Chức năng, nhiệm vụ của phòng tổng hợp

QUY ĐỊNH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ
VÀ QUYỀN HẠN
Phòng Tổng hợp

Mã số: QĐCNNV-01
Lần ban hành: 01
Ngày BH: 02/01/2021
Số trang: 08

(Ban hành tại Quyết định số 11.2021/QĐ-HĐTV ngày ... /...../2021 của Chủ tịch HĐTV về việc
Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn các phịng, đơn vị trực thuộc cơng ty)
Người soạn thảo

Người kiểm tra

Họ và tên

Vũ Thị Huế

Chức vụ

Phụ trách Tổ chức

Người phê duyệt
Tổng Giám đốc

Chữ ký

NƠI NHẬN (ghi rõ nơi nhận, đánh dấu √ ô bên cạnh và lấy chữ ký người nhận trên bản gốc)
Tick

Đơn vị

Ký nhận

□

Ban lãnh đạo

□

Phòng Kỹ thuật công nghệ &
đầu tư dự án

□

Nhà máy sản xuất

□

Phòng Kế hoạch Kinh doanh
& Xuất nhập khẩu

□

Phòng Tổng hợp

□
□
THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI (tóm
Trang

Hạng mục sửa đổi

Tick

Đơn vị

Ký nhận

□
□
□
□
□
□
□
tắt tình trạng sửa đổi so với bản trước đó)
Tóm tắt nội dung sửa đổi

Page 1|8


1. BỘ PHẬN TỔ CHỨC - HÀNH CHÍNH:
1.1 Chức năng:
Là bộ phận giúp việc Tổng giám đốc công ty thực hiện các chức năng quản lý công tác tổ chức, cơng
nghệ thơng tin, cơng tác hành chính và lao động tiền lương cụ thể như sau:
- Công tác tổ chức bộ máy
- Công tác quản lý nhân sự
- Công tác đào tạo nhân sự
- Công tác thực hiện chế độ, chính sách

- Cơng tác thi đua, khen thưởng và kỷ luật
- Cơng tác hành chính văn phịng, văn thư, lưu trữ
- Cơng tác an tồn lao động vệ sinh lao động
- Công tác quản lý và thực hiện hồ sơ chất lượng sản phẩm QCVN, TCVN và ISO 9001
- Công tác bảo hộ thương hiệu
- Công tác lao động và tiền lương.
1.2 Nhiệm vụ:
a) Công tác tổ chức bộ máy:
- Nghiên cứu đề xuất và tổ chức thực hiện các phương pháp sắp xếp, cải tiến tổ chức sản xuất và xây
dựng mơ hình quản lý phù hợp với thực tế.
- Lập kế hoạch cân đối về nhân lực, xây dựng kế hoạch tuyển dụng, tổ chức thực hiện việc tuyển dụng
theo đúng trình tự quy định của cơng ty và chế độ của Nhà nước.
- Xây dựng các quy chế tổ chức làm việc, phối hợp công tác giữa các đơn vị, phòng ban theo Điều lệ
tổ chức và hoạt động của công ty.
- Tổ chức tiếp nhận, quản lý đội ngũ cán bộ, công nhân, điều phối hợp lý, quản lý tốt hồ sơ, giải quyết
đúng đắn việc thuyên chuyển, kỷ luật, nghỉ chế độ theo Bộ Luật Lao động.
- Thực hiện các thủ tục, hồ sơ pháp lý liên quan đến việc thành lập, sáp nhập, giải thể các bộ phận
chuyên môn, nghiệp vụ và đơn vị thành viên thuộc công ty;
b) Công tác quản lý nhân sự:
- Thực hiện công tác quy hoạch cán bộ, luân chuyển, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm,
đối với cán bộ theo phân cấp quản lý của công ty;
- Xây dựng tiêu chuẩn cán bộ, tiêu chuẩn các chức danh trong bộ máy hoạt động của Tổng công ty;
- Xây dựng kế hoạch và thực hiện tuyển dụng lao động theo quy định;
- Xây dựng các định mức tổng hợp, định mức hao phí lao động… của cơng ty;
- Thực hiện công tác thống kê thường xuyên và định kỳ về nhân sự, lao động tiền lương và báo cáo cấp
trên theo quy định.
- Thực hiện công tác quản lý hồ sơ CBCNV theo quy định của công ty.
c) Công tác đào tạo nhân sự: Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch, chương trình đào tạo đối với
CBCNV trong tồn Cơng ty bao gồm: đào tạo tuyển dụng mới, đào tạo thường xuyên, đào tại lại, đào
tạo nâng cao, thi nâng bậc, thi thợ giỏi…. phục vụ cho nhu cầu phát triển lâu dài của Công ty, phù

hợp với chế độ quy định của Nhà nước.
Page 2|8


d) Cơng tác thực hiện chế độ, chính sách:
- Trên cơ sở quy định của nhà nước, phối hợp với các bộ phận chức năng của công ty tổ chức kiểm tra
hướng dẫn các đơn vị thực hiện tốt chế độ chính sách của Nhà nước đối với người lao động. Phối hợp
với tổ chức Cơng đồn tổ chức thanh tra kiểm tra việc chấp hành chế độ chính sách đối với người lao
động của các đơn vị trực thuộc.
- Hướng dẫn các đơn vị thực hiện tốt chế độ đối với người lao động.
e) Công tác thi đua khen thưởng và kỷ luật:
- Xây dựng các quy chế thi đua khen thưởng, đề xuất các biện pháp để tổ chức tốt các phong trào thi
đua trên các công trường của tồn cơng ty. Là thường trực hội đồng thi đua khen thưởng cơng ty.
- Phối hợp với Cơng đồn xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch công tác thi đua khen thưởng của
công ty.
f) Công tác hành chính văn phịng, văn thư và lưu trữ:
- Tổ chức thực hiện công tác quản lý công văn giấy tờ, công tác văn thư và công tác lưu trữ.
- Quản lý con dấu và lưu trữ các hồ sơ pháp lý của cơng ty.
- Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện nội quy, quy chế làm việc của cơ quan cơng ty. Duy trì trật tự
làm việc tại cơ quan cơng ty.
- Kiểm tra giám sát tình hình ban hành các loại cơng văn của các phịng ban cơng ty.
- Thực hiện nhiệm vụ truyền tin, truyền mệnh lệnh của lãnh đạo một cách nhanh chóng, đảm bảo chính
xác.
- Phục vụ nơi làm việc của lãnh đạo, tiếp khách, hội họp.
- Quản lý toàn bộ nhà cửa, các trang thiết bị văn phịng của cơ quan cơng ty.
- Đảm bảo các điều kiện làm việc tại cơ quan công ty; Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch mua
sắm các trang thiết bị làm việc, văn phòng phẩm.
g) Cơng tác An tồn - Vệ sinh lao động:
- Tập hợp, nghiên cứu và phổ biến các văn bản pháp quy về cơng tác An tồn - Bảo hộ lao động đến các
bộ phận, đơn vị trực thuộc công ty. Tham gia các khóa huấn luyện về AT - BHLĐ cho người sử dụng

lao động do các cơ quan chức năng và cơng ty tổ chức.
- Xây dựng, trình duyệt kế hoạch, thực hiện công tác bảo hộ lao động theo đúng quy định của Nhà
nước, phù hợp với đối tượng lao động và quy trình sản xuất của cơng ty.
- Lập kế hoạch BHLĐ tháng, quý, năm trên cơ sở sản xuất kinh doanh của đơn vị.
- Kiểm tra và hướng dẫn các đơn vị thực hiện chế độ AT - BHLĐ, VSLĐ đối với người lao động.
- Lập biện pháp đảm bảo an toàn cho người và thiết bị trong thi cơng các cơng trình. Chỉ đạo hướng
dẫn, phổ biến biện pháp ATLĐ cho người sử dụng lao động và người lao động.
- Phối hợp với Cơng đồn công ty kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất việc thực hiện chế độ BHLĐ đối
với CBCNV trong Công ty, cơng tác an tồn và phịng chống cháy nổ đối với máy móc thiết bị.
- Đề xuất các biện pháp đảm bảo ATLĐ, cải thiện điều kiện lao động, vệ sinh lao động, môi trường vệ
sinh công nghiệp và xử lý các trường hợp vi phạm về ATLĐ-BHLĐ trình Tổng giám đốc xem xét
quyết định.
- Phối hợp với các đơn vị trực thuộc và các cơ quan chức năng, lập hồ sơ pháp lý để giải quyết các chế
độ đối với người lao động khi xảy ra tai nạn lao động.
Page 3|8


h) Công tác Quản lý và thức hiện hồ sơ chất lượng sản phẩm QCVN, TCVN và ISO 9001
- Xây dựng, quản lý và phát triển các quy trình chất lượng trong toàn nhà máy.
- Thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo cho nhân viên các phịng ban về hệ thống quản lý chất lượng.
- Phối hợp với các phòng ban khác nhằm đảm bảo việc tuân thủ nội dung các tiêu chuẩn trong quá trình
sản xuất một cách triệt để.
- Lên kế hoạch đánh giá cho sản phẩm mới. Cùng các phịng ban và Cơng ty giải quyết triệt để các vấn
đề trong sản xuất thử nghiệm trước khi đưa vào sản xuất hàng loạt.
- Phối hợp với các phòng Kỹ thuật, Sản xuất để kiểm tra, cải tiến và phê duyệt các công đoạn sản xuất.
- Là đại diện cho công ty trước các tổ chức chứng nhận, đánh giá bên ngoài: Định hướng các hoạt động
ở các phòng ban để phù hợp với nội dung chứng nhận tiêu chuẩn của cơng ty. Hợp tác với đồn đánh
giá để kiểm tra quy trình, thực tế làm việc của tất cả các phịng ban.
i) Cơng tác bảo hộ thương hiệu:
- Thực hiện các thủ tục đăng ký, sửa đổi, gia hạn văn bằng bảo hộ thương hiệu với Cục sở hữu trí tuệ.

- Phối hợp với bộ phận liên quan xây dựng bộ nhận diện thương hiệu.
k) Công tác lao động và tiền lương.
- Xây dựng các hợp đồng lao động, thỏa ước lao động, quỹ tiền lương, thù lao, tiền thưởng kế hoạch và
thực hiện hàng năm đối và các chế độ chính sách đối với người lao động phù hợp điều lệ công ty và
pháp luật quy định, trình Tổng giám đốc, Hội đồng thành viên công ty.
- Tiếp nhận, theo dõi, kiểm tra, giám sát việc xác định quỹ tiền lương, thù lao, tiền thưởng kế hoạch và
thực hiện hàng năm đối với người lao động thuộc công ty;
- Thường trực hội đồng lương: Xây dựng kế hoạch và thực hiện công tác nâng lương, nâng bậc hàng
năm cho người lao động;
- Thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động như chế độ BHXH, BHYT, BHTN,…; giải
quyết chế độ hưu trí, nghỉ ốm đau, thai sản, thôi việc,… của công ty;
- Tổ chức thực hiện chức năng nhận xét cán bộ, thường trực công tác nâng lương và nâng bậc lương
công nhân trực tiếp sản xuất, giải quyết đúng đắn hợp lý chính sách lao động - tiền lương cũng như
các chế độ, chính sách khác đối với các CBCNV.
1.3 Cơ Cấu Tổ chức, Biên chế: Từ 2 - 3 người.
2. BỘ PHẬN KẾ TỐN - TÀI CHÍNH:
2.1 Chức năng:
- Là bộ phận giúp việc Tổng giám đốc tổ chức bộ máy Tài chính - Kế tốn - Tín dụng trong tồn cơng
ty.
- Giúp Tổng giám đốc kiểm tra, kiểm sốt bằng đồng tiền các hoạt động kinh tế, tài chính trong công
ty theo các quy định về quản lý tài chính của Nhà nước và cơng ty.
2.2 Nhiệm vụ:
a) Cơng tác tài chính:
- Kế hoạch: xây dựng, tổ chức thực hiện kế hoạch tài chính và lập báo cáo thực hiện kế hoạch tháng,
quý, năm.
- Xây dựng kế hoạch huy động vốn ngắn hạn, trung hạn, dài hạn, huy động kịp thời các nguồn vốn
sẵn có vào hoạt động sản xuất kinh doanh, kế hoạch tạo lập và sử dụng các nguồn tài chính có hiệu
quả, đảm bảo tăng cường tiết kiệm trong chi phí hạ giá thành, tăng nhanh tích lũy nội bộ.
Page 4|8

- Tổ chức tuần hoàn chu chuyển vốn, tổ chức thanh tốn tiền kinh doanh, thu hồi cơng nợ.
- Căn cứ vào chế độ của Nhà nước và quy định của ngành, công ty để kiểm tra việc sử dụng tài sản,
tiền vốn, kiểm tra việc chấp hành các quy định về dự tốn, định mức chi phí trong sản xuất kinh
doanh.
- Quản lý chặt chẽ vốn đầu tư cho xây dựng cơ bản và tổ chức thanh quyết toán các cơng trình xây
dựng cơ bản hồn thành.
b) Cơng tác tín dụng:
- Căn cứ vào kế hoạch SXKD, kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản để xây dựng kế hoạch dụng trung
và dài hạn.
- Kiểm tra việc sử dụng các nguồn vốn ở các đơn vị trực thuộc.
- Tham gia đàm phán, dự thảo các hợp đồng của công ty và hướng dẫn kiểm tra các đơn vị trực thuộc
trong công tác ký kết các hợp đồng kinh tế.
- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch trả nợ, thu nợ vay trung và dài hạn.
c) Công tác kế toán:
- Tổ chức bộ máy kế toán: căn cứ vào đặc điểm SXKD của công ty để lựa chọn hình thức tổ chức kế
tốn (tập trung hay phân tán) phù hợp và tổ chức bộ máy kế toán hợp lý.
- Tổ chức cơng tác kế tốn
- Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức việc ghi chép ban đầu và luân chuyển chứng từ khoa
học, hợp lý trong từng đơn vị kế toán.
- Tổ chức hướng dẫn và áp dụng hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức việc ghi chép ban đầu và luân
chuyển chứng từ khoa học, hợp lý trong từng đơn vị kế toán.
- Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo quy định.
- Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo kế toán đúng quy định và phù hợp với yêu cầu quản lý của công
ty và từng đơn vị phù hợp với quy định của pháp luật.
- Tổ chức lưu trữ tài liệu kế tốn theo quy định.
d) Cơng tác kiểm tra tài chính, phân tích hoạt động kinh tế:
- Thơng qua báo cáo tài chính và theo dõi tình hình quản lý kinh tế tài chính ở đơn vị trực thuộc đề
xuất tổ chức kiểm tra tài chính định kỳ hoặc đột xuất.
- Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch tài chính, tín dụng từ cơng ty đến các đơn vị trực thuộc.

- Kiểm tra tính trung thực của báo cáo kế tốn và quyết tốn tài chính của các đơn vị trực thuộc trong
công ty.
- Tổ chức hướng dẫn phân tích hoạt động kinh tế theo quy định.
e) Cơng tác xây dựng, phổ biến chế độ kế toán, tổ chức đào tạo bồi dưỡng đội ngũ cán bộ kế
toán:
- Phổ biến, hướng dẫn kịp thời các quy định, chế độ của Nhà nước trong lĩnh vực Tài chính -Tín
dụng - Kế tốn và chính sách thuế.
- Dự thảo và xây dựng các quy chế về Tài chính -Tín dụng - Kế tốn áp dụng trong tồn cơng ty.
- Tổ chức bồi dưỡng, đào tạo nâng cao trình độ cho cán bộ nghiệp vụ làm cơng tác tài chính kế tốn.
2.3 Cơ Cấu Tổ chức, Biên chế: Từ 7-9 người.
* Ngoài các nhiệm vụ trên, Phòng Tổng hợp còn thực hiện các nhiệm vụ khác phù hợp với chức
năng, năng lực và tình hình thực tế của Cơng ty khi được Ban Tổng Giám đốc Công ty giao.
Page 5|8


3. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC

4. Mơ tả vị trí cơng việc
4.1 Trưởng phịng
4.1.1 Trách nhiệm
- Điều hành tồn bộ hoạt động Tổ chức - Kế tốn tài chính - Hành chính nhân sự của cơng ty
- Phân cơng điều động nhân sự trong phòng
- Báo cáo định kỳ hàng tuần với lãnh đạo công ty về các hoạt động của phịng
- Đại diện Cơng ty xử lý các thủ tục hành chính, hồ sơ.
4.1.2 Quyền hạn
- Quyền phê duyệt cuối cùng các vấn đề về Tổ chức - Kế toán tài chính - Hành chính nhân sự
- Quyền phân cơng điều động nhân sự trong phịng, có quyền khiển trách, xử phạt các nhân viên
khơng hồn thành nhiệm vụ
- Địi hỏi các hỗ trợ cũng như chế độ hợp lý
- Báo cáo tới: Tổng Giám đốc Công ty

4.1.3 Yêu cầu năng lực
- Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Kế toán – Tài chính – Hành chính
- Kinh nghiệm làm việc 5 năm Kế tốn – Tài chính– Hành chính
- Có khả năng bao quát quản lý hoạt động Kế toán – Tài chính– Hành chính
- Nắm chắc chun mơn nghiệp vụ, có khả năng đào tạo, hướng dẫn cán bộ trực tiếp.
4.1.4 Ủy quyền khi vắng mặt
- Ủy Quyền cho phó phịng khi vắng mặt
4.2 Phó phịng
4.2.1 Trách nhiệm
- Trợ lý, tham mưu các cơng việc cho trưởng phịng
- Được phân cơng nhiệm vụ bởi Trưởng phịng
- Thay mặt trưởng phòng điều hành khi TP đi vắng
Page 6|8


- Làm việc theo phân cơng của trưởng Phịng
4.2.2 Quyền hạn
- Quyền quyết định mọi công việc liên quan đến công tác được phân công khi TP vắng mặt
- Quyền điều hành nhân viên, quyền kiến nghị với TP những vấn đề cần cải tiến và không hợp lý.
- Thay mặt Trưởng phịng xử lý cơng việc liên quan theo phân cơng của Trưởng Phịng.
- Báo cáo tới: Trưởng Phịng
4.2.3 Yêu cầu năng lực
- Tốt nghiệp Đại học chuyên Kế tốn – Tài chính– Hành chính
- Kinh nghiệm làm việc 5 năm chun Kế tốn – Tài chính– Hành chính
- Có khả năng bao quát quản lý
- Nắm chắc chuyên mơn nghiệp vụ, có khả năng đào tạo, hướng dẫn nhân sự trực tiếp.
4.2.4 Ủy quyền khi vắng mặt
- Ủy Quyền cho cán bộ được phân công khi vắng mặt
4.3 Kế tốn tổng hợp
4.3.1 Trách nhiệm

- Được phân cơng nhiệm vụ bởi Trưởng phịng
- Nắm chắc chun mơn nghiệp vụ kế toán tổng hợp
- Lập các báo cáo theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của Lãnh đạo Công ty.
- Xử lý các vấn đề số liệu, công nợ khách hàng.
4.3.2 Quyền hạn
- Trực tiếp xử lý các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ theo sự phân công của Trưởng phịng.
- Quyết định thơng qua đơn hàng, giao hàng, thanh tốn.
- Đề xuất các ý kiến chun mơn trong q trình xử lý cơng việc.
- Báo cáo tới: Trưởng Phòng
4.3.3 Yêu cầu năng lực
- Tốt nghiệp Đại học chuyên Kế toán
- Kinh nghiệm làm việc 3 năm chuyên Kế tốn
- Nắm chắc chun mơn nghiệp vụ, có khả năng đào tạo, hướng dẫn nhân sự trực tiếp.
4.3.4 Ủy quyền khi vắng mặt
- Ủy Quyền cho cán bộ được phân cơng khi vắng mặt
4.4 Kế tốn viên
4.4.1 Trách nhiệm
- Được phân cơng nhiệm vụ bởi Trưởng phịng
- Nắm chắc chun mơn nghiệp vụ kế tốn
- Lập các báo cáo theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của Lãnh đạo Công ty.
- Xử lý các vấn đề số liệu, xuất nhập tồn, đối chiếu dữ liệu với bộ phận chuyên trách
- Thực hiện các công việc theo yêu cầu của Trưởng Phịng.
4.4.2 Quyền hạn
- Đề xuất Trưởng phịng, Lãnh đạo Cơng ty về các vấn đề liên quan nghiệp vụ, hoạt động của cơng
ty
- Báo cáo tới: Trưởng Phịng
4.4.3 u cầu năng lực
- Tốt nghiệp Cao đẳng chuyên ngành Kế toán.
Page 7|8

- Kinh nghiệm làm việc 2 năm chuyên Kế toán.
- Nắm chắc chun mơn nghiệp vụ, có khả năng đào tạo, hướng dẫn nhân sự trực tiếp.
4.4.4 Ủy quyền khi vắng mặt
- Ủy Quyền cho cán bộ được phân công khi vắng mặt
4.5 Hành chính nhân sự
4.5.1 Trách nhiệm
- Được phân cơng nhiệm vụ bởi Trưởng phịng
- Chịu trách nhiệm quản lý tổ chức cán bộ, cơng tác hành chính, lưu trữ văn thư.
- Báo cáo Lãnh đạo Công ty về tình hình cơng việc liên quan theo định kỳ hoặc khi có u cầu của
Lãnh đạo Cơng ty, Trưởng phịng.
- Thực hiện các cơng việc theo u cầu của Trưởng Phòng.
4.5.2 Quyền hạn
- Đề xuất Trưởng phòng, Lãnh đạo Công ty về công tác tổ chức cán bộ, công tác hành chính, lưu trữ
văn thư.
- Thay mặt Lãnh đạo Công ty trực tiếp xử lý các vấn đề liên quan đến tổ chức cán bộ, cơng tác hành
chính, lưu trữ văn thư.
4.5.3 Báo cáo tới: Trưởng Phòng
4.5.4 Yêu cầu năng lực
- Tốt nghiệp Cao đẳng chuyên ngành Kế toán – Hành chính
- Kinh nghiệm làm việc 2 năm Kế tốn – Hành chính.
- Nắm chắc chun mơn nghiệp vụ, có khả năng đào tạo, hướng dẫn nhân sự trực tiếp.
4.5.5 Ủy quyền khi vắng mặt
- Ủy Quyền cho cán bộ được phân công khi vắng mặt.

Page 8|8