bài thu hoạch soạn thảo văn bản hành chính

TRƯỜNG CHÍNH TRỊ TỈNH LÀO CAI

BÀI THU HOẠCH
PHẦN III KHOA HỌC HÀNH CHÍNH
-------oOo------Chương trình: TRUNG CẤP LÝ LUẬN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH

Bài thu hoạch:

CƠNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN
Học viên:
Lớp: Trung cấp Chính trị - Hành chính
Khóa:

Lào Cai, ngày tháng năm 2020

1


LỜI MỞ ĐẦU
Trong hoạt động giao tiếp, văn bản là một trong những phương tiện quan
trọng nhằm ghi lại và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ, nhằm điều chỉnh các
mối quan hệ xã hội sao cho phù hợp với pháp luật hiện hành. Văn bản được hình
thành trong nhiều lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội. Trong hoạt động quản
lý hành chính Nhà nước, văn bản là phương tiện thông tin cơ bản để ghi lại và
truyền đạt các quyết định quản lý, là hình thức cụ thể hóa pháp luật và điều
chỉnh các mối quan hệ thuộc phạm vi quản lý hành chính Nhà nước. Vì vây,
cơng tác soạn thảo văn bản nói chung và văn bản hành chính nói riêng là một
mảng khơng thể thiếu trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước.
Thực tế trong những năm qua, công tác soạn thảo văn bản hành chính đã
góp phần tích cực đáp ứng các u cầu quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của
đời sống xã hội. Đặc biệt, sau khi Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 01/2011/TTBNV ngày 19/01/2011, hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành

chính, cơng tác soạn thảo văn bản hành chính ngày càng được đưa vào nề nếp,
khắc phục được nhiều nhược điểm và những hạn chế trước đây. Tuy nhiên, hiện
nay vẫn cịn nhiều văn bản hành chính bộc lộ nhiều khiếm khuyết về cả nội dung
lẫn thể thức. Chỉ riêng về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày, ngơn ngữ và văn
phong cũng đã có nhiều sai phạm cần xem xét.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác soạn thảo văn bản. Bản thân
tôi chọn đề tài: “Công tác soạn thảo văn bản QLHCNH” làm chủ đề viết bài
thu hoạch nhằm nghiên cứu một số vấn đề trong lĩnh vực chun mơn đang làm
để góp phần vào việc nâng cao hiệu quả trong công tác soạn thảo văn bản trong
thời gian tới tại Trung tâm.
Bài viết gồm có 3 phần:
NỘI DUNG

2


1. Cơ sơ lý luận
1.1. Khái niệm văn bản
Giao tiếp có thể được con người thực hiện bằng nhiều phương tiện khác
nhau. Trong đó, ngơn ngữ là phương tiện giao tiếp quan trọng nhất. Hoạt động
giao tiếp bằng ngôn ngữ có thể diễn ra dưới hình thức giao tiếp bằng ngơn ngữ
viết hoặc hình thức giao tiếp bằng ngơn ngữ nói. Sản phẩm của q trình giao
tiếp bằng ngơn ngữ nói được gọi là diễn ngơn, cịn sản phẩm của q trình giao
tiếp bằng chữ viết chính là văn bản.
Theo nghĩa rộng: Văn bản vừa là sản phẩm, vừa là phương tiện của hoạt
động giao tiếp bằng ngôn ngữ ở dạng viết, thường là tập hợp của các câu, có tính
trọn vẹn về nội dung, tính hồn chỉnh về hình thức, có tính chặt chẽ và hướng tới
một mục tiêu giao tiếp nhất định. Theo nghĩa hẹp: Văn bản là khái niệm chỉ cơng
văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Văn bản được
chế tạo trên nhiều chất liệu: đá, da, lá, gỗ, đồng, thẻ tre, lụa giấy, đĩa CD…

Sự ra đời của một văn bản nói chung bị chi phối bởi rất nhiều các nhân tố
trong q trình giao tiếp như: mục đích giao tiếp, hoàn cảnh giao tiếp, nhân vật
giao tiếp, cách thức giao tiếp, hương tiện giao tiếp. Sự phân loại văn bản có thể
dựa vào nhiều tiêu chí khác nhau. Nhìn chung có thể hình dung 2 nhóm văn bản
lớn được phân theo tính chất quyền lực nhà nước và khơng mang tính chất quyền
lực nhà nước như sau:
– Văn bản mang tính quyền lực nhà nước (văn bản quản lý nhà nước):
Đây là nhóm văn bản có vai trị to lớn trong hoạt động của bộ máy nhà nước.
Bằng việc ban hành và thực hiện văn bản quản lý nhà nước, các cơ quan nhà
nước thực hiện chức năng, nhiệm vụ được pháp luật quy định, phối hợp, hỗ trợ
lẫn nhau trong hoạt động giúp cho bộ máy nhà nước vận hành nhịp nhàng, đồng
bộ, đạt hiệu quả cao, đồng thời điều chỉnh các quan hệ xã hội, điều tiết các q
trình xã hội theo mục đích định trước.
Văn bản quản lý nhà nước được hiểu là những văn bản chứa đựng những
3


quyết định và thông tin quản lý do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo
thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan
hệ quản lý nội bộ Nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và
cơng dân.
– Văn bản khơng mang tính quyền lực nhà nước: Đây là nhóm văn bản
lớn, được sử dụng trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Các văn bản này rất
đa dạng về nội dung, hình thức, chủ thể ban hành và cách thức soạn thảo. Đặc
điểm chung của văn bản khơng mang tính quyền lực nhà nước là khi ban hành
chúng các chủ thể đều không nhân danh Nhà nước.
1.2. Khái niệm văn bản quản lý hành chính nhà nước
Văn bản quản lý hành chính nhà nước được hiểu là những văn bản chứa
đựng những quyết định và thông tin quản lý do các cơ quan nhà nước ban hành
theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối

quan hệ quản lý hành chính nhà nước giữa các cơ quan nhà nước với nhau và
giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân. Và như vậy, về mặt nội
dung của văn bản: văn bản quản lý nhà nước chứa đựng những quyết định và
thông tin quản lý nhà nước;
Về mặt chủ thể ban hành văn bản: văn bản quản lý nhà nước do các cơ
quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền được Nhà nước quy định; Về
mặt quy trình ban hành: văn bản quản lý nhà nước được ban hành theo trình tự,
thủ tục, hình thức nhất định; Về mặt mục đích: văn bản quản lý nhà nước được
ban hành nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý hành chính nhà nước giữa
các cơ quan nhà nước với nhau và giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và
công dân.
1.3. CÁC LOẠI VĂN BẢN VÀ THẨM QUYỀN BAN HÀNH
Việc phân loại văn bản quản lý nhà nước có thể dựa vào nhiều tiêu chí
khác nhau. Ví dụ như có thể dựa vào các tiêu chí sau đây để phân loại văn bản
quản lý nhà nước:
4


– Theo tác giả: có văn bản của Chính phủ; Thủ tướng Chính phủ; UBND
tỉnh, thành phố; Văn phịng Chính phủ; Sở Nội vụ…
– Theo tên loại: quyết định; nghị quyết; nghị định; thông tư …
– Theo nội dung của văn bản;
– Theo mục đích biên soạn và sử dụng;
– Theo thời gian, địa điểm hình thành văn bản;
– Theo lĩnh vực hoạt động chuyên môn: văn bản về giáo dục; văn bản về y
tế; …
– Theo hướng chu chuyển của văn bản: văn bản đi; văn bản đến;…
– Theo kỹ thuật chế tác: có văn bản được viết trên gỗ; có văn bản viết trên
đá; có văn bản viết trên tre; lụa; giấy; có văn bản được viết trên đĩa CD; trên
mạng điện tử…

– Theo ngôn ngữ thể hiện: có văn bản bằng tiếng Anh; văn bản bằng tiếng
Việt…
– Theo tính chất cơ mật và phạm vi phổ biến của văn bản: có văn bản mật;
văn bản thường; …
– Theo mối quan hệ có tính cấp độ: có văn bản là luật; văn bản dưới luật;
– Theo hiệu lực pháp lý: có văn bản quy phạm pháp luật; văn bản hành
chính; văn bản chun mơn kỹ thuật.
2. khái qt chung về cơ quan, đơn vị
Ngày 28/7/2022, Bộ VH-TT&DL ban hành Thông tư 04/2022/TTBVHTTDL hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Trung tâm Huấn luyện và Thi đấu thể thao tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương.
Theo đó, tại Điều 3, Thơng tư 04/2022/TT-BVHTTDL, Trung tâm Huấn
luyện và Thi đấu thể thao cấp tỉnh thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn đơn cử
như:
5


- Xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động; kế hoạch phát triển trung
hạn, ngắn hạn, hàng năm của Trung tâm trình cấp có thẩm quyền phê duyệt và tổ
chức thực hiện sau khi được phê duyệt.
- Phối hợp với phịng chun mơn quản lý thể dục thể thao thuộc Sở VHTT&DL, Sở Văn hóa và Thể thao tham mưu lãnh đạo Sở trình Ủy ban nhân dân
tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương các đề án, kế hoạch dài hạn, trung hạn,
các định hướng phát triển thể dục thể thao ở địa phương.
- Tổ chức tuyển chọn, đào tạo chuyên môn, huấn luyện và quản lý vận
động viên đội tuyển, vận động viên đội tuyển trẻ, vận động viên năng khiếu thể
thao theo kế hoạch được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Tổ chức, phối hợp tổ chức học tập văn hóa, giáo dục đạo đức cho vận
động viên, chăm sóc sức khỏe, khám và điều trị chấn thương; thực hiện các
chính sách, chế độ đối với huấn luyện viên, vận động viên theo quy định.
- Thực hiện công tác giáo dục chính trị, tư tưởng và tổ chức các hoạt động

sinh hoạt văn hóa, đảm bảo đời sống tinh thần cho vận động viên.
- Tổ chức, phối hợp tổ chức biểu diễn thể thao, các giải thi đấu thể thao
trong nước và quốc tế sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Tổ chức, phối hợp tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chun
mơn, nghiệp vụ cho người hướng dẫn tập luyện thể thao, huấn luyện viên, trọng
tài và các đối tượng làm công tác thể dục thể thao ở địa phương theo kế hoạch
được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Liên doanh, liên kết với các tổ chức, cá nhân để khai thác cơ sở vật chất,
trang thiết bị, tổ chức các hoạt động dịch vụ thể dục thể thao theo quy định của
pháp luật.
- Triển khai ứng dụng khoa học công nghệ, y học thể thao phục vụ công
tác huấn luyện; phối hợp nghiên cứu khoa học phục vụ công tác tuyển chọn, đào
tạo, huấn luyện nâng cao thành tích thể thao.
- Hợp tác, giao lưu, trao đổi chuyên môn, nghiệp vụ thể dục thể thao với
6


các đơn vị liên quan trong nước và quốc tế theo quy định của pháp luật.
- Quản lý tổ chức bộ máy, nhân sự, tài chính, tài sản và cơ sở vật chất,
trang thiết bị được giao theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở VH-TT&DL, Giám đốc
Sở Văn hóa và Thể thao giao theo quy định của pháp luật.
Bên cạnh đó, về cơ cấu tổ chức, Điều 4, Thông tư 04/2022/TT-BVHTTDL
cũng quy định rõ, lãnh đạo Trung tâm Huấn luyện và Thi đấu thể thao cấp tỉnh
có Giám đốc và các Phó Giám đốc theo quy định; Giám đốc Trung tâm chịu
trách nhiệm trước Giám đốc Sở VH-TT&DL, Giám đốc Sở Văn hóa và Thể thao
và trước pháp luật về tồn bộ hoạt động của Trung tâm; Phó Giám đốc Trung
tâm chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm và trước pháp luật về lĩnh vực
công tác được phân công.
Đối với các tổ chức chun mơn, nghiệp vụ thì Trung tâm Huấn luyện và

Thi đấu thể thao cấp tỉnh có phịng Hành chính, Tổng hợp và các phịng chun
mơn, nghiệp vụ để triển khai thực hiện các nhiệm vụ theo quy định tại Điều 3,
Thông tư 04/2022/TT-BVHTTDL này.
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, số lượng người làm việc và tính
chất, đặc điểm, điều kiện thực tế, Giám đốc Trung tâm Huấn luyện và Thi đấu
thể thao cấp tỉnh trình cấp có thẩm quyền quy định cụ thể cơ cấu tổ chức của
Trung tâm theo quy định của pháp luật.
Việc thành lập phịng và số lượng cấp phó của người đứng đầu phòng
thuộc Trung tâm Huấn luyện và Thi đấu thể thao cấp tỉnh thực hiện theo quy
định tại điểm d, khoản 1 và khoản 3, Điều 6, Nghị định số 120/2020/NĐ-CP
ngày 07/10/2020 của Chính phủ quy định về thành lập, tổ chức lại, giải thể đơn
vị sự nghiệp công lập.

3. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TRUNG
7


TÂM
3.1. Thực trạng chung
- Về thể thức và kỹ thuật trình bày, đã có sự hỗ trợ của những quy định,
đội ngũ cán bộ, công chức trực tiếp soạn thảo văn bản trong những năm gần đây
được đào tạo, bồi dưỡng tương đối bài bản, nhưng một số văn bản hành chính
được ban hành vẫn cịn những sai sót cơ bản, không tuân thủ những quy định
theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 như: Ghi tên loại công văn
(CV) vào ký hiệu văn bản; trích yếu nội dung văn bản dài dịng nhưng khơng
khái qt được nội dung chủ yếu của văn bản; viết tắt, viết hoa trong văn bản tùy
tiện, khơng theo quy tắc chính tả tiếng Việt; bố cục văn bản không hợp lý theo
điều, khoản, điểm, sử dụng sai dấu câu và cách trình bày tên cơ quan, tổ chức, cá
nhân (đối với công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức, cán nhân trở lên) sau từ
“Kính gửi”; sử dụng khơng thống nhất loại chữ (in hoa, in thường), kiểu chữ

(đứng, đậm), số thứ tự (chữ số La Mã, chữ số Ả-rập hoặc chữ cái tiếng Việt theo
thứ tự abc) trong các văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản,
điểm v.v…
- Về ngôn ngữ và văn phong, văn bản hành chính được sử dụng để điều
chỉnh các mối quan hệ trong hoạt động quản lí hay để truyền đạt thơng tin, trao
đổi, giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức trong việc thực hiện chức năng, nhiệm
vụ của mình nên địi hỏi phải có tính chính xác, đại chúng, khách quan, khn
mẫu và trang trọng, lịch sự. Tuy nhiên, nhiều văn bản ban hành sử dụng từ ngữ
không phù hợp với đặc trưng văn phong hành chính (từ địa phương, từ lóng, từ
hoa mỹ, thừa từ, lặp từ…), câu chữ rườm rà, tối nghĩa, không đủ thành phần ngữ
pháp, diễn đạt câu thiếu mạch lạc, rõ ràng, khơng đảm bảo tính nhất qn, logic
v.v… Từ đó, làm cho người đọc khó hiểu hoặc hiểu theo nhiều cách khác nhau
và làm giảm đi tính trang trọng, nghiêm túc cũng như hiệu quả tác động của văn
bản hành chính trong hoạt động giao tiếp, điều hành, quản lý.
3.2. Các văn bản có tính pháp quy:
8


Trong thời gian qua, Văn phòng Trung Tâm cơ bản đã đảm bảo giải quyết
các nhiệm vụ được giao về công tác soạn thảo văn bản bao gồm các văn bản sau:
- Nghị quyết: Nghị quyết hội nghị cán bộ công chức; Nghị quyết chi bị sau
khi họp chi bộ; Nghị quyết Ban chấp hành Cơng đồn; Nhị quyết chi đoàn;
- Quyết định: Quyết định điều động luân chuyển cán bộ; Quyết định bổ
nhiệm; Quyết định ban hành quy chế; Quyết định phân công công tác…
- Quy chế: Quy chế hoạt động đơn vị; Quy chế dân chủ ở cơ sở; Quy chế
hoạt động của ban hồ sơ; Quy chế thực hành tiết kiệm chống lãng phí; Quy chế
sử dụng điện; Quy chế thi đua khen thưởng…
3.3. Các văn bản hành chính thơng thường:
- Cơng văn: Cơng văn hướng dẫn; Cơng văn giải thích; Cơng văn đơn đốc
nhắc nhở; Cơng văn đề nghị yêu cầu; Công văn giao dịch; Công văn phúc đáp…

- Thông báo; Báo cáo, Kế hoạch; Quyết định; Tờ trình; Biên bản; Hợp
đồng.
Qua báo cáo tình hình hoạt động của đơn vị trong năm 2013 và phương hướng
kế hoạch cơng tác năm 2014, Văn phịng đã tham mưu cho lãnh đạo ban hành
110 Quyết định, 22 Thông báo, 111 Báo cáo, 10 Tờ trình, 99 cơng văn. Cơng tác
soạn thảo đều đúng trình tự, thể thức theo quy định của pháp luật hiện hành.
Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản của Văn phòng đã đảm bảo được
quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
cơng tác Văn thư, Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ
sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004
của Chính phủ về công tác Văn thư. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày
19/01/2011. Qua đó Văn phịng đã cụ thể hóa quy định vào trong hoạt động của
mình, quá trình soạn thảo văn bản của Văn phịng bao gồm có 7 bước và 4
nguyên tắc.
- Bảy bước gồm:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
9


Bước 2: Soạn thảo văn bản
Bước 3: Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan
Bước 4: Đánh máy, nhân bản
Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Bước 6: Ký chính thức văn bản
Bước 7: Phát hành văn bản tại văn thư cơ quan
- Bốn nguyên tắc là:
Thứ nhất: Nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý
Thứ hai: Nguyên tắc đảm bảo tính khoa học
Thứ ba: Nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng
Thứ tư: Nguyên tắc đảm bảo tính khả thi

Trình tự, thủ tục soạn thảo văn bản được thực hiện theo quy định của pháp
luật. Trong giải quyết các cơng việc của mình văn bản chính là phương tiện quan
trọng chứa đựng trong đó thơng tin và quyết định quản lý. Văn bản mang tính
cơng quyền, được ban hành theo các quy định của nhà nước, luôn tác động đến
mọi mặt của đời sống, văn hóa - xã hội của cán bộ cơng nhân viên chức và toàn
bộ những trại viên trong Trung tâm.
4. NGUYÊN NHÂN HẠN CHẾ - GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC
4.1. Nguyên nhân hạn chế.
Đối với công tác soạn thảo văn bản:
- Về xác định thẩm quyền ban hành văn bản cả về nội dung lẫn hình thức
của văn bản cịn chưa thống nhất. Nội dung quy định trong các văn bản đã được
soạn thảo có tính khả thi cao, tuy nhiên cịn một số văn bản do quá trình xây
dựng chưa thực tế nên tính khả thi cịn bị hạn chế. Như vậy, hạn chế này khơng
phải là nhỏ, địi hỏi Trung Tâm Bảo Trợ Xã Hội Tân Hiệp quan tâm chỉ đạo cán
bộ văn phịng và các bộ phận chun mơn, chú trọng hơn nữa đến tầm quan
trọng, ý nghĩa và việc thực hiện các quy định về công tác soạn thảo và ban hành
văn bản quản lý nhà nước.
10


- Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: Lỗi sai chủ yếu về thể thức của
văn bản là ở các văn bản thực hiện theo văn điều khoản, phần nơi nhận. Đồng
thời, Văn phòng cần tiến tới tiêu chuẩn hóa các văn bản quản lý của mình.
- Về văn phong, ngôn ngữ của văn bản: Một số văn bản sử dụng từ khơng
đảm bảo tính chất văn phong hành chính, sử dụng từ đa nghĩa, hành văn khơng
được rõ ràng… Bên cạnh đó cịn một số lỗi như: lỗi về vần, thanh điệu, viết hoa,
viết tắt tùy tiện không khoa học… Cần quan tâm đến văn phong hành chính
trong q trình soạn thảo văn bản của mình và sử dụng đúng đắn, chuẩn mực.
Đối với trang thiết bị :
- Thiết bị kỹ thuật phục vụ cho quá trình soạn thảo văn bản, các phương

tiện được sử dụng vào q trình tự động hóa việc soạn thảo văn bản chưa đáp
ứng yêu cầu trong giai đoạn hiện nay. Thiết bị phục vụ cho soạn thảo; thiết bị để
nhân bản; thiết bị để truyền đạt thông tin trong văn bản; thiết bị tìm kiếm văn
bản cịn thiếu và chưa đồng bộ và hiện đại.
Việc soạn thảo văn bản của Trung tâm vẫn cịn bộc lộ một số thiếu sót, hạn
chế nhất định; song những hạn chế, thiếu sót đó cần phát hiện và xử lý kịp thời
sẽ mang lại hiệu quả tích cực trong cơng tác Soạn thảo văn bản của Trung tâm
thời gian tới.
4.2. Giải pháp khắc phục
Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả soạn thảo văn bản.
- Đảm bảo về trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản
Văn phòng Trung tâm chịu trách nhiệm tham mưu và soạn thảo các văn
bản giải quyết các cơng việc của Trung tâm. Chính vì vậy, chủ thể ban hành, cá
nhân soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản là
rất cần thiết và quan trọng. Bởi vì một mặt, đảm bảo tính hợp pháp và tính hợp
lý của của văn bản, mặt khác đây là điều kiện quan trọng quyết định chất lượng
của một văn bản.
11


Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản được xây dựng dựa trên
yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó. Tuy nhiên có thể khái quát quy trình
này bao gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa. Xác
định tên loại văn bản và đối tượng của văn bản;
Bước 2: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thơng tin có chọn lọc; hồn thiện
bản thảo về thể thức, ngơn ngữ;
Bước 3: Thông qua lãnh đạo;
Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền quy
định.

Quy trình này thường áp dụng đối với các loại công văn, các thơng báo,
báo cáo, … Văn phịng soạn thảo cần chú ý một số bước quan trọng có ảnh
hưởng đến chất lượng văn bản (giai đoạn xây dựng và thông qua đề cương; giai
đoạn tham khảo ý kiến của các đối tượng liên quan) đối với những văn bản đặc
biệt.
Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản.
Việc tuân thủ về thẩm quyền về nội dung và hình thức cũng là một yêu cầu
cấp thiết, đòi hỏi cơ quan phải nghiêm chỉnh chấp hành. Tại Văn phòng Trung
tâm cần coi trọng thẩm quyền ký các văn bản , đòi hỏi phải được quy định chặt
chẽ và cụ thể đối với các chủ thể ban hành.
Với các văn bản hành chính thơng thường mà Văn phịng thường soạn thảo
như: cơng văn, thơng cáo, báo cáo, tờ trình, kế hoạch, đề án, phương án, chương
trình, hợp đồng, biên bản, giấy chứng nhận, giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy
mời… cũng phải đòi hỏi tuân thủ nghiêm ngặt thẩm quyền về hình thức và nội
dung khi soạn thảo văn bản. Có những quy định cụ thể về thẩm quyền ký các
loại văn bản này nhằm không những đảm bảo tinh thần trách nhiệm trong q
trình thực hiện văn bản mà cịn điều tiết, phân công công việc một cách phù hợp,

12


công bằng giữa các cá nhân với nhau. Trong quá trình xây dựng và ban hành,
chủ thể ban hành, cá nhân soạn thảo cần lưu ý về việc sử dụng các hình thức văn
bản hành chính.
Đảm bảo về nội dung của văn bản.
Nội dung là thành phần chủ yếu và quan trọng nhất đối với tất cả các loại
hình văn bản, nó quyết định tính chất cũng như sự tồn tại của một văn bản. Cho
nên, ngoài việc bảo đảm các yêu cầu về nội dung như tính mục đích, tính khoa
học, tính cơng quyền, tính đại chúng, tính khả thi thì văn bản cần phải đảm bảo
thêm hai vấn đề đó là kỹ thuật xây dựng cấu trúc văn bản và kỹ năng sử dụng

ngôn ngữ, văn phong của văn bản. Cấu trúc của văn bản không chỉ là giàn ý, đề
cương mà cấu trúc của nó bao hàm cả hai mặt: nội dung và hình thức. Để thực
hiện được tính thống nhất về cấu trúc cá nhân, đơn vị soạn thảo phải tư duy khoa
học để hình thành chủ đề chính của văn bản và thiết lập bố cục chặt chẽ. Đối với
kỹ năng sử dụng phong cách, ngôn ngữ trong soạn thảo cần phải sử dụng nhuần
nhuyễn và chính xác phong cách, ngơn ngữ hành chính, đảm bảo các đặc điểm
chủ yếu của nó về tính chính xác, rõ ràng; nghiêm túc, khách quan; thống nhất,
phổ biến; tính khn mẫu; tính lịch sự, văn hóa.
Để đảm bảo tốt các giải pháp mà báo cáo đã nêu ở trên, Trung Tâm Bảo
Trợ Xã Hội Tân Hiệp phải tăng cường hơn nữa về kiểm tra, giám sát công tác
soạn thảo văn bản tại Văn phòng Trung tâm. Đồng thời đầu tư trang bị và nâng
cấp các thiết bị và nâng cấp các thiết bị phục vụ cho việc soạn thảo văn bản;
thiết bị để nhân bản; thiết bị tìm kiếm văn bản nhằm đáp ứng yêu cầu công cuộc
đổi mới về công tác soạn thảo văn bản ở Trung tâm nói riêng và ở nước ta hiện
nay nói chung.
KẾT LUẬN
Văn bản quản lý nhà nước của Trung tâm, một mặt nó cụ thể hóa các văn

13


bản quản lý nhà nước của cấp trên; mặt khác là cơ sở pháp lý, là công cụ quản lý
hữu hiệu, là phương tiện để truyền đạt các thông tin của Trung tâmđối với các cá
nhân, đơn vị liên quan . Trong thời gian qua, các văn bản do Trung tâmban hành
có một sự đóng góp khơng nhỏ đối với sự phát triển ngành, địa phương nói
chung và Trung tâm nói riêng. Điều này khơng ai có thể phủ nhận. Thế nhưng,
việc soạn thảo và quản lý văn bản của Trung tâmvẫn cịn bộc lộ một số thiếu sót,
hạn chế nhất định như đã trình bày ở trên
Qua đánh giá về công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại đây, chuyên đề đã đề
xuất một số ý kiến nhằm góp phần vào việc nâng cao chất lượng của việc soạn

thảo và quản lý văn bản hành chính thơng thường mà Trung tâmthường xuyên
ban hành.
Trong báo cáo chuyên đề này của em chỉ tập trung vào “Thực trạng và giải pháp
nâng cao công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trung tâm” nên đối tượng
và phạm vi nghiên cứu chỉ trong hoạt động của Trung tâm. Qua đánh giá về công
tác soạn thảo và quản lý văn bản tại đây, chuyên đề đã đề xuất một số ý kiến
nhằm góp phần vào việc nâng cao chất lượng của việc soạn thảo và quản lý văn
bản hành chính thông thường mà Trung tâmthường xuyên ban hành. Song, bất
kỳ giải pháp nào cũng có xuất phát điểm từ con người và phục vụ con người tốt
hơn. Hoạt động của các cơ quan nhà nước là để phục vụ cho lợi ích, nhu cầu về
đời sống của nhân dân làm thúc đẩy kinh tế phát triển hơn nữa. Mà văn bản do
cơ quan nhà nước ban hành ra chủ yếu phục vụ cho chính những lợi ích chính
đáng đó của người dân. Do đó, Trung tâmmà cán bộ cơng chức, viên chức của
cơ quan là những chủ thể trực tiếp nhất thực hiện trách nhiệm, quyền hạn của
mình trong giải quyết các công việc phục vụ cho nhu cầu, lợi ích của nhân dân
thông qua việc ban hành các văn bản quản lý nhà nước. Chỉ có khi nào và ở đâu
cán bộ cơng chức, viên chức một lịng quyết tâm thực hiện cải cách hành chính
thì ở đó nền hành chính mới thật sự chuyển đổi và vấn đề nâng cao chất lượng
của văn bản quản lý nhà nước cũng là một trong những nội dung quan trọng của
14


cải cách hành chính.

15