Hoàn thiện kế toán lưu chuyển Hàng hóa NK tại Cty XNK xi măng
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (418.07 KB, 77 trang )
1
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Mục lục
Sơ đồ 4: Quá trình xử lý, hệ thống hoá thông tin trong hệ thống kế toán tự động
...............................................................................................................................3
Sơ đồ 5: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp tại Công ty Xuất nhập
khẩu xi măng.........................................................................................................3
Lời mở đầu............................................................................................................4
I. Tổng quan về hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý của Công ty
Xuất nhập khẩu xi măng.......................................................................................6
1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty xuất nhập khẩu xi măng...........6
2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng........................7
3.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty Xuất nhập khẩu xi
măng......................................................................................................................8
(Đơn vị tính: VNĐ).............................................................................................13
2.2. Vận dụng chế độ chứng từ trong Công ty Xuất nhập khẩu xi măng...........18
Danh mục chứng từ kế toán:...............................................................................18
Tên chứng từ.......................................................................................................18
2.3. Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán trong Công ty Xuất nhập khẩu xi
măng....................................................................................................................19
TÊN TàI KHOảN................................................................................................19
2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán trong Công ty Xuất nhập khẩu xi
măng....................................................................................................................20
Sơ đồ 4: Quá trình xử lý, hệ thống hoá thông tin trong ....................................21
hệ thống kế toán tự động.....................................................................................21
2.5. Tổ chức hệ thống Báo cáo kế toán trong Công ty Xuất nhập khẩu xi măng
.............................................................................................................................22
Phần II: Thực trạng kế toán lu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại Công ty Xuất
nhập khẩu xi măng..............................................................................................24
I. Đặc điểm hàng hoá nhập khẩu........................................................................24
II. Nội dung hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp tại Công ty Xuất nhập
khẩu xi măng.......................................................................................................26
1. Đặc điểm nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng
.............................................................................................................................26
2. Thủ tục nhập khẩu trực tiếp Gạch chịu lửa tại Công ty Xuất nhập khẩu xi
măng....................................................................................................................30
4. Trình tự hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp:........................................39
4.1. Giai đoạn mua hàng:....................................................................................39
4.1. Giai đoạn bán hàng:.....................................................................................40
Sơ đồ 5: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp tại Công ty Xuất nhập
khẩu xi măng.......................................................................................................41
5. Trình tự ghi sổ nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp:...............................................41
III. Nội dung hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác tại Công ty Xuất nhập
khẩu xi măng.......................................................................................................48
1. Đặc điểm nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng
.............................................................................................................................48
Nguyễn Kim Th Kế toán 43B
2
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
2. Thủ tục nhập khẩu uỷ thác máy tiện vạn năng tại Công ty Xuất nhập khẩu xi
măng....................................................................................................................48
(Ký ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng
dấu).....................................................................................................................63
3. Tài khoản sử dụng:..........................................................................................63
5. Trình tự ghi sổ nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác:................................................67
Phần III: Một số nhận xét đánh giá và giải pháp hoàn thiện kế toán lu chuyển
hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng.................................73
I. Nhận xét, đánh giá về kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Xuất
nhập khẩu xi măng..............................................................................................73
1. Ưu điểm về kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Xuất nhập
khẩu xi măng.......................................................................................................73
2. Nhợc điểm về kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Xuất nhập
khẩu xi măng.......................................................................................................77
Diễn giải..............................................................................................................82
Báo cáo chi tiết kết quả tiêu thụ hàng hoá...............................................85
Kết luận........................................................................88
Nguyễn Kim Th Kế toán 43B
3
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Danh mục các từ viết tắt, các sơ đồ
GTGT: Giá trị gia tăng
TK: Tài khoản
QĐ-BTC: Quyết định - Bộ Tài Chính
DN: Doanh nghiệp
HĐBT: Hội đồng bộ trởng
BNgG: Bộ ngoại giao
TCCB: Tổ chức cán bộ
XNK: Xuất nhập khẩu
TCLĐ: Tổ chức lao động
XMVN: Xi măng Việt Nam
HĐQT: Hội đồng quản trị
NK: Nhập khẩu
L/C: Letter of credit
TCty: Tổng công ty
HĐUT: Hợp đồng uỷ thác
VNĐ: Việt Nam Đồng
CĐKT: Chế độ kế toán
CK DH: Chứng khoán dài hạn
DV: Dịch vụ
TGNH: Tiền gửi Ngân hàng
BHXH: Bảo hiểm xà hội
Sơ đồ 1: Sơ đồ trình tự kinh doanh của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng
Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng
Sơ đồ 3: Mô hình tổ chức công tác kế toán tại công ty XNK xi măng
Sơ đồ 4: Quá trình xử lý, hệ thống hoá thông tin trong hệ thống kế toán tự động
Sơ đồ 5: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp tại Công ty Xuất nhập
khẩu xi măng
Sơ đồ 6: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác tại Công ty Xuất nhập
khẩu xi măng
Nguyễn Kim Th Kế toán 43B
4
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Lời mở đầu
Từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung chuyển sang nền kinh tế thị trờng có
sự quản lý của Nhà nớc, nền kinh tế của nớc ta có những biến đổi sâu sắc, tạo ra
những thời cơ cũng nh làm nảy sinh không ít những khó khăn, thử thách cho sự
phát triển của các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp thơng mại dịch vụ nói riêng.
Doanh nghiệp thơng mại- dịch vơ víi ý nghÜa lµ tÕ bµo cđa nỊn kinh tế,
hoạt động nhằm cung cấp các hàng hoá, dịch vụ để thoả mÃn nhu cầu sinh hoạt
của con ngời và nhu cầu sản xuất kinh doanh của toàn xà hội. ở nớc ta, các
doanh nghiệp thuộc loại hình này rất đa dạng, với những doanh nghiệp làm
nhiệm vụ xuất nhập khẩu thì thị trờng của họ không chỉ là các đơn vị trong nớc
mà còn cả các đối tác nớc ngoài. Công tác kế toán tại các đơn vị này, đặc biệt
kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu đóng một vai trò quan trọng trong sự
thành công của hoạt động kinh doanh của Công ty.
Để thực hiện mục tiêu này, doanh nghiệp thơng mại - dịch vụ cần phải lựa
chọn kinh doanh mặt hàng nào phù hợp và có lợi nhất, luôn phân tích tìm hiểu
xu hớng phát triển của mặt hàng đó và đa ra quyết định đúng đắn, kịp thời trong
quá trình đầu t. Do vậy kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu cần phải đợc tổ
chức một cách khoa học, hợp lý để có thể cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp
thời giúp các nhà quản trị doanh nghiệp, phân tích đánh giá, lựa chọn các phơng
án kinh doanh có hiệu quả nhất.
Nhận thức đợc tầm quan trọng của kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu,
trong quá trình học tập tại trờng và thời gian thực tập tại Công ty Xuất nhập
khẩu xi măng em đà nghiên cứu và tìm hiểu về công tác kế toán lu chuyển hàng
hoá nhập khẩu tại Công ty. Với sự hớng dẫn tận tình của cô giáo - Thạc sỹ Lê
Kim Ngọc, và sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ, nhân viên trong Công ty nói
chung và các nhân viên của phòng kế toán nói riêng, em mạnh dạn đi sâu
nghiên cứu đề tài:
Hoàn thiện kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Xuất nhập khẩu
xi măng.
Ngoài lời mở đầu và kết luận, nội dung chuyên đề thực tập tốt nghiệp của
em đợc trình bày thành 3 phần, cụ thể nh sau:
Phần I: Khái quát chung về đặc điểm quản lý sản xuất kinh doanh và công tác
kế toán tại Công ty Xuất hập khẩu xi măng
Nguyễn Kim Th Kế toán 43B
5
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Phần II: Thực trạng kế toán lu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại Công ty Xuất
nhập khẩu xi măng
Phần III: Một số nhận xét đánh giá và giải pháp hoàn thiện kế toán lu chuyển
hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng
Dù có nhiều cố gắng nhng do kiến thức còn hạn chế nên bài viết của em không
tránh khỏi những sai sót. Em mong nhận đợc sự giúp đỡ, góp ý, và hớng dẫn
của thầy cô giáo và các bạn để bài viết của em thêm hoàn chỉnh.
Em xin chân thành cảm ơn Cô giáo - Thạc sỹ Lê Kim Ngọc ngời đà trực tiếp hớng dẫn em và các cô, chú trong Công ty Xuất nhập khẩu xi măng đà tạo điều
kiện để em có thể hoàn thành Chuyên ®Ị thùc tËp tèt nghiƯp!
Sinh viªn: Ngun Kim Th
K43B - Khoa Kế toán - Đại học Kinh tế quốc dân
Nguyễn Kim Th –KÕ to¸n 43B
6
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Phần I: Khái quát chung về đặc điểm quản lý sản xuất
kinh doanh và công tác kế toán tại Công ty Xuất
nhập khẩu xi măng
I. Tổng quan về hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ
chức quản lý của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng
1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty xuất nhập khẩu xi măng
Tên gọi: Công ty Xuất nhập khẩu xi măng.
Tên giao dịch quốc tế: Vietnam National Cement Trading Company
Tên viết tắt: VINACIMEX.
Địa chỉ: 228 Đờng Lê Duẩn - Đống Đa - Hà Nội.
Tel: 84.4.8512424
Fax: 84.4.8513748
Email:
Công ty Xuất nhập khẩu xi măng tiền thân là phòng xuất nhập khẩu của Tổng
công ty xi măng Việt Nam. Đảng và Nhà nớc đà quyết định thành lập Công ty
Xuất nhập khẩu xi măng, cụ thể căn cứ vào:
+ Nghị định số 59/HĐBT ngày 14/04/1988 của Hội đồng Bộ trởng (nay là
Chính phủ) qui định về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động
kinh doanh xuất nhập khẩu xi măng. Nghị định số 64/HĐBT ngày 10/06/1989
của Hội đồng Bộ trởng quy định về chế độ và tổ chức quản lý hoạt động kinh
doanh xuất nhập khẩu.
+ Công văn thoả thuận số 1367/BNgT TCCB ngày 14/03/1988 của Bộ Ngoại
thơng đăng ký để Tổng công ty xi măng đợc kinh doanh xuất nhập khẩu trực
tiếp.
+ Quyết định số 692/BXD TCCB ngày 31/11/1990 của Bộ Xây Dựng quyết
định thành lập Công ty XNK xi măng trực thuộc Tổng công ty xi măng Việt
Nam.
+ Quyết định số 025A/BXD TCLĐ ngày 12/2/1993 của Bộ Xây Dựng về
việc thành lập lại doanh nghiệp Nhà nớc theo quyết định 588/HĐBT ngày
20/11/1991 của Hội đồng Bộ trởng Bộ Xây Dựng quyết định thành lập Công ty
xuất nhập khẩu xi măng trực thuộc Tổng công ty xi măng Việt Nam.
Công ty Xuất nhập khẩu xi măng chính thức đi vào hoạt động từ ngày
01/01/1991, có tên giao dịch quốc tế là VINACIMEX (Vietnam National
Cement Trading Company). C«ng ty cã trơ së đặt tại 228 Lê Duẩn, Hà Nội.
Công ty Xuất nhập khẩu xi măng là một đơn vị kinh tế quốc doanh hạch toán
Nguyễn Kim Th Kế toán 43B
7
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
kinh tế độc lập, có t cách pháp nhân và có con dấu riêng theo mẫu qui định.
Công ty có tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại Ngân hàng Ngoại thơng Việt
Nam.
Ngày 15/03/1991 Bộ Xây dựng đà có quyết định số 154 BXD - TCLĐ thành lập
chi nhánh Công ty Xuất nhập khẩu xi măng tại Thành phố Hồ Chí Minh. Ngày
14/07/1993, theo quyết định số 333 BXD - TCLĐ, đại diện Công ty tại Hải
Phòng đợc thành lập. Đến ngày 25/12/1997, theo quyết định số 469 XMVN TCLĐ nâng cấp thành chi nhánh tại Hải Phòng.
Đồng thời để mở rộng phát triển thị trờng nớc ngoài, Công ty đà thành lập Văn
phòng đại diện Công ty tại Viên Chăn - Cộng hoà dân chủ nhân dân Lào theo
Quyết định số 515/XMVN HĐQT ngày 8/11/1999, năm 2002 Công ty đà rút
Văn phòng đại diện về nớc, đảm bảo đủ nguồn lực đáp ứng hoàn thành nhiệm
vụ, kế hoạch Tổng công ty XM Việt Nam và chính phủ đà đề ra.
Khi mới thành lập, Công ty có tổng số vốn Ngân sách cấp và vốn tự bổ sung là:
6.418.000.000đ.
Trong đó: + Vốn cố định
:
362.000.000đ.
+ Vốn lu động
: 6.056.000.000đ.
Theo nguồn vốn:
+ Vốn Ngân sách cấp
: 3.151.000.000đ.
+ Vốn Công ty tự bổ sung
: 3.627.000.000đ.
+ Nguồn vốn Công ty đợc Nhà nớc cho phép huy động thêm là
:35.000.000
đ.
Trong hơn 10 năm hoạt động, Công ty Xuất nhập khẩu xi măng đà không ngừng
tìm tòi phát triển, và khẳng định vị trí của mình. Liên tục trong hơn 10 năm qua:
+ Công ty luôn bảo toàn, phát triển vốn và tài sản, đà bổ sung tích luỹ thêm cho
vốn hoạt động trên 54 tỷ đồng.
+ Lợi nhuận của Công ty trong 10 năm qua đạt trên 100 tỷ đồng.
+ Các khoản nộp vào Ngân sách Nhà nớc trong hơn 10 năm qua khoảng 1.000
tỷ đồng.
2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng
Công ty Xuất nhập khẩu xi măng có chức năng kinh doanh chủ yếu là:
- Xuất khẩu xi măng.
- Nhập khẩu xi măng, clinker, tấm lợp và thiết bị phụ tùng lẻ, thiết bị toàn bộ,
vật t cho ngành sản xuất xi măng.
Nguyễn Kim Th Kế toán 43B
8
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Theo quyết định của Bộ trởng Bộ Xây dựng, Công ty có nhiệm vụ và quyền
hạn chính nh sau:
- Thực hiện chức năng kinh tế đối ngoại của Tổng công ty xi măng.
- Nghiên cứu điều tra, tìm hiểu thị trờng trong và ngoài nớc để xây dựng kế
hoạch xuất nhập khẩu hàng năm và dài hạn nhằm đáp ứng kịp thời yêu cầu sản
xuất kinh doanh và tiêu thụ của các đơn vị trong Tổng công ty xi măng.
- Tìm hiểu xu hớng phát triển ngành xi măng của các nớc trên thế giới, khả
năng hợp tác đầu t với nớc ngoài, khả năng nhập khẩu vật t thiết bị phụ tùng lẻ
chuyên ngành và khả năng xuất khẩu sản phẩm ra thị trờng thế giới.
- Thu thập và phổ biến thông tin kinh tế kỹ thuật, thị trờng giá cả trên thế giới
cho các đơn vị thành viên trong Tổng công ty để tiếp cận với thị trờng thế giới.
- Chịu trách nhiệm quản lý tập trung quỹ ngoại tệ của toàn Tổng công ty để
thanh toán và sử dụng có hiệu quả theo kế hoạch đà đợc cấp trên phê duyệt.
Tuân thủ đúng các chế độ chính sách về quản lý kinh tế, tài chính, xuất nhập
khẩu và các quy chế giao dịch đối ngoại của Bộ, Nhà nớc qui định.
- Thực hiện các cam kết trong hợp tác quốc tế thông qua hợp đồng thơng mại,
thờng xuyên bồi dỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên,
thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với Nhà nớc.
- Công ty thực hiện các nghiệp vụ kinh tế đối ngoại và kinh doanh xuất nhập
khẩu trực tiếp các mặt hàng đà đợc Bộ Ngoại thơng nay là Bộ Thơng mại thoả
thuận tại công văn số 1387/HĐBT-TCCB ngày 12/05/1988.
- Đợc trực tiếp quan hệ với các tổ chức kinh tế và thơng nhân nớc ngoài để ký
kết các hợp đồng kinh tế, tiến hành các hợp đồng mua - bán, hợp tác đầu t.
Công ty đợc cử cán bộ tham gia hội thảo, hội chợ, đợc trao đổi thông tin kinh tế
kỹ thuật của các ngành công nghiệp xi măng theo các qui định tiến hành của
Bộ, Nhà nớc và luật Quốc tế.
3. Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý của Công ty Xuất
nhập khẩu xi măng
3.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty Xuất nhập khẩu xi
măng
ã Đặc điểm về ngành nghề kinh doanh
Công ty Xuất nhập khẩu Xi măng là Công ty kinh doanh theo lĩnh vực kinh tế
thơng mại về nhập khẩu chuyên ngành vật t thiết bị phụ tùng và thiết bị toàn bộ
phục vụ toàn ngành xi măng, nhập khẩu xi măng, Clinker ổn định thị trờng
trong nớc trên cơ sở hạch toán đủ bù đắp chi phí có lợi nhuận, bảo toàn và phát
Nguyễn Kim Th –KÕ to¸n 43B
9
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
triển đợc vốn kinh doanh, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nớc
theo luật định.
Công ty Xuất nhập khẩu xi măng có chức năng hoạt động trên lĩnh vực kinh tế
đối ngoại thông qua nhập khẩu trực tiếp. Ngoài ra, Công ty còn thực hiện một
số công việc cho các Công ty liên doanh nh t vấn trong thơng thảo hợp đồng,
tham gia nhập khẩu cho các đơn vị ngoài ngành.
ã Đặc điểm về mặt hàng kinh doanh:
Xuất phát từ đặc điểm ngành nghề kinh doanh, Công ty tiến hành kinh doanh
các mặt hàng:
+Vật t: Clinker, thạch cao, Giấy Krat, hạt nhựa PP, gạch chịu lửa, vữa
chịu lửa, sợi amiăng, nguyên liệu dùng sản xuất gạch chịu lửa tại nhà máy gạch
kiềm tính VN.
+ Thiết bị phụ tùng: Các loại thiết bị chuyên dùng trong dây truyền sản
xuất xi măng, các loại xe chuyªn dïng nh xe đi, xe xóc, xe träng tải lớn và
các phụ tùng thay thế trong dây truyền sản xuất.
+ Thiết bị toàn bộ cho cả nhà máy máy xi măng mới công suất từ 1,2 đến
1,4 triệu tấn/1 năm.
+ Dịch vụ vận chuyển, giao nhận các lô hàng nhập khẩu. T vấn cho các dự
án xây dựng các nhà máy xi măng.
ã Đặc điểm về thị trờng kinh doanh:
Thị trờng tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu của Công ty là những đơn vị trong
ngành sản xuất xi măng: Công ty xi măng Hoàng Thạch, Công ty xi măng Hà
Tiên, Công ty xi măng Nghi Sơn, Công ty xi măng Bút Sơn, ... Công ty Xuất
nhập khẩu xi măng thực hiện bán hàng tại cảng, kho đầu mối của các nhà máy
xi măng trong ngành.
Công ty Xuất nhập khẩu xi măng sẽ là đầu mối trong việc xúc tiến thơng
mại và tiến hành xuất khẩu xi măng sang thị trờng Lào, Campuchia .
ã Trình tự kinh doanh của Công ty Xuất nhập khẩu Xi măng:
Công ty Xuất nhập khẩu Xi măng chuyên nhập khẩu thiết bị vật t phục vụ
sản xuất trong ngành. Ngay từ đầu năm, dựa trên kế hoạch đợc giao của tất cả
các Công ty thành viên trong Tổng công ty đà giúp Công ty luôn nắm bắt đợc
nhu cầu về thiết bị vật t toàn bộ cho các đơn vị thành viên. Quy trình kinh
doanh của Công ty nh sau:
Nguyễn Kim Th Kế toán 43B
10
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Khi nhận đợc đơn hàng của các đơn vị thành viên cần nhập khẩu, dựa trên
kinh nghiệm của mình, đặc điểm của thiết bị, giá cả, phòng nghiệp vụ và phòng
kế toán sẽ tính và lên các phơng án giá các mặt hàng đó để tổ chức gọi và đấu
thầu lô hàng. Dựa trên kết quả tham gia thầu của các nhà cung cấp, Công ty và
các nhà máy XM sẽ lựa chọn đợc nhà cung cấp thỏa mÃn tốt nhất các đơn hàng
Công ty đang gọi thầu và thực hiện ký kết hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp
trúng thầu. Khi ký kết xong hợp đồng Công ty tiến hành xin giấy phép nhập
khẩu của bộ thơng mại (đối với các mặt hàng theo qui định của nhà nớc).
Dựa trên thông lệ Quốc tế và Hợp đồng ký kết với nhà cung cấp nớc ngoài,
Phòng kế toán sẽ xem xét và lập các thủ tục cần thiết để đặt cọc tiền hàng, viết
giấy xin mở tín dụng khoản nhập khẩu gửi đến Ngân hàng mà đơn vị có tài
khoản để xin mở L/C. Đồng thời ký quĩ để mở L/C và lập uỷ nhiệm chi, trả phí
mở L/C tại ngân hàng mở L/C.
Khi nhận đợc bộ chứng từ của nhà cung cấp nớc ngoài (đà đợc ký hậu theo
lệnh của Ngân hàng mở L/C), giấy thông báo hàng về đến cảng, sân bay, cán bộ
tại các chi nhánh trực tiếp ra cảng, sân bay làm thủ tục hải quan. Sau đó Công ty
nhận hàng từ các HÃng tàu biển và mời VINACONTROL giám định hàng hoá
về số lợng và chất lợng. Sau đó, hàng hóa có thể lu kho tại cảng hoặc vận
chuyển về các nhà máy. Khi giao hàng tại các nhà máy, Công ty tiến hành lập
Biên bản bàn giao hàng hóa và trên cơ sở Biên bản này, các chi phí chi hộ phát
sinh, Công ty tiến hành lập hóa đơn đòi tiền các nhà máy.
Đơn đặt hàng của
các Công ty
xi măng
Thu tiền
Gọi
thầu
Mở
thầu
Giao hàng cho
các Công ty
xi măng
Ký kết hợp
đồng nhập
khẩu
Mở L/C
cho nhà
cung cấp
Sơ đồ 1: Sơ đồ trình tự kinh doanh của Công ty
Xuất nhập khẩu Xi măng
3.2. Đặc điểm tổ chức quản lý và phân cấp quản lý của Công ty Xuất nhập
khẩu xi măng
Nguyễn Kim Th Kế to¸n 43B
11
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty đợc thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2: Sơ
đồ Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng
Giám đốc
VINACIMEX là một đơn vị trực thuộc Tổng công ty xi măng Việt Nam, vì thế
hoạt động kinh doanh của Công ty theo sự chỉ đạo, hớng dẫn, điều hành của
Tổng công ty xi măng. Công ty tuy thành lập mới hơn 10 năm nhng các qui chế
về tổ chức quản lý, điều hành tổ chức kinh doanh về mọi mặt đều đợc quán triệt
xây dựng toán trưởng
nKế trên cơ sở nhiệm vụ chính trị đợc giao theo chế độ quản lý của Nhà 2
Phó Giám đốc
Phó Giám đốc 1
ớc. Hiện nay, Công ty có 5 phòng công tác và 2 chi nhánh:
Giám đốc Công ty là đại diện pháp nhân của Công ty, điều hành hoạt động
kinh doanh của Công ty theo chế độ một thủ trởng và chịu trách nhiệm trớc
Tổng Giám đốc Tổng công ty xi măng Việt Nam, Hội đồng quản trị Tổng công
Phòng
Phòng
Phòng
Chi
Chi
Phòng về việc điều hành hoạt động của Công ty theo quy định
ty xi Kế Việt Nam
măng
XNK
XNK
Phòng
nhánh
nhánh
toán và pháp luật hiện hành. TB
Vật tư
tại TP
tại Hải
của cấp trên Tổng
phụ
tài
xi
Dự án
Phòng
Hai phó giám đốc phụ trách các lĩnh vực công tác phânHCM và giúp giám
công
hợp
tùng
chính
măng
đốc trong công tác quản lý.
- Phó Giám đốc 1: Giúp Giám đốc chỉ đạo các mặt công tác sau:
Công tác xuất nhập khẩu, công tác hành chính, quản trị, đoàn thể và thi đua
khen thởng, chỉ đạo việc giao nhận hàng hoá của các chi nhánh.
- Phó Giám đốc 2: Giúp Giám đốc chỉ đạo các mặt công tác sau:
Công tác nhập khẩu thiết bị toàn bộ, công tác đào tạo, kỷ luật, an toàn lao động,
chỉ đạo việc giao nhận hàng hoá của các chi nhánh.
Kế toán trởng: Là ngời giúp Giám đốc Công ty tổ chức và chỉ đạo toàn bộ
công tác kế toán, tổ chức thông tin kinh tế và tổ chức hoạt động kinh tế trong
Công ty, kiểm tra việc chấp hành chế độ kế toán và chế độ quản lý kinh tế của
Nhà nớc ban hành.
Mỗi phòng ban có chức năng, nhiệm vụ nhất định, cụ thể:
+ Phòng Tổng hợp: Phòng lập kế hoạch cho các kỳ, các năm, tham gia
theo dõi thực hiện kế hoạch, chịu trách nhiệm trợ giúp Giám đốc Công ty làm
công việc quản lý tổ chức hành chính của Công ty.
+ Phòng kế toán tài chính: Là một trong những phòng ban quan trọng nhất,
có chức năng thực hiện việc kiểm tra giám sát toàn bộ hoạt động kinh doanh
của Công ty, giúp Giám đốc tổ chức công tác thông tin kế toán tài chính và
phân tích hoạt động kinh tế tài chính. Thực hiện các báo cáo kế toán tài chính
theo quy định của Nhà nớc. Hớng dẫn chỉ đạo và kiểm tra các bộ phËn trong
Ngun Kim Th –KÕ to¸n 43B
12
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Công ty thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán và chế độ
quản lý kinh tế tài chính.
+ Phòng xuất nhập khẩu vật t xi măng: thực hiện theo dõi và nhập khẩu
theo các đơn đặt hàng cho từng Công ty xi măng. Phòng có nhiệm vụ chính là
nhập Clinker và xi măng đáp ứng cho nhu cầu Clinker và cho sản xuất xi măng.
Ngoài ra, phòng t vấn cho Giám đốc Công ty trong công tác xuất nhập xi măng
- Clinker, tìm nguồn hàng từ nớc ngoài, tiến hành thơng thảo và làm các thủ tục
nhập hàng cho các nhà máy theo chỉ đạo của Tổng công ty.
+ Phòng xuất nhập khẩu thiết bị phụ tùng: theo dõi và nhập khẩu theo các
đơn đặt hàng cho từng Công ty xi măng đợc phân công cụ thể. Phòng có nhiệm
vụ nhập khẩu thiết bị phù tùng theo dây chuyền và các thiết bị phù tùng đơn
chiếc cho các nhà máy xi măng trong Tổng công ty xi măng Việt Nam. Ngoài
ra, phòng thực hiện nhiệm vụ t vấn cho các đơn vị về các thiết bị cần nhập, tham
gia đàm phán các hợp đồng uỷ thác mà Công ty ký với các Công ty về nhập
khẩu các thiết bị phù tùng theo dây chuyền cũng nh các thiết bị phụ tùng đơn
chiếc của ngành xi măng. Tìm nguồn hàng từ nớc ngoài, tiến hành thơng thảo
đàm phán để ký kết các hợp đồng thơng mại với các hÃng nớc ngoài, tiến hành
theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng, các thủ tục nhập hàng, hoàn thiện các
thủ tục giao hàng, hồ sơ, hoá đơn chứng từ giao hàng cho các Công ty. T vấn
cho các Công ty lập kế hoạch nhập các thiết bị phụ tùng lẻ theo nhu cầu của các
Công ty.
+ Phòng dự án: là phòng mới thành lập theo Quyết định số 870/XNK
TH ngày 11 tháng 04 năm 2003 của Giám đốc Công ty do tính chất và yêu cầu
của Công ty. Phòng có nhiệm vụ tham gia lập dự án, nhập khẩu các dây chuyền
thiết bị toàn bộ cho các dự án nhà máy xi măng, tham gia thơng thảo các hợp
đồng thơng mại cũng nh t vấn cho các chủ đầu t khi mua sắm trong các dự án
mới của Tổng công ty xi măng Việt Nam. Tham gia công tác chấm xét thầu các
dự án nhà máy xi măng mới của Tổng công ty. T vấn trợ giúp cho Giám đốc
Công ty trong công tác đợc giao.
Hai chi nhánh ở Hải Phòng và TP. Hồ Chí Minh
+ Chi nhánh Hải Phòng: thực hiện các thủ tục nhập xuất hàng tại khu vực
phía Bắc, thay mặt Công ty xử lý các phát sinh trong quá trình thực nhập xuất
hàng tại cảng Hải Phòng.
+ Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh: thực hiện các thủ tục nhập xuất hàng tại
khu vực phía Nam, tham gia theo dõi lợng hàng nhập cho các đơn vị trong Tỉng
Ngun Kim Th –KÕ to¸n 43B
13
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
công ty ở khu vực phía Nam, thay mặt Công ty xử lý các phát sinh trong quá
trình thực hiện các hợp đồng với các đơn vị.
Các phòng ban trong Công ty có mối quan hệ bình đẳng, giúp đỡ lẫn nhau trên
cơ sở chức năng, nhiệm vụ đà đợc phân công để cùng thực hiện tốt nhiệm vụ
chung của Công ty.
Cơ cấu bộ máy quản lý Công ty đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến. Đặc
điểm của cơ cấu này là mối quan hệ này giữa các thành viên đợc thực hiện theo
đờng thẳng. Ngời thừa hành chỉ ghi nhận và thi hành mệnh lệnh của ngời phụ
trách cấp trên trực tiếp. Ngời phụ trách chịu trách nhiệm về kết quả công việc
của những ngời dới quyền mình.
4. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Xuất nhập khẩu
xi măng trong một số năm gần đây
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
(Năm 2003 2004)
(Đơn vị tính: VNĐ)
Phần 1: LÃi (lỗ)
Nguyễn Kim Th Kế toán 43B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
14
STT
Chỉ tiêu
Năm 2003
Năm 2004
Chênh lệch
Số tiền
1
Tổng doanh thu
Trong đó: Doanh thu xuất khẩu
Các khoản giảm trừ
2
4=3-2
3
449.614.278.210
484.342.145.419
0
(%)
5
0
0
Tỷ lệ
34.727.867.209
108
0
1
Doanh thu thuần
449.614.278.210
484.342.145.419
34.727.867.209
108
2
Giá vốn hàng bán
434.126.370.489
458..205.148..228
24.078.777.739
106
3
Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ
15.487.907.721
26.136.997.191
10.649.089.470
169
4
Doanh thu hoạt động tài chính
2.004.191.844
5.025.593.983
3.021.402,139
251
5
Chi phí hoạt động tài chính
719.551.506
4.807.157.659
4.087.606.153
668
6
Chi phí bán hàng
9.310.456.429
18.820.736.958
9.510.280.529
202
7
Chi phí quản lý doanh nghiệp
5.741.349.714
6.189.052.022
447.702.308
108
8
Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh
1.720.741.916
1.345.644.535
(375.097.381)
78
9
Thu nhập khác
1.072.166.253
62.296..289
1.009.869.964
6
39.676.445
502.789
(39.173.656)
1.3
10
Chi phí khác
11
Lợi nhuận khác
1.032.489.808
61.793.500
(970.696.308)
5,98
12
Tổng lợi nhuận trớc thuế
2.753..231.724
1.407.438.035
(1.705.793.689)
51
13
Thuế TNDN
780.350.044
554.909.295
(225.440.749)
71
14
Lợi nhuận sau thuế
1.972.881.680
852.528.740
1.120.352.940
43,21
Qua số liệu trên cho thấy tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty trong 2
năm gần đây. Các chỉ tiêu về doanh thu thuần, tổng lợi nhuận trớc thuế, và lợi
nhuận sau thuế ở mức ổn định. Doanh số của Công ty ngày một tăng cao. Cụ
thể:
Tỷ trọng về doanh thu thuần của năm 2004 so với năm 2003 tăng là:
484.342.145.419
449.614.278.210 = 108%
Tơng ứng là 34.727.867.209 (đồng), việc giữ ổn định và tăng doanh thu là do do
nhiệm vụ chính trị phải tăng cờng nhập khẩu số lợng lớn Clinker để bình ổn thị
trờng năm 2004, một số dự án xây dựng các nhà máy xi măng đi vào quá trình
thực hiện tạo doanh thu ủy thác cho Công ty, Công ty đà biết áp dụng khoa học
kỹ thuật vào quá trình kinh doanh cũng nh việc mở rộng thị trờng tạo thêm
nhiều bạn hàng. Tuy nhiên, lợi nhuận sau thuế của Công ty đà giảm đáng kể, cụ
thể lợi nhuận sau thuế năm 2004 giảm so với năm 2003 là 1.120.352.940
(đồng), tơng ứng là 43.21%. Việc giảm lợi nhuận này nguyên nhân là do: Gi¸
Ngun Kim Th –KÕ to¸n 43B
15
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
cả của thị trờng có nhiều biến động, các chi phí (cớc tàu biển tăng cao) cho hoạt
động nhập khẩu của Công ty ngày một tăng cao.
II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán
tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng
1. Tổ chức bộ máy kế toán và phân công công tác kế toán tại Công ty Xuất
nhập khẩu xi măng
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức kinh doanh và quản lý, Công ty tổ chức bộ máy
kế toán theo hình thức tập trung. Mô hình tổ chức công tác kế toán tại Công ty
đợc thể hiện cụ thể nh sau:
Kế toán trởng
Phó phòng Kế toán
Kế
toán
thanh
toán
tiền
VN
Kế
toán
thanh
toán
ngoại
tệ
Kế
toán
công
nợ
Kế
toán
tổng
hợp
Kế toán
TSCĐ
Kế
toán
tiền lơng
Thủ
quỹ
Sơ đồ 3: Mô hình tổ chức công tác kế toán tại công ty XNK xi măng
Phòng kế toán đợc bố trí nhân sự hợp lý để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ đợc giao. Phòng có 7 ngời, mỗi nhân viên chịu trách nhiệm về các công việc cụ
thể, thực tÕ:
KÕ to¸n trëng: Cã nhiƯm vơ tỉ chøc bé máy kế toán của Công ty đảm bảo
gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả, và là ngời giúp Giám đốc Công ty tổ chức và
chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, tổ chức thông tin kinh tế và tổ chức hoạt động
kinh tế của doanh nghiệp, kiểm tra việc chấp hành chế độ kế toán, chấp hành
chế độ quản lý kinh tế và pháp luật Nhà nớc.
Phó phòng kế toán: Là ngời thay mặt xử lý công việc trong phòng khi kế toán
trởng đi vắng, đồng thời giúp kế toán trởng Công ty tham gia quản lý phòng và
phụ trách công việc đợc phân công.
Nguyễn Kim Th Kế to¸n 43B
Thđ
q
16
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Kế toán tổng hợp: Là ngời tổng hợp các nghiệp vụ kinh doanh và chi phí cho
quá trình kinh doanh, xác định kết quả lÃi lỗ của Công ty và lên Bảng cân đối kÕ
to¸n.
KÕ to¸n thanh to¸n tiỊn ViƯt Nam: Phơ tr¸ch viƯc thanh to¸n tiỊn ViƯt Nam,
cã nhiƯm vơ ghi chÐp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm biến động lợng tiền
mặt của Công ty và các quan hệ thanh toán với các đơn vị trong nớc, lập Báo
cáo quản trị.
Kế toán thanh toán ngoại tệ: Phụ trách việc thu, chi ngoại tệ. Là ngời kiểm tra
và ghi chép tình hình xuất nhập khẩu của Công ty đối với các đơn vị nớc ngoài,
các quá trình thanh toán ngoại tệ giữa hai bên và quan hệ với các ngân hàng, lập
các Báo cáo quản trị.
Kế toán công nợ: Là ngời giám sát việc thanh toán của Công ty với ngời cung
cấp và tình hình thanh toán của Công ty với các đơn vị khác. Mở L/C, lập hoá
đơn bán hàng và quyết toán, lập các Báo cáo quản trị.
Kế toán TSCĐ: Là ngời theo dõi, ghi chép, phản ánh một cách chính xác, kịp
thời về số hiện có và tình hình biến động của các loại tài sản cố định của toàn
doanh nghiệp, tình hình khấu hao TSCĐ, tình hình sửa chữa lớn, sửa chữa thờng
xuyên của TSCĐ trong đơn vị, lập các Báo cáo quản trị về TSCĐ.
Kế toán tiền lơng: Có nhiệm vụ theo dõi thanh toán lơng, bảo hiểm, tạm ứng
cho công nhân viên, lập các Báo cáo quản trị về tiền lơng và Bảo hiểm xà hội,
tập hợp hồ sơ quyết toán về tiền lơng và Bảo hiểm xà hội.
Thủ quỹ: Là ngời ghi chép và tổng hợp các nghiệp vụ liên quan đến thu chi
tiền mặt và ngoại tệ.
Kế toán Công ty có nhiệm vụ theo dõi hạch toán riêng của Công ty và hai chi
nhánh tại Hải Phòng và thành phố Hồ Chí Minh để lên báo cáo quyết toán toàn
Công ty, cung cấp số liệu đáng tin cậy để giám đốc điều hành ra quyết định
đúng đắn.
2. Tình hình vận dụng chế độ kế toán của Công ty Xuất nhập khẩu xi
măng
2.1. Quy định chung về chế độ kế toán của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng
áp dụng
Công ty Xuất nhập khẩu xi măng áp dụng chế độ kế toán Việt Nam theo Quyết
định số1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính, Chế độ báo cáo
tài chính doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 167/2000/QĐ - BTC ngày
25/10/2000, Thông t 89/2002/TT BTC hớng dẫn thực hiện bèn chn mùc kÕ
Ngun Kim Th –KÕ to¸n 43B
17
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
toán ban hành theo Quyết định số 149/2001/ QĐ - BTC ngày 31/12/2001 của
Bộ Tài chính, Thông t số 105/2003/TT - BTC ngày 4/11/2003 của Bộ Tài chính
hớng dẫn kế toán thực hiện sáu chuẩn mực kế toán ban hành theo quyết định
165/2002/QĐ/BTC ngày 31/12/2002, và Quyết định số 234/2003/QĐ - BTC
ngày 30/12/2003 về việc ban hành và công bố sáu chuẩn mực kế toán Việt nam.
Hình thức kế toán: Nhật ký chung
Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam (VNĐ) theo
nguyên tắc giá gốc phù hợp với các quy định của Chế độ kế toán Việt Nam do
Bộ Tài chính ban hành tại Quyết định số1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995
của Bộ Tài chính.
Phơng pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
bằng ngoại tệ đợc quy đổi ra Việt Nam đồng theo tỷ giá hạch toán tháng (Trung
bình tháng) của đơn vị quy định. Tại thời điểm cuối năm các khoản mục tiền tệ
có gốc ngoại tệ đợc quy đổi theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng
Nhà nớc Việt Nam công bố tại ngày khoá sổ niên độ kế toán. Chênh lệch tỷ giá
thực tế phát sinh trong kỳ và các khoản lỗ chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số
d các khoản công nợ dài hạn đợc kết chuyển vào Báo cáo kết quả kinh doanh
trong năm tài chính.
Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Tính theo giá đích danh
Phơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho: Tính theo giá gốc
Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thờng xuyên
Hàng mua đang đi đờng: Hàng mua đang đi trên đờng bao gồm hàng hoá đÃ
mua đang trên đờng vận chuyển và hàng hoá đà về nhng cha đợc giao nhận,
hàng mua đang đi đờng đợc ghi nhận khi Ngân hàng thanh toán L/C cho ngời
bán và đợc phản ánh theo tỷ giá hạch toán khi Ngân hàng thanh toán cho ngời
bán.
Tài sản cố định và khấu hao: Tài sản cố định đợc phản ánh bằng nguyên giá
và khấu hao luỹ kế. Khấu hao tài sản cố định đợc tính theo phơng pháp đờng
thẳng dựa trên thời gian sử dụng ớc tính của tài sản cố định, phù hợp với Quyết
định số 206/2003/QĐ - BTC của Bộ Tài chính về chế độ quản lý, sử dụng và
trích khấu hao tài sản cố định.
Ký cợc, ký quỹ ngắn hạn: Các khoản ký cợc, ký quỹ ngắn hạn là các khoản
tiền kỹ quỹ để mở L/C thanh toán tiền hàng nhập khẩu tại ngân hàng.
Nguyễn Kim Th Kế toán 43B
18
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Nguồn vốn, quỹ: Nguồn vốn kinh doanh của Công ty bao gồm: nguồn vốn
Ngân sách Nhà nớc cấp và nguồn vốn bổ sung từ lợi nhuận kinh doanh để lại.
Các quỹ đợc phân phối và sử dụng tuân theo các quy định áp dụng đối với
doanh nghiệp Nhà nớc. Cuối năm, Công ty đà thực hiện tạm trích lập các quỹ từ
lợi nhuận thực hiện năm 2003 theo tỷ lệ phù hợp với các quy định trong Thông
t 64/1999/TT BTC của Bộ Tài chính ngày 07/06/1999 và quy chế tài chính
của Tổng Công ty Xi măng Việt Nam đợc ban hành theo Quyết định số
1950/XMVN/HĐQT ngày 09/11/1999 của Hội đồng quản trị.
Ghi nhận doanh thu: Doanh thu đợc ghi nhận dựa trên cơ sở hàng đà bán,
dịch vụ đà cung cấp, khách hàng đà chấp nhận thanh toán, không phân biệt đÃ
thu đợc tiền hay cha thu đợc tiền.
Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc: Công ty áp dụng các chính sách thuế
phù hợp với các luật thuế hiện hành, cụ thể:
+ Thuế giá trị gia tăng:
Theo quy định hiện hành
+ Thuế thu nhập doanh nghiệp:
+ Các loại thuế phí và lệ phí khác:
28%
Theo quy định hiện hành
2.2. Vận dụng chế độ chứng từ trong Công ty Xuất nhập khẩu xi măng
Công ty áp dụng chế độ chứng từ kế toán theo Quyết định số 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính.
Danh mục chứng từ kế toán:
Stt
I
1
2
3
4
5
II
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Tên chứng từ
Lao động tiền lơng
Bảng chấm công
Bảng thanh toán tiền lơng
Phiếu nghỉ hởng BHXH
Bảng thanh toán BHXH
Bảng thanh toán tiền thởng
Bán hàng
Hoá đơn bán hàng
Hoá đơn bán hàng
Hoá đơn dịch vụ
Hoá đơn giám định hàng XNK
Hoá đơn cảng phí
Hoá đơn tiền điện
Hoá đơn tiền nớc
Hoá đơn thu phí bảo hiểm
Phiếu mua hàng
Nguyễn Kim Th Kế toán 43B
Số hiệu chứng từ
01-LĐTL
02-LĐTL
03-LĐTL
04-LĐTL
05-LĐTL
01a-BH
01b-BH
04-BH
05-BH
06-BH
07-BH
08-BH
011-BH
013-BH
19
III
15
16
17
18
19
20
21
IV
22
23
24
25
26
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Tiền tệ
Phiếu thu
01-TT
Phiếu chi
02-TT
Giấy đề nghị tạm ứng
03-TT
Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng
04-TT
Biên lai thu tiền
05-TT
Bảng kiểm kê quỹ
07a-TT
Bảng kiểm kê quỹ
07b-TT
Tài sản cố định
Biên bản giao nhận TSCĐ
01-TSCĐ
Thẻ TSCĐ
02-TSCĐ
Biên bản thanh lý TSCĐ
03-TSCĐ
Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn 04-TSCĐ
hoàn thành
Biên bản đánh giá lại TSCĐ
05-TSCĐ
2.3. Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán trong Công ty Xuất nhập khẩu xi
măng
Công ty Xuất nhập khẩu xi măng tổ chức mô hình hạch toán tập trung tại
Công ty. Công ty sử dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp
ban hành theo quyết định số 1141/QĐ/CĐKT ngày 01/01/1995 của Bộ Tài
Chính và Quyết định số 1313/XMVN/KTTC ngày 9 tháng 10 năm 1997 của
Tổng công ty xi măng Việt Nam.
Nhằm phục vụ yêu cầu quản lý và phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh
doanh của đơn vị, Công ty Xuất nhập khẩu xi măng đà đăng ký với Bộ Tài
chính hệ thống tài khoản chi tiết để theo dõi cụ thể từng đối tợng. Số lợng tài
khoản đang đợc sử dụng tại Công ty là 774 tài khoản kế toán, trong ®ã sè TK
cÊp 1 lµ 74, cÊp 2 lµ 221, cấp 3 là 214 và cấp 4 là 265.
Các tài khoản cấp 1 và cấp 2 đều đợc Công ty sử dụng theo đúng quy định của
Bộ tài Chính. Các tài khoản cấp 3 và cấp 4 đợc lập ra phục vụ yêu cầu quản lý
chi tiết của Công ty. Ví dụ:
SHTK
151
151111
151112
15111218
151114
151115
151118
TÊN TàI KHOảN
Hàng mua đang đi trên đờng
Giấy Kraft
Gạch chịu lửa
Công ty XM Hà Tiên 2
Phụ tùng Bỉm Sơn
Phụ tùng Hà Tiên 2
Clinhker
Nguyễn Kim Th Kế toán 43B
20
SHTK
151124
151134
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
TÊN TàI KHOảN
Vật t cho công ty bao bì Bỉm sơn
Thiết bị Tổng Công ty XM VN
2.4. Tỉ chøc vËn dơng hƯ thèng sỉ kÕ toán trong Công ty Xuất nhập khẩu xi
măng
Căn cứ vào đặc điểm, loại hình sản xuất kinh doanh, yêu cầu, trình độ quản
lý, cũng nh yêu cầu về trình độ và năng lực của cán bộ kế toán, Công ty Xuất
nhập khẩu xi măng đà thống nhất lựa chọn hình thức sổ kế toán áp dụng là hình
thức Sổ kế toán Nhật ký chung.
- Nhật ký chung: là hình thức kế toán đơn giản, thích hợp với mọi đơn vị hạch
toán đặc biệt có nhiều thuận lợi khi ứng dụng máy tính trong xử lý thông tin kế
toán.
Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ
kinh tế tài chính phát sinh đều phải đợc ghi vào sổ Nhật ký chung, mà trọng tâm
là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của
nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ Cái theo từng
nghiệp vụ phát sinh.
Với hình thức kế toán Nhật ký chung, các sổ kế toán Công ty hiện đang áp dụng
là:
Sổ Nhật ký chung và Nhật ký chuyên dùng
+ Sổ Nhật ký chung là sổ kế toán cơ bản dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế của các nghiệp vụ đó, làm
căn cứ để ghi Sổ Cái.
+ Các sổ Nhật ký chuyên dùng: đợc dùng trong trờng hợp nghiệp vụ phát sinh
nhiều nếu tập trung ghi cả vào sổ Nhật ký chung thì sẽ trở ngại về nhiều mặt
cho nên phải mở sổ Nhật ký chuyên dùng để ghi chép riêng cho từng loại
nghiệp vụ chủ yếu, Ví dụ: Nhật ký bán hàng, Nhật ký mua hàng, Nhật ký q.
Sỉ C¸i TK: 131, 133, 151, 331, 3331, 413, 641...
Các sổ và Thẻ kế toán chi tiết
Từ năm 2004, Công ty áp dụng phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING
2003 vào công tác tổ chức hạch toán kế toán trên máy vi tính, nhằm nâng cao
hiệu quả, tăng tính chính xác và để đáp ứng đợc việc hạch toán một khối lợng
lớn nghiệp vụ phát sinh.
Nguyễn Kim Th –KÕ to¸n 43B
21
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Để sử dụng phần mềm kế toán này, trớc hết cần tổ chức mà hoá các đối tợng
quản lý.
Tổ chức hệ thống chứng tõ kÕ to¸n
Néi dung tỉ chøc chøng tõ kÕ to¸n gồm:
+ Xác định và xây dựng hệ thống danh mục chứng từ trên máy.
+ Tổ chức luân chuyển xử lý, lu trữ và bảo quản chứng từ tuỳ theo sự phân
công, phân nhiệm trong bộ máy kế toán.
Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do Bộ Tài chính ban hành lựa
chọn những tài khoản cần sử dụng.
Vận dụng hình thức kế toán
Mỗi hình thức kế toán có hệ thống sổ sách kế toán và trình tự hệ thống hoá
thông tin kế toán khác nhau, đòi hỏi cần lựa chọn hình thức kế toán phù hợp.
Quá trình xử lý, hệ thống hoá thông tin trong hệ thống kế toán tự động đợc thực
hiện theo quy trình:
MÃ
Chứng
từ gốc
hoá
Nhập
chứng
từ vào
máy
Chứng
từ trên
máy
Xử lý
của phần
mềm kế
toán trên
MVT
Xem
in
- Sổ kế toán
tổng hợp
- Sổ cái TK
- BCTC
- Báo cáo
khác
Sơ đồ 4: Quá trình xử lý, hệ thống hoá thông tin trong
hệ thống kế toán tự động
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, đợc xử lý bằng phần mềm kế
toán với các bớc nh sau:
Bớc 1: Căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng kê chứng từ gốc đà kiểm tra tính
hợp lý, hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhập dữ liệu vào máy.
Bớc 2: Theo đúng trình tự đà lập cho máy, máy sẽ căn cứ từ những dữ liệu từ
các chứng từ mà hoá để ghi vào sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chuyên
dùng). Các chứng từ đợc ghi sổ kế toán chi tiết cũng đồng thời đợc máy tính xử
lý để ghi trên cơ sở số liệu chứng từ liên quan đà nhập vào máy.
Bớc 3: Sau khi vào sổ Nhật ký chung số liệu sẽ đợc xử lý vào sổ Cái các tài
khoản. Căn cứ vào số liệu trên sổ kế toán chi tiết cuối kỳ máy sẽ lập Bảng Tổng
hợp số liệu chi tiết.
Nguyễn Kim Th Kế toán 43B
22
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Bớc 4: Thực hiện điều chØnh. Ci kú, thùc hiƯn c¸c bót to¸n kÕt chun tự
động, lập Bảng cân đối số phát sinh.
Bớc 5: Sau khi ®· thùc hiƯn viƯc kiĨm tra ®èi chiÕu sè liệu, căn cứ vào số liệu từ
Bảng cân đối số phát sinh, Bảng tổng hợp số liệu chi tiết lập Bảng cân đối kế
toán và các báo cáo kế toán kh¸c.
2.5. Tỉ chøc hƯ thèng B¸o c¸o kÕ to¸n trong Công ty Xuất nhập khẩu xi
măng
Báo cáo tài chính là kết quả cuối cùng của công tác kế toán tại Công ty. Báo
cáo cung cấp thông tin về tình hình tài sản, nguồn vốn, năng lực tài chính và
hiệu quả kinh doanh cho Tổng công ty, cho các nhà quản trị doanh nghiệp, các
cơ quan chức năng, cho nhà đầu t, cho các tổ chức cho vay... Công ty Xuất nhập
khẩu xi măng sử dụng 4 mẫu báo cáo bắt buộc:
- Bảng cân đối kế toán: Là một báo cáo tài chính tổng hợp để phản ánh tổng
quát toàn bộ tài sản hiện có và nguồn hình thành tài sản đó của doanh nghiệp tại
thời điểm lập báo cáo.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Là báo cáo tổng hợp phản ánh tổng
quát tình hình kết quả kinh doanh trong mét kú kinh doanh cđa doanh nghiƯp và
chi tiết cho hoạt động kinh doanh chính và hoạt động khác.
- Báo cáo lu chuyển tiền tệ: Là báo cáo kế toán tổng hợp và là một bộ phận hợp
thành của báo cáo tài chính.
- Bảng thuyết minh bổ sung báo cáo: Đợc lập để giải thích và bổ sung thông tin
về tình hình hoạt động kinh doanh, tình hình tài chính của doanh nghiệp trong
kỳ báo cáo mà các báo cáo tài chính khác không thể trình bày rõ ràng hoặc chi
tiết đợc.
Ngoài ra, Công ty còn lập các Báo cáo tháng về nhập khẩu, về tình hình thanh
toán, về lợi nhuận để nộp cho Tổng công ty xi măng Việt Nam, Cục thuế, Tổng
cục thống kê... Các Báo cáo thuế GTGT đợc lập và nộp cho cục thuế trớc ngày
10 hàng tháng.
Mỗi tháng một lần Báo cáo kế toán (theo hình thức báo sổ) từ hai chi nhánh của
Công ty ở Hải Phòng và thành phố Hồ Chí Minh gửi đến Công ty. Công ty có
trách nhiệm tổng hợp các báo cáo trên để lập thành Báo cáo tổng hợp cho toàn
Công ty.
Các Báo cáo tháng, quý đợc lập sau 5 ngày kể từ ngày kết thúc tháng, quý đó.
Các Báo cáo năm đợc lập sau 20 ngày kể từ ngày kết thúc năm.
Nguyễn Kim Th Kế to¸n 43B
23
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Công ty còn lập một sè B¸o c¸o nh: B¸o c¸o xuÊt nhËp tån, B¸o cáo Doanh thu,
Báo cáo quản trị.
Nguyễn Kim Th Kế toán 43B
24
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Phần II: Thực trạng kế toán lu chuyển hàng hóa nhập
khẩu tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng
I. Đặc điểm hàng hoá nhập khẩu
Công ty Xuất nhập khẩu xi măng là Công ty kinh doanh theo lĩnh vực kinh tế
thơng mại về nhập khẩu chuyên ngành vật t, thiết bị phụ tùng và thiết bị toàn bộ
phục vụ sản xuất xi măng trong ngành. Công ty nhập khẩu giấy Krat, hạt nhựa
PP dùng để sản xuất vỏ bao xi măng, gạch chịu lửa, vữa chịu lửa để xây lò xi
măng... Ngoài ra, Công ty nhập các thiết bị chuyên dùng trong dây chuyền sản
xuất xi măng, các loại xe ủi, xe xúc...các phụ tùng thay thế trong dây chuyền
sản xuất. Vì vậy hạch toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu là một trong những
công việc chủ yếu và thờng xuyên trong công tác kế toán tại Công ty Xuất nhập
khẩu xi măng.
Ngay từ đầu năm, dựa vào kế hoạch đợc giao, đợc phê duyệt của tất cả các
Công ty thành viên trong Tổng công ty đà giúp Công ty luôn nắm bắt đợc nhu
cầu về vật t, thiết bị của các đơn vị thành viên. Dựa trên nhu cầu đó, Công ty
Xuất nhập khẩu xi măng tiến hành nhập khẩu theo phơng thức nhập khẩu phù
hợp, đó là nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác. Hàng hoá của Công ty chủ
yếu đợc thực hiện theo điều kiện giá CIF và vận chuyển theo các loại hình đờng
biển và đờng không. Việc thanh toán tiền hàng đợc thực hiện theo phơng thức
mở th tín dụng L/C và thanh toán bằng điện chuyển tiền (TTR). Công ty sử
dụng tỷ giá hạch toán để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đến cuối
kỳ, kế toán tiến hành điều chỉnh tỷ giá hạch toán về tỷ giá thực tế do Ngân hàng
Ngoại thơng Việt Nam công bố tại thời điểm cuối kỳ.
Gạch chịu lửa là một trong những mặt hàng nhập khẩu quan trọng phục vụ cho
ngành sản xuất xi măng. Công ty nhập khẩu gạch chịu lửa cho các nhà máy xi
măng nhằm thay thế sửa chữa lò nung Clinker, giúp đảm bảo và ổn định sản
xuất. Hiện nay ở Việt Nam chỉ có một nhà máy có thể sản xuất gạch chịu
lửa( Nhà máy gạch Kiềm tính Việt Nam), nhng chất lợng cha cao, giá thành cha
cạnh tranh, không đáp ứng đủ nhu cầu trong nớc, vì thế Công ty Xuất nhập khẩu
xi măng phải nhập khẩu gạch chịu lửa, cung cấp cho các nhà máy xi măng. Đây
là mặt hàng đợc các Công ty xi măng đặt hàng tơng đối ổn định nh Công ty xi
măng Hà Tiên 2, Công ty Xi măng Hoàng Thạch, Công ty XM Bỉm sơncác
chủng loại gạch chịu lửa đợc cung cấp bởi các nhà cung cÊp níc ngoµi cã uy tÝn
Ngun Kim Th –KÕ to¸n 43B
25
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
nh REFRATECHNIK, thông qua hình thức đấu thầu lựa chọn chất lợng tốt và
giá cả hợp lý.
Gạch chịu lửa là vật liệu chính để lót và xây lò quay nung Clinker. Nó đợc ví
nh trái tim của lò quay nung Clinker, tạo độ bền, chịu lửa, góp phần tạo nên
chất lợng của xi măng. Lò quay đợc dùng để nung đá vôi, phối hợp với sét,
quặng Bôxit tạo ra tạo ra Clinker. Clinker là thành phần chính tạo ra và quyết
định tới chất lợng xi măng. Đất nớc ta đang trên đà phát triển, các cơ sở vật
chất, kiến trúc hạ tầng cần đợc xây dựng nhiều, nhu cầu xi măng trong nớc tăng
cao, các Công ty xi măng thành viên phải phát huy tối đa năng suất thiết bị, đặc
biệt là các lò quay, giảm thiểu những h hỏng, thời gian sửa chữa, làm ngng
đọng quá trình sản xuất, tận dụng tối đa năng lực sản xuất. Vì thế, việc nhập
khẩu gạch chịu lửa có chất lợng tốt đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản
xuất kinh doanh của các đơn vị thành viên, nhằm nâng cao và giữ ổn định chất
lợng xi măng, đáp ứng tốt nhất thị hiếu và nhu cầu của ngời tiêu dùng, tăng
thêm uy tín trên thơng trờng. Hiện nay và trong những năm tới (2003 2010)
Tổng công ty xi măng Việt Nam đang thực hiện công tác đầu t xây dựng thêm
các nhà máy xi măng nh: dự án xi măng Hải phòng mới, dự án xi măng Tam
Điệp, dự án xi măng Hoàng thạch 3, dự án xi măng Bình Phớc,... Công ty Xuất
nhập khẩu xi măng đóng góp vào sự phát triển của toàn ngành, đợc giao nhiệm
vụ nhập khẩu gạch chịu lửa và các dây chuyền sản xuất xi măng.
Gạch chịu lửa cũng là một trong những mặt hàng kinh doanh chủ lực, tạo lợi
nhuận lớn trong tổng lợi nhuận của Công ty. Báo cáo kết quả thực hiện năm
2004 của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng, giá trị nhập khẩu gạch chịu lửa đạt
3.595.112,21 USD.
Ngoài ra, Công ty cũng thực hiện nhập khẩu phụ tùng thiết bị theo các quy định
về công tác quản lý xuất nhập khẩu của Nhà nớc, các quy chế, quy định của
Tổng công ty xi măng Việt Nam và của Công ty, đáp ứng đợc nhu cầu phục vụ
sản xuất của các Công ty xi măng. Quy trình mua sắm, đấu thầu, xét chọn thầu
đợc thực hiện theo quy chế quản lý mua sắm vật t thiết bị ban hành kèm theo
quyết định số 1191/XMVN - HĐQT của Hội đồng quản trị -Tổng công ty xi
măng Việt Nam và các nghị định hiện hành của Nhà nớc. Báo cáo kết quả thực
hiện năm 2004 cho thấy giá trị nhập khẩu phụ tùng, thiết bị lẻ đạt 2.528.759
USD. Theo qui định Công ty có nhiệm vụ và chức năng nhập khẩu thiết bị lẻ
nhằm phục vụ cho công tác sửa chữa, thay thế và nâng cao công suất của các
thiết bị trong dây chuyền sản xuất xi măng. Hiện tại các dây chuyền sản xuất xi
Nguyễn Kim Th –KÕ to¸n 43B
