Công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu và nâng cao hiệu quả quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà

LỜI MỞ ĐẦU
Trong điều kiện cơ chế thị trường hiện nay, nói đến kinh doanh là một
ngành không thể thiếu được, chính vì thế mà mỗi doanh nghiệp phải luôn sản
xuất nâng cao chất lượng, cải tiến mẫu mã, nhưng với điều kiện chi phí càng
nhỏ càng tốt. Vì nó đóng vai trò yếu tố đầu vào trong khâu sản xuất, nguyên
vật liệu là một trong những yếu tố quyết định đến vấn đề đó. Chính vì thế mà
doanh nghiệp phải có kế hoạch quản lý tốt nguyên vật liệu, đảm bảo cung cấp
vật tư đầy đủ kịp thời cả về số lượng lẫn chất lượng.
Một trong những yếu tố giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt nguyên vật
liệu đạt hiệu quả, đó là kế toán. Với cách thức khoa học hợp lý, bên kế toán sẽ
đưa ra những thông tin chính xác giúp cho lãnh đạo công ty nắm được tình
hình, để có những quyết định đúng đắn có lợi cho công ty.
Trong quá trình viết chuyên đề này, em đã gặp rất nhiều khó khăn,
nhưng đã được sự giúp đỡ tận tình của các thầy cô giáo. Tuy nhiên với trình
độ còn hạn chế, cho nên em viết chuyên đề này không khỏi những sai sót. Vì
vậy mà em kính mong những ý kiến đóng góp, các ý kiến của thầy cô giáo để
em có được những kiến thức cơ bản trong con đường lập nghiệp.
- 1 -
PHẦN I
LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU
VÀ QUẢN LÝ SỬ DỤNG NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC
DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH
1. VAI TRÒ CỦA TỔ CHỨC NGUYÊN VẬT LIỆU
1.1. Đặc điểm và vị trí nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất
Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là 1 trong 3 yếu tố cơ bản của
quá trình sản xuất, là đối tượng chính tạo nên sản phẩm. Trong quá trình sản
xuất, các loại đối tượng lao động được chuyển hoá toàn bộ vào sản phẩm mới
và tạo nên chi phí trực tiếp.
Chi phí nguyên vật liệu (NVL) là yếu tố quan trọng nhất trong giá thành
sản phẩm, giá trị NVL không chỉ là đầu vào của khâu sản xuất, mà còn là một
bộ phận của hàng tồn kho được bảo quản dự phòng khi cần thiết.

Từ các nội dung trên cho thấy NVL chiếm vị trí quan trọng trong quá
trình sản xuất, nó ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó
mà doanh nghiệp phải làm tốt công tác kế toán NVL, quản lý và sử dụng
NVL một cách thiết thực không được lãng phí.
1.2. Vai trò và nhiệm vụ của kế toán đối với việc quản lý và sử dụng
NVL
Kế toán vật liệu là phải ghi chép và phản ánh đầy đủ và kịp thời số liệu
hiện có và tình hình luân chuyển NVL dự trữ. Thông qua các số liệu bên kế
toán mà ta có thể biết được chất lượng, số lượng, giá trị từng loại NVL, để
đưa ra được biện pháp quản lý tốt nhất, hạn chế mọi lãng phí để hạ được giá
thành sản phẩm.
Muốn làm tốt công việc kế toán và quản lý NVL cần làm tốt những yêu
cầu sau:
- Ghi chép đầy đủ để phản ánh kịp thời số liệu hiện có và tình hình luân
chuyển của vật liệu, về giá trị và hiện vật, phải tính đúng giá NVL nhập -
xuất, nhằm cho việc quản lý và sản xuất một cách tốt nhất.
- Kiểm tra quá trình thu mua NVL một cách chặt chẽ đúng với các hoá
đơn chứng từ.
- 2 -
- Sử dụng kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho.
- Kiểm kê vật liệu, tìm ra mạnh yếu và kết quả sử dụng NVL, lập đầy đủ
và báo cáo nhập xuất, và tồn sử dụng theo quy định.
Trên đây là nhiệm vụ của tổ chức kế toán NVL, muốn làm tốt các yêu
cầu trên thì doanh nghiệp phải:
- Có đầy đủ kho tàng bảo quản tốt vật liệu, các công cụ cân, đong, đếm cần
thiết.
- Vật liệu phải được sắp xếp khoa học để thuận tiện cho việc xuất - nhập
và kiểm kê.
- Xây dựng được các định mức dự trữ và định mức tiêu hao.
- Mở sổ danh điểm nhằm tạo điều kiện cho việc quản lý một cách tốt

nhất, thuận lợi và đơn giản hoá giữa kho và phòng kế toán.
2. PHÂN LOẠI VÀ ĐÁNH GIÁ NVL
2.1. Phân loại vật liệu
Tuỳ thuộc vào mỗi doanh nghiệp, do tính chất sản xuất kinh doanh khác
nhau mà sử dụng các loại vật liệu khác nhau, phân loại vật liệu và sắp xếp
chúng theo từng nội dung cụ thể cả về công dụng lẫn tính chất. Có nhiều cách
phân loại như theo công dụng kinh tế, theo nguồn hình thành,...
Tuỳ theo tình hình sử dụng mà phân loại vật liệu theo cách này hay cách
khác. Trong doanh nghiệp sản xuất vật liệu thường được phân loại theo công
dụng kinh tế.
Theo cách phân loại này được chia ra thành các loại sau:
- NVL chính: Trong các doanh nghiệp khác nhau thì việc sử dụng các
loại vật liệu cũng khác nhau, như: sắt, xi măng, gạch,... trong xây dựng cơ
bản, vải trong doanh nghiệp may đó là những vật liệu cấu tạo nên thực thể sản
phẩm. NVL chính dùng vào sản xuất nên chi phí trực tiếp.
- Vật liệu phụ: Là các loại vật liệu được sử dụng làm tăng chất lượng sản
phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm như bao bì, đóng gói,...
- Nhiên liệu: Dùng để phục vụ cho công việc sản xuất sản phẩm, cho
phương tiện, máy móc thiết bị hoạt động như: xăng, than, ga,...
- Phụ tùng thay thế: Bao gồm các phụ tùng thay thế sửa chữa máy móc
thiết bị sản xuất,...
- Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các thiết bị cần lắp và không cần
lắp, công cụ, khí cụ,... dùng cho công tác xây dựng cơ bản.
- Vật liệu khác: là các loại vật liệu không được xếp vào các loại kể trên, vật
liệu này do quá trình sản xuất loại ra như phế liệu thu hồi từ thanh lý TSCĐ.
- 3 -
NVL trong doanh nghiệp thì có 2 loại, đó là NVL mua ngoài, NVL tự gia công.
Nếu căn cứ cả vào NVL mục đích sử dụng NVL chia thành NVL trực
tiếp dùng cho sản xuất kinh doanh và NVL dùng cho các nhu cầu khác như
quản lý phân xưởng,...

2.2. Đánh giá NVL
2.2.1. Nguyên tắc đánh giá
Vật liệu hiện có ở doanh nghiệp được phản ánh trong sổ kế toán và báo
cáo kế toán theo trị giá vốn thực tế, tức là toàn bộ số tiền doanh nghiệp bỏ ra
để có được số vật liệu đó.
2.2.2. Các cách đánh giá vật liệu
•
Đánh giá vật liệu theo giá trị thực tế:
- Giá vật liệu nhập kho:
+ Đối với vật liệu mua ngoài:
_ Nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế:
= + + -
_Nếu vật liệu mua vào dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh không
chịu thuế GTGT hay dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế
GTGT theo phương pháp trực tiếp, dùng vào các hoạt động sự nghiệp, văn
hoá, phúc lợi mà được trang trải bằng nguồn kinh phí:
= + + -
_ Nếu vật liệu mua vào dùng đồng thời cho sản xuất kinh doanh hàng
hoá chịu thuế GTGT mà không thể hạch toán riêng được thì giá vật liệu là
không có thuế GTGT, phần vật liệu mua vào dùng để sản xuất hàng hoá
không chịu thuế GTGT sẽ được tính khấu trừ theo tỷ lệ doanh thu.
+ Đối với vật liệu tự gia công chế biến:
= +
+ Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến:
= + +
+ Giá vật liệu nhận góp vốn liên doanh là giá thoả thuận do các bên xác
định (giá do hội đồng liên doanh xác định và giá theo biên bản).
+ Phế liệu thu hồi: là giá ước tính thực tế có thể sử dụng được hay giá trị
thu hồi tối thiểu.
- Giá vật liệu xuất kho:

Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của
từng doanh nghiệp, tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của
- 4 -
cán bộ kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp sau để tính giá thực
tế vật liệu xuất dùng theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay
đổi phải giải thích rõ ràng.
+ Phương pháp đơn giá bình quân:
Theo phương pháp này trước hết phải tính đơn giá bình quân của hàng
luân chuyển trong kỳ theo công thức:
=
Sau đó tính trị giá mua thực tế của vật liệu xuất kho bằng cách lấy số
lượng vật liệu xuất kho nhân với đơn giá bình quân của hàng luân chuyển
trong kỳ.
+ Theo phương pháp nhập trước, xuất trước:
Theo phương pháp này, giả thiết số hàng nào nhập kho trước thì xuất
trước và lấy giá trị mua thực tế của số hàng đó để tính.
+ Theo phương pháp nhập sau, xuất trước:
Theo phương pháp này, người ta giả thiết số vật liệu nào nhập kho sau
thì xuất kho trước. Vật liệu xuất thuộc lô hàng nào thì lấy đơn giá mua thực tế
của lô hàng đó để tính.
+ Theo giá thực tế đích danh:
Theo phương pháp này, căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập
kho của lô hàng xuất kho để tính.
+ Tính trị giá mua vật liệu xuất kho theo phương pháp cân đối:
Theo phương pháp này, trước hết tính trị giá mua thực tế của vật liệu còn
lại cuối kỳ bằng cách lấy số lượng vật liệu còn lại cuối kỳ nhân với đơn giá
mua lần cuối cùng trong tháng. Sau đó dùng công thức cân đối để tính trị giá
mua thực tế của vật liệu xuất kho.
= + -
Để tính được trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho cần phải phân bổ

chi phí mua cho số vật liệu đã xuất kho theo công thức:
= x
Trên cơ sở trị giá mua thực tế của vật liệu xuất kho và chi phí mua của
vật liệu xuất kho đã tính được, kế toán tổng hợp lại để xác định trị giá vốn
thực tế của vật liệu xuất kho.
+ Tính theo đơn giá mua thực tế tồn đầu kỳ:
Theo phương pháp này, trị giá mua thực tế của hàng xuất kho được tính
bằng công thức:
= x
- 5 -
• Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán:
Đối với các doanh nghiệp mua vật liệu thường xuyên có sự biến động về
giá cả, khối lượng và chủng loại vật liệu nhập xuất kho nhiều thì có thể sử
dụng giá hạch toán để tính trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho. Giá hạch
toán là loại giá ổn định do doanh nghiệp tự xây dựng, giá này không có tác
dụng giao dịch với bên ngoài. Việc nhập, xuất kho hàng ngày được thực hiện
theo giá hạch toán. Cuối kỳ kế toán phải tính ra giá thực tế để ghi sổ kế toán
tổng hợp. Để tính được trị giá thực tế của vật liệu xuất kho, trước hết phải tính
hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật liệu luân chuyển trong kỳ (H).
H =
Sau đó tính trị giá thực tế của vật liệu xuất trong kỳ:
= x
3. KẾ TOÁN TĂNG, GIẢM NVL
3.1. Kế toán tổng hợp NVL
3.1.1. Phương pháp áp dụng
Theo chế độ kế toán hiện hành, một doanh nghiệp có thể áp dụng một
trong hai phương pháp sau để hạch toán NVL:
• Phương pháp kê khai thường xuyên: là việc nhập, xuất vật liệu được
thực hiện thường xuyên liên tục căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để
ghi vào tài khoản vật liệu tương ứng.

Để tính được trị giá vật liệu theo phương pháp này phải tổng hợp các hoá
đơn xuất kho trong kỳ hoặc tính theo các phương pháp đã trình bày trên.
Ưu điểm của phương pháp này là giám đốc chặt chẽ tình hình tăng giảm
vật tư hàng hoá giá trị vật tư tồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định ở
bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.
Tuy nhiên, do việc phản ánh thường xuyên liên tục tình hình biến động
tăng giảm vật liệu nên khối lượng hạch toán nhiều và phức tạp.
• Phương pháp kiểm kê định kỳ: không phản ánh thường xuyên, liên tục
tình hình nhập, xuất kho vật liệu ở tài khoản hàng tồn kho (152). Tài khoản
này chỉ phản ánh trị giá vật liệu tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Hàng ngày việc
nhập NVL được phản ánh ở tài khoản 611 - Mua hàng cuối kỳ kiểm kê hàng
tồn kho theo công thức sau:
= + -
Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, giảm nhẹ khối lượng kế toán.
Nhưng độ chính xác của giá trị vật liệu không cao trong trường hợp bị hao
- 6 -
hụt. Do đó phải tăng cường công tác quản lý bến bãi kho tàng chặt chẽ và
nghiêm ngặt.
3.1.2. Kế toán các trường hợp tăng NVL
NVL tăng do nhiều nguyên nhân khác nhau như mua ngoài, tự sản xuất,
gia công, nhập liên doanh, liên kết,...
Mọi trường hợp tăng NVL phải có đầy đủ thủ tục chứng từ để làm cơ sở
cho việc ghi tăng vật liệu ở sổ kế toán. Các chứng từ bắt buộc:
- Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư (mẫu 08-VT)
- Phiếu mua hàng (mẫu 13-BH)
Ngoài ra có thể sử dụng các chứng từ hướng dẫn như:
- Biên bản kiêm nghiệm (mẫu 05-VT)
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07-VT)
- Chứng từ hoá đơn thuế GTGT.

Để phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm vật tư - kế toán sử dụng
các tài khoản dưới đây:
(1) TK 151 - Hàng mua đang đi đường - tài khoản này phản ánh giá trị
vật liệu doanh nghiệp đã mua, đã thanh toán tiền hoặc đã chấp nhận thanh
toán nhưng chưa nhập kho và hàng đang đi đường cuối tháng trước, tháng này
đã nhập kho.
Kết cấu chủ yếu của tài khoản này như sau:
- Bên Nợ ghi:
+ Trị giá vật liệu đang đi đường (hàng đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp).
+ Kết chuyển trị giá vật tư đang đi đường cuối tháng từ TK 611 sang
(phương pháp kiểm kê định kỳ).
- Bên Có ghi:
+ Trị giá vật tư đang đi đường tháng trước, tháng này đã về nhập kho
hay đưa vào sử dụng ngay.
+ Kết chuyển trị giá hàng đang đi đường đầu kỳ sang bên nợ TK 611
(phương pháp kiểm kê định kỳ).
(2) TK 152 - Nguyên liệu và vật liệu: Tài khoản này phản ánh số hiện có
và tình hình tăng, giảm NVL theo trị giá vốn thực tế (hay giá thành thực tế).
Kết cấu cơ bản của tài khoản này như sau:
- Bên Nợ ghi:
- 7 -
+ Trị giá vốn thực tế của NVL tăng trong kỳ.
+ Số tiền điều chỉnh tăng giá NVL khi đánh giá lại.
+ Kết chuyển trị giá vốn thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ từ TK 611
sang (phương pháp kiểm kê định kỳ).
- Bên Có ghi:
+ Trị giá vốn thực tế của NVL giảm trong kỳ do xuất dùng.
+ Số tiền giảm giá, trả lại NVL khi mua.
+ Số tiền điều chỉnh giảm giá NVL khi đánh giá lại.
+ Kết chuyển trị giá vốn thực tế của NVL tồn đầu kỳ sang TK 611

(phương pháp kiểm kê định kỳ).
- Số dư nợ phản ánh trị giá vốn thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ.
Phương pháp kế toán tăng vật liệu theo phương pháp kê khai thường
xuyên như sau:
- Nếu NVL mua có hoá đơn cùng về trong tháng, kế toán căn cứ vào hoá
đơn để kiểm nhận và lập phiếu nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho ghi theo
giá mua chưa có thuế GTGT đầu vào:
Nợ TK 152 - Nguyên vật liệu
Có TK 111 - Tiền mặt
Có TK 331 - Phải trả người bán
Có TK 141 - Tạm ứng
....
Các doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào phải có hoá đơn
thuế GTGT, phần thuế GTGT được khấu trừ - kế toán ghi:
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111 - Tiền mặt
Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng
....
Các doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp, ghi trị giá
vật tư nhập kho theo giá thanh toán ghi trên hoá đơn.
- Nếu NVL về trước, hoá đơn chưa về trong tháng, doanh nghiệp đối
chiếu với hợp đồng mua hàng, tiến hành kiểm nhận, lập phiếu nhập kho theo
số thực nhận và giá tạm tính để ghi sổ kế toán. Khi hoá đơn về sẽ điều chỉnh
theo trị giá thực tế.
- 8 -
- Trường hợp vật tư nhập khẩu, doanh nghiệp phải tính thuế nhập khẩu
theo giá tại cửa khẩu (giá CIF) và tính thuế GTGT phải nộp cho ngân sách
Nhà nước. Theo quy định hiện hành thuế GTGT của vật liệu nhập khẩu phải
nộp theo từng lần nhập khẩu.
+ Căn cứ vào phiếu nhập kho vật liệu nhập khẩu - kế toán ghi:

Nợ TK 152
Có TK 331 - Phải trả cho người bán
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
(3333 - Thuế xuất nhập khẩu)
+ Tính thuế GTGT của hàng nhập khẩu - kế toán ghi:
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (13312)
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
(3331- Thuế GTGT phải nộp).
+ Khi dùng tiền gửi ngân hàng nộp thuế GTGT - kế toán ghi:
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Nợ TK 151 - Hàng mua đang đi đường
Có TK 111 - Tiền mặt
Có TK 331 - Phải trả cho người bán
.....
Sang tháng sau khi hàng về nhập kho hoặc đưa ngay vào sử dụng:
Nợ TK 152 - Nguyên vật liệu
Nợ TK 621 - Chi phí NVL trực tiếp
Có TK 151 - Hàng mua đang đi đường.
- Trong quá trình mua vật liệu, nếu doanh nghiệp thanh toán sớm tiền
hàng theo quy định thoả thuận giữa hai bên, sẽ được hưởng số tiền chiết khấu
tính theo tỷ lệ % trên giá mua hoặc hàng mua kém phẩm chất sẽ được bên bán
giảm giá hay doanh nghiệp trả lại hàng mua. Trường hợp này - kế toán ghi:
Nợ TK 331 - Phải trả người bán (hoặc TK 111, 112...)
Có TK 152 - Nguyên vật liệu
Có TK 721 - Thu nhập bất thường (phần chiết khấu mua hàng)
Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ.
- Tăng NVL do doanh nghiệp tự sản xuất gia công, kế toán ghi:
Nợ TK 152 - Nguyên vật liệu
Có TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
- 9 -

- Tăng NVL do nhận góp vốn liên doanh - kế toán ghi:
Nợ TK 152 - Nguyên vật liệu
Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh.
- Tăng NVL do đã xuất ra sử dụng nay không sử dụng hết nhập lại kho -
kế toán ghi:
Nợ TK 152 - Nguyên vật liệu
Có TK 621 - Chi phí NVL trực tiếp.
3.1.3. Kế toán giảm NVL
Mọi trường hợp giảm vật liệu phải lập đầy đủ thủ tục chứng từ để làm cơ
sở ghi sổ kế toán. Các chứng từ giảm vật liệu bao gồm các chứng từ bắt buộc
sau:
- Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 08-VT)
Ngoài ra còn sử dụng một số chứng từ hướng dẫn như biên bản kiểm
nghiệm (mẫu 05-VT).
Kế toán giảm vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên như sau:
- Khi xuất vật liệu sử dụng trực tiếp cho chế tạo sản phẩm, dịch vụ hoặc
cho công tác quản lý doanh nghiệp, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho ghi:
Nợ TK 621 - Chi phí NVL trực tiếp
Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Khi xuất kho vật liệu để góp vốn liên doanh kế toán phản ánh trị giá
vốn góp theo giá Hội đồng liên doanh xác định, phần chênh lệch giữa trị giá
vốn ghi sổ với trị giá vốn góp được phản ánh TK 412 - Chênh lệch do đánh
giá lại:
Nợ TK 222 - Góp vốn liên doanh
Nợ TK 128 - Đầu tư tài chính ngắn hạn
Nợ TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản (chênh lệch giảm)

Có TK 152 - Nguyên vật liệu.
Nếu chênh lệch tăng ghi phần chênh lệch đó ở bên có TK 412 - Chênh
lệch đánh giá lại tài sản.
Kế toán NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ.
- 10 -
Để ghi chép kế toán NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ, kế toán sử
dụng TK 611 - Mua hàng: Tài khoản này phản ánh trị giá vốn có của hàng
luân chuyển trong tháng.
Kết cấu cơ bản TK 611 như sau:
- Bên Nợ ghi:
+ Trị giá vốn thực tế của hàng mua nhập kho.
+ Kết chuyển trị giá vốn của hàng tồn kho cuối kỳ từ TK 152 sang.
- Bên Có ghi:
+ Trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho.
+ Kết chuyển trị giá vốn thực tế của hàng tồn kho cuối kỳ sang TK 152.
Tài khoản này không có số dư và gồm 2 tài khoản cấp 2.
- TK 6111 - Mua nguyên vật liệu
- TK 6112 - Mua hàng hoá.
Phương pháp kế toán ở TK 611 - Mua hàng như sau:
- Đầu kỳ, kết chuyển trị giá vật liệu đang đi đường và vật liệu tồn kho
cuối kỳ trước sang TK 611 - Mua hàng.
Nợ TK 611 - Mua hàng
Có TK 151 - Hàng mua đang đi đường
Có TK 152 - Nguyên vật liệu.
- Trong kỳ, căn cứ vào phiếu nhập kho ghi trị giá vốn hàng nhập (giá
chưa có thuế đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT
và giá thanh toán đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế trực
tiếp trên GTGT) - kế toán ghi:
Nợ TK 611 - Mua hàng
Có TK 111, 112, 331...

Phần thuế GTGT ở đơn vị áp dụng phương pháp khấu trừ ghi ở bên Nợ
TK 133-Thuế GTGT được khấu trừ.
- Khoản tiền chiết khấu, giảm giá và hàng mua trả lại - ghi:
Nợ TK 331 - Phải trả người bán
Nợ TK 111 - Tiền mặt
....
Có TK 611 - Mua hàng.
- Các trường hợp tăng vật liệu do nhận vốn góp liên doanh - kế toán ghi:
- 11 -
Nợ TK 611 - Mua hàng
Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh.
- Cuối kỳ tính giá trị vật tư xuất kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh
hoặc gửi bán - kế toán ghi:
Nợ TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 157 - Hàng gửi bán
Có TK 611 - Mua hàng.
- Trị giá vật tư kiểm kê cuối kỳ được chuyển sang TK 152.
Nợ TK 152 - Nguyên vật liệu
Có TK 611 - Mua hàng.
3.1.4. Kế toán chi tiết NVL
Kế toán chi tiết vật liệu phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Tổ chức hạch toán chi tiết ở từng kho và ở bộ phận kế toán ở doanh nghiệp.
- Theo dõi hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại, nhóm,
thứ của NVL cả chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị.
- Đảm bảo khớp đúng về nội dung các chỉ tiêu tương ứng giữa số liệu kế
toán chi tiết với số liệu hạch toán chi tiết ở kho; giữa số liệu kế toán chi tiết
với số liệu kế toán tổng hợp.
- Cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết hàng ngày, tuần kỳ theo yêu

cầu quản trị hàng tồn kho.
Doanh nghiệp có thể hạch toán chi tiết NVL theo một trong các phương
pháp sau:
3.1.5. Phương pháp ghi thẻ song song.
- Ở kho:
Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất lưu
kho của từng danh điểm vật liệu ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho
do kế toán lập rồi ghi vào sổ đăng ký thẻ kho trước khi giao cho thủ kho ghi
chép. Thẻ kho được bảo quản trong hòm thẻ hay tủ nhiều ngăn, trong đó thẻ
kho được sắp xếp theo loại, nhóm, thứ của vật liệu, đảm bảo dễ tìm kiếm khi
sử dụng.
Hàng ngày khi có nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu thực tế phát sinh thủ kho
thực hiện việc thu phát vật liệu và ghi số lượng thực tế nhập xuất.
- 12 -
Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho thủ kho ghi số lượng thực tế
nhập xuất vật liệu vào thẻ kho của vật liệu có liên quan. Mỗi chứng từ được
ghi một dòng trên thẻ kho, cuối ngày thủ kho tính ra số lượng hàng lưu kho để
ghi vào cột "Tồn" của thẻ kho. Sau khi được sử dụng để ghi thẻ kho, các
chứng từ nhập xuất kho được sắp xếp lại một cách hợp lý để giao cho kế toán.
- Ở phòng kế toán:
Hàng ngày hay định kỳ 3 đến 5 ngày, nhân viên kế toán xuống kho kiểm
tra việc ghi chép của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho và nhận chứng
từ nhập, xuất kho về phòng kế toán. Tại phòng kế toán, nhân viên kế toán
hàng tồn kho kiểm tra chứng từ và hoàn chỉnh chứng từ rồi căn cứ vào các
chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào thẻ (sổ) chi tiết NVL, mỗi chứng từ được
ghi một dòng. Thẻ (sổ) chi tiết NVL được mở cho từng danh điểm NVL
tương tự thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất lưu kho theo chỉ
tiêu số lượng và chỉ tiêu thành tiền. Số liệu trên thẻ (sổ) chi tiết được sử dụng
để lập báo cáo nhanh về vật liệu theo yêu cầu quản trị hàng tồn kho.
Cuối tháng, kế toán cộng số liệu trên các thẻ (sổ) chi tiết NVL. Sau đó

căn cứ vào số liệu dòng cộng ở thẻ (sổ) chi tiết hàng tồn kho để ghi vào bảng
kê, nhập, xuất, lưu kho theo thứ, nhóm, loại NVL để có số liệu đối chiếu với
kế toán tổng hợp hàng tồn kho.
- Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng:
+ Ưu điểm:
Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo sự chính xác
của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn
kho.
+ Nhược điểm:
Khối lượng ghi chép lớn (đặc biệt trường hợp doanh nghiệp sử dụng
nhiều chủng loại NVL), ghi chép trùng lặp chỉ tiêu số lượng giữa kế toán và
thủ kho.
+ Điều kiện áp dụng:
Thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại NVL, khối lượng các
NVL nhập - xuất ít, phát sinh không thường xuyên, trình độ nhân viên kế toán
chưa cao.
3.1.6. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
- Ở kho:
Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ
song song.
- Ở phòng kế toán:
- 13 -
Định kỳ sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho từ thủ kho, kế
toán thực hiện kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ. Sau đó thực hiện tập hợp các
chứng từ nhập, xuất theo từng NVL (có thể lập bảng kê nhập, xuất NVL để
thuận lợi cho việc theo dõi và ghi sổ đối chiếu luân chuyển).
Sổ đối chiếu luân chuyển được kế toán mở cho cả năm và được ghi vào,
cuối mỗi tháng sổ được dùng để ghi chép tình hình nhập - xuất, lưu kho của
từng thứ NVL cả về chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu thành tiền. Mỗi thứ NVL
được ghi một dòng trên sổ. Sau khi hoàn thành việc ghi sổ đối chiếu luân

chuyển, kế toán thực hiện đối chiếu số liệu trên thẻ kho và số liệu kế toán
tổng hợp.
- Ưu, nhược điểm và phạm vi ứng dụng:
+ Ưu điểm:
Với phương pháp này khối lượng ghi chép có giảm bớt so với phương
pháp ghi thẻ song song.
+ Nhược điểm:
Vẫn trùng lặp chỉ tiêu số lượng giữa chi chép của thủ kho và kế toán.
Nếu không lập bảng kê nhập, xuất NVL thì việc sắp xếp chứng từ nhập,
xuất trong cả tháng để ghi sổ đối chiếu luân chuyển dễ phát sinh nhầm lẫn.
Việc kiểm tra đối chiếu chỉ được tiến hành vào cuối tháng vì vậy hạn chế
chức năng kiểm tra của kế toán.
Theo yêu cầu cung cấp thông tin nhanh phục vụ quản trị hàng tồn kho thì
các doanh nghiệp không nên sử dụng phương pháp này.
3.1.7. Phương pháp sổ số dư
- Ở kho:
Ngoài việc sử dụng thẻ kho để ghi chép tương tự 2 phương pháp trên,
thủ kho còn sử dụng sổ số dư để ghi chép số lưu kho cuối tháng của từng thứ
NVL theo chỉ tiêu số lượng.
Sổ số dư do kế toán lập cho từng kho, mở theo năm. Cuối mỗi tháng sổ
số dư được chuyển cho thủ kho để ghi số lượng NVL trên cơ sở số liệu từ các
thẻ kho.
- Ở phòng kế toán:
Định kỳ nhân viên kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho
của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập, xuất kho. Tại phòng kế toán,
nhân viên kế toán kiểm tra lại chứng từ và hoàn chỉnh chứng từ. Sau đó tổng
hợp giá trị (giá hạch toán) của hàng tồn kho theo từng nhóm, loại hàng nhập,
xuất để ghi vào cột "thành tiền" của phiếu giao nhận chứng từ. Số liệu thành
- 14 -