luận văn:Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý ở Doanh nghiệp Viễn thông Vĩnh Phúc ppt

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI: ““ Một số giải pháp hoàn thiện
cơ cấu tổ chức quản lý ở Doanh nghiệp
Viễn thông Vĩnh Phúc.”


1

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU ....................................................................................................... 1
Danh mục Từ viết tắt ........................................................................................... 3
CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ VỀ THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG CƠ
CẤU TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP TRONG MÔI TRƯỜNG HIỆN
ĐẠI ........................................................................................................................ 4
1.1.TỔ CHỨC ....................................................................................................................... 4
1.2.CƠ CẤU TỔ CHỨC TRONG DOANH NGHIỆP ........................................................ 5

1.2.1.Khái niệm ............................................................................................... 5
1.2.2.Các đặc trưng cơ bản của cơ cấu tổ chức ................................................ 6
1.2.2.1.Chun mơn hóa công việc ............................................................... 6
1.2.2.2.Sự phân chia tổng thể thành các bộ phận phân hệ ............................. 7
1.2.2.3.Cấp quản lý và tầm quản lý.............................................................. 7
1.2.2.4.Quyền hạn và mối quan hệ về quyền hạn trong tổ chức. ................... 8
1.2.2.5.Sự phân bổ quyền hạn giữa các cấp trong tổ chức........................... 10
1.2.2.6.Sự phối hợp các bộ phận, phân hệ trong tổ chức ............................. 11
1.2.3.Một số mơ hình cơ cấu tổ chức điển hình hiện nay ............................... 11
1.2.3.1.Mơ hình tổ chức bộ phận theo chức năng ....................................... 11
1.2.3.2.Mơ hình tổ chức bộ phận theo địa dư .............................................. 13
1.2.3.4.Mơ hình tổ chức bộ phận theo đơn vị chiến lược()........................... 15
1.2.3.5.Mơ hình tổ chức bộ phận theo ma trận() .......................................... 16
1.3.THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC ................................................................................. 18

1.3.1.Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức ............................................. 18
1.3.1.1.Chiến lược của tổ chức ................................................................... 18
1.3.1.2.Quy mô và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức .............. 19


1.3.1.3.Công nghệ ...................................................................................... 19
1.3.1.4.Thái độ của người lãnh đạo và năng lực của đội ngũ nhân lực ........ 19
1.3.1.5.Môi trường ..................................................................................... 20
1.3.2.Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức ()................................................ 20
1.3.3.Nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức........................................................ 21
1.3.4.Thiết kế cơ cấu tổ chức() ....................................................................... 21
1.3.5.Nội dung của việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức ()...................................... 23
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC Ở DOANH
NGHIỆP VIỄN THÔNG VĨNH PHÚC ........................................................... 25
2.1.TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP .......................................................................... 25

2.1.1.Tên doanh nghiệp ................................................................................. 25
2.1.2.Lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh ............................................... 25
2.1.3.Quá trình hình thành và phát triển ......................................................... 26
2.1.4.Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh trong những năm gần
đây................................................................................................................. 28
2.1.4.1. Doanh thu phát sinh của VTVP ..................................................... 28
2.1.4.2.Phát triển thuê bao điện thoại và Internet ........................................... 30
2.1.4.3. Các sản phẩm dịch vụ VT-CNTT có tỷ trọng lớn.......................... 30
2.1.5.Đặc điểm về vốn và doanh thu .............................................................. 32
2.1.6.Đặc điểm về nguồn nhân lực ................................................................. 33
2.1.6.1.Số lượng và cơ cấu lao động ........................................................... 33
2.1.6.2. Cơ cấu trình độ lao động ................................................................ 34
2.1.7.1.Kế hoạch của đơn vị trong năm 2008.............................................. 36

2.1.7.2.Kế hoạch của Doanh nghiệp trong thời gian tới .............................. 37
2.2.THỰC TRẠNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VTVP ............................................... 37

2.2.1.Sơ đồ cơ cấu tổ chức VTVP .................................................................. 37


2.2.2.Chức năng nhiệm vụ của các Phòng, Ban và các TTVT ........................ 38
2.2.2.1.Văn phịng viễn thơng tỉnh.............................................................. 38
2.2.2.2.Các đơn vị trực thuộc VTVP .......................................................... 44
2.2.3.Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức của Doanh nghiệp VTVP .............. 46
2.2.3.1.Việc bố trí sử dụng lao động ở một số phòng ban chủ chốt ............. 46
2.2.3.2.Phân tích cơ chế vận hành của đơn vị ................................................ 52
2.2.3.3.Ưu - nhược điểm và nguyên nhân gây ra những tồn tại của mơ
hình ............................................................................................................ 56
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ
CHỨC QUẢN LÝ Ở DOANH NGHIỆP VIỄN THÔNG VĨNH PHÚC ......... 59
3.1.NHỮNG GIẢI PHÁP CƠ BẢN.................................................................................... 59

3.1.1.Hoàn thiện cơ chế quản lý ..................................................................... 59
3.1.2.Sắp xếp lại một số phịng ban................................................................ 60
3.1.3.Bố trí lại khối lượng cơng việc ở một số Phịng Ban ............................. 63
3.1.4.Đề xuất về cơ chế vận hành .................................................................. 65
3.1.5.Những điểm cần lưu ý đối với VTVP nhằm giữ vững vai trò chủ
đạo trên địa bàn tỉnh trong bối cảnh hội nhập hiện nay .................................. 67
3.2.MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC Ở VTVP ........ 68

3.2.1.Xây dựng tiêu chuẩn cán bộ .................................................................. 68
3.2.2.Xây dựng văn hóa trong doanh nghiệp .................................................. 68
3.2.3.Từ phía Nhà nước và Tập đồn ............................................................. 69
KẾT LUẬN ......................................................................................................... 70

Danh mục tài liệu tham khảo............................................................................. 70


DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU
Sơ đồ 1.1. Lôgic của quá trình quản lý............................................................................. 5
Sơ đồ 1.2 Mối quan hệ quyền hạn trực tuyến và tham mưu .............................................. 9
Sơ đồ 1.3.Mơ hình tổ chức bộ phận theo chức năng ở một cơng ty Thương mại ............ 12
Sơ đồ 1.4.Mơ hình tổ chức bộ phận theo địa dư ............................................................. 14
Sơ đồ 1.5.Mơ hình tổ chức bộ phận theo đối tượng khách hàng ở cơng ty may .............. 15
Sơ đồ1.6.Mơ hình tổ chức bộ phận theo đơn vị chiến lược của một trường đại
học lớn......................................................................................................... 16
Sơ đồ1.7.Mơ hình tổ chức bộ phận theo ma trận ............................................................ 18
Sơ đồ 1.8.Môi trường xung quanh tổ chức ..................................................................... 20
Sơ đồ 1.9.Quá trình thiết kế cơ cấu tổ chức.................................................................... 22
Sơ đồ 1.10.Q trình chun mơn hóa cơng việc ........................................................... 22
Sơ đồ 1.11.Q trình xây dựng các bộ phận và phân hệ cơ cấu ...................................... 22
Sơ đồ 1.12.Q trình xây thể chế hóa cơ cấu tổ chức ..................................................... 23
Sơ đồ 2.1. Biểu đồ doanh thu phát sinh .......................................................................... 29
Sơ đồ 2.2. Biểu đồ số lượng máy điện thoại/100dân ( 2002 - 2007 ) .............................. 30
Sơ đồ 2.3.Biểu đồ cơ cấu trình độ lao động ................................................................... 35
Sơ đồ 2.4.Sơ đồ cơ cấu tổ chức của VTVP .................................................................... 37
Sơ đồ 2.5.Mối quan hệ theo chiều ngang ....................................................................... 49
Sơ đồ 2.6.Mối quan hệ theo chiều ngang giữa Phịng Kế tốn Thống kê với các
Phòng Ban khác ........................................................................................... 50
Sơ đồ 2.7.Mối quan hệ theo chiều ngang giữa Phòng Mạng dịch vụ với các
Phịng Ban khác ........................................................................................... 52
Sơ đồ 2.8. Quy trình hình thành 1 cơng trình mới, sửa chữa, cải tạo, nâng cấp
mạng viễn thơng .......................................................................................... 53
Sơ đồ 2.9.Quy trình nghiệm thu, thanh quyết tốn cơng trình mới, sửa chữa,cải
tạo, nâng cấp mạng viễn thông đối với đơn vị thi công. ............................... 55

Sơ đồ 2.10.Quy trình phát triển, đưa ra một sản phẩm dịch vụ mới ................................ 56
Sơ đồ 3.1.Sơ đồ cơ cấu tổ chức của VTVP trước khi có sự thay đổi .............................. 62
Sơ đồ 3.2.Sơ đồ cơ cấu tổ chức của VTVP sau khi thay đổi ........................................... 63
Sơ đồ 3.3.Đề xuất quy trình hình thành 1 cơng trình mới, sửa chữa, cải tạo,
nâng cấp mạng viễn thông ........................................................................... 66
Sơ đồ 3.4. Đề xuất quy trình nghiệm thu, thanh quyết tốn cơng trình mới, sửa
chữa, cải tạo, nâng cấp mạng viễn thông đối với đơn vị thi công. ................ 67


Sơ đồ 3.5.Đề xuất quy trình phát triển, đưa ra một sản phẩm dịch vụ mới ..................... 67
Bảng 1.1.Mối quan hệ giữa chiến lược và cơ cấu tổ chức ( ) .......................................... 19
Bảng 2.1. Doanh thu phát sinh của VTVP ..................................................................... 29
Bảng 2.3: Thống kê cơ cấu lao động ở VTVP 1/2008 ................................................... 34
Bảng 2.4.Thống kê cơ cấu trình độ lao động ở VTVP .................................................... 35
Bảng 2.5. Trình độ, kinh nghiệm, tuổi đời của Ban lãnh đạo......................................... 46
Bảng 2.6.Trình độ kinh nghiệm của Phòng Tỏ chức cán bộ lao động ............................. 48
Bảng 2.7. Trình độ, tuổi đời của Phịng Kế tốn-Thống kê -Tài chính .......................... 49
Bảng 2.8. Trình độ, tuổi đời của Phòng Mạng dịch vụ .................................................. 51
Bảng 3.1.Cơ cấu của Phịng Tổ chức Cán bộ Lao đơng sau khi sắp xếp lại ................... 64
Bảng 3.2. Cơ cấu của Phòng Kế tốn-Thống kê -Tài chính sau khi sắp xếp lại ............. 65


1

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, sự kết hợp giữa VT- CNTT- Internet đã trở thành công cụ
đắc dụng phục vụ cho sự phát triển kinh tế - xã hội và doanh nghiệp. Có thể
nói rằng sự phát triển như vũ bão của ngành VT- CNTT trước hết đã làm thay
đổi phương thức phương thức tổ chức hoạt động kinh tế, sau đó tác động đến

hoạt động của các khu vực khác như khu vực chế tạo- chế biến và cung ứng
dịch vụ.
VT-CNTT phát triển ở mọi quốc gia, mọi khu vực và ở Việt Nam cũng
khơng nằm ngồi ngoại lệ. Năm 2008 được coi là năm đánh dấu nhiều sự kiện
quan trọng đối với ngành VT- CNTT ở Việt Nam và Tập đồn Bưu chính Viễn thơng Việt Nam (VNPT), trước hết là việc Việt Nam phóng thành cơng
vệ tinh viễn thơng đầu tiên Vinasat-1, sau đó là việc VNPT chính thức hồn
thành chia tách Bưu chính và Viễn thơng trên địa bàn các tỉnh/thành phố và
các doanh nghiệp viễn thông tỉnh đi vào hoạt động. Đây là mơ hình chưa có
tiền lệ tại Việt Nam, hành lang pháp lý chưa hồn thiện.
Để giúp các Doanh nghiệp viễn thơng tỉnh nâng cao sức cạnh tranh,
khai thác và sử dụng hiện quả các nguồn lực đặc biệt là nguồn lực con người,
một trong những giải pháp cơ bản là công tác tổ chức và thiết kế cơ cấu tổ
chức trong doanh nghiệp. Muốn doanh nghiệp ngày càng lớn mạnh phải có
được bộ máy tổ chức đủ trình độ năng lực, cơ cấu gọn nhẹ, mềm dẻo linh hoạt
phù hợp với điều kiện hội nhập.
Sau một thời gian thực tập tại Doanh nghiệp Viễn thơng Vĩnh Phúc,
được tìm hiểu các tài liệu liên quan, thực tế về cơ chế hoạt động, quá trình sản
xuất cung ứng dịch vụ VT-CNTT, em đã mạnh dạn chọn đề tài chuyên đề
thực tập


2

“ Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý ở Doanh nghiệp Viễn
thông Vĩnh Phúc”
Bố cục bài viết gồm 3 chương, được trình bày như sau :
Chương I : Những vấn đề về thiết kế và xấy dựng cơ cấu tổ chức doanh
nghiệp trong môi trường hiện đại
Chương II: Thực trạng về cơ cấu tổ chức ở Doanh nghiệp Viễn thông
Vĩnh Phúc

Chương III: Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý ở
Doanh nghiệp Viễn thơng Vĩnh Phúc
Mặc dù đã có rất nhiều cố gắng nhưng do đề tài phức tạp, có những vấn
đề tồn tại chưa được thống nhất do đó khơng thể tránh khỏi những thiếu sót.
Em kính mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cơ, các bạn đọc giúp đỡ
em để hoàn thiện chuyên đề này.


3

Danh mục Từ viết tắt
• BC-VT: Bưu chính viễn thơng
• CBCNV : Cán bộ cơng nhân viên
• CĐ : Cao đẳng
• ĐH : Đại học
• ĐTVT : Điện tử viễn thơng
• GĐ : Giám đốc
• HĐQT : Hội đồng quản trị
• KT : kinh tế
• PGĐ : Phó Giám đốc
• QĐ

: Quyết định

• TC : Trung cấp
• TCCB: Tổ chức cán bộ
• TP :Trưởng phịng
• TTVT : Trung tâm Viễn thơng
• VNPT: Tập đồn Bưu chính Viễn thơng Việt Nam
• VT- CNTT : viễn thơng- cơng nghệ thơng tin

• VTVP :Viễn thông Vĩnh Phúc


4

CHƯƠNG 1
NHỮNG VẤN ĐỀ VỀ THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG
CƠ CẤU TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP
TRONG MÔI TRƯỜNG HIỆN ĐẠI
1.1.TỔ CHỨC
∗” Tổ chức ( theo nghĩa danh từ ) : là tập hợp của hai hay nhiều người
cùng hoạt động trong những hình thái cơ cấu nhất định để đạt được mụch đích
chung ”.
Ví dụ : gia đình, trường học, doanh nghiệp, các cơ quan hành chính sự
nghiệp…
- Đặc điểm chung của tổ chức:
+ Tổ chức là những đơn vị xã hội bao gồm nhiều người,những bộ
phận phân hệ, vị trí cơng tác khác nhau có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và
tương ứng là là những chức năng, nhiệm vụ nhất định.
+ Mọi tổ chức đều tồn tại vì những mục đích nhất định nào đó, mục
đích chính là lý do để tổ chức tồn tại
+ Mọi tổ chức đều hoạt động theo những phương thức ( kế hoạch) của
riêng mình, vạch rõ những việc cần phải làm để đạt mụch đích, mục tiêu một
cách hiệu quả
+ Mọi tổ chức đều phải thu hút và sử dụng các nguồn lực một cách
hợp lý trong điều kiện có sự hạn chế các nguồn lực quan trọng : Nhân lực,vật
lực, tài lực và thông tin.
+ Mọi tổ chức đều hoạt động trong mối quan hệ tương tác với các tổ
chức khác, ảnh hưởng, thậm chí ràng buộc lẫn nhau.
+ Để liên kết, phối hợp những con người, bộ phận, phân hệ bên trong

5

và bên ngồi tổ chức cần có những con người lãnh đạo, quản lý, dẫn
dắt..nhằm đi đến mục tiêu chung cho tổ chức.
∗”Tổ chức (theo nghĩa động từ) là một chức năng của quá trình quản lý
bao gồm việc phân bổ, sắp xếp các nguồn lực con người và gắn liền với con
người là các nguồn lực khác nhau nhằm thực hiện thành công kế hoạch của tổ
chức”.

Lập kế họạch
Các nguồn lực
-Nhân lực
-Tài lực
-Vật lực
-Thông tin

Kiểm tra

Tổ chức

Kết quả
-Đạt mụch đích
-Đạt mục tiêu
+Sản phẩm
+Dịch vụ
-Mục tiêu đúng
-Hiệu quả cao

Lãnh đạo

Sơ đồ 1.1. Lơgic của q trình quản lý

( Nguồn: Giáo trình Quản trị học-TS.Đồn Thị Thu Hà,TS.Nguyễn Thị Ngọc
Huyền-Nhà xuất bản Giao thông Vận tải, Hà Nội 2006 -Trang 10 )

1.2.CƠ CẤU TỔ CHỨC TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1.Khái niệm
Cơ cấu tổ chức (chính thức) là tổng thể các bộ phận (đơn vị và cá nhân)
có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chun mơn hóa,có những nhiệm
vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những
khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới mục tiêu
đã xác định.(1)

1

Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II) -TS.Đoàn Thị Thu Hà,TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền-Nhà xuất bản
Khoa học và Kĩ thuật ,Hà Nội 2002-Trang 7.


6

- Cơ cấu tổ chức thể hiện cách thức phân công điều phối những họat
động trong cấu trúc của tổ chức ở từng bộ phận, phân hệ, vị trí cơng tác để đạt
được mụch tiêu, mụch đích xác định của tổ chức đồng thời nó phản ánh mơi
tương quan về quyền lực trong tổ chức.
- Bên cạnh đó cơ cấu tổ chức xác định những nhiệm vụ, quyền hạn và
mối mối quan hệ chặt chẽ giữa các bộ phận phân hệ trong tổ chức.
1.2.2.Các đặc trưng cơ bản của cơ cấu tổ chức

1.2.2.1.Chun mơn hóa cơng việc
Chun mơn hóa cơng việc có nghĩa là khi một người, một bộ phận,
phân hệ…chỉ thực hiện một hoặc một số chức năng nhiệm vụ có mối quan hệ
tương đồng.
Như vậy chun mơn hóa sẽ chia công việc ra thành những việc nhỏ,
đơn giản, dễ đào tạo để thực hiện.
Ưu điểm lớn nhất của chun mơn hóa đó chính là nâng cao năng suất
và hoàn thiện được kỹ năng lao động nhất định cho người lao động.
Tuy nhiên chun mơn hóa cơng việc cũng có những mặt tiêu cực của
nó: đó chính là sự tẻ nhạt, nhàm chán đối với công việc mà người lao động
phụ trách; bên cạnh đó khả năng sáng tạo, tìm tịi, sự thích nghi với những
cơng việc mới rất thấp trong khi sự phát triển của khoa học công nghệ hiện
nay địi hỏi người lao động phải có sự tổng hợp rất nhiều kĩ năng cần thiết
khác. Để khắc phục những nhược điểm trên, người ta khuyến khích tổng hợp
hóa những kĩ năng cho người lao động.
-Tổng hợp hóa đó xảy ra khi một người, bộ phận, phân hệ.. . thực hiện
công việc nhiều nhiệm vụ, nhiều chức năng mang tính tương đối.
Theo lời khuyên của các chuyên gia : nên nâng cao mức độ tổng hợp
hóa đến mức độ cao nhất có thể đồng thời vẫn đảm bảo được những kĩ năng
cần thiết cho người lao động. Về phía người lao động cần phải đa dạng hóa


7

những kĩ năng nhưng phải xác định cho mình đâu là giá trị trung tâm.
1.2.2.2.Sự phân chia tổng thể thành các bộ phận phân hệ
Trong tổ chức sự chuyên môn hóa theo chiều ngang làm xuất hiện
những bộ phận, phân hệ, vị trí cơng tác mang tính tương đối và thưc hiện
những hoạt động nhất định. Sự hình thành các bộ phận phân hệ của tổ chức
được thực hiện theo nhiều tiêu chí khác nhau là xuất hiện các mơ hình, các

kiểu tổ chức khác nhau.Trong xã hội hiện đại ngày nay, đã xuất hiện nhiều
mơ hình cơ cấu tổ chức mới, đó là sự pha trộn kết hợp giữa các mơ hình cổ
điển và xu thế phát triển của từng chủ thể.
1.2.2.3.Cấp quản lý và tầm quản lý
Tầm quản lý (tầm kiểm soát) là số người và bộ phận mà một nhà quản
lý có thể kiểm sốt hiệu quả. Tầm quản lý rộng sẽ cần ít cấp quản lý, còn tầm
quản lý hẹp dẫn đến nhiều cấp.( 2 )
Trong một tổ chức khi mà hệ thống cấp quản lý càng lớn, càng phức
tạp sẽ tạo ra nhiều khó khăn trong việc ra quyết định ( từ trên xuống ) cũng
như việc tiếp nhận và báo cáo thông tin ( từ dưới lên, từ mơi trường bên
ngồi) làm mất nhiều thời gian, thơng tin bị bóp méo. Vì vậy mà trong hoàn
thiện cơ cấu tổ chức người ta thường giảm số cấp quản lý xuống đến mức
nhất định và nâng tầm quản lý.
Muốn xác định tầm quản lý phù hợp phải tìm hiểu những mối quan hệ
sau:
- Tầm quản lý và trình độ của cán bộ quản lý có quan hệ tỷ lệ nghịch.
Năng lực của cán bộ quản lý càng cao thì tầm quản lý càng rộng và ngược lại.
Để nâng năng lực cho cán bộ quản lý cần: ( 1) nâng cao trình độ thơng qua
việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực; (2) nâng cao kĩ năng biến hoạt
động thành thực tiễn; (3) nâng cao phẩm chất đạo đức.Tạo cho nhà quản lý
2

Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II) -TS.Đoàn Thị Thu Hà,TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Nhà xuất bản
Khoa học và Kĩ thuật ,Hà Nội 2002-Trang 31-32


8

các công cụ: (4) phương pháp, công cụ kĩ thuật, hệ thống thơng tin; (5) các
quy trình họat động, những lý thuyết mơ hình mang tính định lượng.

- Tầm quản lý và sự rõ ràng trong việc xác định nhiệm vụ, quyền hạn
có quan hệ tỷ lệ thuận.
- Tính phức tạp của hoạt động quản lý và tầm quản lý có quan hệ tỷ lệ
nghịch.
- Trình độ và ý thức tôn trọng, tuân thủ mệnh lệnh của cấp dưới với tầm
quản lý có quan hệ tỷ lệ thuận.
Có 3 mơ hình có cấu tổ chức căn cứ vào số cấp quản lý:
- Cơ cấu nằm ngang ( có từ 1- 2 cấp quản lý)
- Cơ cấu hình tháp nhọn (từ 3 cấp quản lý trở lên)
- Cơ cấu mạng lưới ( khơng có cấp quản lý )
1.2.2.4.Quyền hạn và mối quan hệ về quyền hạn trong tổ chức.
∗“Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi
hỏi sự tuân thủ theo quyết định gắn liền với một vị trí ( hay chức vụ) quản lý
nhất định trong cơ cấu tổ chức”.
Trong 1 tổ chức tồn tại 3 loại quyền hạn cơ bản: quyền hạn trực tuyến,
quyền hạn tham mưu, quyền hạn chức năng.
∗”Quyền hạn trực tuyến là quyền hạn cho phép người quản lý ra quyết
định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới ( chế độ thủ trưởng)”.
∗ Quyền hạn tham mưu là quyền hạn đưa ra lời khuyên, ý kiến tư vấn,
phản biện kiến nghị, mà không trực tiếp ra quyết định cho các nhà quản lý
trực tuyến.


9

Giám đốc

Quyền hạn trực tuyến

Trợ lý

TP kế hoạch

TP kĩ thuật

TP tổ chức

Quyền hạn tham mưu

Giám sát

Thi công

Cơ giới

Sơ đồ 1.2 Mối quan hệ quyền hạn trực tuyến và tham mưu
Trong tổ chức thì mối quan hệ giữa người có quyền hạn trực tuyến và
quyền hạn tham mưu là phức tạp nhất. Người ta đưa ra những lời khuyên như
sau:
- Đối với những nhà tham mưu:
+ Không nên coi người lãnh đạo mình kém hơn mình, phải hiểu rằng
người sử dụng lời khuyên của chúng ta giỏi hơn rất nhiều
+ Trong mối quan hệ với người nắm quyền hạn trực tuyến thì tham
mưu là người đứng thứ 2, nhiệm vụ là giúp cho người có quyền hạn trực
tuyến là việc hiệu quả và hiệu lực cao nhất.
+ Lời khuyên phải có giá trị sử dụng và giá trị thực hiện ngay
+ Phải trung thành với người lãnh đạo, biết giữ bí mật thơng tin, vì lợi
ích của người lãnh đao, của tổ chức mà hoạt động.
- Đối với các nhà nắm quyền hạn trực tuyến:
+ Phải coi việc tham mưu là tất yếu vì khơng ai có thể giỏi tồn bộ các

10

chức năng hoạt động
+ Phải biến việc sử dụng tham mưu thành lối sống của tổ chức
+ Bảo đảm cho tham mưu có đầy đủ các thơng tin thuộc các lĩnh vực
của mình
+ “Chế độ đãi ngộ xứng đáng cho nhà tham mưu ( đa dạng hóa các
phương thức trả công, gắn liền vị thế quản lý, xây dựng hệ thống vị thế về
mặt chuyên môn)”.
∗ “Quyền hạn chức năng là quyền trao cho cá nhân hoặc bộ phận được
ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của bộ phận khác”.
Thơng thường trong tổ chức thì những người có quyền hạn chức năng
là những người:
- Có quyền hạn tham mưu
- Có quyền ra quyết định theo chế độ ủy quyền và chế độ phân quyền
- Sự đại diện của họ luôn đứng sau “ thừa lệnh, thay mặt “.
1.2.2.5.Sự phân bổ quyền hạn giữa các cấp trong tổ chức
“Tập trung xảy ra khi người quản lý cao nhất nắm tất cả các quyền ra
quyết định”.
“Phi tập trung xảy ra khi người quản lý cấp cao chấp thuận trao quyền
quyết định cho người quản lý cấp thấp hơn”.
Nhìn chung xã hội hiện đại ngày nay, thì tổ chức ngày càng được tăng
cường tính phi tập trung. Có 3 hình thái phi tập trung : tham gia, phân quyền
và ủy quyền
- Phân quyền là xu hướng phân tán quyền ra quyết định cho cấp quản lý
thấp hơn trong hệ thống thứ bậc. Phân quyền là hiện tượng tất yếu khi tổ chức
đạt tới quy mơ và trình độ phát triển nhất định làm cho một người hay một

11

cấp quản lý không thể đảm đương được mọi công việc quản lý.(3)
- “Ủy quyền trong quản lý tổ chức là hành vi của cấp trên trao cho cấp
dưới một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất
định”.
1.2.2.6.Sự phối hợp các bộ phận, phân hệ trong tổ chức
“Phối hợp là quá trình liên kết hoạt động của những con người bộ phận,
phân hệ và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có kết quả và hiệu quả các mục
tiêu chung của tổ chức”.
Bản chất của phối hợp là xây dựng, củng cố và phát triển các mối quan
hệ thông tin và truyền thông.
Mục tiêu của phối hợp là đạt được sự thống nhất trong hoạt động của
các bộ phận, phân hệ bên trong cũng như các đối tác bên ngoài tổ chức. Khi
mục tiêu của tổ chức càng lớn đòi hỏi mức độ phối hợp càng cao.
Các công cụ phối hợp:
- Công cụ hữu hình : kế hoạch, mơ hình tổ chức, hệ thống tiêu chuẩn kĩ
thuật
-Cơng cụ vơ hình: văn hóa ( những giá trị chuẩn mực, đường lối, quan
điểm…), quan hệ cá nhân…
1.2.3.Một số mơ hình cơ cấu tổ chức điển hình hiện nay
1.2.3.1.Mơ hình tổ chức bộ phận theo chức năng
Cơ sở hình thảnh là việc hợp nhóm các hoạt động có mối quan hệ
tương đồng về tính chất, trong cùng một lĩnh vực chức năng như Marketing,
R&D, Đảm bảo chất lượng, Quản trị nguồn nhân lực… vào cùng một đơn vị
cơ cấu.
Ưu điểm:(1) mơ hình này phát huy được những ưu điểm của chun
mơn hóa nghành nghề; (2) việc kiểm tra của lãnh đạo cấp cao nhất đối với các
3

Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II) -TS.Đồn Thị Thu Hà,TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Nhà xuất bản
Khoa học và Kĩ thuật ,Hà Nội 2002-Trang 40


12

bộ phận chức năng dễ dàng hơn.
Nhược điểm: (1) nhược điểm của chun mơn hóa; (2) mâu thuẫn giữa
các bộ phận chức năng trong việc đề ra, phối hợp thực hiện các mục tiêu,
chiến lược chung của tổ chức;(3) Không có lợi cho việc đào tạo cán bộ quản
lý tồn diện.
Giám đốc

Trợ lý

TP Tiếp thị Bán
hàng

TP Hành chính
Quản trị

TP Tài chính Kế
TP Tài chính
Kế tốn Thống
tốn Thống kê
kê

Nghiên cứu thị
trường

Lập kế hoạch
tài chính

Quảng cáo

Kế tốn tổng
hợp

Bán hàng

Kế tốn chi phí

Quản lý bán
hàng

Thống kê và xử
lý số liệu

Sơ đồ 1.3.Mơ hình tổ chức bộ phận theo chức năng ở một công ty Thương mại
“Khả năng ứng dụng : mơ hình này được sử dụng trong một giai đoạn
phát triển nào đó khi mà tổ chức hoạt động ở quy mô vừa và nhỏ trong 1 lĩnh


13

vực, đơn sản phẩm, đơn thi trường”.
Nếu tổ chức hoạt động trên nhiều thị trường, phục vụ nhiều loại đối
tượng khách hàng mục tiêu, tạo ra nhiều loại sản phẩm mang tính độc lập
tương đối, có quy mơ lớn và rất lớn thường sử dụng những mơ hình cơ cấu tổ

chức khác, mang tính ứng dụng và phù hợp hơn.
1.2.3.2.Mơ hình tổ chức bộ phận theo địa dư
Cơ sở hình thành của mơ hình đó chính là việc hình thành các bộ phận
phân hệ dựa trên tiêu chí địa lý, lãnh thổ. Các hoạt động trong cùng một khu
vực nhất định được hợp nhóm giao cho một người quản lý.
Ưu điểm của mơ hình: (1) Nắm bắt được những nhu cầu, mối quan hệ
với khách hàng ở địa phương, thông tin về thị trường ;(2) Có sự phối hợp tốt
giữa các bộ phận chức năng tập trung vào một thị trường cụ thể; (3)Tận dụng
hiệu của các nguồn lực ở địa phương;(4) Tạo điều kiện thuận lợi cho việc đào
tạo cán bộ quản lý chung.
Nhược điểm : (1) Khó khăn trong việc chỉ đạo thống nhất các hoạt
động trên phạm vi rộng; (2) Để duy trì hệ thống này địi hỏi phải có nhiều cán
bộ quản lý chung; (3) Khó khăn trong việc duy trì và kiểm tra tập trung;(4)
Cơng việc có thể bị trùng lặp.
Hiện nay, hình thức này khá phố biến ở các công ty hoạt động trên
phạm vi rộng, tập đoàn xuyên quốc gia, tiến hành các hoạt động giống nhau,
dây truyền lắp ráp, mạng lưới phân phố; hay các cơ quan nhà nước như cơ
quan thuế, tịa án, viễn thơng các tỉnh.. nhằm cung ứng các dịch vụ giống
nhau, đồng thời ở mọi nơi trong cả nước.


14

Lãnh đạo tổ
chức

Lãnh đạo lĩnh
vực 1

Lãnh đạo lĩnh

vực ….

Lãnh đạo lĩnh
vực N

Lãnh đạo khu
vực A

Lãnh đạo khu
vực B

Lãnh đạo khu
vực C

Kế hoạch

Sản xuất

Tin học

Tài chính

Sơ đồ 1.4.Mơ hình tổ chức bộ phận theo địa dư
1.2.3.3.Mơ hình tổ chức bộ phận theo đối tượng khách hàng (4)
Mơ hình này dựa trên những nhu cầu đặc trưng riêng của từng loại đối
tượng khách hàng đối với các sản phẩm dịch vụ mà tổ chức cung ứng.
Ưu điểm: (1) Quan tâm đến những nhu cầu, sở thích riêng của từng đối
tượng khách hàng; (2) Tạo ra sự tin cậy của khách hàng với nhà sản xuất.
Nhược điểm : (1) Diễn ra sự tranh giành nguồn lực ;(2) Thiếu sự
chun mơn hóa; (3) Chỉ tập trung vào những đối tượng khách hàng trong

Marketing.
Mơ hình này được sử dụng để hỗ trợ, bổ sung, kết hợp với mơ hình
chính, như vậy sẽ phát huy những ưu điểm đồng thời hạn chế những nhược
4

Tóm tắt Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II) -TS.Đồn Thị Thu Hà, TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền- Nhà
xuất bản Khoa học Kĩ thuật, Hà Nội 2002- Trang 14- 16


15

điểm của nó.
Giám đốc

Trợ lý

PGĐ
Nhân sự

TP Hành chính
PGĐ Kinh
Quản trị
doanh

Quản lý khu vực
quần áo trẻ em

Quản lý khu vực
quần áo Thanh
niên

PGĐ Tài chính
TP Tài chính
Kế tốn Thống
kê

Quản lý khu vực
quần áo Trung
niên

Sơ đồ 1.5.Mơ hình tổ chức bộ phận theo đối tượng khách hàng ở cơng ty may
1.2.3.4.Mơ hình tổ chức bộ phận theo đơn vị chiến lược(5)
Cơ sở hình thành : khi mối quan hệ giữa các bộ phận, phân hệ trong tổ
chức đã trở lên quá phức tạp, ngăn cản sự phối hợp hoạt động, sự phát triển
của ổ chức. Lúc đó, các nhà lãnh đạo tổ chức sẽ tạo lên các đơn vị chiến lược
mang tính độc lập, đảm nhận một hoặc một số ngành nghề hoạt động khác
nhau, có thể tự tiến hành hoạt động như tổ chức ban đầu của nó từ. Đặc điểm
khác biệt giữa đơn vị chiến lược và các tổ chức độc lập khác đó là người lãnh
đạo đơn vị chiến lược phải báo cáo với cấp lãnh đạo cao nhất của tổ chức.
Thực chất đây là mơ hình kết hợp của 3 mơ hình tổ chức theo sản phẩm, địa
dư và khách hàng.
5

Tóm tắt Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II) – TS Đoàn Thị Thu Hà,TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Nhà
xuất bản Khoa học Kĩ thuật, Hà Nội 2002-Trang 16-17


16

Hiệu trưởng

Trung tâm tư vấn
Kế toán - Kiểm
toán

Trung tâm Đào
tạo- Bồi dưỡng
NNL

Trung tâm
Ngoại ngữ

Trung tâm
Đào tạo từ xa

Sơ đồ1.6.Mơ hình tổ chức bộ phận theo đơn vị chiến lược
của một trường đại học lớn
Ưu điểm :(1) Đánh giá được vị trí của tổ chức trên thị trường, đối thủ
cạnh tranh, biến động của thị trường; (2) Kiểm soát trên cơ sở trên cơ sở
chung thống nhất.
Nhược điểm : (1) Có thể xẩy ra tình trạng lợi ích của các đơn vị chiến
lược lấn át lợi ích của tổ chức; (2) Chi phí tăng do sự phình to của cơ cấu;(3)
Các chuyên gia dễ bị phân tán trong các đơn vị chiến lược;(4) Cơng tác kiểm
sốt các cấp gặp nhiều khó khăn.
1.2.3.5.Mơ hình tổ chức bộ phận theo ma trận(6)
Cơ sở hình thành : dựa trên sự kết hợp của 2 hay nhiều kiểu mơ hình tổ
chức bộ phận khác nhau; dùng để thực hiện những mục tiêu lớn và quan trọng
thơng qua những chương trình, dự án, triển khai các dịch vụ sản phẩm mới.
Sau khi đạt được mục tiêu, các chương trình, dự án sẽ kết thúc.
Ưu điểm của mơ hình: (1) Sắp xếp và bố trí nguồn nhân lực một cách

linh hoạt, số lượng lao động vẫn giữ nguyên sau khi dự án kết thúc, tập trung
vào khâu xung yếu; (2) Phát huy được hết khả năng của cán bộ quản lý và các
6

Tóm tắt Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II) – TS Đoàn Thị Thu Hà,TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Nhà
xuất bản Khoa học Kĩ thuật, Hà Nội 2002-Trang 20-22


17

chuyên gia trong các dự án, chương trình cụ thể ;(3) Với mơ hình này, tổ chức
có thể thích ứng nhanh chóng và hiệu quả với sự thay đổi của mơi trường.
Nhược điểm của mơ hình : (1) mơ hình có tính linh hoạt cao bởi vậy cơ
cấu tổ chức không ổn định; (2)Khả năng thống nhất trong mệnh lệnh thấp do
vi phạm chế độ thủ trưởng ( song trùng lãnh đạo); (3) Cơ cấu phức tạp có thể
dây lãng phí.
Khả năng ứng dụng: mơ hình này được sử dụng nhiều nhất vào những
năm 80 và 90 của thế kỷ 20 như một cao trào. Một số lời khuyên khi sử dụng
mơ hình này :
- Mơ hình này đựơc sử dụng để thực hiện các mục tiêu chọn gói quan
trọng, không nên thực hiện quá nhiều mục tiêu cùng lúc
- Chỉ nên thực hiện các mục tiêu ngắn và trung hạn vì tính kỷ luật và ổn
định của mơ hình có thể bị phá vỡ trong dài hạn.
- Phải có những quy định, quy chế rõ ràng trong hoạt động.


18

Lãnh đạo tổ
chức

Kế hoạch

Tin học

Mạng

Sản phẩm tin
học

Tài chính

Đầu tư

Thu cước

Kĩ thuật

Chủ nhiệm
dự án A

Chủ nhiệm
chương trình

Sơ đồ1.7.Mơ hình tổ chức bộ phận theo ma trận
1.3.THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC
1.3.1.Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức
1.3.1.1.Chiến lược của tổ chức
Chiến lược và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời trong việc
thực hiện các mụch tiêu chiến lược của tổ chức. Cơ cấu tổ chức là công cụ để

thực hiện các mục tiêu chiến lược. Khi chiến lược, mục tiêu, định hướng phát
triển của tổ chức thay đổi thì cơ cấu tổ chức cũng thay đổi cho phù hợp với nó
.


19

Chiến lược
- Kinh doanh đơn nghành nghề

Cơ cấu tổ chức
Chức năng

- Đa dạng hóa các hoạt động theo dây truyền Chức năng với các trung tâm lợi ích- chi
sản xuất

phí

- Đa dạng hóa các nghành nghề có mối quan Đơn vị
hệ chặt chẽ
- Đa dạng hóa các nghành nghề có mối quan Cơ cấu hỗn hợp
hệ không chặt chẽ
- Đa dạng hóa các hoạt động độc lập

Cơng ty mẹ nắm giữ cổ phần (Holding
company)

Bảng 1.1.Mối quan hệ giữa chiến lược và cơ cấu tổ chức ( 7 )
1.3.1.2.Quy mô và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức
Mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức có ảnh hưởng lớn tới cơ

cấu tổ chức.Tổ chức có quy mô càng lớn, thực hiện các hoạt động càng phức
tạp thường có mức độ chun mơn hóa, hình thức hóa càng cao, ít tập trung
hơn các tổ chức nhỏ và thực hiện các hoạt động không quá phức tạp.(8)
1.3.1.3.Công nghệ
Công nghệ đựơc hiểu là khoa học kĩ thuật mới, tiên tiến hiện đại và cơ
sở hạ tầng mà tổ chức sử dụng cho hoạt động của mình. Trình độ của cơng
nghệ càng cao thì tầm quản lý thấp.
1.3.1.4.Thái độ của người lãnh đạo và năng lực của đội ngũ nhân lực
Phong cách, thái độ của nhà lãnh đạo và các mơ hình phương pháp mà
họ sử dụng sẽ chi phối cách xây dựng cơ cấu tổ chức. Họ thường sử dụng các
mơ hình cổ điển như mơ hình tổ chức theo chức năng với hệ thống thứ bậc,
hướng tới sự kiểm sốt tập trung hơn là sử dụng các mơ hình tổ chức mang
7, 8

Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II) – TS Đoàn Thị Thu Hà, TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền- Nhà xuất bản
Khoa học Kĩ thuật, Hà Nội 2002- Trang 54-57