Giáo trình công tác văn thư lưu trữ trong tổ chức đảng

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH KON TUM
TRƢỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG KON TUM

GIÁO TRÌNH
MƠN HỌC: CƠNG TÁC VĂN THƢ LƢU TRỮ
TRONG TỔ CHỨC ĐẢNG
NGÀNH, NGHỀ: QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG
TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số

/QĐ-CĐCĐ ngày / / 20...

của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum)

Kon Tum, năm 2022


i
MỤC LỤC
Trang
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN ................................................................................ iv
LỜI GIỚI THIỆU ............................................................................................... v
CHƢƠNG 1: NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƢ TRONG CÁC CƠ
QUAN ĐẢNG VÀ CÁC ĐỒN THỂ CHÍNH TRỊ XÃ HỘI ......................... 8
1. Khái niệm, yêu cầu, vị trí, tác dụng của công tác văn thƣ .......................... 8
1.1. Khái niệm ............................................................................................... 8
1.2. Yêu cầu................................................................................................... 9
1.3. Vị trí ..................................................................................................... 10
1.4. Tác dụng ............................................................................................... 11
2. Nội dung công tác văn thƣ ............................................................................ 12
2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản ............................................................ 12

2.2. Quản lý văn bản ................................................................................... 14
2.3. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ
chức ............................................................................................................. 14
3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thƣ ................................ 15
3.1. Khái niệm ............................................................................................. 15
3.2. Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư ........... 15
3.3. Các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư của
Đảng ............................................................................................................ 15
4. Yêu cầu đối với cán bộ làm công tác văn thƣ cơ quan .............................. 16
4.1. Phẩm chất đạo đức ............................................................................... 16
4.2. Chuyên môn nghiệp vụ ........................................................................ 16
4.3. Những yêu cầu khác về đạo đức công vụ ............................................ 17
5. Quản lý nhà nƣớc về công tác văn thƣ ........................................................ 20
5.1. Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư ................................. 20
5.2. Trách nhiệm quản lý nhà nước về công tác văn thư ............................ 20
6. Trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thƣ trong cơ quan, tổ chức
............................................................................................................................. 22
6.1. Trách nhiệm của lãnh đạo (thủ trưởng) cơ quan, tổ chức .................... 22
6.2. Trách nhiệm của chánh văn phịng (hoặc trưởng phịng hành chính) . 23
6.3. Trách nhiệm của cán bộ, công chức trong cơ quan, tổ chức ............... 24
6.4. Trách nhiệm của cán bộ văn thư chuyên trách .................................... 24
CHƢƠNG 2: VĂN BẢN CỦA ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM VÀ CÁC
TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ - XÃ HỘI ................................................................. 27
1. Hệ thống Văn bản của Đảng Cộng sản Việt Nam và các tổ chức chính trị
- xã hội. ............................................................................................................... 27
1.1. Cương lĩnh chính trị ............................................................................. 27
1.2. Điều lệ .................................................................................................. 28
1.3. Chiến lược ............................................................................................ 28
1.4. Nghị quyết ............................................................................................ 28
1.5. Quyết định ............................................................................................ 28

1.6. Chỉ thị ................................................................................................... 28


ii
1.7. Kết luận ................................................................................................ 28
1.8. Quy chế ................................................................................................ 28
1.9. Quy định ............................................................................................... 29
1.10. Thông tri ............................................................................................. 29
1.11. Hướng dẫn .......................................................................................... 29
1.12. Thông báo........................................................................................... 29
1.13. Thông cáo ........................................................................................... 29
1.14. Tuyên bố............................................................................................. 29
1.15. Lời kêu gọi ......................................................................................... 29
1.16. Báo cáo ............................................................................................... 29
1.17. Kế hoạch............................................................................................. 29
1.18. Quy hoạch .......................................................................................... 30
1.19. Chương trình ...................................................................................... 30
1.20. Phương án .......................................................................................... 30
1.21. Đề án .................................................................................................. 30
1.22. Tờ trình ............................................................................................... 30
1.23. Cơng văn ............................................................................................ 30
1.24. Biên bản ............................................................................................. 30
1.25. Các loại giấy tờ khác .......................................................................... 31
2. Thẩm quyền ban hành văn bản của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội
............................................................................................................................. 31
2.1. Thẩm quyền ban hành văn bản của Đảng Cộng sản Việt Nam ........... 31
2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh .......... 35
2.3. Thẩm quyền ban hành văn bản của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam
(MTTQ) ....................................................................................................... 38
2.4. Thẩm quyền ban hành văn bản của Cơng đồn ................................... 40

2.7. Thẩm quyền ban hành văn bản của Hội Cựu chiến binh Việt Nam .... 45
3. Thể thức văn bản của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội ................... 47
3.1. Thể thức văn bản của Đảng.................................................................. 47
3.2. Thể thức văn bản của Đồn TNCS Hồ Chí Minh ................................ 48
3.3. Thể thức văn bản của bản của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam ................ 49
3.4. Thể thức văn bản của Cơng đồn ......................................................... 50
3.5. Thể thức văn bản của Hội liên hiệp phụ nữ Việt Nam ........................ 51
3.6. Thể thức văn bản của Hội Nông dân Việt Nam ................................... 51
CHƢƠNG 3: TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẢNG
TRONG HỆ THỐNG CƠ QUAN ĐẢNG VÀ TỔ CHỨC ............................ 53
CHÍNH TRỊ - XÃ HỘI ..................................................................................... 53
1. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến ................................................ 54
1.1. Khái niệm ............................................................................................. 54
1.2. Nội dung ............................................................................................... 54
2. Tổ chức quản lý văn bản đi .......................................................................... 62
2.1. Khái niệm ............................................................................................. 62
2.2. Yêu cầu................................................................................................. 62
2.3. Nội dung của việc tổ chức, quản lý văn bản đi .................................... 63
3. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu ........................................................... 68


iii
3.1. Quản lý và sử dụng con dấu ................................................................. 68
3.2. Đóng dấu .............................................................................................. 68
CHƢƠNG 4: LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƢU TRỮ CƠ QUAN 71
1. Khái niệm, vị trí, tác dụng của việc lập hồ sơ............................................. 71
1.1. Khái niệm ............................................................................................. 71
1.2. Vị trí ..................................................................................................... 72
1.3. Tác dụng ............................................................................................... 72
2. Nhiệm vụ lập hồ sơ ........................................................................................ 73

2.1. Lãnh đạo cơ quan, tổ chức đảng .......................................................... 73
2.2. Chánh văn phịng, trưởng phịng hành chính, người được giao trách
nhiệm ........................................................................................................... 73
2.3. Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức đảng ............................ 73
2.4. Cán bộ, chuyên viên, nhân viên trong cơ quan, tổ chức đảng ............. 74
2.5. Lãnh đạo cấp uỷ, các đoàn thể trong cơ quan, tổ chức đảng ............... 74
2.6. Văn thư cơ quan (phòng, bộ phận hoặc người được giao làm văn thư), có
trách nhiệm .................................................................................................. 74
2.7. Lưu trữ hiện hành ................................................................................. 74
3. Yêu cầu lập hồ sơ........................................................................................... 75
4. Nội dung của việc lập hồ sơ .......................................................................... 77
4.1. Lập danh mục hồ sơ ............................................................................. 77
4.2. Lập hồ sơ .............................................................................................. 81
5. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan............................................... 90
5.1. Nhiệm vụ giao nộp hồ sơ. .................................................................... 90
5.2. Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu.......................................................... 91
5.3. Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu ............................................................ 91
TÀI LIỆU THAM KHẢO


iv
TUN BỐ BẢN QUYỀN
Giáo trình “Cơng tác văn thư lưu trữ trong tổ chức đảng” được biên soạn
dựa trên Chương trình đào tạo ngành, nghề Quản trị văn phịng, trình độ Cao
đẳng. Mục đích của giáo trình để làm tài liệu giảng dạy chính thức cho giảng
viên và làm tài liệu học tập chính thức cho sinh viên của nhà trường (Lưu hành
nội bộ).
Giáo trình “Cơng tác văn thư lưu trữ trong tổ chức đảng” nhóm biên soạn
có tham khảo các tài liệu liên quan như: Giáo trình Cơng tác văn thư trong cơ
quan Đảng và các Tổ chức chính trị- xã hội của tác giả Nguyễn Lệ Nhung; hệ

thống văn bản, thẩm quyền ban hành, thể thức văn bản và việc quản lý, giải
quyết văn bản trong các cơ quan Đảng và các Tổ chức chính trị - xã hội. Ngoài
ra giảng viên tham khảo nhiều nguồn tài liệu khác để hồn thiện giáo trình này
nên các nguồn thơng tin có thể được phép dùng ngun bản hoặc trích dùng cho
các mục đích về đào tạo và tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh
doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.


v
LỜI GIỚI THIỆU
Giáo trình Cơng tác văn thư lưu trữ trong tổ chức Đảng được nhóm tác
giả nghiên cứu và tham khảo từ nhiều nguồn tài liệu khác nhau. Giáo trình
Cơng tác văn thư lưu trữ trong tổ chức Đảng là tài liệu được biên soạn để phục
vụ cho việc giảng dạy, học tập của nhà giáo, người học trình độ cao đẳng
ngành, nghề Quản trị văn phịng.
Giáo trình được biên soạn theo chương trình mơn học Cơng tác văn thư
lưu trữ trong tổ chức Đảng thuộc khối các môn học chun mơn trong chương
trình đào tạo ngành, nghề Quản trị văn phịng trình độ cao đẳng đã được nhà
trường phê duyệt. Giáo trình gồm 4 chương:
Chương 1: Nghiệp vụ công tác văn thư trong các cơ quan Đảng và các
đồn thể chính trị xã hội
Chương 2: Văn bản của Đảng Cộng sản Việt Nam và các tổ chức chính
trị - xã hội.
Chương 3: Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong hệ thống cơ quan
đảng và tổ chức chính trị - xã hội
Chương 4: Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Để hoàn thành được giáo trình Cơng tác văn thư lưu trữ trong tổ chức
đảng, nhóm tác giả xin gửi lời cảm ơn đến chủ biên của các tài liệu tham khảo.
Mặc dù đã rất cố gắng, nhưng chắc chắn giáo trình này không tránh khỏi

những hạn chế. Rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của q Thầy, Cơ và
các bạn sinh viên trong trường để giáo trình ngày càng được hoàn thiện hơn.
Kon Tum, ngày 02 tháng 6 năm 2022
Chủ biên: ThS Dƣơng Văn Anh Dũng
Thành viên: ThS Nguyễn Thị Anh Hiếu


6

GIÁO TRÌNH MƠN HỌC
TÊN MƠN HỌC: CƠNG TÁC VĂN THƢ LƢU TRỮ TRONG TỔ
CHỨC ĐẢNG
THÔNG TIN CHUNG VỀ MÔN HỌC
Mã mơn học: 61033070
Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trị của mơn học
- Vị trí: Bố trí dạy sau các các môn học chuyên môn ngành, nghề Quản trị
văn phịng
- Tính chất: : Là mơn học bắt buộc quan trọng của ngành, nghề Quản trị
văn phòng
- Ý nghĩa và vai trị của mơn học: Có ý nghĩa và vai trò quan trọng trong
việc cung cấp một phần kiến thức, kỹ năng ngành, nghề Quản trị văn phòng.
Mục tiêu của mơn học:
1. Về kiến thức:
- Trình bày được những vấn đề chung về công tác văn thư lưu trữ trong tổ
chức đảng, những quy định về quản lý và sử dụng con dấu đảng.
- Phân tích được quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi, đến, phân
loại, lập danh mục hồ sơ điện tử; các bước phân loại tài liệu đối với Phông lưu
trữ của Đảng Cộng sản Việt Nam; các nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn
xác định giá trị tài liệu; thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ; thống kê tài liệu lưu
trữ; kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ.

2. Về kỹ năng:
- Thực hành được kỹ năng soạn thảo văn bản, chuyển giao và quản lý văn
bản đi, văn bản đến; kỹ năng lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
quản lý văn bản đi, văn bản đến; kỹ năng sử dụng và bảo quản con dấu cơ quan,
thiết bị phục vụ cho công tác văn thư.


7
- Phân loại được tài liệu; xác định đúng giá trị tài liệu; xây dựng được bộ
công cụ để đánh giá giá trị tài liệu; thực hành được kỹ năng thu thập, bổ sung
tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử.
3. Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:
- Hình thành thái độ đúng mực với nghề nghiệp, hiểu về nghề nghiệp và
công việc của bản thân trong tương lai: Nghiêm túc, cẩn thận, tỉ mỉ trong tổ
chức, giải quyết và quản lý văn bản, trong lập hồ sơ, có thái độ tích cực, trách
nhiệm cao trong thu thập, bổ sung tài liệu, thống kê tài liệu, nộp hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ cơ quan cũng như trong môi trường mạng.
- Tuân thủ qui định của Đảng và nội qui, qui chế của cơ quan có liên quan
đến công tác văn thư, lưu trữ.
NỘI DUNG CỦA MÔN HỌC


8
CHƢƠNG 1: NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƢ TRONG CÁC CƠ
QUAN ĐẢNG VÀ CÁC ĐỒN THỂ CHÍNH TRỊ XÃ HỘI
Mã chƣơng: 61033070-01
ThS Nguyễn Thị Anh Hiếu
GIỚI THIỆU
Công tác văn thư là một nhiệm vụ quan trọng không thể thiếu được đối
với một cơ quan, tổ chức. Vì vậy, các cơ quan, tổ chức cần quan tâm làm tốt

công tác văn thư để góp phần đẩy mạnh hoạt động của cơ quan, giữ gìn bí mật
của Đảng và Nhà nước...
MỤC TIÊU
Sau khi học xong chương này, người học có khả năng:
- Phân tích được khái niệm, vị trí và tác dụng công tác văn thư; xác định
được nội dung công tác văn thư trong cơ quan đảng, yêu cầu đối với cán bộ làm
cơng tác văn thư; phân tích được nội dung ứng dụng công nghệ thông tin vào
công tác văn thư
- Thực hiện được các thao tác nghiệp vụ cơ bản của cơng tác văn thư.
- Hình thành tốt vai trị của người làm cơng tác văn thư tại cơ quan, doanh
nghiệp; u thích mơn học để từ đó có trách nhiệm với việc học tập của bản thân
và với nghề nghiệp trong tương lai; thực hiện nghiêm túc nguyên tắc đạo đức
nghề nghiệp, sẵn sàng đảm nhận mọi công việc được giao.
NỘI DUNG
1. Khái niệm, yêu cầu, vị trí, tác dụng của công tác văn thƣ
1.1. Khái niệm
Văn thư là từ gốc Hán, dùng để chỉ các loại văn bản, giấy tờ. “Văn” có
nghĩa là văn tự, “thư” có nghĩa là thư tịch. Theo quan niệm của các triều đại
phong kiến trước đây thì làm cơng tác văn thư tức là làm những cơng việc có
liên quan đến văn tự, thư tịch.


9
Ngày nay, khái niệm văn thư khơng cịn xa lạ trong các cơ quan, tổ chức
bởi tất cả các cơ quan đều sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếp
chính thức với nhau. Làm các cơng việc như soạn thảo văn bản, quản lý văn
bản… tức là làm công tác văn thư. Văn bản đã và đang được các cơ quan Đảng,
Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế,… dùng để ghi chép
và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công
tác. Những khâu công việc khác nhau như soạn thảo, duyệt ký ban hành văn

bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, lập hồ sơ,… được gọi chung là
công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, nhân
viên trong các cơ quan, tổ chức đảng, các tổ chức chính trị-xã hội. Có thể định
nghĩa công tác văn thư như sau:
Theo Thông tư số 04/2013/TT-BNV của Bộ nội vụ ngày 16/4/2013 về
Hướng dẫn xây dựng Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ
chức: Công tác văn thư bao gồm tồn bộ các cơng việc về soạn thảo, ban hành
văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư.
Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá
trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt
động của các cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) (1).
Từ khái niệm trên ta có thể thấy rằng cơng tác văn thư có mặt ở hầu hết
các cơ quan, tổ chức đảng, các tổ chức chính trị-xã hội. Hoạt động này trở thành
hoạt động thường xuyên ở cơ quan, góp phần không nhỏ trong việc nâng cao
chất lượng lãnh đạo, chỉ đạo và hiệu quả hoạt động của cấp ủy, của các cơ quan
Đảng, các tổ chức chính trị-xã hội từ trung ương tới địa phương.
1.2. Yêu cầu
Trong quá trình thực hiện nội dung của công tác văn thư ở cơ quan phải
đảm bảo các yêu cầu dưới dây:
1.2.1. Nhanh chóng là yêu cầu đối với hiệu suất công tác văn thư. Q
trình giải quyết cơng việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn


10
bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Khi thực hiện yêu cầu này phải xem
xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn của văn bản để xây dựng và ban hành văn
bản nhanh chóng, chuyển văn bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu trách
nhiệm giải quyết, khơng để sót việc, chậm việc và phải quy định rõ thời hạn giải
quyết và đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản.

1.2.2. Chính xác
- Về nội dung: nội dung văn bản phải chính xác theo yêu cầu giải quyết
công việc và không trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các
quy định của Đảng, dẫn chứng phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ
phải rõ ràng. Văn bản ban hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền
ban hành, đầy đủ các thành phần thể thức do Nhà nước, Đảng và các tổ chức
chính trị - xã hội quy định.
- Về nghiệp vụ văn thư: thực hiện đúng chế độ công tác văn thư và các
khâu nghiệp vụ cụ thể như đánh máy văn bản, đăng ký và chuyển giao văn bản...
1.2.3. Bí mật là yêu cầu quản lý đối với công tác văn thư, là biểu hiện tập
trung mang tính chính trị của cơng tác văn thư. Trong nội dung văn bản đến, văn
bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan Đảng, nhà
nước. Để bảo đảm yêu cầu này cần thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo của
Đảng, Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước, như việc sử dụng mạng máy tính,
bố trí phịng làm việc, lựa chọn cán bộ văn thư đúng tiêu chuẩn,...
1.2.4. Hiện đại: Việc thực hiện nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn
liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phịng hiện đại. Hiện đại
hóa công tác văn thư là một trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất
lượng công tác và ngày càng trở thành nhu cầu cấp bách của mỗi cơ quan. Tuy
nhiên, q trình hiện đại hóa cơng tác văn thư phải được tiến hành từng bước, phù
hợp với tổ chức, trình độ cán bộ và điều kiện của cơ quan. Nói đến hiện đại hóa cơng
tác văn thư là nói đến việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong công tác văn thư và
sử dụng trang thiết bị văn phịng.
1.3. Vị trí


11
Công tác văn thư không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơ
quan, tổ chức. Các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức
xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang dù lớn hay

nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản,
tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên,
trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra
trong hoạt động hàng ngày. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động
của các cơ quan, đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị
- xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị - xã hội tổ chức
điều hành bộ máy, có chức năng thơng tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì
cơng tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong cơng tác văn
phịng.
1.4. Tác dụng
- Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thơng tin, góp phần
nâng cao năng suất, chất lượng cơng tác của cơ quan, tổ chức và phịng chống tệ
quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của cơ quan, từ việc đề ra các chủ trương,
chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác cho đến phản ánh tình
hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc
triển khai, giải quyết công việc... đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên
quan. Thơng tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan
càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều
nguồn khác nhau, trong đó nguồn thơng tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là
thơng tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến
thơng tin mang tính pháp lý.
Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ
phận, do đó kết quả của công tác văn thư không chỉ ảnh hưởng đến một cơ quan mà
cịn có thể ảnh hưởng đến các cơ quan khác. Vì vậy làm tốt cơng tác văn thư sẽ
giúp lãnh đạo cơ quan chỉ đạo cơng việc chính xác, hiệu quả, khơng để chậm việc,
sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính.


12
- Làm tốt cơng tác văn thư góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước

và cơ quan. Mọi chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương
tuyệt mật đều được phản ánh trong văn bản. Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà
nước và cơ quan là rất quan trọng; tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản
chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần
giữ gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan.
- Làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt
động của cơ quan. Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của cơ quan cũng như
hoạt động của các cá nhân giữ trọng trách trong cơ quan. Nếu trong quy trình
hoạt động của cơ quan, tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản
ảnh trung thực hướng dẫn của cơ quan thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng
pháp lý phản ảnh trung thực hoạt động của cơ quan.
- Làm tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.
Tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan là nguồn bổ sung thường xuyên,
chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy. Vì vậy, nếu làm tốt công tác
văn thư; mọi công việc của cơ quan đều được văn bản hoá; giải quyết xong công
việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định
sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như
phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai
thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau.
2. Nội dung công tác văn thƣ
2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
2.1.1. Văn bản và thể thức văn bản
- Văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức bao gồm
văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành.
- Thể thức văn bản gồm các thành phần cần phải có và cách thức trình bày
các thành phần đó phù hợp với thể loại, thẩm quyền ban hành văn bản do cơ
quan có thẩm quyền quy định.


13

+ Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính của Nhà nước
do Bộ trưởng Bộ Nội vụ và Bộ trưởng - Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ quy định.
+ Thể thức văn bản chuyên ngành do bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan quản lý
ngành quy định sau khi thảo luận, thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
+ Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng thực hiện theo Hướng
dẫn số 36-HD/VPTW, ngày 03/4/2018 của Văn phòng Trung ương Đảng.
+ Thể thức văn bản của các tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu
của tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương quy định. Thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản của tổ chức cơng đồn thực hiện theo Hướng dẫn số 1156/HDTLĐ, ngày 23/6/2005 của Tổng liên đoàn lao động Việt Nam; thể thức văn bản
của tổ chức Đoàn thanh niên thực hiện theo Hướng dẫn số 29-HD/TWĐTN-VP
ngày 29/10/2013 của Văn phịng trung ương Đồn.
+ Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính đối với cơ quan, tổ
chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước được thực hiện theo Nghị định số
30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ.
2.1.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
- Soạn thảo văn bản
+ Xác định mục đích, giới hạn của văn bản,
+ Đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản;
+ Chọn thể loại văn bản;
+ Thu thập và xử lý thơng tin có liên quan;
+ Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo;
- Duyệt bản thảo, chỉnh sửa bản thảo;
- Đánh máy, nhân bản văn bản;
- Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành;
- Ký văn bản.


14
- Ban hành văn bản.
2.2. Quản lý văn bản

2.2.1. Quản lý văn bản đến
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
- Trình, chuyển giao văn bản đến;
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
2.2.2. Quản lý văn bản đi
- Kiểm tra thể thức, thể loại, thẩm quyền banh hành văn bản và kỹ thuật
trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản;
- Đóng dấu cơ quan; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có);
- Đăng ký văn bản đi;
- Làm thủ tục phát hành và theo dõi việc phát hành văn bản đi;
- Lưu văn bản đi.
2.3. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ
chức
2.3.1. Lập hồ sơ hiện hành
- Xác định trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ, công chức trong cơ quan, tổ
chức đối với việc lập hồ sơ hiện hành.
- Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành gồm:
+ Mở hồ sơ;
+ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc vào hồ sơ;
+ Phân định đơn vị bảo quản;
+ Sắp xếp văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản;
+ Biên mục hồ sơ.


15
2.3.2. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức
- Xác định trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức
trong việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức;
- Xác định thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ

quan, tổ chức;
- Thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan,
tổ chức.
3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thƣ
3.1. Khái niệm
Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư là việc áp dụng công
nghệ tin học vào việc soạn thảo văn bản, xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ yêu
cầu quản lý văn bản đi, đến và tra tìm thơng tin trong văn bản, tài liệu được
nhanh chóng, chính xác; nâng cao năng suất, hiệu quả công tác trong cơ quan, tổ
chức và tạo môi trường trao đổi thông tin thuận lợi giữa các cơ quan thông qua
mạng thông tin nội bộ và mạng thông tin quốc gia (2).
3.2. Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư
- Ứng dụng công nghệ thông tin để soạn thảo, in ấn, nhân sao văn bản;
- Ứng dụng công nghệ thơng tin để xử lý, quản lý, tra tìm văn bản đi, đến,
văn bản nội bộ;
- Ứng dụng công nghệ thơng tin để quản lý, xử lý, tra tìm đơn thư khiếu tố;
- Ứng dụng công nghệ thông tin để chuyển giao văn bản.
3.3. Các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư
của Đảng
- Gửi nhận văn bản;
- Thư tín điện tử;
- Quản lý văn bản đi;


16
- Quản lý văn bản đến;
- Quản lý đơn thư khiếu tố...
4. Yêu cầu đối với cán bộ làm công tác văn thƣ cơ quan
Tính chất, nội dung cơng việc và quan hệ tiếp xúc hàng ngày đòi hỏi cán
bộ được bố trí làm cán bộ văn thư phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch

công chức văn thư theo quy định của pháp luật. Trong thực tế, người cán bộ văn
thư cơ quan phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau:
4.1. Phẩm chất đạo đức
Người cán bộ văn thư hàng ngày tiếp xúc với văn bản, có thể nắm được
những hoạt động quan trọng của cơ quan, trong đó có cả những vấn đề có tính
chất cơ mật. Vì vậy, địi hỏi đầu tiên với người cán bộ văn thư là yêu cầu về
phẩm chất chính trị, cụ thể là:
- Người cán bộ văn thư phải có lòng trung thành. Lòng trung thành ấy
phải được thể hiện bằng sự trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, trung thành
với cơ quan.
- Người cán bộ văn thư phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối, chính sách
của Đảng và Nhà nước, giữ vững lập trường của giai cấp vơ sản trong bất cứ
tình huống nào.
- Người cán bộ văn thư phải ln có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp
luật của Nhà nước, coi việc chấp hành pháp luật là nghĩa vụ của mình.
- Người cán bộ văn thư phải luôn rèn luyện bản thân, coi việc học tập
chính trị, nâng cao trình độ hiểu biết về Đảng, về Nhà nước, về giai cấp vô sản
là nhiệm vụ thường xuyên (1, 2).
4.2. Chuyên môn nghiệp vụ
Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ văn thư phải được thể hiện
trên hai mặt là lý luận nghiệp vụ và kỹ năng thực hành.
Về lý luận nghiệp vụ: Người cán bộ văn thư phải nắm vững lý luận


17
nghiệp vụ về cơng tác văn thư, trong đó phải hiểu nội dung nghiệp vụ, cơ sở
khoa học và điều kiện thực tiễn để thực hiện nghiệp vụ đó. Bên cạnh sự hiểu biết
về chun mơn nghiệp vụ phải có sự hiểu biết về một số nghiệp vụ cơ bản khác
có liên quan để hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên mơn của mình. u cầu quan trọng
đặt ra đối với người cán bộ văn thư là không chỉ học tập về lý luận nghiệp vụ ở

trường, mà cịn phải có ý thức học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ trong
suốt q trình cơng tác, từng bước rèn luyện, hồn thiện bản thân mình cùng với
sự hồn thiện về lý luận nghiệp vụ.
Về kỹ năng thực hành: Người cán bộ văn thư không chỉ nắm vững lý luận
nghiệp vụ mà cịn phải có kỹ năng thực hành. Chính kỹ năng thực hành sẽ là
thước đo năng lực thực tế của người cán bộ văn thư một cách trung thực, chính
xác nhất. Q trình thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của công tác văn thư không
những giúp cán bộ văn thư từng bước nâng cao tay nghề mà cịn giúp nâng cao
trình độ lý luận nghiệp vụ (3).
4.3. Những u cầu khác về đạo đức cơng vụ
Tính chất nội dung cơng việc địi hỏi người cán bộ văn thư của cơ quan
khơng những phải có các u cầu cơ bản của bất cứ lao động nào như tính trung
thực thẳng thắn, chân thành, nhanh nhẹn, kịp thời, bền bỉ, cởi mở, kỷ luật, kiên
quyết, cơng bằng... mà cịn địi hỏi phải có những u cầu dưới đây:
4.3.1. Tính bí mật
Tính bí mật ở người cán bộ văn thư phải được thể hiện cụ thể:
- Có sự kín đáo.
- Có ý thức giữ gìn bí mật
- Bất cứ trong trường hợp nào khi ra khỏi phịng làm việc khơng được để
văn bản, tài liệu trên bàn; những ghi chép có nội dung quan trọng khơng được
vứt vào sọt rác.
- Luôn luôn cảnh giác, không để kẻ gian lợi dụng sơ hở để nắm bí mật của
Nhà nước, bí mật của cơ quan (3).


18
4.3.2. Tính tỉ mỉ
Nội dung cơng việc hằng ngày địi hỏi phải cụ thể đến từng chi tiết. Vì
vậy cán bộ văn thư phải có tính tỉ mỉ. Tính tỉ mỉ phải được thể hiện trên các nội
dung:

- Bất cứ cơng việc nào đều phải thực hiện hồn chỉnh đến từng chi tiết
nhỏ, không được bỏ qua bất cứ một chi tiết nào dù là nhỏ nhất, đặc biệt đối với
việc thống kê và kiểm tra các nhiệm vụ, ghi chép và chuyển những lời nhắn
v.v...
- Khơng được bỏ sót bất cứ công việc nào trong nhiệm vụ thường ngày
cũng như đối với công việc đột xuất mới nảy sinh (3).
4.3.3. Tính thận trọng
Trước khi làm một việc gì hoặc đề xuất một việc gì đều phải suy xét một
cách thận trọng. Đặc biệt đối với việc phát hiện những sai sót của cán bộ trong
cơ quan về cơng tác văn thư; những trường hợp nghi ngờ văn bản giấy tờ giả
mạo, những nghi vấn về việc sử dụng con dấu khơng đúng quy định hoặc có
những đề xuất mới trong tổ chức cải tiến cơng việc. Tính thận trọng sẽ giúp cán
bộ văn thư có được những ý kiến chắc chắn, tránh phạm phải sai lầm (3).
4.3.4. Tính ngăn nắp, gọn gàng
Sự ngăn nắp gọn gàng phải luôn luôn thường trực đối với người cán bộ
văn thư. Người cán bộ văn thư luôn tiếp xúc với văn bản giấy tờ, nội dung công
việc lại phức tạp, nếu không gọn gàng ngăn nắp thì sẽ ảnh hưởng khơng tốt đến
cơng việc.
Mặt khác, phịng làm việc của văn thư khơng chỉ một mình người văn thư
làm việc mà cịn là nơi có nhiều người đến liên hệ cơng tác như xin cấp giấy giới
thiệu, tra tìm văn bản, đóng dấu giấy tờ v.v... Nếu không trật tự ngăn nắp sẽ gây
ấn tượng không tốt đối với cán bộ văn thư (3).
4.3.5. Độ tin cậy
Cán bộ văn thư là người tiếp xúc với văn bản, nắm được nội dung hoạt


19
động của cơ quan. Vì vậy người văn thư ln ln phải thể hiện độ tin cậy. Do
có nhiều cơng việc nên lãnh đạo không thể quan tâm và kiểm tra hết mọi công
việc của văn thư. Phần lớn các thủ trưởng đều tin tưởng ở văn thư. Vì vậy cán bộ

văn thư phải giữ vững sự tin tưởng đó để thủ trưởng có thể yên tâm làm việc.
Mặt khác người cán bộ văn thư phải được đào tạo về nghiệp vụ chuyên
môn và luôn luôn bảo đảm nghiệp vụ khơng sai sót. Điều đó làm cho cán bộ
lãnh đạo yên tâm và tin cậy cán bộ văn thư (3).
4.3.6. Tính nguyên tắc
Nội dung nghiệp vụ văn thư phải được thực hiện theo chế độ quy định của
Đảng, Nhà nước và của cơ quan, trước hết là các quy định của cơ quan như chế
độ bảo vệ bí mật, quy định về công tác văn thư, lưu trữ v.v... Dù bất cứ lúc nào
và hoàn cảnh nào người cán bộ văn thư phải giữ đúng chế độ đã được quy định
không được phép thay đổi quy định. Đặc biệt người cán bộ văn thư phải có ý
thức được rằng khơng có bất cứ một ngoại lệ nào trong các quy định.
Trong trường hợp các vấn đề đặt ra có những chi tiết khác với quy định
của Đảng, Nhà nước và của cơ quan, tốt nhất phải xin ý kiến người phụ trách có
thẩm quyền, khơng được tự ý giải quyết bất cứ việc gì ngồi quy định (3).
4.3.7. Tính tế nhị
Công việc của người cán bộ văn thư tạo ra mơi trường tiếp xúc với nhiều
đối tượng khác nhau. Vì vậy người cán bộ văn thư phải luôn luôn thể hiện sự lễ
độ, thân mật với người khác, đồng thời phải chiến thắng tâm trạng khơng hài
lịng, sự phân tán thiếu kiên trì, sự mệt mỏi, quá xúc cảm, kể cả thái độ suồng sã
kiểu bạn bè đối với đồng nghiệp và những người quen biết. Đặc biệt phải tránh
nóng vội khi có việc khẩn cấp hoặc phải trả lời những yêu cầu của người khác
hoặc khi nghi ngờ một điều gì đó trong cơng việc.
Tính tế nhị sẽ giúp cho cán bộ văn thư ngày càng chiếm được lòng tin và
sự yêu mến của bạn bè đồng nghiệp và mọi người trong cơ quan. Điều đó giúp
cho người cán bộ văn thư tạo được bầu khơng khí thoải mái trong phòng làm


20
việc của mình. Đó cũng là một trong những điều kiện để nâng cao hiệu quả
trong công việc.

5. Quản lý nhà nƣớc về công tác văn thƣ
5.1. Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư
- Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy
phạm pháp luật về công tác văn thư;
- Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư;
- Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong
công tác văn thư;
- Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản
lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư;
- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp
luật về công tác văn thư;
- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư;
- Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư.
5.2. Trách nhiệm quản lý nhà nước về công tác văn thư
5.2.1.Đối với công tác văn thư các cơ quan Đảng và các tổ chức chính trị - xã
hội, Cục Lưu trữ Văn phòng trung ương Đảng có trách nhiệm giúp Chánh văn
phịng Trung ương Đảng thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư các cơ
quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội. Nội dung cụ thể gồm:
- Ban hành và hướng dẫn thực hiện quy định về công tác văn thư áp dụng
trong hệ thống các cơ quan của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội;
- Kiểm tra việc thực hiện quy định về công tác văn thư trong hệ thống các
cơ quan của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội; giải quyết khiếu nại, tố cáo
và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư theo thẩm quyền;
- Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào
công tác văn thư trong hệ thống các cơ quan của Đảng và các tổ chức chính trị -


21
xã hội;
- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản

lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư trong hệ thống các cơ
quan của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội;
- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư trong hệ thống các cơ quan
của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội.
- Các tỉnh, thành uỷ, các huyện, quận, thị uỷ thực hiện quản lý nhà nước
về công tác văn thư các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội trong phạm
vi địa phương mình.
- Mỗi cơ quan Đảng, tổ chức chính trị - xã hội có trách nhiệm quản lý
công tác văn thư trong phạm vi cơ quan, tổ chức mình (1).
5.2.2. Đối với cơng tác văn thư các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ
chức xã hội - nghề nghiệp, các đơn vị vũ trang
Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước
về công tác văn thư. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có trách nhiệm giúp Bộ
trưởng Bộ Nội vụ thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư.
Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân
các cấp có trách nhiệm thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư đối với
cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý.
5.2.3. Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư cơ quan Đảng, tổ chức chính trị - xã hội
- Mỗi cơ quan Đảng, tổ chức chính trị - xã hội phải thành lập bộ phận
(phòng) văn thư hoặc bố trí cán bộ làm văn thư.
- Nhiệm vụ của văn thư cơ quan:
+ Tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản đến.
+ Giúp Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính theo dõi, đơn đốc việc
giải quyết văn bản đến.
+ Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền duyệt, ký


22
ban hành.
+ Kiểm tra thể thức văn bản lần cuối trước khi ban hành; ghi số, ngày,

tháng và đóng dấu mức độ khẩn, mật lên văn bản.
+ Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi.
+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng văn bản lưu.
+ Quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản đi, văn bản đến, văn
bản nội bộ; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức,
viên chức.
+ Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác.
+ Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo định kỳ hàng năm.
6. Trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thƣ trong cơ quan,
tổ chức
Công tác văn thư bao gồm nhiều nội dung với những mức độ phức tạp
khác nhau. Tuỳ thuộc với cương vị công tác và khả năng, mỗi người trong cơ
quan có thể tham gia vào những nội dung nhất định. Để cho công việc được thực
hiện thuận lợi, cần phải có sự phân cơng, phân nhiệm rõ ràng, cụ thể cho từng
người, từng bộ phận trong cơ quan.
6.1. Trách nhiệm của lãnh đạo (thủ trưởng) cơ quan, tổ chức
Lãnh đạo cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý cơng tác văn thư trong
cơ quan mình và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư cho cơ quan cấp dưới và
đơn vị trực thuộc.
Công tác văn thư của cơ quan làm tốt hay không tốt, trách nhiệm trước hết
thuộc về lãnh đạo cơ quan. Để thực hiện được nhiệm vụ này, lãnh đạo cơ quan
có thể giao cho chánh văn phịng hoặc trưởng phịng hành chính (ở cơ quan
khơng có văn phịng) tổ chức quản lý cơng tác văn thư trong phạm vi trách
nhiệm của mình.
Lãnh đạo cơ quan có trách nhiệm giải quyết kịp thời và chính xác các văn


23
bản đến của cơ quan. Lãnh đạo cơ quan có thể giao cho cán bộ cấp dưới giải

quyết những văn bản cần thiết, nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm chung về việc
giải quyết những văn bản đó. Lãnh đạo cơ quan phải ký những văn bản quan
trọng của cơ quan theo quy định của Đảng, của Nhà nước và theo quy chế làm
việc của cơ quan, tổ chức. Ngoài ra, tuỳ theo điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan,
tổ chức mà lãnh đạo cơ quan có thể làm một số công việc cụ thể như xem xét và
cho ý kiến về việc phân phối, giải quyết văn bản đến của cơ quan, tham gia vào
việc soạn thảo văn bản, kiểm tra việc chấp hành các chế độ quy định về công tác
văn thư ở cơ quan, ở cơ quan cấp dưới hoặc ở các đơn vị trực thuộc (1).
6.2. Trách nhiệm của chánh văn phịng (hoặc trưởng phịng hành
chính)
Chánh văn phịng (hoặc trưởng phịng hành chính) là người trực tiếp giúp
lãnh đạo cơ quan tổ chức thực hiện nhiệm vụ cơng tác văn thư của cơ quan mình
và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở các cơ quan cấp dưới và đơn vị
trực thuộc.
Chánh văn phịng (hoặc trưởng phịng hành chính) phải trực tiếp làm các
cơng việc sau:
- Xem xét tồn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và
báo cáo với lãnh đạo cơ quan về những công việc quan trọng.
- Ký thừa lệnh thủ trưởng cơ quan một số văn bản được thủ trưởng giao
và ký những văn bản do văn phòng trực tiếp ban hành.
- Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan.
- Xem xét thể thức văn bản trước khi trình lãnh đạo ký ban hành.
- Tổ chức đánh máy, nhân sao văn bản đi.
- Trong những điều kiện cụ thể, có thể được lãnh đạo cơ quan giao trách
nhiệm thực hiện một số việc thuộc nhiệm vụ của văn thư chuyên trách.
- Chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) có thể giao cho cấp
phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi


24

quyền hạnh của mình (2,4).
6.3. Trách nhiệm của cán bộ, công chức trong cơ quan, tổ chức
Tất cả cán bộ, cơng chức trong cơ quan, tổ chức nói chung phải thực hiện
đầy đủ những nội dung công tác văn thư có liên quan đến phần việc của mình,
cụ thể là:
+ Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của lãnh đạo cơ
quan, tổ chức.
+ Soạn thảo văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình.
+ Lập hồ sơ cơng việc của mình và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ theo quy định.
+ Bảo đảm giữ gìn bí mật, an tồn văn bản.
+ Thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể theo quy chế công tác văn
thư của cơ quan, tổ chức.
6.4. Trách nhiệm của cán bộ văn thư chuyên trách
6.4.1. Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến
- Nhận văn bản đến.
- Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến.
- Trình văn bản đến.
- Đăng ký văn bản đến.
- Chuyển giao văn bản đến.
- Giúp chánh văn phịng (hoặc trưởng phịng hành chính) theo dõi thời
hạn giải quyết văn bản đến (5, 6).
6.4.2. Đối với việc quản lý văn bản đi
- Xem lại thể thức văn bản, ghi số, ngày tháng, đóng dấu văn bản đi.
- Viết bì và làm thủ tục phát hành văn bản đi.
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng văn bản lưu.