NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÂN VIÊN CỦA DỊCH VỤ THUÊ NGOÀI NHÂN LỰC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN LA

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM
KHOA KINH DOANH QUỐC TẾ - MARKETING

Đề tài:

NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ
NHÂN VIÊN CỦA DỊCH VỤ TH NGỒI NHÂN LỰC
CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN L&A

NĂM 2019


TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM
KHOA KINH DOANH QUỐC TẾ - MARKETING

Đề tài:

NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ
NHÂN VIÊN CỦA DỊCH VỤ TH NGỒI NHÂN LỰC
CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN L&A

NĂM 2019



LỜI CẢM ƠN
Bài luận tốt nghiệp này hoàn thành là kết quả của sự giúp đỡ, tạo điều kiện tốt nhất
của các quý thầy cô, các anh chị và các bạn. Em xin gửi lời cám ơn sâu sắc đến:
Thầy Lê Minh Tuấn,Thạc sĩ chuyên ngành Kinh doanh quốc tế, người trực tiếp
hướng dẫn, chỉ bảo tận tình những sai sót trong thời gian làm đề tài và tạo mọi điều kiện
giúp em hoàn thành bài luận tốt nghiệp này một cách tốt nhất.

Ban lãnh đạo công ty cổ phần Le & Associates đã cho em cơ hội cũng như điều kiện
tốt nhất để e hoàn thành tốt nhiệm vụ thực tập cũng như là nghiên cứu đề tài
Ban giám hiệu Trường Đại học Kinh Tế TP. HCM, ban chủ nhiệm Khoa Kinh doanh
Quốc tế, cùng tất cả quý thầy cô đã truyền dạy những kiến thức cho em trong suốt quá
trình học tập tại trường.
Em xin chân thành cảm ơn!

4


LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan nội dung khóa luận tốt nghiệp này là đề tài nghiên cứu thực sự của cá
nhân tôi, được thực hiện trên cơ sở nghiên cứu lý thuyết tơi thu thập được, khảo sát tình
hình thực tiễn trong quá trình thực tập, dưới sự hướng dẫn của Ths. Lê Minh Tuấn.
Các số liệu trích dẫn trong khóa luận tốt nghiệp là trung thực, khơng sao chép dưới bất cứ
hình thức nào.
Một lần nữa tơi xin khẳng định về sự trung thực của lời cam đoan trên.
TP.HCM, ngày 13 tháng 3 năm 2019
Sinh viên thực hiện

5


MỤC LỤC

CHƯƠNG 1:TỔNG QUAN KHÓA LUẬN....................................................................1
1.1 Lý do chọn đề tài..................................................................................................1
1.2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.........................................................................1
1.2.1 Đối tượng nghiên cứu:...................................................................................1
1.2.2 Phạm vi nghiên cứu:......................................................................................1

CHƯƠNG 2:GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN L&A........................................3
2.1 Thơng tin chung........................................................................................................3
2.2 Lịch sử hình thành và phát triển................................................................................4
2.3 Sứ mệnh và tầm nhìn................................................................................................5
2.4 Cơ cấu tổ chức..........................................................................................................5
CHƯƠNG 3:PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÂN VIÊN CỦA DỊCH
VỤ TH NGỒI NHÂN LỰC CỦA CƠNG TY L&A...............................................7
3.1Tình hình kinh doanh của dịch vụ th ngồi nhân lực của công ty L&A.................7
3.2 Ưu điểm.................................................................................................................... 7
3.3 Nhược điểm..............................................................................................................8
3.3.1 Hợp đồng nhân viên...........................................................................................8
3.3.2 Hồ sơ nhân viên..................................................................................................9
3.3.2.1 Không gian lưu trữ..........................................................................................9
3.3.2.2 Thu hồi-lưu trữ hồ sơ nhân viên......................................................................9
CHƯƠNG 4:MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NHÂN
VIÊN CỦA DỊCH VỤ TH NGỒI NHÂN LỰC CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN
L&A................................................................................................................................ 12
4.1 Lưu trữ hồ sơ nhân viên..........................................................................................12
4.1.1Mục tiêu đưa ra giải pháp..................................................................................12
4.1.2 Cách tiến hành..................................................................................................12
4.2 Hợp đồng lao động nhân viên.................................................................................13
4.2.1 Mục tiêu giải pháp............................................................................................13
4.2.2 Cách thực hiện..................................................................................................13
CHƯƠNG 5:KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ..........................................................14
5.1 Kết luận..................................................................................................................14
5.2 Khuyến nghị...........................................................................................................14
TÀI LIỆU THAM KHẢO.............................................................................................15

6

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT

Từ viết tắt

Diễn giải

BHYT

Bảo hiểm y tế

BHXH

Bảo hiểm xã hội

C&B

Bảo hiểm và phúc lợi

F&A

Phịng Kế tốn

HĐLĐ

Hợp đồng lao động

HĐQT

Hội đồng quản trị

HR

Phịng nhân sự nội bộ

HRBP

Đối tác nhân lực

HRE

Nhân viên nhân sự

IT

Phòng hỗ trợ Kỹ Thuật

L&A

Cơng ty cổ phần Le & Associates

Marketing

Phịng Marketing

R&D

Phịng Nghiên Cứu và Phát Triển Sản Phẩm-Dịch Vụ

SO

Phịng th ngồi nhân lực

7


DANH MỤC BẢNG VÀ HÌNH

Hình 2.1:Hình ảnh Cơng ty Cổ phần L&A.........................................................................3
Hình 2.4.1:Cơ cấu tổ chức Cơng ty Cổ phần L&A............................................................5
Bảng 3.1 Doanh thu của dịch vụ thuê ngoài nhân lực năm 2016-2018..............................7

8


0


CHƯƠNG 1:TỔNG QUAN KHÓA LUẬN
1.1 Lý do chọn đề tài
Những năm gần đây có thể thấy mơ hình th ngồi nhân lực (Staff Outsourcing)
đang ngày càng bùng nổ và phát triển do doanh nghiệp họ muốn phát triển,mở rộng quy
mô sản xuất nhưng lại không muốn tốn quá nhiều chi phí kinh doanh,đầu tư về vật chất,
nhân lực cũng như hao tốn quá nhiều thời gian cho việc quản lý hành chính của nhân viên
quá rườm rà,phực tạp.Và trong bối cảnh ngày nay việc tiết kiệm chi phí kinh doanh mà
công việc vẫn diễn ra liên tục và mở rộng là việc mà các doanh nghiệp đang ưu tiên hàng
đầu.
Công ty cổ phần L&A cũng không nằm ngoại lệ với lĩnh vực thuê ngoài,thầu phụ
nhân lực với giá trị mà cơng ty mang lại cho khách hàng đó chính là “Cải thiện được
năng suất,chất lượng công việc và tối ưu định pháp lý về lao động” (L&A,2019).Để tạo

được các giá trị mà cơng ty mang lại cho doanh nghiệp thì bao gồm rất nhiều yếu tố
như:Năng lực quản lý dự án tích cực và chủ động theo mơ hình HRBP (Human
Resources Business Partner),tiếp nhận cũng như quản lý hồ sơ nhân viên,tính bảo mật
cao về lương cho nhân viên mỗi dự án của khách hàng đồng thời kèm theo đó là sự tương
tác,hỗ trợ tốt của các HRBP và nhân viên.
Trong q trình nghiên cứu và thực tập tại cơng ty,tơi nhận thấy rằng vấn đề trong
q trình thu hồi và lưu trữ hồ sơ chưa khoa học,chặt chẽ,các vấn đề mà nhân viên phản
hồi về cho các HRBP cũng cần được hồn thiện hơn vì đó cũng là yếu tố quan trọng để
quản lý nhân viên mỗi dự án,cũng như là góp phần mang lại giá trị và sự tin tưởng của
đối tác,doanh nghiệp với công ty L&A,nên tôi chọn đề tài mang tên :”Nâng cao hiệu quả
hoạt động quản lý nhân viên của dịch vụ thuê ngoài nhân lực của cơng ty cổ phần L&A”
nhằm góp phần cho cơng ty khơng tốn q nhiều chi phí cũng như thời gian trong việc
quản lý nhân viên.
1.2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
1.2.1 Đối tượng nghiên cứu:
 Tình hình qui trình việc thu hồi-lưu trữ hồ sơ của nhân viên mỗi dự án
 Hoạt động tiếp nhận vấn đề của nhân viên đối với các HRBP
 Các phần mềm lưu trữ các thơng tin có liên quan đến nhân viên
1.2.2 Phạm vi nghiên cứu:
Nghiên cứu thông qua việc thực tập tại cơng ty cũng như tình hình kinh doanh của
bộ phận Staff Outsourcing từ năm 2016 đến năm 2018

1


1.3 Phương pháp nghiên cứu:
 Thông tin sơ cấp:Thu thập thông tin,dữ liệu thông qua việc quan sát cũng như
thực tập của chính bản thân tại bộ phận SO của công ty L&A
 Thông tin thứ cấp:Thu thập dữ liệu thứ cấp từ dữ liệu công ty cung cấp,thông tin
từ sách báo,dữ liệu trên internet,trang mạng.

2


CHƯƠNG 2:GIỚI THIỆU VỀ CƠNG TY CỔ PHẦN L&A
2.1 Thơng tin chung
Công ty Cổ phần L&A được thành lập vào ngay 6/4/2001 do bà Phạm Thị Mỹ LệChủ tịch HĐQT thành lập.Tên gọi L&A là tên viết tắt Le & Associates mang một ý
nghĩa sâu sắc do chính người sáng lập tâm sự:”Luôn xem những người làm trong công ty
dù ở cương vị nào cũng như là người cộng sự thân thiết mà mình ln tin tưởng và tơn
trọng”,cơng ty cổ phần L&A chuyên cung cấp các dịch vụ cũng như các giải pháp hiệu
quả về nguồn nhân lực
Sau 17 năm thành lập,cùng xây dựng và phát triển,hiện nay tổng số nhân viên của
công ty khoảng 8000 nhân viên trải dài cả nước từ Bắc đến Nam.
Hình 2.1:Logo Cơng ty Cổ phần L&A

Nguồn:(Website cơng ty L&A)
Trụ sở chính:323A Lê Quang Định,phường 5,Bình Thạnh,Hồ Chí Minh
Văn phịng đại diện:140 Nguyễn Văn Thủ,phường Đakao,quận 1,Hồ Chí Minh
Mã số thuế: 0302269938
Hotline: 0902 989 578
Điện thoại: (028) 7107 9909
Email:
Website:l-a.com.vn
Lĩnh vực kinh doanh:
+Dịch vụ tư vấn:
 Xây dựng hệ thống quản lý nhân lực
 Xây dựng Kế hoạch phát triển cá nhân
 Nâng cao năng lực quản lý nguồn nhân lực

3

 +Dịch vụ cung ứng thuê ngoài nhân lực:
 Thuê ngoài nhân sự
 Thầu nhân lực sản xuất
 Quản lý lương
 Tuyển dụng đại trà
+Dịch vụ tuyển dụng:
+Đào tạo và phát triển:
 Đào tạo kĩ năng mềm
 Đào tạo kĩ năng lãnh đạo và quản lý
 Huấn luyện
+Dịch vụ quảng cáo truyền thơng
2.2 Lịch sử hình thành và phát triển
Năm 2001: Thành lập L & A
Cung cấp dịch vụ Tuyển dụng quản trị viên
Năm 2002: Cung cấp dịch vụ Thuê ngoài nhân lực
Năm 2004: Cung cấp dịch vụ Đào tạo doanh nghiệp
Năm 2007: Cung cấp dịch vụ Tư vấn quản lý nhân lực
Năm 2009: Khai trương văn phòng đại diện của L & A tại Hà Nội
Năm 2013: Cung cấp dịch vụ Đánh giá tổ chức và cá nhân
Năm 2014: Ra mắt mơ hình SIBOT – Giải pháp nhân sự trọn gói
Năm 2015: Trở thành Đối tác chiến lược với Dream Incubator
Năm 2016: Tách bộ phận ESS thành lập CxO Search
Năm 2017: Đối tác chiến lược với CVreferral (Ứng dụng CNTT để quản lý và tăng
chất lượng tuyển dụng thông qua giới thiệu của nhân viên và cộng tác viên, tiên phong tại
Châu Á.)
Năm 2018: Phân phối độc quyền cho ứng dụng quản lý hiệu quả công
việc PeopleTrek (Ứng dụng CNTT để quản lý hiệu quả công việc theo thời gian thực một
cách đơn giản và khai thác độc quyền tại Việt Nam bởi L & A).

Trở thành Đối tác chiến lược với Trust Tech Group (Một trong 5 tập đoàn hàng đầu
về dịch vụ thầu nhân sự trong lĩnh vực kỹ thuật tại Nhật Bản và là cổ đông chiến lược
của L & A.
4


2.3 Sứ mệnh và tầm nhìn
+Sứ mệnh:Tối đa hóa sự đầu tư của khách hàng vào nguồn nhân sự
+Tầm nhìn:Trở thành nhà cung cấp nguồn nhân lực thành công và đáng tin cậy ở
Châu Á để đáp ứng nhu cầu của khách hàng bằng đội ngũ chuyên gia giàu năng lực,sáng
tạo và tận tâm.
2.4 Cơ cấu tổ chức
Hình 2.4.1:Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần L&A

L&A Holdings
Chairwoman

Legail Assitant
F&A
Finance & Accounting Manager

Research & Development
Director

L&A

General Director

HR

HR Director

IT

IT Director

SO Non-Commercial
THÁI HOÀNG OANH

SO Commercial
TRẦN MẠNH TƯỞNG

Director

Director

R&D

Research & Development Director

MKT

Marketing Manager

Marketing Manager
Director

Nesso
PHẠM XUÂN TÙNG

C&OD
NGUYỄN TUYẾT MINH

Dip Manager

Back End

C&OD Manager

Front end

Nguồn: (Phòng nhân sự,2019)

5


Chức năng và nhiệm vụ từng phòng ban:
 Chairwoman:Người đứng đầu trong công ty,quyết định và điều hành hoạt động
công ty,chủ tọa trong mọi cuộc họp ở công ty.
 Legail Assistant:Tư vấn,chịu trách nhiệm các hạn chế rủi ro pháp lý,bảo vệ lợi
ích hợp pháp và uy tín cho cơng ty.Luôn đảm bảo các hoạt động công ty đang thực hiện
đúng với pháp luật
 General Director:Có vai trị quan trọng trong việc lãnh đạo hoạt động của công
ty.Chịu trách nhiệm trong việc lập ra hoạt động,định hướng chiến lược chung cho công
ty,đảm bảo việc phát triển cũng như lợi nhuận cơng ty.
 SO Commercial Director:Có vai trị trong việc quản lý các dự án khối bán
lẻ,khối văn phòng.
 SO Non-Commercial Director:Quản lý,điều hành các hoạt động nhân viên của
mỗi dự án khối sản xuất,dược phẩm,…
 C&OD Manager:Quản lý,lên kế hoạch và chịu trách nhiệm về việc tư vấn,đào

tạo và phát triển cho các doanh nghiệp.Tối ưu hóa cho ngân sách của cơng ty và tư vấn
mơ hình doanh nghiệp với văn hóa quản lý khác biệt
 Nesso Dip Manager:Quản lý trong dịch vụ xử lý ảnh và dữ liệu chất lượng, linh
hoạt và tiết kiệm chi phí với các khách hàng trong và ngoài nước ở lĩnh vực điện
tử,thương hiệu,..
 Finance & Accounting:Thực hiện các hoạt động tài chính,thu-chi hàng
tháng,quý và năm,chi trả lương,xuất hóa đơn,cho nhân viên các dự án khác nhau.Lập các
báo cáo tài chính,báo cáo thuế hàng năm,tuân theo luật pháp và nội quy công ty.
 Human Resources:Quản lý thông tin nhân viên công ty,lập bảng chấm công cho
công ty,đào tạo và tuyển dụng nhân viên cũng như thực tập sinh cho công ty
 Informational Technology: Hỗ trợ,chỉnh sửa các hoạt động máy tính trong cơng
ty cũng như các máy in,máy phô tô.Cập nhật,thay đổi các phần mềm tiên tiến để hồn
thiện cơng việc của nhân viên được nhanh chóng hơn
 Research and Development:Phát triển,hoạch định và nghiên cứu các kế hoạch
để phát triển các dịch vụ của cơng ty
 Phịng Marketing:Lên kế hoạch,ý tưởng để quảng bá công ty theo các mục tiêu
Marketing của công ty đề ra.

6


CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÂN VIÊN CỦA DỊCH
VỤ TH NGỒI NHÂN LỰC CỦA CƠNG TY L&A
3.1Tình hình kinh doanh của dịch vụ th ngồi nhân lực của công ty L&A
Bảng 3.1 Doanh thu của dịch vụ th ngồi nhân lực năm 2016-2018
ĐVT:Đồng
Năm
Số liệu
Doanh thu
Chi phí

Lợi nhuận

2016

2017

2018

204.571.289.505

255.714.111.882

284.572.971.921

46.473.008.253

59.091.260.316

64.992.025.737

158.098.281.252

196.622.851.566

219.580.946.184

( Nguồn:Phòng nhân sự,2019)
Qua bảng 3.1 thống kê doanh thu của dịch vụ thuê ngoài nhân lực qua ba năm từ
năm 2016 đến năm 2019,có thể thấy rằng năm 2017 so với năm 2016 là năm tăng trưởng
về doanh thu cao nhất,tăng lên đến 51.142.822.377 đồng,tương đương tăng 25%,năm

2018 so với năm 2017 tăng chậm lên đến 28.858.860.039 đồng,tương đương tăng
11%.Chi phí của năm 2017 so với năm 2016 tăng 59.091.260.316 đồng,tương đương
27%,chi phí năm 2018 so với năm 2017 tăng chậm lên đến 5.900.765.421 đồng,tương
đương tăng 10%.Nhưng từ đó có thể thấy được chi phí năm 2018 thấp hơn tốc đổ tăng
trưởng doanh thu cùng năm,và đó chính là chiều hướng diễn biến tốt năm 2018.Bộ phận
SO đã hoàn thành đúng chỉ tiêu mà cơng ty đã đề ra đó chính là tối thiểu chi phí và tối đa
hóa lợi nhuận nhằm phát triển công ty ngày càng tốt hơn,nâng cao hiệu quả trog việc sản
xuất kinh doanh.
3.2 Ưu điểm
Về dịch vụ Staff Outsourcing của công ty cổ phần L&A đã đạt nhiều những mặt tích
cực như:
 Ban lãnh đạo công ty đã tạo nhiều điều kiện cũng như là cơ hội cho nhân viên
công ty thăng tiến,phát triển trong cơng việc của mình,cơng ty ln mở những lớp học để
bồi dưỡng thêm về kỹ năng,nghiệp vụ cho nhân viên như mở lớp dạy thêm về cách tính
lương trong nhân sự,….Điều này làm cho kỹ năng của nhân viên được hoàn thiện hơn,tác
phong chuyên nghiệp,tạo niềm tin cũng như là sự hài lòng của khách hàng dành cho nhân
7


viên cũng như là công ty.
 Khâu tuyển dụng và các HRBP,hoặc HRBP với các C&B ngày càng phối hợp
nhịp nhàng và ăn ý với nhau,cùng nhau giải quyết các vấn đề của khách hàng,nhân viên
mỗi dự án.Giúp cho việc tuyển dụng cho khách hàng ngày một tốt hơn,tuyển dụng nhân
viên chất lượng cho khách hàng,hỗ trợ tốt trong công việc của mỗi dự án,thêm vào đó
bên C&B làm tốt trong công tác phúc lợi cho nhân viên,giúp nhân viên hài lòng trong vấn
đề về người lao động và cảm giác muốn gắn bị lâu dài với cơng ty,hồn thành tốt,phát
triển cơng việc của mình.
 Bảo mật cao về tiền lương,việc trả lương cho nhân viên đúng hạn,có sự tương tác
tốt giữa HRBP với nhân viên mỗi dự án.Dịch vụ chuyển lương cho nhân viên thơng qua
hình thức chuyển khoản.Hạn chế được rất nhiều vấn đề phát sinh khi trả lương bằng tiền

mặt .
 Số lượng dự án của bộ phận th ngồi nhân lực tăng lên theo từng năm.Điển
hình là sự hợp tác với Trust Tech Group,một trong năm công ty hàng đẩu ở Nhật Bản về
dịch vụ thầu nhân sự.
3.3 Nhược điểm
Ngồi những mặc tích cực mà cơng ty đã đạt được,trong q trình nghiên cứu thì
cơng ty vẫn còn nhiều mặt hạn chế cần cải thiện như:
3.3.1 Hợp đồng nhân viên
+Khi các HRE lập các HĐLĐ cho nhân viên mỗi dự án sẽ gửi cho nhân viên hai
bản HĐLĐ,một bản nhân viên giữ lại,bản còn lại gửi lại về cho cơng ty để hồn chỉnh hồ
sơ nhân viên.Nhưng một số ít nhân viên khơng gửi bản HĐLĐ cịn lại về cho cơng ty,nếu
có thì cũng qn kí tên lên HĐLĐ.Việc quản lý hàng trăm nhân viên mỗi dự án khác
nhau,ở mỗi tỉnh thành khác nhau thì quản lý việc gửi về HĐLĐ của nhân viên tốn rất
nhiều thời gian và cịn khó khăn.Ngun nhân dẫn đến việc khó kiểm tra việc HĐLĐ gửi
về cho cơng ty là do:
 Kiểm tra thư nhân viên gửi về còn thiếu sót,kiểm tra và nhập dữ liệu thư nhân
viên gửi về bao gồm những gì chưa thật sự cẩn thận,khơng kiểm sốt việc nhân viên có
gửi về lại cho cơng ty hay không,và khi nhân viên gửi HĐLĐ về lại cũng không lưu ý lại
để về sau lại phải mất thời gian cho việc dò lại hồ sơ nhân viên.
 Việc liên hệ cho nhân viên để thông báo cũng rất khó khăn vì khơng thể tốn
nhiều thời gian cho việc liên hệ hàng trăm nhân viên và thật sự các HRBP và HRE khộng
có thời gian vì tính chất cơng việc của mỗi người rất nhiều việc để hoàn thành.
Việc nhân viên nhận được HĐLĐ từ cơng ty cịn chậm trễ cũng như là việc nhân
viên hết hạn với HĐLĐ cũ và nhận được HĐLĐ mới cũng trễ hạn với lí do như:
 Việc tuyển dụng nhân viên mới có thể cơng ty tuyển dụng,cũng có thể là đối tác
8


trực tiếp tuyển dụng.Nên khi có nhân viên mới từ đối tác tuyển dụng thì đơi khi họ thơng
báo trễ về thông tin nhân viên cho công ty,việc thông báo đột xuất của đối tác làm cho

các HRE không tạo code và làm HĐLĐ đúng hạn cho nhân viên.
 Hồ sơ nhân viên gửi về cho cơng ty có khi có sai sót sẽ dẫn đến hai việc :
1. Các HRE và ngay cả nhân viên cũng không biết thông tin cung cấp bị sai sót,các
HRE sẽ tạo HĐLĐ với thông tin như nhân viên đã gửi,và khi nhân viên nhận được
HĐLĐ sẽ hồn trả lại và khơng kí tên.Điều này bắt buộc các HRE làm lại HĐLĐ khác
cho nhân viên.Qúa trình tạo HĐLĐ khác ,trình ký chung với các HĐLĐ khác và gửi lại
cho nhân viên cũng tốn thời gian,nhân viên sẽ nhận được HĐLĐ không như đúng hạn.
2. Nhân viên cung cấp thông tin sai số điện thoại sai nên việc liên hệ nhân viên
cũng khó khăn,tốn nhiều thời gian cho việc tạo HĐLĐ cũng như là việc liên hệ nhân viên
để gửi thư
3.3.2 Hồ sơ nhân viên
Với hàng trăm nhân viên của mỗi dự án và tính chất mỗi dự án lại khác nhau nên
quản lý hồ sơ cuả nhân viên cũng còn chưa khoa học và chặt chẽ.Một bộ hồ sơ đầy đủ
nhân viên bắt buộc phải gửi về cho công ty khi bắt đầu làm cho mỗi dự án bao gồm:
 Sơ yếu lí lịch (bắt buộc công chứng).
 Chứng minh nhân dân,hộ khẩu (bắt buộc công chứng).
 Giấy khám sức khỏe
 Bảng kê khai thông tin nhân viên (Bảng này sẽ do công ty gửi về cho nhân viên
đầy đủ thông tin vào và chỉ cần một bảng kê khai thông tin nhân viên sẽ giúp rất nhiều
cho các HRBP trong việc chi lương hoặc gửi thư cho nhân viên).
Ngồi ra tính chất mỗi dự án khác nhau nhân viên có thể nộp thêm giấy khai
sinh,đơn xin gia nhập cơng đồn,đơn xác nhận hạnh kiểm,bằng cấp chuyên môn,…
Là một công ty chuyên về nguồn nhân lực,số lượng nhân viên lên tới hàng ngàn
nhân viên nên có rất nhiều vấn đề về hồ sơ nhân viên như:
3.3.2.1 Không gian lưu trữ
Không gian lưu trữ hồ sơ nhân viên của cơng ty cịn hạn chế,khơng đủ nơi để hồ sơ
nhân viên(bao gồm hồ sơ nhân viên đang làm việc và nhân viên đã nghỉ việc).Việc không
gian lưu trữ có hạn làm cho khi lưu hồ sơ cứ nhét vào sọt có thể làm rách hồ sơ.Khi có
việc liên quan đến hồ sơ thì việc tìm kiếm hồ sơ cũng tốn thời gian và khó khăn cho
người tìm,điều này kể đến những nguyên do như:

 Các dự án của một team quản lý,hay các dự án mà một HRBP quản lý không nằm
chung một chỗ,không sắp xếp theo hệ thống của team nên khi HRE quản lý HĐLĐ nhân
viên cho team đó tìm hồ sơ cũng mất thời gian.
9


 Quá ít tủ đựng hồ sơ cho nhân viên,nhân viên mỗi dự án một ngày càng tăng lên
nhưng số tủ đựng hồ sơ nhân viên vẫn vậy nên các sọt hồ sơ nhân viên phải để rìa ngồi
tủ đựng dễ làm cho rớt hồ sơ.
3.3.2.2 Thu hồi-lưu trữ hồ sơ nhân viên
+Việc thu hồi-lưu trữ hồ sơ nhân viên cịn nhiều thiếu sót,hay thất lạc hồ sơ nhân
viên nên khi có vấn đề cần hồ sơ thì mất nhiều thời gian trong việc tìm kiếm,điều này
cũng làm cho nhân viên đơi khi khó chịu với việc tiếp nhận hồ sơ của cơng ty,vì khi hồ sơ
mất ví dụ như CMND hay hồ sơ hưởng chế độ thai sản đối với nhân viên nữ thì họ lại
phải làm lại mất nhiều thời gian của họ.Hồ sơ nhân viên đôi khi thiếu sót thơng tin,sai sót
hoặc thất lạc cũng ảnh hưởng nhiều đến việc làm HĐLĐ cho nhân viên không đúng
hạn,hoặc khi các HRE hay HRBP cung cấp sai thông tin CMND của nhân viên cho C&B
thì khơng tìm được mã số thuế hoặc gây khó khăn trong việc khai báo thuế lại phải mất
thời gian dị lại thơng tin nhân viên.Nguyên nhân dẫn đến bao gồm:
 Kiểm tra thư và nhập dữ liệu vào máy tính bị sót thơng tin,việc kiểm tra thư nhân
viên gửi về những gì chưa kĩ lưỡng.Hoặc để hồ sơ chưa gọn gàng nên những hồ sơ như
CMND dễ mất.
 Nhân viên mới nộp hồ sơ về cơng ty sẽ có nhân viên có bảng kê khai thơng tin
nhân viên,sẽ có nhân viên khơng có nên hồ sơ nhân viên đơi khi khơng có số điện
thoại,địa chỉ hiện tại của nhân viên,..hoặc nhân viên sẽ ghi lên bìa hồ sơ hoặc ngồi bao
thư nhưng đơi khi kiểm tra sẽ khơng để ý mà bỏ sót qua điều đó.
 Nhân viên cung cấp thơng tin sai nhất là các thông tin quan trọng hay sai như số
điện thoại,CMND,email,…hoặc chính người kiểm tra nhập thơng tin sai lên hệ thống.
 Khi tạo bìa hoặc lưu hồ sơ ghi nhầm mã code hoặc để không đúng thứ tự mã
code vào sọt hồ sơ,một số ít hồ sơ lại đề nhầm qua dự án khác,điều này dẫn đến nhân

viên phải nộp lại hoặc tìm kiếm mất thời gian.
 Cơng việc của các HRBP q nhiều nên họ sẽ khơng có nhiều thời gian cho việc
đi lưu hồ sơ nhân viên,thêm vào đó nhân viên đơi khi họ nộp hồ sơ không đầy đủ phải
nộp nhiều lần nên các HRBP thường sẽ dồn hồ sơ một lần mới lưu hồ sơ,điều này làm
cho hồ sơ để quá lâu cũng sẽ dễ thất lạc.
Thêm vào đó,việc bàn giao hồ sơ liên quan đến bảo hiểm hay thuế đôi khi phải làm
đi làm lại do bị thất lạc,ảnh hưởng đến các phúc lợi cho nhân viên,hoặc nhân viên gửi
thiếu hồ sơ để làm phúc lợi về cơng đồn hay thuế,bảo hiểm nên các chế độ phúc lợi cho
nhân viên đôi khi bị chậm trễ,lí do của việc là:
 Khi bàn giao qua C&B ln có hai tờ bàn giao thể hiện bên HRBP bàn giao
những gì cho C&B,một là bên HRBP giữ,một là bên C&B giữ.Bên C&B sẽ kiểm tra hồ
sơ bàn giao qua xem có đầy đủ ,đúng thơng tin hay khơng sẽ ký và gửi lại cho HRBP một
tờ bàn giao chứng nhận là C&B đã nhận hồ sơ đầy đủ. Nhưng khi bàn giao đôi khi C&B
10


sẽ chưa kiểm tra liền,hoặc hai ba ngày sau mới trả lại tờ bàn giao hoặc sẽ bỏ sót việc đưa
lại cho HRBP,điều này làm cho các HRBP không biết là C&B đã kiểm tra và nhập thông
tin vào hay chưa.
 Nhân viên cung cấp thiếu hồ sơ ví dụ như đăng ký người phụ thuộc để giảm trừ
gia cảnh thì hồ sơ bao gồm:
1. Nếu đăng kí là con chưa có CMND thi phải có giấy khai sinh của con có cơng
chứng,hoặc con có CMND thì phải có hồ sơ con học ở trường nào,….
2. Nếu đăng kí cho ba mẹ thì có CMND của ba mẹ,giấy tờ chứng minh mối quan
hệ,…
3. Nếu đăng kí cho chồng thì có CMND của chồng,giấy kết hôn.
Chỉ cần nhân viên nộp thiếu phải đợi liên hệ lại nhân viên để nhân viên nộp đầy đủ
mới bàn giao qua C&B.Hoặc nhân viên chưa được tạo code thì hồ sơ cũng khơng được
bàn giao,các HRE đơi khi chưa có thể tạo mã code liền cho nhân viên.Điều này cũng ảnh
hưởng đến việc làm phúc lợi cho nhân viên.

3.3.3 Gửi thư
Vấn đề gửi thư luôn xảy ra nhưng vẫn chưa được khắc phục,việc thư bị hoàn về hay nhận
thư trễ cũng là một trong những lí do ảnh hưởng đến quyền lợi của nhân viên và cũng là
những vấn đề nhân viên hay than phiền với các HRBP.Ngoài ra nhân viên liên tục bị hỏi
về thông tin gửi thư trong khi đã cung cấp nhiều lần cho cơng ty bởi vì:
 Thơng tin gửi thư không lưu chung một mục thư,mỗi HRBP lưu thông tin thư vào
tệp thư riêng của mình và HRE cũng vậy,và mỗi mục thư đều để mỗi thứ một chỗ
khác nhau.
 Dich vụ th ngồi nhân lực của cơng ty đối với nhân viên vẫn còn xa lạ,một số
nhân viên nghĩ dự án mà họ đang làm là chính cơng ty của họ chứ không phải
công ty L&A,nên hồ sơ họ chỉ nộp về công ty hiện họ đang làm việc tại đó và bên
dự án đó mới gửi cho L&A.Và nhân viên của công ty L&A trải dài từ Bắc vào
Nam nên việc tiếp cận nhân viên ở các tỉnh khác vẫn cịn khó khăn.

11


CHƯƠNG 4:MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NHÂN
VIÊN CỦA DỊCH VỤ THUÊ NGOÀI NHÂN LỰC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
L&A
4.1 Lưu trữ hồ sơ nhân viên
4.1.1Mục tiêu đưa ra giải pháp
Quản lý hồ sơ nhân viên khoa học là một trong những vấn đề quan trọng và cấp
bách công ty cần giải quyết,thực hiện trong thời gian ngắn vì nó khơng những giúp cơng
ty giảm thiểu khơng gian lưu trữ mà cịn tiết kiệm thời gian trong việc cung cấp thông tin
nhân viên cho những vấn đề cần thiết,đảm bảo tiến độ và nâng cao hiệu quả công
việc.Đồng thời giảm thiểu rất nhiều trong việc thất lạc hồ sơ,tránh việc nhân viên phải
gửi lại hồ sơ cho công ty.
Quản lý hồ sơ không những một cách khoa học mà còn phải thêm sự chặt chẽ. Việc
nhân viên cung cấp thông tin đầy đủ và kịp thời giúp HRBP và HRE dễ dàng hơn trong

công tác quản lý và làm chế độ phúc lợi cho người lao động như: lên mã code nhân viên
trong phần mềm Master File công ty, cập nhật được thông tin để làm HĐLĐ và phụ lục
HĐLĐ,dễ dàng trong việc đăng kí mã số thuế cá nhân cho nhân viên, quản lý thẻ BHYT
và sổ BHXH,…đảm bảo được sự tương tác cho nhân viên với các HRBP,HRE.
4.1.2 Cách tiến hành giải pháp
Đầu tiên,bộ phận SO mở cuộc họp thống nhất việc quản lý hồ sơ nhân viên mỗi dự
án,lên kế hoạch cụ thể để sắp xếp lại hồ sơ nhân viên nghỉ việc,nhân viên đang làm việc.
Bước 1: Chọn tủ hồ sơ và sắp xếp lại không gian lưu trữ
Bước đầu loại bỏ các tủ gỗ đã cũ,dễ gãy để tránh việc để hồ sơ quá nặng làm nguy
hiểm cho những người ngồi gần tủ đựng hồ sơ.Chọn những tủ có nhiều khơng gian,ít các
vách ngăn để có thể đựng được nhiều sọt đựng hồ sơ hơn.Tận dụng các loại tủ treo trên
tường để đựng hồ sơ về sổ BHXH,các giấy tờ về thuế để không gian dưới đất đựng hồ sơ
nhân viên.
Về phần không gian lưu trữ,tận dụng không gian bỏ trống để đựng những hồ sơ
nhân viên đã nghỉ việc,những dự án đã kết thúc hợp đồng với cơng ty,nó sẽ giúp công ty
tiết kiệm được rất nhiều không gian để lưu trữ được nhiều hồ sơ hơn.
Bước 2: Phân loại hồ sơ
Có nhiều cách để phân loại hồ sơ mà đảm bảo công việc kiểm tra, xắp xếp dễ
dàng.Ta chia hồ sơ nhân viên nghỉ việc và nhân viên đang lam việc.Nhân viên nào đã nghỉ
ta nên để vào không gian trống của công ty.Hồ sơ nhân viên đang làm việc chia theo dự án
mà các HRBP phụ trách,có hai nhóm HRBP phụ trách thì nhóm HRBP và HRE phụ trách
những dự án nào thì hồ sơ nhân viên những dự án đó nên để gần nhóm HRBP và HRE để
tiện cho việc tiết kiệm thời gian tìm kiếm.
12


Bước 3: Sắp xếp hồ sơ
Sau khi phân loại hồ sơ xong, công đoạn khác của quản lý hồ sơ là sắp xếp hồ sơ
theo trình tự. Với hồ sơ thơng tin nhân viên sẽ sắp xếp theo trình tự mã nhân viên tăng
dần của từng dự án. Còn sổ bảo hiểm nên sắp xếp theo ngày tháng chốt sổ nếu nhân viên

đó đã nghỉ việc hoặc theo số lưu sổ nếu nhân viên đang làm việc.Quá trình sắp xếp hồ sơ
nên được làm cẩn thận để không bị thất lạc hồ sơ nhân viên lần nữa.Hồ sơ nhân viên nào
đã cũ cần nên tạo một bìa hồ sơ mới để tránh việc làm rách hồ sơ nhân viên.
Bước 4:Quản lý hồ sơ nhân viên
Hồ sơ nhân viên nên được cập nhật thường xun để tránh việc sai sót thơng tin trên
HĐLĐ.Bộ phận kỹ thuật cũng nên cài đặt các phần mềm khắc phục khi có sự cố xảy ra
như: phần mềm phục hồi hồ sơ, phần mềm chuyên phục hồi dữ liệu trên ổ đĩa cứng, phần
mềm chuyên phục tìm lại mật khẩu bị mất,… Bộ phận kỹ thuật cũng cần giới hạn quyền
truy cập thông tin, hồ sơ trên máy tính, chỉ một số người có nhiệm vụ liên quan mới có
quyền xem thơng tin, quyền chỉnh sửa, cập nhật thông tin,…
4.2 Hợp đồng lao động nhân viên
4.2.1 Mục tiêu giải pháp
Tránh làm sai sót HĐLĐ cho nhân viên,gửi cho nhân viên đúng hạn.Tạo sự thuận lợi
trong công việc giữa HRE,HRBP với nhân viên
4.2.2 Cách thực hiện
Các HRE nên tích cực chủ động trong việc liên hệ nhân viên để cập nhật thông tin
nhân viên mới cũng như nhân viên cũ.Khi nhân viên mới gửi hồ sơ về cho cơng ty thì các
HRE nên xem xét cẩn thận trên hồ sơ nhân viên cũng như bìa thư ở ngồi để cập nhật
thơng tin nhân viên,sau đó chủ động liên hệ nhân viên để xác thực thông tin nhân viên
cung cấp là chính xác và cập nhật địa chỉ gửi thư cho nhân viên tại địa chỉ nào để sau này
có gửi HĐLĐ hoặc gửi thẻ BHYT,có thể mất thời gian lúc đầu nhưng những lần sau sẽ
không phải tốn thời gian cho việc tìm kiếm,tránh được nhiều sai sót trong việc làm
HĐLĐ.
Nên tạo một thư mục chung gửi thư cho các dự án của một nhóm.Khi ai cần gửi thư
cho nhân viên thì vào mục gửi thư chung,tránh mất thời gian việc điện thoại nhiều lần cho
nhân viên để hỏi lại địa chỉ gửi thư

13

14