(Tiểu luận FTU) ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN lực DOANH NGHIỆP (ERP) tại SAIGON CO OP

ĐẠI HỌC NGOẠI THƢƠNG HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
============

TIỂU LUẬN
ĐỀ TÀI:

ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP
(ERP) TẠI SAIGON CO-OP
Giảng viên hƣớng dẫn: Th.s Nguyễn Thị Hồng Vân
Sinh viên thực hiện: Phan Thị Điệp
MSV: 1412230020
Lớp: TMA306.2.1617.1.LT

Hà Nội, 3/2017

1

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


MỤC LỤC
CHƢƠNG 1. GIỚI THIỆU DOANH NGHIỆP, HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN
LÝ TẠI SAIGON CO-OP ................................................................................................. 1
1. Sơ lƣợc về Saigon Co-op ......................................................................................... 1
2. Mô tả về môi trƣờng của hệ thống hiện tại ........................................................... 2
CHƢƠNG 2. ÁP DỤNG MÔ HÌNH ERP CỦA SAIGON CO-OP ............................... 4
1. Khái niệm ERP ........................................................................................................ 4
2. Hệ thống ERP đƣợc áp dụng tại Saigon Co-opMart ........................................... 7
2.1.

Quản lý nhân viên ............................................................................................. 7

2.2.

Quản lý bán hàng .............................................................................................. 8

2.3.

Quản lý khách hàng thân thiết ........................................................................ 8

2.4.

Quản lý hàng hóa .............................................................................................. 8

2.5.

Hệ thống kế tốn tài chính ............................................................................... 9

2.6.

Quản lý thống kê tổng hợp............................................................................. 10

CHƢƠNG 3. GIẢI PHÁP ERP CHO DOANH NGHIỆP VÀ BÀI HỌC KINH
NGHIỆM VỀ ỨNG DỤNG ERP THÀNH CÔNG ....................................................... 11
1. Bài học kinh nghiệm .............................................................................................. 11
2. Giải pháp ................................................................................................................ 11
2.1.

Retail Pro in Lotus ERP – Giải pháp Bán lẻ cho bạn ................................. 11

2.2.

Quản lý Bán hàng và Giá bán hiệu quả ........................................................ 12

2.3.

Retail Pro in Lotus ERP – Quản lý khách hàng hội viên ........................... 12

2.4.

Khuyến mại và bán hàng ............................................................................... 12

TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................................... 14

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


CHƢƠNG 1. GIỚI THIỆU DOANH NGHIỆP, HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ TẠI SAIGON CO-OP
1. Sơ lƣợc về Saigon Co-op
Saigon Co-op hoạt động về lĩnh vực Siêu thị, Xuất nhập khẩu, sản xuất và bất
động sản. Tuy nhiên trong các lĩnh vực trên, kinh doanh siêu thị là một thế mạnh của
Saigon Co-op với thương hiệu là chuỗi Co-opMart. Trong quá trình hoạt động Saigon
Co-op đều phải tuân thủ theo pháp luật Việt Nam, dưới sự giám sát của Sở thương mại
và Liên minh HTX. Sau nhiều năm kinh doanh trong lĩnh vực Siêu thị, Saigon Co-op
nhận thấy rằng sự phát triển của ngành là nhu cầu thiết thực và thiết yếu trong giai
đoạn đất nước ta đang ngày càng phát triển, hội nhập. Hiện nay Saigon Co-op đang
gặp phải sự cạnh tranh gay gắt trên thương trường, ngày càng nhiều đối thủ kinh doanh
cùng lĩnh vực như Big C, Maxi, Metro,VinMart,… và đặc biệt là trong giai sắp tới sẽ
có hàng loạt các tập đoàn Siêu thị lớn như Carefree của Pháp, WallMart của

Mỹ,…đang ồ ạt đổ vào Việt Nam. Điều đó chứng tỏ Saigon Co-op sẽ phải chịu một
sức ép rất lớn trong một sân chơi chung WTO.
Saigon Co-op được mệnh danh là nhà nhà bán lẻ hàng đầu Việt Nam và vinh dự
nằm trong TOP 500 nhà bán lẻ hàng đầu Châu Á Thái Bình Dương, Hiện tại Saigon
Co-op chiếm khoảng 41% thị phần bán lẻ tại Việt Nam. Theo kết quả tổng hợp của
Cơng ty Chứng khốn ACBS, Saigon Co-op hiện có 178 cửa hàng (gồm đại siêu thị
Co-opXtra, siêu thị Co-op Mart và siêu thị mini Co-op Food), đang dẫn đầu về doanh
thu ở lĩnh vực bán lẻ thực phẩm với con số 26.800 tỉ đồng năm 2016. Mức độ tăng
trưởng tăng trưởng doanh thu hàng năm khoảng 20%, Saigon Co-op hiện đang sở hữu
một đội ngũ nhân viên kinh nghiệm, tận tâm, chó chun mơn nghề nghiệp nên có một
tiềm lực rất lớn để phát triển hệ thống Co-opMart ngày càng rộng hơn, bên cạnh đó
Saigon Co-op ln tự hào với danh sách lên đến hàng triệu khách hàng thân thiết và
hơn một trăm khách hàng thành viên.

1

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Thị phần Co-opMart
Khác
3%
Metro
17%
Co-opMart
41%
Big C
21%
Maxi
18%

2. Mô tả về môi trƣờng của hệ thống hiện tại
 Chính sách của Saigon Co-op là:
- Hệ thống Co-opMart-Nơi mua sắm đáng tin cậy-Bạn của mọi nhà.
Hàng hóa phong phú và chất lượng và chất lượng
Giá cả phải chăng
Phục vụ ân cần
Luôn đem lại các giá trị tăng thêm cho khách hàng.
- Saigon Co-op luôn ưu tiên chọn những sản phẩm của nhà sản xuất của nhà sản
xuất chứng chỉ ISO-9000 hoặc một hệ thống quản lý chất lượng tương đương, tối thiểu
là nhà nhà sản xuất có hàng Việt Nam chất lượng cao do người tiêu dùng bình chọn.
- Saigon Co-op là mái nhà thân yêu của toàn thể cán bộ nhân viên. Mọi hoạt
động của Saigon Co-op luôn hướng đến cộng đồng xã hội.
 Saigon Co-op luôn đưa ra mục tiêu ngắn hạn: Tất cả các Co-opMart phải hoàn
thành kế hoạch hàng năm, doanh thu năm sau tăng hơn năm trước, phải ln hồn
thiện mình, ln ln cải tiến kể cả cung cách phục vụ khách hàng để ngày càng mang
lại hiệu quả cao hơn.
 Mục tiêu dài hạn: Saigon Co-op đã đầu tư hàng triệu USD cho hệ thống thông
tin quản lý ERP để tin học hóa nhiều khâu quản lý và điều quan trọng là chuẩn bị tư
thế cạnh tranh với các tập đồn Siêu thị lớn.
 Mơi trường vật lý: Saigon Co-op phân bổ cho mỗi nhân viên hoặc m ột nhóm
nhân viên quản lý một khâu , nếu là mảng tập trung thì quá trình xử lý dữ liệu sẽ
2

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


chuyển trực tiếp lên trung tâm, còn nếu phân tán: dữ liệu sẽ được xử lý ngay tại chỗ (
tại mỗi Co-opmart) sau đó sẽ chuyển lên trung tâm để xử lý tập trung, giai đoạn này
cần có thời gian trễ cho phép.

 Môi trường kỹ thuật : Về hệ thống điện toán, Saigon Co-op đầu tư hàng trăm
ngàn USD về công nghệ và trang thiết bị hiện tại, các hệ thống Server chuyên dùng và
một số Server khác của hãng IBM nổi tiếng, sử dụng các hệ CSDL : Oracal, SQL
Server, DB2,... một số phân hệ quản lý được mua từ các cơng ty bên ngồi và một số
phân hệ do chính nhân viên của Saigon Co-op tự phát triển.

3

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


CHƢƠNG 2. ÁP DỤNG MƠ HÌNH ERP CỦA SAIGON CO-OP

1.

Khái niệm ERP

Từ đầu năm 2006, Saigon Co-op đã đưa vào sử dụng hệ thống điện toán ERP
(kết nối với các nhà cung cấp kiểm soát tồn kho, đặt hàng và bổ sung hàng tự động),
sẵn sàng cung ứng hàng hóa theo đơn đặt hàng trong vòng 24 giờ, bảo đảm chất lượng
sản phẩm đến tay người tiêu dùng. Sài Gòn Coop còn áp dụng tiêu chuẩn ISO HACCP nhằm kiểm soát chất lượng đầu vào và đầu ra của hàng hóa.
1.1.

ERP là gì?

ERP - Hệ quản trị doanh nghiệp tích hợp (Enterprise resources Planning) là bộ
giải pháp công nghệ thông tin có khả năng tích hợp tồn bộ ứng dụng quản lí sản xuất
kinh doanh vào một hệ thống duy nhất, có thể tự động hố các quy trình quản lý.
Mọi hoạt động của doanh nghiệp, từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý dây chuyền sản
xuất và cung ứng vật tư, quản lý tài chính nội bộ đến việc bán hàng, tiếp thị sản phẩm,

trao đổi với các đối tác, với khách hàng đều được thực hiện trên một hệ thống duy
nhất. Chẳng hạn module CRM (quản lý quan hệ khách hàng) hay phần mềm kế toán
trước đây là những phần mềm riêng biệt nay cũng được tích hợp vào hệ thống ERP.
ERP hỗ trợ rất lớn cho các doanh nghiệp kinh doanh sản xuất vì tất cả các hoạt động
của doanh nghiệp sẽ được tự động hóa gần như toàn bộ từ việc mua nguyên vật liệu,
quản lý dây chuyền sản suất, quản lý kho, bán hàng...đặc biệt là những doanh nghiệp
đang quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO.
Trên thế giới, hiện có rất nhiều doanh nghiệp lớn triển khai và sử dụng trọn bộ
giải pháp ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh trên hai lĩnh vực: Sản xuất
chế tạo, kinh doanh dịch vụ. Qua thực tế đã được kiểm nghiệm, ERP được đánh giá
cao trong việc giúp doanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh hiệu quả và là lĩnh vực có
nhiều tiềm năng phát triển và đầu tư. Việc triển khai thành công ERP sẽ tiết kiệm chi
phí, tăng khả năng cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài.
1.2.

Cấu trúc của hệ thống ERP?

Gồm 5 phần chính:
- Quản lý giao dịch khách hàng (CRM - Customer Relationship
Management): cung cấp các tính năng và cơng cụ phục vụ cho tiếp thị, bán hàng, dịch
vụ, hỗ trợ tìm kiếm, thu hút và giữ khách.
4

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


- Kinh doanh thông minh (Business Intelligence): cung cấp thông tin đặc thù
về kinh doanh ở mọi lĩnh vực của công ty - từ tiếp thị và bán hàng, vận hành của hệ
thống mạng đến các chiến lược và kế hoạch về tài chính.
- Quản lý dây chuyền cung cấp (Supply Chain Management): tích hợp hệ

thống cung cấp mở rộng và phát triển một môi trường kinh doanh thương mại điện tử
thực sự. Chương trình cho phép doanh nghiệp cộng tác trực tiếp với khách hàng, nhà
cung cấp ở cả hai phương diện mua và bán, chia sẻ thông tin.
- Thƣơng trƣờng (Marketplace): cung cấp một hạ tầng cộng tác tạo nên môi
trường kinh doanh ảo, giúp mở rộng khả năng hiểu biết về thị trường cũng như sự liên
kết chặt chẽ giữa các quy trình kinh doanh với nhau.
- Nơi làm việc (Workplace): là một cổng ra của công ty cho phép truy xuất
thông tin, ứng dụng, dịch vụ bên trong cũng như ngồi cơng ty bất kỳ lúc nào. Mọi
nhân viên, khách hàng, nhà phân phối, đầu tư, các đối tác mơi giới trung gian... đều có
thể sử dụng cổng vào này với chế độ bảo mật và phân quyền theo chức năng.
1.3.

Những ƣu điểm vƣợt trội của phần mềm ERP so với các phần mềm

thơng thƣờng:
Tính tích hợp là ưu điểm lớn nhất của phần mềm ERP so với các phần mềm
thơng thường khác. Thay vì phải dùng nhiều phần mềm quản lý khác nhau cho các bộ
phận các phịng ban thì nay tất cả các bộ phận, phòng ban sẽ tác nghiệp trên một phần
mềm duy nhất. Xét về chức năng thì một phần mềm ERP có đầy đủ các chức năng của
các phần mềm riêng biệt,
ERP = phần mềm kế toán + phần mềm hỗ trợ bán hàng + phần mềm quản
lý nhân lực….
Không những thế các modules có mối quan hệ chặt chẽ với nhau như các bộ
phận trong cơ thể chúng ta vậy. Và một điểm vượt trội khác của phần mềm ERP so với
các mềm thơng thường là ERP quản lý tồn bộ hoạt động của doanh nghiệp theo quy
trình mà những phần mềm thông thường khác không làm được. Một quy trình hoạt
động của doanh nghiệp bao gồm nhiều bước, mỗi bước thực hiện một chức năng nào
đó, thơng tin đầu vào của bước này là thông tin đầu ra của bước trước và thông tin đầu
ra của bước này cũng là thông tin đầu vào của bước kế tiếp...

5

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Một điều dễ nhận ra là một quy trình hoạt động của doanh nghiệp thường liên
quan đến nhiều phòng ban và phần mềm ERP thực hiện tốt trong việc phối hợp hoạt
động của các phòng ban trong doanh nghiệp trong khi các phần mềm quản lý rời rạc
thường chỉ phục vụ cho một phịng ban cụ thể và khơng có khả năng phối hợp hay hỗ
trợ các phòng ban hay bộ phận khác.
1.4.

Ứng dụng ERP doanh nghiệp đƣợc lợi gì?

Doanh nghiệp được quản lý bằng phần mềm ERP linh hoạt và hiện đại. Mọi
công việc quản lý của nhân viên được hỗ trợ và tối ưu hóa. Tất cả các nhân viên đều
được phần mềm hỗ trợ thông tin cần thiết đúng với vị trí và trách nhiệm mình trong
khi tác nghiệp. Ban lãnh đạo doanh nghiệp sẽ được phần mềm ERP cung cấp các
thơng tin chính xác một cách nhanh chóng và thơng qua đó họ có thể biết được mọi
tình hình của doanh nghiệp thơng qua đó họ có thể đưa ra được những quyết định
chính xác và đúng đắn. Như vậy, mọi nguồn lực của doanh nghiệp được tối ưu hóa các
nhà lãnh đạo sẽ khơng cịn phải chịu cảnh mập mờ thiếu thốn về thông tin, mọi báo
cáo thống kê có thể có được bất cứ lúc nào…. Cũng như trước đây, các doanh nghiệp
đầu tiên trong việc áp dụng phần mềm kế toán đều là các doanh nghiệp thành công.
Rồi đây, ERP cũng sẽ trở nên phổ biến như việc áp dụng phần mềm kế tốn bây giờ,
các doanh nghiệp chậm chân hơn rất có thể sẽ phải trả giá cho sự chậm trễ của mình.
Ngồi việc trang bị các cơng cụ thơng tin thơng dụng như điện thoại và fax, CoopMart đã thiết kế hệ thống trao đổi thông tin cục bộ intranet (Intranet intermediary
emailing system) . Đây là hình thức trao đổi thơng tin thông qua kết nối trung gian,
được quản lý bởi các máy chủ và các máy trạm, nhờ đó việc trao đổi thơng tin trong
nội bộ các phịng ban hiệu quả hơn. Hiện nay Co-opMart đang xúc tiến việc áp dụng

hệ thống trao đổi thông tin giữa các siêu thị trong hệ thống Co-opMart dưới dạng
telex. Đây là một hệ thống thông tin hữu hiệu với nhiều chức năng giúp người sử dụng
tiết kiệm thời gian và trao đổi thông tin nhanh chóng.
Hơn nữa, Co-opMart đã xây dựng được một website cho riêng mình nhằm giúp
cho khách hàng có thể tìm hiểu thơng tin về hệ thống Co-opMart như lịch sử hình
thành Co-opMart, các mặt hàng hiện có cùng với giá cả, giảm giá, khuyến mãi và
thông tin dịch vụ khách hàng. Website cịn có chức năng liên hệ, nhận ý kiến phản hồi
của khách hàng để nắm bắt kịp thời các nhu cầu của khách hàng. Website được cập
6

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


nhật thường xuyên nhằm chắc chắn rằng khách hàng có thể nhận được những thơng tin
nhanh chóng và chính xác nhất.
Vừa qua Microsoft và Saigon Co-op đã ký kết bản thỏa thuận hợp tác doanh
nghiệp về sử dụng phần mềm có bản quyền của Microsoft.
Theo đó, Microsoft sẽ cung cấp và hỗ trợ kỹ thuật cho Saigon Co-op triển khai
chuẩn hố hệ thống cơng nghệ thơng tin với những phần mềm có bản quyền của
Microsoft. Theo thỏa thuận ký kết, Microsoft Việt Nam sẽ hỗ trợ, tư vấn, đào tạo cho
Saigon Co-op trong quá trình triển khai đồng bộ tối ưu hóa hạ tầng cơng nghệ thơng
tin, quản lý vận hành, và trao đổi thơng tin an tồn trên nền công nghệ của Microsoft.
Đồng thời, hai bên cam kết sẽ hợp tác chặt chẽ để triển khai và ứng dụng thành công
CNTT vào các hoạt động kinh doanh của Saigon Co-op.
2.

Hệ thống ERP đƣợc áp dụng tại Saigon Co-opMart

2.1.

Quản lý nhân viên

 Nhân viên làm việc trong siêu thị và được chia ra theo chức năng của từng
người như người quản lý, bán hàng, bảo vệ, nhân viên kiểm tra chất lượng hàng,…
 Người quản lý siêu thị và cũng là người quản trị hệ thống. Người quản lý được
gọi chung cho những người được cấp quyền là"Quản lý", có thể bao gồm giám đốc,
phó giám đốc, kế tốn, nhân viên tin học, …
 Nhân viên bán hàng, đứng ở quầy thu tiền và tính tiền cho khách hàng bằng
cách nhập các mã vạch quản lý trên từng mặt hàng vào hệ thống thông qua một đầu
đọc mã vạch. Trong siêu thị có rất nhiều quầy thu ngân, mỗi quầy được phụ trách bởi
một hay nhiều nhân viên bán hàng. Tại mỗi thời điểm chỉ có một nhân viên phụ trách
một quầy thu ngân. Hệ thống phải lưu lại phiên làm việc của nhân viên để tiện cho
việc quản lý sau này.
 Mỗi nhân viên khi vào làm trong siêu thị sẽ được đăng ký một tên đăng nhập
nhằm để quản lý. Khi đăng nhập vào hệ thống, nhân viên đó sẽ sử dụng tên này để
đăng nhập. Người quản lý chịu trách nhiệm quản lý tên đăng nhập của nhân viên. Tồn
tại duy nhất. Mỗi nhân viên khi sử dụng tên đăng nhập sẽ được đăng ký kèm theo một
mật khẩu đăng nhập. Mỗi nhân viên chỉ được biết duy nhất một mật khẩu của mình.
Mật khẩu có thể rỗng. Tùy theo quyền và chức vụ trong công ty mà nhân viên có
quyền đăng nhập tương ứng.
7

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


2.2.

Quản lý bán hàng

 Hàng ngày, các nhân viên bán hàng phải tiếp nhận một số lượng lớn các yêu

cầu mua hàng của khách hàng. Hệ thống phải cho phép nhân viên bán hàng lập hố
đơn tính tiền cho khách hàng một cách nhanh chóng. Đối với các khách hàng mua lẻ
thì hệ thống khơng cần lưu thơng tin của khách hàng mà chỉ lưu lại hoá đơn để bộ
phận kế toán thống kê. Đối với khách hàng thân thiết thì nhân viên lưu lại thơng tin
của khách hàng và cấp cho khách hàng thẻ khách hàng thân thiết với số điểm thưởng
tương ứng giá trị hoá đơn mua hàng.
 Ngồi việc bán lẻ, siêu thị cịn bán sỉ cho các đơn vị cần mua với số lượng
nhiều. Với các đơn vị này thì hệ thống cần phải lập hố đơn chi tiết cho họ để thanh
toán tiền. Khi nhận được đơn đặt hàng, bộ phận tiếp nhận đơn đặt hàng kiểm tra
khả năng đáp ứng đơn đặt hàng. Nếu đủ khả năng đáp ứng đơn đặt hàng, bộ phận này
sẽ nhập thông tin đơn đặt hàng vào hệ thống và in hóa đơn. Bộ phận giao hàng sẽ
chuyển hàng và hóa đơn tới tận nơi cho khách hàng.
2.3.

Quản lý khách hàng thân thiết

 Khi một khách hàng chưa là khách hàng thân thiết của siêu thị đến mua hàng,
nếu tổng giá trị hàng hoá trong một lần mua từ 50.000đ trở lên thì sau khi tính tiền
khách hàng có thể đăng ký chương trình khách hàng thân thiết của siêu thị với nhân
viên quản lý. Nhân viên quản lý sẽ lưu trữ lại các thông tin của khách hàng và cấp cho
các khách hàng này thẻ khách hàng thân thiết với số điểm thưởng tương ứng giá trị
hóa đơn ở trên.
 Những đợt mua hàng tiếp theo có giá trị hơn 50.000đ, trước khi thanh tốn hóa
đơn, khách hàng cần đưa thẻ khách hàng thân thiết cho nhân viên bán hàng, hệ thống
sẽ tự động tính tốn và cập nhật điểm thưởng của khách hàng.
 Khi khách hàng thân thiết có số điểm trên 30 điểm của siêu thị thì trong các đợt
mua hàng sau đó, họ sẽ được giảm giá 5% trên tổng giá trị hàng họ mua. Tuy nhiên,
cuối năm hệ thống phải tự động xoá khách hàng này ra khỏi danh sách khách hàng
thân thiết của siêu thị.
2.4.

Quản lý hàng hóa

Hàng ngày, căn cứ vào tình hình bán hàng ở siêu thị, bộ phận kiểm kê sẽ thống
kê để biết mặt hàng nào đã hết hay cịn ít trong kho từ đó đưa ra u cầu nhập hàng
mới, hoặc xuất hàng từ kho ra quầy đối với mặt hàng cịn ít.
8

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Mỗi mặt hàng sẽ được đánh một mã vạch, thực hiện theo quy tắc: Bộ mã bán
hàng: là bộ mã mang tính cách pháp lý giữa Siêu Thị (bên bán) và người tiêu dùng
(bên mua). Mỗi một mặt hàng kinh doanh đều có một mã số riêng để phân biệt với
những hàng khác. Một mã bán hàng có độ dài 13 ký tự theo cấu trúc của hệ thống mã
vạch barcode quốc tế đối với những mặt hàng có in sẵn mã vạch của nhà sản xuất. Nếu
một mặt hàng nào khơng có sẵn mã vạch, hay nếu có mã vạch mà mã vạch khơng có
khả năng tin cậy thì mặt hàng đó sẽ được dùng mã nội bộ của Siêu Thị làm mã bán
hàng, và mã này có chiều dài 8 ký tự.
 Nhập hàng hoá
Mặt hàng mới nhập về sẽ được nhân viên quản lý phụ trách tin học lưu trữ các
thông tin của hàng vào hệ thống quản lý. Các thông tin bao gồm: Mã vạch, giá bán,
ngày sản xuất, hạn sử dụng, số lượng, đơn vị tính…
Nguồn hàng được nhập dưới hai hình thức:
- Đơn đặt hàng: Hợp đồng mua bán giữa siêu thị và nhà cung cấp.
- Hợp đồng trao đổi hàng hoá giữa siêu thị với các doanh nghiệp khác.
Hàng nhập về ,thủ kho cần ghi thêm số lượng hàng nhập vào thẻ kho. Mỗi mặt
hàng đều có thẻ kho riêng. Nếu hàng đã có trong kho thì thủ kho sẽ ghi thêm vào thẻ
kho có sẵn, đối với mặt hàng mới thì thủ kho cần tiến hành lập thẻ kho mới.
 Xuất hàng hoá

Nhân viên bán hàng chuyển hàng từ kho ra quầy bán. Quầy bán là nơi trưng bày
nhiều mặt hàng cùng chủng loại để thuận tiện cho khách hàng mua hàng và giúp cho
nhân viên bán hàng dễ kiểm soát hàng hóa, khi hàng hóa hết hạn sử dụng để loại bỏ
hay bổ sung lên quầy khi hết hàng.
2.5.
STT
1

Hệ thống kế tốn tài chính

Một số vấn đề chính
Hình thức kế tốn

Hệ thống ERP
Phù hợp nhiều hơn với hình thức Nhật Ký Chung
và Chứng từ Ghi sổ

2

Hệ thống tài khoản

Cấu trúc tài khoản gồm nhiều phân đoạn để tổng
hợp, phân tích số liệu, không đơn giản chỉ là các
TK do Nhà nước quy định và mở các tiểu khoản
9

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


3 Hạch toán

-

Việc hạch toán được thực hiện tự động.

-

Sử dụng sổ phụ và tài khoản trung gian để

đảm bảo tính liên thơng giữa các phân hệ trong
ERP.
-

Các đơn vị hạch toán phụ thuộc được coi

như hạch toán độc lập bằng việc mở phân đoạn
quản lý các chi nhánh
4

Báo cáo, biểu mẫu

Bên cạnh những báo cáo, biểu mẫu bắt buộc của
Tổng cục Thuế và Bộ Tài chính, các báo cáo, biểu
mẫu nên được xây dựng lại theo hình thức quản lý
mới, khơng nhất thiết phải theo các biểu mẫu của
hình thức hạch tốn thủ cơng trước kia.

2.6.

Quản lý thống kê tổng hợp

 Vào cuối ngày, bộ phận kế toán sẽ thống kê tình hình bán hàng của siêu thị, tính
tốn xem lượng hàng tồn, hàng hết để lên kế hoạch nhập hàng mới hay thanh lý hàng
tồn. Hệ thống phải cho phép bộ phận kế toán thống kê chi tiết về tình hình của siêu thị.
 Vào cuối tháng hoặc khi được ban giám đốc yêu cầu, bộ phận kế tốn sẽ lập báo
cáo thống kê về tình hình bán hàng của siêu thị gửi lên ban giám đốc. Hệ thống phải
cho phép bộ phận kế toán làm báo cáo thống kê về tình hình bán hàng trong tháng
hoặc trong khoảng thời gian cho trước.
 Khi có hàng hết hoặc cần bổ sung hàng mới, siêu thị sẽ nhập hàng từ các nhà
cung cấp. Thông tin về hàng cần nhập phải được lưu lại để bộ phận kế tốn có thể
thống kê tình hình mua bán trong siêu thị. Thơng tin này sẽ được trình lên ban giám
đốc để duyệt xem có được phép nhập hàng hay khơng. Khi nhập hàng mới bộ phận
kho sẽ lập mã vạch, tính tốn số lượng rồi nhập hàng vào hệ thống. Hệ thống phải cho
phép bộ phận kho nhập hàng mới vào hay cập nhật hàng.

10

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


CHƢƠNG 3. GIẢI PHÁP ERP CHO DOANH NGHIỆP VÀ BÀI HỌC KINH
NGHIỆM VỀ ỨNG DỤNG ERP THÀNH CÔNG
1.

Bài học kinh nghiệm

Trong việc triển khai ERP, nhân sự đóng một vai trị rất quan trọng trong sự
thành cơng của dự án. Ở đây, doanh nghiệp nên chia lực lượng ra làm hai nhóm chính:
nhóm nghiệp vụ và nhóm kỹ thuật.
 Nhóm nghiệp vụ bao gồm những người sử dụng là các cán bộ tác nghiệp hàng

ngày, thuộc các phòng ban chức năng như kế tốn-tài chính, kế hoạch, cung ứng vật
tư, bán hàng, bộ phận sản xuất. Nhóm này sẽ tham gia triển khai hệ thống ERP như
những người sử dụng cuối cùng khi vận hành hệ thống. Những công việc chính có thể
chỉ ra các u cầu nghiệp vụ với đơn vị triển khai, kiểm tra tính đúng đắn và thao tác,
vận hành hệ thống.
 Nhóm kỹ thuật bao gồm các cán bộ nhân viên bộ phận phụ trách về cơng nghệ
thơng tin. Nhóm này sẽ tham dự triển khai hệ thống ERP với chức năng hỗ trợ cho
nhóm nghiệp vụ và đơn vị triển khai về kỹ thuật như hệ thống máy chủ, hạ tầng mạng,
cài đặt hệ thống (Sao lưu, dự phịng, phân quyền,...)
- Sự chính xác của số liệu( Data Accuracy): Các dữ liệu nhập vào hệ thống mới
cần đảm bảo độ chính xác.
- Sự quyết tâm của lãnh đạo cấp cao(Top Management Support): Sự quyết liệt
của cấp lãnh đạo cao nhất là nền tảng để đảm bảo thành công của hệ thống.
- Chuyển dổi và cập nhật dữ liệu (Converting and Loading Data): Có kế hoạch về
nguồn lực và thời gian cập nhật dữ liệu để đảm bảo dự án được triển khai đúng tiến độ.
- Chạy thử và đánh giá (Start-Up Using the Pilot Approach): Dùng thử là cách tốt
nhất và hiệu quả nhất để phát hiện các bất cập và đưa ra yêu cầu điều chỉnh, sửa đổi và
hoàn thiện.
- Người quản trị hệ thống (System Administrator): Người quản trị hệ thống cần
có khả năng và trình độ phù hợp để vận hành, bảo trì và nâng cấp sau này.

2.

Giải pháp

2.1.

Retail Pro in Lotus ERP – Giải pháp Bán lẻ cho bạn

11

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


- Thấu hiểu doanh nghiệp – chức năng kinh doanh thông minh cho phép các nhà
bán lẻ sử dụng dữ liệu chuyển đổi thành các thơng tin có giá trị và chia sẻ chúng trong
môi trường tiêu chuẩn Microsoft như Office và Outlook.
- Đưa ra các quyết định lựa chọn hàng hóa tốt hơn – khả năng bổ sung, lựa chọn
hàng sẽ hỗ trợ các nhà quản lý bán lẻ trong việc quản lý điều hành từ Văn phịng chính
(HQ) xuống Cửa hàng (Store) một cách hiệu quả.
- Phù hợp với doanh nghiệp – kiểm sốt và duy trì thơng tin cơ bản xuống tồn
bộ cửa hàng, bao gồm thơng tin mặt hàng, khách hàng và quản lý nhà cung cấp, cũng
như các đơn đặt hàng và các chương trình khách hàng thân thiết.
- Kiến trúc giải pháp bán lẻ đồng nhất – chức năng bán lẻ điển hình có sẵn tại cấp
cửa hàng, HQ hoặc cả hai. Thông tin được thu thập từ các cửa hàng được truyền tải và
tổng hợp về HQ trước khi cập nhật vào Sổ cái. Thơng tin và các chương trình tạo từ
HQ được đẩy xuống các cửa hàng để cập nhật và thực thi.
2.2.

Quản lý Bán hàng và Giá bán hiệu quả

Retail Pro in Lotus ERP cung cấp nhiều công cụ để quản lý bán hàng và giá
bán một cách hiệu quả. Cơ cấu tính giá bán của Retail Pro in Lotus ERP được xây
dựng dựa trên cấu trúc giá bán của Microsoft Dynamics NAV. Các mặt hàng có thể có
nhiều loại giá bán có hiệu lực trong các ngày hoặc chu kỳ khác nhau, hoặc với các loại
thanh toán khác nhau. Các cửa hàng, khách hàng khác nhau cũng có thể được áp dụng
các mức giá khác nhau.
2.3.

Retail Pro in Lotus ERP – Quản lý khách hàng hội viên

Hệ thống quản lý Khách hàng hội viên bao gồm các chức năng quản lý điểm
thưởng, Chương trình khuyến mại và Phiếu mua hàng. Hệ thống được thiết kế cho
công ty dễ dàng thu thập các thơng tin hữu ích về khách hàng, dữ liệu bán hàng cũng
như lịch sử mua hàng theo các cơ chế khác nhau. Nếu khách hàng tham gia vào câu lạc
bộ hội viên, các nhà bán lẻ sẽ thu thập được các thông tin dữ liệu quan trọng về hành
vi mua sắm và các mối quan tâm của khách hàng để chăm sóc khách hàng một cách
hiệu quả nhất.
2.4.

Khuyến mại và bán hàng

Retail Pro in Lotus ERP cung cấp các công cụ chiết khấu và khuyến mại cao
cấp. Chương trình khuyến mại được thay đổi theo giá tạm thời và các chương trình
giảm giá được giảm theo tỷ lệ phần trăm. Các mức giảm giá có thể được định nghĩa theo:
12

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


- Các nhóm cửa hàng hoặc một cửa hàng xác định
- Ngày giờ và chu kỳ
- Khách hàng và/hoặc theo chương trình tích lũy điểm/ hoặc thuộc tính điểm
- Kích hoạt phiếu mua hàng Hệ thống sẽ tính giá bán cho một khách hàng cụ thể
và giá bán lẻ rồi so sánh để luôn đưa ra giá tốt nhất cho khách hàng.
Khuyến mại, Chiết khấu và Chƣơng trình điểm thƣởng để quản lý hội viên
Có nhiều cách để quản lý chương trình khuyến mại trong Retail Pro in Lotus
ERP. Cho dù là việc tập trung vào những mặt hàng bán chạy với số lượng lớn hay tạo
nhóm các khách hàng hội viên trong một thời gian dài thì hệ thống đều có cơng cụ hỗ
trợ. Việc theo dõi giá bán, chương trình khuyến mại và chiết khấu theo nhiều cách

khác nhau là một lợi ích được cung cấp từ hệ thống. Một số đặc điểm trong chương
trình Khuyến mại và Quản lý hội viên như:
- Chức năng khuyến mại
- Các loại chiết khấu như: Chiết khấu theo giá trị, theo dịng và theo tổng giá trị
- Chương trình Câu lạc bộ hội viên tạo ra nhiều cách tính Điểm thưởng khác
nhau bằng việc sử dụng phiếu mua hàng, nâng và hạ hạng hội viên, điểm có thể được
mua, chuyển và nhân đơi hoặc liên kết với các chương trình khuyến mại và quà tặng
khác.
Hoa hồng bán hàng để thúc đẩy tăng doanh số
Tiền thưởng doanh số cho nhân viên có thể rất quan trọng trong bán hàng. Với
công cụ Hoa hồng bán hàng của Retail Pro in Lotus ERP bạn có thể kiểm sốt loại bán
hàng để tính thưởng, đặt chỉ tiêu và quyết định ai sẽ được thưởng doanh số bán hàng.
Các nhân viên với nhiều vai trò vị trí khác nhau, một hoặc nhiều đều có thể nhận được
tiền thưởng doanh số dựa trên giao dịch hoặc chỉ tiêu doanh số. Nếu một nhân viên
bán hàng bán được một mặt hàng hoặc nhiều mặt hàng, họ có thể được các mức
thưởng dựa trên giao dịch bán hàng. Chỉ tiêu doanh số thường dựa vào việc hoàn thành
mục tiêu doanh số nhất định trong một chu kỳ nhất định.

13

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


TÀI LIỆU THAM KHẢO
1.

Đại học Ngoại thương Hà Nội, PGS.TS Nguyễn Văn Hồng, TS. Nguyễn

Văn Hoan, Giáo trình Thương mại điện tử căn bản, trang 294-317
2.

Phạm Thị Thanh Hồng (2010), Hệ thống thông tin quản lý, Nhà xuất bản

Giáo dục, Việt Nam
3.

Phạm Thị Hồng Hà, Luận văn thạc sỹ Nghiên cứu về việc ứng dụng hệ

thống Quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP tại các doanh nghiệp tại Việt Nam (
2012).

14

LUAN VAN CHAT LUONG download : add