Xây dựng hệ thống thông tin cho chu trình chi phí của doanh nghiệp

Trường Đại học Thương Mại

Khoa Kế Toán – Kiểm toán

LỜI NĨI ĐẦU
Việt Nam đang trong q trình đẩy mạnh cơng nghiệp hóa hiện đại hóa đất
nước, đưa ứng dụng khoa học – công nghệ áp dụng vào trong đời sống và trong sản
xuất để nâng cao chất lượng đời sống và nâng cao năng suất sản xuất. Việc nước ta
gia nhập tổ chức WTO để hội nhập và phát triển chung với nền kinh tế thế giới, đây là
cơ hội và cũng là thách thức lớn với Việt Nam nói chung và Doanh nghiệp nói riêng.
Doanh nghiệp khơng chỉ phải cạnh tranh với các doanh nghiệp trong nước mà còn
phải cạnh tranh với các doanh nghiệp khác của nước ngoài. Trong tình hình đó để
đứng vững trên thị trường thì doanh nghiệp ngoài phương án kinh doanh hợp lý, đội
ngũ nhân viên có trình độ, thì cơng nghệ thơng tin là một cơng cụ khá hữu ích và hiệu
quả, nó giúp doanh nghiệp quản lý tốt quá trình kinh doanh của mình nhất là trong
cơng tác kế tốn của doanh nghiệp như quản lý hàng hóa, quản lý nhân viên, quản lý
doanh thu, chi phí…., giúp doanh nghiệp khắc phục được những khó khăn do nhược
điểm của phương pháp thủ công đem lại phải như: các nghiệp vụ liên quan đến quá
trình mua hàng, bán hàng phát sinh với số lượng lớn và liên tục, việc ghi chép trên sổ
sách mang tính thủ cơng có thể để sót các nghiệp vụ kinh tế, việc tổng hợp thông tin
chậm…, dẫn đến hiệu quả năng suất thấp.
Công nghệ thông tin mang đến giải pháp quản lý cho doanh nghiệp thông qua
việc xây dựng hệ thống thông tin, thông tin được xử lý nhanh chóng và chính xác, bảo
mật, an tồn và cung cấp nhanh kịp thời với u cầu quản trị.
Chính vì vậy nhóm 8 đã đi vào xây dựng hệ thống thơng tin cho chu trình
chi phí của doanh nghiệp.Bài làm gồm 3 phần:
I. . Giới thiệu chu trình chi phí trong doanh nghiệp.
II. Mơ tả bài tốn
III. Mơ tả hệ thớng mới.
Do thời gian có hạn nên bài làm cịn nhiều thiếu sót , rất mong nhận được sự
góp ý của thầy cô và các bạn để bài làm được hoàn chỉnh hơn.

Xin chân thành cảm ơn!

I. Giới thiệu chu trình chi phí trong doanh nghiệp.
Môn: Hệ thống thông tin kế tốn

1

Nhóm 8 – Lớp K6HK1D

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Trường Đại học Thương Mại

Khoa Kế Toán – Kiểm toán

Chu trình chi phí của doanh nghiệp bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận
những sự kiện phát sinh liên quan đến việc mua hàng hóa, dịch vụ và thanh toán cho
nhà cung cấp.
Chu trình gồm các bước sau:
o Lập đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp: Bao gồm nhận yêu cầu từ các bộ phận,
xử lý yêu cầu, chọn nhà cung cấp, gửi yêu cầu tới nhà cung cấp.
o Nhận hàng hóa/dịch vụ từ nhà cung cấp: Bao gồm kiểm tra hàng, nhập kho, gửi
thông báo tới các bộ phận.
o Chấp nhận hóa đơn thanh toán từ nhà cung cấp: Bao gồm nhận hóa đơn, đối
chiếu với chứng từ gốc, chấp nhận hóa đơn, theo dõi phải trả người bán.
o Thanh toán cho nhà cung cấp: Bao gồm nhận lệnh thanh toán, thanh toán,
chuyển chứng từ cho các bộ phận.

II. Mơ tả bài tốn:

Mơn: Hệ thống thơng tin kế tốn

2

Nhóm 8 – Lớp K6HK1D

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Trường Đại học Thương Mại

Khoa Kế Toán – Kiểm toán

o Định kỳ bộ phận kho kiểm kê hàng hóa trong kho , sau đó lập biên bản
kiểm kê hàng tồn kho gửi tới cho bộ phận mua hàng. Bộ phận mua hàng
xem xét về nhu cầu hàng hóa rồi lập phiếu yêu cầu mua hàng tới nhà
quản trị. Sau khi phiếu yêu cầu được xét duyệt bộ phận mua hàng sẽ lựa
chọn nhà cung cấp và gửi đơn đặt hàng tới nhà cung cấp được lựa chọn.
o Nhà cung cấp nhận được đơn đặt hàng và chấp nhận đơn hàng sẽ tiến
hành gửi hàng và giấy giao hàng tới cho doanh nghiệp. Bộ phận mua
hàng sẽ kiểm tra , đối chiếu hàng với giấy giao hàng, thông tin đơn hàng
mua , sau đó nhập hàng vào kho và lập phiếu nhập kho.Tiếp đến là gửi
báo cáo nhận hàng tới hệ thống phải trả người bán và thông tin tới nhà
cung cấp về đơn hàng đã thực hiện.
o Nhà cung cấp gửi hóa đơn GTGT tới cho bộ phận mua hàng . Bộ phận
mua hàng sẽ kiểm tra ,đối chiếu hóa đơn với phiếu nhập kho , đơn đặt
hàng , giấy giao hàng sau đó chuyển cho bộ phận kế tốn.Bộ phận kế
tốn căn cứ vào tình hình hàng mua và hóa đơn sẽ lập chứng từ thanh
tốn gửi tới nhà quản trị.Nhà quản trị xét duyệt thanh toán sẽ gửi lệnh
thanh toán cho thủ quỹ . Thủ quỹ theo lệnh lập phiếu chi tiền và xuất

tiền thanh toán cho nhà cung cấp.Sau đó chuyển 1 phiếu chi cho kế tốn
phải trả ,phiếu còn lại dung để ghi sổ quỹ và lưu theo số tứ tự.
o Kế toán phải trả nhận thông báo thu tiền do nhân viên bán hàng chuyển
đến từ nhà cung cấp,lưu lại theo hồ sơ khách hàng .Sau khi nhận phiếu
chi từ thủ quỹ ,kế toán kiểm tra, đối chiếu với thơng báo nhận tiền ,sau
đó nhập vào phần mềm quản lý nợ phải trả. Phần mềm kiểm tra mã
khách hàng ,số hóa đơn đã thanh tốn .Nếu đúng ,phần mềm sẽ cho
phép ghi nhận nghiệp vụ thanh toán làm giảm nợ phải trarcuar từng
khách hàng theo từng hóa đơn . Định kỳ phần mềm in ra bảng tổng hợp
thanh toán và chuyển cho kế toán tổng hợp để ghi sổ cái.

III. Mô tả hệ thống mới.
Môn: Hệ thống thơng tin kế tốn

3

Nhóm 8 – Lớp K6HK1D

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Trường Đại học Thương Mại

Khoa Kế Toán – Kiểm toán

1. Biểu đồ phân cấp chức năng:
Sơ đồ chức năng của chu trình gồm 4 chức năng chính:
Mua hàng là việc doanh nghiệp gửi các đơn đặt hàng tới nhà cung cấp mà doanh
nghiệp đã lựa chọn. Sau khi nhà cung cấp gửi hàng theo hợp đồng thì doanh nghiệp
phải thực hiện nghĩa vụ thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp theo đúng hợp đồng

mua bán.
Đặt hàng: là yêu cầu mua hàng, bổ sung hàng từ các bộ phận của doanh nghiệp
được gửi tới bộ phận mua hàng. Bộ phận mua hàng sẽ có trách nhiệm liên lạc với nhà
cung cấp đặt hàng theo đúng yêu cầu về số lượng và chất lượng.
Trong chức năng này phân rã thành 4 chức năng nhỏ hơn:

Chức năng quản lý đặt hàng: chức năng này lại được phân rã thành 4
chức năng nhỏ khác
o Nhận yêu cầu từ các bộ phận.
-

Mô tả: nhận và lưu giữ các thông tin về nhu cầu hàng hóa của các bộ phận

-

Thông tin vào: thong tin về nhu cầu của các bộ phận và mặt hàng yêu cầu

-

Thông tin ra: thông tin phản hồi về nhu cầu của các bộ phận và mặt hàng yêu
cầu đã nhận được.

-

Sự kiện: có thể có sự thay đổi thông tin như thay đổi về mặt hàng yêu cầu, số
lượng, chủng loại…, bổ sung thêm yêu cầu mới.
o Xử lý yêu cầu

-

Mô tả: xem xét kiểm tra các nhu cầu của các bộ phận xem có chính xác và cần
thiết không?

-

Thông tin vào: các yêu cầu và thông tin về số lượng mặt hàng được yêu cầu

-

Thông tin ra: thông tin phản hồi về yêu cầu mua hàng của các bộ phận được
chấp nhận.
o Chọn nhà cung cấp

-

Mô tả: nhập và lưu giữ thông tin về nhà cung cấp( danh mục nhà cung cấp) và
thông tin hàng hóa của nhà cung cấp

Mơn: Hệ thống thơng tin kế tốn

4

Nhóm 8 – Lớp K6HK1D

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Trường Đại học Thương Mại

Khoa Kế Tốn – Kiểm tốn

-

Thơng tin vào: thông tin về nhà cung cấp, mặt hàng của nhà cung cấp.

-

Thông tin ra: thông tin về nhà cung cấp được lựa chọn

-

Các sự kiện: có thể thay đổi các thông tin về nhà cung cấp như địa chỉ, số điện
thoại…bổ sung các nhà cung cấp mới.
o Gửi yêu cầu tới nhà cung cấp.

-

Mô tả: cung cấp và lưu trữ thông tin về mặt hàng cần mua, cần dự trữ

-

Thông tin vào: các thông tin về mặt hàng cần mua như tên hàng, chủng loại, số
lượng, đơn giá…

-

Thông tin ra: thông tin phản hồi về chất lượng, giá cả, nhà sản xuất của các mặt
hàng

-

Các sự kiện: có thể có sự thay đổi về giá cả, số lượng hàng hóa, nhà cung cấp,
có thể bổ sung các mặt hàng cần mua mới.
 Chức năng nhận hàng:

Nhận hàng là khi yêu cầu mua hàng của doanh nghiệp được nhà cung cấp chấp
nhận thì nhà cung cấp sẽ giao hàng cho doanh nghiệp theo đúng hợp đồng. Doanh
nghiệp sẽ nhận được số hàng hóa mà mình đã đặt mua sau khi đã kiểm tra chất lượng
và số lượng hàng hóa.
Chức năng này phân rã thành 3 chức năng nhỏ:
o

Kiểm tra hàng

-

Mô tả: cung cấp và lưu giữ thông tin về việc mua hàng, quá trình nhận hàng,
kiểm tra hàng…

-

Thông tin vào: các thông tin về mặt hàng mà nhà cung cấp gửi đến theo hợp
đồng đã ký…

-

Thông tin ra: Thông tin phản hồi của doanh nghiệp.

-

Các sự kiện: những sự kiện thay đổi về mặt hàng nhập kho, thời gian nhập kho,
số lượng, chất lượng….
o

-

Nhập kho

Mô tả: nhập và lưu giữ thông tin về hàng hóa nhập kho.

Môn: Hệ thống thơng tin kế tốn

5

Nhóm 8 – Lớp K6HK1D

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Trường Đại học Thương Mại

Khoa Kế Tốn – Kiểm tốn

-

Thơng tin vào: thông tin về mặt hàng nhập kho: tên, số lượng, chủng loại…

-

Thông tin ra: thông tin về hàng hóa đã nhập kho: tên hàng hóa, số lượng, đơn

giá….

-

Các sự kiện: những thay đổi về mặt hàng, số lượng, ….bổ sung hàng mới.
o

Gửi thông báo tới các bộ phận.

-

Mô tả: Các bộ phận liên quan như: bộ phận kho, bộ phận bán hàng, các phòng
ban khác

-

Thông tin vào: thông tin về tên hàng, số lượng, giá

-

Thông tin ra: thông tin phản hồi về đơn hàng yêu cầu mua tới các bộ phận liên
quan
 Chức năng: Chấp nhận hóa đơn

Chấp nhận hóa đơn là việc sau khi doanh nghiệp nhận hàng nhà cung cấp sẽ
đưa hóa đơn và hợp đồng cho kế toán doanh nghiệp kiểm tra và đối chiếu sự hợp lý
của hóa đơn.
Chức năng này được phân rã ra thành 4 chức năng con:
o Nhận hóa đơn:
-

Mô tả: Cung cấp và lưu giữ thông tin về hóa đơn( sự hợp lý của hóa đơn về số
lượng, tên hàng, giá…)

-

Thông tin vào: Thông tin về hóa đơn và các chứng từ gốc

-

Thông tin ra: Hóa đơn và chứng từ gốc

-

Các sự kiện: Những thay đổi về nội dung hóa đơn so với chứng từ gốc
o Đối chiếu hóa đơn

-

Mô tả: kiểm tra đối chiếu thông tin trên hóa đơn với các chứng từ lien quan

-

Thông tin vào: Thông tin vê hóa đơn, chứng từ gốc

-

Thông tin ra: Thông tin phản hồi về hóa đơn so với chứng từ gốc

-

Các sự kiện: Những chênh lệch, sai khác về nội dung trên hóa đơn so với
chứng từ gốc

Môn: Hệ thống thông tin kế tốn

6

Nhóm 8 – Lớp K6HK1D

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Trường Đại học Thương Mại

Khoa Kế Toán – Kiểm toán

o Chấp nhận hóa đơn
-

Mô tả: Lưu giữ thông tin về các hóa đơn, chứng từ hợp lệ lien quan đến việc
mua hàng

-

Thông tin vào: Thông tin về các hóa đơn, chứng từ được chấp nhận.

-

Thông tin ra: Thông tin về các dữ liệu dùng để theo dõi phải trả.

o Theo dõi phải trả

-

Mô tả: Lưu giữ thông tin về các tài khoản phải trả

-

Thông tin vào: Thông tin về các tài khoản phải trả nhà cung cấp.

-

Thông tin ra: Thông tin về các khoản đã trả nhà cung cấp.

-

Các sự kiện: Những thay đổi về các khoản phải trả nhà cung cấp
 Chức năng: Thanh toán

Thanh toán là việc doanh nghiệp sau khi đã nhận đủ hàng trong hợp đồng thì
doanh nghiệp có nghĩa vụ phải thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp
Chức năng này phân rã thành 3 chức năng:
o Nhận lệnh thanh toán
oThanh toán
-

Mô tả: Nhập và lưu giữ thông tin về các khoản đã thanh toán cho nhà cung cấp

-

Thông tin vào: Thông tin về các khoản đã thanh toán cho nhà cung cấp, phiếu
chi, TK phải trả

-

Thông tin ra: Thông tin về các khoản đã trả cho nhà cung cấp và các chứng từ
để vào sổ cái và báo cáo.

-

Các sự kiện: Những thay đổi về các khoản phải trả như thời hạn trả, chiết khấu,
giảm giá
oChuyển chứng từ chi tiền cho các bộ phận

-

Mô tả: Cung cấp và lưu giữ thông tin về tình hình hóa đơn mua hàng, phiếu chi
với số tiền thực chi.

-

Thông tin vào: Hóa đơn mua, phiếu chi, TK phải trả

Mơn: Hệ thống thơng tin kế tốn

7

Nhóm 8 – Lớp K6HK1D

LUAN VAN CHAT LUONG download : add

Trường Đại học Thương Mại

Khoa Kế Tốn – Kiểm tốn

-

Thơng tin ra: Hóa đơn, chứng từ gửi tới các bộ phận

-

Các sự kiện: Thông tin thay đổi về các chứng từ khi xảy ra sai sót hay nhầm
lẫn…
Biểu đồ phân cấp chức năng
Chu trình chi phí

1.Đặt hàng

2. Nhận hàng

1.1. Nhận yêu cầu
đặt hàng

2.1.kiểm tra hàng

3.1.Nhận HĐ

2.2.Nhập kho

3.2.Đối chiếu
HĐ

1.2. Xử lý yêu cầu

1.3.Chọn nhà cung
cấp

3. Chấp nhận
hóa đơn

2.3.Gửi thông
báo tới các bộ
phận

3.3.Chấp nhận
HĐ

1.4.Gửi yêu cầu
đến nhà cung cấp

4. Thanh toán

4.1.Nhận lệnh
thanh toán

4.2.Thanh toán

4.3.Chuyển CT
chi tiền cho các

bộ phận

3.4.Theo dõi
phải trả

2. Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu các mức cho hệ thống.
 Các tác nhân ngoài:
- Nhà quản trị

Môn: Hệ thống thơng tin kế tốn

- Chu trình chuyển đổi

8

Nhóm 8 – Lớp K6HK1D

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Trường Đại học Thương Mại

- Nhà cung cấp
- Chu trình doanh thu
- Bộ phận kiểm soát hàng tồn kho

-

 Các kho dữ liệu:
Nhà cung cấp

Hóa đơn
Sổ chi tiết các tài khoản
Phiếu chi
Kho hàng
Hàng tờn kho

Khoa Kế Tốn – Kiểm tốn

- Các bộ phận khác
- Sổ cái và báo cáo

- Đơn hàng thực hiện
- Tệp phiếu yêu cầu mua hàng
- Danh mục hàng hóa

2.1. Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh.
Biểu đồ mức ngữ cảnh tổng quát về chu trình chi phí của doanh nghiệp bao
gồm các sự kiện xảy ra được ghi nhận ,xử lý trong hệ thống.
- Đầu vào:

-

+ Phiếu yêu cầu mua hàng.
+ Hóa đơn.
+ Hàng hóa.
- Đầu ra:
+ Đơn đặt hàng.
+ Dữ liệu.
+Thơng tin thanh tốn.
Mơ tả: Chu trình doanh thu, chu trình chuyển đổi , bộ phận kho thấy cần bổ

sung hàng hóa sẽ gửi phiếu yêu cầu mua hàng tới chu trình chi phí. Chu trình
chi phí sau khi xem xét u cầu sẽ gửi đơn đặt hàng tới nhà cung cấp và gửi
thông tin đơn hàng tới cho các bộ phận có liên quan.
Nhà cung cấp chấp nhân đơn đặt hàng sẽ tiến hành gửi hàng và các hóa đơn
có liên quan tới chu trình chi phí. Chu trình chi phí căn cư vào hàng nhân và
các hóa đơn sẽ tiến hành gửi thơng tin thanh tốn tới nhà quản trị, sau đó thanh
tốn tiền cho nhà cung cấp và gửi các dữ liệu cho bộ phận kế toán làm căn cứ
vào sổ cái và lập báo cáo.

Môn: Hệ thống thông tin kế tốn

9

Nhóm 8 – Lớp K6HK1D

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Trường Đại học Thương Mại

Khoa Kế Toán – Kiểm toán

Nhà cung cấp

TT đơn hàng
mua

Tiền thanh toán

Phiếuyêu

cầu
muahàng

Chu trình
doanh thu

Đơn đặt hàng

Quản lý chu
trình chi phí

TT phản hồi

TT đơn
hàng
mua

Phiếuyêu cầu
muahàng
Phiếu yêu cầu
mua hàng

Kiểm soát
hàng tồn kho

TT đơn hàng
mua

Thông tin
thanh toán

Hóa đơn

Thông tin
phản hồi

Dữ liệu

Hàng hóa

Chu trình
chuyển đổi

Nhà quản trị
Sổ cái và báo
cáo

2.2.Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.
- Đầu vào:
+ Thơng báo thiếu hàng
Mơn: Hệ thống thơng tin kế tốn

10

Nhóm 8 – Lớp K6HK1D

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Trường Đại học Thương Mại

-

-

Khoa Kế Toán – Kiểm toán

+ Phiếu u cầu mua hàng
+ Hàng hóa
+Hóa đơn
+Thơng báo mua hàng
Đầu ra:
+ Đơn đặt hàng
+ Thông tin đơn hàng mua
+ Hàng hóa
+ Phiếu nhập kho
+ Tiền thanh tốn
+ Dữ liệu thanh tốn
Mơ tả: Các bộ phận có nhu cầu về hàng sẽ gửi thông báo thiếu hàng tới cho
chức năng đặt hàng. Chu trình doanh thu, chu trình chuyển đổi , bộ phận kiểm
soát hàng tồn kho gửi phiếu yêu cầu mua hàng tới cho chức năng đặt hàng. Sau
khi xử lý phiếu yêu cầu mua hàng chức năng đặt hàng sẽ lập đơn đặt hàng và
gửi tới nhà cung cấp. Đồng thời gửi thông tin đơn hàng mua tới cho các bộ
phận liên quan.
Nhà cung cấp chấp nhận đơn đặt hàng sẽ tiến hành gửi hàng và giấy
giao hàng tới. Chức năng nhận hàng sẽ tiến hành kiểm tra hàng hóa và đối
chiếu với giấy giao hàng và thơng tin đơn hàng mua ,sau đó tiến hành nhận
hàng, nhạp kho và lập phiếu nhập kho.
Nhà cung cấp gửi hóa đơn tới chức năng chấp nhận hóa đơn, sau khi đối
chiếu thấy hợp lệ sẽ chấp nhận HĐ, gửi chứng từ thanh toán tới cho chức năng

thanh toán , chúc năng thanh tốn xẽ gửi tiền cho nhà cung cấp.

Mơn: Hệ thống thơng tin kế tốn

11

Nhóm 8 – Lớp K6HK1D

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Trường Đại học Thương Mại

Khoa Kế Tốn – Kiểm tốn

Thơng tin phản hồi

Các bộ
phận
khác

Phiếu yêu cầu
mua hàng

Thông báo
thiếu hàng

Thông tin
ĐH mua

Đặt
hàng
Thông báo
ĐH mua

Phiếu Y/C mua hàng

ĐH
mua

HTK

Phiếu Y/C mua hàng

NCC

Nhận
hàng

thanh

Hàng

gửi

Hóa đơn

Nhà cung cấp

CT thanh

toán

Dữ liệu

Giấy giao hàng

Đơn đặt
hàng

P nhập kho

Thông tin mua
hàng phải trả

Sở cái và
lập báo cáo

Kiểm soát
hàng tờn kho

H.Hóa

Chấp
nhận
HĐ

TK 331

Chu trình
chuyển đổi

Thông tin ĐH mua

ĐH thực hiện

Thông báo hàng mua

Chu trình
doanh thu

Thanh
toán

Tiền thanh toán

toán

Môn: Hệ thống thông tin kế tốn

12

Nhóm 8 – Lớp K6HK1D

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Trường Đại học Thương Mại

Khoa Kế Toán – Kiểm toán

2.2.1. Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh - Đặt hàng.
- Đầu vào: Phiếu yêu cầu mua hàng
- Đầu ra:
+ Yêu cầu được xử lý
+ Đơn đặt hàng
+ Thông tin đơn đặt hàng
- Mô tả: Khi phiếu yêu cầu mua hàng được gửi tới chức năng nhận yêu cầu đặt
hàng sẽ tổng hợp phiếu phiếu yêu cầu , xử lý phiếu yêu cầu , lưu vào kho dữ liệu
phiếu yêu cầu .Sau đó lựa chọn nhà cung cấp trong danh mục nhà cung cấp đã cập
nhật trong phần mềm và gửi đơn đặt hàng tới nhà cung cấp . Nhà cung cấp sẽ gửi
thông tin phản hồi lại . Chức năng gửi yêu cầu tới nhà cung cấp sau khi nhận được
thông tin phản hồi sẽ gửi thông tin đơn hàng đã được chấp nhận tới cho các bộ phận
có liên quan.

Mơn: Hệ thống thơng tin kế tốn

13

Nhóm 8 – Lớp K6HK1D

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Trường Đại học Thương Mại

Khoa Kế Toán – Kiểm toán

Phiếu yêu cầu mua hàng

Nhận yêu

cầu đặt
hàng

Phiếu yêu cầu
mua hàng

Các yêu cầu
được tổng
hợp

Phiếu yêu
cầu

Phiếu yêu cầu mua
hàng

Các bộ phận
khác
Chu trình
doanh thu
Chu trình
chuyển đổi

Xử lý yêu
cầu

Yêu cầu
được xử lý

Lựa chọn

nhà cung
cấp
NCC đã
lựa chọn

TT phản hồi

Nhà
cung cấp
Đơn đặt hàng

Môn: Hệ thống thông tin kế tốn

Gửi u
cầu đến
nhà cung
cấp

14

TT đơn đặt hàng

Nhóm 8 – Lớp K6HK1D

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Trường Đại học Thương Mại

Khoa Kế Toán – Kiểm toán

2.2.2.Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh – Nhận hàng.
-

Đầu vào:

+ Hàng hóa,
+ giấy giao hàng
- Đầu ra:
+ Phiếu nhập kho
+ Thơng tin hàng hóa nhập kho
- Mơ tả: Nhà cung cấp sau khi chấp nhận đơn đặt hàng sẽ gửi hàng và giấy giao
hàng tới trước. Chức năng nhận hàng sẽ tiến hành kiểm tra , đối chiếu hàng với giấy
giao hàng về chủng loại, mẫu mã, chất lượng và số lượng. Sau đó nhập kho hàng và
lập phiếu nhập kho, PNK được lưu lại trong kho dữ liệu Tệp phiếu nhập kho.Tiếp dén
sẽ gửi thông tin hàng hóa nhập kho cho các bộ phận.

Mơn: Hệ thống thơng tin kế tốn

15

Nhóm 8 – Lớp K6HK1D

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Trường Đại học Thương Mại

Khoa Kế Toán – Kiểm toán

Nhà cung
cấp

Giấy
giao
hàng

Hàng
hóa

TT phản hồi

Kiểm tra
hàng

Hàng hóa
đã kiểm
tra

Phiếu nhập
kho
Tệp PNK

Nhập kho
TT hàng hóa

TT
hàng
nhập
kho

Kiểm soát
hàng tồn
kho

Gửi thông
báo đến các
bộ phận

TT hàng hóa

Bộ phận
khác

TT hàng
hóa

TT hàng hóa

Chu trình doanh
thu

Môn: Hệ thống thông tin kế tốn

TT hàng hóa

16

Chu trình
chủn đởi

Nhóm 8 – Lớp K6HK1D

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Trường Đại học Thương Mại

Khoa Kế Toán – Kiểm toán

2.2.3.Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh – Chấp nhận HĐ.
-

Đầu vào: Hóa đơn ,chứng từ
Đầu ra: + Hóa đơn ,chứng từ đã đối chiếu
+ Dữ liệu
- Mơ tả: sau khi hàng hóa đã được chấp nhận , nhà cung cấp gửi hóa đơn tới cho
chức năng nhận hóa đơn, chức năng này sẽ thơng tin trở lại cho nhà cung cấp về hóa
đơn đã nhận và tiến hành đối chiếu HĐ thấy hợp sẽ chấp nhận HĐ đó. Chức năng
theo dõi phải trả căn cứ v các HĐ, chứng từ đã đối chiếu để theo dõi phải trả, gửi
thơng tin thanh tốn tới cho nhà quản trị và gửi các dữ liệu tới cho bộ phận sổ cái và
báo cáo.

Mơn: Hệ thống thơng tin kế tốn

17

Nhóm 8 – Lớp K6HK1D

LUAN VAN CHAT LUONG download : add

Trường Đại học Thương Mại

Khoa Kế Toán – Kiểm toán

HĐ bán hàng

Nhà
cung cấp

Nhận hóa
đơn
Hóa đơn

Hóa đơn,
chứng từ

TT phản hời

Đới chiếu
hố đơn
HĐ, CT đã
đới chiếu

Chấp nhận
hóa đơn

Thanh
toán

TT thanh
tốn

Theo dõi
phải trả

Dữ liệu

Sở cái và
lập báo
cáo

Nhà quản
trị

Mơn: Hệ thống thơng tin kế tốn

18

Nhóm 8 – Lớp K6HK1D

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Trường Đại học Thương Mại

Khoa Kế Toán – Kiểm toán

2.2.4.Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh – Thanh toán.

-

Đầu vào:
Đầu ra:

Quyết định thanh tốn.
+ thơng tin thanh toán.
+ Phiếu chi
+ Tiền thanh toán
+ Chứng từ thanh toán
- Mô tả: Nhà quản trị sau khi xem xét thông tin thanh toán gửi lệnh thanh toán tới
chức năng nhận lệnh thanh tốn , chức năng này sẽ gửi thơng tin thanh toán tới cho
chức năng thanh toán . Chứ năng thanh toán sẽ lập phiếu chi và gửi tiền thanh toán
tới cho nhà cung cấp . Các chứng từ , hóa đơn sẽ được gửi tới bộ phận liên quan thông
qua chức năng chuyển chứng từ cho các bộ phận liên quan.

Mơn: Hệ thống thơng tin kế tốn

19

Nhóm 8 – Lớp K6HK1D

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Trường Đại học Thương Mại

Khoa Kế Toán – Kiểm toán

Lệnh thanh

toán

Nhà
quản trị

Nhận lệnh
thanh toán

TT thanh toán

Nhà cung
câp

Tiền thanh
toán

TT phản hồi

Thanh toán

CT thanh
toán

Phiếu chi

HĐ, CT

TK 331

Chuyển CT

chi tiền cho
các bộ phận

Sổ cái và lập
báo cáo

Mơn: Hệ thống thơng tin kế tốn

20

HĐ

CT

HĐ

CT

Chu trình
doanh thu

Chu trình
chủn đởi

Nhóm 8 – Lớp K6HK1D

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Trường Đại học Thương Mại

Khoa Kế Toán – Kiểm toán

KẾT LUẬN

Nhìn chung hoạt động quản lý chi phí trong doanh nghiệp có vai trị quan trọng trong
q trình hoạt động của các doanh nghiệp nói chung và của doanh nghiệp nói riêng.
Với việc xây dựng một hệ thống thơng tin kế tốn quản lý chi phí, doanh nghiệp có
thể quản lý tốt hơn về chi phí kinh doanh của mình. Việc xây dựng hệ thống phải dựa
trên tình hình thực tế tại cơng ty, chính vì vậy hệ thống trên chỉ áp dụng với công ty
chứ không thể áp dụng với các công ty khác.
Công nghệ thông tin quan trọng nhưng nhân tố con người cũng khá là quan trọng, để
nâng cao được hiệu quả của hệ thống đòi hỏi đội ngũ nhân viên phải được đào tạo một
cách chuyên nghiệp và các nhà quản trị trong doanh nghiệp phải đưa ra các chính sách
kinh doanh phù hợp.
Do thời gian và trình độ có hạn, nên bài báo cáo khó tránh khỏi những thiếu sót, để
bài báo cáo hồn thiện hơn, nhóm rất mong sự đóng góp của thầy cơ và các bạn.
Em xin chân thành cảm ơn cô!

Môn: Hệ thống thơng tin kế tốn

21

Nhóm 8 – Lớp K6HK1D

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Trường Đại học Thương Mại

Khoa Kế Toán – Kiểm toán

TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Slide bài giảng môn hệ thống thông tin quản lý
2. Hệ thống thơng tin kế tốn( Lý thuyết, bài tập và bài giải)
3. Tài liệu.com.vn

Môn: Hệ thống thơng tin kế tốn

22

Nhóm 8 – Lớp K6HK1D

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Trường Đại học Thương Mại

Khoa Kế Toán – Kiểm toán
MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU...............................................................................................................1
I. . Giới thiệu chu trình chi phí trong doanh nghiệp.....................................................................................1
III. Mô tả hệ thống mới...................................................................................................................................1

I. GIỚI THIỆU CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP...............................2
II. MÔ TẢ BÀI TỐN:.................................................................................................3
III. MƠ TẢ HỆ THỚNG MỚI........................................................................................4
1. Biểu đồ phân cấp chức năng:............................................................................................................................4
2. Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu các mức cho hệ thống................................................................................9

2.1. Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh......................................................................................9
2.2.Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh..............................................................................................11
2.2.1. Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh - Đặt hàng............................................................13

KẾT LUẬN.................................................................................................................21
TÀI LIỆU THAM KHẢO.............................................................................................22

Môn: Hệ thống thơng tin kế tốn

23

Nhóm 8 – Lớp K6HK1D

LUAN VAN CHAT LUONG download : add