LẬP KẾ HOẠCH VÀ TIẾN ĐỘ potx

1
LẬP KẾ HOẠCH VÀ TIẾN ĐỘ
Trần Trung Hậu
2006
Chuyên đề: Quản lý dự án Xa ây dựng
Project Planning & Scheduling
2
MỤC TIÊU KHÓA HỌC
 Nâng cao kiến thức cơ bản, những vấn đề lý luận
và thực tiễn của lập kế hoạch dự án
 Nâng cao các kỹ năng lập kế hoạch dự án phát
triển thông qua việc áp dụng phương pháp
Logframe
 Ứng dụng các công cụ lập kệ hoạch vào việc xây
dựng các kế hoạch hành động
3
LẬP KẾ HOẠCH VÀ TIẾN ĐỘ
 1. Giới thiệu
 2. Hoạch định dự án
 3. Lập tiến độ dự án:
 Nguyên tắc chung
 Các loại tiến độ: tiến độ ngang, tiến độ ma trận, tiến độ
mạng
 4. Cơ cấu phân chia công việc (WBS)
 Định nghĩa
 Lập sơ đồ mạng từ cơ cấu phân chia công việc
 Hệ thống mã hoá
4
THEO DÒNG THỜI SỰ
 “Có dự án như tuyến đường Hà Đông – Ba La
(Hà Tây) khởi động suốt từ thời bộ trưởng (bộ

GTVT) Đồng Sĩ Nguyên (trải qua bốn đời bộ
trưởng) đến nay vẫn chưa xong… Chỗ này cũng
là lãng phí, thất thoát… (Phát biểu của thứ
trưởng bộ GTVT Ngô Thịnh Đức tại hội nghị
GTVT hôm 05.01.2005 – Báo TT, 06.01.2005)
5
 Sáng nay tôi vừa nhận được bức thư của người
dân kêu ca việc các công trình xây dựng của thành
phố rất bết bát chưa khắc phục được tình trạng
chậm tiến độ, yếu kém về chất lượng… Nhưng tại
sao không khắc phục được (Phó chủ tịch UBND
TP.HCM Nguyễn Văn Đua đặt vấn đề tại hội nghị
chấn chỉnh và tăng cường chất lượng hồ sơ khảo
sát, thiêt kế và dự toán các công trình xây dựng
trên địa bàn thành phố hôm 08.04.2004 – Báo TT,
08.04.2004)
6
 “Theo bộ Xây dựng, có rất nhiều nguyên nhân dẫn
đến việc chậm trễ các dự án xi măng, trong đó
nguyên nhân chính là do việc bồi thường đất đai,
quản lý dự án kém…” (Tất cả 10 dự án xi măng
đều chậm tiến độ, www.ashui.com, ngày
11.11.2004)
7
KHÁI NIỆM DỰ ÁN
 Mục tiêu
 Phương tiện
 Chương trình hoạt động
 Kết quả mong đợi
 Đánh giá: So sánh kết quả

thực tế với kết quả được
lên kế hoạch
 Điều chỉnh, sửa đổi
8
VAI TRÒ CỦA LẬP KẾ HOẠCH
 Nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn
lực
 Công cụ động viên
 Công cụ kiểm soát
 Góp phần thúc đẩy giao tiếp, trao đổi
 Phối hợp giữa
- Các thành viên của nhóm dự án
- Dự án và các đối tác
- Dự án và người hưởng lợi
9
Lợi ích của việc lập kế hoạch và tiến độ (1)
 Dự án hoàn thành đúng hạn
 Các công việc không bị gián đoạn / chậm trễ
 Giảm thiểu các công việc phải làm lại
 Hạn chế nhầm lẫn và sai lầm
 Tăng mức độ hiểu biết của mọi người về tình trạng của
dự án
 Báo cáo tiến trình dự án có ý nghĩa và đúng hạn
 Có thể điều khiển dự án thay vì bị dự án điều khiển
10
Lợi ích của việc lập kế hoạch và tiến độ (2)
 Có thể điều khiển dự án thay vì bị dự án điều khiển
 Biết được thời gian thực hiện các phần việc chính của dự
án
 Biết được cách thức phân phối chi phí của dự án

 Xác định rõ trách nhiệm và quyền lợi của mọi người
 Biết rõ ai làm? làm gì? khi nào? và chi phí bao nhiêu
 Hợp nhất các công việc để đảm bảo chất lượng dự án
theo yêu cầu của chủ đầu tư
11
HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN
Quá trình xem xét ban đầu của chủ nhiệm dự án
 Tập trung các tài liệu liên quan đã có (báo cáo nghiên
cứu khả thi, hợp đồng với chủ đầu tư) => xác định rõ
được quy mô công việc, đảm bảo kinh phí được duyệt
và tiến độ thể hiện được đầy đủ các mốc thời gian
quan trọng
 Xác định các thông tin cần thiết cho các hoạt động của
dự án: trả lời các câu hỏi liên quan đến quy mô, chi phí
và thời gian thực hiện dự án
12
HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN
Các câu hỏi liên quan đến quy mô, chi phí và thời gian
 Quy mô: Thiếu những yêu cầu gì? Có hợp lý không? Cách
làm tốt nhất là gì? Cần bổ sung những thông tin nào? Cần
chuyên môn gì? Cách thức thi công dự án? Chất lượng mà
chủ đầu tư yêu cầu? Áp dụng tiêu chuẩn và quy định nào?
 Kinh phí: Kinh phí dự trù có hợp lý không? Dự toán được
lập như thế nào? Ai tính dự toán? Khi nào dự toán được lập?
Có phần nào trong dự toán phải kiểm tra lại? Có phải dự toán
đã được hiệu chỉnh theo thời gian và địa phương?
 Tiến độ: Tiến độ có hợp lý không? Tiến độ đã được lập như
thế nào? Tiến độ được lập khi nào? Ai lập tiến độ? Ngày
hoàn thành dự án đã xác định chưa? Có quy định những
khoản thưởng và phạt nào không?

13
HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN
Cách thức thực hiện
 Chủ nhiệm dự án lập kế hoạch thực hiện dự án bằng cách
thu thập các thông tin từ các thành viên thực hiện dự án
thông qua bản thiết kế phương án thực hiện công việc cụ
thể (Work Package) gồm có ba phần: quy mô, chi phí và
thời gian thực hiện công việc
 Chi phí ước tính của dự án bằng chi phí cộng dồn từ tất cả
các bản phương án thực hiện công việc cụ thể
 Tiến độ tổng quát của dự án là tiến độ hợp nhất từ tất cả
các bản phương án thực hiện công việc cụ thể
14
Các phần của một kế hoạch thực hiện dự án (1)
 Dữ liệu chung: tên và mã số dự án, mục tiêu và quy mô của
dự án, sơ đồ cơ cấu phân công tổ chức của dự án
 Công việc:
 Danh mục chi tiết liệt kê các công việc
 Phân nhóm các công việc
 Các công việc cụ thể (Work packages)
 Tiến độ
 Trình tự và mối quan hệ giữa các công việc
 Thời gian dự kiến thực hiện công việc
 Ngày khởi công và hoàn thành các công việc
15
Các phần của một kế hoạch thực hiện dự án (2)
 Chi phí
 Số giờ công và chi phí nhân công thực hiện
từng công việc
 Những chi phí khác dự trù cho mỗi công việc

 Phương thức thanh toán và khoản tiền thanh
toán hàng tháng
 Đo lường tiến trình thực hiện
16
NỘI DUNG THẢO LUẬN KHI LẬP KẾ HOẠCH
 Mục đích dự án
 Thuận lợi và khó khăn liên quan đến giải quyết các vấn đề
 Các mục tiêu cụ thể
 Các kết quả cần đạt để hoàn thành mục tiêu
 Các hoạt động cụ thể để đạt các kết quả
 Những phương tiện cần thiết cho các hoạt động
 Ai quản lý dự án
 Phương pháp tổ chức, điều hành dự án
17
ĐẶC ĐIỂM CỦA KẾ HOẠCH DỰ ÁN PHÁT TRIỂN
 Kế hoạch phức tạp
 Có nhiều mục tiêu khác nhau
 Môi trường không ổn định
 Không có nhiều kỹ thuật
được rèn giũa, dựa vào kinh
nghiệm trước đây là chính
 Có nhiều nhóm tham gia,
quyền lợi không giống nhau
18
PHƯƠNG PHÁP KHUNG HỢP LÝ – CÔNG DỤNG
 Thỏa thuận của các bên về
nguyên tắc căn bản của dự án
 Hình thành và trình bày dự án
(lập kế hoạch)
 Theo dõi tiến độ của dự án (kiểm

tra, giám sát)
 Quản lý, điều hành dự án
19
CÁC BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN PHÁT TRIỂN
THEO PHƯƠNG PHÁP KHUNG HỢP LÝ
1. Phân tích hoàn cảnh dự án (Context Analysis)
2. Phân tích vấn đề (Problem Analysis)
3. Phân tích mục tiêu (Objective Analysis)
4. Phân tích phương án (Alternative Analysis)
5. Phân tích thành phần tham gia (Participation Analysis)
6. Xây dựng ma trận kế hoạch cho dự án (Project Planning
Matrix)
7. Kế hoạch thực hiện (Operational Analysis)
20
1. PHÂN TÍCH KHUNG CẢNH DỰ ÁN
 Khung cảnh (hoàn cảnh) gồm những yếu tố chi phối sự
nảy sinh ra vấn đề, đồng thời bao gồm những ảnh hưởng
có thể giúp giải quyết vấn đề
 Khung cảnh dự án
- Chúng ta sẽ xuất phát từ đó
- Chúng ta sẽ hành động trong đó
- Chúng ta có thể tác động tới nó
- Chúng ta có thể bị nó chi phối
21
1. PHÂN TÍCH KHUNG CẢNH CỦA DỰ ÁN
 Phân tích khung cảnh giúp
- Làm rõ ranh giới, phạm vi của dự án
- Nhận ra những thuận lợi và khó khăn
- Các bên liên quan chia sẻ những nguy cơ
và thời cơ khi dự án được tiến hành

- Xác định những rủi ro cần được kiểm
soát
22
3. PHÂN TÍCH KHUNG CẢNH CỦA DỰ ÁN
 Những yếu tố chính
- Các bên liên quan tới dự án: Có thể
có ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực
tới dự án
- Những chính sách liên quan tới dự
án
- Những giá trị tinh thần và những
nguyên tắc mà các nhóm liên quan
coi là quan trọng
- Những bất trắc, rủi ro có thể xẩy ra
23
CÁC BÊN LIÊN QUAN
 Các bên liên quan đến dự án là
những người hay nhóm người
- Có lợi ích (trực tiếp hay gián tiếp)
liên quan đến dự án
- Bị ảnh hưởng bởi các hoạt động
của dự án
- Có thể ảnh hưởng đến sự thành
công hay thất bại của dự án
- Bộ 4 bên trong
- Bộ 4 bên ngoài
24
LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN
Trách nhiệm của các bên
 Chủ đầu tư: xác định ngày hoàn thành dự án, xác định mức

độ ưu tiên của các công việc
 Đơn vị thiết kế: lập tiến đôï thiết kế phù hợp với tiến độ
của bên chủ đầu tư có xét đến mức độ ưu tiên của công
việc
 Nhà thầu thi công: lập tiến độ cho tất cả công tác thi công
theo yêu cầu của hợp đồng bao gồm cả công tác cung ứng
và vận chuyển vật tư (có xét đến mối quan hệ qua lại giữa
các thầu phụ và phối hợp sử dụng nhân công, máy thi
công)
 Các đơn vị khác, tổ chức khác…
25
2. PHÂN TÍCH “VẤN ĐỀ”
 Vấn đề không phải là “tình trạng khó khăn”, mà là những
nguyên nhân dẫn đến tình trạng khó khăn
 Phân tích nhằm
- Xác định vấn đề và truy xem vấn đề đó do ai gây ra
- Sắp xếp những vấn đề đã xác định và tìm ra mối liên
quan giữa những vấn đề này (lập “Cây vấn đề”)
- Thống nhất quan điểm xếp hạng ưu tiên vấn đề
- Tìm ra giải pháp giải quyết vấn đề