QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN (PROJECT COST MANAGEMENT) pdf

1
QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN
(PROJECT COST MANAGEMENT)
Bài giảng lưu hành nội bộ của lớp “Bồi dưỡng kiến thức và kỹ
năng Quản Lý Dự Aùn xây dựng” tại Trung tâm CPA
Giảng viên: Trần Trung Hậu, M. Eng
ĐẠI HỌC MỞ BÁN CÔNG TP.HCM
TRUNG TÂM CPA
2
CÁC QUÁ TRÌNH CHÍNH
 Hoạch định nguồn lực (Resource planning): Xác định
các nguồn lực gì (con người, thiết bị, vật liệu) và số
lượng của mỗi loại nên được dùng để thực hiện các
công việc của dự án.
 Ước lượng chi phí (Cost estimating): phát triển một
ước tính xấp xỉ của những chi phí của các nguồn lực
cần để hoàn thành các công việc của dự án
 Lập ngân sách dự án (Cost budgeting): phân bổ chi
phí đến từng hạng mục riêng
 Kiểm soát chi phí (Cost control): Kiểm soát các thay
đổi mà tác động đến ngân sách dự án
3
CÁC QUÁ TRÌNH CHÍNH CỦA QUẢN LÝ CHI PHÍ (tiếp)
 4 quá trình trên của quản lý chi phí tương tác lẫn nhau và tương
tác với các quá trình khác của quản lý dự án.
 Ngoài ra trong thực tế, 4 quá trình nói trên có thể chồng lắp
nhau (overlap) và tương tác với nhau theo một cách thức mà
không được chi tiết hóa trong bài giảng này.
 Quản lý chi phí dự án nên cân nhắc nhu cầu thông tin của các
đối tác tham gia dự án. Các đối tác khác nhau có thể đo lường
chi phí trong những cách khác nhau và tại những thời điểm khác

nhau.
 Quản lý chi phí dự án cũng có thể bao gồm dự báo và phân tích sự
chi tiêu tài chính của sản phẩm dự án. Lúc này quản lý chi phí dự
án cũng bao gồm các kỹ thuật như: ROI (return on investment),
ngân lưu chiết khấu (discounted cash flow), phân tích hoàn vốn
(pay-back analysis), …
4
Inputs
Tools
Outputs
1- WBS
2- Historical
information
3- Scope statement
4- Resource pool
description
5- Organizational
policies
1- Expert
judgment
2- Altinatives
identification
1- Resource
requirements
HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC (RESOURCE
PLANNING)
5
HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC (RESOURCE
PLANNING)
 ĐẦU VÀO (INPUTS):

 Work Break-Down Structure (WBS)
 Thông tin quá khứ: Thông tin về loại nào của nguồn lực là
được yêu cầu cho những công việc tương tự của những dự án
trước đó nên được dùng nếu có sẳn
 Báo cáo quy mô (Scope statement): chứa đựng sự cần thiết
đầu tư và các mục tiêu dự án
 Resource pool description: Kiến thức về những tài nguyên
nào là có sẳn thì cần thiết cho hoạch định nguồn lực
 Các chính sách của tổ chức: Các chính sách của tổ chức thực
hiện dự án về nhân viên, về thuê hoặc mua thiết bị phải được
cân nhắc trong quá trình hoạch định nguồn lực.
6
HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC (RESOURCE
PLANNING) –tiếp theo
 CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and techniques):
 Ý kiến chuyên gia (Expert judgment): Ý kiến chuyên gia
thường được yêu cầu để đánh giá đầu vào cho từng quá
trình. Các chuyên gia như thế có thể được cung cấp bởi các
các phòng ban khác của tổ chức thực hiện dự án, bởi các
công ty tư vấn, bởi các hiệp hội nghề nghiệp, …
 Nhận dạng các giải pháp thay thế (Alternatives
identification):
7
HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC (RESOURCE
PLANNING) – tiếp theo
 ĐẦU RA (Outputs):
 Các nhu cầu nguồn lực (Resource requirements):
Đầu ra của quá trình hoạch định nguồn lực là sự miêu tả của
loại nguồn lực nào là cần và với số lượng bao nhiêu cho
mổi phân tử của WBS.

 Các nguồn lực này sẽ đạt được thông qua biểu đồ nhân lực
(staff accquisition) và quá trình cung ứng (procurement)
8
Inputs Tools Outputs
1- WBS (Input cuûa hoaïch
ñònh n.löïc)
2- Resource
requirements
(Output cuûa hoaïch ñònh n.löïc)
3- Resource rates
4- Activity duration
estimates
1- Analoguos est.
2- Parametric
modeling
3- Bottom-up est.
4- Computerized
tools
1- Cost estimates
2- Suporting detail
3- Cost management
plan
ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ (COST ESTIMATING)
9
ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ (COST ESTIMATING)
 ĐẦU VÀO (INPUTS):
– Work Break-Down Structure (WBS)
– Các nhu cầu nguồn lực (Resource requirements) = Đầu ra của quá trình
hoạch định nguồn lực
– Đơn giá nguồn lực (Resource rates): Các nhân viên đảm nhận ước tính chi

phí dự án phải biết đơn giá (unit rate) cho từng loại nguồn lực để tính toán
các chi phí dự án. Nếu không có dự liệu về đơn giá thì họ phải tự ước tính.
– Ước lượng thời gian hoàn thành công tác (Activity duration estimates)
= đầu ra của quản lý tiến độ dự án (Project time mamangement)
– Thông tin quá khứ (historical information)
– Chart of accounts: Sơ đồ của các khoản mục tài chánh miêu tả cấu trúc mã
hóa được dùng trong tổ chức thực hiện dự án để ghi chép các thông tin tài
chánh vào trong sổ cái kế toán (ledger)
10
ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ (COST ESTIMATING)
 CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and techniques):
– Ước tính tương tự (Analogous Estimating):
 Còn được gọi là top-down estimating, tức là sử dụng
các chi phí thực của những dự án tương tự truớc đó như
là cơ sở cho việc ước tính chi phí cho dự án hiện hành
 Nó thường được dùng khi chúng ta có rất ít thông tin về
dự án
 Ít tốn chi phí hơn nhưng cũng ít chính xác hơn
11
ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ (COST ESTIMATING)
 CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and techniques)
– tiếp theo:
– Mô hình tham số (Parametric modeling):
 Sử dụng các đặc tính (parameters) dự án trong một mô
hình toán học để dự đoán chi phí dự án.
 Các mô hình này có thể đơn giản (xây dựng chung cư
thường được tính dựa trên giá thành 1m2 sàn xây dựng)
hoặc phức tạp (mô hình ước lượng chi phí phân mềm sử
dụng 13 nhân tố hiệu chỉnh riêng biệt)
12

ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ (COST ESTIMATING)
 CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and techniques)
– tiếp theo:
– Ước lượng Bottom-up (Bottom-up estimating):
 Kỹ thuật này liên quan đến ước lựơng chi phí của các
công việc riêng, sau đó sẽ cộng dồn lên mức cao hơn để
có được tổng chi phí dự án
 Khi công việc được chia càng nhỏ thì độ chính xác của
ước tính sẽ gia tăng
– Các công cụ vi tính (Computerized tools): MS
Project, Primavera, WinEstimate, …
13
ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ (COST ESTIMATING)
 ĐẦU RA (Outputs):
 Ước lựơng chi phí (Cost estimates):
 Là đánh giá định lượng của các chi phí khả dĩ của các
nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án.
 các chi phí phải được ước tính cho tất cả các nguồn lực
mà dự án gánh chịu, bao gồm: nhân lực, vật liệu, cung
cấp, và các loại đặc biệt như trợ cấp do lạm phát, dự
phòng phí.
 Ước lượng chi phí một cách tổng quát thường được
tình bày dưới dạng tiền tệ nhưng đôi khi cũng có thể
được phát biểu dưới dạng tổng giờ công của nhân viên
cần dùng cho dự án
14
ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ (COST ESTIMATING)
 ĐẦU RA (Outputs) – tiếp theo:
 Các chi tiết phụ (Supporting detail):bao gồm:
 Mô tả quy mô công việc ước lượng = Tham khảo đến WBS

 Các tài liệu dùng làm cơ sở cho ước lượng (tức là làm thế nào mà
tổng chi phí đã được ước lượng)
 Tài liệu của các giả định
 Dung sai của ước lượng
 Kế hoạch quản lý chi phí (Cost plan Management):
miêu tả làm thế nào các sai biệt về chi phí sẽ được quản lý.
Mức độ chi tiết dựa trên nhu cầu của các bên tham gia dự
án. Nó là một phần của kế hoạch tổng thể dự án (the overall
project plan)
15
Inputs
Tools
Outputs
1- Cost estimates
(Output của ước lượng chi
phí)
2- WBS (Input của
hoạch đònh nguồn lực)
3- Project schedule
1- Cost estimating
tools and
techniques
1- Cost baseline
LẬP NGÂN SÁCH DỰ ÁN (COST BUDGETING)
16
LẬP NGÂN SÁCH DỰ ÁN (COST
BUDGETING)
 ĐẦU VÀO (Inputs):
 Ước lượng chi phí (cost estimates)
 WBS: giúp nhận dạng những phần tử mà chi phí sẽ được

phân bổ
 Tiến độ dự án (project schedule): giúp chỉ ra ngày bắt
đầu và ngày hoàn thành dự án cho các thành phần dự án mà
chi phí sẽ được phân bổ. Thông tin này là cần thiết để phân
công chi phí đến các thời đoạn thích hợp mà dự án phải
gành chịu chi phí đó.
17
LẬP NGÂN SÁCH DỰ ÁN (COST
BUDGETING)
 CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and techniques):
 Các công cụ và kỹ thuật ước lượng chi phí (Cost
estimate tools and techniques):
 Giống như các công cụ và kỹ thuật đã dùng trong ước lượng chi
phí ( cost estimates)
 ĐẦU RA (Outputs):
 Cost Baseline: là ngân sách ứng với một giai đoạn mà sẽ
được dùng để đo lường và theo dõi sự thực hiện của chi
phí. Nó thường được công dồn theo thời gian thành các đồ
thị cong chữ S. Nhiều dự án (đặc biệt là dự án lớn) có thể
có cost baseline bội (multiple cost baseline), chẳng hạn
như: kế hoạch chi tiêu hoặc dự báo ngân lưu là cost
baseline cho đo lường chi tiêu
18
Inputs
Tools
Outputs
1- Cost baseline
(Output của lập ngân sách
dự án)
2- Performance

reports
3- Change requests
4- Cost
management plan
1- Cost change
control system
2- Performance
measurement
3- Additional
planning
4- Computerized
tools
1- Revised cost
estimates
2- Budget updates
3- corrective
action
4- Estmates at
completion
5- Lesson learned
KIỂM SỐT CHI PHÍ (COST CONTROL)
19
KIỂM SOÁT CHI PHÍ (COST CONTROL)
 ĐẦU VÀO (inputs):
 Cost baseline
 Báo cáo tiến trình (performance report): cung cấp thông
tin về tiến trình xảy ra của chi phí trong thực tế. Nó cảnh
báo cho nhóm quản lý dự án những vấn đề tiềm năng trong
tương lai
 Các yêu cầu thay đổi (Change request): có thể xuất hiện

trong nhiều dạng thức. Các thay đổi có thể làm cho gia tăng
ngân sách nhưng cũng có thể làm giảm nó.
 Kế hoạch quản lý chi phí (Cost plan management)
20
KIỂM SOÁT CHI PHÍ (COST CONTROL)
 CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and
techniques):
 Hệ thống kiểm soát thay đổi chi phí (cost change
system control): xác định các quy trình bởi những gì
mà cost baseline có thể được thay đổi. Nó bao gồm:
paperwork, tracking system, và phân cấp quyền giải
quyết thay đổi.
 Đo lường tiến trình (measurement performance):
giúp đánh giá độ lớn của các sai biệt về chi phí.
Earned value analysis là hữu ích để kiềm soát các thay
đổi này
21
KIỂM SOÁT CHI PHÍ (COST CONTROL)
 CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and
techniques) – tiếp theo:
Kế hoạch bổ sung (Additional plan): Xem xét lại chi
phí đã ước lượng hoặc phân tích các giải pháp thay
thế có thể được yêu cầu
 Các công cụ máy tính (Computerized tools): Các
phần mềm QLDA có thể dùng để theo dõi biến động
chi phí đã hoạch định, chi phí thực chi, dự báo chi phí
cho phần công việc còn lại
22
KIỂM SOÁT CHI PHÍ (COST
CONTROL)

 ĐẦU RA (Outputs):
 Duyệt lại ước lượng chi phí (Revised cost
estimates): Các bên có liên quancần phải được thông
báo về sự phê duyệt lại này. Nó có thể dẫn đến thay
đổi kế hoạch tổng thể dự án.
 Cập nhật ngân sách (Budget updates): là các thay
đổi trong revised cost estimate. Nó được cập nhật để
tương thích với các thay đổi về quy mô (nếu có)
 Hành động hiệu chỉnh (Corrective action): là những
công việc cần phải làm để đưa kết quả cuối cùng của
dự án về gần với kế hoạch đã dự trù.
23
KIỂM SOÁT CHI PHÍ (COST
CONTROL)
 ĐẦU RA (Outputs):
Ước lượng lúc hoàn thành (Estimate at
completion=EAC): là dự báo về tổng chi phí dự án lúc
hoàn thành mà dựa vào kết quả đã thực thực hiện của
dự án. Có 3 cách thông dụng để ước lượng EAC (se
được thảo luận để phân tích Earned Value)
 Bài học kinh nghiệm (Lesson learned): Nguyên
nhân các thay đổi, lý do đằng sau sự lựa chọn các
corrective action, và các bài học khác nên được tài
liệu hóa để trở thành các dữ liệu lịch sử cho các dự án
tương tự mà chủ dự án sẽ thực hiện trong tương lai.