THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ , LƯU TRỮ TRONG ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ YÊN SƠN
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (521.53 KB, 39 trang )
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
MỤC LỤC
A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
CHƯƠNG 1..........................................................................................................3
GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ YÊN SƠN.........3
1.1Lịch sử hình thành , chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND xã Yên Sơn...3
1.1.1 Khái quát về lịch sử hình thành của Uỷ ban Nhân dân xã Yên Sơn.........................................3
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UNND xã Yên Sơn.............................4
1.1.2.1. Chức năng..........................................................................................................................4
1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn.........................................................................................................4
1.1.2.3. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Yên Sơn................................................................................8
1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND xã Yên Sơn........9
1.1.3.1. Chức năng..........................................................................................................................9
1.1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn.......................................................................................................11
1.1.3.3. Cơ cấu tổ chức.................................................................................................................12
Chương 2............................................................................................................13
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ , LƯU TRỮ TRONG ỦY BAN
NHÂN DÂN XÃ YÊN SƠN..............................................................................13
2.1. Công tác quản lý và chỉ đạo về công tác văn thư – lưu trữ của UNND xã Yên Sơn.................13
2.1.1. Ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thư – lưu trữ....................................................13
2.2. Tình hình hoạt động nghiệp vụ về công tác văn thư..............................................................13
2.2.1. Nội dung nghiệp vụ công tác văn thư..................................................................................13
2.1.1.1. Công tác soạn thảo văn bản.............................................................................................14
2.1.1.2. Thể thức văn bản.............................................................................................................14
2.1.1.3. Quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.........................................17
2.1.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu.............................................................................................19
2.3. Tình hình hoạt động công tác văn thư...................................................................................20
Chương 3............................................................................................................22
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ YÊN SƠN....................................................22
3.1. Nhận xét, đánh giá về công tác văn thư – lưu trữ của Uỷ ban nhân dân xã Yên Sơn..............22
3.1.1. Ưu điểm..............................................................................................................................22
3.1.2 Nhược điểm.........................................................................................................................23
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ của Ủy ban nhân dân xã
Yên Sơn.........................................................................................................................................23
3.3. Một số khuyến nghị...............................................................................................................25
3.3.1. Đối với Ủy ban nhân dân xã Yên Sơn...................................................................................25
3.3.2. Đối với bộ môn , khoa Văn thư-Lưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội..............................27
3.3.2.1. Đối với bộ môn................................................................................................................27
3.3.2.2. Đối với khoa Văn thư-Lưu trữ..........................................................................................27
3.3.2.3. Đối với trường Đại học Nội vụ Hà Nôi..............................................................................27
PHẦN KẾT LUẬN............................................................................................29
PHỤ LỤC...........................................................................................................31
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
Từ viết tắt
UBND
HĐND
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
Nghĩa của từ
Ủy ban nhân dân
Hội đồng nhân dân
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
A. PHẦN MỞ ĐẦU
Trong công cuộc xây dựng và đổi mới đất nước hiện nay, vấn đề đào tạo
đội ngũ tri thức trẻ luôn được Đảng và Nhà nước ta quan tâm hàng đầu. Vì vậy
thế hệ trẻ không ngừng học tập, rèn luyện, tu dưỡng bản thân để phù hợp với sự
phát triển của đất nước. Đặc biệt, đất nước ta đang thực hiện cải cách nền Hành
chính Quốc gia thì việc đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ Công tác Văn thư-Lưu trữ
đã đóng góp một phần quan trọng không thể thiếu trong công cuộc đổi mới và
phát triển của đất nước.
Văn thư –Lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu được đối với bất cứ một
cơ quan, tổ chức nào. Văn thư là nơi cung cấp và lưu trữ nguồn thông tin quan
trọng và tin cậy nhất, thường xuyên nhất phục vụ cho lãnh đạo chỉ đạo, quản lý,
điều hành các công việc của cơ quan. Lưu trữ là nơi bảo quản, tu bổ, phục chế
tài liệu lư trữ có giá trị phục vụ mục đích quản lý, tra tìm về sau. Vì vậy Trường
Đại Học Nội vụ Hà Nội đã và đang đào tạo đội ngũ cán bộ Văn thư-Lưu trữ với
chuyên môn, nghiệp vụ vững chắc, chuyên nghiệp để đáp ứng những nhu cầu tất
yếu của đất nước
Công tác văn thư-Lưu trữ là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản,
phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan tổ chức . Nội dung công tác
này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài
liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức, lập hồ sơ hiện
hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư.
Trong quá trình thực hiện phải đảm bảo tính nhanh chóng, chính xác , hiện đại
và bí mật.
Đối với mỗi sinh viên, quá trình kiến tập và khảo sát thực tế tại các cơ
quan, tổ chức, là một học phần quan trọng và không thể thiếu trong quá trình
đào tạo sinh viên của các trường đại học, cao đẳng. Học phần này thực sự đã
mang lại cho sinh viên những giá trị, những kinh nghiệm thực tế, thiết thực và
hữu ích.
Đây không còn là quá trình sinh viên ngồi trên ghế giảng đường tìm hiểu,
nghiên cứu và trau dồi những kiến thức lý thuyết, lý luận nữa. Mà đây là sự trải
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
1
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
nghiệm công việc thực tế đang diễn ra hàng ngày, hàng giờ. Là sự vận dụng những
kiến thức lý luận mà sinh viên đã được truyền đạt trong quá trình học tập trên giảng
đường,để áp dụng vào thực tế-trực tiếp thực hiện và giả quyết công việc.
Nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng trong quá trình
tổ chức và thực hiện hoạt động quản lý điều hành của cơ quan, tổ chức. Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên năm ba đi kiến tập ngành nghề
tại cơ quan, tổ chức nhằm giúp sinh viên áp dụng các kiến thức được học tại
trường vào quá trình thực tế công việc và với mục đích giúp sinh viên hoàn thiện
vốn kiến thức nhằm hoàn thiện bản thân và nâng cao trình độ hiểu biết để phục
vụ quá trình công tác sau này của sinh viên.
Cũng như các bạn sinh viên cùng chuyên nghành, là một sinh viên của lớp
Đại học chính quy Lưu trữ học k13A, trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Em được
nhà trường tạo điều kiện tới kiến tập tại văn phòng UBND xã Yên Sơn, Thành
phố Tam Điệp, tỉnh Ninh Bình từ ngày 1/6/2016 đến hết ngày 17/6/2016.
Trong thời gian kiến tập tại Uỷ ban nhân dân xã Yên Sơn, được sự tận
tình chỉ bảo, giúp đỡ của các đồng chí lãnh đạo cũng như các cán bộ văn phòng
UBND xã Yên Sơn em đã được rèn luyện về kỹ năng chuyên môn và tác phong
làm việc của một cán bộ lưu trữ. Hơn nữa nhà trường đã tạo điều kiện cho em
được tiếp cận thực tế với công việc giúp em hoàn thiện vốn kiến thức đã tiếp thu
được tại trường để áp dụng vào thực tế. Đúng với phương châm của trường
“Học thật, thi thật để ra đời làm việc thật”.
Qua đây xin gửi lời cảm ơn đồng chí Nguyễn Duy Tân – cán bộ văn
phòng HĐND-UBND xã Yên Sơn đã truyền đạt và hướng dẫn tận tình và rèn
luyện cho em có tác phong làm việc chuyên nghiệp của một cán bộ lưu trữ. Em xin
cảm ơn các đồng chí lãnh đạo Uỷ ban nhân dân xã Yên Sơn đã tiếp nhận em về
kiến tập tại cơ quan. Đồng thời em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới các thầy,cô
trong Khoa lưu trữ học đã hướng dẫn em hoàn thành tốt quá trình học tập.
Dù đã có nhiều cố gắng và tập trung nhiều công sức nhưng do trình độ
chuyên môn và kiến thức tích luỹ thực tế còn hạn chế, do vậy bài báo cáo còn có
thể có những sai sót. Em rất kính mong quý thầy cô đóng góp những ý kiến quý
báu, để em nhận ra những mặt còn hạn chế của mình, từ đó có những điều chỉnh
để hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
2
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ YÊN SƠN
1.1 Lịch sử hình thành , chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của UBND xã Yên Sơn
1.1.1 Khái quát về lịch sử hình thành của Uỷ ban Nhân dân xã Yên Sơn
Yên Sơn là một xã nằm ở phía bắc thành phố Tam Điệp, cách trung tâm
thành phố 7 km, có đường quốc lộ 12B đi qua. Xã Yên Sơn có đường địa giới
hành chính như sau: phía Bắc giáp với phường Bắc Sơn, phía Tây giáp xã
Quang Sơn, và Đông giáp với phường Tân Bình, phía Tây giáp với xã Quảng
Lạc và giáp với xã Sơn Hà ( thuộc huyện Nho Quan). Tổng diện tích đất tự
nhiên là 1.539 ha. Trong đó, diện tích đất nông nghiệp chiếm khoảng 45% diện
tích trong xã, diện tích đất lâm nghiệp chiếm khoảng 38% diện tích đất trong xã,
diện tích đất chuyên dùng chiếm khoảng 2.1% diện tích đất trong xã, đất khác
14.9% diện tích đất trong xã. Địa hình chủ yếu của xã Yên Sơn là đồi núi xen
các ruộng trũng nên thuận lợi cho sản xuất các loại cây trồng và chăn nuôi.
Trên địa bàn xã, người dân sống chủ yếu bằng sản xuất nông nghiệp như
trồng lúa nước và cây màu nên cuộc sống nhìn chung còn kém phát triển. Song
nhờ có sự quan tâm, đầu tư, hỗ trợ trang thiết bị kĩ thuật và kiến thức trong trồng
trọt và chăn nuôi của nhà nước nên nền kinh tế, xã hội đang ngày càng được mở
rộng và phát triển. Cụ thể: diện tích lúa được đưa vào sử dụng cả hai vụ đông
xuân và vụ mùa lên 388 ha, sản lượng lúa cả hai vụ đạt 1035.8 tấn, đạt 96% chỉ
tiêu.
Về chăn nuôi: đã đẩy mạnh phát triển chăn nuôi gia súc và gia cầm, chăn
nuôi thuỷ sản cũng được chú trọng đầu tư và phát triển; về lâm nghiệp: đã chia
cho từng hộ dân trông nom, thực hiện giao đất, giao rừng đến từng hộ, bên cạnh
đó còn trồng được 20ha rừng phòng hộ.
Về đầu tư xây dựng: nhiều dự án đầu tư vào xã được triển khai kịp thời và
thực hiện đúng tiến độ, bên cạnh đó còn tu sửa nhiều công trình quan trọng như:
giao thông, thuỷ lợi, lớp học, đặc biệt là đề án xây dựng nông thôn mới trong đó
tập trung trước mắt về xây dựng cơ sở hạ tầng thiết yếu như điện, đường,
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
3
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
trường, trạm.
Về giáo dục, văn hoá - xã hội: chất lượng giáo dục được nâng cao, luôn
duy trì kết quả phổ cập đúng độ tuổi, thực hiện đúng các chính sách hỗ trợ học
sinh con nhà nghèo. Hoạt động văn hoá, văn nghệ, thể dục thể thao có nhiều tiến
bộ. Thực hiện tốt các chính sách xã hội, phong trào giúp nhau xoá đói giảm
nghèo, làm giàu chính đáng. Công tác phòng chống các tệ nạn được thực hiện
tốt, an ninh chính trị, trật tự xã hội được giữ vững, góp phần quan trọng bảo đảm
sự bình yên và phát triển lành mạnh của xã Yên Sơn.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UNND xã Yên Sơn
1.1.2.1. Chức năng
- Uỷ ban nhân dân cấp xã do Hội đồng nhân dân cấp xã bầu, là cơ quan
chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương,
chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp
trên.
- Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn
bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng
cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội và
thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
- Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ Trung ương tới cơ sở.
1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
• Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ,
quyền hạn sau:
- Quyết
định biện pháp thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng
năm; kế hoạch sử dụng lao động công ích hàng năm; biện pháp thực hiện
chương trình khuyến nông, khuyến lâm, khuyến ngư, khuyến công và chuyển
đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi theo quy hoạch chung. Xây dựng kế
hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cùng cấp
thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt; tổ chức thực hiện kế
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
4
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
hoạch đó.
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán
điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán
ngân sách địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp.
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà
nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, thị trấn và
báo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.
- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các
nhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,
đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy
định của pháp luật.
- Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các
công trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện.
Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và
bảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật.
• Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu
thủ công nghiệp:
- Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án
khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển
sản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi
trong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối
với cây trồng và vật nuôi.
- Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ,
bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão
lụt; ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo
vệ rừng tại địa phương.
- Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quy
định của pháp luật.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
5
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
- Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền
thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để phát
triển các ngành, nghề mới.
• Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vân tải:
- Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo
phân cấp.
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm
dân cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật
về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định.
- Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao
thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp
luật.
- Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao
thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.
• Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hôi, văn hoá thông tin và thể dục thể
thao:
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối
hợp với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện
các lớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi.
- Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu
giáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên
quản lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn.
- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá gia
đình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh.
- Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể
thao; tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch
sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình
liệt sĩ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
6
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
các gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi
nương tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính
sách ở địa phương theo quy định của pháp luật.
- Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở
địa phương.
• Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hộivà thi hành
pháp luật ở địa phương:
- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây
dựng làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương.
- Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng
ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn
luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương.
- Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây
dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện
pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm
pháp luật khác ở địa phương.
- Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của
người nước ngoài ở địa phương. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và
chính sách tôn giáo, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn có nhiệm vụ tổ chức, hướng
dẫn và bảo đảm thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do
tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở địa phương theo quy định của pháp luật.
• Trong lĩnh vực thi hành pháp luật:
- Quyết định biện pháp bảo đảm việc thi hành Hiến pháp, luật, các văn
bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của mình ở địa phương;
- Quyết định biện pháp bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, các
quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân;
- Quyết định biện pháp bảo vệ tài sản, lợi ích của Nhà nước; bảo hộ tài
sản của cơ quan, tổ chức, cá nhân ở địa phương;
- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp
luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
7
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân
theo thẩm quyền.
- Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc
thi hành án theo quy định của pháp luật
- Tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi phạm hành chính theo quy
định của pháp luật.
• Trong việc xây dựng chính quyền địa phương.
- Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân,
Chủ tịch, Phó Chủ tịch và thành viên khác của Uỷ ban nhân dân cùng cấp; bãi
nhiệm đại biểu Hội đồng nhân dân và chấp nhận việc đại biểu Hội đồng nhân
dân xin thôi làm nhiệm vụ đại biểu theo quy định của pháp luật;
- Bỏ phiếu tín nhiệm đối với người giữ chức vụ do Hội đồng nhân dân
bầu;
- Bãi bỏ một phần hoặc toàn bộ quyết định, chỉ thị trái pháp luật của Uỷ
ban nhân dân cùng cấp;
- Thông qua đề án thành lập mới, nhập, chia và điều chỉnh địa giới hành
chính ở địa phương để đề nghị cấp trên xem xét, quyết định.
• Trong lĩnh vực thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo
- Quyết định biện pháp thực hiện chính sách dân tộc, cải thiện đời sống
vật chất và tinh thần, nâng cao dân trí của đồng bào các dân tộc thiểu số; bảo
đảm thực hiện quyền bình đẳng giữa các dân tộc, tăng cường đoàn kết toàn dân
và tương trợ, giúp đỡ lẫn nhau giữa các dân tộc ở địa phương;
- Quyết định biện pháp thực hiện chính sách tôn giáo, bảo đảm quyền tự
do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân địa phương theo quy định của pháp luật.
1.1.2.3. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Yên Sơn
Ủy ban nhân dân xã Yên Sơn gồm 22 cán bộ, công chức trong biên chế
của cơ quan, còn lại là hợp đồng. Trong đó một số cán bộ có trình độ Đại học,
ngoài ra là các cán bộ được đào tạo với trình độ Cao đẳng, trung cấp chuyên
nghiệp.
* Cơ cấu thành viên.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
8
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Ban Lãnh đạo:
- Chủ tịch: Ông: Đinh Văn Bình
- Các phó chủ tịch:
+ Ông: Bùi Văn Thìn – Phó chủ tịch thường trực, phụ trách kinh tế.
+ Ông: Nguyễn Cao Cường– Phó chủ tịch phụ trách văn hoá – xã hội.
Các uỷ viên UBND:
- Uỷ viên phụ trách công an: Ông: Nguyễn Ngọc Hân – Trưởng Công an.
- Uỷ viên phụ trách quân sự: Ông: Lê Đại Nghĩa – Chỉ huy trưởng BCH
Quân sự.
* Các ban ngành chuyên môn thuộc UBND xã Yên Sơn:
1.Văn phòng – thống kê:
2. Công an
3.Quân sự:
4.Tài chính – kế toán:
5.Địa chính – xây dựng:
6.Tư pháp – Hộ tịch:
7.Văn hóa – Xã hội:
( Sơ đồ phụ lục 1)
1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
UBND xã Yên Sơn.
1.1.3.1. Chức năng
Để phục vụ cho hoạt động của UBND xã Yên Sơn được liên tục, không
bị gián đoạn thì văn phòng UBND xã phải thực hiện tốt một số các chức năng
cơ bản sau đây.
- Chức năng tham mưu tổng hợp: Đây là chức năng quan trọng của văn
phòng UBND xã. Văn phòng UBND xã là “tai mắt” nơi xử lý thông tin, cho nên
thông tin ngay sau khi được xử lý thì cán bộ văn phòng phải tổng hợp lại và nêu
lên những nội dung, thông tin trình lãnh đạo UBND, đồng thời đề xuất ý kiến
tham mưu cho lãnh đạo UBND xã. Tham mưu có nghĩa là đề xuất các ý kiến,
góp ý đối với việc đề ra các quyết định quản lý của lãnh đạo. Văn phòng UBND
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
9
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
xã thực hiện chức năng tham mưu tức là: có trách nhiệm đề xuất ý kiến cho lãnh
đạo UBND phường trong quá trình tổ chức, điều hành hoạt động của UBND xã.
Thực vậy, khi giải quyết công việc, lãnh đạo UBND xã cũng căn cứ vào ý kiến
đề xuất sáng tạo của cấp dưới và lựa chọn những giải pháp (nếu có) từ đó đưa ra
các quyết định đúng đắn trong hoạt động quản lý của mình. Để có thể tham mưu
đắc lực cho lãnh đạo UBND xã, văn phòng phải thực hiện tốt các chức năng tiếp
nhận, xử lý sàng lọc thông tin, vì đây là cơ sở phục vụ cho việc tham mưu, tư
vấn. Nhìn chung văn phòng UBND xã có trách nhiệm tham mưu những vấn đề
cơ bản sau:
+ Tham mưu trong quá trình xây dựng các chiến lược phát triển kinh tế lâu
dài và quá trình xây dựng kế hoạch công tác ( năm, quý, tháng…) của UBND xã.
+ Tham mưu giúp lãnh đạo UBND xã trong việc ban hành các Quyết
định quản lý để tổ chức, điều hành hoạt động của UBND xã.
+ Tham mưu trong quá trình xây dựng các đề án, báo cáo định kỳ, đột
xuất gửi UBND Quận, Thị…. Thông thường văn phòng UBND xã tham mưu
cho lãnh đạo xã dưới nhiều hình thức khác nhau như: Bằng văn bản hoặc trao
đổi trực tiếp với lãnh đạo. Các ý kiến tham mưu của Văn phòng UBND xã sẽ
giúp cho lãnh đạo UBND xã nắm được tình hình cụ thể và ban hành các quyết
định đúng đắn.
- Chức năng quản trị, hậu cần: Đây là một chức năng rất cần thiết của
văn phòng nói chung cũng như văn phòng UBND xã nói riêng. Thực hiện chức
năng hậu cần có nghĩa là văn phòng phải đảm bảo cơ sở vật chất, phương tiện đi
lại, trang thiết bị làm việc cho cán bộ trong cơ quan, đồng thời cũng phải quan
tâm đến đời sống của các cán bộ công nhân viên trong toàn cơ quan. Ví dụ như:
Uỷ ban nhân xã Yên Sơn muốn tổ chức một cuộc họp mở rộng giữa Đảng uỷ,
HĐND - UBND và các Ban ngành đoàn thể chính trị - xã hội thì việc chuẩn bị
cơ sở vật chất, ban hành giấy mời, phương tiện đi lại, trang thiết bị, địa điểm,
kinh phí….vv là thuộc chức năng và trách nhiệm của bộ phận văn phòng. Như
vậy, trong quá trình hoạt động để thực hiện được các chức năng cơ bản đã đề
cập ở trên, hoạt động của văn phòng UBND xã giữ một vị trí hết sức quan trọng
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
10
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
trong quá trình hoạt động của UBND xã. Hiệu quả hoạt động của văn phòng
UBND xã không thể đo được bằng giá trị kinh tế cụ thể như các hoạt động
khác, nhưng nó lại góp phần tạo ra những sản phẩm có giá trị về kinh tế, chính trị
và xã hội. Đồng thời là “cánh tay đắc lực” trợ giúp cho lãnh đạo UBND xã ra các
quyết định quản lý đúng đắn theo chế độ. chính sách của Đảng và Nhà nước đề ra.
1.1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Để đảm bảo cho các chức năng trên được thực hiện tốt thì văn phòng
UBND xã được giao những nhiệm vụ nhất định sau: Trong thực tế văn phòng
của chính quyền phường phải thực hiện nhiệm vụ mà thông tư số 06/2012/TTBNV ngày 30/11/2012 hướng dẫn về chức trách, tiêu chuẩn cụ thể,nhiệm vụ và
tuyển dụng công chức xã, Phường, thị trấn như: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân
dân cấp xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn trong các lĩnh vực: Văn
phòng, thống kê, tổ chức, nhân sự, thi đua, khen thưởng, kỷ luật, tín ngưỡng, tôn
giáo, dân tộc và thanh niên trên địa bàn theo quy định của pháp luật; trực tiếp
thực hiện các nhiệm vụ sau:
+ Xây dựng và theo dõi việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác,
lịch làm việc định kỳ và đột xuất của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng
nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã;
+ Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã tổ
chức các kỳ họp; chuẩn bị các điều kiện phục vụ các kỳ họp và các hoạt động
của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã;
+ Tổ chức lịch tiếp dân, tiếp khách của Ủy ban nhân dân cấp xã; thực hiện
công tác văn thư, lưu trữ, cơ chế “một cửa” và “một cửa liên thông” tại Ủy ban
nhân dân xã; nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo và chuyển đến Thường trực Hội
đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xem xét, giải quyết theo thẩm quyền;
+ Tổng hợp, theo dõi và báo cáo việc thực hiện quy chế làm việc của Ủy
ban nhân dân cấp xã và thực hiện dân chủ ở cơ sở theo quy định của pháp luật;
+ Chủ trì, phối hợp với công chức khác xây dựng và theo dõi việc thực
hiện kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội; tổng hợp, thống kê, báo cáo tình hình
phát triển công nghiệp, thương mại, dịch vụ và các hoạt động kinh tế - xã hội
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
11
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
trên địa bàn cấp xã; dự thảo các văn bản theo yêu cầu của Hội đồng nhân dân,
Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân
xã;
1.1.3.3. Cơ cấu tổ chức
UBND xã Yên Sơn do HĐND bầu ra, là cơ quan hành chính nhà nước ở
địa phương, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật và các văn bản của cơ
quan nhà nước cấp trên và thực hiện Nghị quyết của HĐND cùng cấp. Văn
phòng UBND xã được bố trí 02 cán bộ với chức danh văn phòng – thống kê có
trách nhiệm giúp việc, tham mưu cho HĐND – UBND Phường.
(Sơ đồ phụ lục 2)
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
12
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ , LƯU TRỮ TRONG ỦY BAN
NHÂN DÂN XÃ YÊN SƠN
2.1. Công tác quản lý và chỉ đạo về công tác văn thư – lưu trữ của
UNND xã Yên Sơn.
2.1.1. Ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thư – lưu trữ
Hiện tại UBND xã Yên Sơn chưa ban hành văn bản về quản lý công tác
văn thư, lưu trữ. Hầu hết các hoạt động công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện
theo các văn bản của cơ quan cấp trên, cụ thể đó là:
+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về công tác Văn thư.
+ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính
phủ sửa đổi bổ sung Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính Phủ về công tác văn thư.
+ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính
phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu.
+ Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính
phủ sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24
tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu.
+ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội
Vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ
chức.
2.2. Tình hình hoạt động nghiệp vụ về công tác văn thư
2.2.1. Nội dung nghiệp vụ công tác văn thư
Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xác định Văn bản và tổ chức quản
lý, sử dụng các loại Văn bản trong hệ thống cơ quan Nhà nước kết quả của tác
Văn thư là sự khởi đầu công tác Lưu trữ, công tác Văn thư chính là tiền đề của
công tác Lưu trữ. Công tác Văn thư được thể hiện tốt có tác dụng đối với toàn xã
hội.
Công tác Văn thư tại phòng UBND xã Yên Sơn đóng vai trò hết sức quan
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
13
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
trọng và được thẻ hiện ở những điểm sau:
- Công tác Văn thư là sợi dây liên hệ giữa các cơ quan , tổ chức, quần
chúng nhân dân và giữa các cơ quan với nhau. Công tác Văn thư góp phần nâng
cao chất lượng và hiệu quả công tác đảm bảo hiệu lực pháp lý của Văn bản.
- Công tác Văn thư được xác định như một hoạt động , một mắt xích quan
trọng không thể thiếu trong bộ máy hoạt động quản lý của Văn phòng UBND
huyện. Cho nên làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của
cơ quan nhanh chóng, chính xác, khoa học đảm bảo được các bí mật.
2.1.1.1. Công tác soạn thảo văn bản
Trong công tác văn thư , soạn thảo văn bản là một khâu nghiệp vụ quan
trọng . Do đó công tác này luôn được chú trọng trong các cơ quan.
Công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản của cơ quan:
-
Quyết định
Nghị quyết
Tờ trình
Công văn
Thông báo
Báo cáo
Kế hoạch
Chương trình
Phương án
Biên bản
Giấy tờ
Giấy giới thiệu
Giấy chứng nhận
Qua quá trình khảo sát thực tế tại cơ quan, có thể khẳng định UBNN xã
Yên Sơn đã thực hiện tốt công tác ban hành quản lý, không có trường hợp nào
ban hành văn bản không đúng với thẩm quyền.
2.1.1.2. Thể thức văn bản
Thể thức văn bản là những yếu tố thông tin cần thể hiện của một văn bản
nhất định theo quy định của Nhà nước có thẩm quyền.
Qua khảo sát thực tế tại UBND xã Yên Sơn em thấy thể thức văn bản
được trình bày theo đúng quy định của Nhà nước.
UBND xã Yên Sơn đã áp dụng và tuân thủ đúng theo các văn bản quy
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
14
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
định hiện hành, quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, cụ thể như:
+ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
+ Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 hướng dẫn
về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Nhìn chung công tác soạn thảo văn bản của UBND xã Yên Sơn đã được
thực hiện đúng theo các quy định hiện hành, quy định về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản.
Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm như đã trình bày ở trên, thì công tác
soạn thảo văn bản tại đây vẫn còn tồn tại một số những lỗi nhỏ như:
- Đánh máy sai.
- Không ghi ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
- Một số lỗi về phông chữ, cỡ chữ.
Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản
Soạn thảo văn bản là trình tự các bước cần phải tiến hành trong quá trình
soạn thảo một văn bản để ban hành.
Quy trình soạn thảo văn bản gồm các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
- Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa. Xác định
tên loại văn bản và đối tượng của văn bản.
Bước 2:Xây dựng bản thảo
- Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc; hoàn thiện bản
thảo về thể thức, ngôn ngữ.
Bước 3:Duyệt văn bản
- Thông qua lãnh đạo
- Xin ý kiến góp ý cho bản thảo
Bước 4: Hoàn thiện thể thức và làm thủ tục ban hành
- Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền quy định. Quy
trình này thường áp dụng đối với các loại công văn, báo cáo, thông báo,…
UBND xã Yên Sơn là cơ quan hành chính nhà nước cấp xã với chức năng
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
15
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
quản lý chung đối với mọi mặt đời sống kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội của xã
nên việc quản lý bằng văn bản là rất cần thiết. Những văn bản thuộc thẩm quyền
ban hành của UBND xã Yên Sơn như Quyết định, công văn, thông báo, tờ trình,
báo cáo, giấy mời,…theo Nghị định 09/2010/NĐ-CP được dùng rất phổ biến ở
UBND xã Yên Sơn để giao dịch trao đổi công tác, thông báo, truyền đạt, phổ
biến các chủ trương, chính sách, tình hình công tác và các quyết định quản lý.
UBND xã Yên Sơn mặc dù chưa ban hành được văn bản quản lý về văn thư, lưu
trữ nhưng công tác văn thư lưu trữ được thực hiện khá tốt, bởi UBND xã Yên
Sơn luôn tuân thủ theo các văn bản của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.
Việc ban hành những văn bản hành chính được dựa trên Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 về việc hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản.
Uỷ ban nhân dân xã Yên Sơn luôn nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho
các cán bộ, nhân viên. Văn phòng UBND xã có 02 cán bộ văn phòng, thường
xuyên được tham gia các lớp tập huấn về công tác văn phòng, nâng cao trình độ
chuyên môn và luôn trau dồi, rèn luyện chuyên môn nghiệp vụ đảm bảo cho
công tác văn phòng
* Ưu điểm:
- Cán bộ văn phòng đều những người có trình độ chuyên môn vững vàng,
kỹ năng soạn thảo văn bản tốt đảm bảo duy trì hiệu quả công việc một cách
nhanh chóng, đảm bảo bí mật và khoa học.
- Quy trình soạn thảo văn bản, khoa học, hợp lý và đúng theo quy định
của nhà nước về thể thức trình bày văn bản.
- Công tác thu thập, xử lý thông tin và các bước soạn thảo văn bản luôn
được thực hiện đúng theo quy định.
- Văn bản được soạn thảo nhanh chóng, chính xác.
* Nhược điểm:
- Bên cạnh những ưu điểm cũng còn một số những hạn chế:
- Do là một xã miền núi nên điều kiện cơ sở vật chất còn nghèo nàn, lạc
hậu, vì vậy chưa đáp ứng được yêu cầu của công việc; đặc biệt là chưa đầu tư
trang thiết bị cho công tác lưu trữ, bảo quản tài liệu( như kho lưu trữ, tủ đựng tài
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
16
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
liệu lưu trữ….)
- Công tác soạn thảo văn bản đôi khi còn mắc một số lỗi về trình bày văn
bản, như lỗi về chính tả, phông chữ, cỡ chữ.
2.1.1.3. Quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
* Quản lý và giải quyết văn bản đến:
Nguyên tắc giải quyết: Tất cả các văn bản đến đều phải thông qua văn thư
cơ quan để vào sổ đăng ký văn bản đến, sau đó văn bản được chuyển giao qua
thủ trưởng cơ quan. Khi tiếp nhận chuyển giao văn bản được chuyển giao, ký
nhận rõ ràng, đảm bảo bí mật, nhanh chóng, chính xác.
Sau khi tiếp nhận văn bản đến văn thư tiến hành vào sổ đăng ký văn bản
đến, ghi lại nhưng thông tin cơ bản của văn bản, sau khi vào sổ công văn đến tât
cả các văn bản phải sắp xếp theo từng loại để trình Chủ tịch, công văn đến ngày
nào phải chuyển giao ngày hôm đó, chậm nhất là sáng hôm sau.
Sổ đăng ký văn bản có hai phần:
+ Bìa sổ (phụ lục số 3)
+ Nội dung bên trong của sổ giải quyết văn bản đến cột. ( phụ lục số 4)
- Phân phối và chuyển giao văn bản đến: Tất cả các văn bản đã đến cơ
quan sau khi có ý kiến của chủ tịch UBND xã phải được chuyển ngay đến tay
người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết, không được chậm hoặc quên văn
bản.Khi chuyển giao văn bản cán bộ văn thư phải ký nhận vào sổ nhận văn bản.
Mẫu sổ chuyển giao văn bản ( Phụ lục số 5)
Văn bản mật chuyển giao chậm nhất là 30 phút trong giờ hành chính,
ngoài giờ hành chính là 60 phút. Văn bản mật thì thêm cột “mức độ mật” trong
mẫu chuyển giao văn bản và người nhận phải ký vào sổ.
* Quản lý và giải quyết văn bản đi:
Các thủ tục chuyển giao văn bản đi của cơ quan có kèm theo phiếu gửi,
việc chuyển giao văn bản đi được thực hiện nhanh chóng, kịp thời.
Việc quản lý văn bản đi rất rõ ràng, chính xác, kịp thời, ăn toàn, bí mật.
Văn bản đi luân thể hiện đầy đủ các nội dung, tuy nhiên số lượng ban hành văn
bản đi còn ít. Sổ đăng ký văn bản đi gọn gàng, sạch sẽ và dễ hiểu.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
17
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Tất cả các văn bản đi của cơ quan đều phải vào sổ đăng ký quản lý văn
bản đi ở bộ phận văn thư cơ quan và phải được kiểm tra về nội dung và hình
thức trước khi gửi đi.
Văn bản đi phải được chuyển giao theo nguyên tắc: Văn thư đóng dấu sau
khi đăng ký và làm thủ tục gửi đi. Chỉ tiếp nhận những văn bản được đánh máy
đúng quy định, đúng thể thức, căn cứ pháp lý.
Văn bản đi được phát hành theo quy trình sau:
- Ghi số của văn bản.
- Ghi ngày, tháng, năm của văn bản theo đúng ngày tháng gửi.
- Đóng dấu lên văn bản đã có chữ ký hợp lệ rồi vào sổ văn bản đi.
Văn bản đi được chuyển đi trong ngày, nếu là văn bản mật thì có kèm
theo phiếu gửi. Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất 02 bản.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi ( phụ lục số 6)
* Lập hồ sơ
Để đảm bảo cho việc phân loại, sắp xếp tài liệu và lập hồ sơ trong cơ
quan, đơn vị chủ động, hợp lý, khoa học, thuận tiện. giúp cho cán bộ trong cơ
quan lập được hồ sơ đầy đủ, chính xác, làm căn cứ cho cán bộ văn thư, lưu trữ
kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ của cán bộ chuyên môn. Giúp cho lãnh đạo cơ
quan, đơn vị nắm được toàn bộ công việc của cơ quan và công việc của từng cán
bộ thừa hành và nêu cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong cơ
quan đơn vị đối với việc lập hồ sơ đồng thời là cơ sở cho việc nộp lưu hồ sơ vào
lưu trữ cơ quan, thì cơ quan trước tiên đã lập bản danh mục hồ sơ thống kê
những hồ sơ (dự kiến) mà cơ quan, đơn vị cần phải lập trong một thời gian nhất
định (thường là một năm).
Khi lập hồ sơ công việc cơ quan tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Mở hồ sơ.
Bước 2: Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ.
Bước 3: Phân chia đơn vị bảo quản và sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ
sơ hay đơn vị bảo quản.
Tuỳ theo từng hồ sơ mà có những cách sắp xếp văn bản, tài liệu phù hợp.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
18
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Cơ quan áp dụng những cách sắp xếp như: Sắp xếp theo thứ tự thời gian, sắp
xếp theo quá trình giải quyết công việc, sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn
bản và mức độ quan trọng của tác giả, sắp xếp theo vần chữ cái.
Bước 4: Biên mục hồ sơ.
- Ghi mục lục văn bản (đối với những đơn vị bảo quản có thời hạn bảo
quản vĩnh viễn và lâu dài).
- Viết chứng từ kết thúc.
Như vậy một hồ sơ công việc của cơ quan gồm có:
- Bìa hồ sơ
- Các văn bản, tài liệu nói về một công việc nhất định
- Mục lục văn bản
- Chứng từ kết thúc.
Tuy nhiên, công tác lập hồ sơ chưa đápứng được yêu cầu như: tài liệu
chưa được sắp xếp khoa học, chưa biên mục hồ sơ và thành phần tài liệu của
nhiêu hồ sơ còn thiếu nhưng không tìm được tài liệu bổ sung và vẫn còn tình
trạng giữ lâu tài liệu ở các bộ phận.
2.1.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu
Một trong những nội dung cơ bản của công tác Văn thư trong các cơ
quan là việc quản lí và sử dụng con dấu đúng theo quy định của Nhà nước vì con
dấu là yếu tố quan trọng trong thủ tục Hành chính hiện hành .
Một văn bản ban hành ngoài đầy đủ các thể thức và khi đã có chữ ký của
người có thẩm quyền vẫn phải có dấu đóng mới có hiệu lực pháp lý .
Tại UBND xã Yên Sơn Văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động của công
tác văn thư cũng như việc quản lí và đóng dấu .
Nắm được tính chất quan trọng của Con dấu Cán bộ Văn phòng nói
chung là người chịu trách nhiệm quản lý và đóng dấu nói riêng đã thức hiện việc
sử dụng bảo quản dấu rất tốt .
UBND xã Yên Sơn sử dụng hai loại dấu là: Dấu cơ quan có quốc huy và
dấu văn phòng và các dấu như : Dấu mật , dấu khẩn, hoả tốc , dấu đến , dấu
chức danh của các chủ tịch và các phó chủ tịch.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
19
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Dấu được đóng đúng quy định , chỉ đóng lên những văn bản có đầy đủ
thông tin và chữ ký hợp lệ , không đóng dấu lên giấy trắng hay những văn bản
không đúng thể thức . Dấu được đóng vào 1/3 chữ ký lệch về bên trái , cơ quan
dùng mực dấu là mực đỏ để đóng lên văn bản.
• Nhận xét : Qua quá trình khảo sát thực tế tại UBND xã tôi thấy công
tác quản lí và sử dụng con dấu tại cơ quan như sau:
Dấu của UBND xã Yên Sơn được bảo quản cẩn thận, lau chùi sạch sẽ ,
đặt vào ngăn tủ tại cơ quan , có khoá tủ chắc chắn .Dấu chỉ đóng vào những Văn
bản có đầy đủ thông tin và chữ ký hợp lệ . Dấu đóng đúng qui định của Nhà
nước.
2.3. Tình hình hoạt động công tác văn thư
Ủy ban nhân dân cấp xã là một cơ quan có quy mô nhỏ nên việc mở kho
lưu trữ vẫn chưa được thực hiện. Các văn bản, tài liệu lưu trữ của cơ quan được
bảo quản, lưu trữ trong tủ đựng tài liệu của cơ quan.
Công tác lưu trữ là toàn bộ hoạt động nhằm giữ gìn, bảo quản văn bản, tài
liệu. Công tác Lưu trữ là việc giữ lại và tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá
trị trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu
khi cần thiết.
Lưu trữ gồm: Lưu trữ hiện hành là bộ phận Lưu trữ của cơ quan, tổ chức
có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp
nhận từ các đơn vị thuộc các cơ quan, tổ chức.
Công tác Lưu trữ của UBND xã Yên Sơn luôn được thực hiện theo Thông
tư số 04/2013/TT-BNV hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ
của các cơ quan, tổ chức và Nghi định số 111/2004/ND-CP ngày 08/4/2004 của
chính phủ về quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
UBND xã Yên Sơn chưa ban hành văn bản quy định về thực hiện công tác
lưu trữ và cũng chưa có điều kiện bố trí kho lưu trữ cũng như phương tiện bảo
quản tài liệu lưu trữ. Việc thực hiện nghiệp vụ lưu trữ thực hiện và tuân thủ
nghiêm túc theo các văn bản quy định hiên hành của cấp trên.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
20
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
Khoa Văn thư - Lưu trữ
21
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Chương 3
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ YÊN SƠN
3.1. Nhận xét, đánh giá về công tác văn thư – lưu trữ của Uỷ ban nhân
dân xã Yên Sơn
3.1.1. Ưu điểm
Công tác Văn thư – Lưu trữ của UBND xã Yên Sơn được tổ chức thực
hiện khá tốt. Bộ phận này gồm 03 cán bộ,nhân viên làm việc với những trang
thiết bị khá đầy đủ. Đảm bảo tính thống nhất, khoa học và hiệu quả trong công
việc. Đáp ứng nhu cầu quản lý văn bản tài liệu đối với cơ quan hành chính lớn.
Cán bộ, nhân viên Văn thư- Lưu trữ có tinh thần hăng say trong công
việc. Luôn đề cao trách nhiệm công tác để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Luôn thực hiện nghiêm túc những nội quy, quy định chung nên có nề nếp làm
việc và theo quy trình nghiệp vụ.
Hàng năm, cán bộ nhân viên Văn thư –Lưu trữ được tổ chức tập huấn về
chuyên môn, bồi dưỡng các líp nghiệp vụ và chính trị. Nâng cao trình độ kiến
thức, có cơ hội học hỏi những cái mới về công tác, đồng thời được bồi dưỡng
phẩm chất chính trị. Giúp công tác Văn thư- Lưu trữ được giải quyết nhanh
chóng, chính xác, kịp thời và khoa hơn.
Cán bộ Văn thư được phân công nhiệm vụ rõ ràng, một người quản lý văn
bản đi và một người quản lý văn bản đến. Được trang bị các loại sổ sách đăng ký
và gần đây là máy vi tính. Sử dụng hệ thống phần mềm vào công tác Văn thư
giúp công việc được giải quyết nhanh chóng và khoa học. Phù hợp với thực tế
xã hội hiện nay.
Cán bộ Lưu trữ được trang thiết bị đầy đủ các thiết bị phục vụ bảo quản,
tra tìm, chỉnh lý tài liệu. Đặc biệt là cũng được trang bị máy vi tính, đưa hẹ
thống phần mềm vào công tác Lưu trữ. Thuận tiện trong việc nhập dữ liệu, bảo
quản tài liệu tốt và tra tìm nhanh chóng.
Nhìn chung, công tác Văn thư- Lưu trữ ở đây được tiến hành theo trình tự
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
22
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
