Các yếu tố của đàm phán

NHÓM 5
CÁC YẾU TỐ CỦA ĐÀM PHÁN
I. YẾU TỐ CƠ SỞ: NHÀ ĐÀM PHÁN
- Người tham gia đàm phán tác động đến quá trình đàm phán bằng kinh nghiệm và kĩ
năng đàm phán của chính họ. Nhà đàm phán có hai mục tiêu phải phấn đấu thực hiện:
˖ Thứ nhất, họ phải tăng cường sự hợp tác giữa các bên
˖ Thứ hai, họ phải tối đa hóa lợi ích của mình và đảm bảo một thỏa thuận có giá
trị đối với chính họ
- Nhân cách của người đàm phán cũng có vai trị quan trọng, đặc biệt là khi thiếu
thơng tin về đối tác hoặc xuất hiện thế găng trong đàm phán. Người có nhân cách tốt
là người có khả năng làm cho người khác thấy được vị thế của mình, dễ tiếp cận với
đối tác và tạo cho họ thấy niềm tin, đồng thời đánh giá đúng vị thế của đối tác. Tuy
nhiên, kỹ năng của nhà đàm phán phụ thuộc vào các mục tiêu với con người và nghề
nghiệp của họ. Các nhà đàm phán có chun mơn kĩ thuật thường chỉ chú trọng các
vấn đề kĩ thuật, trong khi các nhà kinh doanh lại cho rằng còn nhiều vấn đề khác quan
trọng hơn như lợi nhuận, chi phí,...
 Những yếu tố quan trọng làm nên một nhà đàm phán tài ba.
-

Phân tích vấn đề để xác định những mối quan tâm và mục tiêu

Một nhà đàm phán hiệu quả phải có kỹ năng phân tích về lợi ích của mỗi bên trong
cuộc đàm phán. Từ đó mổ xẻ rõ ràng và xác định từng vấn đề, các bên liên quan và
mục tiêu kết quả.
-

Chuẩn bị trước cho cuộc họp hoặc gặp mặt

Trước khi bước vào cuộc họp thương lượng, nhà đàm phán cần phải có sự chuẩn bị
trước. Sự chuẩn bị này bao gồm các nhiệm vụ như: xác định mục tiêu, lập kế hoạch
cho phương thức hành động và các lựa chọn thay thế cho mục tiêu đã nêu hay những

kế hoạch dự phòng.


Ngoài ra, các nhà đàm phán cũng cần nghiên cứu về lịch sử mối quan hệ giữa hai bên
và các cuộc đàm phán trong quá khứ để tìm ra những thơng tin giá trị có thể sử dụng
để đạt được mục tiêu chung. Các tiền lệ và kết quả trong quá khứ cũng có thể ảnh
hưởng lớn đến cuộc đàm phán hiện tại.
-

Lắng nghe chủ động

Nhà đàm phán cần phải có kỹ năng lắng nghe chủ động trong q trình tranh luận. Kỹ
năng này liên quan đến khả năng đọc ngơn ngữ cơ thể cũng như giao tiếp bằng lời
nói.
Điều quan trọng ở đây là phải lắng nghe đối phương để tìm ra những điểm có thể đột
phá và đi đến thống nhất trong cuộc đàm phán. Thay vì dành phần lớn thời gian để
giải thích về những ưu điểm trong quan điểm của mình, một nhà đàm phán hiệu quả
sẽ dành nhiều thời gian hơn để lắng nghe đối phương bên kia.
-

Kiểm soát cảm xúc

Một trong những yêu cầu bắt buộc là nhà đàm phán cần phải biết kiềm chế cảm xúc
của mình trong suốt cuộc đàm phán. Mặc dù việc đàm phán về các vấn đề gây tranh
cãi có thể gây khó chịu, nhưng việc để cảm xúc kiểm sốt trong cuộc họp có thể
khiến cho nhà đàm phán phải nhận thiệt thịi về phía mình hoặc làm cho cuộc thỏa
thuận đổ bể hoàn toàn.
-

Giao tiếp rõ ràng và hiệu quả

Người đàm phán phải có khả năng giao tiếp rõ ràng và hiệu quả với phía bên kia
trong q trình đàm phán. Sự hiểu lầm có thể xảy ra nếu người đàm phán khơng thể
trình bày rõ ràng quan điểm và mục tiêu của mình thơng qua lời nói.
-

Hợp tác và làm việc theo nhóm

Mặc dù thực tế của phần nhiều các cuộc đàm phán là hai bên chống lại những dàn
xếp của nhau để giành lợi ích cho bên mình. Các nhà đàm phán hiệu quả vẫn cần phải
có kỹ năng làm việc cùng nhau như một nhóm và thúc đẩy bầu khơng khí hợp tác
trong các cuộc đàm phán. Dù sao thì cả hai bên đàm phán cũng phải thật sự làm việc
cùng nhau để đạt được một giải pháp mà cả hai bên đều đồng ý.


-

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Những cá nhân có kỹ năng đàm phán thường ln tìm kiếm nhiều giải pháp cho các
vấn đề. Thay vì tập trung vào mục tiêu cuối cùng của mình trong cuộc đàm phán, họ
có thể tập trung vào giải quyết vấn đề để đưa ra những giải pháp thuyết phục cho đối
phương và hoàn thành cuộc đàm phán.
-

Khả năng ra quyết định

Những nhà đàm phán dày dạn kinh nghiệm ln có khả năng hành động dứt khoát
trong một cuộc đàm phán. Sự dứt khoát này là cần thiết trong quá trình thương lượng
để nhanh chấm dứt tình trạng bế tắc trong cuộc đàm phán và đi đến thỏa thuận cuối

cùng.
-

Duy trì mối quan hệ tốt đẹp

Một nhà đàm phán giỏi có thể duy trì mối quan hệ làm việc tốt đẹp với tất cả mọi
người trong cuộc đàm phán. Với sự kiên nhẫn và khả năng thuyết phục người khác
mà không cần sử dụng đến sự thao túng, họ có thể duy trì bầu khơng khí tích cực
trong suốt cuộc đàm phán khó khăn.
-

Giá trị đạo đức và sự uy tín

Các tiêu chuẩn đạo đức và uy tín của nhà đàm phán có thể thúc đẩy một môi trường
tin cậy cho các cuộc đàm phán. Cả hai bên trong một cuộc đàm phán đều cần phải tin
tưởng được rằng bên kia sẽ tuân theo những lời hứa và thỏa thuận. Vậy nên, nhà đàm
phán luôn phải thực hiện lời cam kết của mình sau khi thương lượng kết thúc.
II. YẾU TỐ BẦU KHƠNG KHÍ ĐÀM PHÁN: NHÀ ĐÀM PHÁN
-

Cần nghiên cứu các phương diện về ngoại hình, cử chỉ, tâm lý đàm phán thoải mái, tình
cảm, đối đãi đối tác đàm phán nhiệt tình

-

Lần đầu gặp mặt, sự nhiệt tình và chân thành của đối phương có thể dễ dàng rút ngắn
khoảng cách tâm lý đơi bên,

 Vì vậy cần thiết phải sắp xếp hồn cảnh đàm phán cởi mở, nhiệt tình.

 Nếu như đối phương khơng cười khơng nói sẽ tạo ra khoảng cách giữa đơi bên, thêm
vào đó là ngơn ngữ đàm phán thiếu văn hố sẽ ảnh hưởng đến khơng khí đàm phán.
-

Để thiết lập một khơng khí đàm phán ngoài hai yếu tố nêu trên, đầu tiên phải có thái độ
đàm phán thân thiện, đối đãi nhiệt tình. Một mặt chủ động bắt tay đối phương, quan tâm
hỏi han sức khỏe, đồng thời nhiệt tình đối đã, rót trà mời khách, đây là nền tảng cơ bản
trong quanhệ hai bên đối tác.

-

Lựa chọn phương thức hàn huyên tâm sự, trò chuyện trước khi đàm phán, cử chỉ tự
nhiên,thoải mái sẽ phát huy rất nhiều trong cuộc đàm phán, mặt khác áp lực và căng
thẳng sẽ gây ra sai lầm cho người đàm phán. Trong khi đối thoại có thể tự do lựa chọn
chủ đề đàm phán,có thể bày tỏ cảm nghĩ về các sự vật trong hoàn cảnh đàm phán, ví như
đưa ra những cách nhìn nhận về cách sắp xếp bài trí trong văn phịng của đối phương và
nhận xét về bức vẽ trên tường hay thăm hỏi tình hình đối tác, đồng thời đưa ra những lời
khen về những thành tích và danh hiệu của đối phương v.v.....tuy nhiên khơng nên bắt
đầu nói tới những vấn đềthuộc về bản chất, điều này dễ gây ra khơng khí căng thẳng

-

Biết lắng nghe tiếng nói của đối phương: Trong giao tiếp, để thiết lập được sợi dây liên
kết giữa đơi bên thì nên tạo cơ hội để đối phương đưa ra ý kiến của mình, lắng nghe
tiếng nói và tìm hiểu những suy nghĩ của họ,khơng nên nêu ra những ý kiến khác
thường, hay thậm chí quá nhấn mạnh quan điểm của mình, điều này sẽ khơng đạt được
mục đích giao tiếp. Vì vậy, trong q trình đàm phán, để đối phương nói lên suy nghĩ
của mình, lắng nghe suy nghĩ của họ thì mới có được sợi dâyliên kết đàm phán tốt nhất
và không ảnh hưởng tới khơng khí hợp tác hịa thuận giữa đơi bên. Mặt khác, trong khi

nghe khơng nên cắt ngang hay nói leo, đây bị coi là hành vi mất lịch sự, rất dễ gây ra
hiểu lầm

-

Chú trọng xoay quanh chủ đề chínhKhi đàm phán chú trọng triển khai đề tài chính, tránh
lạc đề hay bỏ quên nụ cười tạo cảmgiác thân thiện. Chắt lọc nội dung đàm phán chủ yếu,
hay nhắc nhở đối phương khơng q đi lạc đề. Mau chóng kí kết thoả thuận với đối tác,
tránh khơng khí đàm phán nặng nề, căngthẳng kéo dài

-

Hình thức đàm phán khơng giống nhau, vì nội dung, mục đích, đối tác đàm phán khơng
giống nhau cũng như khơng khí đàm phán

Ví dụ như khơng khí đàm phán đơi bên có lợi hay khơng khí đàm phán nảy sinh mâu thuẫn
là khơng giống nhau. Ngoài ra, khi đối tác là người lớn tuổi, cần có thái độ tơn trọng đối


phương, khơng khí đàm phán phải trang trọng, lịch sự, đàm phán với những người trẻ thì
thoải mái và tự do hơn.
-

Mặt khác, khơng khí đàm phán với đối tác là nam và nữ cũng có sự khác biệt tương đối
lớn. Người đàm phán nên căn cứ vào những tình huống khác nhau để ứng biến sao cho
linh hoạt, nhằm đạt được mục đích điều tiết khơng khí đàm phán cuối cùng.Giai đoạn
đàm phán khác nhau thì khơng khí đàm phán cũng khác nhau. Thông thường, giai đoạn
đàm phán ban đầu lấy sự hồ hợp, nhiệt tình làm trọng. Khơng khí đàm phán nghiêm
túc, chân thành, thậm chí có một chút căng thẳng. Khi đạt được thoả thuận chung, khơng
khí sẽ trở nên nhẹ nhàng, dễ chịu hơn.