GIÁO TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH BẢO QUẢN TÀI LIỆU potx

GIÁO TRÌNH

LẬP KẾ HOẠCH BẢO
QUẢN TÀI LIỆU

Mục lục

Lên kế hoạch bảo quản là gì?

Lên kế hoạch và đánh giá công tác bảo quản

Khảo sát đánh giá các nhu cầu về bảo tồn

Sắp xếp các hoạt động bảo tồn theo thứ tự ưu tiên

Chính sách thu thập tư liệu và công tác bảo quản

Lập kế hoạch bảo quản: thư mục chọn lọc

Những vấn đề cần quan tâm trong công tác bảo quản về việc thiết kế
toà nhà lưu trữ: thư mục chọn lọc

Nguồn thông tin


Sherelyn Ogden

Thư viện, cơ quan lưu trữ, bảo tàng
và các hội bảo tồn lịch sử không chỉ

có nhiệm vụ thu thập, diễn giải và
trưng bày các tư li
ệu có giá trị minh
chứng lịch sử mà còn có trách
nhiệm bảo quản lâu dài, đ
ảm bảo an
ninh và tạo điều kiện thuận lợi cho
việc tiếp cận các tư liệu đó. Hiệp hội
bảo tàng Mỹ đã nhận thức được
trách nhiệm này. Hiệp hội này đã
chỉ ra trong “Các quy chuẩn đạo
đức nghề nghiệp của ngành bảo
tàng” trong đó chỉ rõ cơ quan bảo
tàng phải đảm bảo “các tư liệu mà
bảo tàng quản lý phải được bảo vệ,
không làm mất mát, không bị gây
trở ngại, được theo dõi sát sao và
được bảo quản tốt”. Bảo quản là
một phần không thể thiếu được
trong nhiệm vụ của một cơ quan
văn hoá, do đó việc lên k
ế hoạch bảo
qu
ản phải l
à m
ột bộ phận trong
tổng thể kế hoạch mang tính chiến
lược của công tác này.
+ Lên kế hoạch bảo quản là m
ột quá

trình đòi hỏi phải xác định các yêu
cầu chung và cụ thể đối với việc bảo
vệ các tư liệu đã thu thập được, việc
này đòi hỏi phải xác định được các
trường hợp cần ưu tiên, và cũng
phải định rõ được các nguồn vốn để
thực hiện công việc.
+ Mục đích chính của việc lên kế
hoạch là xác định được một quy
trình hoạt động cho phép cơ quan
đó lập được một chương trình bảo
quản cho cả hiện tại và tương lai.
+ Hơn nữa, quá trình này còn giúp
cho các cơ quan xác định rõ những
việc phải làm và những việc không
bao giờ nên làm, nhờ đó vốn tài liệu
có thể được sử dụng một cách hợp
lý.
L
ập kế hoạch bảo quản d
ài h
ạn

Kết quả của quá trình lập kế hoạch
là việc thiết lập được một kế hoạch
bảo quản dài hạn thể hiện bằng văn
bản. Đó là một tư liệu quan trọng
mà bất cứ một cơ quan nào cũng
cần phải có.
+ Một kế hoạch bảo quản dài hạn

phải phác thảo được những yêu cầu
bảo quản của cơ quan và phải vạch
ra được một quy trình hoạt động để
đáp ứng được những yêu cầu của
việc thu thập tư liệu.
+ Kế hoạch đó đưa ra một khuôn
mẫu để thực hiện những mục tiêu
đề ra và những trường hợp cần ưu
tiên theo một cách thức hợp lý và
hiệu quả; nó là công cụ để đạt được
những việc cần nhất trí làm trước
trong một giai đoạn đã định. Kế
hoạch đó giúp duy trì sự liên tục và
tính nhất quán theo thời gian của
m
ột ch
ương tr
ình b
ảo quản.

+ Kế hoạch này phải thể hiện được
vai trò và tầm quan trọng của công
tác bảo quản, giúp thấy được bảo
quản là một công việc có vị trí
ngang với các công việc như thu
thập tư liệu, diễn giải và nghiên cứu.

+ Kế hoạch là một sự trợ giúp quan
trọng trong việc đảm bảo những
nguồn vốn cần thiết để hỗ trợ thực

hiện những việc cần làm.
+ Kế hoạch ghi lại những hoạt động
bảo quản trong hiện tại và quá khứ,
cũng như những nỗ lực trong tương
lai của cơ quan.
Kế hoạch bảo quản cần phải phù
h
ợp với các biện pháp quản lý trọng
yếu khác của cơ quan, chẳng hạn
như các chủ trương về quản lý thu
thập tư liệu. Kế hoạch bảo quản
không nên được soạn thảo một cách
tách biệt mà nên được soạn trên
cùng m
ột khung tham chiếu

áp
dụng cho tất cả các kế hoạch và chủ
trương về thu thập tư liệu. Khung
tham chiếu này là phương hướng
hoạt động của cơ quan. Mọi chủ
trương và các vấn đề quản lý phải
được thực hiện phù hợp với chức
năng và nhiệm vụ của cơ quan và
phải được hiểu cũng như thực thi
trong khuôn khổ của nó.
K
ế hoạch bảo quản cần phải dễ hiểu
và phải bao quát được toàn bộ các
nguồn tư liệu của cơ quan. Sự kết

hợp toàn bộ các nguồn tư liệu thu
thập được vào bản kế hoạch là vô
cùng thiết yếu đối với việc thúc đẩy
sự hiểu biết đầy đủ trong việc ưu
tiên xây dựng kế hoạch bảo quản
dài hạn. Ngoài ra , sự kết hợp như
vậy sẽ tạo ra sự liên kết giữa các
hoạt động bảo quản với các chương
trình kế hoạch mang tính chiến lư
ợc
khác. Một kế hoạch bảo quản có
hiệu quả là một kế hoạch thiết thực
và kh
ả thi. Một kế hoạch nằm ngo
ài
khả năng thực hiện và chi trả của c
ơ
quan là một kế hoạch vô dụng.
Trong khi kế hoạch cần phải đưa ra
tất cả những yêu cầu bảo quản thì
nó cũng cần phải chú ý đến các
bước có thể đạt được nhờ nguồn
vốn sẵn có hoặc huy động được (ví
dụ như nh
ờ các khoản viện trợ hoặc
gây quỹ)
Kế hoạch của từng cơ quan là khác
nhau. Có những kế hoạch dài hạn,
phức tạp và chi tiết, lại có những kế
hoạch ngắn gọn và đơn giản. Tuy

nhiên, tất cả mọi kế hoạch đều phải
dựa trên kết quả khảo sát đánh giá
nhu cầu của từng cơ quan.
Khảo sát đánh giá nhu cầu
Khảo sát đánh giá nhu cầu có tính
then chốt đối với việc lập kế hoạch
bảo quản và phải được tiến hành
trước khi soạn thảo kế hoạch. Kế
hoạch bảo quản dựa trên các nhu
c
ầu của c
ơ quan và các ho
ạt

đ
ộng
đặt ra để đáp ứng các yêu cầu đó.
Những thông tin này phải được đưa
vào các báo cáo khảo sát. Nhiều cơ
quan chỉ có báo cáo khảo sát xem
xét các nhu cầu đối với các tư liệu
thu thập được nói chung. Đối với
một số cơ quan có nhiều hệ thống t
ư
liệu và các nhu cầu lên kế hoạch
phức tạp thì cần thiết phải có thêm
những khảo sát đề cập đến những
khó khăn cụ thể hoặc những yêu
cầu về các tư liệu cụ thể hoặc các
loại tư liệu khác nhau.

Vì khảo sát là bộ phận quan trọng
để cơ quan căn cứ vào đó mà lên kế
hoạch bảo quản, cho nên tiến hành
các khảo sát đáp ứng được yêu cầu
lập kế hoạch của cơ quan là điều vô
cùng quan trọng.
+ Khảo sát phải đánh giá được các
chủ trương, việc thực hiện và các
điều kiện của cơ quan có ảnh hư
ởng
đ
ến công tác bảo quản các t
ư li
ệu
lưu trữ.
+ Khảo sát phải nêu được tình tr
ạng
chung của toàn bộ các tư liệu lưu
trữ, phải chỉ ra được những gì cần
làm để cải thiện tình trạng đó, cũng
như bằng cách nào để bảo quản các
tư liệu đó lâu dài.
+ Khảo sát cũng phải xác định đư
ợc
các yêu cầu bảo quản c
ụ thể, phải đề
xuất được các hoạt động đáp ứng
được yêu cầu đó và ưu tiên thực
hiện các hoạt động đã được đề xuất
đó.

Toàn bộ toà nhà lưu trữ vốn tư liệu
cũng cần phải được khảo sát. Cần
phải xác định cho được những rủi
ro đối với vốn tư liệu thu thập, phải
tính đến các yếu tố như môi trường,
bảo quản, an ninh, vấn đề sử dụng,
trông coi, xử lý bảo quản, các chủ
trương và việc thực hiện. Cũng cần
lưu ý rằng bản thân tòa nhà dùng
đ
ể l
ưu tr
ữ các t
ư li
ệu cũng đ
ư
ợc coi
là một phần của công tác lưu trữ.
Đó là các toà nhà có kết cấu mang
tính lịch sử hoặc có giá trị kiến trúc
cao. Trong trường hợp này các hoạt
động bảo quản toà nhà cũng phải
được coi trọng như các hoạt động
bảo quản vốn tư liệu.
Tất cả những thông tin trên phải
được ghi lại trong các báo cáo khảo
sát chính thức một cách rõ ràng, dễ
hiểu và được trình bày theo khuôn
mẫu thống nhất, bằng cách này mọi
thông tin sẽ được sắp xếp và trích

dẫn một cách dễ dàng. Báo cáo là
công cụ để soạn thảo các kế hoạch
bảo quản; nó phải chứa đựng các
thông tin dễ hiểu và dễ sử dụng.
Sẵn sàng hỗ trợ
Các chương trình d
ịch vụ trong lĩnh
vực này của địa phương luôn sẵn
sàng hỗ trợ các cơ quan văn hoá về
tất cả các khía cạnh liên quan đến
vi
ệc lập kế hoạch bảo quản. Các
chương trình này tài trợ các hội
thảo, tiến hành đánh giá các yêu c
ầu
chung và tiến hành khảo sát riêng
từng mục, đồng thời hướng dẫn
nhân viên trong cơ quan tiến hành
các khảo sát tại chỗ. Để có thêm
thông tin, hãy liên hệ với trung tâm
bảo quản về các thông tin liên quan
đến các chương trình dịch vụ trong
lĩnh vực này của địa phương.


Tiến sĩ Margaret Child
Không nên coi việc thiết kế một
chương trình bảo quản như m
ột quy
trình đặc thù đòi hỏi sự thành thạo

chuyên môn trong lĩnh vực hoá học
liên quan đến quy trình xử lý giấy
hoặc đòi hỏi các kỹ năng bảo quản
mang tính thực hành. Thực ra quá
trình này tương tự như việc ra các
quy
ết định quản lý khác: một quá
trình phân bổ các nguồn tư liệu sẵn
có cho các hoạt động và các chức
năng quan trọng đối với việc tiến
hành các nhiệm vụ của cơ quan. Để
việc ra các quyết định về công tác
bảo quản được thực sự rõ ràng,
chúng ta cần phải coi bảo quản như
là một khâu quan trọng của việc
quản lý các tư liệu thu thập được.
Giống như các chương trình khác,
mục tiêu và các ưu tiên trong
chương trình bảo quản cần phải
đư
ợc xuất phát từ chức năng, nhiệm
vụ và định hướng hoạt động của cơ
quan. Những mục tiêu này cần phải
được xác lập dựa trên các chủ
trương rõ ràng về vấn đề thu thập
tư liệu. Nếu như định hướng hoạt
động hoặc chủ trương thu thập tư
liệu của cơ quan lập kế hoạch lại
mang tính chung chung, mơ hồ thì
cần phải viết lại các tài liệu đó sao

cho chúng phản ánh được mục tiêu
th
ực sự của c
ơ quan lưu tr
ữ, bảo
tàng, thư viện và phải thể hiện rõ
việc thu thập tư liệu đã giúp gì cho
các mục tiêu đó.
Việc bảo quản tài sản của một cơ
quan lưu trữ, bảo tàng và thư viện
được chia theo hai tiêu chí. Tiêu chí
thứ nhất là bảo quản dự phòng, loại
bảo quản này chú trọng đến việc
ngăn chặn sự xuống cấp của toàn b
ộ
các tư liệu nói chung. Tiêu chí thứ
hai là các biện pháp bảo quản phục
chế nhằm sửa lại tình trạng xuống
cấp về mặt lý tính hoặc hoá tính.
Bảo quản phục chế đòi hỏi một
lượng nhân công đông đảo và
thường cần đến các chuyên gia có
chuyên môn cao, do đó bảo quản
phục chế rất tốn kém và thường chỉ
giới hạn trong phạm vi chọn lọc
toàn bộ các hiện vật tư liệu sưu tập.
Bất cứ một quy trình lên kế hoạch
nào cũng phải đưa ra được một
chương trình có sự kết hợp của hai
tiêu chí trên.

Phương pháp lập kế hoach.
Việc lập kế hoạch bảo quản cần
phải áp dụng phương pháp lên kế
hoạch chiến lược đạt quy chuẩn.
Hơn nữa, cần phải phát triển một
hệ thống các công cụ chuyên biệt để
giúp các nhân viên bảo tàng, nhân
viên lưu trữ và các nhân viên thư
viện đánh giá được các yêu cầu về
bảo quản và định ra các chuẩn ưu
tiên để phục vụ yêu cầu đó. Tài liệu
thực hành “ Lên kế hoạch bảo
quản: Hướng dẫn viết kế hoạch dài
hạn” của Trung tâm bảo quản tư
liệu Đông Bắc có ý định hỗ trợ các
cơ quan đã hoàn tất việc đánh giá
yêu cầu cho việc soạn thảo các kế
hoạch dài hạn. Hiệp hội các thư vi
ện
nghiên cứu đã đưa ra “Chương
trình lên kế hoạch bảo quản”. Các
chương trình này mặc dù nhằm vào
các thư viện nghiên cứu và có ý đ
ịnh
đư
ợc thực hiện d
ư
ới sự hỗ trợ t
ư

vấn của các nhà quản lý công tác
bảo quản có kinh nghiệm, nhưng
các chương trình này cũng có thể
cung cấp những thông tin hữu ích
cho việc đánh giá các vấn đề mà các
nơi này quan tâm. CALIPR là
chương trình phần mềm trọn gói có
thể hỗ trợ mọi cơ quan bảo t
àng thư
viện ở California thực hiện việc
đánh giá các yêu cầu bảo quản đơn
giản. Các công cụ này cũng như các
công cụ khác trong lĩnh vực này
giúp các nhà quản lý đánh giá được
các yêú tố cơ bản trong việc lập kế
hoạch bảo quản: mức độ các tư liệu
lưu trữ có thể gặp rủi ro, do nhiều
yếu tố khác nhau; các bộ sưu tập có
giá trị lâu bền nhất trong các nguồn
tư liệu; khả năng về mặt thời gian,
nhân lực, khả năng về kỹ thuật
chuyên môn, và khả năng tài chính;
khả năng thực thi mang tính chính
trị đối với một số hoạt động cụ thể.
Kết quả của việc tính toán này phải
đư
ợc kết hợp để tạo ra một danh
mục các quy chuẩn ưu tiên.
Tính toán rủi ro
C

ần phải có các dữ liệu đáng tin cậy
v
ề mọi khía cạnh khó khăn của công
tác bảo quản trong từng cơ quan
bảo tàng, thư viện để bư
ớc đầu phục
vụ cho việc thiết lập các chính sách
ưu tiên trong công tác bảo quản của
cơ quan đó. Cần phải thu thập các
thông tin về mức độ và các dạng
xuống cấp, về các điều kiện môi
trường trong đó các tư liệu được l
ưu
giữ và sử dụng, và về hệ thống các
chủ trương biện pháp như xác định
cháy nổ và các biện pháp an ninh
bảo vệ các hiện vật tư liệu lưu trữ
trước các nguy cơ bị huỷ hoại hoặc
mất mát.
Khảo sát các điều kiện bảo quản
Nhiều thư viện nghiên cứu lớn đã
tiến hành các khảo sát tình hình m
ột
cách k
ỹ l
ư
ỡng về các c
ơ quan lưu
trữ của họ trong suốt 15 năm qua.
Các khảo sát này đã đưa ra các dữ

liệu đáng tin cậy về tỷ lệ giấy axít,
về độ giòn của giấy, về mức độ mất
các c
ột chữ, về sự xuống cấp của các
văn bản và hình vẽ và về tỷ lệ các
trang bìa bị hỏng do thiếu các trang
bìa phụ để bảo vệ. Có khá nhiều tài
liệu liên quan đến điều này. H
ầu hết
các khảo sát đều đưa ra cùng một
dạng xuống cấp, vì vậy các cơ quan
khác không cần phải điều tra kỹ
nữa trừ khi cơ quan đó lưu trữ các
chủng loại tư liệu khác hoặc lưu trữ
trong các điều kiện đặc biệt kém.
Tuy nhiên, sẽ là hữu ích nếu mỗi cơ
quan có ít nhất một mẫu tư liệu nhỏ
trong kho tư liệu riêng của mình,
vừa để khẳng định rằng các mẫu đó
tuân theo các dạng mẫu chuẩn quốc
gia vừa để làm vật minh hoạ để
đăng ký xin ngân sách và chuẩn bị
để xin các dự án tài trợ.
Kh
ảo sát môi tr
ư
ờng

Để có được các dữ liệu phục vụ cho
việc xây dựng kế hoạch về môi

trường lưu trữ các tư liệu, mỗi cơ
quan phải đo và ghi lại nhiệt độ, độ
ẩm tương đối để thấy được sự dao
động về nhiệt độ và độ ẩm trong
ngày và trong năm. Có thể nhận
được hỗ trợ xác lập chương trình
giám sát này qua chương trình dịch
vụ trong lĩnh vực bảo quản của địa
phương, qua các thư viện của bang
có chương trình bảo quản hoặc qua
các thư viện của các trường đại học
gần đó có ban quản lý về công tác
bảo quản. Hỗ trợ từ phía các nhà tư
vấn có lúc cũng cần thiết để có thể
diễn giải một cách chính xác các dữ
liệu thu thập được, nhờ đó có thể
chọn lựa các cách phục chế.
Làm thế nào để giám sát một cách
bao quát về sự thay đổi khí hậu
trong từng kho tài liệu là vấn đề
mang tính qu
ản lý, m
à v
ấn đề n
ày
lại phụ thuộc vào các điều kiện tại
chỗ và phụ thuộc vào phạm vi
nguồn tư liệu trong kho để có thể
tiến hành các khảo sát như vậy.
Trong việc khảo sát về điều kiện

môi trường của mỗi cơ quan cần
phải chú ý đến các nguy cơ thiệt hại
tiềm tàng như việc tiếp xúc với ánh
sáng qua cửa sổ hoặc ánh sáng tổng
hợp. Lý tưởng là, mức độ ô nhiễm
cũng phải được xem xét, nhưng
thực tế thì hầu hết những rắc rối về
ô nhiễm đều phải đợi đến khi có sự
đổi mới toàn bộ hoặc thay thế hệ
thống HVAC.
Khảo sát hệ thống bảo vệ và sử
dụng
Ngoài ra, lên m
ột kế hoạch hiệu quả
cho chương trình bảo quản đòi hỏi
cơ quan lưu trữ, bảo tàng, thư viện
phải xem xét rất nhiều các hệ thống
khác nhau, các quy tắc và các chủ
trương chính sách đ
ã
đ
ịn
h, đ
ể đề
phòng thiệt hại gây ra cho các tư
liệu lưu trữ từ việc lưu kho, s
ử dụng
và trao đổi cũng như từ các hiểm
họa, phá hoại và tr
ộm cắp. Đảm bảo

thực hiện đúng các biện pháp bảo
vệ, các quy tắc và các chủ trương
cho phép đánh giá được mức độ các
tư liệu sẽ xuống cấp trong t
ương lai,
cũng như trước các thiệt hại bất
ngờ.
Kết cấu của toà nhà cũng cần phải
được khảo sát để có thể tiên liệu các
nguy cơ có thể xảy ra như rò r
ỉ hoặc
gây cháy nổ. Hệ thống xác định và
dập cháy cũng cần phải được kiểm
tra đánh giá. Các hệ thống an ninh,
gồm cả đơn giản lẫn phức tạp và
việc lên các kế hoạch đối phó với
thảm hoạ cũng cần phải được xem
xét. Cũng cần phải kiểm tra việc
đào tạo người sử dụng và nhân viên
trong việc trông coi và sử dụng các
tư liệu lưu trữ và cũng cần đánh giá
các thi
ết bị l
ưu tr
ữ, các hợp đồng
đóng sách và việc bảo quản
microfilm, các hình th
ức hộp để bảo
quản, lưu trữ, và các vật liệu dùng
trong công tác bảo quản và phục

chế. Có thể cũng hữu ích khi theo
dõi một số các tư li
ệu, ấn phẩm ngay
từ khâu bổ sung thông qua trang
bìa, túi bọc hoặc các túi đựng, qua
ca-ta-lô, qua việc xếp đặt trên giá,
qua việc phát hành và qua việc trao
đổi giữa các thư viện, nhờ đó có thể
xác định được tất cả các vấn đề về
những thủ tục hoặc việc sử dụng có
thể làm hư hại đến tư liệu đó. Tiến
hành các hoạt động như vậy sẽ chỉ
rõ được những ảnh hưởng của
những thiệt hại tiềm tàng trong các
công việc này.
Xác định giá trị
Các nhân viên bảo tàng, thư viện cố
gắng phát triển kế hoạch chiến lược
cho chương trình bảo quản cũng
c
ần đ
ánh giá chi
ều sâu, tầm rộng
của các khu khác nhau trong số các
tư liệu lưu trữ để có thể đánh giá
được giá trị tri thức của các tư liệu
ấn phẩm đó. Trong thư viện thì t
ổng
quan phân nhóm các khu vực tra
cứu đã chứng tỏ là một công cụ hữu

hiệu. Chương trình phần mềm
CALIPR, như đã đề cập trên đây,
đã đưa ra bốn câu hỏi đơn giản với
ý định đánh giá giá trị của các tài
liệu ấn phẩm dưới khía cạnh là
nguồn tài liệu của toàn bộ thư viện
của bang.
Một khi cơ sở thư viện không chọn
lựa bất cứ công cụ nào đã nêu trên
đây thì các câu hỏi sau sẽ giúp thiết
lập các nghiên cứu lâu dài hoặc giá
trị giáo dục của các tài liệu và các
ấn phẩm về mặt ưu tiên của cơ sở v
à
về toàn bộ các tài liệu đề cập đến
vấn đề này:
1. Tầm quan trọng của nội dung mà
các tài li
ệu hoặc ấn phẩm

này đ
ề
cập đến là gì? Các tài liệu n
ày có giá
trị chủ yếu mang tính địa phương,
toàn bang, cục bộ, toàn quốc hay
quốc tế?
2. Các tài liệu ấn phẩm này có liên
quan gì đến các tài liệu cùng chủ đề
đang lưu trữ tại thư viện?

3. Các tài liệu này có liên quan gì
đến các tài liệu cũng cùng đề tài ở
các thư viện khác?
4. Thông tin trong các tài liệu n
ày là
duy nhất hay sao chép lại thông tin
đã được ghi chép, phát hành hoặc
lưu giữ tại các thư viện khác?
5. Cơ sở thư viện có cam kết sẽ tiếp
tục thu thập tài liệu về đề tài này
không?
6. Tại sao lại cần phải đầu tư vào
việc bảo quản các tài liệu n
ày hơn là
thu thập các tài liệu mới?
7. Vi
ệc phá huỷ các t
ài li
ệu n
ày có
ảnh hưởng gì đến việc minh chứng
và hiểu biết về vấn đề này?
Thông qua tiến trình này, dễ dàng
nhận ra rằng đa số các tài liệu lưu
trữ ở hầu hết các thư viện đều
không có giá trị lâu dài. Tuy vậy,
các tài liệu này lại đang được lưu
tâm, vì vậy chúng cần phải được
bảo vệ để tránh xuống cấp và hư
hỏng để có thể sử dụng càng lâu

càng tốt.
Các nhà đánh giá c
ũng cần phải xác
định được liệu các tài liệu ấn phẩm
này có giá trị thực sự không thông
qua việc xem xét các giá trị tượng
trưng, giá trị tiền tệ và giá tr
ị cổ của
nó. Các giá trị nội tại này sẽ ảnh
hưởng đến các ưu tiên trong công
tác bảo quản. Thường thường điều
đó cũng sẽ xác định liệu có thể chấp
nhận việc in ấn lại các tư liệu hoặc
việc chọn các biện pháp bảo quản