VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC. doc

VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

2
Bài 1:
KHÁI NIỆM, CÔNG DỤNG, Ý NGHĨA
CỦA VĂN BẢN VÀ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

I. Khái niệm:
1. Văn bản: có nhiều cách hiểu khác nhau:
- Theo nghĩa rộng: Văn bản chính là vật mang tin và nó phải được ghi bằng ký hiệu
ngôn ngữ (vật đó có thể là bất kỳ như giấy, gỗ, đồng, đá , nhưng tin thì không phải là một ký
hiệu bất kỳ. Trong sử liệu học thì vật mang tin đó chính là kênh thông tin, ký hiệu ngôn ngữ là
dùng để tái hiện lại lời nói, do đó mỗi dân tộc, mỗi quốc gia có các ký hiệu khác nhau, cho
nên khi nghiên cứu theo KN này thì nó rất rộng).
- Theo nghĩa hẹp: Văn bản là các công văn giấy tờ hình thành trong quá trình quản lý
của các cơ quan, tổ chức, đoàn thể (có giới hạn về chủ thể và đối tượng).
+ Công văn: Là những văn bản trình bày về việc công.
+ Giấy tờ: Là những văn bản không theo một khuôn mẫu nhất định, nhưng nó lại phục
vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan (VD: lý lịch cá nhân, đơn thư trình bày, sổ ghi chép nội
dung làm việc, các chứng từ, giấy biên nhận, giấy công tác ; giấy tờ có thể thay đổi hoặc
không thay đổi).
2. Văn bản quản lý nhà nước:

- Văn bản quản lý nhà nước là các công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động quản lý
của các cơ quan trong bộ máy nhà nước, bao gồm 3 hệ cơ quan là: lập pháp, hành pháp và tư
pháp theo một hình thức, thủ tục và thẩm quyền do luật pháp quy định.
- Trong KN này cần lưu ý:
+ Thể thức (mẫu các loại văn bản) nếu không đúng thì không có giá trị và nó là yêu cầu
mang tính bắt buộc.
+ Thủ tục: tuỳ loại văn bản khác nhau mà khi ban hành phải theo trình tự nhất định
(VD: muốn ban hành một NĐ của Chính phủ thì cơ quan liên quan đến vấn đề nêu trong văn
bản phải soạn thảo văn bản, cần lấy ý kiến các bộ, ngành liên quan sau đó mới trình ký ban
hành, nếu không làm đúng các quy trình trên thì tính hợp pháp cũng không có giá trị.
+ Thẩm quyền: là giới hạn quyền hạn của chủ thể (VD: Hiến pháp và Luật chỉ do QH
ban hành; Pháp lệnh chỉ do UBTVQH ban hành, NĐ chỉ do Chính phủ ban hành ).
Nếu hiểu như trên thì VBQLNN bao gồm: Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Lệnh, NQ, NĐ,
QĐ, CT, Thông tư, Điều lệ, Kế hoạch, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Thông báo, Thông cáo,
Công văn, Công điện ).
- Ngoài ra, còn một KN hẹp hơn: VBQLNN là những văn bản hình thành trong hoạt
động quản lý của các cơ quan hành chính, hành pháp, bao gồm: Chính phủ, các bộ, cơ quan
ngang bộ, UBND các cấp, các sở, ban, ngành chuyên môn thuộc UBND và cũng tuân theo thể
thức, thủ tục, thẩm quyền quy định (KN này đã giới hạn lại văn bản chỉ ở cơ quan hành pháp
mà thôi. Như vậy, loại này được hiểu là loại văn bản quản lý hành chính).
Chú ý: Cơ quan hành pháp khi ban hành văn bản thì đều phải tuân theo quy định của cơ
quan lập pháp, được cơ quan lập pháp uỷ quyền thực hiện và cơ quan tư pháp giám sát. Do
đó, mối quan hệ của 3 cơ quan này rất chặt chẽ, không tách rời được và chúng ta tìm hiểu
VBQLNN phải theo nghĩa rộng.
II. Chức năng của VBQLNN:
1. Chức năng thông tin:
Chức năng này là loại hình phổ biến của các loại văn bản. Chức năng này gắn liền với
sự ra đời của chữ viết, khi chữ viết ra đời, con người đã biết ghi chép lại tình cảm, nguyện
vọng, mong muốn của bản thân, ghi chép các sự kiện đã xảy ra trong quá khứ. Việc lưu giữ
thông tin chữ viết (văn bản) có ưu điểm lớn là lưu giữ được lâu dài, chính xác, truyền đạt đến

những khoảng cách xa mà không thay đổi về nội dung thông tin. (Thời tiền sử người ta có
cách thông tin như dùng lửa, trống nhưng những thông tin này còn phụ thuộc vào các yếu tố

3
như gió, mưa, trình độ người nhận do đó đã làm sai lệch thông tin. Do đó, khi chữ viết ra
đời thì người ta đã biết nắm lấy và sử dụng nó như một công cụ đắc lực phục vụ cho hoạt
động của mình).
2. Chức năng quản lý:
- Đây là chức năng riêng, mà chỉ VBQLNN mới có. Các cơ quan nhà nước hiện nay
thường áp dụng 2 hình thức: quyết định miệng và quyết định bằng văn bản:
+ Quyết định miệng là người thủ trưởng giao việc cho nhân viên, hình thức này không
phải trường hợp nào cũng dùng được.
+ Quyết định bằng văn bản thì chi tiết và chính xác hơn, mang tính quy phạm hơn. Do
đó nó được ban hành theo thủ tục quy định với nhiều khâu: soạn thảo (gồm: thu thập thông
tin, sàng lọc thông tin, soạn văn bản, trình duyệt, ban hành. Với khâu thu thập thông tin: có
thể bằng các văn bản, bằng thực tế, với thực tế có những sai lệch do ý chủ quan của người
được thu thập thông tin, do mối quan hệ hoặc do những nguyên nhân khác Tất cả các quá
trình trên là một vòng quay vô tận, liên quan với nhau).
- Sở dĩ nói văn bản có chức năng quản lý thì khâu quan trong nhất là ra quyết định quản
lý, với 2 hình thức quyết định miệng và quyết định bằng văn bản là quan trọng, vì nó là cơ sở
để chỉ đạo, điều hành hoạt động của cơ quan, đơn vị, kiểm tra, đánh giá hoạt động của đơn vị,
cơ quan.
- Trong hoạt động quản lý, để phản ánh kết quả thực hiện quản lý, người ta cũng phải sử
dụng văn bản. Những văn bản này có độ chân thực cao và có người chịu trách nhiệm về tính
chân thực và tính pháp lý của các thông tin đó. Do đó nó được coi trọng hơn các hình thức
thông tin khác. Bản thân các văn bản này là cơ sở để các cơ quan thu thập và xử lý thông tin
để ra các quyết định quản lý mới. Chu trình này luôn lặp đi lặp lại trong quá trình hoạt động
của cơ quan, khi sử dụng văn bản, người ta gọi là văn bản quản lý.
3. Chức năng pháp lý:
Chức năng này chỉ có ở văn bản quản lý, nó thể hiện trên các khía cạnh sau:

- Các cơ quan sử dụng văn bản để ghi chép luật pháp, ghi chép quy định làm cơ sở pháp
lý điều hành hoạt động của cơ quan (bất kỳ cơ quan nào cũng phải dựa trên cơ sở pháp lý
này).
- Trên văn bản có những yếu tố thông tin đảm bảo tính chân thực và giá trị pháp lý trong
văn bản (chữ ký, con dấu ).


4
Bài 2
CÁC LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

I. Phân loại văn bản:
Phân loại văn bản là áp dụng phương pháp khoa học để giúp cho mọi người có thể đi
sâu nhận biết một cách đầy đủ, cụ thể về các loại hình văn bản hình thành trong hoạt động của
các cơ quan, đơn vị. Để phân loại văn bản, người ta dựa theo các tiêu chí:
- Phân loại theo chủ thể ban hành văn bản, người ta chia ra:
+ Chia theo hệ cơ quan ban hành văn bản (VD: hệ thống văn bản của cơ quan lập pháp,
hệ thống văn bản của cơ quan hành pháp, hệ thống văn bản của cơ quan tư pháp ). Chia ra
như vậy sẽ dễ dàng cho việc tìm kiếm văn bản theo hệ cơ quan.
+ Chia theo các cơ quan cụ thể (hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động của 1 cơ
quan).
+ Kết hợp với mối quan hệ giữa các cơ quan trong hoạt động quản lý, với loại này có
thể chia làm 3 nhóm:
. Văn bản của cơ quan cấp trên ban hành
. Văn bản do chính cơ quan ban hành
. Văn bản do cơ quan cấp dưới ban hành
- Phân loại theo nguồn gốc xuất xứ của văn bản: Xem văn bản này từ đâu ra, từ đâu đến,
thường áp dụng cho phân loại văn bản của 1 cơ quan, thông thường chia làm 3 loại:
+ Công văn đi
+ Công văn đến

+ Công văn lưu hành nội bộ
- Phân loại theo hình thức văn bản:
+ Văn bản có tên gọi (gắn liền với công dụng và thẩm quyền ban hành văn bản).
+ Văn bản không có tên gọi (hay còn gọi là công văn hành chính).
Phân loại theo dạng này thường được thể hiện rõ tại khâu trình bày văn bản, nó thể hiện
được thẩm quyền ban hành văn bản (nếu là loại có tên gọi).
- Phân loại theo tên gọi của văn bản (VD: QĐ, CT, BC, TT, Hợp đồng ). Cách thức
này hay được sử dụng, dễ tra tìm, nghiên cứu chuyên đề nào dó, đáp ứng cho yêu cầu soạn
thảo, ban hành văn bản, thuận lợi cho lập hồ sơ và công tác văn thư
- Phân loại theo mức độ chính xác của văn bản. Phân loại theo cách này, thường người
ta chia văn bản thành:
+ Bản chính
+ Bản sao (có giá trị như bản chính và bản phô tô).
+ Bản gốc (bản có chữ ký tươi của thủ trưởng cơ quan).
+ Trước đây còn có thêm khái niệm bản thảo (với văn thư và lưu trữ thì loại này không
có giá trị, nhưng đối với những người soạn thảo nó thì nó có giá trị để so sánh). Những bản
chính có độ chân thực cao (thông tin cấp 1), là nguồn sử liệu có giá trị nhất.
- Phân loại theo kỹ thuật chế tác văn bản: Hình thức này thường được các kho lưu trữ
quan tâm để có cách thức tổ chức bảo quản phù hợp, còn ở các cơ quan, đơn vị thì ít được chú
ý). Có thể chia thành các nhóm:
+ Nhóm đánh máy (bản chữ ruy-băng có độ nét cao, có giá trị lưu trữ lâu dài).
+ Nhóm in rô-nê-ô
+ Nhóm viết tay (chủ yếu là bản thảo, biên bản )
+ Nhóm in vi tính (có in kim, in la-ze )
- Phân loại theo mục đích soạn thảo, ban hành văn bản: Người ta chia thành nhóm văn
bản trình bày, đề nghị; nhóm văn bản hỏi, chất vấn; nhóm văn bản trao đổi; nhóm văn bản
thống kê; nhóm văn bản mệnh lệnh (chủ yếu áp dụng ở khâu đặt yêu cầu soạn thảo văn
bản).

5

- Phân loại theo giá trị pháp lý của văn bản: Người ta căn cứ vào phạm vi hiệu lực về
không gian hay thời gian để chia thành các nhóm: Nhóm văn bản QPPL, nhóm văn bản áp
dụng pháp luật, nhóm văn bản hành chính. Trong 3 nhóm này, 2 nhóm đầu người ta thường
ghép vào gọi là văn bản pháp luật vì nó có giá trị pháp lý cao, còn nhóm văn bản hành chính
chủ yếu mang tính chất trao đổi thông tin
- Phân loại văn bản theo tính chất nội dung. Với cách phân loại này, người ta chia ra
làm 4 nhóm:
+ Văn bản QPPL
+ Văn bản hành chính
+ Văn bản chuyên môn (các văn bản hướng dẫn các thao tác nghiệp vụ như sổ sách,
biểu mẫu ).
+ Văn bản kỹ thuật (các bản vẽ, các số liệu kỹ thuật, các đề tài ).
Trong lưu trữ, 3 nhóm đầu người ta xếp vào làm một gọi là tài liệu hành chính, và nhóm
thứ 4 gọi là tài liệu khoa học kỹ thuật.
II. Văn bản QPPL:
1. KN: Văn bản QPPL được xác định trong Điều 1 của Luật ban hành văn bản QPPL
ban hành năm 1996 và sửa đổi năm 2001 như sau: "Văn bản QPPL là loại văn bản do cơ quan
nhà nước có thẩm quyền ban hành, trong đó có chứa đựng các quy tắc xử sự chung được nhà
nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các mối quan hệ trong XH theo định hướng
XHCN".
Từ KN trên, ta thấy toát lên mấy vấn đề:
- Văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền (bị giới hạn), được Hiến pháp và nhà
nước quy định, được trình bày theo thể thức quy định. Nó được ban hành theo trình tự nhất
định (do Luật ban hành văn bản QPPL xác định), nếu vi phạm các bước thì nó không còn giá
trị nữa.
- Văn bản được nhà nước đảm bảo thực hiện: có nghĩa là các cá nhân, đối tượng được
điều chỉnh mà không thực hiện thống nhất thì nhà nước có biện pháp cưỡng chế.
- Điều chỉnh theo định hướng XHCN - đây là yêu cầu thực tế của đất nước ta.
2. Vai trò của văn bản QPPL:
- Cụ thể hoá các chủ trương, chính sách của Đảng, trong đó Đảng lãnh đạo nhà nước về

chủ trương, đường lối, thể hiện thông qua nghị quyết của các cấp bộ đảng và Đảng không trực
tiếp tham gia vào hoạt động quản lý nhà nước, nhà nước trực tiếp và giữ vai trò chủ yếu trong
hoạt động quản lý XH và là người thực hiện ý chí, nguyện vọng của nhân dân, nên phải tổ
chức thực hiện các chủ trương, chính sách của Đảng. Một trong những nguyên tắc quản lý nhà
nước hiện nay là quản lý nhà nước bằng pháp luật và theo pháp luật. Vì vậy, nhà nước phải
ban hành các văn bản QPPL để cụ thể hoá, thể chế hoá các đường lối, chủ trương của Đảng.
- Hệ thống văn bản QPPL có vai trò tác động thúc đẩy hoặc kìm hãm sự phát triển của
XH nếu nóp phù hợp hoặc không phù hợp với thực tế. Hệ thống văn bản này tác động đến
toàn bộ đời sống XH và điều chỉnh mọi mối quan hệ trong XH. Vì vậy, khi ban hành hệ thống
văn bản QPPL, cần chú ý đến tính khách quan, khoa học để có thể thực hiện tốt các chính
sách của Đảng.
3. Đặc điểm của văn bản QPPL:
- Văn bản QPPL có tính mệnh lệnh cưỡng chế thi hành. Mọi đối tượng có trách nhiệm
thi hành, nếu không thi hành thì nhà nước có biện pháp cưỡng chế như xử phạt bằng các hình
thức cho dù văn bản đó có thể không có tính khả thi nhưng vẫn phải thực hiện do đó nó chỉ
có tính một chiều, bắt buộc.
- Có hiệu lực thường xuyên và tương đối lâu dài (KN tương đối lâu dài còn tuỳ thuộc
vào nội dung hợp lý hay không hợp lý, nội dung đề cập rộng hay hẹp mà thời gian có thể dài
hay ngắn; có quy phạm khi ban hành ra tới khi có hiệu lực phải qua một thời gian, do đó nếu
thời gian tồn tại ngắn thì nó ảnh hưởng đến việc điều chỉnh XH). Văn bản luôn luôn được áp

6
dụng cho nhiều người, nhiều đối tượng khác nhau, luôn luôn điều chỉnh mối quan hệ XH mà
nó đề cập, chỉ khi nào có văn bản khác thay thế.
- Văn bản QPPL có đối tượng thi hành rộng (thông thường thì văn bản không chỉ áp
dụng đối với 1 đối tượng, mà là tác động tới 1 nhóm đối tượng). Mọi cá nhân, cơ quan chịu sự
tác động của văn bản phải có trách nhiệm thi hành.
(Căn cứ vào các đặc điểm trên để liên hệ tới công tác của cơ quan mình. Lưu ý các quy
phạm trong quyết định và chỉ thị thì cần cân nhắc xem nó là QPPL hay chỉ là quy phạm hành
chính, cần căn cứ vào 3 đặc điểm trên để phân biệt).

4. Thẩm quyền ban hành văn bản QPPL:
Theo Hiến pháp, theo Luật ban hành văn bản QPPL và các đạo luật về tổ chức bộ máy
nhà nước thì thẩm quyền ban hành văn bản QPPL có các cơ quan sau:
- Quốc hội: Làm và sửa đổi Hiến pháp, Luật; ban hành nghị quyết.
- UBTVQH: Làm và sửa đổi Pháp lệnh; ban hành nghị quyết.
- Chủ tịch nước: Ban hành Lệnh, quyết định
- Chính phủ: Ban hành NQ, Nghị định.
- Thủ tướng Chính phủ: Ban hành quyết định, chỉ thị
- Bộ trưởng, thủ trưởng CQ ngang bộ: ban hành quyết định, chỉ thị, thông tư
- Hội đồng thẩm phán TANDTC: ban hành nghị quyết (trong đó bao hàm tổng hợp các
văn bản cấp bộ).
- Chánh án TANDTC, Viện trưởng VKSNDTC: ban hành quyết định, chỉ thị, thông tư.
- HĐND các cấp: ban hành nghị quyết
- UBND các cấp: ban hành quyết định (có 2 loại: TM và chức danh thì văn bản TM là
văn bản QPPL), chỉ thị.
5. Thời điểm có hiệu lực và hết hiệu lực của văn bản QPPL:
- Về thời điểm có hiệu lực của văn bản QPPL: Văn bản QPPL do các cơ quan có thẩm
quyền khác nhau ban hành thì thời điểm có hiệu lực sẽ khác nhau, trong đó:
+ Văn bản QPPL được QH và UBTVQH ban hành sẽ có hiệu lực kể từ ngày chủ tịch
nước ký lệnh công bố.
+ Văn bản QPPL do chủ tịch nước ban hành có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày đăng
công báo.
+ Văn bản QPPL do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan
ngang bộ, hội đồng thẩm phán TANDTC, chánh án TANDTC, viện trưởng VKSNDTC ban
hành có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày đăng công báo.
+ Văn bản QPPL do HĐND, UBND các cấp ban hành thường có hiệu lực sau 15 ngày
kể từ ngày ký.
Tất cả các văn bản này đều có thể có hiệu lực khác quy định chung tuỳ thuộc vào thời
gian mà văn bản ghi rõ trong phần nội dung của nó.
Lưu ý: Có loại văn bản có cả hiệu lực trong quá khứ (hồi tố), thông thường thì nó có lợi

cho người áp dụng.
- Thời điểm hết hiệu lực: Văn bản QPPL có thể hết hiệu lực toàn bộ hoặc một phần
trong các trường hợp sau:
+ Nó được thay thế, sửa đổi, bổ sung bằng một QPPL mới (văn bản QPPL mới có hiệu
lực thì các văn bản QPPL cũ hết hiệu lực); hoặc trong nội dung của văn bản mới phải nói rõ
thay thế, bổ sung, sửa đổi khoản nào, điểm nào của văn bản nào.
+ Nó hết hiệu lực đã được quy định trong chính văn bản (người ta xác định ngay thời
điểm có hiệu lực và hết hiệu lực ngay trong văn bản, cho nên không cần phải có văn bản khác
thay thế hoặc bãi bỏ).
+ Nó hết hiệu lực toàn bộ hoặc một phần khi nó bị đình chỉ, bãi bỏ hoặc huỷ bỏ bằng
một văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền (đình chỉ-tức là tạm dừng thi hành văn bản,
trong thời gian đình chỉ thì văn bản không có hiệu lực, nếu sau thời gian đình chỉ mà không có
văn bản khác quy định thì nó lại tiếp tục có hiệu lực; huỷ bỏ khác bãi bỏ ở chỗ, bãi bỏ là dừng

7
hiệu lực lại, nhưng công nhận hiệu lực của nó trong quá khứ, còn bãi bỏ là không công nhận
hiệu lực quá khứ).
III. Các loại văn bản quản lý nhà nước:
1. Hiến pháp:
- Hiến pháp là đạo luật cơ bản của quốc gia. Hiến pháp quy định các vấn đề cơ bản về
chế độ chính trị, kinh tế, văn hoá-xã hội, quyền lợi và nghĩa vụ của công dân. Hiến pháp quy
định các nguyên tắc cơ bản về tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước.
- QH là cơ quan duy nhất có quyền làm và sửa đổi hiến pháp. Trong quá trình xây dựng
hiến pháp, dự thảo hiến pháp phải được đăng tải rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại
chúng để toàn dân góp ý kiến và sau đó QH biểu quyết thông qua. Sau khi QH thông qua,
hiến pháp phải được chủ tịch nước ký lệnh công bố. Việc sửa đổi hiến pháp phải được sự nhất
trí tán thành của quá 2/3 tổng số đại biểu QH. Nước ta từ khi thành lập đến nay có 4 hiến
pháp: 1946, 1960, 1980, 1992 và bổ sung sửa đổi 2001.
2. Luật:
- Luật là văn bản dùng để thế chế hoá các quy định của hiến pháp về các vấn đề cơ bản,

vấn đề quan trọng thuộc các lĩnh vực đối nội, đối ngoại, về quốc phòng-an ninh, về nguyên
tắc tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước, về các mối quan hệ xã hội và hoạt động của
công dân.
- QH là cơ quan duy nhất có quyền làm và sửa đổi luật. Việc thông qua dự thảo luật
phải được sự nhất trí của quá 1/2 tổng số đại biểu QH tán hành. Sau khi thông qua, được chủ
tịch nước ký lệnh công bố chậm nhất là 15 ngày kể từ ngày thông qua. Luật là văn bản cao
nhất của nhà nước để điều hành hoạt động quản lý của nhà nước.
3. Pháp lệnh:
- Pháp lệnh là văn bản được ban hành để quy định các vấn đề về chế độ quản lý nhà
nước, về các chính sách, biện pháp quản lý khi chưa ban hành luật.
- Pháp lệnh thuộc thẩm quyền ban hành của UBTVQH. Dự thảo pháp lệnh được đưa ra
thảo luận trước UBTVQH và phải được quá 1/2 tổng số thành viên UBTVQH biểu quyết
thông qua và được chủ tịch nước ký lệnh công bố chậm nhất 15 ngày kể từ ngày thông qua.
Trong thủ tục ban hành pháp lệnh, chủ tịch nước có quyền cho ý kiến đóng góp về nội dung
dự thảo pháp lệnh để UBTVQH xem xét, sửa đổi; sau khi xem xét sửa đổi và thông qua, chủ
tịch nước sẽ công bố chậm nhất 10 ngày kể từ ngày được sửa đổi thông qua. Nếu trong trường
hợp UBTVQH không nhất trí với ý kiến đóng góp của chủ tịch nước thì dự thảo pháp lệnh
phải được trình lên QH vào phiên họp gần nhất để QH cho ý kiến, sau đó chủ tịch nước ký
lệnh công bố chậm nhất 10 ngày kể từ ngày được QH thông qua.
4. Lệnh:
- Lệnh là văn bản thuộc thẩm quyền của chủ tịch nước dùng để công bố hiến pháp, luật
(nghị quyết), của QH; pháp lệnh của UBTVQH thực hiện cá quyền về quản lý nhà nước của
chủ tịch nước.
5. Nghị quyết:
- Nghị quyết để thể hiện kết luận hoặc quyết định được tập thể thông qua trong một
cuộc họp. Với công dụng này, nghị quyết thuộc thẩm quyền của nhiều cơ quan trong bộ máy
nhà nước với tư cách là văn bản chủ đạo của các co quan nhà nước thì nghị quyết thuộc thẩm
quyền ban hành của cá cơ quan làm việc theo chế độ tập thể (QH, UBTVQH, Chính phủ,
HĐND các cấp, HĐ thẩm phán TANDTC). Ngoài ra còn có nghị quyết liên tịch (do nhiều cơ
quan phối hợp với nhau ban hành), có thể giữa cơ quan nhà nước với các tổ chức chính trị-xã

hội để thoả thuận giải quyết công việc, nghị quyết không đặt ra một quy phạm cụ thể.
6. Nghị định:
- Thuộc thẩm quyền ban hành của Chính phủ, được dùng để:
+ Quy định chi tiết thi hành các luật, đạo luật, nghị quyết của QH; pháp lệnh, nghị quyết
của UBTVQH.

8
+ Dùng để cụ thể hoá việc thi hành hiến pháp, luật, nghị quyết của QH; pháp lệnh, nghị
quyết của UBTVQH.
+ Dùng để thành lập, sáp nhập, giải thể cá cơ quan thuộc Chính phủ; quy định chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan bộ, ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ.
+ Dùng để thành lập, sáp nhập, giải thể, điều chỉnh địa giới, đơn vị hành chính dưới cấp
tỉnh (được QH uỷ quyền).
+ Dùng ban hành điều lệ, thể lệ và thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Chính phủ.
7. Quyết định:
- Quyết định thường được dùng để ban hành các quy định, quyết định về ché độ công
tác, về biện pháp, thể lệ, ban hành các chủ trương, chính sách, các vấn đề về tổ chức - cán bộ
và các vấn đề khác thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan.
- Thẩm quyền ban hành: QĐ thuộc thẩm quyền ban hành của nhiều cơ quan, được dùng
để đưa ra các QĐ quản lý. Trong hệ thống văn bản QPPL, QĐ thuộc thẩm quyền ban hành
của một số cơ quan cụ thể sau: Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ, bộ trưởng, thủ trưởng cơ
quan ngang bộ, chánh án TANDTC, viện trưởng VKSNDTC, UBND các cấp.
Căn cứ nội dung QĐ, người ta chia QĐ thành 3 loại:
+ QĐ về tổ chức bộ máy
+ QĐ về nhân sự (điều động, bổ nhiệm, thuyên chuyển cán bộ )
+ QĐ về các vấn đề khác thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan (ban hành
các quy chế, chế độ, chính sách ).
8. Chỉ thị:
- Chỉ thị là loại văn bản được sử dụng để truyền đạt, ban hành các biện pháp thực hiện
các mặt công tác, các chủ trương, chính sách quản lý; dùng để chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra việc

thực hiện các mặt công tác đối với các cơ quan, đơn vị cấp dưới.
- Thẩm quyền ban hành: Chỉ thị do các cơ quan có quyền ban hành văn bản QPPL (Thủ
tướng Chính phủ, bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, chánh án TANDTC, viện trưởng
VKSNDTC, UBND các cấp).
9. Thông tư:
- Thông tư dùng để giải thích, hướng dẫn các nghị quyết, nghị định của Chính phủ;
quyết định, chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ.
- Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, chánh án TANDTC, viện trưởng VKSNDTC
được ban hành thông tư.
* Thông tư liên tịch: là thông tư do 2 hay nhiều bộ phối hợp với nhau hoặc giữa 1 bộ
với 1 cơ quan ở cấp TW của tổ chức đoàn thể ban hành dùng để giải thích, hướng dẫn các văn
bản QPPL của các cơ quan cấp trên.
(Lập bảng so sánh)
10. Điều lệ:
- Điều lệ là văn bản dùng để quy định thống nhất các nguyên tắc, các chế độ, thể lệ, các
tiêu chuẩn, định mức nhằm điều chỉnh hoạt động trong một lĩnh vực công tác. Với cơ quan
nhà nước thì điều lệ không phải là một văn bản độc lập, nó thường được ban hành bằng văn
bản có hiệu lực pháp lý cao như NĐ, QĐ và hiệu lực pháp lý của điều lệ chính là hiệu lực của
văn bản ban hành ra nó, hay nói cách khác, điều lệ là bộ phận cấu thành không thể tách rời
của văn bản quy phạm ban hành ra điều lệ (ngày nay nó thường được các cơ quan cấp bộ ban
hành, nó không có giá trị độc lập, nó là loại văn bản lưỡng tính giữa QPPL và hành chính).
11. Kế hoạch:
- KH là loại văn bản hành chính được dùng để xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ
tiêu, các biện pháp thực hiện một nhiệm vụ công tác hoặc một lĩnh vực hoạt động trong cơ
quan, đơn vị hoặc cá nhân (chú ý, KH chỉ xây dựng trong một thời gian nhất định, chỉ tiêu
phải cụ thể, nội dung biện pháp thực hiện phải cụ thể). Loại văn bản này rất có ý nghĩa với
hoạt động của các cơ quan. Có các loại KH sau:
+ KH dài hạn (trên 5 năm), nó có tính bao quát.

9

+ KH trung hạn (2-3 năm)
+ KH ngắn hạn (1 năm trở lại, quý, tháng, tuần ), đòi hỏi loại này phải chi tiết, cụ thể.
12. Báo cáo:
- Báo cáo thường được sử dụng để tổng kết, sơ kết việc thực hiện KH công tác hoặc
được dùng để phản ánh tình hình lên cấp trên hoặc với tập thể về việc thực hiện một nhiệm vụ
công tác, một vấn đề hoặc một sự việc. Nó là thông tin ngược chiều lên cấp trên. Người ta
chia báo cáo thành 3 cặp:
+ BC tổng kết và BC sơ kết: BC tổng kết khi thực hiện xong 1 sự việc, 1 vấn đề, có tính
khái quát cao. BC sơ kết khi hoàn thành 1 giai đoạn hoặc 1 phần KH đặt ra; báo cáo này mang
tính chi tiết, tỉ mỉ, dựa trên kết quả báo cáo sơ kết để lập nên báo cáo tổng kết, đồng thời
thông qua báo cáo sơ kết có thể điều chỉnh Kh phù hợp với thực tế.
+ BC tổng hợp và BC chuyên đề: BC tổng hợp là loại BC đề cập đến nhiều vấn đề,
nhiều sự việc, nhiều nội dung công tác; dạng BC này mang tính khái quát. BC chuyên đề chỉ
đề cập đến 1 vấn đề, 1 nhiệm vụ công tác; nó mang tính tỉ mỉ, chi tiết, cụ thể. Sự phân biệt BC
tổng hợp và BC chuyên đề còn tuỳ thuộc vào góc độ cơ quan quản lý.
+ BC định kỳ và BC đột xuất: BC định kỳ phải lập theo mốc thời gian xác định trong
năm (VD: BC tháng, BC quý, BC năm ), đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin thường kỳ
trong hoạt động quản lý. BC đột xuất được lập khi có những biến động đột xuất xảy ra trong
hoạt động quản lý cần phải phản ánh thông tin kịp thời để có hương hướng điều chỉnh phù
hợp.
13. Biên bản:
- Là dạng văn bản dùng để ghi chép tại chỗ về một sự việc đã diễn ra hoặc đang diễn ra
có chữ ký xác nhận của người có thẩm quyền hoặc có trách nhiệm. BB là loại phản ánh sự
việc một cách chính xác, khách quan; người ghi BB không được thêm ý kiến, bình luận vào
trong đó; sau khi ghi BB xong phải được đọc lại cho những người có liên quan nghe và ký
tên.
- Để BB có giá trị pháp lý và tính chân thực thì phải có đầy đủ chữ ký của người có liên
quan. Trong một số BB có thể chấp nhận chữ ký thay thế, nếu có tang chứng thì phải được
kèm theo.
- BB không có giá trị pháp lý để thi hành, mà chủ yếu dùng làm chứng cứ pháp lý minh

chứng cho sự việc đã, đang diễn ra hoặc để cung cấp thông tin phục vụ ban hành quyết định
quản lý.
14. Thông báo:
- Thông báo thường được sử dụng để truyền đạt, phổ biến, báo tin cho các cơ quan, đơn
vị hoặc cá nhân biết, hoặc để thực hiện. Cá thông tin này thường là các thông tin để quản lý
hoặc các vấn đề, các sự việc khác của cơ quan (thông tin trong thông báo không có tính pháp
lý, chỉ có tính truyền đạt).
- Căn cứ vào tính chất, nội dung của thông tin trong thông báo, người ta chia thông báo
ra làm 2 loại:
+ Thông báo nội bộ: Chỉ phổ biến trong nội bộ một cơ quan, một đơn vị; mức độ phổ
biến thông tin có giới hạn, mặc dù các thông tin này không phải là thông tin mật.
+ Thông báo thường: Không giới hạn đối tượng tiếp cận thông tin, có thể phổ biến rộng
rãi.
15. Thông cáo:
- Thông cáo là loại văn bản dùng để truyền đạt, phổ biến hoặc công bố với quần chúng
nhân dân về một sự kiện quan trọng về đối nội hoặc đối ngoại.
- Các cơ quan từ cấp bộ trở lên mới có quyền ra thông cáo (VD: Bộ Ngoại giao, Văn
phòng Chính phủ, Văn phòng QH ); còn có loại thông cáo báo chí (dùng để theer hiện một
quan điểm của quốc gia về một vấn đề nào đó).
16. Công văn hành chính:

10

Công văn hành chính là loại văn bản không có tên gọi cụ thể, được sử dụng để làm
phương tiện giao tiếp chính thức giữa các cơ quan hoặc với công dân và dùng với nhiều mục
đích khác nhau như hỏi, đề nghị, trả lời, hướng dẫn, chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra Ngoài ra
người ta còn gọi công văn bằng một tên khác là công văn trao đổi. Hiệu lực pháp lý của công
văn không mang tính triệt để.
17. Tờ trình:
- Tờ trình là văn bản do cơ quan cấp dưới gửi lên cấp trên trình bày về một chủ trương,

chính sách, một đề án công tác, các định mức, tiêu chuẩn, sửa đổi, bổ sung chế độ, chính
sách và đề nghị cấp trên phê duyệt.
- Tất cả các vấn đề trong tờ trình đều vượt ngoài thẩm quyền quản lý của cơ quan và khi
thực hiện phải có sự nhất trí của cơ quan cấp trên.
- Các cơ quan cấp trên khi duyệt tờ trình phải thông tin lại cho cơ quan cấp dưới bằng
công văn để làm căn cứ thực hiện và thể hiện trách nhiệm pháp lý.


11

Bài 4
THỂ THỨC VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

I. Khái niệm, mục đích, ý nghĩa:
1. KN: TTVB là các yếu tố thông tin cần thể hiện trên một loại văn bản theo quy định
của cơ quan có thẩm quyền.
Trong KN này lưu ý 2 yếu tố:
- CQ có thẩm quyền: Tuỳ thuộc vào loại văn bản (đảng, chính quyền) thì cơ quan có
thẩm quyền cũng là khác nhau.
- Các yếu tố thông tin thể hiện: Cần lưu ý với một số KN như: TTVB là các yếu tố
thông tin được các cơ quan có thẩm quyền quy định (KN cũ).
2. Mục đích, ý nghĩa của TTVB:
Trong hoạt động quản lý nhà nước thì các cơ quan QLNN khi ban hành văn bản phải
trình bày đúng TTVB theo quy định của luật pháp về TTVB sẽ đảm bảo tính kỷ cương,
nghiêm túc trong hoạt động quản lý:
- TTVB đảm bảo tính chân thực và hiệu lực pháp lý cho văn bản.
- TTVB đảm bảo tinh thần trách nhiệm và thể hiện tính quyền uy của cơ quan ban hành
văn bản.
- Thể hiện phép lịch sử trong giao tiếp giữa các cơ quan có quan hệ trao đổi văn bản.
- Tạo thuận lợi cho công tác quản lý văn bản và lưu trữ.

II. Ý nghĩa và cách thể hiện các yếu tố trên TTVB:
1. Quốc hiệu:
- Là tên nước và chế độ chính trị của một quốc gia.
- Các trình bày: Theo TCVN-5700:2002 (sửa đổi từ TCVN-5700:1992) thì vị trí được
viết ở chính giữa trang đầu, phía trên văn bản. Dòng thứ nhất (Cộng hoà ) bằng chữ in hoa;
dòng thứ 2 (Độc lập ) bằng chữ thường, giữa các cụm từ có gạch nối đơn; phía dưới phần
quốc hiệu có gạch chân.
VD: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

2. Tác giả văn bản:
- Là tên cơ quan ban hành văn bản. Dùng để chỉ vị trí của cơ quan ban hành văn bản và
nó thuộc vào hệ thống cơ quan nào.
- Cách trình bày:
+ Với cơ quan không ghi (hoặc không có) cơ quan cấp trên chủ quản thì phần tác giả chỉ
ghi tên cơ quan trực tiếp ban hành văn bản.
VD: Quốc hội, Chính phủ, Đại học quốc gia , UBND tỉnh (huyện, xã)
+ Với cơ quan có cấp trên chủ quản thì tác giả văn bản gồm tên cơ quan cấp trên chủ
quản trực tiếp và tên cơ quan ban hành văn bản
VD: BỘ QUỐC PHÒNG
VĂN PHÒNG
+ TGVB được ghi bằng chữ in hoa gở góc trên, bên trái, trang đầu văn bản ngang phần
quốc hiệu. Trong trường hợp TGVB quá dài thì có thể được phép viết tắt tên cơ quan chủ
quản; nếu văn bản chỉ lưu hành trong nội bộ cơ quan thì có thể viết tắt tên cơ quan ban hành
văn bản theo quy ước; có thể được cắt tên cơ quan xuống dòng nếu quá dài, nhưng lưu ý phải
hợp lý và mọi người đều phải hiểu được chính xác.
+ Dưới TGVB sử dụng gạch chân (có thể sử dụng gạch chân bất kỳ), khoảng bằng một
nửa của cả phần tác giả, trình bày cân đối.
VD: BỘ QUỐC PHÒNG
VĂN PHÒNG

3. Số, ký hiệu VB:

12

- Số, ký hiệu thông tin của VB là ký hiệu ghép giữa phần số+ký hiệu. Trong đó:
+ Số của VB: là số thứ tự. Có nhiều cách đánh STT khác nhau: đánh theo năm, theo
nhiệm kỳ công tác hoặc theo học kỳ
+ Ký hiệu VB: là chữ viết tắt của tên loại VB và chữ viết tắt tên cơ quan ban hành VB.
Đối với các cơ quan QLNN thông thường người ta phải ghi đầy đủ (VD: Số /BNNPTNT,
Số /BQP ); còn đối với các cơ quan sự nghiệp thì ghi theo quy ước của từng khối cơ quan
- Công dụng: phục vụ mục đích tra tìm, trích dẫn VB khi cần thiết, giúp cho quản lý,
thống kê VB trong các cơ quan.
- Vị trí, cách ghi: Số, ký hiệu VB được viết ở góc trên, bên trái, dưới phần TGVB. Đối
với VBHC yếu tố thông tin này bao gồm chữ số, dấu :, phần kê STT văn bản, gạch chéo, tên
loại VB, gạch đơn và tên CQ ban hành VB.
VD: Số 115/BC-BQP
+ Đối với một số cơ quan có yêu cầu quản lý một số VB đặc biệt thì có thể thêm một số
ký hiệu phụ, VD: Số: 17/04/03/HĐN-XD3 (trong đó 04/03 là phần quy ước về tháng/năm của
CQ đó); hoặc Số: 17/03/HĐN-XD3 (phần thêm vào là năm), hoặc thêm ký hiệu cơ quan soạn
thảo VB (VD: Số: 125/CV-BQP-TCCB (lưu ý phần thêm này ở nơi nhận phải được ghi là cơ
quan lưu VB).
+ Có 2 loại không đánh số chung với các loại văn bản khác trong 1 cơ quan, đó là giấy
giới thiệu và giấy công tác (giấy đi đường).
+ Đối với VBQPPL: yếu tố thông tin gồm có: chữ "Số", dấu hai chấm, số thứ tự, dấu
gạch chéo thuận, năm ban hành VB, dấu gạch chéo thuận, tên loại VB, dấy gạch ngang và tên
CQ ban hành VB. Cách ghi này được thực hiện khi Luật Ban hành VBQPPL có hiệu lực
(1997). Sở dĩ người ta ghi thêm năm là để xác định tính hiệu lực của VB. Đối với loại VB này
không thể thêm bất kỳ một yếu tố nào vào phần số, ký hiệu VB vì nó phải tuân thủ theo quy
định của Luật.
VD: Số 110/2004/NĐ-CP

4. Địa danh, ngày tháng VB:
- Địa danh VB: Là tên của đơn vị hành chính mà CQ đóng trụ sở. Mục đích dùng để biết
nơi CQ đóng trụ sở và cấp quản lý của cơ quan đó ở TW hay địa phương. Với các CQTW thì
địa danh là tên tỉnh hoặc Tp thuộc TW; với CQ địa phương thì ghi tên của đơn vị hành chính
cấp mình (VD: cấp tỉnh (Tp) thuộc TƯ, cấp huyện (quận), cấp xã (phường)); thông thường
cấp xã (phường), huyện (quận) phải ghi chính xác mới phân biệt được đối tượng làm VB ở
cấp nào, tránh nhầm lẫn (các phường, quận thuộc Tp thì có thể không tuân theo quy tắc ghi
rõ).
- Ngày tháng VB: là ngày tháng năm vào sổ đăng ký, đóng dấu vào VB. VB phải ghi
ngày tháng năm để xác định thời gian có hiệu lực của VB và trách nhiệm pháp lý của VB, và
nó cũng xác định tính chân thực cho VB; ngoài ra nó còn phục vụ cho việc tra cứu, tìm kiếm
VB (VD: có thời kỳ VB không ghi địa danh, hoặc địa danh thay đổi thì có thể xem xét để
xác định tính chân thực của VB ).
- Vị trí trình bày: Địa danh, ngày tháng năm được ghi ở góc trên, bên phải, dưới phần
quốc hiệu của VB. Giữa địa danh và ngày tháng năm của VB được ngăn cách bằng dấu phẩy;
tên của địa danh được viết hoa theo quy định của chính tả Tiếng Việt; phần ngày tháng VB
không được viết tắt, nếu ngày từ 1-9, tháng là 1, 2 thì phải thêm chữ số không ở đằng trước.
VD: Hà Nội, ngày 15 tháng 01 năm 2005
5. Tên loại và trích yếu nội dung VB:
- Tên loại VB: là tên gọi chính thức của VB, dùng để xác định tính chất và tầm quan
trọng của VB (VD: Báo cáo, Chỉ thị, Thông tư, Hướng dẫn ).
- Trích yếu nội dung: là mệnh đề ngắn gọn tóm tắt nội dung của VB.
- Biết được nội dung khái quát của VB, giúp cho việc đăng ký, quản lý VB được thuận
lợi, tra tìm, trích dẫn VB khi cần thiết.

13

+ Đối với VB có tên gọi: Vị trí của trích yếu và TLVB được trình bày chính giữa, phía
trên, dưới phần số, ký hiệu VB.
VD: QUYẾT ĐỊNH

Nâng lương cho ông Nguyễn Văn X
Lưu ý: trong trường hợp ban hành một VB quản lý (VD: QĐ, CT, TT ) thì không nên
ghi v/v ở phần trích yếu vì nó giảm mức độ của mệnh đề pháp lý; còn đối với VB áp dụng quy
phạm và VBHC thì có thể ghi v/v.
+ Đối với loại VB không có tên gọi, trích yếu nội dung được viết ở phía trên, trang đầu,
bên trái, dưới phần số, ký hiệu và được bắt đầu bằng chữ v/v
VD: Số: 17/CV-XHNV
v/v thi học kỳ I năm học 2004-2005
Lưu ý: bắt đầu trích yếu không viết chữ hoa và kết thúc không dùng dấu chấm câu hoặc
bất kỳ một loại ký tự tương tự nào khác (như chấm phẩy, phẩy, ba chấm ); cũng không đưa
trích yếu vào trong các loại ngoặc sẽ sai chính tả và ngữ pháp tiếng Việt.
6. Chữ ký:
- Về thẩm quyền ký: Bất kỳ VB nào ban hành ra đều phải có chữ ký có thẩm quyền
(gồm thủ trưởng CQ và người được thủ trưởng CQ uỷ quyền). Thủ trưởng CQ là người chịu
trách nhiệm đầu tiên trong việc ký, ban hành VB. Trong trường hợp được thủ trưởng CQ uỷ
quyền thì những người khác cũng có thể có quyền ký VB (gồm các phó thủ trưởng, các
trưởng, phó phòng, ban ).
- Chế độ ký VB: Hiện nay trong các CQNN có 2 chế độ ký VB, tương ứng với 2 chế độ
làm việc:
+ Với CQ làm việc theo chế độ thủ trưởng: Thủ trưởng CQ ký VB (chế độ ký trực tiếp),
VB phải ghi rõ chức vụ người ký. Chế độ uỷ quyền thường xuyên thì đối tượng đầu tiên là các
phó thủ trưởng, khi ký phải ghi thêm chế độ độ ký thay (KT) và ghi chức vụ của người ký
VB. Trường hợp uỷ quyền cho thủ trưởng dưới thủ trưởng CQ một cấp thì trường hợp này
người ký VB theo chế độ thừa lệnh thủ trưởng CQ để ký VB, do đó khi ký phải ghi chế độ ký
thừa lệnh (TL); ngoài ra còn có trường hợp uỷ quyền đột xuất trong những trường hợp đặc
biệt, thủ trưởng CQ có thể uỷ quyền đột xuất cho cán bộ ký VB, trong trường hợp này phải có
VB uỷ quyền đính kèm VB được ký uỷ quyền và chỉ uỷ quyền ký 1 VB về 1 vấn đề cụ thể và
trong 1 thời gian xác định (VD: trường hợp ký hợp đồng mà quyền ký thuộc giám đốc ), chế
độ ký này là ký thừa uỷ quyền (TUQ) và khi ký, người ký không cần ghi chức vụ (vì đã có
VB uỷ quyền kèm theo). Ngoài ra còn có chế độ ký quyền thủ trưởng cơ quan khi 1 người

được giao quyền thủ trưởng.
+ Với CQ làm việc theo chế độ tập thể: người ký VB là người đại diện tập thể. Vì thế,
trong VB phải ghi rõ chế độ ký thay mặt (TM). Theo quy định của pháp luật Việt Nam, trong
các CQ làm việc theo chế độ lãnh đạo tập thể chỉ có người đứng đầu hoặc cấp phó mới được
ký quyền thay mặt tập thể để ban hành VB. Vì vậy sẽ có 2 chế độ ký: ký trực tiếp của người
đứng đầu tập thể và ký thay người đứng đầu của cấp phó.
- Vị trí, cách trình bày: Phần thẩm quyền ký và chữ ký được trình bày ở góc dưới, bên
phải, dưới phần nội dung của VB. Trong đó ghi rõ chế độ ký và chức vụ người ký, sau đó ghi
rõ họ tên người ký VB. Trong thể thức đề ký thì chức vụ được viết bằng chữ in hoa, tên người
ký được viết bằng chữ thường.
VD: THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN A
Nguyễn Văn A
hoặc: THỦ TRƯỞNG
Nguyễn Văn A
Đối với những CQ nghiên cứu KHKT thì thường người ta ghi thêm học hàm, học vị vào
một số VB để tăng giá trị cho VB về tính khoa học, chính xác. Còn đối với các CQQLNN thì
những người ký có học hàm, học vị cũng không được ghi kèm họ tên người ký VB.
7. Con dấu:

14

- VB sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền thì phải được đóng dấu của CQ, không
đóng dấu vào VB ký trái thẩm quyền.
- ý nghĩa con dấu: nó đảm bảo tính chân thực và pháp lý của VB vì con dấu biểu thị cho
tính quyền lực của CQ.
- Vị trí: Dấu được đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về bên trái, không đóng dấu nhoè,
dấu ngược.
8. Nơi nhận:
- Là CQ hoặc cá nhân tiếp nhận VB. Nhìn vào nơi nhận cho ta biết những CQ, cá nhân
nào được nhận VB và trách nhiệm của CQ, cá nhân đó trong giải quyết VB.

- Có 2 cách trình bày:
+ Với VB có tên gọi thì nơi nhận được viết tập trung ở góc dưới, bên trái, dưới phần nội
dung VB; sau chữ "Nơi nhận" có dấu hai chấm và xuống dòng có các gạch đầu dòng để liệt
kê, mỗi gạch đầu dòng viết trong 1 nơi nhận hoặc 1 loại nơi nhận, hết 1 gạch đầu dòng sử
dụng dấu chấm phẩy, kết thúc nơi nhận cuối cùng dùng dấu chấm. Khi liệt kê các nơi nhận
cần sắp xếp theo một trật tự nhất định: CQ cấp trên, CQ quan trọng hơn thì viết trước, CQ cấp
dưới, ít quan trọng thì viết sau; nơi nhận cuối cùng là nơi nhận bản lưu.
+ Đối với VB không có tên gọi, nơi nhận được viết ở 2 vị trí: VT1: trước phần nội dung
VB, bắt đầu bằng chữ "Kính gửi:"; VT2: Tương tự như VB có tên gọi, nhưng trong phần liệt
kê nơi nhận đầu tiên được ghi là "như trên". Ngoài ra, người ta còn có thể chú giải mục đích
của nơi nhận (để BC, để thực hiện).
9. Dấu chỉ độ mật, khẩn: