TIỂU LUẬN đàm PHÁN TRONG hợp ĐỒNG KINH DOANH XNK

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỐ CHÍ MINH
KHOA THƯƠNG MẠI - DU LỊCH - MARKETING






BÀI TIỂU LUẬN

ĐỀ TÀI:

ĐÀM PHÁN TRONG HỢP ĐỒNG
KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU

GVHD : TS. ĐINH
LỚP : VB15NT002
MÔN : QUẢN TRỊ XNK
SVTH : NHÓM 5


T.P HCM, ngày 23 tháng 05 năm 2013
| 1 T r a n g

ĐỀ TÀI:
ĐÀM PHÁN TRONG HỢP ĐỒNG KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU


DANH SÁCH NHÓM 5:

1ǁ NGUYỄN HỒ TỐ NGÂN 2ǁ VÕ THỊ THÚY

3ǁ LÊ THỊ THU PHƯỢNG 4ǁ BÙI QUANG TÁM

5ǁ NGUYỄN TUẤN MẠNH 6ǁ TRẦN THỊ THANH TÂM

7ǁ NGUYỄN HỮU NAM 8ǁ PHAN QUỲNH NHƯ

| 2 T r a n g

MỤC LỤC

I. KHÁI NIỆM ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC TẾ: 3
II. THUẬT NGỮ CHUYÊN DỤNG TRONG ĐÀM PHÁN KINH DOANH QUỐC TẾ: 6
1. BATNA (Best alternative to a negotiated agreement): 6
2. ZOPA (Zone of Possible Agreement): 7
III. NHỮNG NGUYÊN TẮC CƠ BẢN KHI ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC TẾ: .8
IV. QUÁ TRÌNH ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG XUẤT NHẬP KHẨU: 13
1. Giai đoạn chuẩn bị: 13
2. Giai đoạn tiếp xúc: 25
3. Giai đoạn đàm phán: 27
4. Giai đoạn kết thúc – Ký kết hợp đồng: 30
5. Giai đoạn kết thúc: 30
V. BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ĐÀM PHÁN TRONG HOẠT ĐỘNG XUẤT NHẬP
KHẨU: 31
1. Đàm phán bằng thư: 31
a. Phân loại và cấu trúc của thư đàm phán trong thương mại: 31
b. Cấu trúc của một bức thư thương mại: 32
2. Đàm phán bằng cách gặp mặt trực tiếp: 34
a. Nội dung đàm phán hợp đồng xuất nhập khẩu: 34
b. Kỹ thuật đàm phán: 35

| 3 T r a n g

LỜI MỞ ĐẦU
Mọi người đều đang đàm phán một việc gì đó mỗi ngày, cũng như bắt gặp nó hằng ngày
trong cuộc sống, trong công việc. Chúng ta đàm phán với mọi người, thương lượng về mọi
chuyện. Đàm phán với sếp về việc tăng lương; thỏa thuận để mua hàng hóa, dịch vụ với giá mình
mong muốn; dàn xếp một vụ kiện; Tất cả những việc này đều là đàm phán. Có thể nói rằng: Thế
giới hiện thực quanh ta là một chiếc bàn đàm phán khổng lồ. Các cuộc đàm phán có thể xảy ra
trong hội nghị, trên bàn tiệc, ngoài ánh sáng và cả trong bóng tối. Đàm phán về chính trị, ngoại
giao, quân sự, kinh doanh đến những quan hệ tế nhị khác.
Ngày càng có nhiều những tình huống cần phải đàm phán. Mọi người đều muốn tham gia
vào việc ra các quyết định có ảnh hưởng đến bản thân mình, rất ít người chấp nhận một quyết
định được phán quyết bởi người khác. Con người không ai giống ai, và họ đàm phán để giải
quyết sự khác nhau đó. Mặc dù đàm phán diễn ra mỗi ngày, nhưng đàm phán sao cho có hiệu
quả là một việc không dễ dàng. Đặc biệt là trong kinh doanh, doanh nghiệp nào cũng muốn đạt
kết quả, lợi nhuận cao nhất. Ðiều đó phụ thuộc rất nhiều ở tài ngoại giao, đàm phán, thương thảo
hợp đồng của nhà kinh doanh trên thương trường.
Về mặt lịch sử, khi xã hội bắt đầu có sự phân công lao động xã hội mỗi người sản xuất ra
một loại hoặc một nhóm hàng hoá. Để có thể có được những hàng hóa khác nhau để phục vụ cho
nhu cầu trao đổi, người ta phải tiến hành trao đổi. Trong trao đổi, thông thường mỗi người đều
tìm cách sao cho được nhiều nhưng chỉ mất ít, do đó để có thể dung hoà lợi ích giữa các bên
người ta phải tiến hành thương lượng với nhau. Từ đó đàm phán bắt đầu xuất hiện trong lĩnh vực
kinh tế. Vì hoạt động kinh tế diễn ra thường xuyên nên đàm phán diễn ra ngày càng phổ biến và
có vai trò quan trọng. Tuy nhiên đàm phán kinh tế chỉ thực sự phong phú, đa dạng và phát huy
vai trò quan trọng của nó khi nền sản xuất xã hội phát triển đến trình độ cao, hàng hóa sản xuất
ra ngày càng nhiều, các hoạt động sản xuất kinh doanh, mua bán trao đổi diễn ra mạnh mẽ không
chỉ trên phạm vi quốc gia mà còn trên phạm vi toàn thế giới. Trong điều kiện hội nhập, đàm phán
phát triển hơn, phức tạp hơn. Vậy đàm phán trong kinh doanh quốc tế là gì?

| 4 T r a n g


Trong môi trường kinh doanh quốc tế, việc triển khai quá trình đàm phán và việc các bên
nhận thức thế nào về mối quan hệ là điểm mấu chốt. Quá trình đàm phán trong kinh doanh quốc
tế chịu sự tác động của nhiều yếu tố từ bên ngoài vào quá trình này. Sự khác biệt văn hóa hiện
diện trên các cấp độ khác nhau là một trong những yếu tố quan trọng nhất: Trên cấp độ quốc gia,
đó là sự khác biệt của văn hóa dân tộc; trên cấp độ tổ chức, bên cạnh sự tác động của văn hóa
dân tộc là sự tác động của văn hóa tổ chức; trên cấp độ cá nhân, mỗi cá nhân tham gia vào quá
trình đàm phán đều có những điểm văn hóa khác nhau; Những đặc điểm đó không chỉ phụ thuộc
vào dân tộc, văn hóa tổ chức mà nhà đàm phán đại diện, mà còn được quyết định bởi tính cách cá
nhân, trình độ văn hóa, kinh nghiệm nghề nghiệp của nhà đàm phán. Trong đàm phán kinh
doanh quốc tế, những khác biệt về văn hóa tạo nên một thách thức lớn cho các nhà đàm phán, đòi
hỏi phải có sự hiểu biết và tính mềm dẻo thì mới có thể vượt qua. Khả năng đánh giá được các
khác biệt văn hóa và điều khiển được đúng cách là yếu tố quan trọng giúp các cuộc đàm phán
trong kinh doanh quốc tế thành công. Các bên càng hiểu và thích ứng với nhau thì bầu không khí
đàm phán càng thuận lợi, các bên càng thấy rõ lợi ích chung và càng sẵn lòng hợp tác để cùng
chiến thắng.

| 5 T r a n g

I. KHÁI NIỆM ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC TẾ
“If you are going to play the game properly, you’d better know the rules” – “Muốn chơi
đúng điệu, hãy học luật chơi”.
(The Essence of Negotiation – Jean M. Hiltrop and Sheila Udall – tr.8).
Nói đến đàm phán có lẽ nhiều người biết. Nhưng ý nghĩa thực của nó là gì, phản ánh khái
niệm cụ thể gì thì rất ít người có được câu trả lời trọn vẹn.
Theo cách hiểu thông thường, đàm phán là hành vi và quá trình, mà trong đó hai hay
nhiều bên muốn điều hòa quan hệ giữa hai hay nhiều bên, thông qua hiệp thương mà đi

đến thống nhất ý kiến. Điều đó có nghĩa là, nếu các vấn đề hội đàm chưa được giải quyết
thành công trên thực tế thì quá trình đàm phán còn chưa chấm dứt.
Điều đó giống như khi có hai người hoặc hai người trở lên muốn chia nhau một giỏ cam,
cam rất quí và hiếm, nhưng ai cũng muốn phần nhiều hơn, con người văn minh không
ủng hộ việc sử dụng bảo lực, do vậy đã phát minh ra đàm phán.
“Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái mà ta mong muốn từ người khác. Đó là
quá trình giao tiếp có đi có lại được thiết kế nhằm đạt được thỏa thuận trong khi giữa ta
và phía bên kia có những quyền lợi có thể chia sẻ và những quyền lợi đối kháng”
(Theo Roger Fisher & William Ury (1991))
“Đàm phán là hành vi và quá trình, mà trong đó hai hay nhiều bên tiến hành thương
lượng, thảo luận về các mối quan tâm chung và những quan điểm còn bất đồng, để đi đến
một thỏa thuận thống nhất”
(Theo quan điểm của GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân & Th.S Kim Ngọc Đạt)
Nhưng để trở thành một nhà đàm phán giỏi đòi hỏi phải có khả năng, kiến thức, kinh
nghiệm, phải học tập và phấn đấu không ngừng. Trong kinh doanh quốc tế, đàm phán là
một hoạt động không thể thiếu và có vị trí đặc biệt quan trọng.

| 6 T r a n g

II. THUẬT NGỮ CHUYÊN DỤNG TRONG ĐÀM PHÁN KINH DOANH QUỐC TẾ
1. BATNA (Best alternative to a negotiated agreement)
BATNA (Biện pháp dự phòng tốt nhất để tiến tới thoả thuận): Khái niệm này đã được đề
cập đến vào năm 1981 trong cuốn “Có được sự đồng ý” của Roger Fisher và William
Ury, yêu cầu bạn phải suy nghĩ xem bạn có thể chấp nhận được giải pháp nào khi đàm
phán không thành công. Có BATNA, bạn vẫn cảm thấy mục đích của bạn vẫn được thoả
mãn dù đối tác không chấp thuận. Cuộc đàm phán càng quan trọng đối với bạn, bạn càng
phải cần đến yếu tố này, cả về tâm lý lẫn mưu lược.

- BATNA là cơ hội để thể hiện đường lối hành động trong cuộc đàm phán.
- Nhận biết BATNA của mình: biết được những gì mình cần làm hoặc đã xảy ra nếu

không đạt được thỏa thuận cuối cùng.
- BATNA xác định một điểm mà tại đó có thể từ chối một lời đề nghị không có lợi.
- Nếu không có BATNA người đàm phán: Không biết cuộc đàm phán mang lại lợi ích
cuối cùng hay không hoặc khi nào có thể từ chối. Đừng thương lượng nếu không rõ
về BATNA của bạn.
- Có thể từ chối một lời đề nghị tốt hơn cả ước tính.
- Chấp nhận một lời đề nghị ít có lợi
Ví dụ, nếu bạn được một công ty mời làm việc với mức lương tăng 2% so với mức lương
hiện tại của bạn, bạn sẽ cảm thấy tự tin khi đàm phán một mức cao hơn vì bạn đã có biện
pháp dự phòng rồi - tiếp tục công việc cũ mà bạn vẫn thích. Dựa trên biện pháp dự
phòng để bạn chấp nhận hoặc không các vấn đề trong đàm phán.

Khi xác định BATNA, bạn hãy trả lời ba câu hỏi sau:
- Bạn có thể làm gì để thực hiện được mục tiêu nếu bạn đứng lên và chấm dứt cuộc
đàm phán? Đôi khi bạn cần phải tìm một đối tác khác. Ví dụ, nếu giá bên đối tác đưa
ra quá cao, lựa chọn của bạn là tìm đối tác khác. Trong các trường hợp khác, cách tốt
nhất là không có sự chấp nhận nào. Ví dụ, bạn có thể quyết định không cần mua xe
mới nữa.
| 7 T r a n g

- Bạn có thể làm gì để có được sự hợp tác của đối tác nhằm đạt được mục tiêu? Khi trả
phòng thuê, người chủ liệu có đồng ý trả lại đầy đủ tiền an ninh cho bạn không nếu
bạn rời đi vào thời điểm có người khác muốn thuê tiếp?
- Nếu cuộc đàm phán bị phá vỡ, có thể nhờ đến bên thứ ba như luật sư hoặc một người
trung gian không? Nếu không thể thoả hiệp được sự bất đồng giữa công nhân và nhà
quản lý về một hợp đồng mới thì có thể nhờ đến bên trung gian không?
2. ZOPA (Zone of Possible Agreement)
ZOPA là khu vực hay mức độ mà tại đó có thể xuất hiện một thỏa thuận làm vừa lòng cả
hai bên. BATNAs là nền tảng cho ZOPA.
ZOPA tồn tại nếu có một cuộc thỏa thuận tiềm năng sẽ mang lại lợi ích cho cả hai bên

nhiều hơn so với các lựa chọn thay thế của họ.
Ví dụ, nếu người mua một chiếc xe để sử dụng với giá $5.000 hoặc ít hơn, và người bán
với giá $4.500 trở lên, hai người đã hình thành một ZOPA (khoản có thể chấp nhận được
$4.500 - $5.000 ). Nhưng nếu người bán không bán dưới $7.000 và người mua sẽ không
mua trên $5.000, họ sẽ không có một ZOPA nào cả.
ZOPA là quan trọng đối với kết quả thành công trong cuộc đàm phán, nhưng nó có thể
mất một thời gian để xác định xem ZOPA có tồn tại. Nó chỉ có thể trở nên tồn tại khi các
bên khám phá những lợi ích khác nhau của họ thông qua BATNAs. Nếu các bên đàm
phán có thể xác định. ZOPA, có một cơ hội tốt mà họ sẽ đi đến thỏa thuận.



SELLER’S settlement range

BUYER’S settlement range
ZOPA
Seller’s Walkaway Position

$4,500

$7,000
Buyer’s Walkaway Position

$5,000

$0
| 8 T r a n g

III. NHỮNG NGUYÊN TẮC CƠ BẢN KHI ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH
QUỐC TẾ

1. Muốn đàm phán thành công phải xác định rõ mục tiêu đàm phán một cách khoa học, phải
kiên định, khôn ngoan bảo vệ quyền lợi của mình, đồng thời phải biết ứng phó một cách
linh hoạt, sáng tạo trong từng trường hợp cụ thể.
Đàm phán là quá trình bàn bạc, thỏa thuận giữa các bên, nhằm đi đến ý kiến thống nhất
nên đàm phán là quá trình các bên đưa ra yêu cầu, chấp nhận nhượng bộ để nếu thành
công thì mỗi bên sẽ tiến hành kí hợp đồng nhằm đạt mục đích cho mỗi bên, chứ không
phải quá trình mỗi bên khăng khăng bảo vệ quyền lợi của mình. Chính vì vậy, muốn đàm
phán thành công thì phải chuẩn bị công phu, kỹ lưỡng, xây dựng các mục tiêu đàm phán
khoa học, chuẩn bị những lập luận vững chắc để thuyết phục đối tác, kiên định bảo vệ
mục tiêu của mình.
Đồng thời người tham gia đàm phán phải nhanh nhạy, linh hoạt, phân tích và phát hiện ra
những phương án hay của đối tác, đem lại lợi ích lớn hơn cho các bên, trong trường hợp
này nên khôn khéo thay đổi, chấp nhận phương án của đối tác để đạt được mục đích cuối
cùng là cuộc đàm phán thành công tốt đẹp.
2. Phải biết kết hợp hài hoà giữa bảo vệ lợi ích của phía mình với việc duy trì và phát triển
mối quan hệ với các đối tác.
Đàm phán là quá trình trao đổi, thảo luận, thuyết
phục giữa các bên mà giữa họ có các điểm chung
nhưng đồng thời cũng có những điểm bất đồng, để
mở rộng phần điểm chung và thu hẹp phần bất
đồng nhằm đi đến ý kiến thống nhất. Nếu như
không bên nào chịu nhượng bộ bên nào mà chỉ
quan tâm đến lợi ích của mỗi bên thì sẽ không kí
được hợp đồng. Đàm phán thành công, kí được
hợp đồng tức là vừa giữ được mối quan hệ vừa phải giữ được lợi ích của các bên nên đàm
phán là quá trình thống nhất giữa các mặt “hợp tác” và “xung đột”. Trong đàm phán, phải
tránh khuynh hướng: đàm phán theo kiểu quá “mềm”, chỉ chú trọng giữ mối quan hệ của
hai bên mà không quan tâm đến lập trường của mình, dẫn đến việc bị đối phương chèn
| 9 T r a n g

ép, đi từ nhượng bộ này đến nhượng bộ khác, cuối cũng phải chịu thiệt thòi mặc dù đã kí
được hợp đồng. Ngược lại, cũng không nên quá “cứng”, khăng khăng bảo vệ lập trường
của mình làm cho đàm phán tan vỡ, không kí được hợp đồng hoặc kí được hợp đồng
nhưng đối phương bị quá dồn ép đến nổi không thực hiện được hợp đồng. Đàm phán theo
kiểu “Nguyên tắc” chính là phương án tối ưu đồng thời thực hiện được cả hai mục đích:
bảo vệ được lợi ích của mình và duy trì, phát triển mối quan hệ với các đối tác đàm phán.
3. Phải đảm bảo nguyên tắc “Đôi bên cùng có lợi”
“ Đàm phán không phải là một cuộc cờ, không nên quyết đấu một trân thắng thua, đàm
phán cũng không phải một trận đánh, phải tiêu diệt hoặc đặt đối phương vào đất chết, mà
đàm phán là một sự nghiệp đôi bên cùng có lợi”.
(Gerald I. Nierenberge).
Vì vậy, người đàm phán cần bảo vệ lợi ích của chính mình, trong phạm vi đã được xác
định có thể tìm kiếm được lợi ích nhiều nhất, mặt khác, bất kì người đàm phán nào cũng
thỏa mãn nhu cầu thấp nhất của đối phương. Nếu không làm được điều đó thì đàm phán
sẽ tan vỡ.
4. Đánh giá một cuộc đàm phán thành công hay thất bại không phải là lấy việc thực hiện
mục tiêu dự định của một bên nào đó làm tiêu chuẩn duy nhất, mà phải sử dụng một loạt
các tiêu chuẩn đánh giá tổng hợp.
Tiêu chuẩn thực hiện mục tiêu: đây là tiêu chuẩn đầu tiên để đánh giá một cuộc đàm phán
thành công hay thất bại. Muốn đánh giá được kết quả đàm phán trước hết cần xem xét kết
quả cuối cùng của đàm phán có đạt được mục tiêu ban đầu xác định không? Mức độ thực
hiện được là cao hay thấp?
Tiêu chuẩn tối ưu hóa giá thành - chi phí thấp nhất: tiến hành một cuộc đàm phán phải có
những chi phi nhất định, thông thường, trong hợp đồng xuất khẩu có ba loại chi phí sau:
- Chi phí cơ bản: sự nhượng bộ để kí được hợp đồng = khoảng cách giữa lợi ích dự
kiến thu được với lợi ích thu được trong đàm phán.
- Chi phí trực tiếp của đàm phán: chi phí nhân lưc, vật lực, tài lực và thời gian dành cho
đàm phán.
- Chi phí cơ hội: mất cơ hội đầu tư kiếm lợi (kí được những hợp đồng khác).

| 10 T r a n g

5. Đàm phán là khoa học, đồng thời là nghệ thuật.
Nếu như trước đây người ta cho rằng: đàm phán chỉ là một nghệ thuật, thì từ thế kỷ XX
trở về sau các nhà nghiên cứu cũng như các nhà đàm phán đều công nhận: đàm phán là
khoa học, đồng thời là nghệ thuật.
Trước hết, đàm phán là khoa học, khoa học về phân tích giải quyết một cách có hệ thống,
theo phương châm tìm giái quyết tối ưu cho các bên tham gia. Tính phân tích nhằm giải
quyết vấn đề trong đàm phán được thể hiện trong suốt quá trình đàm phán, từ giai đoạn
đàm phán cho đến giai đoạn kết thúc đàm phán. Tính hệ thống đòi hỏi phải có sự nhất
quán trong suốt quá trình đàm phán.
Đàm phán có thể được thực hiện theo mô hình tuyến tính hay mô hình vòng tròn, mỗi mô
hình đều có nhưng ưu, nhược điểm riêng, nhưng dù thực hiện theo mô hình nào thì cũng
chú ý đến việc phân tích, tính hệ thống, tính nhất quán.
Với tư cách là một khoa học theo đúng nghĩa của nó (khoa học là sự quan sát, nhận biết,
miêu tả, điều tra thực nghiệm và giải thích lý thuyết về các hiện tượng), đàm phán liên
quan đến nhiều ngành khoa học khác như luật, kế toán – tài chính, xác suất thống kê,
nhân chủng học, văn hóa học, nghệ thuật giao tiếp…nhằm giúp nhà đàm phán tìm ra
được “phần chung” của các bên đàm phán, trên cơ sở đó dự báo được kết quả đàm phán
và tìm được hướng đi thích hợp cho quá trình đàm phán.
Đồng thời, đàm phán luôn là một nghệ thuật. Với tư cách là một nghệ thuật (nghệ thuật là
sự thao tác đến mức thành thục, điêu luyện một số nguyên tắc và phương pháp trong một
số lĩnh vực hoạt động nào đó của con người), đàm phán là chuỗi thao tác ở mức nhuần
nhuyễn các kỹ năng giao tiếp, trình bày, thuyết phục, chấp nhận sự thuyết phục, dẫn dắt
vấn đề, khả năng sử dụng các kỹ xảo đàm phán một cách khéo léo, đúng lúc, đúng cách
mang lại hiệu quả cao.
Nếu như chỉ đến thế kỷ XX đàm phán mới được công nhận là khoa học thì ngay từ thời
tiền trung cổ , khi giữa các bộ lạc người xuất hiện giao lưu và trao đổi hàng hóa, đàm
phán đã xuất hiện như một nghệ thuật. Muốn đạt đến trình độ nghệ thuật thì nhà đàm
phán trẻ phải luôn nỗ lực học hỏi, rèn luyện, phấn đấu không ngừng.

Muốn nhiều tiền và vợ đẹp nhưng vẫn dửng dưng
trước phụ nữ đẹp và tiền. Đó là nhà đàm phán.
| 11 T r a n g

6. Đàm phán trong kinh doanh quốc tế là hoạt động giao lưu quốc tế, vì thế nó phụ thuộc rất
nhiều vào quan hệ chính trị và ngoại giao của các quốc gia có liên quan. Khi đàm phán
với công ty nước ngoài, bạn cần chấp hành tốt đường lối, chính sách ngoại giao liên quan
đến quốc gia đó. Đồng thời, cần tìm hiểu đường lối, chính sách, hệ thống pháp luật, các
chế độ quy định về hoạt động xuất nhập khẩu của nước đối tác, để không vi phạm, để
phòng ngừa rủi ro.
7. Đàm phán kinh doanh quốc tế phải lấy
thương pháp quốc tế làm chuẩn và lấy quán
lệ quốc tế làm cơ sở. Vì thế các nhà đàm
phán phải nắm vững tập quán, luật pháp
thương mại quốc tế, thông thạo luật pháp
của nước mình cũng như nước đối tác, hiểu
thấu đáo những qui định của các tổ chức
kinh doanh quốc tế và pháp luật quốc tế.
Đàm phán quốc tế cần phải kiên trì theo
đuổi nguyên tắc bình đẳng, hai bên cùng có
lợi. ho dù làm ăn với nước nghèo hay giàu
đi nữa, chỉ cần 2 bên có thành ý với nhau
thì phải coi như nhau, không phân biệt.

| 12 T r a n g


Tóm lại, là một nhà kinh
doanh khi tiến hành đàm
phán trong kinh doanh
quốc tế càng xác định
chính xác các nhân tố ảnh
hưởng đến quá trình đàm
phán và ứng dụng tốt các
nguyên tắc trong đàm
phán thì quá trình đàm
phán sẽ thu được những
thành công nhất định.
Trong cuộc sống hàng
ngày, mỗi người chúng ta
dù muốn hay không muốn
cũng vẫn là một nhà đàm
phán. Nhưng để trở thành
một nhà đàm phán giỏi
đòi hỏi phải có khả năng,
kiến thức, kinh nghiệm,
phải học tập và phấn đấu
không ngừng.
| 13 T r a n g

IV. QUÁ TRÌNH ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG XUẤT NHẬP KHẨU
Như đã phân tích, quá trình đàm phán vừa là khoa học và vừa là nghệ thuật, do đó nó
diễn ra rất đa dạng, phong phú; tùy từng trường hợp mà nhà đàm phán có thể tiến hành
khác nhau.
Tổng quát, đàm phán có 3 giai đoạn:
- Giai đoạn tiền đàm phán
- Giai đoạn đàm phán
- Giai đoạn hậu đàm phán
Chi tiết hơn, đàm phán gồm 5 giai đoạn:
- Giai đoạn chuẩn bị
- Giai đoạn tiếp xúc
- Giai đoạn đàm phán
- Giai đoạn kết thúc – ký hợp đồng
- Giai đoạn rút kinh nghiệm
1. Giai đoạn chuẩn bị
a. Chuẩn bị chung cho mọi cuộc đàm phán hợp đồng xuất nhập khẩu:
Mọi cuộc đàm phán muốn thành công thì cần có sự chuẩn bị tốt những yếu tố cơ bản sau:
Ngôn ngữ:
Trước hết là tiếng mẹ đẻ. Tất nhiên khi con người ta sinh lên phải biết tiếng mẹ đẻ, nhưng
không phải ai cũng có thể nói tiếng mẹ đẻ một cách lưu loát, không phải ai cũng có khả
năng dùng từ chuẩn xác, nói mạch lạc, rõ ràng và thuyết phục được. Đây cũng có thể là
kỹ năng trời phú nhưng đa phần nó cần được học hỏi và tôi luyện để có thể trở thành một
người có khả năng ngoại giao tốt.
Nếu không thuê thông dịch viên thì yêu cầu tối thiểu là chúng ta đều phải có khả năng sử
dụng thành thạo ngôn ngữ thương mại toàn cầu – tiếng Anh, thêm nữa là tiếng Pháp,
Hoa Yêu cầu về ngoại ngữ không có giới hạn, chúng ta biết càng nhiều càng tốt nhưng
phải lưu ý là ngôn ngữ dùng trong đàm phán là ngôn ngữ mà cả hai bên đều sử dụng tốt.

| 14 T r a n g

Khi đàm phán với người trung Quốc chúng ta thường phải dùng tiếng Hoa. Đàm phán
với Nam Phi thì tùy người gốc nào mà dùng ngôn ngữ thích hợp. Người Nam Phi chủ yếu
là người da đen nói tiếng bản địa, 20% dân số là người da trắng chủ yếu là gốc Hà Lan,
họ có thể nói tiếng Anh hoặc Afrikann.
Việc sử dụng thông dịch viên hoàn toàn không đơn giản, tuy nhiên nếu như tình thế bắt
buộc phải sử dụng phương án này thì chúng ta cần lưu ý những điểm sau:
- Nói sơ lược trước với người phiên dịch về chủ đề của buổi đàm phán. Thậm chí
nếu đó là một cuộc đàm phán phức tạp thì chúng ta cần tập dượt lời nói của mình
với người phiên dịch trước khi đàm phán xảy ra.
- Nói ngắn (không lâu hơn 1-2 phút), nói rõ và chậm để tránh tình trạng người
phiên dịch có thể dịch sai. Không dùng tiếng lóng/ tiếng địa phương.
- Cắt nghĩa ý chính theo 2-3 cách khác nhau để chắc chắn rằng người phiên dịch
hiểu rõ nội dung đang được đề cập và cho phép họ ghi chú.
- Không ngắt lời phiên dịch để tránh gây ra hiểu lầm.
- Tránh dùng câu dài, phủ định hai lần nếu như có thể dùng câu khẳng định.
- Diễn đạt rõ ý muốn nói, có thể dùng thêm ngôn ngữ cơ thể nhưng không nên thể
hiện thái quá.
- Khi nói thì nhìn đối tác chứ không nhìn người phiên dịch.
- Viết ra những điểm cần thảo luận để có thể kiểm tra vấn đề kỹ càng hơn.
- Cần có thời gian nghỉ giải lao để người phiên dịch được thư giản.
- Nếu cuộc đàm phán kéo dài suốt ngày thì nên có hai phiên dịch để thay đổi cho
nhau.
- Xác nhận bằng văn bản các điều đã được đồng ý sau khi đàm phán.
- Sau mỗi cuộc họp nên khai thác thêm thông tin từ người phiên dịch vì họ có thể
nghe được nhiều thông tin từ phía đối tác. Đồng thời, chúng ta cần thông cảm nếu
như người phiên dịch có mắc sai lầm.

Ngôn ngữ cơ thể cũng được đánh giá là yếu tố vô cùng quan trọng đối với việc
đàm phán, một loại phi ngôn từ nhưng lại cung cấp thông tin một cách chắc chắn
về những gì mà người ta đang suy nghĩ. Hiểu được ngôn ngữ cơ thể là một việc

khó khăn. Điều tốt nhất khi chúng ta không hiểu gì về ngôn ngữ cơ thể là hãy
| 15 T r a n g

đừng cố tình thể hiện nó theo cách nghĩ của riêng mình. Chẳng hạn, biểu tượng
hình chữ V (ngón tay trỏ và ngón giữa) mình có thể hiểu là số 2 (người Mỹ cũng
nghĩ vậy), nhưng đối với người Anh/ Úc thì nó có nghĩa là “đồ chó chết”. Hoặc
biểu tượng ngón tay cái và ngón trỏ làm thành chữ O thể hiện “Okay” đối với
người phương Tây, nhưng lại mang nghĩa là “Tiền” đối với người Nhật. Vì vậy,
khi bàn về chuyện làm ăn với người Nhật mà chúng ta ra hiệu “Okay” thì họ nghĩ
rằng bạn đang hối lộ họ đấy.
Việc hiểu được ngôn ngữ cơ thể cũng giúp nhà đàm phán bỏ những thói quen
thường ngày của họ mà vô tình cử chỉ ấy mang ý nghĩa không hay cho lắm. Có
nhiều người có thói quen đưa tay sau gáy, hoặc sờ mũi khi đang nói; điều đó chỉ
cho đối tác thấy rằng bạn không hề chắc chắn với những điều mình đang nói hoặc
bạn đang nói dối họ.
Thông tin
Có câu: “Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”. Để vận dụng thành công kỹ năng
này thì thông tin là một yếu tố quyết định, người nắm thông tin nhanh nhất và chính
xác nhất sẽ luôn là người chiến thắng.
Thông tin cần thu thập để phục vụ cho cuộc đàm phán rất phong phú:
- Thông tin về hàng hóa:
 Tìm hiểu kỹ những mặt hàng dự định kinh doanh về tên gọi, giá trị, công
dụng, các tính chất cơ lý hóa Yêu cầu của thị trường đối với những mặt
hàng đó như: quy cách, phẩm chất, bao bì, cách trang trí bên ngoài, cách
lựa chọn, phân loại…
 Nắm vững tình hình sản xuất các mặt hàng đó như: thời vụ, khả năng về
nguyên vật liệu, tay nghề công nhân, công nghệ sản xuất…
 Nghiên cứu chu kỳ sống của sản phẩm để lựa chọn thời điểm và đối tác
kinh doanh thích hợp.
 Nghiên cứu giá cả của các công ty cạnh tranh.

 Xem xét đến tỷ suất ngoại tệ của các mặt hàng:
 Nếu hàng xuất khẩu: tỷ suất chính là tổng chi phí bằng tiền Việt
Nam để thu được một đơn vị ngoại tệ.
| 16 T r a n g

 Nếu hàng nhập khẩu: tỷ suất chính là số tiền Việt Nam thu được
khi phải chi một đơn vị ngoại tệ để nhập khẩu.
- Thông tin về thị trường:
 Những thông tin cơ bản về đất nước, con người, tình hình chính trị, xã hội:
diện tích, ngôn ngữ, địa lý và khí hậu, các trung tâm công nghiệp và
thương mại chủ yếu, chế độ chính trị, luật pháp, các chính sách kinh tế và
xã hội, thái độ chính trị đối với quốc gia của mình…
Một bài học khá đau đớn đối với một công ty XNK Đà Nẵng là khi xuất khẩu một
lô hàng mây tre đan sang Australia mà không biết quy định về pháp lý là hàng
hoá phải được hun trùng trước khi đưa vào cảng Australia. Kết quả là toàn bộ lô
hàng không được chấp nhận và bị bắt huỷ tại chỗ.
“
 Các thông tin cơ bản của thị trường: đồng tiền trong nước, tỷ giá hối đoái
và tính ổn định của chúng, cán cân thanh toán, dự trữ ngoại tệ: tình hình
nợ nần, tổng sản phẩm quốc dân, thu nhập quốc dân bình quân đầu người,
các chỉ số về bán buôn, bán lẻ, tập quán tiêu dùng, dung lượng thị
trường…
 Cơ sở hạ tầng: đường sá, cầu cống, bến phà, bến cảng, sân bay, các
phương tiện giao thông, hệ thống thông tin liên lạc, bưu chính…
Nếu chúng ta đàm phán về mặt hàng “trái cây tươi” để xuất khẩu qua
nước đối tác (Mỹ và các nước châu Âu) thì phương tiện vận chuyển tốt
nhất là máy bay chứ không nên vận chuyển bằng đường thủy hoặc bộ.
 Chính sách ngoại thương: tìm hiểu xem các nước đó có là thành viên của
tổ chức thương mại nào không: Tổ chức Thương mại Quốc tế WTO, khu
vực mậu dịch tự do AFTA…? Các mối quan hện buôn bán đặc biệt, chính

sách kinh tế nói chung, chính sách ngoại thương nói riêng (các chế độ ưu
đãi đặc biệt, hàng rào thuế quan, hạn ngạch…).
 Tìm hiểu hệ thống ngân hàng, tín dụng.
 Điều kiện vận tải và giá cước.

| 17 T r a n g

- Thông tin về đối tác:
 Thực lực của đối tác: lịch sử của công ty, ảnh hưởng của công ty trong xã
hội, uy tín, tình hình tài chính, mức độ trang bị kỹ thuật, số lượng, chất
lượng, chủng loại sản phẩm, định hướng phát triển trong tương lai…
 Nhu cầu và ý định của đối tác: tại sao họ lại muốn hợp tác với ta? Nguyện
vọng hợp tác có chân thành hay không? Họ có nhiều đối tác khác hay
không?
 Lực lượng đàm phán của họ: Đoàn đàm phán gồm những ai? Địa vị, sở
thích, tính cách từng người? Ai là người có quyền quyết định trong số đó
để tìm hiểu thật kỹ về người này.
Người Hàn Quốc rất coi trọng “Tôn ti trật tự” nên trưởng nhóm đàm phán
thường phải thuộc Ban lãnh đạo công ty. Hiểu được điều này, chúng ta có thể
sắp xếp trưởng nhóm đàm phán có chức vụ ngang bằng. Người Hàn Quốc
thấy họ được tôn trọng -> không khí đàm phán có thể trở nên nhẹ nhàng và
thoải mái hơn.

Bên cạnh đó, “biết người” thì cũng cần phải “biết ta”, chúng ta cần nắm vững:
- Thông tin của chính công ty mình. Sẽ trở nên vô nghĩa khi chúng ta tìm hiểu
thông tin của đối tác mà không có sự so sánh nào với chính bản thân mình.
“Biết nhiều không bằng biết điều” hay “Yếu mà còn ra gió”, những câu nói
này rất đúng nếu chúng ta là kẻ yếu thế hơn so với đối tác. Hãy tìm những
điểm mạnh hơn của chúng ta so với đối tác và phát huy điểm mạnh đó tối đa.
- Thông tin về cạnh tranh trong và ngoài nước: quy mô, chiến lược kinh doanh,

tiềm lực, thế mạnh, điểm yếu…
- Dự đoán xu hướng biến động giá cả trên cơ sở phân tích tình hình cung cầu,
lạm phát, khủng hoảng…

| 18 T r a n g

Các phương pháp chủ yếu để
nghiên cứu thị trường nước ngoài:
- Nghiên cứu tại bàn:
Phương pháp này khá phổ biến, tương đối dễ thực hiện, chi phí thấp nhưng độ
chính xác không cao vì chỉ dựa vào các tài liệu thu thập được để nghiên cứu. Tuy
nhiên, nếu biết cách tìm nguồn thông tin và khai thác triệt để nguồn thông tin đó
thì phương pháp này cũng khá thành công. Những nguồn cơ bản là:
 Nguồn nội bộ: (ngay tại công ty của mình)
Nếu ngay từ đầu công ty lập một tủ sách thương mại một cách khoa học
thì việc tìm thông tin thông qua nguồn này thật sự rất dễ dàng và chính
xác.
 Nguồn từ các tổ chức, cơ quan:
Thuộc nguồn này có thể kể đến những nguồn như: thư viện, cơ quan chính
phủ, phòng thương mại, hiệp hội buôn bán, nhà xuất bản, viện nghiên cứu,
ngân hàng, tổ chức của người tiêu dùng…
 Nguồn từ internet:
Đầy là nguồn thông tin khổng lồ và quan trọng nằm ngay dưới ngón tay
của người sử dụng. Với sự cải tiến về giao diện cũng như nâng cấp về khả
năng tìm kiếm và ngôn ngữ, những trang tìm kiếm thông tin trên internet
không phải là một công việc khó khăn. Vấn đề nằm ở chỗ chúng ta phải
biết chọn từ khóa cũng, kiên nhẫn thử các từ khóa khác nhau để tìm được
nhiều thông tin và chọn được thông tin chính xác nhất. Đồng thời, có thể
tiến hành kiểm tra chéo thông tin để đảm bảo tính chính xác của nó.
 Và những nguồn khác: các tạp chí chuyên đề kinh tế xuất bản định kỳ, các

bản thống kê…

| 19 T r a n g


- Nghiên cứu tại chỗ (thị trường):
Phương pháp này tốn kém và phức tạp hơn hẳn, tuy nhiên kết quả lại rất nhanh
và chính xác. Vấn đề cốt lõi của phương pháp nghiên cứu này là phải chọn được
người có đủ khả năng nghiên cứu.
Trước khi nghiên cứu: Cần chuẩn bị kỹ các thông tin:
 Mục tiêu nghiên cứu (What?)
 Đối tượng nghiên cứu và địa chỉ của họ (Who?)
 Các câu hỏi và các biểu mẫu (How?)
 Sắp xếp thời gian và địa điểm cho các cuộc phỏng vấn (When và Where?)
Có nhiều cách để thực hiện việc nghiên cứu này: phỏng vấn cá nhân trực tiếp,
phỏng vấn qua điện thoại, thăm dò qua thư từ, kiểm tra kho hàng, cửa hàng…
Sau các buổi phỏng vấn cần viết báo cáo rồi tiến hành phân tích, xử lý dữ liệu,
nhận xét và đưa ra dực báo về kết quả.
Một số phương pháp nghiên cứu khác cũng được khuyến cáo như: bán thử, sử
dụng chuyên gia người địa phương, gián điệp kinh tế hoặc cũng có thể kết hợp
các phương pháp trên để đạt kết quả tối ưu.

| 20 T r a n g

Năng lực của người/ đoàn đàm phán
- Chuẩn bị năng lực cho từng chuyên gia đàm phán:
 Chuẩn bị về kiến thức: Kiến thức cần được trang bị cho chuyên gia đàm
phán là mối tổng hòa các kiến thức về:
 Thương mại
 Luật

 Ngoại giao
 Tâm lý
 Ngoại ngữ, đặc biệt là Anh văn
 Khả năng sử dụng mạng internet như một công cụ đắc lực phục vụ
cho đàm phán.
 Các kiến thức khác: kỹ thuật, văn hóa…
 Chuẩn bị về phẩm chất tâm lý: Chuyên gia đàm phán giỏi là người biết
kiểm soát và biểu hiện tâm lý tốt.
 Chuẩn bị về kỹ năng đàm phán:
Ở nội dung trước, nhóm đã trình bày về những tiêu chuẩn của một nhà
đàm phán giỏi. Có thể nói ngắn gọn về kỹ năng cần trang bị cho người
đàm phán gồm hai ý:
 Khả năng sử dụng ngôn ngữ tốt: diễn đạt được ý mình muốn nói để
những người trong đoàn đàm phán hiểu rõ ý mình, biết cách dùng
từ chuẩn xác, rõ ràng, trước là sử dụng tốt tiếng mẹ đẻ sau là thành
thạo các ngoại ngữ thích hợp.
 Kỹ năng giao tiếp tốt:
o Kỹ năng lắng nghe: đây là một kỹ năng vô cùng quan trọng
vì nó giúp cho chúng ta có được rất nhiều thông tin. Một
nhà đàm phán giỏi thường nghe nhiều hơn là nói.
o Kỹ năng đặt câu hỏi: giúp chúng ta làm rõ vấn đề hơn.
o Kỹ năng diễn thuyết: truyền tải chính xác ý mình muốn nói.
o Kỹ năng giao dịch bằng thư từ.
o Kỹ năng xã giao thông thường: chào hỏi, trao nhận danh
thiếp, nhận điện thoại.
| 21 T r a n g

- Tổ chức đoàn đàm phán:
 Trong một cuộc đàm phán hợp đồng ngoại thương, đoàn đàm phán cần hội
tụ đủ chuyên gia ở cả ba lĩnh vực: pháp lý, kỹ thuật, thương mại, mà trong

đó chuyên gia thương mại giữ vị trí quan trọng nhất và thường là người
trưởng đoàn đàm phán. Nếu ba loại chuyên gia trên biết phối hợp ăn ý,
nhịp nhàng thì sẽ là tiền đề để đi đến ký kết một hợp đồng chặt chẽ, khả
thi và hiệu quả cao.
 Trong trường hợp thiếu một trong ba loại chuyên gia trên thì chúng ta có
thể chọn cách giải quyết là: “Thuê chuyên gia bên ngoài” hoặc “Nghiên
cứu sau” tùy điều kiện của từng thương vụ.
Thời gian và địa điểm đàm phán:
- Thời gian:
Do sự khác biệt về múi giờ nên thời gian cần được sự thỏa thuận giữa hai bên để
thuận tiện cho đôi bên. Không ai có thể đàm phán vào tờ mờ sáng hoặc chập tối
được.
Cách tốt nhất là hai bên lập và thống nhất lịch làm việc cụ thể, lưu ý là có thời
gian dự phòng để tránh tình trạng hết giờ mà vấn đề vẫn chưa được giải quyết.
Gửi lịch hẹn cho đối tác, thường thì trước 1-2 tuần. Tuy nhiên, cũng có một vài
đối tác muốn nhận lịch làm việc trước 3-4 tuần. Tùy từng trường hợp mà chúng ta
chủ động tiến hành.
- Địa điểm:
Địa điểm đàm phán phải đảm bảo tâm lý thoải mái và phù hợp cho cả hai bên.
Nơi diễn ra đàm phán phải được cách ly âm thanh với không gian bên ngoài.
Không có quá nhiều cửa để thấy những sự việc đang diễn ra bên ngoài. Những
yếu tố đó chỉ làm cho họ không tập trung vào công việc mà thôi. Nên nhớ, 30
phút tập trung chúng ta có thể giải quyết tốt công việc còn hơn 45 phút mà chúng
ta bị mất tập trung.
Địa điểm của buổi đàm phán có thể diễn ra tại nước chủ nhà, nước đối tác hoặc
nước thứ ba.

| 22 T r a n g

b. Những công việc cần chuẩn bị trước một cuộc đàm phán cụ thể:

Theo Jean-M.Hiltrop và Sheila Udall, có 6 bước cần chuẩn bị trước một cuộc đàm phán
cụ thể để tránh rơi vào tình trạng “không biết mình đang nói cái gì nữa”:

Theo đó, nếu phân tích quá trình đàm phán với 5 giai đoạn chi tiết thì bước 1 và 2 ứng với giai
đoạn 1 – chuẩn bị. Bước 3 và 4 ứng với giai đoạn 2 – tiếp xúc. Bước 5 ứng với giai đoạn 3 –
thương lượng. Bước 6 ứng với giai đoạn 4 và 5 – kết thúc, ký hợp đồng và rút kinh nghiệm.
Trên cơ sở chuẩn bị chung đã được đề cập, trước khi tiến hành đàm phán cần tiến hành
kỹ những vấn đề sau:
Thiết lập những mục tiêu cần thương lượng
- Xác định mục tiêu cần đạt được:
Cuộc sống thật ý nghĩa khi chúng ta có mục tiêu để
theo đuổi và phấn đấu vì nó, điều này không ngoại
lệ trong đàm phán. Chính sự khác nhau về “mục
tiêu” là tiền đề của cuộc đàm phán và hiển nhiên
đó là tâm điểm trong suốt quá trình hai bên “mặc
cả” với nhau.
Mục tiêu của đàm phán phải được xác định một
cách khoa học, dựa trên những tiêu chuẩn sau:
 Đo lường được (khả năng định lượng)
 Có tính khả thi
 Rõ ràng
 Có tính thách thức
 Dự báo được tác động của nó trong tương lai
Nên đề ra hàng loạt mục tiêu để có thể linh hoạt trong đàm phán:
 Mục tiêu tối đa: kết quả tốt nhất có thể đạt được.
 Mục tiêu tối thiểu: kết quả thấp nhất có thể chấp nhận được
 Mục tiêu chính: cái mà chúng ta thực sự muốn hướng đến.
Chuẩn
bị đàm
phán

1
Xây dựng
chiến
lược
2
Khởi
động
3
Hiểu
biết lẫn
nhau
4
Thương
lượng
5
Kết
thúc
6
| 23 T r a n g

Nếu muốn đạt mục tiêu tối đa, chúng ta cần nổ lực hết sức để thương lượng với
đối tác, nếu chỉ cần mục tiêu tối thiểu thì có thể thỏa thuận cùng đối tác.
Trong trường hợp, mục tiêu tối thiểu của hai bên không cùng nhau thì thỏa thuận
không thể đạt được.
Nếu bên nào chuẩn bị kỹ hơn, thương lượng giỏi hơn, thế mạnh hơn thì sẽ dễ
dàng đạt được thỏa thuận gần với đích mình muốn hơn.
- Xác định giới hạn của sự thỏa thuận:
 Khi xác định mục tiêu cần thương lượng, chúng ta phải không những chỉ
xác định những mục tiêu có thể đạt được mà còn phải xác định những thứ
có thể mất đi trong cuộc đàm phán sắp xảy ra. Từ đó, chúng ta tự đặt ra

câu hỏi: “Khi nào chúng ta dừng đàm phán?”.
 Đó cũng chính là giới hạn cuối cùng của đàm phán. Giới hạn cuối cùng
này chính là điểm dừng để bảo đảm lợi ích tối thiểu mà chúng ta hoặc đối
tác có thể chấp nhận được. Tuy nhiên, có thể tránh tình trạng này nếu ngay
từ đầu chúng ta đã thiết lập chuẩn mực BATNA ngay từ đầu.
- Thiết lập giải pháp thay thế tốt nhất khi không đạt được thỏa thuận –
BATNA
Như đã đề cập ở trên, BATNA có thể được xem là chuẩn mực để đo mọi thỏa
thuận được đề nghị, là tiêu chuẩn ngăn chúng ta chấp nhận những điều khoản quá
bất lợi cho mình, đồng thời cũng ngăn chúng ta chấp nhận những phương pháp
thay thế sáng suốt mang lại lợi ích cho chúng ta.
Đánh giá tình thế của đối tác.
- Thăm dò những vấn đề, những mối quan tâm ẩn chứa trong những yêu sách của
đối tác.
- Cần trao đổi nội bộ về những thông tin liên quan đến đối tác trước khi đàm phán
xảy ra.
- Cân nhắc những cơ sở lập luận và lý lẽ mà đối tác có thể sử dụng, trên cơ sở đó
chúng ta sẽ tìm được những biện pháp thích hợp để đối phó.
- Tìm những vấn đề có thể ảnh hưởng đến kết quả của cuộc đàm phán.

| 24 T r a n g

Đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của chính mình.
Quá trình này cần được thực hiện một cách khách quan và toàn diện.
Các vấn đề cần đánh giá:
- Quyền: Trong cuộc đàm phán, mình là chủ hay là khách? Ai là người có quyền
đưa ra quyết định?
- Thế: Kiểm tra lại tiềm lực về tài chính, mối quan hệ, uy tín, ảnh hưởng của bạn
và đối tác -> Ai là người có thế hơn?
- Lực: Kiểm tra lại lực lượng đàm phán của chúng ta: Họ là ai? Năng lực như thế

nào? Họ đã chuẩn bị như thế nào? -> so sánh với bên đối tác nếu như chúng ta có
thông tin.
- Thời gian tiến hành đàm phán có “hướng” về phía mình hay không?
Lập phương án kinh doanh:
- Trên cơ sở những mục tiêu, những đánh giá mà chúng ta đã có được, chúng ta lập
các phương án kinh doanh. Đây chính là cơ sở để chúng ta kiểm soát được mục
tiêu chúng ta đã đề ra và có thể đạt được trong cuộc đàm phán sắp tới.
- Những nội dung cơ bản trong phương án kinh doanh bao gồm: Tình hình hàng
hóa, thị trường và khách hàng, dự đoán xu hướng biến động của thị trường, các
biện pháp hành động cụ thể, sơ bộ đánh giá hiệu quả.
Xây dựng chiến lược đàm phán và tiến hành đàm phán thử:
Những điều lưu ý để xây dựng chiến lược đàm phán:
- Mở đầu cuộc đàm phán như thế nào, với những câu hỏi như thế nào?
- Đối tác có thể hỏi những câu hỏi nào?
- Chúng ta sẽ trả lời câu hỏi như thế nào?
- Chúng ta có đủ thông tin để trả lời chưa? Nếu chưa có thì lấy từ đâu?
Trong trường hợp đàm phán theo nhóm, chúng ta cần xác định rõ:
- Ai là người dẫn dắt cuộc đàm phán?
- Ai sẽ kiểm tra cơ sở lập luận?
- Ai là người đặt câu hỏi?
- Ai là người trả lời câu hỏi của đối tác?
- Ai là người giữ vai trò làm giảm căng thẳng trong cuộc đàm phán nếu có xảy ra.