quy trình xin nghỉ việc

QUY TRÌNH XIN NGHỈ VIỆC
Bước thực
hiện
Bước 1
Bước 2

Nội dung
Nộp đơn xin
nghỉ việc
Bộ phận nhân
sự phối hợp
xem xét

Nhiệm vụ cụ thể
Nhân viên nộp đơn xin
nghỉ việc lên bộ phận
nhân sự
Bộ phận nhân sự phối
hợp với người quản lý
trực tiếp xem xét đơn
xin nghỉ việc
Trường hợp khơng thể
giải quyết được thì ký
xác nhận vào đơn xin
nghỉ việc và chuyển
trả lại đơn cho người
xin nghỉ việc.
Họp để hỏi lý do/ để
hiểu, để hỗ trợ giải
quyết khó khăn
Họp để lấy ý kiến chung

để đưa ra hướng giải
quyết, phương án dự
phòng nhân lực

Bước 3

Họp với nhân
viên xin nghỉ

Bước 4

Họp lãnh đạo +
phụ trách bộ
phận và nhân
sự => Đưa ra
hướng giải
quyết (Trong
trường hợp
nhân viên kiên
quyết muốn
nghỉ)
Hoàn tất các
thủ tục xin nghỉ * Tổ chức việc thanh
việc
lý hợp đồng lao động
với nhân viên.

Bước 5

Người phụ

trách
Nhân viên
Nhân sự và
trưởng bộ phận

Nhân sự
Ban lãnh đạo +
Phòng Nhân sự
+ trưởng bộ
phận

Thời gian
thực hiện
>= 60 ngày
trước khi nghỉ
việc
Trong vòng 2
ngày sau khi
nộp đơn

Trong vịng 2
tuần kể từ khi
nộp đơn
Khơng q 7
ngày kể từ khi
nhận đơn

Nhân sự + Kế
tốn

Trong vịng 45
ngày kể từ khi
nộp đơn

Ban lãnh đạo +
Nhân sự + Đại
diện bộ phận
Phịng Nhân sự
phối hợp với
phịng kế tốn

Trong vịng 1
tuần kể từ ngày
có quyết định
Trong vịng 1
tháng sau khi
trao quyết định

* Lập quyết định
Bước 6
Bước 7

Trao quyết định
+ Cảm ơn Nhân
viên
Thanh tốn các
chế độ cịn lại
cho nhân viên
nghỉ việc

Nhằm thể hiện sự tơn
trọng, lịng biết ơn đối
với nhân viên
Tn thủ luật và hợp
đồng lao động


HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN QUY TRÌNH NGHỈ VIỆC
STT
Bước 1

Các bước chính

Nộp đơn xin nghỉ việc

Điểm mấu chốt

Đơn xin nghỉ việc lấy mẫu
trực tiếp từ PNS.

Lý do
Dễ quản lý
Đúng pháp luật nhằm dễ
dàng giải quyết nếu có
vấn đề phát sinh

Phù hợp Điều 37 của Bộ luật
lao động về số ngày báo trước
Bước 2

Bộ phận nhân sự phối hợp
xem xét

Bước 3

Họp với nhân viên xin nghỉ

PNS sẽ trao đổi với quản lý bộ
phận để hiểu rõ hơn vấn đề
nhân viên đang gặp phải
Xác định được tâm tư nguyện
vọng của nhân viên (khó khăn,
nhu cầu cá nhân, nhu cầu công
việc) và thảo luận về cách hỗ
trợ nhân viên thích hợp nhất

Đánh giá khách quan từ
phía quản lý bộ phận

Lắng nghe và thể hiện
được sự quan tâm chân
thành, sự ấm áp của ban
quản lý trước khó khăn
của nhân viên

Với trường hợp xác định cho
nghỉ việc, Phòng NS chuyển
đơn xin nghỉ việc cho GD
duyệt kèm theo phương án
thay thế

Bước 4

Họp lãnh đạo + phụ trách bộ
phận và nhân sự => Đưa ra
hướng giải quyết

Bước 5

Hoàn tất các thủ tục xin nghỉ
việc

Bàn về việc hỗ trợ nhân viên(môi
trường làm việc, kỹ năng – kiến
thức phục vụ cơng việc, lương…),
chính sách giữ chân người tài, có
kinh nghiệm và tận tâm
Bàn về phương án thay thế nhân
lực
Thanh lý hợp đồng gồm các các
việc:

-Hồn thành các cơng việc cần
thực hiện trước khi nghỉ việc
theo biên bản bàn giao công
việc.
-Biên bản bàn giao các công cụ
dụng cụ cho
Quản lý bộ phận.
-Biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu.
-Bản cam kết nghỉ việc.

Quyết định nghỉ việc được phòng
nhân sự thảo và trình ký ban giám

Nhằm có cách nhìn đa
chiều và đưa ra được
hướng giải quyết hợp tình
hợp lý cho cả cá nhân lẫn
tổ chức


đốc.
Quyết định nghỉ việc được trao cho
- Người xin nghỉ việc: 1 bản
- Quản lý bộ phận :1 bản
- Phòng Nhân Sự: 1 bản
- Phịng tài chính kế tốn: 1
bản
Kèm theo các giấy tờ đi kèm khác:
biên bản thanh lý, bảng chấm
công, biên bản đánh giá…
Bước 6

Trao quyết định + Cảm ơn
Nhân viên

Có đại diện Ban Giám đốc,
phịng Nhân Sự, trưởng các bộ
phận.
Ghi nhận hình ảnh để truyền
thơng nội bộ nhằm giúp củng

cố tinh thần nhân viên

Bước 7

Thanh toán các chế độ cịn lại

Phịng kế tốn có
trách nhiệm phối hợp
Phịng NS để lập bảng
thanh toán cho người xin
nghỉ việc và trình GĐ
duyệt. Phịng kế tốn
chỉ thanh tốn cho
người nghỉ việc khi đã có
đầy đủ hồ sơ xác nhận từ
Phịng NS chuyển sang.
Phịng kế tốn trực
tiếp liên hệ với người
xin nghỉ việc để làm thủ
tục thanh toán.
Đối với các
trường hợp người lao
động cịn thắc mắc, khiếu
nại thì Phịng NS có
trách nhiệm giải quyết và
gửi báo cáo cho GĐ theo
báo cáo hàng tuần.

Nhằm tạo cảm xúc tích
cực, được tơn trọng cho

người nghỉ việc và xây
dựng hình ảnh đẹp, tạo
lịng tin của nhân viên đối
với ban giám đốc

Giữ uy tín và tuân thủ luật
lệ của tổ chức đối với cá
nhân