Giải pháp cho vấn đề lưu trữ các tài liệu khổ lớn potx

Giải pháp cho vấn đề lưu trữ các tài liệu khổ lớn

Mary Todd Glaser - Giám đốc phụ trách bảo quản tài liệu giấy Trung tâm
bảo quản tài liệu Đông Bắc
Nhiều viện nghiên cứu thường xuyên gặp rắc rối trong việc lưu trữ bản đồ, áp
phích, các bản in có khổ lớn… Những tài liệu này rất cồng kềnh và dễ bị hư
hỏng, nhất là khi không được đóng khung hay bọc lót phía sau để bảo quản.
Cách tốt nhất không phải là cuộn tròn chúng lại mà là cất chúng trong những
ngăn kéo phẳng hoặc các chiếc hộp lưu trữ có đáy bằng. Tuy nhiên, bên trong
hộp hay ngăn kéo vẫn cần dùng thêm một số vật dụng khác để tăng cường
bảo quản các tài liệu này như cặp tài liệu hoặc bao bì phù hợp. Nhưng khi có
những tài liệu có kích thước lớn hơn các ngăn kéo sẵn có thì người ta cần
phải tìm ra những giải pháp khác. Một vài giải pháp như vậy được đề cập đến
ở phần cuối của bài này.
Dụng cụ lưu trữ
Tủ lưu trữ bản đồ (Hộp phẳng)
Các tủ đựng bản đồ bao gồm nhiều ngăn kéo rộng nhưng không sâu này rất
cần thiết đối với các kho tài liệu ngoại cỡ. Cũng giống như các tủ lưu trữ tác
phẩm nghệ thuật hay tài liệu khác, cần phải lựa chọn chúng một cách kỹ
càng. Cúng không những phải bảo vệ tài liệu về hình thức mà còn phải được
chế tạo từ nhiều vật liệu bền vững về mặt hoá học mà không gây hại cho
giấy. Tủ bằng kim loại sẽ tốt hơn tủ bằng gỗ, nhưng không phải tất cả các tủ
bằng kim loại là an toàn 100%. Chúng ta biết rằng tủ bằng thép có tráng men
là loại được ưa thích hơn cũng có thể sẽ gây ra nhiều vấn đề rắc rối . Nếu
men không được nung đủ lâu hoặc đủ nhiệt độ, nó có thể toả ra những chất dễ
bay hơi như fomatđêhyt gây nguy hại cho giấy in. Đã có một cuộc thử
nghiệm xem dụng cụ bằng thép tráng men có an toàn hay không. Nhưng cuộc
thử nghiệm này đòi hỏi nhiều thiết bị phân tích phức tạp. Có một cuộc thử
nghiệm khác giản đơn hơn dù ít chính xác hơn, như được đề cập đến trong
Bài chỉ dẫn của NEDCC “ Storage furniture: A Brief Review of Current
Options”

Những chiếc tủ lưu trữ bằng kim loại hiện đang được nói đến được phủ một
lớp bột polymer tinh khiết không tan. Những chiếc tủ này rất kín. Các dụng
cụ làm bằng nhôm đã ion hoá cũng là một sự lựa chọn tuyệt vời. Thứ kim
loại nhẹ này rất bền, và vì chúng không toả ra các khí độc nên không gây ra
phản ứng. Để biết nguồn cung cấp các sản phẩm này, hãy tham khảo tài liệu
của NEDCC đã được đề cập đến ở phần trên.
Tủ bằng gỗ với các ngăn kéo dẹt vốn được sử dụng rất phổ biến, thế nhưng
gỗ còn toả ra một lượng khí có hại với khối lượng lớn hơn rất nhiều so với tủ
được tráng men. Ngay cả các tủ gỗ cũ cũng có thể hỏng, nhất là tủ bằng gỗ
sồi. Nếu bạn có tủ bằng gỗ và chưa có đủ khả năng để thay thế chúng thì hãy
ngăn các ngăn kéo bằng một số vật liệu dưới đây, và nếu có thể, gắn kín lại
để giảm thiểu sự bốc hơi.
Những vật liệu thích hợp để ngăn các ngăn kéo bên trong các tủ gỗ bao gồm
phim nhựa polyester (Mylar), tấm ván 4 lớp làm từ 100% vải vụn, hoặc
Marvelseal – làm từ nhôm cán mỏng, và nhựa cứng. Trong đó, Marvelseal
được khuyến khích sử dụng hơn cả, vì khác với Mylar hay ván làm từ vải
vụn, các loại khí hoàn toàn không thể xâm nhập qua nó được.
Những loại kể trên đều là các tấm ngăn có tính thụ động. Ngoài ra còn có
nhiều loại sản phẩm làm vách ngăn khác có khả năng bảo vệ tốt hơn. Đó là
những loại vật liệu giấy có chưa cácbon đã hoạt hoá và hợp chất zeolite.
Chúng giống như một chiếc sàng phân tử có thể tách những chất khí có hại ra
khỏi môi trường. Vì những sản phẩm này tương đối mới nên người ta ít biết
đến tác dụng lâu dài của chúng. Nếu có thể, những cái sàng này sẽ được tận
dụng đúng lúc. Tuy nhiên, các sản phẩm như vậy có nhiều công dụng và rất
đáng xem xét.
Trước khi ngăn các ngăn kéo của tủ gỗ ra bằng các vách ngăn, việc gắn các
khe gỗ lại cũng có thể có tác dụng bảo vệ. Mặc dù không có chất phủ hoặc
chất kết dính nào có thể hoàn toàn ngăn cản sự thoát hơi, nhưng polyurethane
(loại nhựa tổng hợp dùng để chế tạo sơn) có thể gắn rất tốt. Điều quan trọng
là cần phải mua được loại polyurethane chứa nước chứ không phải là loại

chứa dầu vốn phổ biến hơn (cần tránh dùng sơn dầu hoặc các sản phẩm dầu
khác trong kho lưu trữ ). Không phải mọi polyurethane chứa nước đều an
toàn. Hãy cùng các chuyên gia bảo quản kiểm tra xem chúng có đúng là loại
có nhãn hiệu kể trên hay không, hoặc tốt hơn hết, hãy tự kiểm tra
polyurethane. Xem chỉ dẫn của NEDCC về dụng cụ lưu trữ.
Sau khi gắn các khe gỗ lại, hãy để chúng ra ngoài trời ít nhất ba tuần.
Các ngăn kéo có đáy phẳng chỉ nên có chiều sâu khoảng 2 inches và không
nên đựng quá đầy. Những cặp tài liệu ở ngăn cuối cùng cũng cần phải được
lấy ra một cách dễ dàng. Các ngăn kéo nên được che bọc hoặc có mui trùm
lên để ngăn chặn việc tài liệu sẽ bị hỏng do tác động từ phía sau. Các ngăn
kéo nên có các vòng bi để có thể kéo đẩy dễ dàng và ngăn không cho chúng
bị trượt ra khỏi tủ. Điều quan trọng là phải có một mặt bàn sạch sát ngăn kéo
để có thể trải các tài liệu khổ lớn ra kiểm tra. Một chiếc bàn rộng hay nóc tủ
cũng có thể đáp ứng nhu cầu này. Trong khu vực lưu trữ thường khó có
những chỗ rộng và sạch để làm việc này nhưng đây là điều cần thiết để đảm
bảo an toàn cho các tài liệu trong quá trình tìm kiếm hoặc kiểm tra. Các lối đi
trong khu vực lưu trữ cũng cần đủ rộng để có thể dễ dàng lấy các tài liệu ra
khỏi ngăn lưu trữ.
Hộp đựng tài liệu
Mặc dù có thể lưu trữ các tài liệu khổ nhỏ hoặc vừa trong các cặp tài liệu hay
những chiếc hộp loại Hollinger dựng thẳng đứng, nhưng tài liệu có khổ lớn
hơn 15x9 inches thì nên được lưu trữ trên mặt phẳng nằm ngang. Với các tài
liệu có khổ lớn hơn 30x40 inches nên để trong các chiếc hộp vừa khít. Có
nhiều loại hộp với đủ kích cỡ, giá còn rẻ hơn so với các hộp phẳng. Bạn nên
mua những chiếc hộp không chứa chất gỗ từ các nhà cung cấp thiết bị bảo
quản.
Có nhiều loại hộp với kích cỡ khác nhau. Loại cứng nhất là hộp Solander
đen, hoặc các tủ dùng trong viện bảo tàng. Chúng đủ vững chắc để chứa một
số tác phẩm nghệ thuật đã được đóng khung. Ngoài ra, các thành dày dặn của
loại hộp này có thể bảo vệ tài liệu một cách tốt nhất về mặt hình thức. Nắp

các hộp này phải có mép để giữ tài liệu kín.
Nhưng do loại hộp Solander này rất đắt, nên chúng chủ yếu được các viện
bảo tàng sử dụng để lưu trữ các tác phẩm nghệ thuật hoặc tài liệu quan trọng.
Các kho tài liệu lưu trữ nên được đặt trong các hộp màu xám nhạt, xám đậm
hoặc nâu vàng.
Bao bì bảo vệ phía trong ngăn kéo hoặc hộp đựng tài liệu.
Phía trong các ngăn kéo hay hộp đựng, từng tờ tài liệu cần được bảo vệ một
lần nữa bằng cách đặt trong những chiếc cặp tài liệu, các phong bì bằng nhựa
polyester hay đóng khung. Các cặp giấy được sử dụng phổ biến nhất đối với
kho tài liệu, trong khi đó, các khung kính chủ yếu được các nhà bảo tàng sử
dụng để bảo vệ các tác phẩm nghệ thuật bằng giấy. Phong bì nhựa cũng được
sử dụng để lưu trữ các tài liệu dễ gẫy hoặc các tài liệu ngoại cỡ hay được sử
dụng. Mỗi loại đều có ưu điểm riêng, lựa chọn loại nào là tuỳ thuộc vào công
dụng của từng loại, vào nhu cầu của kho tài liệu và khả năng tài chính của
từng cơ quan.
Cặp tài liệu
Đây là loại bao bì có giá cả thấp nhất. Cũng giống như các hộp lưu trữ, nên
chế tạo các cặp tài liệu từ những vật liệu không chứa chất gỗ. Loại được
khuyến khích sử dụng nhất đối với phần lớn các tác phẩm bằng giấy là những
chiếc cặp được làm từ một vật liệu có tính kiềm. Tuy nhiên cũng có những
vật rất nhạy cảm với kiềm, chẳng hạn như những bản vẽ thiết kế trên giấy.
Với những tài liệu này, các nhà bảo quản khuyến khích sử dụng các loại cặp
không có chứa chất gỗ, có độ pH trung tính và không xốp. Những nghiên cứu
gần đây cho thấy nếu môi trường bảo quản được duy trì ở độ ẩm khoảng từ
30 đến 50% thì các cặp tài liệu không xốp có thể là không cần thiết. Cả hai
loại đều có thể mua từ các nhà cung cấp hoặc có thể tự làm. Nếu bạn mua cả
hai loại này, phải đảm bảo rằng chúng được dán nhãn cụ thể và các nhân viên
trong cơ quan đều biết cách sử dụng từng loại một.
Mỗi một chiếc cặp cần phải rộng hơn tài liệu đựng bên trong nó. Để giữ cho
tài liệu bên trong không bị trượt ra ngoài, các chiếc cặp giấy này nên có kích

thước bằng với ngăn kéo hay hộp đựng bên ngoài. Những tác phẩm có bề mặt
dễ bị tổn hại, những tài liệu dễ gẫy hay có khổ quá lớn nên được đựng trong
từng chiếc cặp riêng. Còn lại các tài liệu khác có thể được đựng chung trong
một chiếc. Nên xen vào giữa từng trang một lớp giấy thích hợp, đặc biệt là
đối với những tài liệu có bề mặt dễ bị xước. Số lượng tài liệu trong một cặp
và số lượng cặp trong một ngăn kéo hay hộp là bao nhiêu còn tuỳ thuộc vào
đặc điểm và kích thước của từng loại, nhưng nói chung không nên quá nhiều.
Mỗi tài liệu phải được lưu trữ sao cho dễ tìm mà không bị hư hỏng.
Nếu một tài liệu khổ quá lớn và dễ giòn thì những chiếc cặp nầy cần phải
được chế tạo từ vật liệu chắc chắn hơn, chẳng hạn như một tấm ván có bốn
lớp. Chúng sẽ bảo vệ tốt hơn so với chiếc cặp giấy. Một số người cho rằng
nên dán nhãn vào gáy các chiếc cặp và đặt quay ra phía ngoài. Bằng cách
này, để có thể xem được tài liệu bên trong người sử dụng phải lấy cặp ra
trước, như vậy sẽ an toàn hơn. Tuy nhiên nếu lôi gáy cặp ra trước sẽ rất dễ bị
sót tài liệu phía trong. Người quản lý kho nên quyết định xem đặt các cặp tài
liệu ở vị trí nào để có thể giảm thiểu rủi ro. Nên viết các nhãn hiệu rõ ràng
bằng mực nước hay bút chì, cũng không nên dán nhãn bằng bất cứ chất kết
dính nào, vì chúng có thể xâm nhập vào bên trong cặp tài liệu. Hơn nữa, chất
keo dính sẽ không bền thưo thời gian.
Bao bì bằng phim polyester
Bao bì bằng phim polyester- một tấm nhựa dẻo và trong- là một giải pháp
hữu hiệu cho việc lưu trữ tài liệu ngoại cỡ, nhất là khi chúng dễ bị gẫy hoặc
khi chúng thường xuyên được cầm bằng tay. Loại này được sử dụng rất nhiều
với bản đồ hay áp phích. Tài liệu được kẹp giữa hai tấm nhựa có khổ rộng
hơn nó một chút. Mép của chúng được gắn lại với nhau bằng một thiết bị đặc
biệt hay bằng băng dính hai mặt. Phim polyester được bày bán với nhãn hiệu
Mylar hay Melinex không những chắc mà còn có khả năng bảo vệ tốt hơn các
cặp giấy như đã nêu ở trên.
Tuy nhiên loại bao bì này lại không thích hợp với những tài liệu quá giòn hay
chưa qua xử lý sơ bộ vì polyester có tính chất tĩnh điện nên các chất không

bền vững như phấn màu, than chì, chì mềm hay màu nước rất dẽ bị loại nhựa
này làm cho phai màu. Ngoài ra, các cuộc nghiên cứu tại Thư viện Quốc hội
đã chỉ ra rằng các loại giấy có chứa axit sẽ bị phá huỷ nhanh hơn trong môi
trường kín như một chiếc bao bì nhựa. Vì vậy các tài liệu đó cần phải được
khử hết axit hoặc ít ra phải tẩy axit có trong giấy trước khi được để trong bao
bì nhựa. Công việc này cần được một nhà bảo quản học thực hiện. Khi cách
này không thể thực hiện được thì việc đặt một tờ giấy xốp bên trong phong bì
nhựa ở phía sau tài liệu cũng có thể chấp nhận được.
Để có thêm thông tin và chỉ dẫn, hãy tham khảo tài liệu của NEDCC
“Encapsulation in Polyester Film Using Double-Sided Tape”
Khung
Khung kính đắt hơn hai loại bao bì kể trên rất nhiều, và chúng chiếm nhiều
diện tích hơn. Tuy nhiên, một khi đã được đóng khung thì tài liệu có thể được
đem trưng bày ngay. Một thuận lợi nữa là có thể cầm tài liệu đó mà không
cần phải chạm vào nó. Khung cũng bảo vệ tốt hơn so với cặp tài liệu.
Khung có thể do bạn tự làm hay mua. Tự làm sẽ tiết kiệm hơn nhưng đòi hỏi
bạn phải đầu tư cho việc mua sắm thiết bị như cưa, ván, hay giá đỡ cứng và
phải có đủ không gian. Nếu bạn muốn đóng nhiều khung thì mua một chiếc
cưa là một sự đầu tư đúng đắn. Nếu bạn không thực sự khéo tay thì hãy mua
một chiếc thật tốt, nó có thể đáng giá vài trăm đô la. Nếu mua một chiếc
không tốt lắm, giá rẻ thì có thể bạn sẽ không thành công.
Để đủ vững chắc để đỡ các tài liệu quá cỡ, những chiếc khung nên được làm
từ các tấm ván dày, bốn lớp. Một cái khung theo chuẩn bảo tàng gồm có hai
phần: khung kính phía trước và một cái bảng lót phía sau. Chúng thường
được gắn với nhau bằng một dải băng dính vải dọc theo một cạnh, thường là
phía trên. Tài liệu được gắn vào bảng lót bằng các bản lề ở phía góc trên. Để
gắn bản lề, các nhà bảo quản thường khuyến khích sử dụng giấy kozo và loại
keo dán tự chế tạo từ tinh bột hay còn gọi là hồ, vì các loại keo dán bán trên
thị trường thường không bền và dễ biến màu. Thậm chí cũng không nên dùng
các loại băng dính “đạt tiêu chuẩn lưu trữ” mua của các nhà cung cấp để dùng

với các tài liệu có gía trị. Loại keo này ít làm hỏng hiện vật hơn phần lớn các
sản phẩm thương mại nhưng chưa thử nghiệm về thời gian.
Trong những năm gần đây, một số cơ quan bắt đầu miễn cưỡng gắn giá đỡ
vào các tác phẩm nghệ thuật và đã có kinh nghiệm với những phương pháp
đóng khung khác. Làm gía đỡ góc và mép phổ biến hơn cả.
Để có thêm thông tin chi tiết về vấn đề này, hãy xem chỉ dẫn của NEDCC
“Matting and Framing for Art and Artifacts on Paper”
Cặp tài liệu có đính tấm phim polyeste bên trong
Loại dụng cụ này kết hợp được hai công dụng của một chiếc cặp thông
thường và một chiếc bao bì bằng nhựa. Chúng được thiết kế như trong Hình
1, với một tấm phim được gắn phía trong chiếc cặp. Bạn có thể mua hoặc tự
làm bằng cách dùng băng dính hai mặt để gắn tấm phim vào. Loại bao bì này
an toàn và phù hợp hơn bao bì thông dụng khi đựng các tài liệu chưa được xử
lý sơ bộ. Với hình thức này, có thể nhìn thấy tài liệu mà không cần phải chạm
vào nó và tài liệu được giữ cố định trong tấm phim. Tuy nhiên, cũng không
nên dùng loại bao bì này với các tài liệu giòn và dễ gãy.
Còn trong Hình 2, bao bì được làm từ một tấm polyester gắn với một tấm ván
4 lớp hoặc thậm chí dầy hơn ở đầu trên bằng băng dính hai mặt. Tấm bảng
này vững chắc hơn cặp bằng giấy nên rất thích hợp cho các tài liệu khổ lớn.

Hình 1 Hình 2
Lưu trữ các tài liệu khổ rất lớn
Cuộn tròn
Đối với các tài liệu có khổ lớn hơn các ngăn kéo có sẵn thì cuộn tròn tài liệu
lại cúng là một giải pháp. Đây không phải là cách lý tưởng nhưng là cách duy
nhất để ngăn không cho tài liệu bị phá huỷ trước hết là về mặt hoá học. Cuộn
tròn lại tiết kiệm diện tích và thích hợp cho các tài liệu đủ độ dẻo để trải ra
rồi lại cuôn tròn lại. Cách thức này rất thích hợp cho các bản vẽ thiết kế về
kiến trúc hoặc những tài liệu ít được tham khảo. Các tài liệu liên quan đến
nhau có thể được cuốn lại với nhau. Quan trọng là không nên cuộn quá chặt

và nên có giá đỡ. Các nhà bảo quản học khuyến khích việc cuộn các tài liệu
xung quanh một cái ống có đường kính ít nhất là 4 inches và không chứa chất
gỗ. Cái ống này phải đủ dài để có thể bảo vệ cả các mép của tài liệu. Các ống
không chứa chất gỗ với đủ loại đường kính khác nhau rất sẵn có tại cửa hàng
của các nhà cung cấp. Nếu như bạn chưa có sẵn loại ống này, bạn có thể dùng
tạm một cái ống nào đó và cuộn một tấm phim polyester hoặc giấy xốp xung
quanh để ngăn cách tài liệu lưu trữ và ống đó.
Nhưng sau khi cuộn tròn tài liệu trên ống, bạn nên bọc bên ngoài bằng giấy
hoặc phim polyester để tránh cho tài liệu khỏi bị xước, bụi bẩn và ô nhiễm.
Lớp vỏ bọc ngoài được dán nhãn, sau đó buộc chúng lại bằng một sợi vải
không nhuộm hoặc sợi dây bằng nhựa trắng. Dây buộc nên rộng ít nhất 1/2
inche và các chiếc ống nên được đặt nằm ngang theo một lớp. Các gía để ống
nên đủ sâu để các ống này không nhô ra ngoài lối đi. Chúng cũng được lưu
giữ bằng cách cho một cây gậy luồn vào ống và đầu gậy kia gắn vào góc đỡ
trên tường. Một số cơ quan còn tăng cường bảo quản bằng cách để các ống đã
được cuộn tài liệu bên ngoài vào trong một cái ống khác to hơn.

Hình 3
Một tấm phim polyester dày 4-5 mil cuộn tròn lại cũng là một biện pháp bảo
quản tốt. Cũng như bao bì bằng nhựa, các chiếc cặp polyester cuộn sẽ tăng
cường bảo vệ cho các tài liệu quá cỡ. Không nên đặt các vật liệu có chứa axit
trong loại dụng cụ này trừ khi chúng đã được đệm bằng giấy xốp. Những
chiếc cặp này đươc tạo thành từ một tấm phim polyester được gấp đôi. Tài
liệu được đặt phía trong và cuộn lại rồi buộc lại. Dây buộc có thể được gắn cố
định vào hai lỗ nhỏ ở phía cuối của cuộn. Có thể gắn nhãn hiệu bằng giấy vào
tấm phim đó bằng băng dính hai mặt (loại 3M#415). Nhãn hiệu quay mặt ra
phía ngoài và không nên tiếp xúc với tài liệu. Các tài liệu được quay mặt vào
phía trong vì vậy có thể được bảo vệ khỏi tác động của ánh sáng.
Nhiều kho có những tài liệu đã được cuộn tròn lại trong nhiều năm và đã trở
nên dễ rách đến mức rất khó có thể trải lại ra một cách an toàn. Nhưng nếu

được làm ẩm lại, chúng có thể lại sử dụng được. Một nhà bảo quản học có thể
chỉ cho bạn cách làm ẩm lại tài liệu. Hoặc bạn có thể xem chỉ dẫn của
NEDCC và National Park Service Conserve-O-Gram đưa ra dưới đây.
Nếu không có điều kiện bảo quản theo cách trải phẳng ra thì có thể cuộn tài
liệu lại và đặt nằm ngang một lớp trên những chiếc gía đỡ đủ lớn. Để bảo vệ
tốt hơn có thể đặt các cuộn tài liệu trong những chiếc ống có đường kính lớn
và dài hơn chúng hoặc những chiếc hộp dài chuyên dụng. Nếu để trong ống
bạn cần bọc chúng lại để tránh bị trầy xước khi rút ra khỏi ống,
Nên nhớ rằng việc trải phẳng các tài liệu trong quá trính lưu trữ cũng được
khuyến khích sử dụng hơn.
Tài liệu chỉ nên được cuộn tròn lại khi chúng quá lớn, không thể cho vừa vào
các ngăn kéo.
Gấp tài liệu
Cách này có thể làm hỏng giấy, do đó không được khuyến khích. Có thể có
những tài liệu, chẳng hạn như báo, đã bị gấp lại một lần. Nhưng chúng nên
được để nguyên như vậy chứ không nên bị gấp lại lần thứ hai.
Treo tài liệu
Người ta cũng không khuyến khích việc treo dọc các tác phẩm nghệ thuật
bằng giấy. Chỉ những bản đồ treo tường hoặc các tài liệu khác có thể được
lưu trữ theo cách này nếu như chúng được đóng khung để treo, và việc đóng
khung đảm bảo an toàn cho tài liệu đó được bảo vệ khỏi tác động của ánh
sáng và không khí.
Thông thường bản đồ treo tường thường được gắn một miếng vải phía sau, có
một cái que gắn ở mép trên và mép dưới, và có lớp vec-ni bảo vệ bề mặt rồi
treo lên tường. Những chiếc bản đồ này thường bị chuyển màu và dễ rách do
khung thường bị hỏng trong quá trình trưng bày. Tuy nhiên chúng có thể
được xử lý và bọc phía sau bằng nguyên liệu mới hoặc có thể sử dụng phong
bì nhựa polyester. Bản đồ treo tường có thể được lưu trữ một cách an toàn
nếu chúng được để trong bóng tối phần lớn thời gian. Tại Trung tâm Bảo
quản tài liệu Đông Bắc, bạn có thể biết được cách thức làm những chiếc giá

đựng tài liệu bằng ống nước hoặc các ống ghép giá rẻ.
Cắt tài liệu ra thành nhiều mảnh
Đã có thời, thói quen của các thư viện là cắt các bản đồ ra thành nhiều mảnh
để lưu trữ. Đôi khi, người ta gắn các miếng cắt đó trên một tấm vải rồi gấp tại
các chỗ cắt lại và xếp vào trong một bìa sách. Đây là một ví dụ thú vị về cách
bảo quản bản đồ có thể thấy ở rất nhiều thư viện trong thời kỳ đầu. Ngày nay,
bản đồ không bao giờ bị cắt ra nữa. Nhưng cũng có những tài liệu có thể
được chia ra mà không cần phải cắt rời. Có rất nhiều tài liệu nhất là bản đồ
được in hay vẽ thành nhiều trang để ghép lại với nhau. Trong khoá học về
bảo quản, những tờ này được tách riêng, xử lý riêng và lưu trữ riêng. Đây có
thể là một giải pháp tạm thời nhưng không thể bỏ qua. Các bộ phận thường
được đặt gần lại với nhau để xem hoặc được ráp lại sau. Nhưng dù thế nào đi
chăng nữa, cũng giống như nhiều vấn đề khác về bảo quản, lưu trữ tài liệu,
việc có chia tài liệu ra hay không còn tuỳ thuộc vào đặc điểm của từng loại,
vào tính thẩm mỹ, tính khả thi và vào chức năng của tài liệu cũng như vào
cường độ sử dụng và sự thuận lợi của cách lưu trữ… Đây là một vấn đề thuộc
về quản lý cần phải được người quản lý của cơ quan đó quyết định, với sự hỗ
trợ của các nhà bảo quản học.
tài liệu tham khảo
Alper, Diana. “ How to Flatten Folded or Rolled Paper Documents.”
Conserve-O-Gram 13.2. Harpers Ferry, WV: National Park Service, rev.
1993,4 pp.
Rhodes, Barbara.ed. Hold Everything! A Storage and Housing Information
Sourcebook for Libraries and Archives. New York: Metropolitan Reference
and Research Library Agency (Metro), 1990, 63 pp.
Ritzenthaler, Mary Lynn. Archives and Manuscript Conservation: A Manual
on Physical Care and Management. Chicago: Society of American Archivists,
1983, 144 pp. SAA Archival Fundamentals Series
Ritzenthaler, Mary Lynn. Preserving Archives and Manuscript. Chicago:
Society of American Archivists, 1993, 225 pp. SAA Archival Fundamentals

Series.