Chuong 3 phan tich va mo ta CV

6-1

McGraw-Hill/Irwin

Copyright © 2010 by The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.


6-2

Chuơng 3

Thiết kế và Phân tích Cơng việc


6-3

Giới thiệu

Các

tổ chức phát triển bởi
các nhiệm vụ và mục tiêu tổng thể của hầu hết các cơ
quan đều quá lớn đối với một cá nhân

Phải

có một cách làm mang tính hệ thống để xác định
xem nhân viên nào sẽ thực hiện công việc nào
Nền tảng của một tổ chức chính là tập hợp các cơng việc
mà nhân viên của tổ chức đó đảm nhiệm

6-4

Giới thiệu
Phân tích Cơng việc là một phần cốt yếu đối với bất kỳ một
chương trình quản lý nhân sự nào và cung cấp câu trả lời cho các
câu hỏi như
Phải mất bao lâu thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ quan trọng?
Các nhiệm vụ nào có thể nhóm lại với nhau và coi như là một công việc?
Một công việc được thiết kế như thế nào để hiệu quả làm việc của nhân
viên được cải thiện?
Các loại hành vi gì là cần thiết để thực hiện cơng việc?
Những đặc điểm và kinh nghiệm gì làm cho một người phù hợp
với cơng việc?
Thơng tin phân tích cơng việc có thể giúp phát triển các chương trình
quản lý nhân sự được không?


6-5

Ngơn từ trong Phân tích Cơng việc
Có

rất nhiều thuật ngữ trong Phân tích Cơng việc
được sử dụng thay thế lẫn nhau
Các

chuyên gia sử dụng thuật ngữ rất chuẩn xác, nhằm tránh
nhầm lẫn và giải thích sai
Đạo luật bang và liên bang đều yêu cầu sự chính xác trong

việc sử dụng các thuật ngữ
Những định nghĩa của Chính quyền Liên bang:
Phân

tích Cơng việc: một q trình có hệ thống, có mục đích
nhằm thu thập thơng tin về các khía cạnh quan trọng liên quan
tới một công việc

Mô

tả Công việc: sản phẩm chính của một Phân tích Cơng
việc. Nó là một bản tổng hợp bằng văn bản về công việc như
một đơn vị tổ chức có thể nhận biết


6-6

Ngơn từ trong Phân tích Cơng việc
u

cầu Cơng việc: văn bản giải thích các kiến thức,
kỹ năng, khả năng, phẩm chất và các đặc điểm khác
(KSAO) cần thiết cho việc thực hiện có hiệu quả một
cơng việc đã định

Nhiệm

vụ: Một loạt các yếu tố công việc được tập hợp

và điều phối để tạo ra một kết quả

Vị

trí: bao gồm các trách nhiệm và nghĩa vụ do một cá nhân
thực hiện Có bao nhiều nhân viên trong một tổ chức thì có bấy
nhiêu vị trí

Cơng

việc: nhóm gồm các vị trị có những trách nhiệm giống
nhau, ví dụ như lập trình viên máy tính

Nhóm

Cơng việc: nhóm gồm các cơng việc có các trách nhiệm
giống nhau


6-7

Các Bước trong Phân tích Cơng việc
Bước 1:
Xem xét tổ
chức và sự
phù hợp
của mỗi
cơng việc

Bước 2: Xác
định thơng
tin từ phân

tích cơng
việc sẽ được
sử dụng như
thế nào

Bước 3:
Chọn cơng
việc để
phân tích

Bước 4: Thu
thập dữ liệu
bằng các
phương pháp
phân tích
cơng việc

Bước 5:
Chuẩn bị
bản mô tả
công việc

Bước 6:
Chuẩn bị
Chi tiết
công việc

Sử dụng thông tin trong
các bước trên để:
• Thiết kế cơng việc

• Lập kế hoạch
• Tuyển dụng
• Lựa chọn và đào tạo
• Đánh giá kết quả làm
việc
• Lương và thưởng
• Tuân thủ EEO
• Đánh giá tiếp theo


6-8

Các Bước trong Phân tích Cơng việc

Tuyển dụng

Lựa chọn

Đào tạo

Dữ liệu thu thập được
là nền tảng cơ bản cho các
hoạt động quản
lý nhân sự khác

Thiết kế và tái thiết
kế công việc

Chế độ lương bổng

Đánh giá kết
quả làm việc


6-9

Các Cơng dụng của Phân tích Cơng việc
Khơng

có lựa chọn xem có nên tiến hành Phân tích
Cơng việc hay khơng nữa
Các hướng dẫn và khuyến nghị pháp lý về quyền dân
sự và các luật EEO đều rất rõ ràng
Câu hỏi giờ đây là nên tiến hành Phân tích Cơng việc
có hiệu lực pháp lý như thế nào

Phân

tích Cơng việc đóng một vai trò quan trọng
trong Hướng dẫn Thống nhất về Các quy trình Lựa
chọn Nhân viên (1978)
Một loạt các chính sách đã được thiết kế nhằm giảm
thiểu hoặc phòng tránh các hành vi phân biệt đối xử
nơi công sở


6-10

Các Cơng dụng của Phân tích Cơng việc
Phân

Phântích
tíchCơng
Cơngviệc
việccó
cóvai
vaitrị
trịthiết
thiếtyếu
yếuđối
đốivới
với
việc
đánh
giá
sự
phân
biệt
đối
xử
theo
hầu
hết
việc đánh giá sự phân biệt đối xử theo hầu hết
các
cácluật
luậtcó
cóliên
liênquan
quantới
tớilao

laođộng
động
Để
Đểmột
mộtPhân
Phântích
tíchCơng
Cơngviệc
việcđược
đượctịa
tịatán
tánthành,
thành,
nó
nóphải
phải: :
Mang
Manglại
lạimột
mộtbảng
bảngMơ
Mơtả
tảCơng
Cơngviệc
việcrõ
rõràng
ràngvà
vàtồn
tồndiện
diện

Đánh
Đánhgiá
giáđược
đượcmức
mứcđộ
độthường
thườngxun
xunvà
vàtầm
tầmquan
quantrọng
trọngcủa
của
các
cáchành
hànhvivicơng
cơngviệc
việc
Cho
Chophép
phépđánh
đánhgiá
giáchính
chínhxác
xáccác
cáckiến
kiếnthức,
thức,kỹ
kỹnăng,
năng,khả

khả
năng,
năng,phẩm
phẩmchất
chấtvà
vàcác
cácKSAO
KSAOkhác
kháctheo
theou
ucầu
cầucủa
củacơng
cơng
việc
việc
Xác
Xácđịnh
địnhrõ
rõràng
ràngcác
cácKSAO
KSAOquan
quantrọng
trọngđối
đốivới
vớimỗi
mỗitrách
trách
nhiệm

nhiệmcơng
cơngviệc
việc


6-11

Các Cơng dụng của Phân tích Cơng việc
Cơng dụng của Phân tích
Cơng việc

Để giảm thiểu sự chống

1. Tuyển dụng và lựa chọn
2. Đào tạo và Phát triển sự

1. Tuyên truyền vì sao

3. Chế độ lương bổng
4. Lập kế hoạch chiến lược

2. Giải thích thơng tin đó

nghiệp

đối…

phân tích cơng việc lại
quan trọng
sẽ được sử dụng thế

nào


6-12

Ai là người tiến hành Phân tích Cơng việc?

Được quyết định trong quá trình lập kế hoạch
Thuê một chuyên
gia phân tích tạm
thời từ bên ngồi

Tuyển dụng một
Chun gia Phân
tích Cơng việc tồn
thời gian

Sử dụng giám sát
viên, người đương
nhiệm cơng việc,
hoặc cả hai

điểm mạnh và điểm yếu
Người đương
nhiệm công việc
biết rõ những cơng
việc gì sẽ thực sự
đuợc tiến hành

Sự chun tâm vào

cơng việc có thể
làm tăng sự chấp
nhận những thay
đổi của cơng việc

Người đương
nhiệm cơng việc sẽ
có lúc khó khăn do
khuynh hướng
khơng khách quan
của mình


6-13

Ai là người tiến hành Phân tích Cơng việc?

1. Địa điểm và sự phức tạp
của công việc
2. Người đương nhiệm
công việc sẽ tiếp thu thế
nào đối với chuyên gia
phân tích cơng việc từ
bên ngồi

1. Hiểu rõ con người,
cơng việc và tồn bộ hệ
thống tổ chức
2. Có kiến thức về tiến
trình cơng việc trong tổ

chức

3. Mục đích cuối cùng của
việc phân tích

Ảnh hưởng đến sự lựa
chọn người phân tích

Người được

chọn cần
phải…


6-14

Sử dụng Đồ thị
cần phải có một cái nhìn tổng quan về tổ
chức và các công việc của tổ chức

Trước khi bắt đầu phân
tích cơng việc…

giúp hiểu rõ hơn về tiến trình cơng việc
xun suốt trong tổ chức
Các chun mơn và chức năng của nhân
viên

Một đồ thị tổ chức thể
hiện các mối quan hệ

giữa các phòng ban và
bộ phận của công ty,
cùng với:

Số các cấp theo chiều dọc trong tổ chức
Số các phòng ban chức năng
Các mối quan hệ báo cáo chính thức


6-15

Sử dụng Đồ thị
Một

đồ thị quá trình cho thấy các nhóm cơng
việc cụ thể có tương quan như thế nào với nhau
Không thể hiện các mối quan
hệ cấu trúc giữacác công việc
 Cho thấy các hoạt động
và công việc cần thiết để
tạo ra một sản phẩm hay
dịch vụ mong muốn


6-16

Phương pháp Thu thập Dữ liệu
Quan
Quan sát
sát

Thu
Thu thập
thập dữ
dữ
liệu
liệu công
công việc
việc

Phỏng
Phỏng vấn
vấn
Bảng
Bảng câu
câu hỏi
hỏi
Nhật
Nhật ký
ký hoặc
hoặc sổ
sổ tay
tay của
của Người
Người đương
đương nhiệm
nhiệm
được
được thu
thu thập

thập

Với
Với mỗi
mỗi phương
phương
pháp,
các
pháp, các thông
thông
tin
tin về
về công
công việc
việc
sẽ
sẽ

được
được nghiên
nghiên cứu
cứu theo
theo những
những cách
cách thức
thức các
các
nhiệm
vụ
được

hoàn
thành
nhiệm vụ được hồn thành
(Phân
(Phân tích
tích định
định hướng
hướng cơng
cơng việc)
việc)
Được
Được phân
phân tích
tích dưới
dưới dạng
dạng hành
hành vivi
((phân
phân tích
tích định
định hướng
hướng cách
cách thức
thức thực
thực hiện
hiện
cơng
cơng việc
việc))

6-17

Phương pháp Thu thập Dữ liệu
Một Mẫu thông tin phân tích cơng việc (JAIF) có thể
cung cấp các thơng tin cốt lõi cho bất kỳ phương pháp
Phân tích Cơng việc nào
mang tới một bức tranh tồn
cảnh về cơng việc, các trách
nhiệm và yêu cầu công việc

các câu trả lời sẽ được dùng
để xây dựng kỹ thuật thu thập
dữ liệu

Người đương nhiệm và các giám sát viên có thể khơng
nhìn nhận công việc như nhau
Thu thập thông tin từ nhiều
người đương nhiệm

Khơng được mặc nhiên coi
rằng mọi người đều có cùng
kiến thức về công việc


6-18

Quan sát trực tiếp



Được

áp dụng đối với các công việc u cầu các hoạt
động thủ cơng, tiêu chuẩn hóa, và có vịng tuần hồn
cơng việc ngắn



Khơng thích hợp khi cơng việc bao gồm hoạt động lao động trí óc đáng
kể



Chun gia phân tích cơng việc phải được đào tạo để :
 quan sát các hành vi cơng việc có liên quan
 phải tỏ ra kín đáo nhất có thể


6-19

Phỏng vấn
Phỏng

vấn những người đương nhiệm công việc thường
được thực hiện kết hợp với kỹ thuật quan sát
Kỹ thuật được được sử dụng rộng rãi nhất
Cho phép nói chuyện một cách trực tiếp với những người
đương nhiệm

Các

buổi phỏng vấn có thể được tiến hành với :
duy nhất một người đương nhiệm
một nhóm người đương nhiệm
một giám sát viên đã quen với cơng việc

Một

nhóm câu hỏi có hệ thống được sử dụng sao cho các câu
trả lời có thể được so sánh với nhau


6-20

Phỏng vấn

Phỏng vấn rất khó để có thể tiêu chuẩn hóa được
Những người phỏng vấn khác nhau có thể hỏi các câu hỏi khác
nhau
Cùng một người phỏng vấn có thể đặt các câu hỏi khác nhau cho
những người trả lời khác nhau
Thơng tin có thể bị người phỏng vấn vơ tình làm cho sai lệch
Chi phí phỏng vấn có thể khá cao, đặc biệt trong trường hợp
phỏng vấn nhóm khơng có hiệu quả thực tiễn


6-21

Bảng câu hỏi

bảng

câu hỏi là phương pháp thu thập thông
tin ít tốn kém nhất
một cách làm hiệu quả để thu thập một lượng
lớn thông tin trong thời gian ngắn
Một bảng câu hỏi có kết cấu bao gồm các câu
hỏi cụ thể về công việc, điều kiện làm việc và
trang thiết bị
♦ Một mẫu bảng hỏi mở cho phép những người
đương nhiệm sử dụng ngơn từ và suy nghĩ của
riêng mình để mô tả công việc
♦ Mẫu và cấu trúc một bảng câu hỏi là các vấn
đề còn đang tranh luận


6-22

Bảng câu hỏi

càng ngắn càng tốt

phải đơn giản
lập
lậpmột
mộtbảng
bảngcâu
câu
hỏi
hỏidễ

dễsử
sửdụng
dụng

Giải thích nó được
sử dụng để làm gì

Kiểm tra
trước khi sử dụng


Nhật ký hay Sổ tay của
Người đương nhiệm công việc

6-23

Nhật

ký hay sổ tay là một ghi chép của người
đương nhiệm về
Các trách nhiệm công việc
Tần suất các trách nhiệm
Thời điểm các trách nhiệm được hoàn thành

Hầu

hết các cá nhân đều khơng bị u cầu bắt
buộc phải có một sổ ghi nhật ký như vậy
Nếu được giữ gìn một cách thích đáng, sổ nhật ký
sẽ cho phép kiểm tra các trách nhiệm hàng ngày và

những sự cố bất thường xẩy ra
Nhật ký hay sổ tay là rất hữu dụng khi phân tích
các cơng việc khó quan sát


6-24

Sử dụng Phương pháp nào?

Hiện
Hiệnchưa
chưacó
cósự
sựthống
thống
nhất
nhấtxem
xemphương
phươngpháp
pháp
Phân
Phântích
tíchCơng
Cơngviệc
việcnào
nào
sẽ
sẽmang
manglại
lạicác

cácthơng
thơngtin
tin
tốt
nhất
tốt nhất

Hầu
Hầuhết
hếtcác
cáctổ
tổchức
chứcđều
đều
đưa
đưara
rachọn
chọnlựa
lựadựa
dựatrên
trên

khơng nên phụ thuộc duy nhất vào
phỏng vấn làm phương pháp thu
thập dữ liệu
Đối với một tình huống nhất định sẽ
lại có các phương pháp nhất định
phù hợp hơn
Mục dích của việc phân tích

Giới hạn về thời gian và ngân sách


6-25

Sử dụng Phương pháp nào?
Rất

nhiều tổ chức sử dụng cách thức Phân tích
Cơng việc Đa phương pháp
Chun gia phân tích phỏng vấn những người
đương nhiệm và các giám sát viên kết hợp cùng với
việc quan sát tại chỗ
Một cuộc điều tra nhiệm vụ dựa trên các đánh giá
của chuyên gia sẽ đuợc lập nên và thực hiện
Thực hiện một phân tích thống kê về các câu trả lời

Một

q trình tổng thể là phương pháp tương đối
tốn kém tiền của và thời gian
chất lượng thơng tin thu được từ q trình tổng thể
sẽ được các cơ quan tòa án nhiệt liệt ủng hộ