Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

------------

TRƯƠNG QUANG ẢNH

CHUẨN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHỊNG
TẠI TRƯỜNG BỒI DƯỠNG CÁN BỘ TÀI CHÍNH

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Hà Nội - 2019


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-----------

TRƯƠNG QUANG ẢNH

CHUẨN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHỊNG
TẠI TRƯỜNG BỒI DƯỠNG CÁN BỘ TÀI CHÍNH
Chun ngành: Quản trị văn phòng
Mã số: 60.34.04.06

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS ĐÀO XUÂN CHÖC

Hà Nội - 2019


LỜI CẢM ƠN
Tơi xin bày tỏ lịng biết ơn chân thành đến PGS.TS. Đào Xuân Chúc - người
thầy đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn tơi trong suốt thời gian nghiên cứu và thực hiện
đề tài.
Tơi xin được tỏ lịng cảm ơn chân thành và sâu sắc đến các giảng viên và cán
bộ Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Phòng đào tạo Sau đại học Trường Đại
học Khoa học xã hội và Nhân văn đã tận tình giúp đỡ tôi trong suốt thời gian học
tập và nghiên cứu tại trường.
Tôi xin gửi lời cảm ơn tới tập thể công chức viên chức Trường Bồi dưỡng cán
bộ tài chính đã tận tình giúp đỡ tơi trong q trình nghiên cứu.
Cuối cùng tơi xin được bày tỏ lịng biết ơn đối với những người thân trong gia
đình và bạn bè, đồng nghiệp đã ln khuyến khích động viên và giúp đỡ tơi trong
suốt thời gian qua để tơi hồn thành được luận văn này.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng, tuy nhiên luận văn khơng tránh khỏi những thiếu
sót và hạn chế, tác giả rất mong nhận được sự đóng góp chân thành của các thầy
giáo, cơ giáo, các bạn đồng nghiệp để luận văn được hồn thiện hơn.
Tơi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày …… tháng …… năm 2019

Tác giả

Trương Quang Ảnh


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ với đề tài “Chuẩn hóa hoạt động
văn phịng tại Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính” là cơng trình nghiên cứu

của tơi. Trong cơng trình nghiên cứu này, tơi có tham khảo và tổng hợp kết
quả của nhiều cơng trình nghiên cứu khác và đã có chú thích theo quy định.
Cơng trình này chưa từng được cơng bố trên bất cứ phương tiện nào.
Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm trước Hội đồng khoa học về nội
dung nghiên cứu của đề tài này.
Hà Nội, ngày …. tháng … năm 2019
Học viên

Trương Quang Ảnh


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU.......................................................................................................... 1
1. Lý do chọn đề tài......................................................................................... 1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề..........................................................................2
3. Mục đích, mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu................................................ 5
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu..............................................................6
5. Phương pháp nghiên cứu............................................................................6
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài......................................................7
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CHUẨN HĨA HOẠT ĐỘNG VĂN
PHỊNG............................................................................................................ 8
1.1. Một số khái niệm cơ bản.......................................................................8
1.1.1. Khái niệm văn phòng......................................................................... 8
1.1.2. Khái niệm hoạt động văn phịng........................................................9
1.1.3. Khái niệm về chuẩn hóa và chuẩn hóa hoạt động văn phịng.......11
1.2. Cơ sở lý thuyết của chuẩn hóa hoạt động văn phịng...................... 13
1.3. Ngun tắc chuẩn hóa hoạt động văn phịng....................................14
1.4. Ý nghĩa của chuẩn hóa hoạt động văn phịng...................................15
1.5. Nội dung của chuẩn hóa hoạt động văn phịng...................................16
1.5.1. Xây dựng quy chế, quy định về hoạt động văn phòng....................16

1.5.2. Thực hiện phổ biến, hướng dẫn các quy chế, quy định.................18
1.5.3. Tổ chức kiểm tra, đánh giá và xử lý vi phạm..................................19
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI
TRƯỜNG BỒI DƯỠNG CÁN BỘ TÀI CHÍNH........................................... 21
2.1. Khái quát về Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính............................21
2.1.1. Q trình hình thành và phát triển của Trường............................ 21
2.1.2. Đặc điểm tổ chức quản lý của Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính 22
2.1.3. Đặc điểm hoạt động văn phòng tại Trường Bồi dưỡng cán bộ tài
chính hiện nay................................................................................................24
2.2. Thực trạng một số hoạt động văn phòng tại Trường Bồi dưỡng cán


bộ tài chính hiện nay..................................................................................... 27
2.2.1. Cơng tác tham mưu xây dựng kế hoạch công tác...........................27
2.2.2. Hoạt động xây dựng thể chế, quy chế nội bộ..................................28
2.2.3. Hoạt động văn thư............................................................................30
2.2. 4. Hoạt động lưu trữ............................................................................35
2.2.5. Hoạt động tổ chức hội nghị, sự kiện............................................... 36
2.2.6. Mua sắm tài sản, văn phòng phẩm..................................................38
2.3.Đánh giá về hoạt động văn phòng tại Trường Bồi dưỡng cán bộ tài
chính....................................................................................................
..............................................................................................................41
2.3.1. Những thành cơng........................................................................... 41
2.3.2. Một số hạn chế................................................................................. 42
2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế...................................................43
2.4. Sự cần thiết phải chuẩn hóa hoạt động văn phịng tại Trường Bồi dưỡng
cán bộ tài chính..............................................................................................45
CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP CHUẨN HĨA HOẠT ĐỘNG VĂN PHỊNG TẠI
TRƯỜNG BỒI DƯỠNG CÁN BỘ TÀI CHÍNH............................................. 48
3.1. Một số giải pháp chung nhằm chuẩn hóa hoạt động văn phịng tại

Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính.............................................................48
3.1.1. Rà sốt, hồn thiện các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng tại
Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính..............................................................48
3.1.2. Đẩy mạnh cơng tác truyền thơng, phổ biến và giám sát, kiểm tra 51
3.1.3. Hồn thiện cơng tác tổ chức quản lý...............................................53
3.1.4. Tăng cường ứng dụng công nghệ thơng tin................................... 58
3.2. Giải pháp chuẩn hóa một số hoạt động văn phịng cụ thể...............60
3.2.1. Chuẩn hóa cơng tác tham mưu....................................................... 60
3.2.2. Chuẩn hóa cơng tác xây dựng kế hoạch cơng tác.......................... 61
3.2.3. Chuẩn hóa cơng tác văn thư............................................................63


3.2.4. Chuẩn hóa cơng tác lưu trữ.............................................................67
3.2.5. Chuẩn hóa cơng tác tổ chức sự kiện, hội họp................................ 69
3.2.6. Chuẩn hóa cơng tác quản lý tài sản, văn phịng phẩm..................72
KẾT LUẬN....................................................................................................74
TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................ 76
PHỤ LỤC.......................................................................................................80


DANH MỤC CÁC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

STT

Từ viết tắt

Nội dung từ viết tắt

1

BDCB TC

Bồi dưỡng cán bộ tài chính

2

CCVC

Cơng chức viên chức

3

ĐTBD

Đào tạo bồi dưỡng

4

EDocTC

Chương trình quản lý văn bản và điều hành
ngành tài chính

5

ISO

International Organization for
Standardization
Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế

6

KPI

Chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả

7

TC-HC

Tổ chức – Hành chính

8

TCVN

Tiêu chuẩn Việt Nam


DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ
Bảng 2.1. Quy mô đào tạo bồi dưỡng do Trường BDCB tài chính thực hiện....22
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức Trường BDCB tài chính.......................................23
Sơ đồ 2.2. Mơ hình tập trung theo chức năng.................................................26
Sơ đồ 2.3. Phòng TCHC và Phòng Tổng hợp thuộc Trung tâm.....................27
Biểu đồ 2.1: Cơ cấu, số lượng văn bản đến năm 2018...................................32
Bảng 2.2: Chi phí đầu tư mua sắm, trang bị cơ sở vật chất, văn phịng phẩm.
.........................................................................................................................39
Bảng 2.3. Cơng văn đi, đến giai đoạn 2014-2018...........................................46
Sơ đồ 3.1. Các bước xây dựng quy chế tại Trường........................................49

Bảng 3.1: Xây dựng kế hoạch kiểm tra hoạt động chuẩn hóa.......................53
Sơ đồ 3.2: Mơ hình tổ chức hoạt động văn phịng theo mơ hình quản lý phân
tán của Trường BDCB tài chính.....................................................................54
Sơ đồ 3.3: Quy trình xử lý thư điện tử, văn bản điện tử................................65
Sơ đồ 3.4: Thứ tự sắp xếp hồ sơ lưu trữ tại phòng lưu trữ.............................69


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Chủ tịch Hồ Chí Minh lúc sinh thời khi đến thăm Văn phòng Trung
ương Đảng tại chiến khu Việt Bắc đã từng dạy: “Công tác Văn phịng có tầm
quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ
Văn phịng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết cơng việc khơng
đúng....”[1, tr 1]. Như vậy, văn phịng có vai trị tương đối quan trọng trong
hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Văn phòng dù được hiểu theo nghĩa
rộng hoặc nghĩa hẹp cũng có vai trị đặc biệt quan trọng trong quá trình quản
lý, phục vụ hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp. Dù ở thời kỳ nào hay
với quy mô lớn, nhỏ khác nhau, hoạt động văn phịng cũng đóng vai trị quan
trọng hàng đầu bên cạnh hoạt động sản xuất, kinh doanh của cơ quan; đảm
bảo hoạt động thơng suốt, bình thường và góp phần định hướng xây dựng,
phát triển của cơ quan, doanh nghiệp. Tuy nhiên ngay tại từng cơ quan, doanh
nghiệp thì hoạt động văn phịng đang bị chính những người làm văn phịng và
các bộ phận khác có nhận thức chưa đầy đủ. Người ta vẫn thường coi hoạt
động văn phịng nói chung, bộ phận văn phịng nói riêng chẳng qua là hoạt
động “bưng, bê, kê, đặt”, những người làm văn phòng thì tự coi mình là kẻ
“làm dâu trăm họ”. Chính vì quan niệm đó khiến cho hoạt động văn phịng
thiếu được sự quan tâm. Một hệ lụy khác là nhiều hoạt động hành chính văn
phịng đã khơng được đầu tư nguồn lực về con người, vật chất, tài chính và
quan trọng hơn là đã hầu như không được quan tâm về quy trình thực hiện,
chuẩn hóa; thơng qua đó giảm nhẹ áp lực cho cán bộ văn phòng trực tiếp thực

hiện, đơn giản hóa thủ tục hành chính đối với các đối tượng cần tiếp cận hoạt
động đó và tạo nên một môi trường làm việc chuyên nghiệp, phân công, phân
nhiệm rõ ràng, hiệu quả.
Tại Hội nghị lần thứ 6 Ban chấp hành Trung ương Đảng khóa XII đã ban
hành Nghị quyết số 19-NQ/TW ngày ngày 25 tháng 10 năm 2017 về tiếp tục

10


đổi mới hệ thống tổ chức và quản lý, nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt
động của các đơn vị sự nghiệp công lập. Theo Nghị quyết nêu trên, mục tiêu
quan trọng được xác định đó là khơng ngừng đổi mới hệ thống tổ chức, nâng
cao chất lượng, hiệu quả hoạt động…; gắn với việc nâng cao năng lực tự chủ,
đảm bảo tinh gọn và có quản trị tiên tiến. Việc xây dựng các tiêu chuẩn, áp
dụng các chuẩn mực vào hoạt động văn phòng của các đơn vị sự nghiệp công
lập nhằm đáp ứng nhu cầu về cung ứng các dịch vụ công theo mục tiêu của
Nghị quyết số 19-NQ/TW tiến tới một nền quản trị tiên tiến đang trở thành
nhu cầu thực tiễn, bức thiết trong hoạt động văn phịng các đơn vị sự nghiệp
cơng lập nói riêng. Việc xây dựng các quy định, quy chế hay thiết lập chuẩn
mực nhất định đối với từng loại công tác văn phòng đang được thực hiện một
cách manh mún, tự phát và có tính chủ quan, áp đặt nhiều hơn là xây dựng và
áp dụng chuẩn dựa trên cơ sở khoa học, hiệu quả và hiệu lực khi thực thi.
Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính là đơn vị trực thuộc Bộ Tài chính, hàng
năm diễn ra các hoạt động hành chính văn phịng đa dạng, tuy nhiên thực
trạng chung cịn rất lộn xộn, chưa có chuẩn mực nào trong thực hiện, đánh
giá. Hậu quả dẫn đến là nhiều vấn đề phát sinh, gây khó khăn trong cơng tác,
dẫn đến một số hậu quả pháp lý nhất định.
Chính vì vậy, chúng tơi lựa chọn đề tài “Chuẩn hóa hoạt động văn
phịng tại Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính” làm đề tài luận văn thạc sĩ.
Thông qua đề tài sẽ góp phần làm rõ thực trạng hoạt động văn phịng, q

trình bước đầu thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phịng tại Trường Bồi
dưỡng cán bộ tài chính. Thơng qua đó, tác giả đề xuất tổ chức chuẩn hóa một
số hoạt động văn phịng điển hình tại cơ quan nghiên cứu làm mẫu; đề xuất
một số giải pháp nhằm thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phịng có hiệu quả,
phù hợp với thực tế mỗi đơn vị hành chính sự nghiệp.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Về vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn phịng ở Việt Nam hiện nay chưa có


nhiều đề tài nghiên cứu sâu và cụ thể. Tuy vậy, thơng qua q trình nghiên
cứu, tìm hiểu tác giả nhận thấy các tài liệu có liên quan cụ thể như sau:
Nhóm thứ nhất: Một số đề tài nghiên cứu khoa học
- PGS.TS Văn Tất Thu: Tổ chức khoa học lao động trong các cơ quan hành
chính nhà nước (Đề tài cấp Bộ - Bộ Nội vụ, đã nghiệm thu năm 2000).
- PGS.TS Đào Xuân Chúc: Quản trị hành chính văn phòng – vấn đề lý luận và
thực tiễn (Đề tài cấp Bộ - Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, đã nghiệm
thu năm 2004).
- Th.s Trịnh Thị Hà: Nghiên cứu chuẩn hóa một số nghiệp vụ lưu trữ cơ bản tại
các Trung tâm Lưu trữ quốc gia (Đề tài cấp Bộ - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước, đã nghiệm thu năm 2014).
- Th.s Nguyễn Mạnh Cường: Chuẩn hố một số quy trình, thủ tục để giải quyết
công việc của các đơn vị thuộc Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (Đề tài cấp
cơ sở - Trường Đại học Nội vụ, đã nghiệm thu năm 2014).
Nhóm thứ hai: Một số đề tài, luận án, luận văn và nghiên cứu khác
- Hữu Đạt: Vấn đề chuẩn hóa ngơn ngữ trong phong cách hành chính cơng vụ,
(Tạp chí khoa học Đại học Quốc gia Hà Nội, số 2, 1996).
- PGS.TS Nguyễn Văn Hàm (chủ trì biên tập): Tổ chức lao động khoa học cơng
tác văn phịng – Một nội dung của quản trị văn phòng, Kỷ yếu hội thảo khoa
học Quản trị văn phòng: Lý luận và thực tiễn do Đại học Khoa học xã hội và
nhân văn, Đại học quốc gia Hà Nội tổ chức năm 2005.

- Hồ Anh Tú: Ứng dụng ISO 9000 vào công tác văn thư tại một số cơ quan nhà
nước, Khóa luận tốt nghiệp đại học lưu trữ học, 2005.
- Nguyễn Thị Chinh: Nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác
khai thác, sử dụng tài liệu tại các Trung tâm lưu trữ Quốc gia, Luận văn thạc
sỹ lưu trữ học, 2006.
- Th.s Trịnh Thị Hà, Th.s Dương Thị Thanh Huyền: Hoạt động tiêu chuẩn hóa
trong cơng tác văn thư lưu trữ giai đoạn 1962-2012, Kỷ yếu Tổng


kết hoạt động khoa học, công nghệ về văn thư, lưu trữ từ năm 1962 đến năm
2012 và định hướng hoạt động khoa học, công nghệ đến năm 2020, 2012 do
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức.
- Nguyễn Văn Quang: Nghiên cứu giải pháp chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lưu
trữ hiện hành ở cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng cộng sản Việt Nam,
Luận văn thạc sỹ lưu trữ học, 2015.
- Ninh Viết Thành: Nghiên cứu chuẩn hóa nguồn nhân lực làm cơng tác văn
thư, lưu trữ trong Bộ Quốc phòng, Luận văn thạc sỹ lưu trữ học, 2015.
- Th.s Liêng Bích Ngọc: Thực trạng và giải pháp áp dụng tiêu chuẩn hóa văn
bản quản lý nhà nước trong các cơ quan cấp sở tại Tp Hồ Chí Minh, Trường
cán bộ Tp Hồ Chí Minh, truy cập website ngày 18/02/2019.
- Phùng Thị Phương Liên: Chuẩn hóa hoạt động văn phịng tại Hội sở ngân
hàng thương mại cổ phần kỹ thương Việt Nam, Luận văn thạc sỹ quản trị văn
phịng, 2019.
- Và một số khóa luận, niên luận và nghiên cứu của các sinh viên, học viên
khác có liên quan về tổ chức hoạt động văn phịng, chuẩn hóa một số cơng tác
nghiệp vụ văn phịng…
Bên cạnh đó, cịn nhiều văn bản, cơng trình nghiên cứu có liên quan
chuẩn hóa, hồn thiện và nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng; tuy nhiên
do thời gian nghiên cứu và khả năng tiếp cận các tài liệu có hạn nên người
viết mới chỉ nêu một số tài liệu. Qua đó khái quát thực trạng nghiên cứu nội

dung liên quan đến đề tài luận văn mà người viết đang thực hiện.
Trên cơ sở đó, các tài liệu và nghiên cứu về hành chính, văn phịng hầu
như mới đề cập đến một số vấn đề sau:
- Thông qua các nghiên cứu đã làm rõ phần nào về quản trị văn phịng nói
chung và thực trạng, giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả tổ chức thực hiện
một số hoạt động văn phịng cụ thể nói riêng như văn thư, lưu trữ...
- Các cơng trình nghiên cứu bước đầu khái qt và định nghĩa rõ thế nào


là chuẩn hóa, mối quan hệ giữa khái niệm này với các khái niệm khác như tổ
chức lao động khoa học văn phòng, định mức, tiêu chuẩn...
- Các nghiên cứu, bài viết tập trung đến việc áp dụng một số cơng cụ và chuẩn
hóa một hoặc một nhóm hoạt động văn phịng cụ thể, việc khái qt về chuẩn
hóa hoạt động văn phòng tại các cơ quan, doanh nghiệp chưa được đề cập
nhiều, thường xuyên.
- Một số luận văn thạc sĩ đã bước đầu nghiên cứu về công tác chuẩn hóa hoạt
động văn phịng tại các cơ quan, doanh nghiệp.
Như vậy đã có một số ít văn bản, tài liệu đặt vấn đề nghiên cứu cụ thể,
tồn diện chuẩn hóa hoạt động văn phòng. Những vấn đề mới cần làm rõ để
tiếp tục được nghiên cứu, đề xuất như thế nào là chuẩn hóa? Chuẩn hóa hoạt
động văn phịng bao gồm những đối tượng nào? Giải pháp, cách thức nhằm
giúp các hoạt động văn phịng được chuẩn hóa hơn so với hiện nay... Với
những nghiên cứu trong luận văn này sẽ góp phần làm rõ hơn chuẩn hóa trong
hoạt động văn phịng; giúp nhận thức cách thực hiện, q trình áp dụng các
phương pháp để chuẩn hóa hoạt động văn phòng, cụ thể ở đây là tại Trường
Bồi dưỡng cán bộ tài chính (sau đây viết tắt là Trường BDCB tài chính).
3. Mục đích, mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục đích:
Thơng qua tìm hiểu lý luận và khảo sát, đánh giá thực tiễn tại Trường
BDCB tài chính về tổ chức cơng tác văn phịng và chuẩn hóa hoạt động văn

phịng; từ đó làm rõ sự cần thiết phải thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn
phịng và đề xuất giải pháp nhằm thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phịng;
áp dụng thực hiện chuẩn hóa một số hoạt động văn phịng tại Trường BDCB
tài chính.
- Mục tiêu:
Đánh giá đúng thực trạng hoạt động văn phòng và những biểu hiện ban
đầu về chuẩn hóa một số hoạt động văn phịng tại Trường BDCB tài chính để


xây dựng giải pháp giúp cơng tác chuẩn hóa hoạt động văn phịng tại Trường
tốt hơn, đáp ứng q trình phát triển.
- Nhiệm vụ:
* Hệ thống hóa những vấn đề về mặt lý luận và thực tiễn về văn phòng, chuẩn
hóa hoạt động văn phịng trong các cơ quan, tổ chức.
* Phân tích, đánh giá thực trạng cơng tác văn phịng tại Trường BDCB tài
chính. Thơng qua đó cho thấy yêu cầu thực tế trong việc áp dụng chuẩn hóa
hoạt động văn phòng tại đơn vị.
* Luận văn đề xuất một số giải pháp và tổ chức chuẩn hóa một số hoạt động văn
phòng giúp nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động này tại Trường BDCB
tài chính.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: các hoạt động văn phòng cụ thể và vấn đề chuẩn hóa
các hoạt động đó. Luận văn đặc biệt quan tâm đến u cầu chuẩn hóa các hoạt
động văn phịng điển hình, cụ thể có tính phổ biến, thực hiện rộng rãi.
- Phạm vi nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu toàn bộ các hoạt động văn phịng,
cơng tác quản trị, quản lý và tổ chức chuẩn hóa hoạt động văn phịng tại
Trường hiện nay. Từ phân tích thực trạng, nguyên nhân hạn chế đến đề xuất
giải pháp chuẩn hóa hoạt động văn phịng tại Trường BDCB tài chính.
5. Phương pháp nghiên cứu
- Các phương pháp nghiên cứu duy vật biện chứng và duy vật lịch sử.

- Phương pháp tổng hợp tài liệu liên quan đến vấn đề nghiên cứu hoặc có nội
dung tương tự nhằm tìm hiểu lý luận và thực tiễn, tránh việc trùng lặp nội
dung, ý tưởng và góp phần phục vụ cho việc khảo sát thực tế.
- Phương pháp khảo sát thực tế. Phương pháp này được tiến hành thơng qua
các q trình làm việc trực tiếp, quan sát, tổng hợp các thông tin về đối tượng
nghiên cứu trong phạm vi Trường BDCB tài chính.
- Phương pháp so sánh là phương pháp có tính bắt buộc khi tác giả khảo


sát tình hình thực tế, đánh giá thực trạng và xây dựng các giải pháp, chuẩn
hóa hoạt động văn phịng.
- Ngoài ra, tác giả sử dụng thêm các phương pháp phân tích chức năng nhằm
tiếp cận, đánh giá từng mặt, từng hoạt động văn phịng; Phương pháp phân
tích hệ thống để đánh giá chung về hoạt động văn phòng tại Trường BDCB tài
chính, xây dựng hệ thống các giải pháp.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
- Ý nghĩa về mặt lý luận: Luận văn góp phần tìm hiểu một số lý luận về hoạt
động văn phịng và chuẩn hóa hoạt động văn phịng trong hoạt động của các
cơ quan, tổ chức.
- Ý nghĩa về mặt thực tiễn:
* Luận văn góp phần phân tích thực trạng hoạt động văn phịng tại Trường
BDCB tài chính hiện nay từ đó nêu những khó khăn, bất cập và hạn chế trong
tổ chức thực hiện hoạt động văn phòng tại Trường.
* Đề xuất kiến nghị, giải pháp nhằm thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phịng
tại Trường BDCB tài chính. Đây là địi hỏi cấp bách, có tính chiến lược của
đơn vị trong định hướng phát triển tầm nhìn đến năm 2030.
* Luận văn góp phần vào việc xây dựng lộ trình thực hiện chuẩn hóa hoạt
động văn phịng, nâng cao năng suất lao động và chuẩn bị cho Trường BDCB
tài chính nâng cấp lên trở thành Học viện quản lý cán bộ tài chính trong tương
lai giai đoạn 2025-2030.

* Trên cơ sở nghiên cứu của luận văn sẽ góp phần làm nền tảng trong phát triển
các nghiên cứu khác về tổng kết, đánh giá hoạt động của Trường BDCB tài
chính nói chung và hoạt động văn phịng tại đơn vị nói riêng.


CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CHUẨN HÓA
HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG
1.1. Một số khái niệm cơ bản
1.1.1. Khái niệm văn phòng
Trong bất kỳ một cơ quan tổ chức nào, dù đó là một đơn vị quản lý hành
chính nhà nước, tổ chức phi chính phủ hay một doanh nghiệp nào thì ln tồn
tại mọi cơng việc mang tính chất hành chính, văn phịng. Điều đó dẫn tới lẽ
tất nhiên là việc xuất hiện, tồn tại và phát triển của văn phịng hay bộ phận
văn phịng. Tuy nhiên đó chỉ được hiểu là một nghĩa hẹp của việc giải thích
văn phịng là gì. Trong hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp hoặc tổ
chức, văn phòng được coi như vị trí trung tâm có vai trị kết nối các hoạt động
quản lý điều hành giữa các cấp lãnh đạo, quản lý và các bộ phận trong đơn vị.
Văn phòng được hình thành nhằm phục vụ cho cơng tác lãnh đạo quản lý,
hoạt động bình thường của các cơ quan, đơn vị. Tại nhiều cơ quan, hoạt động
văn phòng thường chỉ được hiểu là việc gắn liền với công tác văn thư, lưu trữ,
sổ sách, hậu cần…
Văn phòng là một thực thể tồn tại tất yếu khách quan phục vụ cho quá
trình quản trị và được hình thành trên cơ sở quy mô, cơ cấu và hoạt động của
cơ quan, đơn vị. Trong giáo trình Quản trị văn phịng được xuất bản năm
2005 của PGS.TS Nguyễn Hữu Tri, văn phòng được hiểu theo hai nghĩa rộng
và nghĩa hẹp như sau:
Theo nghĩa rộng: Văn phịng bao gồm tồn bộ bộ máy quản lý của đơn
vị từ cấp cao nhất đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị trong hệ thống quản
lý của tổ chức; bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi trường phục
vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng. Văn

phịng có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực
hiện mục tiêu chung của tổ chức [35, tr 10].


Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là bộ máy trợ giúp nhà quản trị công việc
trong chức năng được giao; là bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức, chịu
sự điều hành của nhà quản trị cấp cao. Văn phòng chức năng không phải là
một pháp nhân độc lập trong các hoạt động đối ngoại [35, tr 10].
Tuy nhiên, hiện nay cũng có nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng
cũng với nghĩa rộng và nghĩa hẹp như sau:
Theo nghĩa rộng: Văn phịng là một bộ máy làm các cơng tác về tổng
hợp và thực hiện chức năng nhiệm vụ trợ giúp cho nhà quản trị trong quản lý,
điều hành hoạt động của cơ quan, đơn vị. Như vậy, theo nghĩa nêu trên văn
phòng là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức của cơ quan chịu trách nhiệm
trong các hoạt động hành chính, tổng hợp, đối ngoại, đối nội và tùy thuộc vào
quy mô mà được định nghĩa bằng tên gọi khác nhau. Trong luận văn, tác giả
dựa trên cơ sở định nghĩa này để nghiên cứu, phân tích và làm rõ những vấn
đề có liên quan.
Theo nghĩa hẹp có thể hiểu văn phịng là cơ sở vật chất, nơi làm việc của
cơ quan, tổ chức, là địa điểm để cơ quan thực hiện các hoạt động thường
xuyên, tổ chức đối nội và đối ngoại [20, tr 1].
Tuy nhiên dù được hiểu theo cách nào, văn phòng cũng là thực thể tồn
tại tất yếu của mỗi tổ chức dù lớn hoặc nhỏ; sự tổ chức của văn phòng tùy
thuộc vào đặc điểm tình hình của tổ chức và thực hiện các chức năng quan
trọng của văn phòng như chức năng xử lý thông tin, tham mưu tổng hợp, giúp
việc điều hành, hậu cần. Hiểu rõ về văn phòng giúp cho thực hiện quá trình
xây dựng các tiêu chuẩn và áp dụng chuẩn được thuận lợi.
1.1.2. Khái niệm hoạt động văn phịng
Hoạt động văn phịng xét theo một khía cạnh nào đó có thể hiểu là cơng
việc văn phịng. Trong một tổ chức, cơng việc văn phịng có rất nhiều và liên

quan đến nhiều bộ phận khác nhau không riêng gì bộ phận hành chính, văn
phịng. Chính vì vậy để nhận biết thế nào là hoạt động văn phòng cần hiểu


hoạt động văn phòng được thực hiện tại đâu và điều hành như thế nào. Theo
PGS.TS Nguyễn Hữu Tri trong giáo trình Quản trị văn phịng xuất bản năm
2005, “Cơng tác văn phòng là một chỉnh thể gồm một tổ chức, quản lý và sử
dụng thông tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhằm
đạt được kết quả mong muốn” [35, tr 12]. Hoạt động văn phòng là một chỉnh
thể thống nhất, tác động qua lại với nhau, mỗi nhiệm vụ có vai trị của mình.
Mỗi cơng việc văn phịng được tổ chức, phân công thực hiện bởi các
nhân viên, bộ phận khác nhau và được đánh giá bởi các yếu tố như kết quả,
q trình, quy trình thực hiện. Các cơng việc văn phòng phục vụ cho hoạt
động của tổ chức, phục vụ hoạt động của mỗi bộ phận trong tổ chức và có tác
động trực tiếp hoặc gián tiếp đến các mặt hoạt động khác nhau của tồn bộ tổ
chức đó. Việc thực hiện các cơng việc văn phịng có liên quan mật thiết đến
thực hiện các chức năng của văn phòng như tham mưu tổng hợp, phục vụ hậu
cần, phục vụ điều hành chỉ đạo…
Theo tác giả, ngoài cách hiểu là các cơng việc văn phịng, hoạt động văn
phịng nên được hiểu rộng hơn là toàn bộ các chức năng văn phịng được mỗi
đơn vị, bộ phận có chức năng, nhiệm vụ, tổ chức khác nhau trong cùng tổ
chức thực hiện. Thực hiện hoạt động văn phòng của các bộ phận khác nhau có
sự giống nhau và khác nhau cơ bản đối với hoạt động văn phòng của bộ phận
văn phòng trong tổ chức.
Như vậy, hoạt động văn phòng gồm các hoạt động nhằm tổ chức thực
hiện các chức năng trọng tâm của văn phịng như chức năng xử lý thơng tin,
tham mưu tổng hợp, chức năng giúp việc điều hành, chức năng hậu cần. Các
hoạt động văn phòng thường thấy tại các tổ chức như: Tổng hợp, xây dựng và
triển khai kế hoạch công tác; thu thập, xử lý thông tin; công tác văn thư, lưu
trữ; tổ chức hội nghị; cơng tác lễ tân khánh tiết; giao tiếp hành chính, đối nội,

đối ngoại… Đây là cách hiểu quan trọng để luận văn phân biệt giữa hoạt động
hành chính văn phịng với các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ khác.


1.1.3. Khái niệm về chuẩn hóa và chuẩn hóa hoạt động văn phịng
Do tính chất của các hoạt động văn phòng tương đối phong phú về số
lượng, được thực hiện khơng chỉ tại bộ phận văn phịng mà cịn được thực
hiện và liên quan đến nhiều bộ phận chức năng chun mơn khác nhau nên rất
cần được chuẩn hóa; đồng thời mỗi hoạt động văn phòng lại bao gồm các quy
trình, sử dụng các biểu mẫu, cơng cụ thực hiện khác nhau. Tiêu chuẩn hóa
hay chuẩn hóa hoạt động văn phòng được thực hiện đồng bộ, thống nhất và
hợp lý hóa giúp tạo ra lợi ích lớn cho thực hiện các hoạt động văn phịng.
Quan niệm về chuẩn hóa được các từ điển và một số tài liệu nghiên cứu,
bài viết với các tác giả khác nhau bàn đến và định nghĩa. Chuẩn hóa được sử
dụng trong hầu hết các ngành, lĩnh vực như kỹ thuật, dịch vụ, du lịch, mơi
trường… Chuẩn hóa, tiêu chuẩn hóa được hiểu ngắn gọn là các quy tắc, quy
trình hoặc tập hợp các quy tắc, quy trình được áp dụng trong một lĩnh vực để
kiểm sốt q trình thực hiện, kiểm sốt và đánh giá chất lượng trong lĩnh
vực, hoạt động đó.
Hiện nay có nhiều định nghĩa khác nhau phản ánh các quan điểm khác
nhau và thay đổi theo thời gian về tiêu chuẩn. Tổ chức Tiêu chuẩn hoá quốc tế
(ISO) tại Thụy Sỹ đưa ra định nghĩa về tiêu chuẩn được nhiều quốc gia, tổ
chức công nhận: “Tiêu chuẩn là hoạt động thiết lập các điều khoản để sử dụng
chunng và lặp đi lặp lại đối với những vấn đề thực tế hoặc tiềm ẩn nhằm đạt
được mức độ trật tự tối ưu trong một khung cảnh nhất định” [37, tr 1].
Tại Điều 3, Chương I, Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật số
68/2006/QH11 được Quốc hội thông qua đã định nghĩa tiêu chuẩn cụ thể như
sau: “Tiêu chuẩn là quy định đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý dùng làm
chuẩn để phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, q trình, mơi
trường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội nhằm nâng cao

chất lượng và hiệu quả của các đối tượng này” [37, tr 2].
Có 02 dạng tiêu chuẩn bao gồm: Tiêu chuẩn do một tổ chức công bố


dưới dạng văn bản để tự nguyện áp dụng và tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng một
phần hoặc toàn bộ khi được viện dẫn trong văn bản quy phạm pháp luật.
Đồng thời theo lý thuyết về chuẩn hóa gồm 02 mức độ là: tiêu chuẩn và quy
chuẩn. Trong hoạt động hành chính văn phịng, việc phân định rạch rịi giữa
tiêu chuẩn và quy chuẩn không lớn, chủ yếu liên quan đến việc áp dụng các
quy chế, quy định trong hoạt động văn phòng do cơ quan, đơn vị xây dựng.
Nội hàm chuẩn hóa khi áp dụng trong thực tế bao gồm các nội dung sau:
Xây dựng các chuẩn mực, tiêu chuẩn; Phổ biến, hướng dẫn các chuẩn mực
đến các đối tượng và hoạt động; Tổ chức kiểm tra, giám sát và xử lý kết quả
thực hiện theo các tiêu chuẩn, chuẩn mực đó. Cụ thể như sau:
- Chuẩn hóa hoạt động văn phòng bao gồm các tiêu chuẩn, định mức, quy trình,
quy tắc… được áp dụng trong lĩnh vực văn phòng nhằm phục vụ cho tổ chức,
thực hiện hoạt động văn phịng;
- Mỗi hoạt động văn phịng lại có tiêu chuẩn riêng và được thực hiện chuẩn hóa
khác nhau;
- Thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phịng phải được thực hiện trong từng tổ
chức và có thể được ban hành thành các quy tắc thông qua các văn bản quy
định cụ thể;
- Xây dựng, ban hành và áp dụng các tiêu chuẩn phải dựa trên tinh thần thỏa
thuận tự nguyện nếu đó là cấp tiêu chuẩn của tổ chức; bắt buộc phải thực hiện
nếu đó là cấp tiêu chuẩn quốc gia được quy định trong các văn bản quy phạm
pháp luật; đồng thời được quan tâm, phổ biến thực hiện rộng rãi;
- Kết quả của mỗi hoạt động văn phòng đạt được khi áp dụng các tiêu chuẩn
phải đạt kết quả tốt và có thể đánh giá, so sánh được.
Như vậy, chuẩn hóa hoạt động văn phịng là hoạt động xây dựng, ban
hành, phổ biến, hướng dẫn thực hiện và tiến hành công tác kiểm tra, đánh

giá hiệu quả thực hiện các tiêu chuẩn, định mức trong hoạt động hành chính
văn phịng của cơ quan, tổ chức.


Như vậy, hiểu cụ thể về nội dung chuẩn hóa hoạt động văn phịng và
phân biệt chuẩn hóa trong các lĩnh vực khác nhau của kinh tế - xã hội sẽ góp
phần nhằm đánh giá thực trạng hoạt động văn phịng tại Trường Bồi dưỡng
cán bộ tài chính; xây dựng các giải pháp, đề xuất việc thực hiện chuẩn hóa
một số hoạt động văn phòng tại Trường hiện nay.
1.2. Cơ sở lý thuyết của chuẩn hóa hoạt động văn phịng
Chuẩn hóa hoạt động văn phịng mặc dù là một trong những khái niệm
còn khá mới mẻ tại Việt Nam và cũng được áp dụng thời gian chưa dài trên
thế giới, tuy nhiên q trình nghiên cứu về chuẩn hóa hoạt động văn phịng có
liên quan đến nhiều ngành, mơn khoa học khác nhau. Thông qua các ngành,
môn khoa học, kinh nghiệm thực tiễn có thể liệt kê một số khoa học có liên
quan như: Quản trị học, quản trị văn phòng, quản trị nhân lực, tổ chức lao
động khoa học, tâm lý học, xã hội học, luật học….
Từ nhu cầu thực tế là sự chun mơn hóa, chun nghiệp hóa và áp dụng
ngày càng tăng các tiêu chuẩn, định mức; đồng thời yêu cầu của nghiên cứu
khoa học quản trị văn phòng đã thúc đẩy sự ra đời và phát triển của việc
nghiên cứu chuẩn hóa, áp dụng các tiêu chuẩn để tổ chức hoạt động văn
phòng nền nếp, hiệu quả. Do đó nghiên cứu chuẩn hóa hoạt động văn phòng
hiệu quả giúp làm tăng hiệu quả hoạt động của tổ chức. Đây là vấn đề cơ bản
được lý thuyết quản trị khoa học và hành chính hình thành từ cuối thế kỷ
XIX, đầu thế kỷ XX với các đại biểu như F.W.Taylor, Henri Fayol…
Chuẩn hóa hoạt động văn phịng có liên quan mật thiết đến việc xây
dựng thể chế chính sách, quy chế và quy định. Chuẩn hóa phải được dựa trên
các quy định chung, được thỏa thuận công nhận và thực hiện, hoặc được xây
dựng và ban hành trên cơ sở các khung pháp lý. Chuẩn hóa hoạt động văn
phịng cũng có liên quan đến ngành hành chính học. Chuẩn hóa trong văn

phịng cũng có thể được tìm hiểu như một phân hệ trong hành chính học và tổ
chức lao động khoa học hoạt động văn phòng.


Chuẩn hóa hoạt động văn phịng nghiên cứu đến nhiều yếu tố như thuộc
tính tâm lý của người lao động, tính thỏa thuận hoặc bắt buộc trong việc áp
dụng các quy trình, vị trí, chức năng của người lao động. Bên cạnh đó cịn
nghiên cứu về kỹ năng quản trị, lãnh đạo của nhà quản lý đối với nhân viên và
hoạt động quản trị văn phòng.
Nghiên cứu cơ sở lý thuyết của chuẩn hóa hoạt động văn phịng có ý
nghĩa lớn trong áp dụng vào thực tiễn hoạt động văn phịng. Trong đó lý
thuyết về quản trị học, hành chính học có ý nghĩa lớn giúp luận văn này tiếp
cận, nghiên cứu tốt hơn vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn phịng.
1.3. Ngun tắc chuẩn hóa hoạt động văn phịng
Khi thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phịng dù áp dụng phương pháp
chuẩn hóa nào thì cũng cần tn thủ các nguyên tắc. Mỗi nguyên tắc được
tuân thủ góp phần giúp q trình chuẩn hóa diễn ra thuận lợi, thống nhất và
hiệu quả. Tác giả đề xuất rõ hơn các nguyên tắc nên được tuân thủ như sau:
Nguyên tắc 1. Đơn giản hóa, dễ thực hiện
Chuẩn hóa được thực hiện nhằm đơn giản hóa cơng đoạn, quy trình, thủ
tục, tránh sự rườm rà, lộn xộn. Do đó nên mỗi cơng việc văn phịng có thể
được thực hiện tinh gọn hơn, một người có thể làm nhiều việc, giảm thiểu
được nhiều khâu, giảm thiểu sử dụng sức lao động, trí não cho một việc.
Nguyên tắc 2. Nguyên tắc thống nhất
Sự đồng thuận thống nhất trong cơ quan để tổ chức thực hiện chuẩn hóa
và áp dụng các tiêu chuẩn vào hoạt động văn phịng rất quan trọng. Đồng thời,
trong tồn bộ cơ quan, việc áp dụng các tiêu chuẩn để thực hiện cũng phải
thống nhất, tránh sự chồng chéo.
Nguyên tắc 3. Nguyên tắc phù hợp
Mỗi hoạt động chuẩn hóa phải tuân thủ các quy định của nhà nước, tham

khảo để thống nhất với các tiêu chuẩn được công nhận rộng rãi.
Chuẩn hóa hoạt động văn phịng phải ngày càng hướng đến ứng dụng


mạnh mẽ công nghệ vào nhằm giảm thiểu các quy trình, sai sót, tiết kiệm thời
gian, sức lao động và tận dụng mọi khơng gian.
Vấn đề chuẩn hóa phải phù hợp với tình hình, yêu cầu thực tế hoạt động
của mỗi cơ quan, tổ chức.
Nguyên tắc 4. Kiểm tra, giám sát
Kiểm tra là khâu quan trọng trong bất kỳ chu trình quản lý nào, trong
hoạt động chuẩn hóa cũng vậy. Mục tiêu của chuẩn hóa là sự đơn giản và
hồn thiện. Thông qua kiểm tra sẽ làm rõ những sai sót, bất cập, tìm biện
pháp khắc phục và phát huy những điểm đã làm tốt.
Nguyên tắc 5 . Lựa chọn ưu tiên
Chuẩn hóa hoạt động văn phịng khơng nền được thực hiện ồ ạt, tràn lan.
Phải tổ chức thực hiện có kế hoạch, lộ trình. Dựa trên cơ sở tình hình cụ thể,
nên lựa chọn ưu tiên các hoạt động văn phịng cần thiết được chuẩn hóa sớm,
mặc dù cần thực hiện đồng bộ nhưng không thể nào thực hiện ngay cùng lúc
nhiều hoạt động chuẩn hóa.
1.4. Ý nghĩa của chuẩn hóa hoạt động văn phịng
Trong những năm gần đây, tại Việt Nam việc áp dụng các định mức, tiêu
chuẩn đã trở nên hết sức phổ biến và được tổ chức áp dụng rộng rãi trong
nhiều ngành, nhiều lĩnh vực và hoạt động khác nhau trong đời sống kinh tế xã hội. Không phải nghiễm nhiên mà việc áp dụng các định mức, tiêu chuẩn,
tổ chức chuẩn hóa lại được quan tâm và thực hiện ngày càng nhiều. Trong
hoạt động văn phịng, chuẩn hóa được nhìn nhận như một cơng cụ, yếu tố
quan trọng nhằm thiết lập các quy phạm thực hiện các hoạt động văn phịng
nói riêng và thúc đẩy hoạt động của mỗi tổ chức ngày càng tốt hơn, hiệu quả
hơn, đồng thời tiến gần đến việc hội nhập quốc tế. Mục đích của chuẩn hóa
hoạt động văn phòng là việc xây dựng các hoạt động này trong mỗi cơ quan
được thực hiện thống nhất, đảm bảo hiệu quả, góp phần tăng năng suất lao

động, giảm các chi phí cho chính cơ quan và người lao động. Chuẩn hóa hoạt


động văn phịng vì vậy có ý nghĩa tương đối quan trọng:
- Chuẩn hóa hoạt động văn phịng giúp đơn giản hóa, thống nhất hóa và tạo
thuận lợi trong phân công, hợp tác lao động, tăng năng suất lao động, tiết
kiệm thời gian và sức lao động. Xây dựng phong cách làm việc khoa học,
chuyên nghiệp. Có nhận thức rõ ràng hơn về chất lượng công việc, tuân thủ
các quy định, ý thức tự giác ngày càng tăng và ý thức kỷ luật. Động viên,
khuyến khích tinh thần làm việc, sự đóng góp của người lao động.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình giám sát, kiểm tra. Từ việc thuận lợi
trong kiểm tra, thủ trưởng cơ quan sẽ kiểm sốt được q trình giải quyết
cơng việc trong nội bộ tổ chức để có điều chỉnh kịp thời, hợp lý.
- Góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả cơng tác chỉ đạo, quản lý và cung
cấp các dịch vụ, sản phẩm hoạt động văn phòng đáp ứng chuẩn. Đồng thời
giúp tổ chức ngày càng hoàn thiện cơ cấu tổ chức, thể chế, xây dựng
hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý, điều hành.
- Tạo thuận lợi cho giao dịch, trao đổi thông tin. Thông qua việc các tổ chức
không ngừng chuẩn hóa hoạt động văn phịng của mình, q trình trao đổi,
giao dịch với nhau giữa các tổ chức trở nên thuận lợi hơn nhờ những thống
nhất về tiêu chuẩn, định mức, phương pháp làm việc.
1.5. Nội dung của chuẩn hóa hoạt động văn phịng
1.5.1. Xây dựng quy chế, quy định về hoạt động văn phòng
Theo Nguyễn Hữu Tri trong giáo trình Quản trị văn phịng, NXB Khoa
học kỹ thuật năm 2005, mỗi tổ chức đều có cơ chế hoạt động được hình thành
và là tổng thể nhiều yếu tố, nhiều biện pháp có liên quan chặt chẽ, hỗ trợ cho
nhau. Có thể nói cơ chế hoạt động bao gồm các thể lệ, quy tắc, nguyên tắc,
quy chế hoạt động, lề lối làm việc [35, tr 45]. Mỗi tổ chức cần xây dựng cho
riêng mình các quy định, quy tắc chung dựa trên sự đồng thuận trong tổ chức
và có tính chất bắt buộc. Việc thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng cũng

nên được thực hiện theo biện pháp đó. Thơng qua sự đồng thuận và ban hành