Hoạt động công chứng của nhân dân địa phương, thực trạng và giải pháp

lời nói đầu
Chí Linh là huyện miền núi nằm ở phía Bắc của tỉnh Hải Dơng, có dân số
15 vạn ngời, là mảnh đất địa linh nhân kiệt có nhiều di tích lịch sử đợc xếp hạng
Quốc gia. Với diện tích rộng 300 km
2
, có vị trí đặc biệt nằm giữa vùng tam giác
kinh tế Hà Nội Hải Phòng Quảng Ninh, là cửa ngõ của vùng rừng núi Đông
Bắc Bộ và vùng Đồng bằng Sông Hồng, với 3/4 diện tích là núi rừng. Có hệ thống
giao thông đờng bộ và đờng sắt huyết mạch nh quốc lộ 18 kéo dài từ đông sang
tây nối Hà Nội tới Quảng Ninh, đờng 183 nối liền trung tâm huyện tới thành phố
Hải Dơng- tâm điểm của 3 thành phố Hà Nội, Hạ Long và Hải Dơng. Là vùng đất
có nhiều nguồn tài nguyên quý giá phục vụ tốt cho phát triển ngành công nghiệp,
khu vực có nền kinh tế phát triển toàn diện, đây là khu công nghiệp trọng điểm
của địa phơng và của cả Quốc gia với rất nhiều nhà máy, xí nghiệp đóng trên địa
bàn. Dân số đông, nhiều thuận lợi về mặt tiềm năng kinh tế, nhiều nhà máy, xí
nghiệp, ngoài ra trên địa bàn huyện Chí Linh còn có rất nhiều trờng học, trờng
dậy nghề thu hút rất nhiều ngời ở nơi khác đến kéo theo sự phát triển mạnh mẽ
của nền kinh tế, xã hội. Cùng với sự phát triển mạnh của nền kinh tế, xã hội nhu
cầu công chứng, chứng thực của nhân dân ở địa phơng cũng tăng lên, đặc biệt là
trong những năm gần đây nhu cầu công chứng, chứng thực của nhân dân ngày
càng tăng rõ rệt.
Trớc năm 2001 tỉnh Hải Dơng chỉ có một Phòng Công Chứng nằm ở Thành
Phố Hải Dơng, nhu cầu công chứng, chứng thực của nhân dân chủ yếu đợc thực
hiện bởi hệ thống các Phòng T Pháp cấp huyện. Do những quy định về thẩm
quyền chứng thực của các Phòng T Pháp còn nhiều hạn hẹp dẫn đến không đáp
ứng đợc nhu cầu công chứng của nhân dân trên địa bàn, Phòng T Pháp chủ yếu
thực hiện chức năng chứng thực bản sao giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ còn công
chứng các loại hợp đồng, giao dịch khác hầu nh không thực hiện. Đối với địa ph-
ơng có nền kinh tế phát triển với nhiều trờng trạm, nhà máy, xí nghiệp đóng trên
địa bàn nh huyện Chí Linh thì Phòng T Pháp cấp huyện không đáp ứng đợc yêu
cầu, đòi hỏi phải có Phòng Công Chứng hoạt động chuyên nghiệp. Đáp ứng nhu

cầu đó thì Phòng Công Chứng số 2 đợc thành lập và hoạt động tại Thị Trấn Sao
Đỏ Huyện Chí Linh với 1 Trởng phòng, 1 Phó phòng đồng thời là Công Chứng
Viên, 1 Công Chứng Viên, 1 Kế toán và 5 cán bộ chuyên viên giúp việc.
Ngay từ khi đi vào hoạt động, Phòng Công Chứng số 2 đã khẳng định đợc
vị trí, vai trò của mình, không chỉ đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân địa
phơng mà còn phục vụ cả các huyện, các tỉnh lân cận. Với đà phát triển ngày càng
cao về các mặt kinh tế, chính trị, xã hội Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng
đã, đang và sẽ hoạt động ngày càng có hiệu quả. Tuy nhiên bên cạnh đó thì Phòng
Công Chứng số 2 còn gặp rất nhiều bất cập cần phải khắc phục để đáp ứng ngày
càng tốt hơn nhu cầu công chứng của nhân dân.
Xuất phát từ vị trí, vai trò của Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng nên vấn đề
Hoạt động công chứng của nhân dân địa phơng, thực trạng và giải pháp là
một vấn đáng quan tâm, vì vậy với cơng vị là một sinh viên về thực tập tại Phòng
Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng em xin nghiên cứu, viết đề tài này.
Nội dung
A. thực trạng công chứng của nhân dân trong sinh
hoạt cộng đồng tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải
Dơng:
I. Công chứng bản sao giấy tờ:
Quy trình công chứng bản sao tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng:
Quy trình công chứng bản sao đợc thực hiện: Ngời yêu cầu công chứng
đa bản gốc văn bản yêu cầu và bản sao cần công chứng vào cho Công chứng viên,
Công chứng viên trực tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, nghiên cứu và xem xét,
nếu đủ điều kiện công chứng thì tiến hành ký. Sau đó Công chứng viên chuyển cả
bản gốc và bản sao giấy tờ đã ký sang cho các cán bộ chức năng vào sổ, đóng dấu,
viết biên lai thu tiền và trả văn bản.
Công chứng bản sao là một chức năng phụ trong trong hoạt động công chứng
tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng, thế nhng nó lại trở thành hoạt động chính
và chủ yếu tại Phòng Công Chứng ở đây, hoạt động công chứng này chiếm khoảng
Ngời yêu cầu

công chứng
Công chứng viên
Nhân viên khác
trong phòng
gần 90% lợng công việc cũng nh là nguồn thu lệ phí công chứng của Phòng Công
Chứng số 2, thể hiện cụ thể nh sau:
- Năm 2001: Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng đợc 3.233 trờng hợp
trong tổng số 3.268 lợng việc công chứng của phòng.
- Năm 2002: Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng đợc 9.041 trờng hợp
trong tổng số 9.290 lợng việc công chứng của phòng.
- Năm 2003: Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng đợc 28.000 trờng hợp
trong tổng số 28.574 lợng việc công chứng của phòng.
- Năm 2004: Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng đợc 33.000 trờng hợp
trong tổng số 3.268 lợng việc công chứng của phòng.
- Quý I năm 2005: Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng đợc 3.233 trờng
hợp trong tổng số 3.268 lợng việc công chứng của phòng.
Do việc công chứng bản sao giấy tờ chiếm phần lớn công việc của Phòng
Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng, nên xác định đợc điều đó Phòng Công Chứng
số 2 Tỉnh Hải Dơng luôn luôn tập trung, chú trọng cải tiến lề lối làm việc, rút kinh
nghiệm từ chính các buổi làm việc hàng ngày, nâng cao công tác tiếp dân, trao đổi
thông tin hai chiều giữa cán bộ công chứng và ngời yêu cầu công chứng, từ đó rút
ra kinh nghiệm phục vụ tốt nhất cho nhu cầu công chứng của nhân dân, đảm bảo
tính nhanh chóng, kịp thời và chính xác, gián tiếp khuyến khích nhu cầu công
chứng của nhân dân.
Thực tế công chứng bản sao giấy tờ, Công chứng viên đã phát hiện đợc rất
nhiều sai sót từ bản gốc các giấy tờ đợc đem đến để yêu cầu công chứng. Các sai
sót đó có thể là còn thiếu, cha đầy đủ, sai về hình thức, nội dung, sai do cơ quan
có thẩm quyền cấp sai, xử lý sai hay cũng có nhiều trờng hợp ngời yêu cầu công
chứng cố tình làm sai nhằm phục vụ cho lợi ích cá nhân của mình. Trớc những sai
sót, vi phạm đó Công chứng viên xem xét: Nếu điểm sai nào có thể khắc phục đợc

thì trực tiếp yêu cầu ngời yêu cầu công chứng khắc phục ngay hoặc hớng dẫn họ
khắc phục theo trình tự, thủ tục luật định, chẳng hạn nh: Sổ hộ khẩu khi ngời dân
đem đến yêu cầu công chứng thờng gặp phải trờng hợp có một khẩu hoặc một số
khẩu bị sửa chữa mà không có phần đính chính ở phần sau về việc sửa chữa của
cơ quan có thẩm quyền cụ thể là Uỷ ban Nhân dân cấp xã, thị trấn, gặp trờng hợp
nh vậy thì Công chứng viên hớng dẫn, giải thích cho ngời yêu cầu công chứng về
Uỷ ban Nhân dân xã, thị trấn nơi cấp hộ khẩu xin cấp lại hoặc xin xác nhận; Tr-
ờng hợp ngời yêu cầu công chứng mang văn bằng, chứng chỉ đến công chứng, nh-
ng giữa các loại văn bằng đó lại không khớp nhau có thể là ngày, tháng, năm
sinh, có thể là họ tên,... gặp trờng hợp nh vậy Công chứng viên từ chối công
chứng, hớng dẫn họ cách hợp pháp hoá văn bằng, chứng chỉ (yêu cầu cơ quan có
thẩm quyền cấp lại hoặc cải chính...) Công chứng viên chỉ công chứng khi các
giấy tờ đó đã hợp pháp, hợp lý. Đối với loại văn bằng, chứng chỉ, đây là loại giấy
tờ Phòng Công Chứng số 2 thực hiện công chứng tơng đối nhiều vì xuất phát từ vị
trí có nhiều trờng trạm đóng trên địa bàn (trờng Cao đẳng Công nghiệp Cơ Điện,
trờng Công nhân Cơ giới 17, trờng Ôtô số 1, Trờng Quân chính Quân khu 3 và
nhiều trờng trung học khác), khi thực hiện hành vi công chứng, các Công chứng
viên phát hiện đợc rất nhiều sai sót, lỗi sai sót phần lớn do ngời yêu cầu công
chứng tạo lên nh tẩy xoá, thay tên, đổi họ hoặc có nhiều trờng hợp không học,
không có bằng nhng mợn bằng của ngời khác rồi tẩy xoá bằng hoá chất sau đó
điền tên tuổi của mình vào. Đối với những trờng hợp này khi công chứng phát
hiện ra thì Công chứng viên trực tiếp xử lý, tạm thu giữ tất cả các văn bằng, chứng
chỉ, giấy tờ giả mạo, ghi vấn là giả mạo bằng một biên bản tạm thu hẹn ngày đến
trả lời. Sau khi tạm thu cử ngời đi xác minh tại các cơ quan chức năng hoặc yêu
cầu các cơ quan xác minh, giám định. Khi nguời yêu cầu công chứng đến đúng
theo giấy hẹn thì, Công chứng viên tiến hành giải thích sau đó tiếp tục công chứng
nếu văn bản đó là đúng, thu giữ nếu giấy tờ đó là giả mạo, tẩy xoá, sai... gửi cơ
quan chức năng giải quyết, xử lý.
II. Công chứng bản dịch:
Sơ đồ quy trình công chứng bản dịch tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải D-

ơng:

Quy trình công chứng bản sao đợc thực hiện: Ngời yêu cầu công chứng
nộp văn bản yêu cầu dịch thuật, công chứng tại bàn Công chứng viên, Công
chứng viên xem xét, nếu thấy đủ điều kiện công chứng thì chuyển cho cán bộ phụ
trách dịch thuật, sau đó rồi cán bộ phụ trách dịch thuật gửi cho cộng tác viên dịch
thuật, sau khi dịch xong Cộng tác viên dịch thuật phải ký xác nhận bản dịch trớc
mặt Công chứng viên, Công chứng viên ký xác nhận chữ ký của cộng tác viên, sau
đó chuyển văn bản sang cho cán bộ phụ trách dịch thuật làm các thủ tục cần thiết
khác nh đóng dấu, ghi biên lai,... hoàn thiện bản dịch trả cho ngời yêu cầu dịch
thuật công chứng.
Nhu cầu công chứng bản dịch của nhân dân huyện Chí Lihh đã ngày càng
gia tăng. Năm đầu khi mới thành lập thì đông đảo quần chúng nhân dân hiểu còn
hạn chế về chức năng của Phòng Công Chứng, họ chỉ hiểu đơn thuần Phòng Công
Chứng thay Phòng T Pháp thực hiện công chứng, chứng thực bản sao giấy tờ, nh-
ng do sự phát triển của mạng lới thông tin liên lạc, tuyên truyền, phổ biến Pháp
luật cùng với nền kinh tế, xã hội phát triển ngày càng cao nên nhu cầu công
Người yêu cầu công
chứng
Công chứng viên
Cán bộ phụ trách dịch
thuật
Cộng tác viên dịch
thuật
chứng các loại hợp đồng ngày càng tăng lên, ngời dân khi có nhu cầu thì họ đã tự
tìm hiểu và đến với Phòng Công Chứng để công chứng. Nhờ vậy mà kết quả công
chứng bản dịch trong những năm qua đã gia tăng đáng kể:
- Năm 2001: Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng đã công chứng đợc
29 bản dịch giấy tờ trong tổng số3.268 số lợng việc công chứng của phòng.
- Năm 2002: Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng đã công chứng đợc

182 bản dịch giấy tờ trong tổng số 9.290 số lợng việc công chứng của phòng.
- Năm 2003: Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng đã công chứng đợc
455 bản dịch giấy tờ trong tổng số 28.574 số lợng việc công chứng của phòng.
- Năm 2004: Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng đã công chứng đợc
470 bản dịch giấy tờ trong tổng số 33.784 số lợng việc công chứng của phòng.
- Quý I năm 2005: Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng đã công chứng
đợc 105 bản dịch giấy tờ trong tổng số 6.794 số lợng việc công chứng của phòng.
Với tinh thần tích cực của cán bộ, nhân viên Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh
Hải Dơng cùng toàn thể các Cộng tác viên dịch thuật nên số lợng cũng nh chất l-
ợng của các bản dịch đã ngày càng đợc nâng cao, các bản dịch hầu hết đều đợc trả
trong ngày hôm sau, chỉ có một số trờng hợp do số lợng dịch nhiều thì thời gian
trả có thể từ 3 đến 7 ngày.
Để đáp ng đợc ngày càng tốt nhu cầu phát triển của nhân dân thì Phòng
Công Chứng số 2 đã không ngừng ký hợp động dịch thuật với các Cộng tác viên
dịch thuật, các Cộng tác viên đều là ngời có trình độ ngoại ngữ chuyên nghành đại
học.
Với mạng lới Cộng tác viên đông đảo, nhu cầu dịch thuật và công chứng
bản dịch đợc tiến hành nhanh, gọn, đảm bảo đợc tính chính xác, kịp thời, các văn
bản dịch thuật đều đợc trả cho ngời yêu cầu công chứng chậm nhất trong một
tuần.
Trong thời đại công nghiệp hoá, hiện đại hoá thì hoạt động giao lu, hợp tác,
học tập, công tác, lao động ở nớc ta cũng nh nhân dân nớc ngoài đến học tập,
công tác, giao lu, lao động ở nớc ta ngày càng nhiều kéo theo nhu cầu về công
chứng bản dịch ngày càng cao.
Nh Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng thì ngay sau khi hoạt động đơn
vị đã củng cố đợc một mạng lới Cộng tác viên dịch thuật của hầu hết các thứ tiếng
thông dụng nh tiếng Anh, Đức, Trung Quốc...... các Cộng tác viên của đơn vị đều
là những cử nhân tốt nghiệp đại học có trình độ chuyên môn lâu năm và đã đợc
thi, tuyển chọn, xét duyệt và chấp nhận nên các bản dịch đều đảm bảo tính chính
xác cao.

Trong quá trình hợp tác cùng Cộng tác viên thì đơn vị đã tiến hành công
nhận Cộng tác viên dịch thuật cho nhiều ngời, tạo cơ sở pháp lý cần thiết để hoạt
động dịch thuật đi vào nề nếp, đặc biệt là việc Phòng Công Chứng đã không
ngừng cộng tác thêm Cộng tác viên dịch thuật về các thứ tiếng khác mà hiện cha
có theo nhu cầu của nhân dân.
III. Công chứng hợp đồng, giao dịch:
Quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch tại phòng công chứng số 2 Tỉnh
Hải Dơng:

Người yêu cầu
công chứng
Công chứng
viên
Trưởng phòng
Cán bộ tiếp
nhận hồ sơ