn bản đi đối với loại khẩn và loại thường.
- Quy định trong trường hợp cần thông tin nhanh phải gửi văn bản đi bằng
Fax, gửi qua mạng, sau đó phải gửi bản chính.
* Lưu văn bản đi
- Quy định số lượng và nơi lưu văn bản phát hành.
- Yêu cầu đối với tập lưu văn bản đi ở văn thư của cơ quan, tổ chức.
25