PHÂN TÍCH THIẾT KỆ HỆ THỐNG BÁN HÀNG SIÊU THỊ

Mục Lục


CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU
1.1 Đặt vấn đề
Ngày nay, khi cuộc sống của mỗi người dân đang từng bước nâng cao thì
nhu cầu về mua sắm, vui chơi gải trí ngày càng được chú trọng. Do đó, các
doanh nghiệp cũng quan tâm ưu tiên cho việc phát triển các khu thương mại
mua sắm nhằm đáp ứng nhu cầu của người dân. Và siêu thị là một hình thức
mua sắm có hiệu quả trong việc đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của mọi nguời
thuộc mọi tầng lớp. Với sự phát triển ngày càng rộng, u cầu điện tốn hóa
các quy trình nghiệp vụ trong siêu thị là điều tất yếu, nhằm mục đích làm đơn
giản hóa các nghiệp vụ cũng như làm cho khả năng phục vụ khách hàng trở nê
nhanh chóng và hiệu quả.
Chương trình quản lý bán hàng siêu thị kế thừa mơ hình hoạt động của các siêu
thị hiện có trên thực tế. Đồng thời ứng dụng cộng nghệ với mục đích làm cho
chương trình có thể đáp ứng được nhu cầu quản lý ngày càng phức tạp với khỗi
lượng thông tin ngày càng lớn, dễ dàng trong triển khai cũng như trong ứng
dụng. Chương trình là cơng cụ quản lý bán hàng hiệu quả, làm đơn giản hóa
việc lập các hóa đơn giấy tờ cũng như việc lưu chúng, cung cấp thơng tin
nhanh chóng và chính xác làm cơ sở cho việc ra quyết định trong kinh doang,
phục vụ hữu hiệu cho việc quản lý và phát triển của siêu thị.
Với mục đích là đưa ra những giải pháp tốt nhất cho các nhà kinh doanh
có một hệ thống quản lý siêu thị với nhiều chức năng hữu dụng thì chúng em
quyết định thực hiện đề tài: “Xây dựng hệ thống bán hàng trong siêu thị”.
1.2 Các đóng góp báo cáo
Qua thời gian tìm hiểu và xây dựng hệ thống quản lý bán hàng trong siêu
thị chúng em có thể xây dựng thành cơng hệ thống với nhiều chức năng: quản
lý doanh thu bán hàng; quản lý tổng hợp nhập, xuất tồn kho; tạo và in mã vạch
theo các chuẩn; các báo biểu trong chương trình; các thiết bị đầu tư kèm theo;
các bước triển khai phần mềm. Ngồi ra cịn có chức năng lưu lại thơng tin

phản hồi của người mua về chất lượng đơn hàng và chất lượng giao hàng. Từ
đó trau dồi kỹ năng khảo sát và phân tích hệ thơng.
2


3


CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG

2.1 Khảo sát
2.1.1 Khảo sát hệ thống
Để tìm hiểu và khảo sát cụ thể cho hệ thống cần xây dựng, nhóm chúng em đã
đi trực tiếp khảo sát tại cửa hàng Winmart.
2.1.2 Giới thiệu về cửa hàng Vinmart
Địa chỉ: Siêu thị Winmart siêu thị bán lẻ cung cấp hàng ngàn mặt hàng thuộc
rau củ quả, thực phẩm chế biến sẵn, thực phẩm tươi sống, thực phẩm khơ, bơ sữa,
đồ uống, hóa mỹ phẩm, đồ dùng gia đình,… đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
2.1.3 Bảng phỏng vấn
Người phỏng vấn:
Người trả lời:
STT
1

Câu hỏi

Câu trả lời

Cách thức bày biện Nguyên tắc trưng bày hàng hóa khoa học, rất gọn
hàng hóa trên kệ gàng, hợp lý.

hàng?
Cách sắp xếp hàng hóa trong siêu thị thường mang
lại 2 tác động chính cho người kinh doanh:
+ Mang lại sự tiện lợi cho khách hàng: Khi hàng
hóa được sắp xếp và phân loại hợp lý, khách hàng
sẽ dễ dàng lựa chọn sản phẩm yêu thích.
+ Kéo dài thời gian mua sắm: Thời gian khách hàng
bị giữ chân tăng 1% - doanh thu sẽ tăng 1,3%. Vì
vậy mỗi khu vực trưng bày nên chọn một phong
cách khác nhau để tạo ấn tượng và lôi cuốn khách
muốn khám phá nhiều hơn, tiếp xúc với nhiều mặt
hàng khác nhau, làm tăng khả năng mua hàng “bốc
4


đồng” (mua hàng không đúng với mục tiêu ban
đầu).

Để trưng bày sản phẩm đẹp và hợp lý phải kết hợp
rất nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm: thiết kế, trang
trí của siêu thị hoặc cửa hàng (ánh sáng, nhạc, mùi
hương,...) và các thiết bị hỗ trợ việc trưng bày sản
phẩm (kệ siêu thị, tủ, móc,...).

Bày biện hàng hóa thường theo 4 nguyên tắc: Theo
nhãn hiệu, màu sắc; theo công năng sử dụng; theo
giá tiền; theo kích cỡ.

2

Cách quản lý hàng Đối với hàng cận hạn:
hết hạn hoặc cận - Chương trình khuyến mại (chiết khấu, sử dụng
hạn?
làm sản phẩm tặng khi mua sản phẩm khác)
- Làm ký gửi hàng hóa, tìm cọng tác viên để
“đẩy” tồn kho (Ký hợp đồng với cộng tác viên)
- Nghiên cứu các thị trường khác: chuyển hàng
hóa đến thị trường khác
- Làm các hoạt động marketing như sampling cho
người tiêu dùng (tùy theo trường hợp cụ thể)
- Thu hàng cận date về tái sản xuât thực phẩm
(nếu có thể)
Đối với hàng hết hạn:
5


- Giao bán hóa đơn cho các doanh nhiệp khác
đang thiếu những mặt hàng bạn đang thừa;
- Chuyển hình thức trả lương bằng tiền mặt hay
chuyển khoản sang chi trả một phần bằng sản
phẩm tồn; xuất hóa đơn hàng biếu tặng;
- Nếu mặt hàng liên quan đến hạn sử dụng, kế
tốn có thế áp dụng cách “Hàng hết date” để
xoay chuyển tình thế. Mặt hàng nào cịn tồn,
chưa bán được thì làm thủ tục hủy hàng hết hạn
sử dụng cần thanh lý;
- Hủy hàng.
3

Phân chia khu vực

-

hàng hóa?

Nên chọn cách bố trí kho hàng thành các khu vực
cụ thể để sắp xếp phù hợp. Ví dụ như Hàng khơ,
hàng cần nhiệt độ mát, hàng có mùi, hàng hóa dễ

-

cháy, hàng hóa phẩm.
Hàng có giá trị cao cần có khu vực riêng, có

-

nhân viên thường xuyên quan sát.
Những mặt hàng cần đẩy mạnh số lượng, hàng
giảm giá, các mặt hàng thiết yếu cần bày biện 1
cách nổi bật, ở trung tâm, dễ dàng nhận thấy
ngay khi vừa bước vào siêu thị.

4

Thời gian làm việc - Fulltime: Ca xoay 8 tiếng (ca sáng 6h00-14h30;
của

các

ca ca chiều 13h30-22h00) ( Yêu cầu làm xoay ca)

làm(Fulltime,

- Partime: Ca sáng 4h (7h00-11h00 hoặc 8h00-

Parttime)

12h00) , ca chiều 4h ( 16h00-20h00 hoặc 17h0021h00)

5

Khi vào ca làm Đối với ca bắt đầu:
việc, nhân viên cần - Mở cửa siêu thị, dọn dẹp lau sàn, quầy kệ.
làm những gì?
6


- Kiểm tra trưng bày, full hàng nếu cần; kiểm tra
tem giá, kiểm tra hàng tươi sống.
- Kiểm tra hạn sử dụng hàng hóa theo lịch, kiểm
tra các cơng cụ bảo quản hàng hóa.
- Xen kẽ là các hoạt động bán hàng và thu ngân.
- Bàn giao công việc cho ca sau.
Đối với ca kết thúc:
- Nhận bàn giao của ca trước.
- Kiểm tra trưng bày, full hàng nếu cần; kiểm tra
tem giá, kiểm tra hàng tươi sống.
- Kiểm tra hạn sử dụng hàng hóa theo lịch, kiểm
tra các cơng cụ bảo quản hàng hóa.
- Xen kẽ là các hoạt động bán hàng và thu ngân.

- Tổng kết thu chi 1 ngày.
- Dọn dẹp lau sàn và đóng cửa siêu thị.

6

Tổng kết thu chi Tổng kết thu chi sẽ do thu ngân cuối ca kết toán
trong 1 ngày?

mỗi ngày. Thường sẽ cao vào những ngày cuối tuần,
ngày lễ do nhu cầu mua sắm nhiều.

7


2.1.4 Form biểu mẫu khảo sát đối với khách hàng

8


9


10


11


2.1.5 Các câu trả lời của khách hàng:

12


13


14


15


16


2.1.6 Ưu điểm, nhược điểm của hệ thống cũ và đề xuất hệ thống mới.
− Ưu điểm:
+ Quản lý thông tin tập trung, tức thời và chia sẻ dễ dàng.
+ Quản lý hàng hoá hiệu quả, minh bạch.
+ Dễ dàng quản lý quá trình bán hàng, nhập hàng, xuất hàng.
− Nhược điểm:
+ Hệ thống còn chậm , lag, hay bị delay.
+ Chủ yếu dựa vào yếu tố con người.
+ Chi phí đầu tư lớn.
− Đề xuất hệ thống mới:
Hệ thống mới do nhóm em thực hiện thiết kế sẽ có chi phí ít hơn, cải thiện
một số vấn đề về hiệu suất mà hệ thống cũ gặp phải, quản lý hàng hoá, quản lý thu
chi minh bạch rõ ràng từng ngày. Cung cấp thêm tính năng để khách hàng có thể
liên hệ trực tiếp với nhân viên bán hàng.
2.2 Mô tả bài tốn

Trong nền kinh tế có sự khác biệt về không gian giữa sản xuất và tiêu dùng.
Do nhiều người sản xuất tại nhiều địa điểm khác nhau nhiều người tiêu dùng ở
nhiều nơi khác nhau. Siêu thị giúp giải quyết vấn đề này trong quá trình phân phối
hàng hoá. Siêu thị mua hàng hoá của ngưới sản xuất về một địa điểm để bán lại cho
người tiêu dùng với giá thấp nhất trong hệ thống phân phối. Siêu thị cịn giúp giải
quyết sự khác biệt về khơng gian giữa sản xuất và thời gian tiêu dùng không trùng
khớp, có thể sản xuất có tính thời vụ cịn tiêu dùng quanh năm hoặc ngược lại. Vì
sản xuất thường khơng xảy ra cùng thời gian với nhu cầu tiêu dùng sản phẩm nên
phải dự trữ hàng hoá. Sự ăn khớp về thời gian giữa sản xuất và tiêu dùng được các
17


siêu thị giải quyết một phần sự khác biệt này. Mặt khác, q trình phân phối hàng
hố các siêu thị nắm bắt được nhu cầu thực tế của thị trường cả về sản phẩm, thời
gian và khơng gian nên có thể chuyển tải những thông tin cần thiết về nhu cầu thị
trường cho những người sản xuất và cung ứng hàng hố, vì thế tạo lập cầu nối để
dẫn dắt người sản xuất định hướng vào nhu cầu thị trường, giảm thiểu các tầng, nấc
trung gian trong hệ thống phân phối, do đó sẽ có mức giá bán lẻ thấp nhất trong
mạng lưới bán lẻ hàng hố thơng thường. Đóng vai trị của hàng hóa bán lẻ: siêu thị
thực hiện chức năng bán lẻ - bán hàng hóa trực tiếp cho người tiêu dùng cuối cùng
để họ sử dụng chứ không phải để bán lại. Đây là một kênh phân phối ở mức phát
triển cao, được quy hoạch và tổ chức kinh doanh dưới hình thức những cửa hàng
quy mơ, có trang thiết bị và cơ sở vật chất hiện đại, văn minh, do thương nhân đầu
tư và quản lý, được Nhà nước cấp phép hoạt động.
Áp dụng phương thức tự phục vụ: Đây là phương thức bán hàng do siêu thị
sáng tạo ra, được ứng dụng trong nhiều loại cửa hàng bán lẻ khác và là phương
thức kinh doanh chủ yếu của xã hội văn minh…
Tự chọn: khách hàng sau khi chọn mua được hàng hóa sẽ đến chỗ người quầy
thu ngân để trả tiền, tuy nhiên trong quá trình mua vẫn có sự tư vấn, hướng dẫn của
người bán.

Phương thức thanh tốn thuận tiện: hàng hóa gắn mã vạch, mã số được đem ra
quầy tính tiền ở cửa ra vào, dùng máy quét để đọc giá, tính tiền bằng máy và tự
động in hóa đơn. Đây chính là tính chất ưu việt của siêu thị, đem lại sự thỏa mãn
cho người mua sắm… Đặc điểm này được đánh giá là cuộc đại cách mạng trong
lĩnh vực thương mại bán lẻ.
Sáng tạo nghệ thuật trưng bày hàng hóa: qua nghiên cứu cách thức vận động
của người mua hàng khi vào cửa hàng, người điều hành siêu thị có cách bố trí hàng
hóa thích hợp trong từng gian hàng nhằm tối đa hóa hiệu quả của khơng gian hàng
hóa. Do người bán khơng có mặt tại các quầy hàng nên hàng hóa phải có khả năng
“tự quảng cáo”, lơi cuốn người mua. Siêu thị làm được điều này thông qua các
nguyên tắc sắp xếp, trưng ày với diện tích lớn, những hàng hóa có liên quan đến
nhau được xếp gần nhau, hàng khuyến mại phải thu hút khách hàng bằng những
18


kiểu trưng bày đập vào mắt, hàng có trọng lượng lớn phải xếp ở bên dưới để khách
hàng dễ lấy, bày hàng với số lượng lớn để tạo cho khách hàng cảm giác là hàng hóa
đó được bán rất chạy.
Hàng hóa chủ yếu là hàng tiêu dùng thường ngày như: thực phẩm tươi, thực
phẩm chế biến sẵn, nước giải khát, hoá mỹ phẩm, đồ gia dụng … Với chủng loại
rất phong phú, đa dạng. Siêu thị thuộc hệ thông các cửa hàng kinh doanh tổng hợp,
khác với các cửa hàng chuyên kinh doanh chỉ chuyên sâu vào một hoặc một số mặt
hàng nhất định. Theo quan niệm của nhiều nước, siêu thị phải là nơi mà người mua
có thể tìm thấy mọi tứ họ cần và với một mức giá “ ngày nào cũng thấp”. Chủng
loại hàng hóa của siêu thị có thể lên tới hàng nghìn, thậm chí hàng chục nghìn loại
hàng. Thơng thường, một siêu thị có thể đáp ứng được 70% – 80% nhu cầu hàng
hóa của người tiêu dùng về ăn uống, trang phục, mỹ phẩm, đồ làm bếp, chất tẩy
rửa, vệ sinh…
Hệ thống siêu thị chúng ta đề cập ở đây là một hệ thống kinh doanh tổng hợp với
đầy đủ các chủng loại hàng hóa như: thực phẩm, quần áo, đồ gia dụng, điện tử…

Mang đầy đủ các đặc rưng của một hệ thống siêu thị.
Một siêu thị muốn xây dựng hệ thống phần mềm quản lý việc mua bán hàng
hóa thì hệ thống đó phải ghi nhận các hoạt động bán hàng và xứ lý các cơng việc
thanh tốn với khách hàng mua lẻ. Ngồi ra hệ thống cịn giúp người quản lý nắm
được tình hình mua bán, doanh thu của siêu thị, việc thống kê được thực hiện hàng
tháng, hàng quý cũng có những đột xuất theo yêu cấu; giúp thủ kho quản lý số
lượng hàng trong kho theo mã số hàng hóa, kiểm kê hàng hóa trong kho; giúp
nhân viên bán hàng sẽ tính tiền những mặt hàng mà khách hàng mua và lập hóa
đơn cho khách tại siêu thị có các thiết bị phần cứng như: máy tính, máy đọc mã
vạch, máy in hóa đơn và phần mềm để chạy hệ thống đã được xây dựng.
Quản lý bán hàng: khi khách hàng đến mua hàng, họ xem hàng và tìm hiểu
thông tin về các sản phẩm cần mua. Nếu khách hồng cịn phân vân, hoặc khơng
tìm thấy các thơng tin cần thiết thì nhân viên bán hàng sẽ tư vấn hướng dẫn cho
khách hàng. Sau khi khách hàng lựa chọn sản phẩm xong sẽ mang đến quầy thu
ngân để thanh toán.
19


Nhân viên thu ngân ghi nhận mặt hàng và thực hiện thanh toán cho khách
hàng bằng cách scan mã vạch in trên sản phẩm. Hệ thống tính, hiển thị tổng số tiền
bán hàng, số tiền dư phải trả lại, in hóa đơn và đưa cho khách hàng. Trong hóa đơn
có ghi rõ: mã hóa đơn, mã nhân viên, ngày lập, mã hàng, số lượng, đơn giá và tổng
số tiền. Kết thúc phiên bán hàng, khách hàng có thể mang hàng và hóa đơn ra khỏi
siêu thị.
Quản lý nhập, xuất hàng hóa: Do bộ phận quản lý kho hàng chịu trách nhiệm.
Bộ phận nhập hàng: khi hàng trong kho hết hoặc không đủ cung cấp cho khách
hàng, thủ kho sẽ báo cáo lên quản lý để liên hệ với nhà cung cấp. Sau đó bộ phận
quản lý sẽ gửi đơn hàng và cập nhật thông tin của nhà cung cấp. Khi có hàng , thì
nhân viên kiểm tra số lượng và chất lượng. Nếu đảm bảo về cả chất lượng và số
lượng bộ phận quản lý sẽ thanh toán cho nhà cung cấp.

Bộ phận xuất hàng: Khi nhận được nhu cầu của người mua, người quản lý sẽ
ra yêu cầu đến nhân viên thủ kho. Nhân viên thủ kho sẽ kiểm tra số hàng trong
kho. Nếu mặt hàng đó đáp ứng yêu cầu thì sẽ lập phiếu xuất mặt hàng được yêu
cầu cho bộ phận yêu cầu.
Quản lý nhân viên: Để theo dõi và quản lý nhân viên, siêu thị sẽ có 1 danh
sách các nhân viên. Việc quản lý được thực hiện bằng cách thêm mới và danh sách
khi có nhân viên mới được tuyển, sửa đổi thông tin khi có những biến đổi mới xảy
ra, và xóa khi có nhân viên hết hợp đồng hoặc bị sa thải. Các thông tin về nhân
viên bao gồm: Mã nhân viên , họ tên, giới tính, địa chỉ, số điện thoại, chức vụ.
Yêu cầu của hệ thống bán hàng: Đối với một hệ thống quản lý trong lĩnh vực
bán sản phẩm thì ciệc bảo mật dữ liệu là cực kỳ quan trọng, dữ liệu về doanh số
bán hàng và doanh thu bán hàng khơng thể để lọt ra ngồi gây hậu quả nghiêm
trọng. Ngay cả đối với nhân viên trong hệ thống quản lý cũng có mặt hạn chế về
những thơng tin liên quan tới lĩnh vực: tài chính, tình hình kinh doanh và một số
thông tin quan trọng khác của hệ thống quản lý. Trong hệ thống quản lý sẽ có các
đối tượng sử dụng sau: người quản trị và người quản lý được toàn quyền sử dụng
các chức năng của hệ thống; nhân viên bán hàng có nhiệm vụ lập hóa đơn, thơng
tin hàng; nhân viên kế tốn có thể truy tới các chức năng tra cứu, báo cáo.
20


u cầu về chương trình: Đảm bảo tính bảo mật của cơ sở dữ liệu; hỗ trợ
người dùng cập nhật, sửa đổi, tìm kiếm thơng tin… thơng qua các form và tự động
tính tốn các thơng số; quản lý các hóa đơn và các phiếu nhập xuất; hỗ trợ làm báo
cáo thống kê tình hình doanh thu theo tháng, theo q, theo năm của siêu thị; lưu
trữ thơng tin; ngồi ra, chương trình phải được thiết kế giao diện đẹp, khoa học, dễ
sử dụng, có đầy đủ các chức năng cần thiết như: tìm kiếm, lọc danh sách, tính
tốn…
Cơ cấu tổ chức:
Ban giám đốc: Gồm một giám đốc và 2 phó giám đốc có nhiệm vụ điều phối tồn

bộ hoạt động của siêu thị để đưa ra các hoạt động của siêu thị…
Bộ phận quản lý kho hàng: làm nhiệm vụ quản lý hàng hàng hóa xuất - nhập khẩu
vào kho.
Bộ phận quản lý hàng hóa được phân chia thành các ngành hàng như: thực phẩm,
mỹ hóa phẩm, gia dụng… Trong mỗi một ngành hàng: Đứng đầu là trưởng ngành
Làm công việc quản lý thông tin. Dưới “Trưởng ngành|” là nhân viên quầy hàng
làm công việc kiểm kê, sắp xếp, trưng bày hàng hóa trong siêu thị.
Bộ phận thu ngân: Làm nhiệm tính tiền, lập hóa đơn cho khách hàng.
Bộ phận thống kê báo cáo : Nắm bắt tính hình mua bán, doanh thu siêu thị.
Bộ phận quản lý nhân sự: Làm nhiệm vụ quản lý nhân viên.
Bộ phận bảo vệ: Kiểm tra bảo vệ siêu thị.
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
3.1 Phân tích thiết kế hệ thống
3.1.1 Xác định các tác nhân (actor) và các chức năng (usecase)
Bảng 2.1. Các actor và các usecase.
STT
1

Tác nhân
Quản trị viên

Mô tả tác nhân

Chức năng

Chủ cửa hàng/ người quản - Đăng nhập, đăng xuất
- Tìm kiếm
lý cơ sở được phân quyền
- Quản lý tài khoản
+ Tạo tài khoản

+ Sửa tài khoản
+ Xóa tài khoản
- Quản lý sản phẩm
21


Thêm sản phẩm
Xóa sản phẩm
Sửa sản phẩm
Tra cứu sản phẩm
- Quản lý hóa đơn
+ Tạo hóa đơn
+ Sửa hóa đơn
+ Xóa hóa đơn
- Quản lý đơn đặt hàng
+ Tra cứu đơn đặt hàng
+ Thay đổi đơn đặt hàng
+ Xóa đơn đặt hàng
- Quản lý quan hệ khách
+
+
+
+

hàng
+ Lưu thông tin khách hàng
+ Chăm sóc khách hàng
2

Khách hàng

Tìm kiếm các mặt hàng - Đăng kí tài khoản
- Đăng nhập, đăng xuất
thỏa mãn nhu cầu mua sắm
- Tìm kiếm sản phẩm
- Quản lý tài khoản
+ Đổi mật khẩu
+ Tạo tài khoản
- Quản lý sản phẩm
+ Tra cứu sản phẩm
- Quản lý đơn hàng
+ Tạo đơn hàng
+ Hủy đơn hàng
+ Thanh toán

22


3.2 Biểu đồ ca sử dụng (Usecase diagram)
3.2.1. Biểu đồ Usecase tổng quát

Hình 1. Biểu đồ usecase tổng quát.

23


3.2.2. Biểu đồ Usecase của tác nhân “Quản Trị Viên”

DN - DX
Quản lý hóa đơn

Quản lý sản phẩm

QTV
Quản lý đơn hàng

Quản lý khách hàng

Quản lý tài khoản

Hình 2. Biểu đồ Usecase tác nhân Quản trị viên.

24


3.2.3. Biểu đồ Usecase của khách hàng

Hình 3. Biểu đồ Usecase tác nhân Khách hàng.
3.2.4. Biểu đồ Usecase của Nhân viên bán hàng

DN - DX
Quản lý tài khoản

Quản lý đơn hàng

NVBH
Quản lý hóa đơn

Hình 4. Biểu đồ Usecase tác nhân nhân viên bán hàng.

25