Hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu.doc

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan với Nhà trường và Khoa là: Chuyên đề thực tập tốt nghiệp này là do
em tự nghiên cứu dưới sự hướng dẫn của TS. Đàm Quang Vinh, và sự giúp đỡ của các anh
chị trong Phòng Xuất nhập khẩu - Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera. Bài viết
không có sự sao chép từ bất cứ chuyên đề thực tập hoặc luận văn tốt nghiệp nào, mà các tài
lệu đó chỉ mang tính chất tham khảo. Nếu như lời cam đoan trên đây là sai, em xin chịu
trách nhiệm trước Nhà trường và Khoa
Lời cảm ơn
Trong thời gian thực tập, em đã nhận được sự hướng dẫn nhiệt tình của TS. Đàm
Quang Vinh và sự chỉ bảo của các cán bộ Phòng XNK Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu
Viglacera. Từ đó, đã giúp em hoàn thành tốt hơn chuyên đề tốt nghiệp của mình.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới TS. Đàm Quang Vinh và các cán bộ phòng XNK
Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Viglacera đã hết sức tạo điều kiện và tận tình hướng dẫn,
giúp đỡ em trong quá trình thực tập và hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp.
Đồng thời, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong Khoa Kinh tế & Kinh
doanh Quốc tế trường Đại học Kinh tế Quốc Dân đã trang bị cho em những kiến thức cần
thiết và bổ ích làm cơ sở để em có thể hoàn thành tốt đề tài của mình.
Hà Nội, ngày tháng năm 2007
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................9
CHƯƠNG 1........................................................................................................12
Những vấn đề lý luận chung về hoạt động nhập khẩu và quy trình tổ chức
thực hiện hợp đồng nhập khẩu...........................................................................12
1.1.Khái quát về hoạt động nhập khẩu..................................................12
1.1.1.Khái niệm về nhập khẩu...................................................................12
1.1.2. Vai trò của nhập khẩu......................................................................12
1.1.3. Các hình thức nhập khẩu hàng hoá.................................................15
1.1.4. Quy trình hoạt động nhập khẩu.......................................................17
1.2. Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu.........................22

1.3. Các nhân tố chủ yếu ảnh hưởng đến quy trình tổ chức thực hiện hợp
đồng nhập khẩu..........................................................................................31
1.3.1. Các nhân tố khách quan..................................................................32
1.3.2. Các nhân tố chủ quan......................................................................34
1.4. Sự cần thiết phải hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng
nhập khẩu của doanh nghiệp......................................................................37
Tóm tắt chương 1...............................................................................................38
CHƯƠNG 2........................................................................................................38
Thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty cổ
phần xuất nhập khẩu Viglacera.........................................................................38
2.1. Tổng quan về Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera............39
2.1.1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần xuất nhập
khẩu Viglacera............................................................................................39
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty..............................................40
2.1.2.1.Chức năng của Công ty.................................................................40
2.1.2.2. Nhiệm vụ của Công ty..................................................................41
2.1.3. Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty...............................................42
Phòng kinh tế: Có chức năng tham mưu cho Giám đốc công ty tổ chức
thực hiện pháp lệnh kế toán thống kê và điều lệ tổ chức kế toán của Nhà
nước tại Công ty, tổ chức quản lý chặt chẽ và sử dụng có hiệu quả các
nguồn vốn và tài sản của Công ty.............................................................44
Trung tâm kinh doanh: Có chức năng tham mưu cho Giám đốc Công ty
về công tác kinh doanh, tổ chức quản lý thị trường và hệ thống các
phương án tiêu thụ sản phẩm, làm cho kinh doanh của Công ty hoà nhập,
đáp ứng nhu cầu thị trường và đạt hiệu quả ngày càng cao.....................44
Trung tâm xuất khẩu lao động: Có chức năng tham mưu cho Giám đốc
công ty và tổ chức thực hiện các công việc liên quan đến xuất khẩu lao
động, đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu lao động, tìm kiếm đối tác và
nguồn lao động trong nước........................................................................44
Chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh: Có chức năng đại diện cho Công ty

cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera tại thành phố Hồ Chí Minh thực hiện
mọi hoạt động kinh doanh tiêu thụ sản phẩm Viglacera trong phạm vi
khu vực các tỉnh phía Nam........................................................................44
2.1.4. Đặc điểm nguồn lực của Công ty....................................................44
2.1.4.1. Vốn kinh doanh............................................................................44
Khi chưa tiến hành cổ phần hoá, Công ty cổ phần xuất nhập khẩu
Viglacera là một đơn vị nhà nước trực thuộc Tổng công ty Thuỷ tinh và
Gốm xây dựng. Vì vậy, một mặt nó chịu sự quản lý về mặt tổ chức, mặt
khác được nhận vốn kinh doanh do Nhà nước và Tổng công ty cấp và
còn có thể nhận được một lượng vốn nhất định từ ngân sách nhà nước
khi cần thiết. Đây có thể nói là nguồn vốn ban đầu đảm bảo cho Công ty
hoạt động. Công ty phải có trách nhiệm bảo toàn và phát triển nguồn vốn
này trong quá trình kinh doanh của mình. Trong các năm qua, nhờ có sự
cố gắng vượt bậc về huy động vốn, tổng vốn kinh doanh của Công ty
không ngừng tăng lên................................................................................44
Đơn vị tính: Tỷ đồng.................................................................................44
Chỉ tiêu.......................................................................................................44
Năm 2002...................................................................................................44
Năm 2003...................................................................................................44
Năm 2004...................................................................................................44
Năm 2005...................................................................................................44
vốn..............................................................................................................44
Tỷ trọng......................................................................................................44
(%)..............................................................................................................44
vốn..............................................................................................................44
Tỷ trọng......................................................................................................44
(%)..............................................................................................................44
vốn..............................................................................................................44
Tỷ trọng......................................................................................................44
(%)..............................................................................................................44

vốn..............................................................................................................44
Tỷ trọng......................................................................................................44
(%)..............................................................................................................44
vốn cố định.................................................................................................45
357..............................................................................................................45
17................................................................................................................45
358,4...........................................................................................................45
14................................................................................................................45
1008............................................................................................................45
31,5.............................................................................................................45
2272,84.......................................................................................................45
44,4.............................................................................................................45
Vốn lưu động..............................................................................................45
1743............................................................................................................45
83................................................................................................................45
2201,6.........................................................................................................45
86................................................................................................................45
2192............................................................................................................45
68,5.............................................................................................................45
2846,16.......................................................................................................45
55,6.............................................................................................................45
Tổng cộng...................................................................................................45
2100............................................................................................................45
100..............................................................................................................45
2560............................................................................................................45
100..............................................................................................................45
3200............................................................................................................45
100..............................................................................................................45
5119............................................................................................................45
100..............................................................................................................45

(Nguồn: Báo cáo tổng kết năm – Phòng tổ chức hành chính – Công ty cổ
phần xuất nhập khẩu Viglacera)................................................................45
Qua bảng trên ta thấy, tổng số vốn của Công ty qua các năm đều tăng,
năm sau cao hơn năm trước tuy có sự thay đổi khá lớn của tỷ trọng giữa
nguồn vốn cố định và nguồn vốn lưu động so với tổng số vốn. Mặc dù
vậy, xét về tuyệt đối thì cả vốn lưu động và vốn cố định của Công ty đều
tăng qua các năm. Điều này chứng tỏ hoạt động sản xuất kinh doanh của
Công ty có hiệu quả và Công ty chú trọng đến việc bảo toàn và phát triển
nguồn vốn. Cụ thể: năm 2002, tổng số vốn của công ty là 2100 tỷ đồng,
trong đó vốn cố định là 357 tỷ đồng chiếm 17%, vốn lưu động là 1743 tỷ
đồng chiếm 83%. Năm 2003, tổng số vốn là 2560 tỷ đồng, trong đó vốn
cố định là 358,4 tỷ đồng chiếm 14%, vốn lưu động là 2201,6 tỷ đồng
chiếm 86%. Công ty là một đơn vị kinh doanh thương mại do đó vốn lưu
động chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số vốn của Công ty và tỷ trọng vốn
cố định giảm dần so với tỷ trọng của vốn lưu động. Trong các năm tiếp
theo vốn cố định tăng lên nhiều do Công ty được Tổng công ty giao
nhiệm vụ trực tiếp quản lý việc tiến hành thi công xây dựng và điều hành
việc sản xuất kinh doanh của Nhà máy sản xuất gương và các sản phẩm
sau kính Bình Dương. Vì thế, từ năm 2004, tổng số vốn của Công ty tăng
mạnh đặc biệt là vốn cố định. Trong năm 2004, tổng số vốn của Công ty
là 3200 tỷ đồng, trong đó vốn cố định là 1008 tỷ đồng chiếm 31,5%, vốn
lưu động là 2192 tỷ đồng chiếm 68,5%. Năm 2005, tổng số vốn là 5119
tỷ đồng, trong đó vốn cố định là 2272,84 tỷ đồng chiếm 44,4%, vốn lưu
động là 2846,16 tỷ đồng chiếm 55,6%.....................................................45
Cuối tháng 3 năm 2006, Công ty hoàn tất thủ tục cổ phần hoá, số vốn
điều lệ được đóng góp của các cổ đông như sau:.....................................45
Tổng vốn điều lệ là 2 tỷ. Trong đó các cổ đông chính là:.......................45
Tổng công ty Thuỷ tinh và Gốm xây dựng. Đại diện: Trần Quốc Thái. Lê
Minh Tuấn (chiếm 40% tổng vốn điều lệ của Công ty)...........................45
Công ty TNH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Thuận Thành...............45

Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Sản xuất Đại Nam...................45
Và 70 cổ đông khác...................................................................................45
2.1.4.2. Về nhân lực...................................................................................46
Hàng năm, đội ngũ lao động công nhân viên của Công ty không ngừng
được đổi mới. Số lượng lao động tăng, trình độ được nâng cao qua đào
tạo và tuyển dụng.......................................................................................46
Đơn vị tính: Người.....................................................................................46
Trình độ......................................................................................................46
Năm 2003...................................................................................................46
Năm 2004...................................................................................................46
Năm 2005...................................................................................................46
Năm 2006...................................................................................................46
Trên đại học................................................................................................46
3..................................................................................................................46
4..................................................................................................................46
4..................................................................................................................46
5..................................................................................................................46
Đại học.......................................................................................................46
30................................................................................................................46
36................................................................................................................46
42................................................................................................................46
46................................................................................................................46
Cao đẳng.....................................................................................................46
15................................................................................................................46
13................................................................................................................46
16................................................................................................................46
17................................................................................................................46
Trung cấp....................................................................................................46
9..................................................................................................................46
10................................................................................................................46

6..................................................................................................................46
11................................................................................................................46
Công nhân kỹ thuật và sơ cấp....................................................................46
6..................................................................................................................46
5..................................................................................................................46
7..................................................................................................................46
5..................................................................................................................46
Tổng số lao động........................................................................................46
63................................................................................................................46
68................................................................................................................46
75................................................................................................................46
84................................................................................................................46
(Nguồn: Báo cáo tổng kết năm – Phòng tổ chức hành chính – Công ty cổ
phần xuất nhập khẩu Viglacera )...............................................................46
Lực lượng lao động của Công ty là niềm tự hào và là nguồn sống của
Công ty. Chính nhờ những lao động giỏi mà Công ty đã gặt hái được
nhiều thành công. Hiện nay đội ngũ cán bộ công nhân viên của Công ty
được đánh giá là trẻ, năng động, có trình độ chuyên môn và nhiệt tình
trong công việc kinh doanh và XNK. Đặc biệt, ban lãnh đạo Công ty đều
là những người được đào tạo chuyên sâu. Tất cả các thành viên trong
Ban giám đốc đều có trình độ trên đại học...............................................46
....................................................................................................................46
Nhìn vào biểu đồ phân loại trình độ học vấn của lao động năm 2006,
chúng ta càng thấy rõ hơn chất lượng lao động của Công ty. Đa số lao
động có trình độ đại học (chiếm 55%) và xu hướng này còn tăng lên
trong các năm tới........................................................................................46
Công ty rất chú ý đến công tác đào tạo, đầu tư phát triển, tuyển dụng
nhân tài. Năm vừa qua Tổng công ty đã đầu tư xây dựng trường đào tạo,
bồi dưỡng cán bộ công nhân viên kỹ thuật… trong đó có đào tạo kiến
thức quản lý cho các cán bộ quản lý, đại diện cho các đơn vị và đào tạo

về công nghệ mới với thời gian tập trung 6 tháng để họ có điều kiện phát
huy chuyên môn của mình trong sản xuất, kinh doanh… Ngoài ra, hàng
năm Công ty thường xuyên cử các chuyên gia đi học tập ở nước ngoài,
tiếp thu, học hỏi những công nghệ mới về truyền đạt và áp dụng cho
ngành và Công ty nói riêng.......................................................................47
2.1.4.3. Về cơ sở vật chất kỹ thuật............................................................47
Trong những năm đầu khi mới thành lập, trụ sở của Công ty chỉ là một
không gian nhỏ rộng khoảng 350 m2 đặt tại khuôn viên cơ quan Tổng
công ty Viglacera tại 43B - Hoàng Hoa Thám - Tây Hồ - Hà nội, chi
nhánh thành phố Hồ Chí Minh cũng chưa có trụ sở riêng. Tuy nhiên, đến
nay Công ty đã xây dựng được một trụ sở khang trang hiện đại với diện
tích rộng khoảng 5000 m2 tại số 2 - Hoàng Quốc Việt - Nghĩa Đô - Cầu
Giấy - Hà Nội, với trang thiết bị phục vụ cho sản xuất kinh doanh đầy đủ
và hiện đại. Trụ sở kinh doanh mới này không chỉ đáp ứng được nhu cầu
sản xuất kinh doanh của Công ty, làm cho chi phí thuê mua giảm đáng
kể mà còn góp phần làm tăng doanh thu của Công ty thông qua việc cho
các đơn vị kinh doanh khác thuê lại một phần trụ sở. Từ đó, Công ty có
điều kiện để cải tiến trang thiết bị hiện đại hơn, nâng cao hiệu quả hoạt
động sản xuất kinh doanh..........................................................................47
Trong các phòng ban, luôn có đầy đủ các thiết bị chuyên dùng phục vụ
cho hoạt động kinh doanh. Riêng các phòng nghiệp vụ, do tính chất công
việc và nhu cầu đỏi hỏi nên mỗi nhân viên được trang bị riêng một máy
tính, có kết nối internet. Hoạt động ký kết và thực hiện hợp đồng được
trao đổi chủ yếu qua mạng máy tính này. Những thông báo hay những
thông tin cần truyền tải về các bước công việc được thực hiện trên máy.
Nhờ sự tiến bộ của khoa học công nghệ được áp dụng như vậy mà Công
ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera đã kí kết được rất nhiều hợp đồng
trong và ngoài nước. Những sai sót xảy ra là không đáng kể. Nếu có,
cách khắc phục cũng rất đơn giản và nhanh chóng..................................47
2.1.5. Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty...................................47

2.1.5.1. Ngành nghề kinh doanh của Công ty...........................................47
Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera là một doanh nghiệp kinh
doanh và XNK với các ngành nghề kinh doanh được xác định trong giấy
chứng nhận đăng ký kinh doanh như sau:................................................47
Kinh doanh vật tư (không bao gồm thuốc bảo vệ thực vật và thuốc thú
y), nguyên vật liệu, thiết bị phụ tùng máy móc, hoá chất (trừ hoá chất
nhà nước cấm), phụ gia phục vụ sản xuất công nhiệp và xây dựng;.......48
Kinh doanh vật liệu xây dựng, vật liệu trang trí nội thất;........................48
Kinh doanh nhà hàng, khách sạn, dịch vụ ăn uống, bất động sản, cho
thuê văn phòng (không bao gồm kinh doanh phòng hát karaoke, vũ
trường, quán bar);......................................................................................48
Dịch vụ vận tải và giao nhận hàng hoá;....................................................48
Kinh doanh lữ hành nội địa và quốc tế;....................................................48
Kinh doanh đại lý xăng, dầu, gas, đại lý ô tô;..........................................48
Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá...................................................48
2.1.5.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty................................48
Mỗi một doanh nghiệp khi tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh trên
thương trường đều luôn theo đuổi mục tiêu là tối đa hoá lợi nhuận. Công ty
cổ phần xuất nhâp khẩu Viglacera cũng không nằm ngoài mục tiêu đó. Mục
tiêu đó được đánh giá thông qua hiệu quả sản xuất kinh doanh mà doanh
nghiệp đã đạt được trong mỗi năm. Có thể thấy một số kết quả hoạt động
kinh doanh của Công ty qua bảng:............................................................48
2.2. Thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công
ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera........................................................50
2.2.1. Tổng quan về hoạt động nhập khẩu tại Công ty cổ phần xuất nhập
khẩu Viglacera...........................................................................................50
2.2.2. Thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại
Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera trong thời gian qua..............58
2.3. Đánh giá công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công
ty.................................................................................................................67

2.3.1. Ưu điểm............................................................................................67
2.3.3.Nguyên nhân.....................................................................................69
Tóm tắt chương 2...............................................................................................71
Chương 3............................................................................................................71
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập
khẩu tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera........................................71
3.1. Tổng kết sức mạnh nội tại và cơ hội, thách thức của Công ty......71
3.1.1. Sức mạnh nội tại .............................................................................71
3.1.2. Thời cơ và thách thức......................................................................72
3.2. Mục tiêu và phương hướng hoạt động của Công ty trong thời gian
tới................................................................................................................75
3.2.1.Mục tiêu và phương hướng phát triển chung..................................75
3.2.2. Phương hướng phát triển hoạt động nhập khẩu............................77
3.3. Tình hình thị trường nhập khẩu của Công ty.................................78
3.3.1. Thị trường Châu Âu........................................................................78
3.3.2. Thị trường Trung Quốc và nhật Bản...............................................79
3.3.3. Thị trường các nước Asean.............................................................80
3.4. Một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực
hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera.80
3.4.1. Giải pháp từ phía Công ty...............................................................81
3.4.2. Kiến nghị với nhà nước...................................................................86
Tóm tắt chương 3...............................................................................................89
KẾT LUẬN........................................................................................................89
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO..........................................................91
LỜI MỞ ĐẦU
Nền kinh tế Việt Nam đang trong quá trình chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường có
sự quản lý vĩ mô của nhà nước và đang trong giai đoạn công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất
nước. Từ thực tế cho thấy chưa bao giờ hoạt động thương mại quốc tế (TMQT) lại diễn ra
sôi động như ngày nay. Việc giao lưu buôn bán giữa các quốc gia đã trở thành một yếu tố
khách quan. Để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh quốc tế được thực hiện một cách thuận

lợi an toàn thì một nghiệp vụ quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp là quy trình xây dựng và
thực hiện hợp đồng. Tuy nhiên đây là một vấn đề khó khăn và lại ảnh hưởng đến sự thành
bại của một doanh nghiệp. Do đó mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển tốt thì vấn đề
đặt ra là phải thực hiện tốt quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng, bởi đây là cơ sở pháp lý để
xác định quyền và nghĩa vụ giữa các bên, là căn cứ giải quyết tranh chấp khiếu nại - một vấn
đề mà trong hoạt động TMQT khó tránh khỏi.
Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera là một doanh nghiệp trực thuộc Tổng
công ty Thuỷ tinh và Gốm xây dựng - một đơn vị chủ đạo của ngành thuỷ tinh và gốm xây
dựng tại Việt Nam, vừa hoàn tất thủ tục cổ phần hoá từ hình thức ban đầu là doanh nghiệp
nhà nước vào tháng 3 năm 2006. Là trung tâm xuất nhập khẩu (XNK) của Tổng công ty nên
Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera rất quan tâm đến công tác XNK, coi đây là một
trong những hoạt động chủ đạo liên quan chặt chẽ đến sự tồn tại và phát triển của mình. Gần
đây, khi công tác tiêu thụ sản phẩm ở thị trường nội địa còn nhiều khó khăn thì việc đẩy
mạnh xuất khẩu sản phẩm, tìm kiếm thị trường tiêu thụ mới cũng như tìm kiếm nguồn hàng
nhập khẩu phục vụ cho công tác xuất khẩu chính là lối thoát và là hướng phát triển lâu dài
của Công ty.
Trong quá trình thực tập tại phòng xuất nhập khẩu của Công ty cổ phần xuất nhập
khẩu Viglacera, nhận thức được tầm quan trọng của việc tổ chức thực hiện hợp đồng cùng
với những kiến thức đã được trang bị trong nhà trường, em đã lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện
quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu ở Công ty cổ phần xuất nhập khẩu
Viglacera” cho chuyên đề tốt nghiệp của mình.
Mục đích nghiên cứu: Trên cơ sở xem xét thực trạng của quy trình tổ chức thực
hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty để đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng
cao công tác này ở Công ty.
Đối tượng nghiên cứu: là toàn bộ hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu
tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera.
Phương pháp nghiên cứu: sử dụng phương pháp phân tích, tổng hợp, khái quát hoá
trên cơ sở các số liệu và tình hình thực tế tại Công ty.
Kết cấu của đề tài: Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, đề tài được trình bày
thành 3 chương như sau:

Chương I: Những vấn đề lý luận chung về hoạt động nhập khẩu và quy trình tổ chức
thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
Chương II: Thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty
cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera.
Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp
đồng nhập khẩu tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera.
Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn và chỉ bảo rất tận tình của thầy giáo hướng
dẫn TS. Đàm Quang Vinh và sự giúp đỡ nhiệt tình của toàn thể ban lãnh đạo, các cô chú và
anh chị ở Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề
tốt nghiệp này.
CHƯƠNG 1
Những vấn đề lý luận chung về hoạt động nhập khẩu và quy trình tổ chức thực hiện
hợp đồng nhập khẩu
1.1.Khái quát về hoạt động nhập khẩu
1.1.1.Khái niệm về nhập khẩu
Trong thế giới hiện đại, không một quốc gia nào bằng chính sách đóng cửa với bên
ngoài lại phát triển có hiệu quả nền kinh tế trong nước. Muốn phát triển nhanh mỗi nước
không thể đơn độc dựa vào nguồn lực của mình mà phải biết tận dụng có hiệu quả tất cả
những thành tựu kinh tế khoa học kĩ thuật mà loài người đã đạt được. Điều này không phải
đến ngày nay các quốc gia mới đúc kết được mà ngay từ thế kỷ thứ 18, các nhà kinh tế học
như Adam Smith, D.Ricardo... đã đưa ra các học thuyết như “lợi thế tuyệt đối”, “lợi thế
tương đối” nhằm giải thích TMQT. Các học thuyết này chỉ ra rằng mỗi nước đều có lợi thế
nếu chuyên môn hoá sản xuất một mặt hàng nào đó mà nước kia sản xuất kém hiệu quả hơn.
Các lý thuyết đó đã trở thành nền tảng cho các học thuyết sau này và được áp dụng rộng rãi
trong hoạt động ngoại thương. Để nền kinh tế đạt được hiệu quả cao nhất thì mỗi quốc gia
phải tìm cho mình một cơ cấu kinh tế thích hợp sao cho việc sử dụng nguồn lực là tối ưu
nhất, khai thác được mọi tiềm năng sẵn có, đồng thời hạn chế, khắc phục các điểm yếu của
mình.
Như vậy, có thể kết luận TMQT mang tính tất yếu đối với các nền kinh tế và trở
thành quy luật phát triển khách quan buộc tất cả các quốc gia phải tham gia buôn bán trao

đổi hàng hoá với nhau và chịu sự chi phối của quy luật chung này. Trong đó, hoạt động mua
hàng hoá, dịch vụ từ nước ngoài được gọi là hoạt động nhập khẩu và ngược lại hoạt động
bán hàng hoá, dịch vụ từ trong nước ra nước ngoài được gọi là xuất khẩu. Theo nghĩa đó có
thể hiểu: “Nhập khẩu là một trong hai hoạt động cấu thành của nghiệp vụ ngoại thương, là
một mặt không thể tách rời của hoạt động TMQT. Có thể hiểu đơn giản đó là sự mua hàng
hoá và dịch vụ từ nước ngoài phục vụ nhu cầu tiêu dùng trong nước hoặc tái sản xuất mở
rộng nhằm mục đích kinh tế - lợi nhuận”.
1.1.2. Vai trò của nhập khẩu
Ngày nay, sản xuất đã được quốc tế hoá. Để có thể tồn tại và phát triển kinh tế các
quốc gia đều tích cực tham gia vào phân công lao động quốc tế và trao đổi hàng hoá với bên
ngoài. Trong đó hoạt động nhập khẩu ngày càng có vai trò quan trọng trong quá trình phát
triển kinh tế xã hội của các quốc gia, đặc biệt đối với các quốc gia đang phát triển còn nghèo
đói và lạc hậu như Việt Nam. Có thể thấy tầm quan trọng của hoạt động nhập khẩu qua
những vai trò sau:
1.1.2.1. Đối với quốc gia nhập khẩu
Nhập khẩu tác động một cách trực tiếp và quyết định đến sản xuất và đời sống trong
nước. Bởi vì, không một quốc gia nào có khả năng sản xuất hiệu quả đối với tất cả các loại
hàng hoá. Theo thuyết lợi thế so sánh, các quốc gia đều muốn đạt tới lợi ích tối đa, do đó
hoạt động nhập khẩu là một hoạt động tất yếu. Nó cho phép các quốc gia có thể sử dụng
được tất cả các loại hàng hoá với chất lượng tốt nhất và mức giá rẻ nhất.
Nhập khẩu góp phần tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật công nghệ tiên tiến, hiện đại
cho sản xuất các hàng hoá cho tiêu dùng mà trong nước không sản xuất được hoặc sản xuất
không đáp ứng được đủ nhu cầu.
Nhập khẩu còn là để thay thế, nghĩa là nhập khẩu những thứ mà sản xuất trong nước
sẽ không có lợi bằng nhập khẩu, làm được như vậy sẽ tác động đến sự phát triển cân đối và
khai thác tiềm năng, thế mạnh của nền kinh tế quốc dân vế sức lao động, vốn, tài nguyên và
khoa học kỹ thuật. Đặc biệt là đối với các quốc gia đang phát triển như Việt Nam khi mà
trình độ khoa học công nghệ còn thấp, lực lượng sản xuất chưa phát triển. Hướng đi tốt cho
các quốc gia này là nhập khẩu các trang thiết bị máy móc, công nghệ...phục vụ cho xây dựng
cơ sở vật chất kỹ thuật để theo kịp sự phát triển của thế giới mà không mất thời gian, nguồn

lực để nghiên cứu tạo ra công nghệ đó.
Như vậy, nhập khẩu đã và đang tác động một cách trực tiếp và quyết định đến sản
xuất và đời sống các quốc gia. Bản thân nhập khẩu tự nó đã có vai trò to lớn, nó là một tiến
trình giao tiếp và hoà nhập nền kinh tế quốc gia với nền kinh tế thế giới. Với những lý do đó,
nhập khẩu có vai trò lớn trong quá trình phát triển của Việt Nam, được thể hiện thông qua
các khía cạnh sau:
Thứ nhất, nhập khẩu thúc đẩy nhanh quá trình xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật,
chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo hướng đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước.
Thông qua hoạt động nhập khẩu chúng ta đã được tiếp xúc với những trang thiết bị hiện đại,
tiên tiến, dần từng bước theo kịp các nước phát triển. Đồng thời với những trang thiết bị đó,
chúng ta thực sự làm quen với nhịp độ công nghệ mới, lao động trong môi trường mới - tự
động. Do đó trong sản xuất có sự thay đổi lớn.
Thứ hai, nhập khẩu góp phần bổ sung kịp thời những mặt mất cân đối của nền kinh
tế, đảm bảo một sự phát triển cân đối và ổn định, khai thác đến mức tối đa tiềm năng và khả
năng của nền kinh tế vào vòng quay kinh tế.
Thứ ba, nhập khẩu góp phần cải thiện và nâng cao mức sống của nhân dân. Bên cạnh
việc thoả mãn nhu cầu trực tiếp của nhân dân về hàng tiêu dùng, hoạt động nhập khẩu còn
đảm bảo đầu vào cho sản xuất, tạo việc làm ổn định cho người lao động.
Thứ tư, nhập khẩu có vai trò tích cực thúc đẩy xuất khẩu, góp phần nâng cao chất
lượng sản xuất hàng xuất khẩu, tạo môi trường thuận lợi cho việc xuất khẩu hàng Việt Nam
ra nước ngoài.
1.1.2.2. Đối với các doanh nghiệp
Cũng như đối với nền kinh tế, hoạt động nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong sự
phát triển của các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp kinh doanh XNK nói riêng.
Bởi vì đây là một trong những nghiệp vụ đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh ở các
doanh nghiệp diễn ra một cách thường xuyên, liên tục, là chìa khoá mở ra cánh cửa cho hoạt
động kinh doanh quốc tế của các doanh nghiệp đồng thời là nguồn thu lớn đóng góp vào lợi
nhuận cho toàn doanh nghiệp và đảm bảo công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên của
doanh nghiệp. Có thể kháí quát vai trò của hoạt động nhập khẩu đối với các doanh nghiệp
như sau:

Thứ nhất, nhập khẩu góp phần đổi mới máy móc thiết bị, thay đổi phương thức quản
lý, sản xuất nhằm nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Thứ hai, nhập khẩu góp phần mở rộng quan hệ của doanh nghiệp với các bạn hàng
trong nước và quốc tế. Tạo ra những cơ hội làm ăn mới cho doanh nghiệp.
Thứ ba, nhập khẩu cũng có vai trò nâng cao năng lực cạnh tranh cho các sản phẩm
của doanh nghiệp, năng lực cạnh tranh của nghành trên bình diện quốc gia cũng như nâng
cao khả năng cạnh tranh của sản phẩm, ngành, quốc gia trên bình diện quốc tế. Điều này có
vai trò rất quan trọng trong quá trình Việt Nam hội nhập kinh tế quốc tế mà trong đó các
doanh nghiệp Việt Nam là một chủ thể không thể tách rời đối với tiến trình này.
Thứ tư, nhập khẩu là một hoạt động kinh doanh, do vậy nhập khẩu cũng góp phần
vào việc đảm bảo mục tiêu của doanh nghiệp.
Tóm lại, vai trò của nhập khẩu là không thể phủ nhận. Tuy nhiên, nhập khẩu như thế
nào lại là vấn đề nan giải. Nếu nhập khẩu một cách ồ ạt các thiết bị cũ kĩ lạc hậu hoặc nhập
khẩu các sản phẩm trong nước đã sản xuất được sẽ bóp chết nền sản xuất trong nước gây
thiệt hại đến lợi ích của quốc gia. Vì vậy cần phải có chính sách nhập khẩu hợp lý để khai
thác triệt để lợi ích của nhập khẩu cũng như mỗi bản thân doanh nghiệp phải nhận thức được
hoạt động nhập khẩu mà doanh nghiệp đang tiến hành trên nhiều mặt, không chạy theo
mụch đích lợi nhuận mà bỏ qua lợi ích xã hội.
1.1.3. Các hình thức nhập khẩu hàng hoá
Do điều kiện kinh doanh và sự sáng tạo, năng động của các doanh nhân nên trên thực
tế đã xuất hiện rất nhiều hình thức nhập khẩu.Tuỳ theo các tiêu chí khác nhau mà ta có thể
phân chia các hình thức nhập khẩu thành các nhóm khác nhau. Một số cách phân loại chủ
yếu đó là:
•Theo chủ thể của hoạt động nhập khẩu:
+Nhập khẩu tự doanh (Nhập khẩu trực tiếp).
+Nhập khẩu uỷ thác.
•Theo mục đích nhập khẩu:
+Nhập khẩu hàng mậu dịch.
+Nhập khẩu hàng phi mậu dịch.
•Theo phương thức nhập khẩu:

+Nhập khẩu theo phương thức mua bán thông thường.
+Nhập khẩu theo phương thức hàng đổi hàng.
•Theo nguồn gốc và hình thức giao hàng:
+Nhập khẩu trực tiếp.
+Nhập khẩu uỷ thác.
+Tạm nhập tái xuất.
Trong đó, cách phân loại dựa theo tiêu chí chủ thể của hoạt động nhập khẩu là cách
phân loại phổ biến nhất, được nhiều người sử dụng. Sau đây em xin đi sâu trình bày về các
hình thức nhập khẩu dựa theo cách phân loại này:
1.1.3.1. Nhập khẩu tự doanh
Đây là hình thức nhập khẩu trực tiếp. Trong đó, bên mua và bên bán trực tiếp giao
dịch với nhau, hàng hoá được mua trực tiếp từ nước ngoài mà không thông qua trung gian.
Bên xuất khẩu trực tiếp giao hàng cho bên nhập khẩu.
Theo hình thức này có những bước giao dịch là hỏi giá, phát giá, đặt hàng, hoàn giá,
chấp nhận, xác nhận. Doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu phải trực tiếp làm các hoạt động
nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước, tìm kiếm đối tác, giao dịch, đàm phán kí kết hợp
đồng... và tự bỏ vốn để tổ chức kinh doanh hàng nhập khẩu, phải chịu mọi chi phí như:
nghiên cứu thị trường, giao dịch, kí kết hợp đồng, giao nhận, lưu kho, tiêu thụ hàng hoá...
Khi nhập khẩu tự doanh thì doanh nghiệp XNK được tính kim ngạch và khi tiêu thụ thì phải
chịu thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp. Các doanh nghiệp kinh doanh nhập
khẩu theo hình thức này phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của mình
từ thu thập thông tin thị trường cho đến kí kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Độ rủi ro
của hình thức nhập khẩu trực tiếp cao hơn so với hình thức nhập khẩu qua trung gian nhưng
lại mang lại nhiều lợi nhuận hơn cho doanh nghiệp.
Hình thức nhập khẩu này được sử dụng phổ biến ở nước ta hiện nay. Vì xu hướng
giảm dần các doanh nghiệp Nhà nước và thay vào đó là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nên
các doanh nghiệp có điều kiện cũng như mong muốn được nhập khẩu trực tiếp để tăng thu.
Hơn nữa, loại hình này áp dụng trong nhập khẩu những hàng hoá thông thường nên khối
lượng lớn và liên tục.
1.1.3.2. Nhập khẩu uỷ thác

Là hoạt động nhập khẩu hình thành giữa một doanh nghiệp trong nước có vốn ngoại
tệ riêng, có nhu cầu cần nhập khẩu một số loại hàng hoá nhưng không có quyền tham gia
hoặc không có điều kiện nhập khẩu trực tiếp đã uỷ thác cho doanh nghiệp khác có chức năng
trực tiếp tham gia giao dịch ngoại thương tiến hành nhập khẩu hàng hoá theo yêu cầu của
mình.
Bên nhận uỷ thác phải tiến hành đàm phán với đối tác nước ngoài và làm thủ tục
nhập khẩu hàng hoá theo yêu cầu của bên uỷ thác. Bên nhận uỷ thác sẽ nhận được một phần
thù lao gọi là phí uỷ thác.
Trong hoạt động này, doanh nghiệp XNK (bên nhận uỷ thác) sẽ không phải bỏ vốn,
không phải xin hạn ngạch (nếu có), không phải nghiên cứu thị trường tiêu thụ cho hàng hoá
mà chỉ đứng ra đại diện bên uỷ thác tiến hành giao dịch, đàm phán, kí kết hợp đồng, làm thủ
tục nhập hàng cũng như thay mặt bên uỷ thác khiếu nại, đòi bồi thường với đối tác nước
ngoài khi có tổn thất. Hình thức này giúp cho doanh nghiệp nhận uỷ thác không mất nhiều
chi phí, độ rủi ro thấp nhưng lợi nhuận từ hoạt động này không cao.
Khi tiến hành nhập khẩu uỷ thác, doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu uỷ thác sẽ
phải lập hai hợp đồng là hợp đồng nhập khẩu ký với đối tác nước ngoài và một hợp đồng
nhận uỷ thác nhập khẩu với bên uỷ thác.
Khi tiến hành nhập khẩu uỷ thác, doanh nghiệp nhận uỷ thác sẽ chỉ tính kim nghạch
nhập khẩu chứ không tính vào doanh số. Hợp đồng nhập khẩu uỷ thác thường áp dụng cho
những hàng hoá chuyên dùng, máy móc thiết bị kĩ thuật.
1.1.4. Quy trình hoạt động nhập khẩu
1.1.4.1. Nghiên cứu thị trường
Đây là công việc đầu tiên mà bất kì một doanh nghiệp kinh doanh XNK nào cũng
cần phải thực hiện và phải trở thành công việc thường xuyên trong hoạt động XNK của
doanh nghiệp.
Nghiên cứu thị trường trong nước.
Các doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu luôn phải tự quyết định: mua cái gì, bán cho
ai, theo hình thức nào và với giá là bao nhiêu mà vẫn thu được lợi nhuận? và để giải quyết
những vấn đề này thì việc nghiên cứu thị trường trong nước là vô cùng quan trọng, là tiền đề
để có được những quyết định đúng đắn. Khi nghiên cứu thị trường trong nước, doanh nghiệp

cần phải quan tâm đến những thông tin như:
−Tình hình kinh tế và các số liệu thống kê về kinh tế và ngoại thương, các yếu tố kinh
tế, tài chính và thị trường vào thời điểm hiện tại có ảnh hưởng đến nhu cầu nhập khẩu hay
không?
−Tìm hiểu các thông tin về sản phẩm thông qua các cơ hội bán hàng, số lượng khách
hàng có nhu cầu mua hàng, sức mua của thị trường, nhịp độ mua mặt hàng đó trên thị trường
(chu kì mua lặp lại).
−Tìm hiểu đối thủ cạnh tranh trên thị trường về năng lực, thị phần, khách hàng, kỹ
thuật xúc tiến thương mại.
−Tìm hiểu các chính sách và pháp luật thương mại, các kế hoạch phát triển kinh tế và
ngoại thương, các thủ tục hành chính hải quan và yêu cầu về chứng từ XNK.
Nghiên cứu thị trường nước ngoài.
Thông tin về thị trường quốc tế là những thông tin cần thiết và rất quan trọng đối với
hoạt động nhập khẩu của doanh nghiệp. Nó giúp doanh nghiệp lập chiến lược, kế hoạch kinh
doanh và thực hiện hoạt động thương mại và đặc biệt là xúc tiến thương mại nhằm lựa chọn
được bạn hàng đáng tin cậy, nguồn hàng ổn định và có chất lượng phù hợp với nhu cầu của
thị trường trong nước.
Nghiên cứu thị trường quốc tế là công việc rất khó khăn và phức tạp do sự khác biệt
lớn về chính trị, địa lý, văn hoá, phong tục tập quán. Mục đích của công việc này là nhằm
tìm hiểu thông tin về khả năng sản xuất, giá cả và sự biến động của thị trường, môi trường
kinh tế chính trị, luật pháp và tập quán kinh doanh của các bạn hàng quốc tế.
Khi nghiên cứu thị trường quốc tế, doanh nghiệp cần nắm vững được tình hình các
nguồn cung cấp trên thị trường quốc tế mà doanh nghiệp có khả năng giao dịch rồi từ đó
nghiên cứu đặc điểm các nước cung cấp trên các phương diện:
−Phân tích tình hình cung - cầu của hàng hoá mà doanh nghiệp dự định nhập khẩu.
−Tìm hiểu những thông tin về thị trường như: các thông tin đại cương về đất nước con
người, tình hình về chính trị xã hội, những thông tin kinh tế cơ bản, cơ sở hạ tầng, các chính
sách kinh tế ngoại thương, tìm hiểu hệ thống ngân hàng, tín dụng, điều kiện vận tải và tình
hình giá cước.
−Nghiên cứu về giá cả hàng hoá trên thị trường thế giới.

Doanh nghiệp cần chú ý thu thập thông tin trên thị trường quốc tế thông qua các
nguồn như: sách, báo, tạp chí, bản tin, internet, hội chợ triển lãm, hội thảo, các tổ chức xúc
tiến thương mại, đại diện thương mại, tổ chức dịch vụ thông tin chuyên nghiệp, các tổ chức
liên quan đến hoạt động XNK như ngân hàng, hải quan, hãng vận tải...
1.1.4.2. Lập phương án kinh doanh.
Phương án kinh doanh là kế hoạch hoạt động của đơn vị nhằm đạt đến những mục
tiêu xác định trong kinh doanh. Sau khi đã hoàn tất việc nghiên cứu thị trường, doanh nghiệp
phải lập ra được một phương án kinh doanh.
Một phương án kinh doanh thường gồm những nội dung cơ bản như: tình hình hàng
hoá, thị trường và khách hàng, dự đoán hướng biến động của thị trường, xác định thời cơ
mua bán, phương hướng thị trường và thương nhân, đặt ra mục tiêu (tối đa và tối thiểu), biện
pháp hành động cụ thể, sơ bộ đánh giá hiệu quả.
Dựa trên những thông tin đã thu thập được thông qua nghiệp vụ nghiên cứu thị
trường trong và ngoài nước, doanh nghiệp phải đưa ra được phương án kinh doanh tối ưu
của mình.
Để lập một phương án kinh doanh, doanh nghiệp cần tiến hành các bước sau:
•Bước 1: Đánh giá tổng quát tình hình thị trường và thương nhân. Phân tích những khó
khăn, thuận lợi trong kinh doanh.
•Bước 2: Lựa chọn các mặt hàng, thời cơ, điều kiện và phương thức kinh doanh (phải
chứng minh được sự lựa chọn của mình là đúng trên cơ sở phân tích tình hình thực tế).
•Bước 3: Đề ra mục tiêu: phải là những mục tiêu cụ thể, bằng số liệu rõ ràng: sẽ bán
(mua) bao nhiêu hàng? với giá cả bao nhiêu? sẽ thâm nhập vào thị trường nào? mua (bán)
với ai?...
•Bước 4: Đề ra biện pháp thực hiện. Những biện pháp này là những công cụ để đạt tới
những mục tiêu đề ra. Bao gồm cả những biện pháp ở trong nước và những biện pháp ở
nước ngoài.
•Bước 5: Sơ bộ đánh giá hiệu quả kinh tế của việc kinh doanh thông qua việc tính một
loạt các chỉ tiêu như: tỷ suất ngoại tệ hàng nhập khẩu, thời gian hoàn vốn, điểm hoà vốn…
1.1.4.3. Giao dịch và đàm phán.
Giao dịch.

Sau khi đã hoàn tất công tác chuẩn bị, doanh nghiệp nhập khẩu sẽ tiến hành giao
dịch, thương lượng để đi đến kí kết hợp đồng mua bán với đối tác mà mình đã lựa chọn.
Trong kinh doanh TMQT hiện nay có rất nhiều phương thức giao dịch. Mỗi phương thức
giao dịch lại có những đặc điểm riêng khác nhau. Đối với nhà nhập khẩu, quá trình giao dịch
thường gồm những công việc sau:
•Hỏi giá hoặc đặt hàng.
Hỏi giá là việc người mua đề nghị người bán báo cho mình biết giá cả và các điều
kiện để mua hàng. Nội dung của một hỏi giá thường bao gồm: tên hàng, quy cách, phẩm
chất, số lượng, thời gian giao hàng mong muốn. Giá cả mà người mua có thể trả cho mặt
hàng đó thường được người mua giữ kín, nhưng để tránh mất thời gian hỏi đi hỏi lại, người
mua nêu rõ những điều kiện mà mình mong muốn để làm cơ sở giao hàng. Hỏi giá không
ràng buộc trách nhiệm của người hỏi giá, cho nên người hỏi giá có thể hỏi nhiều nơi nhằm
nhận được nhiều bản chào hàng cạnh tranh nhau để so sánh lựa chọn bản chào hàng thích
hợp nhất. Tuy nhiên, nếu người mua hỏi giá nhiều nơi quá sẽ gây nên thị trường ảo tưởng là
nhu cầu quá căng thẳng. Đó là điều không có lợi cho người mua.
Đặt hàng là việc người nhập khẩu đề nghị kí kết hợp đồng mua bán hàng hoá. Trong
đơn đặt hàng, người mua nêu cụ thể về hàng hoá định mua và tất cả những nội dung cần
thiết cho việc ký kết hợp đồng.
•Xử lý chào hàng của người bán gửi đến.
Chào hàng là lời đề nghị ký kết hợp đồng của người bán về việc mua bán hàng hoá.
Có hai loại chào hàng chính là chào hàng cố định và chào hàng tự do. Khi nhận được chào
hàng từ phía người bán gửi đến, doanh nghiệp nhập khẩu sẽ xử lý theo một trong hai cách
sau:
Nếu không đồng ý hoàn toàn với chào hàng đó mà đưa ra một đề nghị mới thì doanh
nghiệp gửi cho người chào hàng đề nghị mới này (còn gọi là hoàn giá). Khi đó, chào hàng
trước coi như huỷ bỏ. Trong buôn bán quốc tế, mỗi lần giao dịch thường trải qua nhiều lần
hoàn giá mới đi đến kết quả.
Nếu doanh nghiệp nhập khẩu chấp nhận hoàn toàn mọi điều kiện của chào hàng thì
gửi cho người chào hàng bản chấp nhận chào hàng trong thời hạn hiệu lực của chào hàng.
•Xác nhận.

Sau khi đã thống nhất thoả thuận với nhau về mọi điều kiện giao dịch, hai bên tiến
hành ghi lại và xác nhận những điều khoản đã được thoả thuận đó. Về phía người nhập
khẩu, công việc xác nhận bao gồm ký vào giấy xác nhận mua hàng, gửi giấy này cho người
bán đồng thời nhận giấy xác nhận bán hàng do phía bên kia gửi đến.
Đàm phán.
Đàm phán là một công đoạn quan trọng trong toàn bộ quá trình nhập khẩu của một
doanh nghiệp. Đàm phán có thể diễn ra dưới nhiều hình thức khác nhau, ngoài hình thức gặp
mặt trực tiếp còn có các hình thức khác như qua thư từ, điện tín, fax hoặc điện thoại... Mỗi
hình thức đều có những ưu nhược điểm riêng, tuỳ theo từng trường hợp cụ thể mà lựa chọn
hình thức đàm phán cho phù hợp.
Để thực hiện đàm phán thắng lợi, hướng đối phương theo mục đích của doanh
nghiệp là cả một nghệ thuật. Do đó doanh nghiệp phải hết sức lưu ý đến mọi yếu tố của cuộc
đàm phán từ khâu tổ chức đàm phán, lựa chọn hình thức đàm phán, địa điểm đàm phán, thời
gian đàm phán, bối cảnh đàm phán, các chiến thuật và thủ thuật mà doanh nghiệp sẽ sử dụng
trong quá trình đàm phán. Mục đích cuối cùng là ký được hợp đồng mua bán hàng hoá sao
cho có lợi nhất cho doanh nghiệp.
1.1.4.4. Kí kết hợp đồng nhập khẩu.
Sau khi đàm phán kết thúc thành công, các bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng mua
bán ngoại thương. Đối với người kinh doanh TMQT nói chung đều cần phải tiến hành ký kết
hợp đồng kịp thời ngay khi điều kiện ký kết đã chín muồi. Hợp đồng đơn thuần là sản phẩm
cuối cùng của sự thương lượng giữa người mua và người bán. Hợp đồng là một cam kết
bằng văn bản quy định những quyền lợi và trách nhiệm của các bên trong việc trao đổi mua
bán hàng hoá - dịch vụ.
Người đại diện hợp pháp có đủ tư cách pháp nhân của doanh nghiệp sẽ là người trực
tiếp kí vào các văn bản này sau khi đã kiểm tra kỹ lưỡng nội dung cũng như hình thức của
hợp đồng được soạn thảo ra. Việc kí kết các hợp đồng kinh doanh quốc tế có thể diễn ra theo
hai phương thức:
•Ký kết hợp đồng trực tiếp.
•Ký kết hợp đồng gián tiếp.
Khi kí kết hợp đồng, các bên cần lưu ý một số đặc điềm như sau:

+Cần thoả thuận thống nhất với nhau tất cả những điều khoản cần thiết trước khi ký
hợp đồng.
+Cần đề cập đến cơ sở pháp lý và mọi vấn đề liên quan, tránh phải dùng tập quán
thương mại địa phương để giải quyết những tranh chấp phát sinh sau này.
+Hợp đồng không được có những điều khoản trái với luật hiện hành.
+Khi soạn thảo hợp đồng vần trình bày rõ ràng, chính xác, tránh dùng những từ mập
mờ có thể suy luận ra nhiều cách.
+Hợp đồng thường do một bên soạn thảo, trước khi ký kết bên kia cần kiểm tra thật kỹ
lưỡng, đối chiếu với những thoả thuận đã đạt được trong đàm phán.
+Người đứng ra ký hợp đồng phải là người có thẩm quyền.
+Ngôn ngữ dùng để xây dựng hợp đồng phải là ngôn ngữ các bên dùng thông thạo.
1.1.4.5. Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
Sau khi hợp đồng mua bán ngoại thương được ký kết, đơn vị kinh doanh XNK với tư
cách là một bên ký kết phải tổ chức thực hiện hợp đồng đó. Đây là một công việc rất phức
tạp, nó đòi hỏi phải tuân thủ pháp luật quốc gia và quốc tế, đảm bảo được quyền lợi và uy tín
kinh doanh của mỗi bên. Đồng thời các bên phải thể hiện được nghĩa vụ và trách nhiệm của
mình đối với các điều khoản mà hai bên đã thống nhất và ký kết. Về mặt kinh doanh, trong
quá trình thực hiện hợp đồng, đơn vị kinh doanh XNK phải cố gắng tiết kiệm chi phí lưu
thông, nâng cao tính doanh lợi và hiệu quả của toàn bộ nghiệp vụ giao dịch.
1.2. Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
Như đã trình bày ở trên, tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu là một công việc rất
khó khăn, phức tạp. Chính vì vậy nên khi tổ chức thực hiện một hợp đồng nhập khẩu đòi hỏi
doanh nghiệp phải có một quy trình nhất định, rõ ràng. Chính điều này giúp cho doanh
nghiệp tránh được các rủi ro không đáng có.
Sau đây là quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu thường được các doanh
nghiệp kinh doanh XNK sử dụng để tiến hành hoạt động kinh doanh nhập khầu của mình:Sơ
đồ1.1: Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
Bước 1: Xin giấy phép nhập khẩu.
Giấy phép nhập khẩu là một biện pháp quan trọng để nhà nước quản lý hoạt động
nhập khẩu. Vì thế khi ký kết hợp đồng nhập khẩu doanh nghiệp phải xin giấy phép nhập

khẩu để thực hiện hợp đồng đó.
Theo nghị định số 12/2006/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/05/2006 quy định thương
nhân là doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế được thành lập theo quy định của pháp
luật được phép XNK hàng hoá theo những ngành nghề đã đăng ký theo giấy chứng nhận
kinh doanh.
Xin giấy phép nhập khẩu (nếu có)
Làm thủ tục mở L/C (nếu
thanh toán bằng L/C)
Người mua đôn đốc người bán
giao hàng
Thuê phương tiện vận tải
Mua bảo hiểm
Làm thủ tục hải quan
Nhận hàng nhập khẩu
Kiểm tra hàng hoá nhập khẩu
Làm thủ tục thanh toán
Giải quyết các tranh chấp,
khiếu nại (nếu có)
Như vậy thì tất cả các doanh nghiệp có tư cách pháp nhân đều được phép tiến hành
nhập khẩu hàng hoá theo ngành nghề đã đăng ký và doanh nghiệp chỉ cần đăng ký mã số
kinh doanh XNK của mình với hải quan địa bàn mình có trụ sở chính. Tuy nhiên thì đối với
những mặt hàng thuộc danh mục hàng hoá cấm nhập khẩu, nhập khẩu có điều kiện hay tạm
ngừng nhập khẩu thì doanh nghiệp cần phải xin giấy phép nhập khẩu.
Để xin giấy phép nhập khẩu, doanh nghiệp phải xuất trình bộ hồ sơ xin giấy phép
bao gồm:
Hợp đồng nhập khẩu.
Phiếu hạn ngạch (nếu hàng thuộc diện quản lý bằng hạn ngạch).
Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu (nếu đó là trường hợp nhập khẩu uỷ thác)…
Việc cấp giấy phép nhập khẩu được phân công như sau:
Bộ Thương Mại (các phòng cấp giấy phép) cấp những giấy phép nhập khẩu hàng

mậu dịch nếu hàng đó thuộc danh mục quản lý của nhà nước.
Tổng cục hải quan cấp giấy phép nhập khẩu hàng phi mậu dịch (hàng mẫu, quà biếu,
hàng triển lãm).
Mỗi giấy phép chỉ cấp cho một chủ hàng kinh doanh để nhập khẩu một hoặc một số
mặt hàng với một số nước nhất định, chuyên chở bằng một phương thức vận tải và giao
nhận tại một cửa khẩu nhất định.
Bước 2: Mở L/C (nếu thanh toán bằng L/C).
Thư tín dụng (Letter of credit – L/C) là một văn bản pháp lý trong đó ngân hàng mở
L/C cam kết trả tiền cho người xuất khẩu nếu họ xuất trình đầy đủ bộ chứng từ thanh toán
hợp lệ và phù hợp với nội dung của L/C. Thanh toán tiền hàng bằng L/C là phương thức
thanh toán đảm bảo hợp lý, thuận tiện an toàn, hạn chế rủi ro cho cả bên mua và bên bán.
Khi hợp đồng nhập khẩu quy định phương thức thanh toán là L/C thì một trong
những công việc đầu tiên mà bên nhập khẩu phải làm để thực hiện hợp đồng nhập khẩu là
mở L/C.
Về thời gian mở L/C: Thông thường thì L/C được mở trước thời hạn giao hàng
khoàng từ 20-25 ngày nếu như hợp đồng không quy định cụ thể. Nhưng để hợp đồng được
chặt chẽ thì trong hợp đồng người ta thường quy định cụ thể ngày mở L/C.
Căn cứ để mở L/C: Là điều khoản của hợp đồng nhập khẩu. Khi mở L/C công ty
phải dựa vào căn cứ này đề điền vào phiếu in sẵn của ngân hàng mở L/C gọi là “ Giấy xin
mở thư tín dụng nhập khẩu”.
Cách thức mở L/C tại Việt Nam: Để mở L/C doanh nghiệp XNK phải tiến hành các
công việc sau:
−Nộp hồ sơ và lập đơn xin mở L/C.
−Ký quỹ để mở tài khoản thư tín dụng.
−Thanh toán phí mở L/C.
Khi được ngân hàng thông báo đã mở L/C, nhà nhập khẩu liên hệ với ngân hàng để
kiểm tra các chi tiết của L/C có phù hợp với hợp đồng không, rồi nhờ ngân hàng chuyển đến
cho nhà xuất khẩu. Nếu có điều gì chưa thích hợp cần tu chỉnh, nhà nhập khẩu làm đơn yêu
cầu ngân hàng tu chỉnh L/C (theo sự thống nhất với nhà xuất khẩu), trong đó có ghi đầy đủ
các chi tiết cần tu chỉnh. Sau đó thông báo kết quả đã tu chỉnh.

Bước 3: Người mua đôn đốc người bán giao hàng.
Để quá trình nhập khẩu đúng tiến độ như đã quy định trong hợp đồng, nhà nhập
khẩu cần phải đôn đốc phía bán giao hàng theo đúng số lượng chất lượng, quy cách bao bì…
và đúng hạn. Như vậy mới không làm chậm trễ tiến độ kinh doanh của doanh nghiệp nhập
khẩu.
Bước 4: Thuê tàu lưu cước.
Phần lớn hàng hoá giao dịch mua bán trên thị trường thế giới đều được thực hiện vận
chuyển bằng đường biển (chiếm khoảng 80 % khối lượng hàng hoá trong buôn bán quốc tế)
bởi những tính ưu việt của loại hình vận tải này. Vì thế nghiệp vụ thuê tàu vận chuyển hàng
hoá bằng đường biển đã trở thành nghiệp vụ phổ biến, cơ bản và gần như không thể thiếu
trong đa số các hoạt động XNK trên thế giới hiện nay.
Đối với nhà nhập khẩu, nghiệp vụ thuê tàu để vận chuyển hàng hoá chỉ phát sinh khi
trong hợp đồng mua bán quy định nghĩa vụ này thuộc về phía người mua (theo điều kiện
giao hàng nhóm F và EXW).
Nhà nhập khẩu sẽ tiến hành nghiệp vụ thuê tàu của mình dựa trên các căn cứ sau:
−Những điều khoản của hợp đồng mua bán.
−Đặc điểm của hàng hoá mua bán.
−Điều kiện vận tải.
Hiện nay trên thế giới có ba phương thức thuê tàu cho nhà nhập khẩu lựa chọn. Đó
là:
Phương thức thuê tàu chợ: Thuê tàu chợ còn gọi là lưu cước tàu chợ (Booking
Shipping Space) là người chủ hàng thông qua môi giới hoặc tự mình đứng ra yêu cầu chủ tàu
giành cho thuê một phần chiếc tàu để chở hàng từ cảng này qua cảng khác.
Phương thức thuê tàu chuyến: Thuê tàu chuyến là chủ tàu (Shipowner) cho người
thuê tàu (charter) thuê toàn bộ hay một phần chiếc tàu chạy rông để chuyên chở hàng hoá từ
một hay vài cảng này đến một hay vài cảng khác. Mối quan hệ giữa người chủ tàu và người
thuê tàu được điều chỉnh bằng một văn bản gọi là hợp đồng thuê tàu chuyến (C/P – Voyage
Charter Party).
Phương thức thuê tàu định hạn: Thuê tàu định hạn là chủ tàu cho người thuê tàu con
tàu để sử dụng vào mục đích chuyên chở hàng hoá hoặc cho thuê lại trong thời gian nhất

định, chủ tàu có trách nhiệm chuyển giao quyền sử dụng chiếc tàu cho người thuê và đảm
bảo “khả năng đi biển” của chiếc tàu trong suốt thời gian thuê. Còn người thuê tàu có trách
nhiệm trả tiền thuê và chịu trách nhiệm về việc kinh doanh khai thác tàu, sau khi hết thời
gian thuê phải trả cho chủ tàu trong tình trạng kỹ thuật tốt tại cảng và trong thời gian quy
định.
Nói chung nghiệp vụ thuê tàu, lưu cước đòi hỏi người đi thuê phải có kinh nghiệm
nghiệp vụ, có đầy đủ thông tin về tình hình thị trường thuê tàu và tin thông các điều kiện
thuê tàu. Vì thế trong thực tế đa số các doanh nghiệp kinh doanh XNK thường uỷ thác việc
thuê tàu, lưu cước cho một công ty hàng hải như: Vietfracht, Vosa, Transimex... Nhà nhập
khẩu căn cứ vào đặc điểm của hoạt động kinh doanh nhập khẩu của doanh nghiệp cũng như
đặc điểm vận chuyển của hàng hoá để lựa chọn loại hợp đồng uỷ thác thích hợp. Hiện có hai
loại hợp đồng uỷ thác thuê tàu là: Hợp đồng uỷ thác thuê tàu cả năm và hợp đồng uỷ thác
thuê tàu chuyến.
Bước 5: Mua bảo hiểm.
Do đặc điểm của hợp đồng kinh doanh TMQT là hàng hoá thường phải vận chuyển
trên một quãng đường dài từ nước này sang nước khác trong thời gian dài. Chính vì thế hàng
hoá thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất. Để đảm bảo an toàn trong kinh doanh, các nhà XNK
thường tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hoá của mình thông qua một hợp đồng bảo hiểm.
Hợp đồng bảo hiểm có thể là hợp đồng bảo hiểm bao (Open policy) hoặc hợp đồng bảo
hiểm chuyến (Voyage policy). Hiện nay bảo hiểm hàng hoá bằng đường biển là loại bảo
hiểm phổ biến nhất trong hoạt động ngoại thương.