Bài giảng Tin học kế toán - Trường ĐH Công nghiệp Quảng Ninh

BỘ CÔNG THƯƠNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP QUẢNG NINH
BỘ MÔN KẾ TOÁN - KHOA KINH TẾ

BÀI GIẢNG

TIN HỌC KẾ TOÁN
(Dành cho sinh viên bậc Đại học)
(LƯU HÀNH NỘI BỘ)

Quảng Ninh, 2020


Chương 1
TỔNG QUAN CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG MICROSOFT EXCEL
1.1. Giới thiệu chung về M.Excel
- Trong thời đại công nghệ hiện nay có thể đã có đa số người được tiếp cận
với công nghệ thông tin và mạng máy tính. Khơng chỉ riêng máy tính mới có
Microsoft excel mà ngay trên điện thoại di động thông minh cũng đã có phần mềm
này. Excel khơng thể thiếu với những người làm dân văn phịng đặc biệt là dân kế
tốn. Họ chun dùng M.Exel để tính tốn bảng lương và làm việc. Là một bộ phận
không thể thiếu trong công việc hàng ngày.
- Giới thiệu: Microsoft Excel là chương trình xử lý bảng tính nằm trong
bộ Microsoft Office của hãng phần mềm Microsoft được thiết kế để giúp ghi lại,
trình bày các thông tin xử lý dưới dạng bảng, thực hiện tính tốn và xây dựng các số
liệu thống kê trực quan có trong bảng từ Excel.
- Workbook: Cịn gọi tắt là book trong Excel, một workbook (sổ làm việc) là
một têp ̣ mà trên đó bạn làm việc (tính tốn, vẽ đồ thị,…) và lưu trữ dữ liệu. Vì mỗi sổ
làm viêc ̣ có thể chứa nhiều sheet (trang tính), do vậy bạn có thể tổ chức, lưu trữ nhiều
loại thơng tin có liên quan với nhau chỉ trong một têp ̣ (file). Một sổ làm viêc ̣ chứa rất
nhiều trang tính (worksheet) hay trang biểu đồ (chart sheet) tùy thuộc vào bộ nhớ máy

tính của bạn.
- Worksheet: Cịn gọi tắt là sheet (trang tính), là nơi lưu trữ và làm việc với dữ
liệu, nó cịn được gọi là bảng tính. Một trang tinh́ chứa nhiều ơ (cell), các ơ được tổ
chức thành các cột và các dòng. Trang tinh́ được chứa trong sổ làm viêc ̣ . Một Trang
tinh́ chứa được 16,384 cột và 1,048,576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và
65,536 dòng).
- Chart sheet: Cũng là một trang tinh́ trong sổ làm viêc,̣ nhưng nó chỉ chứa
một đồ thị. Một chart sheet rất hữu ích khi bạn muốn xem riêng lẻ từng đồ thị.
- Sheet tabs: Tên của các trang tinh́ sẽ thể hiện trên các tab đặt tại góc trái
dưới của cửa sổ sổ làm viêc ̣. Để di chuyển từ trang tinh́ này sang trang tinh́ khác ta chỉ
việc bấm chuột vào tên trang tinh́ cần đến trong thanh tab trang tinh́ .

Hình 1:

Các thành phần của một trang bảng tính
Do tính linh hoạt và khả năng xử lý dữ liệu cực tốt, Excel đã trở thành một
trong những chương trình phần mềm được sử dụng nhiều nhất trong lĩnh vực kinh
doanh kể từ khi được ra mắt vào năm 1985.
Các phiên bản Microsoft Office đều có số phiên bản khác nhau gồm 2003,
2007, 2010, 2013, 2016…. tương ứng với đó là bộ Office đi kèm như Excel 2003,
Excel
2016,


1.2.Khởi động và thốt
Khởi động chương trình Excel Có thể thực hiện bằng một trong các cách sau:
- Nhấp chuột trái 2 lần trên biểu tượng của chương trình Excel trên màn hình
nền (nếu có) - Nhấp chuột trái 2 lần lên tên tập tin văn bản do Excel tạo ra.
- Vào menu Start\Program\Microsoft Office\Microsoft Excel
Thốt chương trình Excel Có thể thoát khỏi Excel bằng một trong các cách:

- Sử dụng phím gõ tắt Alt + F4 (bấm giữ phím Alt, gõ phím F4).
- Chọn lệnh File/ close hoặc Click vào nút nằm phía trên, bên phải của thanh tiêu
đề.
1.3. Tạo lập bảng tính
a) Tạo lập trang bảng tính
Trang bảng tính là phần mềm được thiết kế giúp ghi lại và trình bày thơng tin
dưới dạng bảng, thực hiện các tính tốn cũng như xây dựng các biểu đồ một cách trực
quan các số liệu trong bảng
Để tạo lập một trang bảng tính mới, thực hiện theo các bước sau:
- Chọn tab File. Backstage view sẽ xuất hiện.

- Chọn New, sau đó nhấp vào Blank workbook.

- Một bảng tính trống mới sẽ xuất hiện.
Để mở một trang bảng tính đã có sẵn:
- Điều hướng đến Backstage view, sau đó nhấp vào Open (Mở).


- Chọn Computer, sau đó nhấp vào Browse (Duyệt). Ngồi ra, bạn có thể
chọn OneDrive để mở các tệp tin được lưu trữ trên OneDrive của bạn.

- Hộp thoại Open sẽ xuất hiện. Xác định thư mục và chọn bảng tính, sau
đó nhấp vào Open.

- Nếu gần đây có mở bảng tính mong muốn, có thể duyệt qua các bảng
tính gần đây thay vì tìm kiếm tệp.


Theo mặc định, mỗi lần tạo bảng tính mới thì Excel tạo trang bảng tính trắng
(Tùy từng phiên bản mà số lượng sheet được mặc định khác nhau) và được đặt tên là

Sheet1…, Sau này chúng ta có thể chèn thêm các trang mới và chúng được đặt tên
khác nhau bằng cách kích chuột trái vào dấu cộng bên cạnh sheet muốn tạo hoặc kích
chuột phải trọn insert wooksheet.

- Ơ (Cell): Ơ của trang tính là giao của một cột và một dịng. Ơ trên trang bảng
tính có địa chỉ viết theo trật tự xác định gồm chữ cái tên cột đứng trước và số thứ tự
dòng đứng sau.

b) Tạo lập bảng tính
Trong mỗi trang bảng tính tại các sheet khác nhau trong các ơ của trang tính,
có thể nhập và xử lý dữ liệu. Trong cơng tác kế tốn, dữ liệu kế toán thường được thiết
kế theo dạng bảng. Mỗi bảng gồm nhiều dòng và nhiều cột tùy theo mục đích sử dụng.
1.4. Một số thao tác cơ bản trong Excel
a) Cách nhập và chỉnh sửa dữ liệu trên ô hiện hành
- Các phím thường dùng
+ Phím Tab: Di chuyển con trỏ ơ sang phải một cột
+ Phím Enter: Di chuyển con trỏ ơ xuống dịng dưới và kết thúc việc
nhập/chỉnh sửa dữ liệu.
+ Các phím mũi tên : Di chuyển con trỏ ô đến các địa chỉ bất kỳ trên
trang.
- Nhập dữ liệu:


+ Nhắp chuột vào ô cần nhập hoặc sử dụng các phím mũi tên để chuyển trạng
thái hiện hành về ô.
+ Gõ phím để nhập kí tự vào ô, nếu sai thì sử dụng phím Delete hoặc
Backspace để xóa kí tự, sử dụng phím Home/End để di chuyển nhanh trên dịng nhập
+ Nhấn phím ESC nếu muốn kêt thúc nhập nhưng khơng lấy dữ liệu đã nhập.
Nhấn phím Enter để đưa dữ liệu cho ô và kết thúc nhập.
b) Chỉnh sửa dữ liệu:

Để chỉnh sửa dữ liệu đã nhập trên một ơ, chúng ta nhắp đúp chuột vào ơ đó rồi
chỉnh sửa dữ liệu. Nhấn phím Enter để kết thúc chỉnh sửa.
1.5. Tạo lập biểu đồ, đồ thị
Tự động vẽ biểu đồ là một chức năng được ưa thích nhất của bảng tính Excel.
Các biểu đồ, đồ thị là những hình ảnh minh họa rất trực quan, đầy tính thuyết phục.
Người xem rút ra ngay được những kết luận cần thiết từ các biểu đồ, đồ thị mà không
cần giải thích. Ngồi ra chúng ta dễ dàng tạo ra nhiều kiểu biểu đồ, đồ thị khác nhau
dựa vào những số liệu trên bảng tính hiện hành. Excel cịn cho phép thay đổi cách
trình bày, điều chỉnh đường trục, đường biểu diễn, thêm ghi chú…
Đồ thị trong Excel được hiểu là các cách để trình bày số liệu, biểu diễn các con
số thành những hình ảnh trực quan, dễ nhìn và dễ hiểu. Đồ thị thể hiện sự liên kết chặt
chẽ với các dữ liệu của nó trong bảng tính Excel, vì vậy. bất kỳ khi nào dữ liệu trong
bảng tính của nó bị thay đổi của thì lập tức đồ thị cũng sẽ thay đổi theo tương ứng.
Một trong những quan niệm sai lầm hay gặp phải khi muốn vẽ biểu đồ
trên Excel đó là: Bất kỳ dữ liệu nào cũng vẽ thành biểu đồ được. Điều này gây ra các
lỗi rất khó chữa, đó là: Khơng biết chọn loại biểu đồ nào.
- Dữ liệu biểu diễn không đúng trên biểu đồ.
- Thiếu hoặc thừa nội dung cần biểu diễn.
- Đó là lý do tại sao chúng ta cần phải biết về các tiêu chuẩn về dữ liệu
cho biểu đồ.
- Khi tuân thủ các tiêu chuẩn này, chúng ta có thể tự tin vẽ được
biểu đồ đúng.
Tiêu chuẩn 1: Dữ liệu đã được tổng hợp lại, không phải dữ liệu chi tiết.
Dữ liệu chi tiết tức là cùng 1 đối tượng nhưng xuất hiện nhiều lần, trên nhiều
dòng, mỗi dòng thể hiện 1 nội dung chi tiết.
Khi đó trên bảng dữ liệu, chúng ta thấy có rất nhiều dịng. Mỗi đối tượng lại xuất
hiện nhiều lần. Do đó nếu vẽ ngay trên bảng dữ liệu chi tiết, chúng ta rất khó để
xác định đúng được trên biểu đồ bởi vì biểu đồ khơng có chức năng tự tổng hợp dữ
liệu. Việc tổng hợp phải làm trước khi vẽ biểu đồ.
Dựa trên tiêu chuẩn này chúng ta sẽ vẽ được biểu đồ thể hiện đúng và đầy đủ nội

dung.
Tiêu chuẩn 2: Dữ liệu vẽ biểu đồ phải thống nhất về định dạng và loại dữ
liệu
Sự thống nhất bao gồm các tiêu chí:
Các dữ liệu phải cùng loại: cùng là Text hoặc cùng là Number, % chứ
không được lẫn lộn giữa các loại này.
-Các dữ liệu cùng loại phải nằm trên cùng 1 hàng hoặc cùng 1 cột.
Dựa trên các dạng dữ liệu này chúng ta có thể xác định được dạng biểu đồ phù
hợp.
Tiêu chuẩn 3: Các trường dữ liệu (tên cột, tên hàng) phải có nội dung rõ
ràng.


Việc này ảnh hưởng khi vẽ lên biểu đồ, chúng ta có thể gặp tình trạng: khơng biết
các thành phần của biểu đồ thể hiện nội dung gì. Phải xác định rõ các nội dung thì
mới đọc được ý nghĩa của biểu đồ.
Dựa trên tiêu chuẩn này chúng ta sẽ xác định được ý nghĩa của từng nội
dung được thể hiện trên biểu đồ.
CÁC BƯỚC VẼ BIỂU ĐỒ TRONG EXCEL
Trong Excel thì ở mỗi 1 phiên bản có một số sự cải tiến trong việc vẽ
biểu đồ, đặc biệt từ phiên bản Excel 2013 và 2016 trở đi. Trong các phiên bản này có
hỗ trợ thêm nhiều loại biểu đồ mới, cách tùy biến biểu đồ đa dạng hơn. Trong phạm vi
bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách vẽ biểu đồ chung cho các phiên bản Excel.
Bước 1: Chọn dạng biểu đồ phù hợp với nội dung phân tích
Bước 2: Chọn bảng dữ liệu cần vẽ biểu đồ (có thể chọn tiêu đề hoặc khơng)
Bước 3: Trong thẻ Insert, chọn nhóm Chart và chọn loại biểu đồ phù hợp

Bước 3: Vẽ ra vị trí bất kỳ trong Sheet
Nếu biểu đồ chưa đúng hoặc cần thay đổi dữ liệu nạp vào biểu đồ, chọn
thẻ Chart Tools (thẻ này xuất hiện khi bấm chọn biểu đồ)

Bước 4: Trang trí biểu đồ
Chọn biểu đồ cần trang trí, chọn tiếp thẻ Design, chọn định dạng trang trí phù
hợp hoặc kích chuột vào biểu đồ, kích chuột vào hình dấu cộng bên cạnh phía trên bên
phải biểu đồ để thay đổi định dạng màu sắc và thiết kế biểu đồ phù hợp.
1.6. Định dạng trang in và in ấn
Tự động vẽ biểu đồ là một chức năng được ưa thích nhất của bảng tính Excel.
Các biểu đồ, đồ thị là những hình ảnh minh họa rất trực quan, đầy tính thuyết phục.
Người xem rút ra ngay được những kết luận cần thiết từ các biểu đồ, đồ thị mà khơng
cần giải thích. Ngồi ra chúng ta dễ dàng tạo ra nhiều kiểu biểu đồ, đồ thị khác nhau
dựa vào những số liệu trên bảng tính hiện hành. Excel cịn cho phép thay đổi cách
trình bày, điều chỉnh đường trục, đường biểu diễn, thêm ghi chú…
Đồ thị trong Excel được hiểu là các cách để trình bày số liệu, biểu diễn các con
số thành những hình ảnh trực quan, dễ nhìn và dễ hiểu. Đồ thị thể hiện sự liên kết chặt
chẽ với các dữ liệu của nó trong bảng tính Excel, vì vậy. bất kỳ khi nào dữ liệu trong
bảng tính của nó bị thay đổi của thì lập tức đồ thị cũng sẽ thay đổi theo tương ứng.
Một trong những quan niệm sai lầm hay gặp phải khi muốn vẽ biểu đồ
trên Excel đó là: Bất kỳ dữ liệu nào cũng vẽ thành biểu đồ được. Điều này gây ra các
lỗi rất khó chữa, đó là: Khơng biết chọn loại biểu đồ nào.
- Dữ liệu biểu diễn không đúng trên biểu đồ.
- Thiếu hoặc thừa nội dung cần biểu diễn.
- Đó là lý do tại sao chúng ta cần phải biết về các tiêu chuẩn về dữ liệu
cho biểu đồ.


- Khi tuân thủ các tiêu chuẩn này, chúng ta có thể tự tin vẽ được
biểu đồ đúng.
Tiêu chuẩn 1: Dữ liệu đã được tổng hợp lại, không phải dữ liệu chi tiết.
Dữ liệu chi tiết tức là cùng 1 đối tượng nhưng xuất hiện nhiều lần, trên nhiều
dòng, mỗi dịng thể hiện 1 nội dung chi tiết.
Khi đó trên bảng dữ liệu, chúng ta thấy có rất nhiều dịng. Mỗi đối tượng lại xuất

hiện nhiều lần. Do đó nếu vẽ ngay trên bảng dữ liệu chi tiết, chúng ta rất khó để
xác định đúng được trên biểu đồ bởi vì biểu đồ khơng có chức năng tự tổng hợp dữ
liệu. Việc tổng hợp phải làm trước khi vẽ biểu đồ.
Dựa trên tiêu chuẩn này chúng ta sẽ vẽ được biểu đồ thể hiện đúng và đầy đủ nội
dung.
Tiêu chuẩn 2: Dữ liệu vẽ biểu đồ phải thống nhất về định dạng và loại dữ
liệu
Sự thống nhất bao gồm các tiêu chí:
Các dữ liệu phải cùng loại: cùng là Text hoặc cùng là Number, % chứ
không được lẫn lộn giữa các loại này.
-Các dữ liệu cùng loại phải nằm trên cùng 1 hàng hoặc cùng 1 cột.
Dựa trên các dạng dữ liệu này chúng ta có thể xác định được dạng biểu đồ phù
hợp.
Tiêu chuẩn 3: Các trường dữ liệu (tên cột, tên hàng) phải có nội dung rõ
ràng.
Việc này ảnh hưởng khi vẽ lên biểu đồ, chúng ta có thể gặp tình trạng: khơng biết
các thành phần của biểu đồ thể hiện nội dung gì. Phải xác định rõ các nội dung thì
mới đọc được ý nghĩa của biểu đồ.
Dựa trên tiêu chuẩn này chúng ta sẽ xác định được ý nghĩa của từng nội
dung được thể hiện trên biểu đồ.
CÁC BƯỚC VẼ BIỂU ĐỒ TRONG EXCEL
Trong Excel thì ở mỗi 1 phiên bản có một số sự cải tiến trong việc vẽ
biểu đồ, đặc biệt từ phiên bản Excel 2013 và 2016 trở đi. Trong các phiên bản này có
hỗ trợ thêm nhiều loại biểu đồ mới, cách tùy biến biểu đồ đa dạng hơn. Trong phạm vi
bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách vẽ biểu đồ chung cho các phiên bản Excel.
Bước 1: Chọn dạng biểu đồ phù hợp với nội dung phân tích
Bước 2: Chọn bảng dữ liệu cần vẽ biểu đồ (có thể chọn tiêu đề hoặc không)
Bước 3: Trong thẻ Insert, chọn nhóm Chart và chọn loại biểu đồ phù hợp

Bước 3: Vẽ ra vị trí bất kỳ trong Sheet

Nếu biểu đồ chưa đúng hoặc cần thay đổi dữ liệu nạp vào biểu đồ, chọn
thẻ Chart Tools (thẻ này xuất hiện khi bấm chọn biểu đồ)
Bước 4: Trang trí biểu đồ


Chọn biểu đồ cần trang trí, chọn tiếp thẻ Design, chọn định dạng trang trí phù
hợp hoặc kích chuột vào biểu đồ, kích chuột vào hình dấu cộng bên cạnh phía trên bên
phải biểu đồ để thay đổi định dạng màu sắc và thiết kế biểu đồ phù hợp.
1.7. Định dạng trang in và in ấn
a) Định dạng trang in
Trước khi in bảng tính ra giấy, chúng ta cần phải định dạng lại trang giấy. Định
dạng trang in hãy thực hiện như sau:
Vào Page Layout ở phần ribbon (thanh menu), tại vùng Page Setup. Nhấn vào
biểu tượng như hình bên dưới:

Hộp thoại Page Setup hiện lên trên màn hình, từ hộp thoại các bạn chọn các tùy
chọn cho trang giấy in.

-Khung Orientation: giúp xác định hướng trang giấy để in dữ liệu. Có hai chức
năng cho ta chọn như sau:
+ Portrait: in dữ liệu ra theo chiều dọc của trang giấy.
+ Landscape: in dữ liệu theo chiều ngang của trang giấy.


- Khung Sacling: Khung này cho phép xác định tỷ lệ dữ liệu in ra giấy và thay đổi
in ra vừa với chiều ngang hoặc chiều dọc của trang giấy.
+ Adjust to: Cho phép thay đổi tỷ lệ của bảng tính khi in ra giấy, giá trị này nằm
trong khoảng từ 10% đến 400%.
+ Fit to: Cho phép ta thay đổi vừa khít theo chiều dọc của trang giấy.
+ Wide by: Cho phép ta thay đổi vừa khít theo chiều dọc của trang giấy.

- Paper Size: lựa chọn các khổ giấy. Tùy mục đích in mà các bạn chọn khổ giấy in
cho phù hợp.
- Print Quality: Cho phép ta lựa chọn chất lượng in. Thông thường người ta chọn
600 dpi.
b) Căn lề giấy cho trang in
Vào Page Layout, tại thẻ Page Setup. Hộp thoại Page Setup hiện lên, từ hộp thoại
này chọn thẻ Margins.

Top: Chọn khoảng cách từ mép trên của trang giấy đến phần nội dung dữ liệu in.
Header: định khoảng cách của tiêu đề đầu trang (khoảng cách này được tính từ
mép trên của tờ giấy đến tiêu đề đầu trang).
Left: khoảng cách từ mép trái của trang giấy đến nội dung của dữ liệu in.
Right: Cho phép xác định khoảng cách từ mép phải trang giấy đến nội dung của
bảng dữ liệu cần in.
Bottom: khoảng cách từ mép dưới của trang giấy đến nội dung của dữ liệu cần in.
Footer: khoảng cách của tiêu đề cuối trang (được tính từ mép dưới của tờ giấy đến
tiêu đề đầu trang). Trong
Chức năng Horizontally: Nếu chọn chức năng này thì Excel sẽ in dữ liệu ở giữa tờ
giấy theo chiều ngang, nếu không chọn Excel sẽ in sẽ liệu bên trái tờ giấy.
Chức năng Vertically: Nếu nhấp chọn chức năng này, Excel sẽ in dữ liệu ở giữa tờ
giấy theo chiều dọc, nếu không dữ liệu sẽ được in bên trái trang giấy.
c) In các tiêu đề đầu và cuối trang
Tiêu đề đầu và cuối trang là những dòng văn bản do bạn tự tạo dùng để in ở phía
trên và phía dưới cho mỗi bảng tính:
Vào Page Layout, tại thẻ Page Setup. Hộp thoại Page Setup hiện lên trên màn
hình, từ hộp thoại này chọn nhãn Header/Footer.


Khung Header và Footer: Exel gợi ý cho bạn sử dụng các mục có sẵn dùng
để làm tiêu đề đầu hay cuối trang.

Công việc cuối cùng của các bạn là : Kích chuột chọn Print, Print
Preview và Option để in bảng tính, xem bảng tính trước khi in và các tùy chọn
trong khi in. Chọn OK và tận hưởng thành quả sau khi in tài liệu.
d) In ấn
Chọn File -> Print (hoặc tổ hợp phím Ctrl + P).
Xuất hiện phần thiết lập Print và xem trước khi in.


Các bạn thiết lập mốt số thông số trong hộp thoại.
Printer: Chọn máy in.

Settings: Chọn sheet hay vùng cần in, trong settings gồm các tùy chọn:
- Print Active Sheets: Chỉ in sheet hiện tại hoặc các sheet được chọn.
- Print Entire Workbook: In toàn bộ Wordbook.
- Print Selection: Chỉ in vùng đang được chọn.

Thiết lập lại một số thông số chiều giấy, khổ giấy, căn lề…

Chọn số bản in trong phần Copies và sau khi thiết lập xong các bạn nhấn Print để
bắt đầu in.


Chương 2
CÁC HÀM TRONG M.EXCEL
2.1. Giới thiệu chung
2.1.1. Công thức
a) Khái niệm công thức
- Công thức được tạo ra để tính tốn và trả lại giá trị cho ơ bảng tính. Phải nhập
kí tự “=” trước khi nhập nội dung cơng thức. Kí tự này giúp Excel nhận biết và thực
hiện cơng thức.

Ví dụ: Muốn tính tổng giá trị có trên ô C5, C6 và kết quả đặt ở trên ô D6, chúng
ta nhập công thức “=C5 + C6” vào ơ D6.

- Kết quả tính tốn sẽ hiển thị tại ơ, cịn nội dung cơng thức (gồm cả kí tự =) có
thể nhìn thấy trên thanh cơng thức Formula Bar.
- Chúng ta có thể chỉnh sửa nội dung cơng thức và cuối cùng là nhấn phím Enter
để cơng thức được tính tốn lại và trả về giá trị cho ơ.
b) Phép tốn trong cơng thức số học
Danh sách các phép tốn và các kí tự khác dùng trong cơng thức số học được liệt
kê trong bảng sau:
Kí tự
Diễn giải
+ (cộng)
Phép cộng
- (trừ)
Phép trừ
* (sao)
Phép nhân
/ (gạch chéo)
Phép chia
( ) (cặp dấu ngoặc
Tốn tử trong dấu ngoặc ln được tính tốn
đơn)
trước
^ (dấu mũ)
Phép mũ (VD: 2^3 tương đương 2*2*2)


c) Phép so sánh trong công thức LOGIC
Công thức logic có kết quả trả về chỉ là TRUE (đúng) hoặc FALSE (sai).

Danh sách các phép so sánh dùng trong công thức logic được liệt kê trong bảng sau:
Toán tử
=
>
<
>=
<=
<>

Diễn giải (Ví dụ)
Bằng (A1=B1)
Lớn hơn (A1>B1)
Nhỏ hơn (A1Lớn hơn hoặc bằng (A1>=B1)
Nhỏ hơn hoặc bằng (A1<=B1)
Khơng băng (A1<>B1)

d) Thứ tự tính tốn
Khi tính tốn, Excel sẽ ưu tiên các phép tốn logic trước rồi mới đến phép toán
số học. Thứ tự thực hiện các phép tốn số học trong Excel có mức ưu tiên như sau:
T
Phép toán
Chức năng
hứ
tự
1
Đảo dấu
2
%
Lấy phần trăm

3
^
Phép lũy thừa
4
* và /
Phép nhân và chia
5
+ và Phép cộng và trừ
6
&
Phép nối chuỗi, ví dụ =“Viet”&“Nam”
sẽ cho chuỗi kí tự VietNam
7
Các phép toán so sánh
Để làm thay đổi trật tự tính tốn, chúng ta chỉ được dùng cặp dấu ngoặc đơn để
nhóm các biểu thức ưu tiên tính trước.
VD: =10+5*2 kết quả được 20.
=(10+5)*2 kết quả được 30.
e) Cách nhập công thức vào ô
- Nhắp đúp chuột chọn ô
- Trước tiên nhập kí tự “=” sau đó nhập nội dung cơng thức
- Nhấn phím Enter để kết thúc và thực hiện tính tốn cơng thức.
f) Nhận biết và sửa lỗi
- Lỗi #####
Lỗi xảy ra khi chiều rộng cột không đủ để hiển thị kết quả tính tốn. Sửa lỗi bằng
cách tăng chiều rộng cột đó hoặc thu nhỏ kích thước phông chữ.
- Lỗi #VALUE!
Lỗi xảy ra do người sử dụng dữ liệu hoặc tốn tử tham gia vào cơng thức khơng
đúng u cầu của cơng thức.
+ Cơng thức tốn học song lại tính tốn trên ơ chứa dữ liệu kiểu văn bản.

Sửa lỗi bằng cách nhập lại địa chỉ hoặc định dạng lại ô chứa dữ liệu.
+ Công thức sử dụng dữ liệu là địa chỉ ô chứa công thức khác. Sửa lỗi
bằng cách thay đổi công thức.


- Lỗi #DIV/0!
Lỗi xảy ra khi chia một số cho 0 hoặc mẫu số của phép tính là một ơ khơng có dữ
liệu. Sửa lỗi bằng cách nhập cơng thức khác.
- Lỗi #NAME?
Lỗi xảy ra khi Excel không xác định được các kí tự trong cơng thức. Ví dụ sử
dụng một tên vùng ô chưa được định nghĩa.
- Lỗi #N/A
Lỗi xảy ra do khơng có dữ liệu để tính tốn
- Lỗi #NUM!
Lỗi xảy ra do sử dụng dữ liệu không đúng kiểu số. Cần định dạng lại dữ liệu
tham gia vào công thức.
2.1.2. Địa chỉ tương đối và tuyệt đối
Các ô là thành phần cơ sở của một bảng tính Excel. Ơ có thể chứa các kết quả
tính tốn theo một cơng thức nào đó với sự tham gia của nhiều ô khác, chẳng hạn chứa
tổng số của các ô trong cùng cột hay cùng dịng.
Địa chỉ ơ được phép có mặt trong cơng thức và tự động điều chỉnh theo thao tác
sao chép cơng thức nên chúng ta có khái niệm địa chỉ tham chiếu tuyệt đối, địa chỉ
tham chiếu tương đối, địa chỉ tham chiếu hỗn hợp.
- Địa chỉ tham chiếu tuyệt đối: Chỉ đến một ô hay các ô cụ thể.
- Địa chỉ tham chiếu tương đối: Chỉ đến một ô hay các ô trong sự so sánh với một
vị trí nào đó.
- Địa chỉ tham chiếu hỗn hợp: Có một thành phần là tuyệt đối, phần còn lại là
tương đối.
2.1.3. Địa chỉ tham chiếu tương đối
Địa chỉ tham chiếu tương đối gọi tắt là địa chỉ tương đối có trong cơng thức sẽ

thay đổi theo vị trí ơ khi chúng ta thực hiện sao chép cơng thức từ một ơ đến các ơ
khác.
Ví dụ: Chúng ta nhập công thức trong ô C1 là =(A1+B1)/2
Khi sao chép cơng thức này đến ơ C2 thì nó tự động thay đổi địa chỉ để trở thành
công thức là =(A2+B2)/2. Khi sao chép cơng thức này đến ơ C3 thì nó sẽ tự động thay
đổi địa chỉ để trở thành công thức là =(A3+B3)/2
2.1.4. Địa chỉ tham chiếu tuyệt đối
Địa chỉ tham chiếu tuyệt đối gọi tắt là địa chỉ tuyệt đối. Dấu (đô la) $ thêm vào
trước chữ cái chỉ cột hoặc trước số thứ tự dòng khi viết địa chỉ tuyệt đối trong công
thức. Lúc này, địa chỉ ô ghi trong công thức sẽ cố định không thay đổi theo thao tác
sao chép công thức từ giữa các ơ.
Nếu có cơng thức F2=$C$4+$D$4/5 thì khi sao chép sang ô F3 nó vẫn là
=$C$4+$D$4/5, khi sao chép sang bất kỳ ô nào công thức vẫn là =$C$4+$D$4/5.
2.1.5. Giới thiệu về hàm
Sử dụng ứng dụng Excel thì làm việc với các hàm cơ bản trong Excel là việc rất
thường xuyên. Chúng giúp thực hiện tính tốn dữ liệu trực tiếp trên bảng tính nhanh và
tiện lợi hơn. Các hàm Excel là những công thức được định nghĩa trước và đã có sẵn
trong Excel, người dùng thực hiện đúng lệnh và sử dụng với mục đích nhất định, là
cơng cụ vơ cùng hữu ích đối với ngành kế tốn và thống kê và nhiều các ngành nghề
khác.
- Hàm có thể tham gia như một phép tốn trong cơng thức. Hàm sẽ trả về một giá
trị (kiểu số, kiểu ngày tháng, kiểu xâu kí tự…) hay một thơng báo lỗi.
- Dạng thức chung của hàm như sau:


<Tên hàm> (Đối số 1, Đối số 2,…, Đối số n)
- Danh sách đối số: Phần lớn các hàm trong Excel đều có một hoặc nhiều đối số.
Đối số có thể là một giá trị kiểu số, một xâu kí tự, địa chỉ ô hay vùng ô, tên vùng, công
thức, hay những hàm khác.
Nếu biết chính xác tên hàm và cách điền các tham số chúng ta có thể gõ trực tiếp

trên thanh công thức.
- Thông thường Excel ngầm định dấu phẩy “;” để ngăn cách các đối số trong
hàm.
- Tiêu chuẩn nhận hai giá trị :
0 - xếp hạng giảm dần (số lớn nhất xếp thứ nhất).
1 - xếp hạng tăng dần (số nhỏ nhất xếp thứ nhất).
2.2. Nhóm hàm kí tự
a) Hàm nối chuỗi văn bản
Để nối chuỗi văn bản bạn sử dụng ký tự &, muốn chèn thêm dấu cách thì sử dụng
" " (mở ngoặc kép, cách, đóng ngoặc kép).

b) Hàm LEFT
Để lấy những ký tự bên trái của một chuỗi sử dụng hàm LEFT. Công thức
=LEFT(ô chứa chuỗi cần lấy, số ký tự muốn lấy)

c) Hàm RIGHT
Dùng hàm RIGHT khi cần lấy những ký tự từ phía bên phải của chuỗi. Cơng
thức =RIGHT(ơ chứa chuỗi cần lấy, số ký tự muốn lấy)

d) Hàm MID
Dùng để lấy các ký tự bắt đầu từ đâu (tính từ trái sang). Cơng thức =MID(ơ chứ
chuỗi cần lấy, vị trí lấy, số ký tự cần lấy). Trong ví dụ này ta lấy 3 ký tự, bắt đầu từ ký
tự thứ 5.


c) Hàm LEN
Nếu bạn muốn đếm tổng số ký tự hay còn gọi là chiều dài chuỗi ký tự trong một
ô bao gồm cả chữ cái, chữ số và khoảng trắng, hãy nghĩ đến hàm =LEN. Công thức
=LEN(ô chứa chuỗi cần đếm).
Ví dụ, để biết được có bao nhiêu ký tự trong ô B4, chỉ cần di chuyển đến một ô

khác bất kỳ và gõ vào cú pháp =LEN(B4). Ngay lập tức, Excel sẽ trả về một con số
giá trị tổng các ký tự trong ô B4.

d) Hàm search
e) Hàm SUBSTITUTE thay thế văn bản
Để thay thế văn bản trong chuỗi bằng một văn bản khác bạn sẽ sử dụng hàm
SUBSTITUTE, với công thức =SUBSTITUTE(ô chứa chuỗi ban đầu,"văn bản ban
đầu","văn bản thay thế")


f) Hàm LOWER, UPPER, PROPER để chuyển đổi chữ hoa, chữ thường
Bạn sử dụng hàm LOWER để chuyển đổi tất cả các chữ in hoa trong chuỗi thành
chữ thường, công thức =LOWER(ô chứa chữ cần chuyển đổi).

Ngược lại, để chuyển tất cả các chữ thường trong chuỗi ký tự thành chữ in hoa,
bạn sử dụng hàm UPPER. Công thức: =UPPER(ô chứa chuỗi cần chuyển đổi).

Nếu muốn viết hoa các chữ đầu từ bạn sử dụng hàm PROPER. Công thức
=PROPER(ô chứa chuỗi cần viết hoa chữ cái đầu từ).

2.3. Nhóm hàm thời gian
a) Hàm YEAR, MONTH, DAY
Để điền ngày vào Excel, bạn sử dụng "/" hoặc "-". Để điền thời gian, sử dụng ":"
(dấu hai chấm). Bạn cũng có thể điền ngày và thời gian trong cùng một cột.

Để lấy năm trong ngày tháng năm bạn sử dụng hàm YEAR. Tương tự để lấy
tháng dùng hàm MONTH và lấy ngày dùng hàm DAY. Công thức =YEAR(cột chứa
năm cần lấy).

b)Hàm DATE

Để thêm số ngày vào ngày tháng chỉ cần sử dụng công thức đơn giản là lấy ô
chứa ngày tháng + với số ngày bạn muốn thêm, như ví dụ dưới đây:


Để thêm số năm, tháng và ngày vào ngày tháng nào đó, bạn sẽ phải sử dụng đến
hàm DATE. Cơng thức =DATE(YEAR(ô chứa ngày tháng gốc)+số năm cần
thêm,MONTH(ô chứa ngày tháng gốc)+số tháng cần thêm,DAY(ô chứa ngày tháng
gốc)+số ngày cần thêm).

Chú ý: Hàm DATE chỉ có 3 đối số là năm, tháng và ngày. Excel biết rằng
6+2=8= Tháng 8, tháng 8 chỉ có 31 ngày, nên nó sẽ tự động tính sang tháng tiếp theo
(23 tháng 8 + 9 ngày thành 1 tháng 9).
c)Hàm NOW hiển thị thời gian hệ thống
Nếu muốn điền thời gian hiện tại vào một ô nào đó trong bảng tính Excel, hãy sử
dụng hàm =NOW. Trước hết, hãy di chuyển con trỏ chuột đến một ô bất kỳ rồi chỉ cần
gõ cú pháp =NOW(). Điểm tiện lợi của hàm này là không yêu cầu bất kỳ tham số nào
bên trong dấu ngoặc. Kết quả trả về chính là thời gian hiện tại trên hệ thống máy tính.

d) Hàm HOUR, MINUTE, SECOND
Để trả về giờ, phút, giây trong thời gian, bạn sẽ sử dụng HOUR, MINUTE,
SECOND tương ứng. Công thức =HOUR(ô chứa số giờ cần lấy).

Hàm TIME
Hàm TIME được sử dụng để thêm số giờ, phút, giây vào thời gian ban đầu, giống
hàm DATE bên trên vậy. Công thức =TIME(HOUR(ô thời gian ban đầu)+số giờ cần
thêm,MINUTE(ô thời gian ban đầu)+số phút cần thêm,SECOND(ô thời gian ban
đầu)+số giây cần thêm).

Hàm tính số ngày giữa 2 mốc thời gian DAYS

Đây là một cơng thức hữu ích để tính số ngày giữa hai mốc thời gian nên bạn
không cần phải để ý là có bao nhiêu ngày trong mỗi tháng của dải ơ cần tính. Ví dụ, ơ
E4 chứa dữ liệu ngày bắt đầu là 30/04/2015 và ô F4 chứa ngày kết thúc là 02/09/2015.
Bạn hãy nhập là =DAYS(F4,E4)

Hàm DATEIF
Để lấy số ngày, tháng, năm của 2 mốc thời gian trong Exel bạn sẽ sử dụng hàm
DATEIF. Công thức =DATEIF(mốc thời gian thứ nhất,mốc thời gian thứ hai,"d"). Đối
số thứ 3 là cái bạn muốn lấy, "d" là số ngày, muốn lấy số năm bạn thay bằng "y", lấy
số tháng thay bằng "m".


Thay đối số thứ 3 bằng "yd" để bỏ qua năm, chỉ tính số ngày giữa các tháng của
khoảng thời gian đó, "md" sẽ bỏ qua tháng, chỉ tính số ngày, "ym" sẽ bỏ qua năm, chỉ
đếm số tháng chênh lệch.

Lưu ý quan trọng: Hàm này có thể trả về kết quả sai nếu ngày/tháng của ngày
tháng thứ 2 (nằm ở đối số 2) thấp hơn ngày/tháng ở ngày tháng thứ nhất (đối số 1).
Xem ví dụ dưới đây:


Khi đó bạn nên dùng cơng thức như trong hình để trả về kết quả đúng:

Hàm WEEKDAY
Hàm WEEKDAY trả về giá trị từ 1 (Chủ nhật) đến 7 (thứ 7), đại diện cho ngày
trong tuần của ngày tháng năm. Ví dụ, 12/18/2017 rơi vào thứ Hai. Công thức
=WEEKDAY(ô chứ ngày tháng năm).

Hàm TEXT

Sử dụng hàm TEXT để hiển thị ngày trong tuần dưới dạng chữ. Công thức
=TEXT(ô chứa ngày tháng,"dddd").

Hàm NETWORKDAYS tính số ngày làm việc
Hàm =NETWORKDAYS() dùng để tính số ngày làm việc (nghĩa là một tuần làm
việc gồm 5 ngày) trong một khung thời gian cụ thể. Tương tự hàm =DAYS, hãy sử
dụng công thức: =NETWORKDAYS(E3,F3).

Nếu bạn cung cấp danh sách ngày nghỉ lễ (như trong vùng E1:E2 của ví dụ dưới)
NETWORKDAYS sẽ trả về số ngày làm việc (đã trừ đi ngày nghỉ cuối tuần và ngày
nghỉ lễ).


Xem lịch dưới đây để hiểu rõ hơn nhé, màu đỏ là nghỉ lễ, màu xanh là ngày làm
việc:

Hàm EOMONTH
Để lấy ngày cuối cùng của ngày tháng hiện tại bạn sẽ sử dụng hàm EOMONTH.
Công thức =EOMONTH(ô chứa ngày tháng hiện tại,0). Sử dụng một số khác thay cho
không để lấy ngày cuối cùng của các tháng sau đó, ví dụ thay bằng 2 thì sẽ lấy ngày
cuối cùng của 2 tháng sau đó, thay bằng -8 là lấy ngày cuối cùng của 8 tháng trước đó.

2.4. Nhóm hàm số học
a) Nhóm hàm số học
Hàm ABS: Hàm trả về giá trị tuyệt đối của một số
Cú pháp: =ABS(number)
Tham số: Number là một số thực


Hàm SQRT: Hàm trả về căn bậc 2 của một số dương

Cú pháp: = SQRT(number)
Tham số: Number là một số dương

Hàm INT: Trả về phần nguyên của một số
Cú pháp: =int(number)
Tham số: Number là một số bất kỳ
Hàm Mod(): Trả về số dư của phép chia
Cú pháp : =Mod(number, divisor)
Tham số: number: Số bị chia, divisor: Số chia
Hàm round(): Hàm làm tròn
Cú pháp = Round(number,n)
Tham số: number: số cần làm trịn, n: Làm trịn tới n chữ só thập phân hoặc
làm tròn tơi n chữ số phần nguyên.
n>0: Làm tròn tới n chữ số thập phân
n<0: Làm tròn tới n chữ số phần nguyên

b) Hàm tính tổng
Hàm sum: Hàm tính tổng
Cú pháp: =Sum(number1, number2,….) hoặc =sum(Vùng dữ liệu cần tính tổng)
Hàm sum sử dụng rất nhiều trong kế toán và thống kế, dễ dùng và thông dụng.


Hàm sumproduct: Tính tổng các tích
Cú pháp: =sumproduct(array1, array2,….)
Trong đó: array1, array2 là các vùng chứa dữ liệu để tính tích và tính tổng của
các tích

Hàm sumif: Tính tổng có điều kiện
Cú pháp: =sumif(range,criteria,sum-range)
Tham số: Range: Vùng điều kiện

Criteria: Điều kiện
Sum-range: Vùng tính tổng
Ví dụ: