TIỂU LUẬN: Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại Công ty cổ phần hóa chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội potx

TIỂU LUẬN:

Tổ chức bộ máy kế toán và hệ
thống kế toán tại Công ty cổ phần
hóa chất khoáng sản và xây dựng
Hà Nội



LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay, khi nền kinh tế thế giới vẫn tiếp tục phát triển ngày với trình độ ngày
càng cao thì nền kinh tế Việt Nam cũng đang dần phát triển theo xu hướng hội nhập với
nền kinh tế khu vực và quốc tế. Hoạt động kinh doanh của các DN ngày càng đa dạng,
phong phú và sôi động, đòi hỏi luật pháp và cá biện pháp kinh tế của Nhà nước phải đổi
mới để đáp ứng yêu cầu của nền kinh tế phát triển. Trong xu hướng đó, kế toán cũng
không ngừng phát triển và hoàn thiện về nội dung, phương pháp cũng như hình thức tổ
chức để đáp ứng nhu cầu quản lý ngày càng cao của nền sản xuất xã hội. Để có thể quản
lý hoạt động kinh doanh thì hạch toán kế toán là một công cụ không thể thiếu. Đó là
một lĩnh vực gắn liền với hoạt động kinh tế tài chính, đảm nhận hệ thống tổ chức thông
tin, làm căn cứ để ra các quyết định kinh tế.
Là một sinh viên kế toán, em đã ý thức được tầm quan trọng của ngành học mình
theo đuổi, trong thời gian học tập và rèn luyện tại trường em đã được trang bị những
kiến thức kinh tế xã hội và nhứng kiến thức chuyên ngành cần thiết. Tuy nhiên, để hoàn

thiện nhứng kiến thưc đó và để có một cái nhìn thực tế thì thời gian thực tập tại Công ty
là thực sự cần thiết, sau vài tuần được thực tập tại Công ty cổ phần hoá chất khoáng sản
và xây dựng Hà Nội, với sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của các cô chú và các anh chị
em đã hoàn thành Báo cáo thực tập tổng hợp của mình.
Nội dung báo cáo gồm 3 phần:
Phần 1: Tổng quan về đặc điểm kinh tế - kĩ thuật và tôt chức bộ máy quản lý
hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần hoá chất khoáng sản và xây
dựng Hà nội.
Phần 2: Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại Công ty cổ phần hóa
chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội
Phần 3: Một số đánh giá về tình hình tổ chức kế toán tại Công ty cổ phần hóa
chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội.



PHẦN 1
TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KĨ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY
QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY.

1.1. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY
Công ty cổ phần hoá chất khoáng sản và xây dựng Hà nội là doanh nghiệp
chuyên sản xuất và kinh doanh các loại vật tư, hoá chất phục vụ ngành khoan, chuyên
kinh doanh các loại phân bón cung cấp cho nông nghiệp.
Công ty được thành lập ngày 01/07/2002 theo quyết định số 0103001186 của Sở
Kế Hoạch và Đầu Tư Thành Phố Hà nội.
Tên đầy đủ: CÔNG TY CỔ PHẦN HOÁ CHẤT KHOÁNG SẢN VÀ XÂY
DỰNG HÀ NỘI.
Tên giao dịch quốc tế: HANOI CHEMICALS MINERALS AND
CONSTRUCTION JOINT STOCK COMPANY.
Tên viết tắt: HACHECO.,JSC.

Địa chỉ: 17/505 Trần Khát Chân – Hai Bà Trưng – Thành phố Hà Nội.
Văn Phòng Giao Dịch:
- Tại Hà Nội: 4/18 Huỳnh Thúc Kháng - Đống Đa – Hà Nội.
- Tại Miền Trung: 274 Bà Triệu – Đông Thọ - Thành phố Thanh Hoá.
- Tại Miền Nam: 1/A7 P3 Nguyễn Kiệm – Quận Gò Vấp – Thành phố Hồ Chí
Minh.
Vốn điều lệ: 22.000.000.000 ( Hai mươi hai tỷ đồng)
Điện thoại: (84)37732795
Fax: (84) 37737146
Email:
Công ty Cổ phần hoá chất khoáng sản và xây dựng Hà nội về tổng quan là một
công ty trẻ mới thành lập chưa lâu, những ngày đầu thành lập Công ty còn gặp rất nhiều
khó khăn, thiếu thốn, cơ sở vật chất còn nghèo nàn, đội ngũ nhân viêu còn nhiều bỡ ngỡ
trong thị trường kinh doanh mới mẻ. Bắt đầu đi vào hoạt động từ ngày 01/07/2002,

trong thời gian đầu mới thành lập công ty đã tự đi lên bằng đôi chân của mình, công ty
đã oằn mình để theo kịp và tồn tại được trong điều kiện nền kinh tế nước ta hoạt động
theo cơ chế thị trường dưới sự quản lý của nhà nước.
Ban lãnh đạo cùng toàn thể anh chị em trong công ty đã cùng nhau quyết tâm
khắc phục khó khăn, tiết kiệm mọi chi phí nhằm từng bước ổn định kinh doanh thích
ứng với cơ chế thị trường.
Chỉ sau hơn một năm đầu từ khi thành lập đến nay tình hình sản xuất kinh doanh
của công ty đã đi vào ổn định và gặt hái được nhiều thành quả xứng đáng, tạo đủ công
ăn việc làm cải thiện đời sống cho người lao động và một phần làm giàu thêm cho đất
nước. Đặc biệt trong một hai năm gần đây cơn bão tài chính toàn cầu ảnh hưởng trực
tiếp đến hầu hết các quốc gia trên thế giới nhưng do có sự điều chỉnh kịp thời của nhà
nước nên nhiều công ty trong đó có Công ty cổ phần hoá chất khoáng sản và xây dựng
Hà nội đã tháo gỡ được bài toán khó về tài chính thời điểm quyết định sống còn của
nhiều doanh nghiệp. Trong quá trình phát triển của mình doanh nghiệp đã đạt được
những thành tựu đáng kể: Tại Việt Nam, DN đã đầu tư xây dựng nhà máy sản xuất

Bentonite phục vụ nhu cầu trong nước và xuất khẩu tại huyện Di Linh - tỉnh Lâm Đồng.
Đến nay DN đã phát triển thành công các sản phẩm Bentonite đạt tiêu chuẩn API SPEC
13A ( tiêu chuẩn của viện dầu lửa Mỹ) đã được khẳng định về uy tín và chất lượng sản
phẩm. Sản phẩm Bentinite của HACHECO rất cạnh tranh về giá cả và chất lượng vì vậy
đáp ứng một giải pháp kinh tế và chất lượng cho yêu cầu trong các lĩnh vực. Nhờ việc
phát triển các sản phẩm phục vụ xây dựng, DN đã được các nhà thầu tin tưởng, các dự
án mà DN đã cung cấp là:
+ Tại miền Bắc:
Cầu Yên Lệnh, Cầu Thanh Trì, Cầu vượt Nam Định, cầu Hiệp Thượng, cầu Vĩnh
Tuy, Cầu Đông trỳ, Cầu Giẽ Ninh Bình… khu đô thị Nam Trung Yên, khu đô thị Mỹ
Đình, Linh Đàm, Nam Thăng Long, Trung Tâm Hội Nghị Quốc Tế, Toà Nhà Thông
Tấn xã Việt Nam, Vincom, Khách sạn Năm Sao, Keangnam…
+ Tại miền Trung:

Cầu Đà Rằng, Cầu vượt Đàm Thị Nại, Cầu Ba ra Đô Lương, Cầu Quảng Hải I,
II, Đập Thoả Long, Cảng Vũng Áng, Cầu Cửa Việt…
+ Tại miền Nam:
Các cây cầu thuộc tuyến đường Xuyên Á, Dự án Sài Gòn Trung Long, Cầu
Nguyễn Văn Cừ, Cầu Đức Hoà, Cầu vượt Ngã Tư Ga, Cầu Trà Ôn, Cầu Cần Thơ, Cầu
Hàm Luông, Các khu đô thị Phú Mỹ Hưng, Toà nhà Tân Hồng Ngọc, Toà nhà
Sacombank, Đại học Y Học TP Hồ Chí Minh, Fanancial Tower, Bitexco…
Bên cạnh những thành tựu đáng kể về việc cung cấp vật tư hoá chất phục vụ
ngành khoan và xây dựng thì DN còn được biết đến với cái tên quen thuộc là bạn của
nhà nông, hiện nay Công ty đang kinh doanh các loại Phân, Đạm, Kaly, NPK, các sản
phẩm nuôi tròng thuỷ hải sản, phân bón hữu cơ vi sinh… trong quá trình hoạt động
Công ty luôn kết hợp với các nhà khoa học có uy tín của Trung ương và các tỉnh, các cơ
quan, đơn vị chuyên môn để nghiên cứu, phát triển các sản phẩm do Công ty sản xuất
với mục tiêu nâng cao giá trị sử dụng sản phẩm mang lại hiệu quả kinh tế cao cho người
sử dụng và quý khách hàng. Với chủ trương xây dựng HACHECO thành một công ty
hàng đầu trong lĩnh vực hoá chất khoáng sản và xây dựng của đất nước, chiến lược phát

triển của Công ty bao gồm tất cả các vấn đề: Nhân sự, tài chính, sản xuất, kinh
doanh…trong tương lai không xa DN sẽ tiếp tục mở rộng, phát triển hệ thống các chi
nhánh, văn phòng đại diện, các kệnh phân phối sản phẩm trên phạm vi cả nước, đặc biệt
là quan tâm hơn nữa đến việc sau bán hàng, hiện nay Công ty đã cử nhân viên kỹ thuật
trực tiếp đến công trình kết hợp với các nhà thi công, các khách hàng hướng dẫn sử
dụng sản phẩm cho đến khi ổn định.
Chính nhờ những nỗ lực phấn đấu hết mình trong sản xuất và kinh doanh mà
trong năm 2005 DN đã đạt được Cờ thi đua do chính phủ nước Cộng hoà xã hội Việt
Nam tặng. Dó vừa là phần thưởng vừa là niềm động viên khuyến khích để DN tiếp tục
vững bước trên thương trường.
1.2. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT - KINH DOANH CỦA CÔNG
TY.
1.2.1. Chức năng nhiệm vụ của công ty

* Chức năng:
- DN nghiên cứu, phát triển, sản suất các loại hoá chất khoáng sản phục vụ cho
ngành khoan và ngành xây dựng.
- Mở rộng , phát triển hệ thống các chi nhánh, văn phòng đại diện, các kênh phân
phối sản phẩm trên phạm vi cả nước nhằm phục vụ tốt nhất sự tin yêu của bà con nông
dân nói riêng và khách hàng nói chung.
- Trên cở sở đã bước đầu vươn ra thị trường nước ngoài, DN đã và đang tiếp tục
tạo dựng thương hiệu trên thị trường quốc tế thu hút ngoại tệ cho đất nước và góp phần
hội nhập nền kinh tế Việt nam với nền kinh tế thế giới.
* Nhiệm vụ
- Giữ vững định hướng XHCN coi trọng hiệu quả kinh tế xã hội trong quá trình
phát triển sản xuất kinh doanh và lựa chọn dự án đầu tư phát triển Công ty theo định
hướng hiện đại, khoa học và công nghệ tiên tiến.
- Phát huy nguồn lực con người là cơ bản, bảo vệ quyền lợi người tiêu dung, tôn
trọng lợi ích quốc gia, bảo vệ môi trường sinh thái đảm bảo an ninh quốc phòng. Kết
hợp phát triển Công ty với phát triển vùng lãnh thổ để tranh thủ sự giúp đỡ của địa

phương và nguồn lưc.
- Công ty Cổ phần hoá chất khoáng sản và xây dựng Hà nội vó tư cách pháp
nhân, hạch toán kinh tế độc lập, có con dấu riêng. Công ty có nghĩa vụ và trách nhiệm
trước bộ phận chủ quản cũng như các đối tác giao dịch về toán bộ hoạt động của mình,
Công ty có thể tự đứng ra vay vốn, tự ký kết các hợp đồng kinh tế phát sinh giữa Công
ty với các bên đối tác, xây dựng và thực hiện có hiệu quả các hoạt động sản xuất kinh
doanh dịch vụ.
- Nâng cao chất lượng, cải thiện mẫu mã, đa dạng hoá các mặt hàng, gia tăng
lượng hàng xuất khẩu, mở rộng thị trường nước ngoài nhằm thu hút ngoại tệ cho đất
nước.
- Đào tạo cán bộ co trình độ chuyên môn cao đặc biệt là trong việc nghiên cứu
các hoá chất nhằm phục vụ lâu dài cho lợi ích của Công ty cũng như của đất nước.

- Bên cạnh các hoạt động làm giàu cho DN thì cần chú ý đến các vấn đề thuộc
văn hoá DN, chú ý đến lợi ích cộng đồng như: bảo vệ môi trường, bảo vệ quyền lợi
người tiêu dung cũng như làm tốt các công tác xã hội.
1.2.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất – kinh doanh của Công ty
Công ty Cổ phần hoá chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội là một DN vừa sản
xuất vừa kinh doanh, các lĩnh vực kinh doanh chủ yếu là:
+ Sản xuất và kinh doanh các loại hoá chất khoáng sản phục vụ ngành khoan như
khoan thăm dò khai thác dầu khí, khoan cọc nhồi cho các nhà cao tầng, khoan thăm dò
địa chất, môi trường và cơ khí… trong đó có một số hoá chất DN tự sản xuất, một số
loại DN nhập khẩu từ nước ngoài sau đó gia công tiếp, một số loại khác là DN nhập
hoàn toàn. Sở dĩ như vậy vì DN còn gặp phải những khó khăn về nguồn vốn cũng như
quy trình công nghệ và lực lượng lao động trí óc, chính vì lẽ đó, để đa dạng các sản
phẩm của mình thì DN vẫn chấp nhận nhập từ bên ngoài.
+ Tư vấn thiết kế:
Thiết kế kết cấu điện nước: Đối với công trình dân dụng, công nghiệp, nông
nghiêp ( kho, lán, trại, trạm), thiết kế tổng mặt bằng xây dựng, kiến trúc công trình trang
trí nội thất, ngoại thất: đối với công trình xây dựng dân dụng ( nhà ở, công trình công

cộng, văn hoá, tôn tạo di tích lịch sử văn hoá, công nghiệp ( phần xây dựng bao che),
nông nghiệp, lâm nghiệp.
+ Phân bón:
Kinh doanh các loại phân bón sản xuất trong nước và các mặt hàng nhập khẩu
nhằm phục vụ tốt nhất bà con nông dân.
Trong những năm qua doanh số đạt được do việc kinh doanh buôn bán mang lại
cho DN đang chiếm ưu thế vì vây trong những năm sắp tới DN ngoài việc mở rộng các
kênh phân phối thì sẽ chú ý nhiểu hơn nữa trong việc phát triển các sản phẩm hoá chất
phục vụ ngành khoan.
1.2.3. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty
Bentonite phục vụ nhu cầu trong nước và xuất khẩu là niềm tự hào của
HACHECO, nhà máy sản xuât Bentonite được xây dựng tại tỉnh Lâm Đồng với dây

chuyền máy móc hiện đại, quy trình công nghệ cao đã giúp cho sản phẩm này đạt tiêu
chuẩn của Viện dầu lửa Mỹ. Bentonite bao gồm 3 loại với những tính năng nổi trội(bôi
trơn mũi khoan; giảm mômen xoắn; làm đông cứng và đóng thành, lấp các hang hố, khe
nứt trong lòng đất trong quá trình khoan cọc nhồi) do công nghệ sản xuất tuyệt vời
mang lại đã được nhiều công trình lớn tín nhiệm.
BENTONITE API – P100: Được sử dụng rộng rãi trong công nghệ khoan và xây
dựng dân dụng nhằm kiểm soát độ nhớt, duy trì giữ vững kích thước, hạn chế tối đa sự
sạt lở thành vách của lò khoan.
BENTONITE API – P500: Được sử dụng rộng rãi trong công nghệ khoan và xây
dựng dân dụng nhằm kiểm soát độ nhớt, duy trì giữ vững kích thước, hạn chế tối đa sự
sạt lở thành vách của lò khoan, đặc biệt là trong khu vực có địa chất phức tạp
BENTONITE API – P500 được xem như loại sản phẩm ưu việt dùng để thay thế hàng
nhập ngoại.
BENTONITE OCMA: Sử dụng làm dung dịch khoan là một khoáng chất đáp
ứng những yêu cầu của tiêu chuẩn API, được sử dụng trong khu vực có địa chất không
phức tạp.

Sơ đồ 1.1: Quy trình công nghệ sản xuất BENTONITE( loại hoá chất điển hình của
DN)



Quy trình tổ chức kinh doanh: ngoài việc sản xuất BENTONITE thì DN còn một
nhiệm vụ hết sức quan trọng là: phân phối các sản phẩm của mình và 1 số sản phẩm
kinh doanh khác đến tay người tiêu dùng
Phụ trách kinh doanh có một Phó Giám Đốc trực tiếp chỉ huy công việc. Các
phòng kế hoạch, phòng kinh doanh, phòng kế toán được tổ chức nhằm thực hiện tốt nhất
các chiến lược kinh doanh của DN, với việc công cung cấp hoá chất ngành khoan
thường phục vụ cho các công trình lớn, trong thời gian dài, địa điểm cụ thể nên khi nhận
được dự án thì hàng hoá sẽ được vận chuyển đến địa điểm giao hàng. Còn với công việc
NGUYÊN VẬT LIỆU: ĐÂT SÉT,
ĐÁ…

MÁY XAY, TRỘN
MÁY LỌC
MÁY LÀM KHÔ
MÁY SÀNG
ĐÓNG GÓI

kinh doanh phân bón thì quy trình tổ chức kéo dài hơn, từ khâu nhập sản phẩm, đến việc
tổ chức các cửa hàng, các đại lý nhằm xây dựng kênh phân phối hiệu quả đem sản phẩm
đến tay người tiêu dùng nhanh nhất.
1.3. TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT – KINH
DOANH CỦA CÔNG TY.
Trong điều kiện nền kinh tế thị trường cạnh tranh vô cùng khắc nghiệt, một DN
muốn tồn tại, đứng vững và phát triển đòi hỏi phải có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
thật khoa học và hợp lý. Đó là nền tảng, là yếu tố quan trọng giúp DN tổ chức việc quản

lý vốn cũng như quản lý con người, qua đó quyết định DN kinh doanh có hiệu quả hay
không. Hacheco được tổ chức theo sự chuyên môn hoá cao để phù hợp với sự phát triển
lớn mạnh và phục vụ khách hàng ngày càng tốt hơn.




SƠ ĐỒ 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ
Phần hoá chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội

1. Đại hội đồng cổ đông:
Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty, tất cả các cổ đông có thẩm
quyền bỏ phiếu đều được tham dự. Đại hội đồng cổ đông thường niên tổ chức mỗi năm
một lần.
2. Hội đồng quản trị
Phòng
kế
toán
Ban giám đốc
Hội đồng quản
tr
ị

Phòng
hành
chính
Phòng
kế
hoạch
– kĩ
thuật
Phòng
tư vấn
- thiết
kế
Phòng
kinh
doanh
xưởng

sản
xuất
Văn
phòng
đại
diện
tại 3
miền
Đại hội đồng cổ
đông


Hội đồng quản trị của Công ty bao gồm ba thành viên có nhiệm vụ hoạch định
các chiến lược, các quyết sách đảm bảo cho sự phát triển của Công ty, là cơ quan quản
lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến
mục đích, quyền lợi của Công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng
cổ đông.

3. Ban giám đốc: bao gồm
- Tổng giám đốc: đồng thời cũng là chủ tịch hội đồng quản trị, là người được
giao trách nhiệm quản trị DN, có nhiệm vụ quản lý toàn diện:
+ Chỉ đạo công việc có liên quan đến tình hình tài chính của Công ty, trực tiếp
phụ trách công tác tổ chức cán bộ, kĩ thuật trong Công ty.
+ Chỉ đạo công tác xây dựng và thực hiện kế hoạch về các mặt kinh doanh, kế
toán tài chính, đời sống xã hội, đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ, tổ chức sản xuất theo chỉ
đạo của Công ty.
+ Xây dựng mô hình tổ chức của Công ty phù hợp với yêu cầu sản xuât kinh
doanh.
+ Chỉ đạo tổ chức thực hiện các biện pháp quản lý chất lượng sản phẩm và công
tác tuyển chọn đào tạo công nhân.

+ Quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản vật tư, tiền vốn, lao động.
+ Chỉ đạo các mặt ngoại giao, nhập hang, tiêu thụ sản phẩm, kí kết và chỉ đạo
thực hiệ các hợp đồng mua và bán hàng hoá.
+ Tổ chức xây dựng hệ thống thông tin, các nội quy trong Công ty.
+ Thực hiện chế độ chính sách đối với người lao động theo bộ luật lao động. Tổ
chức đào tạo tuyển dụng và bồi dưỡng nghề nghiệp theo yêu cẩu và tính chất của công
việc.
- Phó giám đốc điều hành:
Là người điều hành công tác đời sống, hành chính của Công ty và nhận uỷ quyền
của tổng giám đốc, trực tiếp giải quyết các công việc trong phần hành được tổng giám
đốc uỷ quyền và chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về những công việc được giao.

+ Hướng dẫn, kiểm tra trưởng các phòng, ban chức năng của Công ty về các lĩnh
vực chuyên môn mà được tổng giám đốc phân công phụ trách đồng thời là người quyết
định cuối cùng về các biện pháp chuyên môn đó
+ Thay mặt tổng giám đốc điều hành các công việc chung khi tổng giám đốc, ký
ban hành một số văn bản thuộc thẩm quyền của tổng giám đốc khi tổng giám đốc ủy
quyền hoặc đi vắng.
- Phó giám đốc kinh doanh:
Quản lý hoạt động tiêu thụ sản phẩm, tìm hiểu thị trường, đề ra các kế hoạch bán
hàng, tiêu thụ sản phẩm tăng doanh thu, phó giám đốc kinh doanh phải chịu trách nhiệm
trước giám đốc Công ty về nhiệm vụ được giao.
4. Các phòng ban chức năng
- Phòng kế toán:
Có nhiệm vụ tổ chức công tác quản lý tài chính kế toán của Công ty theo quy
định vủa nhà nước, lập kế hoạch giá thành sản phẩm, giám sát, kiểm tra việc tính giá
thành sản phẩm, tỷ giá xuất nhập khẩu và các định mức trong sản xuất, thanh toán và
báo cáo quyết toán tài chính hàng tháng, quý, năm theo quy định. Phân tích các hoạt
động kinh tế, tài chính trong sản xuất, kinh doanh từ đó tham mưu cho giám đốc về
hạch toán kinh tế theo điều lệ tổ chức và các hoạt động của Công ty.

- Phòng tổ chức hành chính
Có nhiệm vụ quản lý lao động trong toàn Công ty, tổ chức nhân sự: tuyển dụng,
sắp xếp nhân sự, biên tập định mức lao động, quản lý quỹ tiền lương, đào tạo nâng cao
tay nghề, nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên và công tác quản lý hành chính trong
toàn Công ty. Quản lý trực tiếp các thiết bị hành chính, thảo, lưu, chuyển công văn giấy
tờ. Quản lý trực tiếp công tác tổ chức hành chính văn phòng trong toàn Công ty, triển
khai, thực hiện các chế độ chính sách, xây dựng mức tiền lương chung của Công ty,
theo dõi quản lý, thực hiện các nghiệp vụ về chính sách cho người lao động, tổ chức,
sắp xếp các cuộc họp, hội nghị lớn của Công ty.

- Phòng kế hoạch – kĩ thuật:

Biên tập kế hoạch nhập hàng và tiêu thụ, kinh doanh, kế hoạch giá vốn tháng,
quý, năm, đôn đốc các phòng ban chức năng và thực hiện kế hoạch xuất nhập khẩu tiêu
thụ sản phẩm, lên kế hoạch sản xuất, nghiên cứu nâng cao dây chuyền công nghệ cải
tiến sản phẩm.
- Phòng kinh doanh:
Chiếm đa số là các nhân viên trẻ, năng động có nhiệm vụ đi khai thác thị trường
tiêu thụ hàng hoá và tình hình kinh doanh của các đối thủ cạnh tranh, cũng như nắm bắt
về thị trường hiện taị và tương lai.
- Phòng tư vấn thiết kế:
Bao gồm nhiều kĩ sư lành nghề đã từng tham gia nhiều dự án mà DN cung cấp,
bên cạnh đó là các kĩ sư trẻ nhiều triển vọng, nhiệt tình, say mê học hỏi, trực tiếp tư vấn
thiết kế nội thất và ngoại thất cho các công trình.
- Xưởng sản xuất:
Đặt tại tỉnh Lâm Đồng, thực hiện công tác sản xuất sản phẩm theo kế hoạch mà
công ty đã giao. Đảm bảo đúng chất lượng sản phẩm, tiến độ công việc, đảm bảo an
toàn lao động trong quá trình sản xuất.
- Các văn phòng đại diện tại ba miền Bắc, Trung, Nam:
Là cầu nối giữa khách hàng và DN, nhờ vào việc tổ chức tốt các văn phòng đại

diện đã làm cho DN phát triển thêm các kênh phân phối, mở rộng thị trường trên cả ba
miền, từ đó tạo đà cho việc tăng doanh số bán hang của DN giúp cho DN không ngừng
lớn mạnh, được khách hang khắp mọi miền tổ quốc biết đến.

1.4. TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG
TY.
Bảng 1.1: Một số chỉ tiêu tài chính của Công ty cổ phần hoá chất khoáng sản và
xây dựng Hà Nội
Đơn vị tính: Đồng
Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008
1. Tổng Doanh thu 38,658,239,000

90,985,643,000

150,000,965,000

2. Tổng chi phí. 29,771,647040

61,932,238,660

115,178,403,200

3. Lợi nhuận sau thuế. 8,886,591,961

29,053,404,346

34,822,561,799

4. Tổng tài sản 33,450,000,000

42,977,970,007

57,088,372,794

5. Tổng lao động 98 149 177
6. Thu nhập bình quân 800,000-
3,000,000
1,200,000-
3,500,000
1,500,000-
4,000,000
Nhận xét: Xuyên xuốt qua các năm kêt từ ngày thành lập Công ty kết quả hoạt
động sản xuất kinh doanh của Công ty ngày càng khả quan, đặc biệt là trong 3 năm
2006, 2007, 2008, các chỉ tiêu kinh tế tương đối tốt, doanh thu và lợi nhuận tăng đều cụ
thể như sau:
- Năm 2007 Doanh thu tăng lên 52,327,404,000 Đ so với năm 2006 tương ứng
với tốc độ tăng 135%, doanh thu năm 2008 đạt được còn khả quan hơn, tăng
59,015,322,000 Đ tương ứng với tốc độ tăng 64,86%. Trong năm 2008 tuy tốc độ tăng
có thấp hơn nhưng về tuyệt đối vẫn đảm bảo mức tăng cao hơn so với năm 2007. Trong
điều kiện suy thoái kinh tế, DN phải chịu sức ép lớn từ thị trường thì việc tăng doanh
thu như kết quả trên là một cố gắng lớn của DN.
- Chi phí cũng tăng đều qua các năm tuy nhiên doanh thu tăng lên vẫn đủ bù
đắp cho chi phí chính vì thế mà mức lợi nhuận sau thuế vẫn đảm bảo không ngừng tăng
lên qua các năm. Năm 2007 lợi nhuận tăng 20,166,812,380 tương ứng với tốc độ tăng
69,41%, năm 2008 lợi nhuận tăng 5,769,157,450 tương ứng với tốc độ tăng 19,86 % so
với năm 2007.

- Chi phí tăng lên khá cao qua các năm phải kể đến chi phí tiền lương của DN,
số lượng công nhân viên tăng qua các năm, tuy nhiên mức tiền lương không ngừng
được cải thiện, mức tiền lương tối thiểu là cao so với các DN khác. Việc này thể hiện sự

chăm lo cho đời sống của nhân viên cũng là hình thức động viên tinh thần làm việc cho
anh em trong tập thể đơn vị.
- Mức tài sản toàn đơn vị tăng lên rõ rệt qua các năm, trong đó có một tỷ trọng
lớn giành cho việc trang trải, cải thiện cơ sở vật chất: xưởng sản xuất, trụ sở chính, văn
phòng đại diện. Trong chiếm lược phát triển của mình, DN sẽ tiếp tục đầu tư mở rộng
xưởng sản xuất, nâng cao dây truyền công nghệ và mở thêm các văn phòng đại diện tai
Nghệ an, Đồng Tháp và Cần Thơ.
Xét về tổng thể hoạt động của Công ty trong ba năm qua là tương đối tốt, đặc
biệt là năm 2008 đã vượt qua được cơn bão khúng hoảng và giành được mức lợi nhuận
sau thuế khả quan. Công ty nên duy trì sự phát triển và phát huy sự tăng trưởng ở hoạt
động kinh doanh chính nhưng cũng cần củng cố các hoạt động kinh doanh khác để tăng
cao hơn nữa lợi nhuận cho Công ty.

PHẦN 2
TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY

2.1. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
Công ty cổ phần hoá chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội là một DN hoạt động
trên quy mô bình thường, có mạng lưới các đại lý, của hàng, văn phòng giao dịch trải
dài trên các vùng miền đất nước. Để quản lý và giám sát một cách có hiệu quả quá trình
sản xuất kinh doanh của đơn vị thì bộ máy kế toán phải được thiết kế một cách phù hợp
để đáp ứng yêu cầu quản lý của công ty cũng như không trái với chế độ hiện hành,
Công ty đã lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán mang tính tập trung vừa phù hợp
với quy mô lại đảm bảo quản lý chặt chẽ
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức thành Phòng Kế Toán, đứng đầu là kế
toán trưởng. Phòng Kế Toán có chức năng quản lý toàn bộ hoạt động kế toán tài chính
của công ty. Để phù hợp vớí nhu cầu quản lý, bộ máy kế toán của công ty cũng phân
thành các phần hành riêng biệt, mỗi một phần hành đảm nhiệm những chức năng nhiệm
vụ riêng, vừa hoạt động và chịu trách nhiệm độc lập, vừa phối hợp liên kết tạo thành
các mắt xích trong sự vận hành của “guồng máy kế toán”.

Mô hình tổ chức Bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần hoá chất khoáng sản và
xây dựng Hà Nội được minh hoạ qua sơ đồ sau:




Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức Bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần hoá chất khoáng
sản và xây dựng Hà Nội


Trong đó:
Kế toán trưởng: Phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc và
cấp trên về công tác kế toán của đơn vị. Tổ chức, kiểm tra công tác kế toán, phân công,
bố trí công việc cho các nhân viên kế toán của Công ty.
Kế toán tổng hợp: Chức năng chính là tổng hợp các thông tin từ nhân viên kế
toán các phần hành để lên bảng cân đối kế toán và lập báo cáo kết quả kinh doanh. Kế
toán tổng hợp còn phụ trách việc kê khai thuế hàng tháng cũng như quyết toán thuế cuối
năm, tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm và xác định kết quả kinh doanh.
Kế toán tài sản cố định: Theo dõi tình hình tăng, giảm TSCĐ, việc tính và trích
khấu hao TSCĐ. Theo dõi, tập hợp chi phí xây dựng cơ bản dở dang và kết chuyển chi
phí khi công trình hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng.
Kế toán vật tư: Theo dõi, hạch toán việc nhập-xuất kho vật tư sản phẩm sản xuất
và tiêu thụ. Lựa chọn phương pháp tính giá vật tư và hình thức ghi sổ phù hợp. Thường
xuyên đối chiếu số liệu với các bộ phận liên quan. Từ đó theo dõi quá trình sản xuất, tập
hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm và phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ
theo quy định hạch toán của công ty.
Kế toán trưởng

Kế toán tổng hợp

Kế
toán
vật tư

Kế
toán
ngân
hàng

Kế
toán
TSCĐ


Kế
toán
thanh
toán

Kế
toán
công
nợ

Kế
toán
tiền
lương
Thủ
quỹ

Kế toán ngân hàng: Thực hiện các hoạt động liên quan đến ngân hàng như:
làm thủ tục vay vốn, theo dõi lãi vay; theo dõi các giao dịch phát sinh trên tài khoản tiền
gửi tại ngân hàng và nhập sổ phụ vào phần mềm kế toán khi có phát sinh.
Kế toán thanh toán: Cùng với kế toán trưởng kiểm tra các chứng từ thanh
toán. Theo dõi tình hình thanh toán các khoản thu chi hàng ngày, Lập phiếu thu, phiếu
chi.
Kế toán công nợ: Theo dõi, kiểm tra, đốc thúc các khoản công nợ phải thu-phải
trả, các khoản công nợ tạm ứng. Đề xuất với lãnh đạo các biện pháp thu hồi công nợ
cũng như thanh toán thích hợp.
Kế toán tiền lương: Tính và lập bảng lương, thưởng và các các chế độ chính
sách cho toàn bộ cán bộ nhân viên trong công ty dựa trên các quy định của nhà nước và
doanh nghiệp đồng thời lập bảng tổng hợp đưa lên máy vi tình để phân bổ và trích
lương.
Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt tại quỹ của Công ty, thực hiện các nghiệp vụ về thu,
chi tiền mặt. Lập Uỷ nhiệm chi gửi ngân hàng, rút tiền và chuyển tiền, ghi sổ quỹ và lập
báo cáo theo quy định.
2.2. TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
2.2.1. Các chính sách kế toán chung
- Chế độ kế toán:
Hiện nay Công ty đang áp dụng chế độ kế toán DN ban hành theo quyết định số
15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, việc lập báo cáo tài
chính cho năm tài chính kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm của Công ty theo quyết định
số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2002, thông tư số 98/2002/TT-BTC ngày
09/10/2002, thông tư số 105/2003/TT-BTC ngày 04/1102003… và các văn bản bổ sung
kèm theo.
- Đồng tiền sử dụng trong hạch toán:
Là đồng tiền Việt Nam (VNĐ). Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không phải là
VNĐ đều được chuyển đổi thành VNĐ theo tỷ giá hạch toán tại thời điểm phát sinh.
- Niên độ kế toán áp dụng:

Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kêt thúc vào ngày 31/12
năm dương lịch.
- Hình thức kế toán áp dụng:
Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán: nhật kí chung
- Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng:
Công ty áp dụng kế toán thuế VAT theo phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, trị giá xuất
hàng tồn kho được xác định theo phương pháp nhập trước xuất trước, mỗi lần nhập kho
hàng hóa kế toán sẽ tiến hàng phân bổ chi phi thu mua cho lô hàng đó nhằm xây dựng
hệ thống giá nhập kho chính xác nhất.Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: hàng tồn kho
được đánh giá theo giá gốc, trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá
gốc thì sẽ tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được.
- Phương pháp kế toán Tài sản cố định:
Công ty sử dụng phương pháp tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng.
- Phương pháp kế toán ngoại tệ:
Sử dụng tỉ giá hạch thực tế tại thời điểm phát sinh.
2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của DN đều
phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế,
tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, rõ rang, trung
thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ
rang, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền
viết bằng số.
Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ, ví dụ:
hoá đơn giá trị gia tăng phải được lập đủ 3 liên: liên 1 DN lưu lại, liên 2 giao cho khách
hàng, liên 3 dùng cho nội bộ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho
tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy
than. Trường hợp đặc biệt phải lập thành nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả

các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính
pháp lý của tất cả các liên chứng từ.
Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ
mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định
của pháp luật, chữ ký trên chứng từ thống nhất và giống với chữ ký đã đăng ký theo quy
định.
Tổ chức chứng từ
Là giai đoạn đầu tiên để thực hiện ghi sổ và lập báo cáo do đó tổ chức chứng từ
nhằm mục đích giúp quản lý có được thông tin kịp thời chính xác đầy đủ để đưa ra
quyết định kinh doanh. Ngoài ra còn tạo điều kiên cho việc mã hoá thông tin và là căn
cứ để xác minh nghiệp vụ, căn cứ để kiểm tra kế toán và là cơ sở để giải quyết các tranh
chấp kinh tế. Công ty đã đăng ký sử dụng hầu hết các chứng từ trong hệ thống chứng từ
kế toán thống nhất do Bộ Tài chính ban hành, như: Hóa đơn GTGT, hợp đồng kinh tế,
giấy đề nghị mua hàng, giấy đề nghị tạm ứng, phiếu thu, phiếu chi, séc chuyển khoản,
bảng kiểm kê quỹ, biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ, hợp đồng
thanh lý TSCĐ, hoá đơn bán hàng của người bán, phiếu nhập kho, biên bản kiểm
nghiệm vật tư, phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức, phiếu xuất kho Chứng từ phản ánh lao
động như Bảng chấm công, giấy chứng nhận đau ốm thai sản Ngoài các chứng từ do
Bộ Tài chính ban hành, Công ty còn sử dụng một số mẫu chứng từ do công ty tự thiết kế
(Giấy đề nghị, bản đối chiếu, hợp đồng kinh tế…)
Quy trình luân chuyển chứng từ và kiểm tra chứng từ kế toán tại Công ty
như sau:
Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị, tất cả các chứng từ kế toán do
DN lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều được tập trung vào bộ phận kê toán DN. Bộ
phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh
tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:
- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán
- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám

đốc DN ký duyệt.
- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán.
- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán:
- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép
trên chứng từ kế toán.
- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên
chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan.
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
Trong năm tài chính, chứng từ được bảo quản tại kế toán phần hành.
Khi báo cáo quyết toán được duyệt, các chứng từ được chuyển vào lưu trữ. Nội
dung lưu trữ bao gồm các công việc sau:
Lựa chọn địa điểm lưu trữ chứng từ: Lựa chọn các điều kiện để lưu trữ; xây dựng
các yêu cầu về an toàn, bí mật tài liệu; xác định trách nhiệm vật chất của các đối tượng
có liên quan đến việc lưu trữ chứng từ.
Khi có công việc cần sử dụng lại chứng từ sau khi đã đưa vào lưu trữ, kế toán
công ty tuân thủ các yêu cầu:
Thứ nhất, nếu sử dụng cho các đối tượng trong doanh nghiệp phải xin phép Kế
toán trưởng.
Thứ hai, nếu sử dụng cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp thì phải được sự
đồng ý của Kế toán trưởng và Thủ trưởng đơn vị.
Về hủy chứng từ: Chứng từ được hủy sau một thời gian quy định cho từng loại.
Các giai đoạn trên của chứng từ kế toán có quan hệ mật thiết với nhau mà bất cứ
một chứng từ nào cũng phải trải qua. Đây là quy trình luân chuyển chứng từ mà Kế toán
Công ty Cổ phần Hoá chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội thực hiện rất chặt chẽ và
hiệu quả.
2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Kế toán tại Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quy định tại quyết định
15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Tuy nhiên để công tác kế toán được thực hiện nhanh gọn, chính xác, Công ty tiến
hành chi tiết các tài khoản cho phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý và đặc điểm tổ
chức hoạt động sản xuất kinh doanh. Cụ thể tất cả các tài khoản đều được chi tiết thành
các tài khoản cấp 2 theo từng mặt hàng sản xuất, kinh doanh. Sau đó nhiều tài khoản
này lại được chi tiết thành các tài khoản cấp 3 theo các nội dung cụ thể tương ứng với
từng tài khoản, ví dụ các TK theo dõi công nợ được mở chi tiết theo từng khách hàng,
từng nhà cung cấp. Các TK liên quan đến Giá vốn, doanh thu được chi tiết cho từng
dòng sản phẩm đối với hàng hóa và được chi tiết cụ thể cho từng thành phẩm.thì chi tiết
theo từng phân xưởng, từng mã sản phẩm.
Cụ thể :
- Tài khoản 511 được chi tiết như sau:
+ TK 5111 – Doanh thu bán hàng hóa
+ TK 5112 – Doanh thu bán thành phẩm
+ Tk 5113 – Doanh thu bán dịch vụ
Các tài khoản cấp 2 của TK này lại được chi tiết như sau:
TK 5111 được chi tiết theo dòng sản phẩm:
+ TK 5111-01: Doanh thu bán phân NPK
+ TK 5111-02; Doanh thu bán phân chuyên dùng
+ TK 5111-03: Doanh thu bán DAP
+ TK 5111-04: Doanh thu bán đạm
+ TK 5111-05: Doanh thu bán lân
+ TK 5111-06: Doanh thu bán kali
+ TK 5111-07: Doanh thu bán Quặng
+ TK 5111-08: Doanh thu bán sản phẩm xử lý môi trường
TK 5112 được chi tiết theo từng thành phẩm:
+ TK 5112-01: Doanh thu bán Bentonite – API – P100
+ TK 5112-02: Doanh thu bán Bentonite – API – P500
+ TK 5112-01: Doanh thu bán Bentonite ACMA
…

- TK 632 được chi tiết thành các TK cấp 2 như sau:
+ TK 6321: Giá vốn hàng hóa
+ TK 6323: Giá vốn thành phẩm
+ TK 6324: Giá vốn cung cấp dịch vụ
Mỗi tài khoản trên lại được chi tiết thành TK cấp 3 như sau:
TK 6321 được chi tiết theo từng dòng sản phẩm:
+ TK 6321-01: Giá vốn bán phân NPK
+ TK 6321-02: Giá vốn bán phân chuyên dùng
+ TK 6321-03: Giá vốn bán DAP
+ TK 6321-04: Giá vốn bán đạm
+ TK 6321-05: Giá vốn bán lân
+ TK 6321-06: Giá vốn bán kali
+ TK 6321-07: Giá vốn bán Quặng
+ TK 6321-01: Giá vốn bán sản phẩm xử lý môi trường
TK 6323 được chi tiết như sau:
+ TK 6323-01: Giá vốn bán Bentonite – API – P100
+ TK 6323-02: Giá vốn bán Bentonite – API – P500
+ TK 6323-03: Giá vốn bán ACMA
+ TK 6323-04: Giá vốn nguyên vật liệu trực tiếp
+ TK 6323-05: Giá vốn nhân công trực tiếp
+ TK 6323-06: Giá vốn chi phí sản xuất chung
TK 6324 được chi tiết như sau:
+ TK 6324-04: Giá vốn nguyên vật liệu trực tiếp
+ TK 6324-05: Giá vốn nhân công trực tiếp
+ TK 6324-06: Giá vốn chi phí sản xuất chung
…
2.2.4. Đặc điểm tổ chức hệ thống sổ sách kế toán
Công ty thực hiện các quy định về sổ kế toán trong Luât Kế toán, nghị định số
129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2005 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi

hành một số điều của Luật Kế toán trong lĩnh vực kinh doanh, các văn bản hướng dẫn
thi hành Luật Kế toán và Chế độ kế toán doanh nghiệp tại Quyết định 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính.
Để lựa chọn được hình thức sổ kế toán phù hợp, đơn vị đã căn cứ vào đặc điểm
hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như tình tình thực tế của Công ty mình, DN đã
đăng ký sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung kết hợp với hệ thống máy tính khá
đồng bộ và thực hiện kế toán trên phần mềm Fast Accouting kết hợp sử dụng phần mềm
Excel để lập các bảng biểu, các bảng tính kế toán. Giữa các phần hành kế toán thường
không tiến hành luân chuyển số liệu trực tiếp qua mạng nội bộ mà thông tin được xử lý
trực tiếp theo các bộ phận trên giấy rồi mới cập nhật vào máy chủ.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật kí chung tại Công ty Cổ phần Hoá
chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội như sau:
Hàng ngày, các chứng từ kế toán hoặc các bảng tổng hợp chứng từ kế toán liên
quan đến các phần hành kế toán khác nhau được các kế toán viên phụ trách mỗi phần
hành đó kiểm tra và nhập đầy đủ các thông tin trên các chứng từ vào các phần hành kế
toán chi tiết. Hệ thống phần mềm sẽ lưu thông tin trên máy dưới dạng các bảng dữ liệu
chi tiết, việc xử lý dữ liệu được thực hiện trên máy theo trình tự đã được thiết kế sẵn
cho hình thức Nhật ký chung. Từ đó hệ thống phần mềm sẽ tự động ghi vào các loại sổ
đặc biệt, sổ chi tiết, nhật ký chung, sổ cái Giữa các sổ được lập đã có sự kiểm tra đối
chiếu với nhau thông qua hệ thống phần mền, do đó việc xảy ra sai sót là khó có thể xảy
ra, điều này giúp cho công việc kế toán được giảm bớt đi rất nhiều.
Cuối tháng (hoặc cuối kỳ hoặc vào thời điểm cần thiết), kế toán thực hiện các thao tác
khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu
chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được
nhập trong kỳ. Thực hiện các thao tác để in BCTC theo quy định.
Cuối năm, sổ tổng hợp và sổ chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực
hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay
Về nguyên tắc, phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên
Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên