biện pháp hoàn thiện hoạt động tạo nguồn mua hàng tại Trung tâm thuơng mại (INTIMEX) - C.ty XNK INTIMEX

Đại học ktqd - Khoa thơng mại - chuyên đề tốt nghiệp
Lời nói đầu
Ngày nay, với sự phát triển vợt bậc của khoa học kỹ thuật, phân công lao
động của từng nớc cũng nh trên phạm vi quốc tế ngày càng cao và gắn bó với
nhau. Xu thế toàn cầu hoá trong sản xuất và lu thông hàng hoá đòi hỏi mọi quốc
gia, mọi tập đoàn cũng nh mọi cá nhân không thể đứng ngoài. Trong bối cảnh
kinh tế thế giới hiện nay, một nền kinh tế đóng cửa không thể phát triển đợc. Cách
đó chỉ kéo dài sự nghèo đói và bần cùng hoá. Nhận thức đợc vấn đề đó, tại đại hội
Đảng VI (1986) Đảng ta đã chủ trơng chuyển nền kinh tế từ cơ chế xã hội hoá
tập trung sang xây dựng nền kinh tế vận hành theo cơ chế thị trờng có sự quản lý
của nhà nớc. Việc chuyển đổi nền kinh tế tạo ra cho các doanh nghiệp nhiều cơ hội
làm ăn mới nhng cũng nhiều thách thức mới. Các doanh nghiệp phải hoạt động
trong môi trờng cạnh tranh gay gắt. Việc mua hàng và bán hàng không còn theo
kế hoạch của nhà nớc. Doanh nghiệp phải tự lo tất cả các vấn đề từ hoạt động
nghiên cứu thị trờng cho đến hoạt động tạo nguồn, mua hàng, bán hàng... Nhiệm
vụ chủ yếu của các DNTM là đảm bảo cung ứng cho sản xuất và tiêu dùng những
hàng hoá đủ về số lợng, tốt về chất lợng, kịp thời gian yêu cầu và thuận lợi cho
khách hàng. Chỉ có thực hiện tốt nhiệm vụ này DNTM mới có thể thu hút đợc
khách hàng và đứng vững trên thị trờng. Nhng để làm đợc điều này các DNTM
phải thực hiện tốt công tác tạo nguồn hàng của doanh nghiệp. Công tác mua hàng
ảnh hởng trực tiếp tới hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Nếu không có nguồn
hàng doanh nghiệp không thể kinh doanh đợc. Mặt khác, nguồn hàng và tạo
nguồn hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng giúp cho hoạt động kinh doanh
tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy nhanh tốc độ lu chuyển hàng hoá, đồng thời
đảm bảo uy tín với khách hàng, làm cho việc cung ứng hàng diễn ra một cách liên
tục, ổn định và tránh đứt đoạn. Không những thế, công tác tạo nguồn hàng tốt
còn giúp doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh, có tiền bù đắp chi phí, có lợi nhuận để
phát triển và mở rộng hoạt động kinh doanh, tăng thu nhập cho ngời lao động và
thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nớc.
Làm thế nào để hoạt động tạo nguồn mua hàng có hiệu quả và phát huy đ-
ợc vai trò quan trọng của nó? Qua thời gian thực tập tại Trung tâm Thơng mại

INTIMEX, tôi đã quan tâm và nhận thấy nhiều vấn đề tích cực và hạn chế trong
Nguyễn Thị Kim Cúc - Quản trị KDTM - 39A
1
Đại học ktqd - Khoa thơng mại - chuyên đề tốt nghiệp
hoạt động kinh doanh của Trung tâm, đặc biệt là hoạt động tạo nguồn và mua
hàng vì đây là hoạt động quan trọng có ảnh hởng trực tiếp tới các hoạt động khác.
Đề tài:
"Một số biện pháp hoàn thiện hoạt động tạo nguồn mua hàng
tại Trung tâm Thơng mại INTIMEX - Công ty xuất nhập khẩu
INTIMEX"
đợc nêu ra với mong muốn giải quyết vấn đề trên.
Đối tợng nghiên cứu của đề tài là công tác đảm bảo nguồn hàng cho hoạt
động kinh doanh của Doanh nghiệp và phạm vi nghiên cứu của đề tài đợc giới
hạn trong việc phân tích hoạt động tạo nguồn mua hàng cho hoạt động kinh
doanh nội địa của Trung tâm Thơng mại INTIMEX trong thời gian qua (từ
1999-2000).
Mục đích nghiên cứu của đề tài là trên cơ sở lý luận về hoạt động tạo nguồn
mua hàng để tiến hành phân tích hoạt động tạo nguồn mua hàng của Trung tâm
trong thời gian qua và đa ra những nhận xét đánh giá về hoạt động này. Trên cơ
sở lý luận và những phân tích đánh giá đó, tiến hành xây dựng các giải pháp
nhằm hoàn thiện hoạt động tạo nguồn, mua hàng, tạo ra nguồn hàng ổn định,
phong phú, có chất lợng, với giá cả thấp nhất cho Trung tâm Thơng mại
INTIMEX trong thời gian tới.
Phơng pháp nghiên cứu của đề tài: Thông qua việc thống kê, tổng hợp số
liệu để tiển hành phân tích, so sánh, dự báo từ đó đa ra những đánh giá và hệ
thống các giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động tạo nguồn, mua hàng tại Trung
tâm Thơng mại INTIMEX.
Nguyễn Thị Kim Cúc - Quản trị KDTM - 39A
2
Đại học ktqd - Khoa thơng mại - chuyên đề tốt nghiệp

Chơng I: Nguồn hàng và nội dung hoạt động tạo nguồn, mua hàng của
các doanh nghiệp thơng mại.
I.Vai trò của công tác tạo nguồn và mua hàng ở các DNTM.
I.1. Nguồn hàng của các DNTM.
I.1.1.Quan niệm về nguồn hàng.
Nguồn hàng của các doanh nghiệp là toàn bộ khối lợng và cơ cấu hàng hoá
thích hợp với nhu cầu của khách hàng đã và có khả năng mua đợc trong kỳ kế
hoạch.
Nh vậy, nguồn hàng của doanh nghiệp không bao gồm tất cả những hàng
hoá trên thị trờng mà nó chỉ giới hạn ở những hàng hoá phù hợp với nhu cầu của
khách hàng trong kỳ kế hoạch về khối lợng, cơ cấu mặt hàng và chủng loại quy
cách cụ thể. Và những hàng hoá này phải nằm trong cân đối kế hoạch kinh doanh
của doanh nghiệp, đồng thời đã hoặc chắc chắn có trong kỳ kế hoạch.
I.1.2. Phân loại nguồn hàng.
Ngời ta có thể đứng từ nhiều giác độ khác nhau để phân tích và phân loại
nguồn hàng. Về cơ bản có thể phân loại nguồn hàng theo những cách sau:
I.1.2.1. Theo mức độ quen thuộc của nguồn hàng.
Phân loại theo tiêu thức này ngời ta có thể chia nguồn hàng thành các
nguồn hàng truyền thống và nguồn hàng mới.
Nguồn hàng truyền thống là những hàng hoá mà doanh nghiệp đã kinh
doanh nhiều năm và có nhà cung cấp ổn định về những hàng hoá đó. Nguồn hàng
này có u điểm là doanh nghiệp có nhiều hiểu biết về hàng hoá, về mức độ tiêu thụ
hàng hoá trên thị trờng và có quan hệ thân thiết với nhà cung cấp. Do đó doanh
nghiệp có thể tạo ra sự ổn định lâu dài cho nguồn hàng, cũng nh sẽ có khả năng đ-
ợc hởng nhiều dịch vụ hơn từ phía nhà cung cấp. Với các nhà cung cấp truyền
thống doanh nghiệp có thể đợc hởng nhiều u đãi hơn về chiết khấu, đợc u tiên mua
hàng trong trờng hợp hàng hoá khan hiếm. Chính vì những lý do đó mà các doanh
nghiệp luôn cố gắng giữ mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp truyền thống và biến
các nguồn cung cấp mới thành nguồn cung cấp truyền thống.
Nguồn hàng mới bao gồm những hàng hoá mà doanh nghiệp khai thác từ

những nhà cung cấp mới. Nguồn hàng này cha ổn định nhiều khi mang tính chất
Nguyễn Thị Kim Cúc - Quản trị KDTM - 39A
3
Đại học ktqd - Khoa thơng mại - chuyên đề tốt nghiệp
tình huống. Nhng trong một số trờng hợp thì đây là nguồn hàng ổn định trong t-
ơng lai nếu nh doanh nghiệp biết cách khai thác.
I.1.2.2. Theo suất xứ của hàng hoá.
Phân loại theo tiêu thức này, nguồn hàng gồm có nguồn hàng đợc sản xuất
trong nớc và nguồn hàng nhập khẩu.
Nguồn hàng sản xuất trong nớc bao gồm những hàng hoá do các đơn vị sản
xuất trong nớc sản xuất ra. Ưu điểm của nguồn hàng này là DNTM có thể chủ
động tìm hiểu khả năng sản xuất về chất lợng, quy cách, mẫu mã, kiểu dáng sản
phẩm cũng nh tiến độ giao hàng, các điều kiện tiếp nhận vận chuyển đơn giản.
Tuy nhiên nguồn hàng trong nớc chất lợng cha cao, mẫu mã thiếu sự da dạng và
cha thật phù hợp với thị hiếu ngời tiêu dùng, giá cả còn cao so với sản phẩm cùng
loại trên thế giới.
Nguồn hàng nhập khẩu: những hàng hoá trong nớc cha sản xuất đợc hoặc
sản xuất không đủ đáp ứng nhu cầu của ngời tiêu dùng đợc nhập khẩu từ nớc
ngoài. Những hàng hoá này thờng có chất lợng tốt, mẫu mã kiểu dáng đẹp,
phong phú, hấp dẫn ngời tiêu dùng. Nhng để có đợc nguồn hàng này DNTM
phải thực hiện nhiều nghiệp vụ phức tạp và gặp nhiều khó khăn trong công tác
nghiên cứu thị trờng nớc ngoài cũng nh tìm hiểu về khả năng cung cấp hàng hoá
của thị trờng nớc ngoài. Khi quan hệ với các thơng nhân nớc ngoài doanh nghiệp
phải chú ý tới các vấn đề mang tính văn hoá dân tộc, các phong tục tập quán, tâm
lý của bạn hàng nớc ngoài... Việc đàm phán, ký kết hợp đồng và thực hiện hợp
đồng cũng phức tạp hơn so với những quan hệ mua - bán trong nớc.
I.1.2.3. Theo mức độ ổn định của nguồn hàng.
Theo tiêu thức này, ngời ta có thể phân nguồn hàng thành hai loại: nguồn
hàng hoá đợc cung cấp theo hợp đồng dài hạn và nguồn hàng hoá mang tính chất
tình huống.

Nguồn hàng đợc cung cấp theo hợp đồng dài hạn: tất cả những hàng hoá
mà doanh nghiệp có thể ký kết hợp đồng mua - bán dài hạn từ một năm trở lên đều
đợc xếp vào loại này. Đây là nguồn hàng rất quan trọng và có ảnh hởng lớn tới
hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì nó thể hiện sự ổn định của nguồn
cung cấp. Trong chiến lợc phát triển nguồn hàng của DNTM, việc tạo ra nguồn
hàng ổn định thông qua các hợp đồng dài hạn là một nội dung rất quan trọng và
là trọng tâm của chiến lợc phát triển nguồn hàng.
Nguyễn Thị Kim Cúc - Quản trị KDTM - 39A
4
Đại học ktqd - Khoa thơng mại - chuyên đề tốt nghiệp
Nguồn hàng mang tính chất tính huống: thực chất đây là nguồn hàng đợc
khai thác thông qua các hợp đồng mua bán chỉ mang tính chất tình huống. Doanh
nghiệp thiết lập mối quan hệ mua - bán một lần và sau đó thì không còn quan hệ
trở lại trong một thời gian dài. Nguồn hàng này thờng chỉ có trong những trờng
hợp đặc biệt và chiếm một tỷ lệ nhỏ trong nguồn hàng của DNTM.
I.1.2.4. Phân loại nguồn hàng theo tiêu thức nhà cung cấp.
Theo tiêu thức này DNTM có thể chia nguồn hàng theo từng nhà cung cấp:
nhà cung cấp lớn, nhỏ, nhà cung cấp truyền thống, nhà cung cấp mới. Khi phân
loại theo tiêu thac này, doanh nghiệp sẽ biết đợc khả năng khai thác hàng hoá từ
từng nhà cung cấp là bao nhiêu, cũng nh thấy đợc sự ảnh hởng của từng nhà cung
cấp tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó doanh nghiệp sẽ có thể đa
ra các chính sách phù hợp để duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp
Ngoài những cách phân loại trên ngời ta có thể phân loại nguồn hàng theo
những tiêu thức sản phẩm, mối quan hệ với nguồn hàng, ...
I.2. Vai trò của nguồn hàng và công tác tạo nguồn mua hàng ở
DNTM.
I.2.1. Quan niệm về hoạt động tạo nguồn và mua hàng.
Hoạt động tạo nguồn mua hàng là toàn bộ những nghiệp vụ nhằm tạo ra
nguồn hàng phù hợp về cơ cấu, tốt về chất lợng, đồng bộ và kịp thời theo theo đúng
nhu cầu của khách hàng.

I.2.2. Vai trò của nguồn hàng và công tác tạo nguồn, mua hàng ở DNTM.
Trong kinh doanh thơng mại, tạo nguồn mua hàng là hai hoạt động nghiệp
vụ đầu tiên, mở đầu cho hoạt động lu thông hàng hoá. Nó có ảnh hởng trực tiếp
tới hoạt động bán hàng và kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp. Một sự thay
đôỉ quá mức của "đầu vào" sẽ ảnh hởng đến "giá đầu vào", "chi phí", "thời điểm
cung cấp hàng hoá ", "khối lợng cung cấp" đã đợc tính đến ở "đầu ra". Việc không
kiểm soát đợc sự ổn định về nguồn cung cấp có thể phá vỡ toàn bộ chơng trình
kinh doanh của doanh nghiệp. Nh vậy sự ổn định của nguồn cung cấp hàng hoá
là một tiềm lực quan trọng của doanh nghiệp. Tầm quan trọng của nguồn hàng và
công tác tạo nguồn hàng còn đợc thể hiện ở các vai trò cụ thể sau:
Thứ nhất
, nguồn hàng là điều kiện không thể thiếu của hoạt động kinh
doanh. Nếu không có nguồn hàng thì hoạt động kinh doanh không thể tiến hành
đợc. Nhng để hoạt động kinh doanh tiến hành tốt thì nguồn hàng phải tốt. Nghĩa
Nguyễn Thị Kim Cúc - Quản trị KDTM - 39A
5
Đại học ktqd - Khoa thơng mại - chuyên đề tốt nghiệp
là nguồn hàng phải đảm bảo đợc các yêu cầu về số lợng, chất lợng, cơ cấu, tính
đồng bộ so với nhu cầu của khách hàng.
Thứ hai
, nguồn hàng và tạo nguồn hàng phù hợp với yêu cầu của khách
hàng giúp cho hoạt động kinh doanh tiến hành thuận lợi, kịp thời gian, đẩy
nhanh tốc độ lu chuyển hàng hoá, vừa tạo điều kiện cho doanh nghiệp bán hàng
nhanh chóng, đồng thời đảm bảo uy tín với khách hàng, làm cho việc cung ứng
hàng hoá diễn ra liên tục, ổn định tránh đứt đoạn.
Thứ ba
, nguồn hàng và tạo nguồn hàng tốt sẽ đảm bảo cho hoạt động kinh
doanh có hiệu quả: giảm chi phí đầu vào, thu hồi vốn nhanh, có tiền để bù đắp chi
phí cho kinh doanh, có lợi nhuận để phát triển và mở rộng kinh doanh.

Thứ t,
nguồn hàng và tạo nguồn hàng tốt giúp cho doanh nghiệp cân đối
đợc cung - cầu về mặt hàng mà doanh nghiệp đang kinh doanh.
Thứ năm
, nguồn hàng là phơng tiện để các doanh nghiệp cạnh tranh với
nhau. Các doanh nghiệp có thể cạnh tranh với nhau trên nhiều phơng diện khác
nhau nh giá cả, sản phẩm, dịch vụ,... Một nguồn hàng tốt và ổn định không
những giúp doanh nghiệp có thể cạnh tranh với những đối thủ khác trên phơng
diện giá cả mà còn trên phơng diện sản phẩm. Đó chính là sự độc đáo, đa dạng
của sản phẩm cũng nh sự ổn định về việc cung cấp hàng hoá cho ngời tiêu dùng
của nhà thơng mại. Đây là phơng tiện quan trọng để thu hút sự chú ý của khách
hàng tới các sản phẩm của doanh nghiệp.
Nh vậy, đối với các DNTM muốn phát triển và mở rộng kinh doanh, việc
bảo đảm nguồn hàng chất lợng tốt, nguồn hàng cung ứng ổn định lâu dài, giá cả
phải chăng là điều kiện đảm bảo cho sự phát triển của doanh nghiệp.
II. Nội dung của hoạt động tạo nguồn và mua hàng.
Kinh doanh thơng mại là đầu t tiền của công sức vào hoạt động mua, bán
hàng hoá dịch vụ để kiếm lời. Nghĩa là kinh doanh thơng mại phải thực hiện hoạt
động mua để bán, mua hàng không phải để tiêu dùng mà để bán lại cho ngời tiêu
dùng trên thị trờng. Cũng giống nh các đơn vị sản xuất, các DNTM hoạt động
trên thị trờng "đầu vào" nhằm chuẩn bị đầy đủ các yếu tố đầu vào cho kinh doanh
nh vốn kinh doanh, sức lao động và quan trọng nhất là hàng hoá, dịch vụ để thoả
mãn nhu cầu của khách hàng. Xét về chức năng và mục đích của hoạt động kinh
doanh, bán hàng là điểm xuất phát, là hoạt động kinh doanh cơ bản, chi phối các
hoạt động khác nh tạo nguồn, mua hàng, nghiên cứu thị trờng, vận dụng
Nguyễn Thị Kim Cúc - Quản trị KDTM - 39A
6
Đại học ktqd - Khoa thơng mại - chuyên đề tốt nghiệp
marketing... Còn tạo nguồn, mua hàng thực chất là hoạt động nhằm đảm bảo
nguồn hàng đầu vào cho kinh doanh. Tạo nguồn, mua hàng là hai hoạt động

khác nhau nhng có mối liên kết chặt chẽ với nhau trong ''chuỗi xích" của hoạt động
đảm bảo nguồn hàng cho kinh doanh.
Tạo nguồn là đi xác định ngời cung cấp hàng hoá và các điều kiện để đảm
bảo có hàng.Yêu cầu và cũng chính là mục tiêu của hoạt động tạo nguồn là tạo ra
nguồn hàng phong phú, ổn định, giá hợp lý, chất lợng tốt, phù hợp với thị hiếu
ngời tiêu dùng.
Mua hàng là hành vi thơng mại nhằm chuyển đổi hình thái giá trị từ tiền
sang hàng. Nhng trong KDTM việc mua hàng là để bán, hàng hoá mua về sẽ đ-
ợc chuyển đổi thêm một lần nữa từ hàng sang tiền và lợng tiền thu đợc phải lớn
hơn so với lợng tiền bỏ ra để mua hàng. Để thực hiện đợc điều đó DNTM phải
mua đợc hàng hoá tốt nhất với chi phí thấp nhất.
II.1. Nội dung công tác tạo nguồn của DNTM.
II.1.1. Nghiên cứu thị trờng.
II.1.1.1. Ph ơng pháp nghiên cứu thị tr ờng.
Để nghiên cứu thị trờng, DNTM thờng sử dụng hai phơng pháp: nghiên
cứu tại bàn và nghiên cứu tại hiện trờng.
Phơng pháp nghiên cứu tại bàn hay còn gọi là phơng pháp nghiên cứu văn
phòng là cách nghiên cứu, thu thập thông tin qua các tài liệu nh sách báo, tạp chí,
đài phát thanh truyền hình, niên giám thống kê, các tài liệu sẵn có của doanh
nghiệp (báo cáo tổng kết định kỳ và cuối năm về tình hình kinh doanh của doanh
nghiệp) và một số nguồn tài liệu khác. Qua nguồn tài liệu trên doanh nghiệp có thể
tìm hiểu đợc tình hình hàng hoá trên thị trờng, khả năng cung ứng hàng hoá, khả
năng nhập khẩu, tình hình dự trữ .... Nghiên cứu tại bàn giúp doanh nghiệp nhìn
khái quát về tình hình cung - cầu hàng hoá cần nghiên cứu trên thị trờng. Đây là
phơng pháp tơng đối dễ làm, thời gian tiến hành nhanh, chí phí thấp, nhng đòi
hỏi ngời nghiên cứu phải có chuyên môn vững, biết cách thu thập, đánh giá và
phân tích thông tin. Tuy nhiên phơng pháp này có hạn chế là dựa vào tài liệu đã
đợc xuất bản nên có độ trễ so với thực tế.
Phơng pháp nghiên cứu tại hiện trờng là việc trực tiếp cử nhân viên xuống
tận nơi nghiên cứu. Cán bộ nghiên cứu trực tiếp thu thập thông tin và số liệu ở các

Nguyễn Thị Kim Cúc - Quản trị KDTM - 39A
7
Đại học ktqd - Khoa thơng mại - chuyên đề tốt nghiệp
đơn vị tiêu dùng lớn, ở khách hàng, ở các nhà cung cấp hàng hoá bằng cách điều
tra trọng điểm, điều tra chọn mẫu, điều tra điển hình hay điều tra toàn bộ. Việc
thu thập thông tin có thể thông qua các cuộc phỏng vấn, gửi phiếu điều tra, hội
nghị khách hàng... Nghiên cứu tại hiện trờng có thể thu thập đợc những thông tin
sinh động, thực tế, hiện tại, độ chính xác cao hơn so với phơng pháp nghiên cứu tại
bàn. Tuy nhiên phơng pháp này đòi hỏi chi phí lớn, cán bộ đi thu thập thông tin
phải vững chuyên môn và có đầu óc thực tế.
Mỗi phơng pháp nghiên cứu thị trờng có những u điểm và hạn chế riêng.
Việc kết hợp cả hai phơng pháp nghiên cứu sẽ hạn chế đợc những thiếu sót và
phát huy đợc những điểm mạnh của từng phơng pháp.
II.1.1.2. Nội dung nghiên cứu.
Khi xây dựng kế hoạch kinh doanh, DNTM đã phải tiến hành nghiên cứu
thị trờng để xác định nhu cầu của khách hàng và các nhân tố ảnh hởng khác. Khi
tiến hành công tác tạo nguồn mua hàng để thực hiện kế hoạch kinh doanh,
DNTM lại nghiên cứu thị trờng một lần nữa. Việc nghiên cứu này dựa trên kết
quả nghiên cứu thị trờng ở mức độ tổng quát khi lập kế hoạch kinh doanh. Trên
cơ sở nhu cầu chung đã đợc xác định, doanh nghiệp tiến hành nghiên cứu để xác
định nhu cầu cụ thể, nhãn hiệu hàng hóa và các nhà cung cấp cụ thể. Nội dung
nghiên cứu bao gồm:
* Xác định nhóm sản phẩm cụ thể và xuất sứ của hàng hoá.
Để thoả mãn nhu cầu của khách hàng có rất nhiều sản phẩm khác nhau
trong cùng một dòng sản phẩm. Mỗi loại có chất lợng khác nhau, thoả mãn nhu
cầu của khách hàng ở các mức độ khác nhau đồng thời thu hút khách hàng ở
những mức độ khác nhau. Chính vì vậy, DNTM cần nghiên cứu để xác định và
chọn ra một số sản phẩm thoã mãn tốt nhất nhu cầu của nhóm khách hàng trọng
điểm. Việc lựa chọn sản phẩm dựa trên mức độ thoả mãn nhu cầu khách hàng.
Sau khi xác định đợc nhóm sản phẩm doanh nghiệp cần đi xác định xuất sứ của

nhóm sản phẩm đó ( nớc nào sản xuất ra sản phẩm? và cụ thể hơn sản phẩm đợc
sản xuất bởi hãng nào?). Trên thị trờng một loại sản phẩm có nhiều nhãn hiệu sản
xuất khác nhau và có chất lợng khác nhau. Vì vậy trong quá trình xem xét, đánh
giá và lựa chọn sản phẩm thu mua doanh nghiệp cần đa ra một số căn cứ lựa
chọn. Có thể dựa trên một số căn cứ sau:
Nguyễn Thị Kim Cúc - Quản trị KDTM - 39A
8
Đại học ktqd - Khoa thơng mại - chuyên đề tốt nghiệp
- Chu kỳ sống của sản phẩm: cần xác định sản phẩm đang ở giai đoạn nào
của chu kỳ ( giới thiệu sản phẩm/ thị trờng phát triển/ thị trờng bão hoà/ thị trờng
suy giảm).
- Mức độ quen thuộc của nhãn hiệu hàng hoá. ( Nhãn hiệu bị loại bỏ/ nhãn
hiệu không đợc công nhận/ nhãn hiệu đợc công nhận/ nhãn hiệu đợc a thích/ nhãn
hiệu đợc tín nhiệm).
Mỗi một sản phẩm khi tung ra thị trờng đều phải trải qua các giai đoạn
khác nhau của chu kỳ sống. Do đó việc xác định chính xác sản phẩm đang ở giai
đoạn nào rất quan trọng. Phân kỳ sống của sản phẩm ảnh hởng trực tiếp tới
doanh thu của doanh nghiệp.
Cũng nh chu kỳ sống của sản phẩm, nhãn hiệu của sản phẩm có ảnh hởng
lớn tới quyết định lựa chọn hàng hoá đầu vào của DNTM. Khách hàng thờng
mua hàng thông qua nhãn hiệu sản phẩm. Đối với họ một sản phẩm tốt đồng
nghĩa với việc một nhãn hiệu tốt và ngợc lại. Họ thờng đánh giá sản phẩm thông
qua mức độ quen thuộc của nhãn hiệu trên thị trờng. Chính vì điều này mà
DNTM cần tìm hiểu và xác định rõ mức độ quen thuộc của nhãn hiệu hàng hoá
trên thị trờng để từ đó có những quyết định đúng đắn khi lựa chọn hàng hoá đầu
vào.
* Xác định ngời cung cấp hàng hoá.
Sau khi đã xác định đợc sản phẩm cũng nh nhãn hiệu của chúng, DNTM
cần tìm hiểu ai là ngời cung ứng hàng hoá đó trên thị trờng. Một loại sản phẩm th-
ờng có nhiều nhà phân phối trên thị trờng, trừ một số ít trờng hợp kinh doanh độc

quyền, giá cả các nhà phân phối đa ra có thể ngang bằng hoặc khác nhau nhng
một điều chắc chắn rằng các điều kiện cung cấp hàng hoá là khác nhau. Chính vì
vậy DNTM cần phân tích và xác định cho mình nhà phân phối.
Một nhà phân phối tin cậy và ổn định là tài sản đối với doanh nghiệp. Do
vậy khi tiếp cận các nhà cung cấp doanh nghiệp cần tìm hiểu về:
- Uy tín cuả nhà cung cấp trên thị trờng.
- Khả năng tài chính của nhà cung cấp.
- Khả năng cung cấp các dịch vụ kèm theo.
Sau khi tìm hiểu các nhà cung cấp theo các yếu tố trên, DNTM có thể sàng
lọc và giới hạn đợc số lợng các nhà cung cấp. Mỗi một nhà cung cấp đều kèm theo
Nguyễn Thị Kim Cúc - Quản trị KDTM - 39A
9
Đại học ktqd - Khoa thơng mại - chuyên đề tốt nghiệp
những điều kiện cung cấp khác nhau. để đi đến quyết định lựa chọn các nhà thơng
mại cần tìm hiểu về điều kiện cung cấp của mỗi nhà cung cấp:
- Khối lợng hàng hoá nhà cung cấp có thể cung cấp cho doanh nghiệp.
- Chất lợng hàng hoá.
- Thời gian giao hàng.
- Phơng thức thanh toán.
- Phơng thức giao nhận.
- Các dịch vụ kèm theo (bao gồm dịch vụ trớc, trong và sau khi mua hàng).
Sau khi tìm hiểu, phân tích các nhà phân phối, DNTM có thể đi đến các
quyết định cuối cùng. DNTM cần u tiên cho những nhà phân phối:
- Có thể cung cấp hàng hoá theo chất lợng, kiểu dáng hay mẫu mã yêu cầu.
- Có sẵn hàng với mức giá cả và những điều khoản mong muốn với số lợng
cần thiết.
- Tin cậy đợc - có nghĩa là hàng liên tục sẵn có.
- Có sự bảo vệ hợp lý và hợp lệ cho những lợi ích của ngời mua hàng, nh bảo
đảm về chất lợng, về quyền đợc hởng lãi hợp pháp, và quyền làm đại lý có trách
nhiệm hữu hạn hay quyền đợc tham gia kinh doanh độc quyền.

- Cung cấp dịch vụ tốt, không chỉ trong việc giao hàng mà còn trong việc xử
lý các vụ giao dịch và thực hiện điều chỉnh.
- Tạo ra các điều kiện thích hợp cho sự hỗ trợ về quản lý hay kinh doanh
hàng hoá và sự trợ giúp về mặt kỹ thuật khi cần thiết.
- Có những đại diện cung cấp, là những ngời mà chủ doanh nghiệp có thể
làm việc và hợp tác một cách thành công với họ.
Trong việc lựa chọn nhà cung ứng, DNTM cũng cần phải xem xét và quyết
định nên mua hàng một mối hay nhiều mối. Các tiêu chuẩn trên đợc xem nh là
quan trọng khi cân nhắc. Mua hàng một mối hay nhiều mối đều có những u, nhợc
điểm. Điều quan trọng là DNTM phải biết cân nhắc giữa những cái đợc và cái
mất đồng thời gắn với khả năng của doanh nghiệp để đi đến quyết định cuối cùng.
Trong trờng hợp DNTM đang có những lợi thế trong những thay đổi nào đó về
các mặt hàng, giá cả hay các dịch vụ mà các nhà phân phối khác nhau có thể đa
ra và muốn cho các nhà phân phối cạnh tranh với nhau để bán cho mình thì việc
đa dạng hoá nguồn hàng (mua hàng nhiều mối ) là một chính sách hợp lý để tuân
Nguyễn Thị Kim Cúc - Quản trị KDTM - 39A
10
Đại học ktqd - Khoa thơng mại - chuyên đề tốt nghiệp
theo. Sự đa dạng hoá này tạo khả năng cho doanh nghiệp đối ứng lại đợc những
mặt hàng phổ biến do các doanh nghiệp cạnh tranh buôn bán, không kể những
mặt hàng duy nhất đợc độc quyền kinh doanh hay các mặt hàng bị hạn chế. Hơn
nữa, việc mua hàng nhiều mối còn bảo vệ doanh nghiệp trong trờng hợp một hãng
cung ứng ngừng hoạt động kinh doanh, thay đổi mặt hàng buôn bán, hoặc thay
đổi các chính sách kinh doanh của nó. Tuy nhiên, DNTM cũng cần phải cân nhắc
những u điểm của việc mua hàng từ một nguồn duy nhất hay từ một số lợng có hạn
những nhà cung ứng. Bằng cách kinh doanh liên tục những mặt hàng ổn định,
những khách hàng của doanh nghiệp không phải chuyển từ loại nhãn hiệu này
sang nhãn hiệu khác, và việc quản lý mua hàng của nhân viên cũng đơn giản hơn.
Với t cách là khách hàng thờng xuyên của một nhà cung ứng, doanh nghiệp có thể
nhận đợc những u ái đặc biệt hay khoản giảm giá theo số lợng lũy tích, sự trợ giúp

và cố vấn quý giá khi kinh doanh sản phẩm, mách nớc về những thay đổi trên thị
trờng, và sự suy xét đặc biệt trong những lúc khó khăn. Đó là những u điểm của
hai cách mua hàng. Tuy nhiên, mỗi cách đều còn có những điểm bất lợi. Những
nguy cơ có thể xảy ra khi đa dạng hoá nguồn hàng bao gồm việc dự trữ quá nhiều
mặt hàng, có thể kèm theo sự khó khăn cho việc duy trì dự trữ hoàn chỉnh, không
thể chú trọng vào chơng trình quảng cáo bất kỳ một nhãn hiệu nào. Việc mua
hàng từ một nguồn duy nhất cũng có những hạn chế: không có khả năng để nắm
lấy lợi thế của những lời chào hàng khác- thờng cho những mặt hàng khác; bị thiệt
hại nếu ngời cung ứng thay đổi chính sách hay trở nên yếu kém trong quản lý; chịu
rủi ro nếu sự cố vấn, trợ giúp, và hớng dẫn kinh doanh hàng hoá có thể kém giá trị
hay không sử dụng đợc nữa. Trong thời kỳ khan hiếm nhà cung ứng có thể lấy số
hàng dự trữ của họ bán cho một công ty khác thay vì phục vụ khách hàng thờng
xuyên của họ.
* Lựa chọn và xác định các phơng án / hình thức tạo nguồn.
Căn cứ vào điều kiện hiện có của doanh nghiệp, căn cứ vào khả năng và
điều kiện cung ứng của nhà cung cấp, DNTM lựa chọn các phơng án tạo nguồn.
Có nhiều hình thức tạo nguồn khác nhau. Tuỳ thuộc vào điều kiện của mình mà
doanh nghiệp có thể lựa chọn một / một vài hình thức trong số các hình thức sau:
- Hợp đồng mua hàng: Khi ký kết hợp đồng mua hàng là doanh nghiệp
đang tiến hành công tác mua hàng, nhng đứng trên giác độ công tác tạo nguồn thì
Nguyễn Thị Kim Cúc - Quản trị KDTM - 39A
11
Đại học ktqd - Khoa thơng mại - chuyên đề tốt nghiệp
hợp đồng cũng đợc xem nh một hình thức tạo nguồn. Điều này đặc biệt đúng
trong trờng hợp hợp đồng dài hạn. Một hợp đồng mua hàng dài hạn tạo ra cho
doanh nghiệp một nguồn hàng ổn định, lâu dài, mà đây lại chính là mục tiêu của
công tác tạo nguồn. Chính vì vậy, có thể nói hợp đồng cũng chính là một hình thức
tạo nguồn.
- Đặt hàng: DNTM cũng có thể chọn hình thức đặt hàng để tạo nguồn
hàng cho mình. Doanh nghiệp thờng dùng hình thức này khi hàng hoá không có

sẵn trên thị trờng. Việc đặt mua những hàng hoá đó nhằm tạo ra nguồn hàng cho
doanh nghiệp. DNTM chỉ quyết định mua khi hàng hoá đáp ứng đợc các yêu cầu
đặt hàng. Khi sử dụng hình thức này doanh nghiệp cần xác định lợng hàng cần
đặt cho mỗi đơn hàng. Lợng đặt hàng sẽ đợc căn cứ vào lợng hàng tồn kho, khả
năng tiêu thụ sản phẩm trên thị trờng. Tất cả những công tác trên nhằm mục đích
chuẩn bị cho hoạt động mua hàng bằng các đơn hàng.
- Liên doanh, liên kết: Đây là hình thức DNTM kết hợp cùng các đơn vị
sản xuất để sản xuất ra hàng hoá. Khi sử dụng hình thức này doanh nghiệp có thể
tận dụng đợc lợng vốn d thừa và tạo ra đợc nguồn hàng phù hợp với yêu cầu của
khách hàng.
- Dự trữ: Dự trữ là một tất yếu của nền kinh tế cũng nh của mỗi doanh
nghiệp. DNTM có thể tạo ra nguồn hàng cho mình từ nguồn hàng hoá dự trữ của
doanh nghiệp, của các đơn vị bạn, của nhà nớc, và của ngời tiêu dùng.
- Các hình thức khác.
II.1.2. Lập kế hoạch tạo nguồn.
Sau khi lựa chọn đợc các nhà phân phối và các hình thức tạo nguồn thích
hợp, DNTM tiến hành lập kế hoạch tạo nguồn hàng. Thực chất kế hoạch là chơng
trình hoạt động của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định. Ngời ta
có thể lập kế hoạch tháng, kế hoạch quý hoặc kế hoạch năm. Kế hoạch tạo nguồn
là một bảng tổng hợp về nhu cầu hàng hoá theo từng nguồn cung cấp, là hệ thống
các bảng biểu cân đối về hàng hoá kinh doanh. Mục tiêu của việc lập kế hoạch tạo
nguồn là tạo ra sự cân đối và ổn định về nguồn hàng. Lập kế hoạch tạo nguồn
nhằm xác định khối lợng hàng hoá của từng nhà cung cấp với thời gian và các
hình thức cung cấp tơng ứng. Khi lập kế hoạch tạo nguồn DNTM cần căn cứ vào
nhu cầu hàng hoá để bán, nhu cầu hàng hoá cho dự trữ, và khả năng cung cấp của
Nguyễn Thị Kim Cúc - Quản trị KDTM - 39A
12
Đại học ktqd - Khoa thơng mại - chuyên đề tốt nghiệp
từng nguồn. Các chỉ tiêu của kế hoạch tạo nguồn bao gồm: khối lợng, thời gian
cung ứng, hình thức cung cấp, ngân sách. Những chỉ tiêu này đợc xác định cho

từng loại hàng hoá và cho từng nguồn cung cấp hàng hoá. Dới đây xin đợc đa ra
một ví dụ về biểu kế hoạch tạo nguồn theo năm:
Nguyễn Thị Kim Cúc - Quản trị KDTM - 39A
13
Đại học ktqd - Khoa thơng mại - chuyên đề tốt nghiệp
Kế hoạch tạo nguồn hàng năm ........
Tên
hàng
hoá
Đơn vị
tính
Khối lợng
Cho
bán
hàng
Cho dự
trữ
Ngân
sách
Thời gian Hình
thức
Nhà
cung
cấp
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Kế hoạch tạo nguồn chỉ xác định các nguồn cung ứng hàng hoá và lợng hàng hoá
có thể có từ mỗi nguồn trong một thời gian dự kiến và theo hình thức dự kiến. Nó
cha khẳng định chắc chắn doanh nghiệp có thiết lập quan hệ bạn hàng với những
hãng cung ứng đó hay không đồng thời cũng cha xác định tổng giá trị sẽ mua với
từng loại hàng hóa. Những yếu tố này sẽ đợc xác định trong kế hoạch mua hàng.

II.1.3. Thực hiện kế hoạch tạo nguồn.
Để thực hiện kế hoạch tạo nguồn, DNTM cần tiếp cận với từng nhà cung
cấp và tiến hành thơng lợng các điều kiện cung cấp hàng hoá của họ. DNTM có
thể lựa chọn các cách thức tiếp cận khác nhau: trực tiếp liên hệ với nhà cung cấp
hoặc thông qua các nhà môi giới. Trớc khi tiến hành thơng lợng, doanh nghiệp đã
có những hiểu biết nhất định về điều kiện cung cấp hàng hoá cũng nh khả năng
của từng nhà cung cấp thông qua hoạt động nghiên cứu thị trờng. Thơng lợng
nhằm đi đến những thống nhất về việc cung cấp hàng hoá. Nội dung thơng lợng
bao gồm khối lợng hàng hoá, chất lợng hàng hoá, xác định hình thức cung cấp,
giá cả, phơng thức thanh toán, phơng thức giao nhận, vận chuyển bốc dỡ, .... Việc
thơng lợng mới chỉ ở mức độ khái quát những vấn đề cụ thể sẽ đợc thơng lợng khi
thực hiện kế hoạch mua hàng.
* Ký kết các hợp đồng liên doanh, liên kết.
Trong quá trình thơng lợng và xác định hình thức tạo nguồn nếu doanh
nghiệp nhận thấy đối tác của mình đang thiếu vốn sản xuất và có nhu cầu liên
doanh để sản xuất hàng hoá, và tiềm lực tài chính cho phép thì doanh nghiệp th-
ơng mại có thể ký kết các hợp đồng liên doanh, liên kết để tạo ra nguồn hàng cho
mình. Việc ký kết hợp đồng liên doanh, liên kết sản xuất hàng hoá không có
Nguyễn Thị Kim Cúc - Quản trị KDTM - 39A
14
Đại học ktqd - Khoa thơng mại - chuyên đề tốt nghiệp
nghĩa là doanh nghiệp đã đồng ý mua hàng của đối tác. Việc mua hàng còn tuỳ
thuộc vào mức độ phù hợp của hàng hoá so với nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp.
II.2. Nội dung công tác mua hàng.
II.2.1. Lập kế hoạch mua hàng.
Kế hoạch mua hàng đợc lập trên cơ sở kế hoạch tạo nguồn. Nó là sự cụ thể
hoá của kế hoạch tạo nguồn. Kế hoạch mua hàng là bộ phận quan trọng của kế
hoạch kinh doanh. Nó không chỉ có quan hệ mật thiết với kế hoạch tạo nguồn mà
còn có mối quan hệ với các kế hoạch khác nh kế hoạch bán hàng, kế hoạch tài
chính... Kế hoạch mua hàng có độ phức tạp cao, đặc biệt trong kinh doanh đa

dạng hoá mặt hàng. Khi lập kế hoạch mua, DNTM phải quan tâm đến từng
chủng loại, quy cách cụ thể cho những thời gian cụ thể.
* Nội dung kế hoạch mua hàng.
Nếu nh kế hoạch tạo nguồn mới chỉ xác định đợc lợng hàng của mỗi nhà
cung cấp và các hình thức tạo nguồn hàng thì kế hoạch mua hàng xác định khối l-
ợng, chất lợng của từng quy cách, chủng loại hàng hoá cụ thể; xác định tổng giá
trị thu mua từng loại. Để lập kế hoạch mua cần xác định các chỉ tiêu: Khối lợng,
chủng loại, thời gian, tổng giá trị theo danh mục mặt hàng. Dới đây là một ví dụ
tham khảo về biểu kế hoạch mua hàng cho năm:
Nguyễn Thị Kim Cúc - Quản trị KDTM - 39A
15
Đại học ktqd - Khoa thơng mại - chuyên đề tốt nghiệp
Kế hoạch mua hàng năm .............
Tên và
quy cách
hàng hoá
Đơn
vị
tính
Khối lợng Trị giá hàng mua theo quý
Quý I Quý II Quý
III
Quý
IV
Trị giá
hàng
mua cả
năm
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Với những doanh nghiệp đa dạng hoá kinh doanh và có nhiều mặt hàng

thờng xuyên biến động về nhu cầu thì doanh nghiệp không chỉ lập kế hoạch năm
mà còn phải lập kế hoạch mua cho từng quý, từng tháng. Kế hoạch mua hàng sẽ
là căn cứ để doanh nghiệp lập các đơn hàng gửi cho các nhà cung cấp. đơn hàng là
bản kê khai các chủng loại, quy cách hàng hoá, lợng đặt mua đối với từng tên
hàng, thời gian nhận hàng cụ thể. Khi gửi đơn hàng cho nhà cung cấp DNTM đã
thực hiện hành vi mua hàng. Vấn đề này sẽ đợc làm rõ ở dới đây.
II.2.2. Thực hiện kế hoạch mua.
II.2.2.1. Tổ chức giao dịch, đàm phán để ký kết hợp đồng mua hàng.
Đàm phán đợc tiến hành nhằm thoả thuận các điều khoản về hàng hoá, giá
cả và điều kiện thanh toán. Nói một cách đơn giản, đàm phán là sự trao đổi, mặc
cả, tranh luận với cùng một mục đích là đi đến thoả thuận giữa các bên. Đàm
phán là một khâu rất cần thiết, kết quả của nó là cơ sở để ký kết một hợp đồng.
Khi đàm phán/ thơng lợng về giá cả và các điều kiện khác doanh nghiệp
nên/cần cố gắng thu thập và lu trữ càng nhiều thông tin càng tốt về giá cả hiện
hành trên thị trờng. Trong quá trình đàm phán, ngời phụ trách mua hàng nên
quan tâm tới các khoản giảm giá: giảm giá khi trả sớm và thời hạn /mốc thanh
toán - độ dài thời gian tín dụng đợc hởng. Với một doanh nghiệp đang trong tình
trạng khó khăn về tài chính thì việc quan tâm tới các mốc thanh toán là một điều đ-
ơng nhiên vì nó đem lại cho họ một nguồn vốn lu động. Còn đối với một doanh
nghiệp có tiềm lực tài chính dồi dào thì việc giảm giá khi trả sớm thờng quan trọng
Nguyễn Thị Kim Cúc - Quản trị KDTM - 39A
16
Đại học ktqd - Khoa thơng mại - chuyên đề tốt nghiệp
hơn so với thời hạn hởng tín dụng, vì nó sẽ đem lại cho doanh nghiệp một khoản
tiết kiệm.
* Các hình thức đàm phán.
Khi tiến hành hoạt động mua hàng doanh nghiệp có thể mua từ nguồn
trong nớc hoặc nhập khẩu. Đối tợng của cuộc đàm phán là khác nhau vì nó liên
quan đên các yếu tố về quốc tịch, văn hoá, tập quán... Nhng các hình thức đàm
phán đợc sử dụng là giống nhau. Thông thờng có các hình thức đàm phán sau:

đàm phán qua th tín, đàm phán qua điện thoại, đàm phán bằng cách gặp gỡ trực
tiếp.
- Đàm phán qua th tín: Ngày nay đàm phán qua th tín vẫn còn đợc sử
dụng rộng rãi đặc biệt trong ngoại thơng. Những cuộc tiếp xúc ban đầu thờng qua
th từ. Ngay cả khi hai bên đã có điều kiện gặp gỡ thì việc duy trì quan hệ cũng
phải qua th từ thơng mại.
Ưu điểm của giao dịch qua th tín là tiết kiệm đợc nhiều chi phí, trong cùng
một lúc có thể giao dịch với nhiều khách hàng ở nhiều nơi khác nhau, nhiều quốc
gia khác nhau, ngời viết th có thể cân nhắc, suy nghĩ, tham khảo ý kiến của nhiều
ngời và có thể dấu kín ý định của mình một cách khéo léo. Trớc đây khi cha có
mạng INTERNET thì việc đàm phán qua th thờng mất thời gian và có thể bỏ lỡ
cơ hội kinh doanh. Nhng hiện nay ngời ta có thể khắc phục nhợc điểm này bằng
cách gửi th điện tử thông qua mạng dịch vụ INTERNET.
Sử dụng th tín trong giao dịch đàm phán luôn phải bảo đảm tính lịch sự,
chính xác, khẩn trơng, giấy viết th phải đợc chuẩn bị chu đáo. Xu hớng hiện nay
là viết ngắn gọn, rõ ràng, nếu là giao dịch kinh doanh xuất nhập khẩu thì thứ
tiếng dùng để viết th nên là thứ tiếng mà khách hàng quen dùng nh vậy sẽ gây
thiện cảm và sẽ thu hút sự chú ý.
Nội dung của th tín thơng mại đòi hỏi tính chính xác cao, cụ thể rõ ràng,
chi tiết về những yêu cầu, đề nghị của mình. Nên sử dụng những đơn vị đo lờng
thông dụng, nếu khác cần có giải thích kèm theo, tránh gây hiểu lầm.
Tất cả mọi th tín đều phải đợc trả lời một cách nhanh chóng. Việc trì hoãn
trả lời hoặc không trả lời sẽ gây ấn tợng xấu, không giữ đợc sự tín nhiệm, u tiên
của bạn hàng.
- Đàm phán qua điện thoại:
Nguyễn Thị Kim Cúc - Quản trị KDTM - 39A
17
Đại học ktqd - Khoa thơng mại - chuyên đề tốt nghiệp
Hiện nay khi công nghệ thông tin ngày càng phát triển, việc giao dịch qua điện
thoại giữa các nhà kinh doanh trở nên khá phổ biến. Hình thức giao dịch này

giúp các chủ thể tiết kiệm đợc thời gian, nhanh chóng nắm bắt đợc thời cơ mua bán
vì cuộc đàm phán diễn ra khẩn trơng. Hình thức này thờng đợc sử dụng trong giai
đoạn đầu của giao dịch khi doanh nghiệp muốn có những thông tin sơ lợc về giá
cả, phơng thức thanh toán, hợp đồng... Trong thơng mại quốc tế hình thức này ít
đợc sử dụng hơn do cớc phí điện thoại cao, thời gian bị hạn chế.Trao đổi qua điện
thoại là trao đổi bằng miệng, không có gì làm bằng chứng. Bởi vậy sau khi trao
đổi bằng điện thoại cần có th xác nhận nội dung đã đàm phán.
- Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp:
Việc gặp gỡ trực tiếp giữa hai bên để trao đổi về mọi điều kiện buôn bán là
một hình thức đặc biệt quan trọng. Hình thức đàm phán này đẩy nhanh tốt độ
giải quyết mọi vấn đề giữa hai bên và nhiều khi là lối thoát cho những đàm phán
bằng th tín hoặc điện thoại kéo dài quá lâu mà không đi đến kết quả. Hình thức
đàm phán này thờng đợc sử dụng khi có nhiều điều kiện phải giải thích căn kẽ để
thuyết phục nhau hoặc về những hợp đồng lớn, phức tạp. Đàm phán trực tiếp th-
ờng chỉ 2 - 3 ngày là có kết quả.
đàm phán trực tiếp đòi hỏi một sự chuẩn bị kỹ lỡng trớc khi tiến hành. Đây
là hình thức đàm phán khó khăn nhất nên đòi hỏi ngời tiến hành đàm phán phải
chắc chắn về nghiệp vụ, tự chủ, phản ứng nhanh nhạy. Trong đàm phán trực tiếp
nên tránh bàn bạc trao đổi ý kiến với nhau trớc mặt đối phơng.
Cần xác định rõ mục đích, yêu cầu của từng đợt đàm phán, dự kiến những
biện pháp để đạt kết quả mong muốn. Mỗi bên đều phải nghiên cứu kỹ về hàng
hoá mình định mua, bán, các điều kiện giao dịch đa ra trao đổi... dự kiến trớc
những tình huống mà mình có thể gặp khi tiến hành đàm phán.
Trong quá trình đàm phán nên tránh những căng thẳng không cần thiết. ý
kiến hai bên có thể đổi lập nhau nhng vẫn phải giữ thái độ mềm mỏng, lịch sự.
Việc giành đợc quyền chủ động trong đàm phán là rất quan trọng. Tuy
nhiên đây không phải là một việc dễ dàng vì nó phụ thuộc vào "thế" của mỗi bên,
vào kinh nghiệm và khéo léo của ngời tham gia đàm phán.
Việc ký kết hợp đồng cần đợc tiến hành kịp thời khi điều kiện đã chín muồi.
Không nên nôn nóng trong ký kết dù thấy thời gian đàm phán sắp hết. Nếu một

Nguyễn Thị Kim Cúc - Quản trị KDTM - 39A
18
Đại học ktqd - Khoa thơng mại - chuyên đề tốt nghiệp
bên nắm đợc bên kia có ý định phải ký hợp đồng trong đợt đàm phán thì sẽ ép buộc
bên kia phải có nhiều nhợng bộ.
* Trình tự quá trình đàm phán.
Một cuộc đàm phán với đối tác nớc ngoài hay trong nớc thì đều phải trải
qua một số bớc sau:
Hỏi giá -> Thơng lợng -> Đặt hàng -> Xác nhận điều kiện -> Chấp nhận ->
Ký hợp đồng mua - bán.
- Hỏi giá: Do bên mua đa ra. Đây là việc ngời mua đề nghị ngời bán báo
giá cả và các điều kiện mua hàng. Nội dung của một hỏi giá có thể bao gồm: tên
hàng, quy cách, phẩm chất, số lợng, thời gian giao hàng, loại tiền (trong kinh
doanh XNK), thể thức thanh toán, điều kiện cơ sở giao hàng ...
Hỏi giá không ràng buộc trách nhiệm của ngời hỏi giá.
- Thơng lợng: Hai bên tiến hành thơng lợng về các điều kiện cung cấp hàng
hoá, nh điều kiện về giá cả, khối lợng, chất lợng, thời hạn giao hàng, thời hạn
thanh toán, vận chuyển....
- Đặt hàng: Lời đề nghị ký kết hợp đồng từ phía ngời mua đợc đa ra dới
hình thức đặt hàng. Trong đặt hàng ngời mua nêu cụ thể hàng hoá định mua và
tất cả những nội dung cần thiết cho việc ký kết hợp đồng. Trong thực tế, ngời ta chỉ
đặt hàng với các khách hàng có quan hệ thờng xuyên, lâu dài.
- Xác nhận: Khi bên mua đặt hàng và bên bán chấp nhận đơn đặt hàng
nghĩa là hai bên đã xác nhận các điều kiện cung cấp hàng hoá.
- Chấp nhận: Đối với ngời mua, chấp nhận mua là sự đồng ý hoàn toàn tất
cả mọi điều kiện báo giá của ngời bán. Khi đó một hợp đồng đợc thành lập.
- Ký kết hợp đồng mua - bán: Hai bên mua và bán sau khi thống nhất thoả
thuận với nhau về điều kiện giao dịch, có khi cẩn thận ghi lại mọi điều đã thoả
thuận gửi cho bên kia. Đó là văn bản xác nhận, thờng đợc làm thành hai bản, bên
xác nhận ký trớc rồi gửi cho bên kia. Bên kia ký xong giữ lại một bản và gửi trả

lại một bản.
* Ký kết hợp đồng.
Việc giao dịch đàm phán có kết quả sẽ dẫn đến một hợp đồng mua bán.
Hợp đồng mua bán chính là sự thoả thuận giữa bên mua và bên bán. Trong đó
quy định bên bán phải cung cấp hàng hoá và quyền sở hữu hàng hoá, bên mua
Nguyễn Thị Kim Cúc - Quản trị KDTM - 39A
19
Đại học ktqd - Khoa thơng mại - chuyên đề tốt nghiệp
phải thanh toán tiền hàng và nhận hàng. Hợp đồng mua bán là cơ sở để các bên
chuẩn bị hàng hoá, làm tốt nghĩa vụ của mình, là căn cứ để phân xử trách nhiệm
mỗi bên khi có tranh chấp và xử lý vi phạm hợp đồng. Hợp đồng thể hiện dới
hình thức văn bản là bắt buộc với các doanh nghiệp Việt Nam. Do đặc điểm của
buôn bán trong nớc và buôn bán quốc tế là khác nhau nên nội dung cụ thể của từng
điều khoản trong hợp đồng ngoại phức tạp hơn so với hợp đồng nội. Tuy nhiên về
cơ bản bất kỳ một hợp đồng nào cũng đều phải có các điều khoản chủ yếu, nếu
thiếu một trong các điều khoản này thì coi nh hợp đồng cha hình thành. Dới đây
chúng ta sẽ xem xét về những điều khoản chủ yếu của hợp đồng. Do tính chất của
buôn bán quốc tế nên bên cạnh những phần giống nhau mà cả hai loại hợp đồng
đều phải có chúng ta cũng sẽ xem xét những nội dung mà chỉ riêng hợp đồng ngoại
mới có.
*.1.Các điều khoản chủ yếu của hợp đồng.
Là những điều kiện mua bán mà hai bên đã thoả thuận. Thông thờng, một
nội dung hợp đồng bao gồm các điều khoản chính sau:
- Tên hàng.
- Số lợng và cách xác định.
- Qui cách, phẩm chất và cách xác định.
- Giá cả - đơn giá, tổng giá.
- Điều kiện thanh toán.
- Điều kiện giao hàng.
Với những hợp đồng phức tạp, nhiều mặt hàng thì có thêm các phụ lục của

hợp đồng, nó là bộ phận không thể tách rời của hợp đồng. Nếu trong hợp đồng
không có quy định khác về điều khoản tuỳ nghi thì hai bên coi nh sẽ thực hiện theo
quy định của nhà nớc hoặc theo tập quán quốc tế (đối với hợp đồng ngoại thơng).
Sau đây chỉ giới thiệu một số điều khoản chủ yếu:
-
Điều khoản tên hàng
: Tên hàng nói lên chính xác đối tợng trao đổi mua
bán. Vì vậy tên hàng phải đợc diễn đạt chính xác. Có nhiều cách diễn đạt tên hàng
nh: Ghi tên hàng bao gồm tên thông thờng + tên thơng mại + tên khoa học; ghi tên
hàng kèm theo tên nhà sản xuất, nơi sản xuất; ghi tên hàng kèm nhãn hiệu của
nó...
Nguyễn Thị Kim Cúc - Quản trị KDTM - 39A
20
Đại học ktqd - Khoa thơng mại - chuyên đề tốt nghiệp
-
Điều khoản phẩm chất
: Phẩm chất là điều khoản nói lên mặt chất của
hàng hoá mua bán nh tính năng, quy cách, kích thớc, tác dụng, công suất, hiệu
suất ... của hàng hoá đó. Xác định cụ thể phẩm chất của hàng hoá là cơ sở để xác
định giá cả hàng hoá và ngời mua có thể mua đợc hàng hoá nh ý muốn.
Trong điều khoản này phải ghi rõ cách xác định phẩm chất, tiêu chuẩn mà
hàng hoá phải đạt đợc. Có nhhiều phơng pháp xác định phẩm chất nh: xác định
dựa vào mẫu hàng, dựa vào phẩm cấp hoặc tiêu chuẩn, dựa vào quy cách của
hàng hoá, dựa vào hàm lợng chất chủ yếu trong hàng hoá, dựa vào nhãn hiệu
hàng hoá, tài liệu kỹ thuật, hiện trạng hàng hoá, sự mô tả hàng hoá, chỉ tiêu đại
khái quen dùng FAQ, GMQ...
-
Điều khoản về số lợng
: điều khoản này nói lên mặt lợng của hàng hoá
giao dịch. Điều khoản này bao gồm các vấn đề về đơn vị tính số lợng (hoặc trọng l-

ợng) của hàng hoá. Nếu số lợng quy định khoảng chừng phải đa ra một sai số có
thể chấp nhận đợc. Trọng lợng của hàng hoá có thể tính theo trọng lợng cả bì hoặc
không; cũng có thể tính theo trọng lợng thơng mại tức là hàng hoá có độ ẩm tiêu
chuẩn.
-
Điều khoản giá cả
: Điều khoản xác định đồng tiền tính giá (đối với hợp
đồng ngoại thơng), mức giá, phơng pháp qui định mức giá, phơng pháp xác định
mức giá, cơ sở của giá cả và việc hạ giá.
+ Đồng tiền tính giá (đối với hợp đồng ngoại thơng): Trong buôn bán Th-
ơng mại quốc tế, giá cả hàng hoá đợc tính bằng đồng tiền của nớc xuất khẩu, nớc
nhập khẩu hoặc của nớc thứ ba. Thông thờng ngời ta sử dụng những đồng ngoại
tệ mạnh có khả năng chyển đổi nh USD, GBP, FRF...
+ Mức giá: giá cả trong hợp đồng là giá thị trờng. Trớc khi ký kết hợp đồng
các bên phải tuân theo nguyên tắc xác định giá.
+ Phơng pháp quy định giá: Giá cả có thể xác định ngay lúc ký kết hợp
đồng gọi là giá xác định, cũng có thể xác định trong thời gian hiệu lực của hợp
đồng gọi là giá xác định sau hoặc xác định vào lúc thực hiện hợp đồng.
+ Giảm giá: Để khuyến khích các bên thực hiện hợp đồng sớm hoặc khi
khách hàng mua với số lợng lớn, khách truyền thống, trả tiền sớm... ngời bán có
thể giảm giá cho ngời mua. Hoặc ngời bán sẽ giảm giá vào thời vụ, đổi hàng cũ
Nguyễn Thị Kim Cúc - Quản trị KDTM - 39A
21
Đại học ktqd - Khoa thơng mại - chuyên đề tốt nghiệp
lấy hàng mới, ... Có các loại giảm giá sau: Giảm giá đơn, giảm giá kép, giảm giá
luỹ tiến, giảm giá tặng thởng.
+ Điều kiện cơ sở giao hàng (đối với hợp đồng ngoại thơng): Bên cạnh giá
cả ngời ta bao giờ cũng ghi kèm một điều kiện cơ sở giao hàng thoả thuận. Ví dụ
nh $2000 CIF Hải phòng.
-

Điều khoản giao hàng
: Nội dung cơ bản của điều kiện giao hàng là sự xác
định thời hạn, địa điểm giao hàng và thông báo giao hàng.
+ Thời hạn giao hàng: là thời hạn mà ngời bán phải hoàn thành nghĩa vụ
giao hàng. Có 2 kiểu quy định thời hạn giao hàng là thời hạn giao hàng có định
kỳ, thời hạn giao hàng không định kỳ (ít đợc dùng).
+ Địa điểm giao hàng: có thể giao tại kho ngời bán hoặc tại kho ngời mua.
Tuy nhiên trong thơng mại quốc tế việc quy định rõ địa điểm giao hàng rất quan
trọng. Nó liên quan đến phơng thức chuyên chở hàng hoá và điều kiện cơ sở giao
hàng. Mặc dù điều kiện cơ sở giao hàng đã quy định rõ địa điểm giao hàng, tuy
nhiên có những điều kiện cơ sở giao hàng chỉ quy định cảng đến mà không xác
định cảng đi (ví dụ nh điều kiện C and F). Vì vậy hai bên phải thoả thuận quy
định địa điểm giao hàng.
Trong buôn bán Thơng mại quốc tế ngời ta phân biệt các địa điểm giao
hàng sau:
Quy định cảng (ga) giao hàng, cảng (ga) đến, cảng (ga) thông qua.
Quy định một cảng (ga) và nhiều cảng (ga).
Quy định cảng (ga) khẳng định, cảng (ga) lựa chọn.
+ Phơng thức giao hàng:
Quy định việc giao hàng đợc tiến hành ở một nơi nào đó là giao nhận sơ bộ
hoặc giao nhận cuối cùng. Giao nhận sơ bộ là bớc đầu xem xét hàng hoá, xác nhận
sự phù hợp về số lợng, chất lợng hàng hoá so với hợp đồng. Giao nhận cuối cùng
xác nhận việc ngời bán hàng hoàn thành nghĩa vụ giao hàng.
Quy định việc giao nhận về số lợng và chất lợng: Giao nhận về số lợng là
xác định số lợng thực tế hàng hoá đợc giao bằng các phơng pháp cân đong, đo,
đếm; giao nhận về chất lợng là kiểm tra hàng hoá về kích thớc, hình dáng, tính
năng, công dụng, hiệu suất... Giao nhận có thể tiến hành bằng phơng pháp cảm
Nguyễn Thị Kim Cúc - Quản trị KDTM - 39A
22
Đại học ktqd - Khoa thơng mại - chuyên đề tốt nghiệp

quan hoặc phơng pháp phân tích, có thể trên toàn bộ hàng hoá hay một phần có
tính chất điển hình.
+ Thông báo giao hàng: Đối với các hợp đồng mua - bán trong nớc, việc quy
định thông báo giao hàng không quan trọng và có thể bỏ qua trong hợp đồng. Nh-
ng đối với hợp đồng ngoại thì việc quy định thông báo giao hàng là không thể bỏ
qua. Trớc khi giao hàng, ngời bán có trách nhiệm thông báo cho ngời mua biết đã
sẵn sàng giao hoặc ngày đem hàng ra cảng để giao. Ngời mua thông báo những
điều cần thiết để gửi hàng hoặc về chi tiết của tàu đến nhận hàng...
-
Điều kiện thanh toán
: Trong điều kiện này các bên cần xác định các vấn
đề: phơng thức thanh toán, thời hạn thanh toán, đối với các hợp đồng ngoại thì
còn phải xác định thêm về đồng tiền thanh toán, các chứng từ làm căn cứ thanh
toán và điều kiện đảm bảo hối đoái.
Thời hạn thanh toán có thể trả trớc, trả ngay, trả sau hoặc kết hợp các hình
thức đó trong một hợp đồng.
Phơng thức thanh toán:
Đối với hợp đồng nội: có thể sử dụng các phơng thức thanh toán nh:
thanh toán gối đầu nợ một hoá đơn, thanh toán một tháng một lần, ...
Đối với hợp đồng ngoại: có thể sử dụng các phơng thức thanh toán nh:
phơng thức nhờ thu, phơng thức tín dụng chứng từ, phơng thức chuyển
tiền, phơng thức chuyển tài khoản, phơng thức ghi sổ...
Trong hợp đồng ngoại, đồng tiền thanh toán có thể là đồng tiền của nớc
xuất khẩu hoặc nớc nhập khẩu hoặc một nớc thứ ba. Đồng tiền thanh toán có thể
trùng hoặc không trùng với đồng tiền tính giá.
Điều kiện đảm bảo hối đoái: Để tránh các tổn thất có thể xảy ra các bên
giao dịch có thể thoả thuận điều kiện đảm bảo hối đoái khi đồng tiền thế giới biến
động bất thờng.
Ngoài những điều khoản cơ bản trên nội dung của hợp đồng cũng cần làm
rõ một số vấn đề sau( đặc biệt trong mua bán ngoại thơng):

- Bảo hiểm và giám định hàng hoá.
- Các trờng hợp bất khả kháng.
- Trách nhiệm của các bên khi vi phạm hợp đồng.
- Hiệu lực của hợp đồng và thủ tục giải quyết tranh chấp.
Nguyễn Thị Kim Cúc - Quản trị KDTM - 39A
23
Đại học ktqd - Khoa thơng mại - chuyên đề tốt nghiệp
II.2.2.2. Tổ chức thực hiện hợp đồng.
Do tính chất phức tạp của buôn bán quốc tế mà trong phần này chúng ta sẽ
đi xem xét riêng từng cách tổ chức thực hiện hợp đồng.
* Tổ chức thực hiện hợp đồng mua bán trong nớc.
Sau khi ký kết hợp đồng mua bán, nghĩa là quyền lợi và nghĩa vụ của các
bên đã đợc xác lập. DNTM với t cách là một bên ký kết hợp đồng, tiến hành sắp
xếp những phần việc phải làm, ghi thành biểu bảng theo dõi tiến độ thực hiện hợp
đồng. Ngoài việc thực hiện nghĩa vụ của mình DNTM còn phải yêu cầu bên bán
thực hiện trách nhiệm của họ để hợp đồng đợc thực hiện đúng tiến độ, tránh gây
cản trở hoặc chậm thời gian thực hiện dẫn đến những hậu quả xấu ảnh hởng đến
kinh tế của cả hai bên.
Tổ chức thực hiện hợp đồng trong nớc có thể bao gồm các công việc sau:

*.1. đôn đốc bên bán giao hàng.
Để hợp đồng đợc thực hiện đúng tiến độ, DNTM cần nhắc nhở bên bán
giao hàng đúng thời hạn bằng th, điện thoại, FAX... Việc này sẽ giúp cho bên
Nguyễn Thị Kim Cúc - Quản trị KDTM - 39A
24
Đôn đốc bên bán giao hàng
Tổ chức tiếp nhận và vận chuyển
Thanh toán
Giải quyết khiếu nại nếu có
Đại học ktqd - Khoa thơng mại - chuyên đề tốt nghiệp

bán nhận thấy rõ trách nhiệm của mình hơn, khẩn trơng giao hàng, bên mua sẽ
nhận đợc hàng đúng thời hạn, quá trình thực hiện hợp đồng diễn ra trôi chảy.
*.2. Tổ chức tiếp nhận và vận chuyển.
Trớc khi hàng về đến kho bên mua, bên bán có trách nhiệm thông báo cho
bên mua để chuẩn bị nhận hàng. Sau khi nhận đợc thông báo bên mua (DNTM)
có trách nhiệm sắp xếp, bố trí ngời nhận hàng và nơi để hàng. Việc nhận hàng có
thể qua hai bớc tiếp nhận sơ bộ và tiếp nhận cụ thể, cũng có thể bỏ qua bớc tiếp
nhận sơ bộ nếu lợng hàng ít và đơn giản.
Việc vận chuyển hàng hoá từ kho ngời bán đến kho ngời mua còn tuỳ thuộc
vào hợp đồng giữa hai bên. Nếu trong hợp đồng có quy định bên mua phải tự vận
chuyển hàng hoá từ kho ngời bán thì bên mua phải có trách nhiệm chuẩn bị phơng
tiện vận chuyển, tổ chức vận chuyển hàng hoá về kho của mình. Nếu hợp đồng
quy định bên bán có trách nhiệm giao hàng tận nơi theo yêu cầu của ngời mua thì
bên mua không phải tổ chức vận chuyển hàng hoá. Tuy nhiên lúc này trong giá
hàng thờng bao gồm cả giá cớc vận chuyển.
*.3. Thanh toán.
Sau khi nhận hàng đầy đủ, doanh nghiệp có trách nhiệm thanh toán cho
ngời bán. Thời hạn thanh toán phụ thuộc vào thời hạn thanh toán quy định trong
hợp đồng. Doanh nghiệp phải nhanh chóng thanh toán đúng hạn cho ngời bán.
Việc thanh toán đúng hạn không chỉ đảm bảo việc thực hiện đúng hợp đồng, tránh
sự khiếu nại của ngời bán mà nó còn tạo ra uy tín trong buôn bán với nhà cung
cấp. Có thể nói danh tiếng hay uy tín về việc thanh toán hoá đơn là một tài sản đối
với doanh nghiệp.
*.4. Giải quyết khiếu nại (nếu có).
Trong trờng hợp bên bán không giao đủ hàng hoặc chất lợng, chủng loại
hàng hoá không đúng với hợp đồng và đơn hàng, Doanh nghiệp có thể giải quyết
theo ba cách sau:
- Phản ánh lại với ngời bán và đề nghị giao đủ hàng hoặc đổi hàng.
- Đa khiếu nại ra trọng tài kinh tế mà hai bên đã quy định trong hợp đồng
trong trờng hợp bên bán không đồng ý đề nghị của bên mua.

- Khiếu nại lên toà án kinh tế nếu bên mua không đồng ý với quyết định của
trọng tài.
Nguyễn Thị Kim Cúc - Quản trị KDTM - 39A
25