Kinh nghiệm “quản lý” thời gian pot

Kinh nghiệm “quản lý” thời gian
Duy trì danh sách công việc:

Tạo ra 1 danh sách công việc và tạo thói quen cập nhật nó thường xuyên. Bao gồm
những việc cần-làm-gấp và việc chưa-cần-làm-gấp để bạn sẽ không bao giờ phải
quên hay bỏ sót bất cứ việc gì. Mang theo bên mình danh sách này, hoặc là lưu
trong điện thoại hay sổ tay làm việc. Ngoài ra, việc cần nhớ là hãy cụ thể hóa dự
án hay nhiệm vụ phải làm bằng những hành dộng cụ thể.

Xác định rõ thời gian:

Cần định rõ khung thời gian cho mỗi hành động và ngày hoàn tất. Nếu thứ tự công
việc phải làm không quan trọng thì bạn có thể hoàn tất được việc nào đó khi phải
lấp đầy khoảng thời gian trống bất ngờ. Chẳng hạn như bạn có thể tra cứu thông
tin trên internet tại văn phòng trong khi phải chờ đợi một cuộc họp nào đấy.

Đề ra thời hạn cuối cùng và tôn trong chúng:

Hãy thực thế về việc đề ra hạn chót cho những công việc phải làm của mình. Sự
thật là bất cứ nhiệm vụ nào đều có thời lượng thực hiện của riêng nó. Có bao giờ
bạn để ý thấy rằng bạn thường hoàn tất những công việc giấy tờ, phân nhiệm vụ và
quyết định rất chớp nhoáng vào ngày cuối cùng trước khi đi nghỉ mát đâu đó
không? Dù là khi chạy nước rút, chúng ta có khuynh hướng làm xong khá nhiều
việc, nhưng sẽ bớt căng thẳng hơn và chuyên nghiệp hơn nếu bạn đề ra và theo sát
kế hoạch hành động của mình.

Sử dụng thời gian thật khôn ngoan:

Hãy truy nhập vào hệ thống email vào những lần nhất định trong ngày và để điện
thoại trả lời tự động để bạn có thể có được 1-2 tiếng tập trung mỗi ngày. Nếu có
thể, đừng mở email nếu bạn không có thời gian cho nó.

Hãy trật tự và ngăn nắp:

Hãy sắp xếp lại bàn làm việc của bạn, những hồ sơ, email sao cho dễ dàng tìm
thấy nhất. Việc tìm kiếm thông tin hay hồ sơ thất lạc thường tiêu tốn rất nhiều thời
gian.

Tránh sự ngắt quãng:

Nếu phòng bạn có cửa, đôi lúc hãy đóng nó lại. Chính sách “luôn-mở-rộng-cửa”
với nhân viên sẽ thất bại nếu như bạn không có thời gian lắng nghe những câu hỏi
thắc mắc của họ và giải đáp. Nếu đồng sự của bạn đến bàn khi bạn quá bận rộn,
hãy đề nghị anh/cô ấy xếp 1 thời điểm khác để nói chuyện.

Cùng cộng tác:

Các cộng sự của bạn cũng mong muốn bạn sẽ hoàn thành công việc đúng thời hạn,
cho nên, bạn phải nhớ tránh bất kỳ sự trì hoãn nào. Bạn cũng mong muốn họ như
vậy đối với bạn. Để an toàn nhất, hãy kéo thêm chút thời gian vào hạn cuối của
mỗi dự án để phòng trừ những trường hợp bất khả kháng.

Tránh những giám sát không cần thiết:

Nếu bạn đã giao trách nhiệm hay phân bổ việc cho người nào đó, hãy để họ đảm
trách trừ phi bạn có nhiệm vụ là phải theo sát họ. Quá nhiều người cứ lãng phí thời
gian quý báu của mình để lắng nghe hay đọc báo cáo về dự án của người khác.
Nếu việc của đồng nghiệp không tác động trực tiếp đến công việc hàng ngày, tiến
độ công việc hay mục tiêu nghề nghiệp của bạn thì hãy biểu đạt sự quan tâm đó
bằng một cuộc nói chuyện mang tính hỗ trợ vào một thời điểm thích hợp.

Hủy bỏ những cuộc họp thường nhật:

Hãy xác định sự cần thiết của những cuộc họp. Nếu cần thiết, hãy lên lịch và theo
sát-bắt đầu và kết thúc đúng giờ. Nếu sự hiện diện của bạn thật sự không cần thiết
lắm cho toàn bộ tiến trình cuộc họp hãy gặp riêng cấp trên của bạn để xin phép
dành thời gian làm những việc cần thiết hơn.

Giữ vững tiến độ:

Trau dồi sắc bén các kỹ năng của bạn bằng cách luôn đảm nhận ít nhất 1 dự án
công việc trong suốt thời gian. Thậm chí, 2-3 dự án sẽ tốt hơn nữa. Làm nhiều việc
cùng một lúc sẽ giúp cho tâm trí bạn luôn chủ động và tầm nhìn của bạn sẽ sáng
suốt.

Lựa chọn dự án một cách cần thận:

Phải bảo đảm rằng dự án bạn đảm nhận mang lại lợi ích cho công ty và tận dụng
hết được những kỹ năng của bạn. Có thể có nhiều lý do chính đáng để từ chối
đảm nhận thêm việc và những người làm việc chuyên nghiệp thường biết cách nói
“Không”. Hãy tự hỏi, “ Liệu dự án này có giúp phát triển sự nghiệp của tôi?”, “Tôi
có thể cam kết đủ thời gian để hoàn thành nó đúng hạn?” Bạn sẽ được nhiều người
nể trọng nếu biết công tác với một đồng sự để kỹ năng làm việc của hai người có
thể bổ sung cho nhau hơn là bạn nhận thêm việc, tự đè nặng trách nhiệm thêm
trên vai trong khi sức lực và thời gian không cho phép dẫn đến quá tải.

Không trì hoãn:

Tâm lý muốn trì hoãn làm những việc mình không thích là thường tình ở mỗi con
người. Cần nhất là biết kết hợp và sắp xếp thời gian hợp lý cho những việc ít thú
vị. Vì dụ, nếu bạn không thích làm việc với những con số, hãy làm việc đó đầu

tiên vào buổi sáng khi bạn đang sảng khoái và sẽ ít bị phân tâm nhất.