Đề cương ôn tập tốt nghiệp môn văn thư lưu trữ

ĐỀ CƯƠNG TỐT NGHIỆP MÔN:
LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC LƯU TRỮ
I. Những vấn đề chung về công tác Lưu trữ, tài liệu lưu trữ:
1. Khái niệm về công tác Lưu trữ:
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả
những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học,
bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công
tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng
khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách
quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội.
Vì vậy, công tác lưu trữ được tổ chức ở tất cả các quốc gia trên thế giới và là
một trong những hoạt động được các nhà nước quan tâm.
Ở nước ta, công tác lưu trữ thực hiện hai nhiệm vụ sau:
Một là: Thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ.
Hai là: Thực hiện các nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ như thu thập, bổ sung
tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
2. Nội dung của công tác lưu trữ
- Thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ như: thu thập, bổ sung tài liệu,
xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu, thống kê, xây dựng hệ thống
công cụ tra cứu và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ;
- Ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để quản lý nhà nước về công
tác lưu trữ, tổ chức kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định của Nhà nước về
lưu trữ;
- Tổ chức nghiên cứu khoa học lưu trữ, đào tạo cán bộ lưu trữ, hợp tác
quốc tế về lưu trữ.
3. Tính chất của công tác lưu trữ
- Tính chất khoa học:
Tính chất khoa học của công tác lưu trữ được thể hiện nổi bật qua việc
nghiên cứu tìm ra các quy luật hoạt động xã hội được phản ánh và tài liệu lưu
trữ để thực hiện các nội dung chuyên môn của công tác lưu trữ như phân loại,
xác định giá trị, bổ sung và thu thập tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu tài liệu

khoa học, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ…
Mỗi quy trình nghiệp vụ lưu trữ của mỗi hình tài liệu lưu trữ đều có
những đặc thù của nó. Khoa học lưu trữ phải tìm tòi phát hiện ra đặc điểm cụ thể
của từng loại hình tài liệu lưu trữ và đề ra một cách chính xác các tổ chức khoa
học cho từng loại hình tài liệu lưu trữ và đề ra một cách chính xác tổ chức khoa
học cho từng loại hình tài liệu.
Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu khoa học của các ngành khác để áp
dụng hữu hiệu vào các khâu nghiệp vụ lưu trữ. Những thành tựu của toán học,
tin học, hóa học, sinh học … đang được nghiên cứu của ứng dụng để bảo quản
tài liệu lưu trữ, thông tin nhanh chóng, chính xác nội dung tài liệu lưu trữ phục
vụ những người nghiên cứu.
Để quản lý thống nhất các lĩnh vực nghiệp vụ lưu trữ, tiêu chuẩn hóa
trong lưu trữ cũng phải nghiên cứu một cách đầy đủ. Các tiêu chuẩn kho tàng
bảo quản an toàn cho từng loại hình tài liệu, tiêu chuẩn giá, tủ, bìa, cặp… bảo
quản tài liệu là những vấn đề đang đặt ra cho công tác tiêu chuẩn hóa của ngành.
- Tính cơ mật:
Về lý thuyết, tài liệu lưu trữ chủ yếu có giá trị lịch sử. Tài liệu này phải
được sử dụng rộng rãi, phục vụ nghiên cứu lịch sử, giúp cho mọi hoạt động xã
hội. Tuy nhiên, một số tài liệu lưu trữ vẫn còn chứa đựng nhiều nội dung thuộc
về bí mật quốc gia, do đó kẻ thù tìm mọi thủ đoạn, âm mưu để đánh cắp các bí
mật quốc gia trong tài liệu lưu trữ. Vì vậy các nguyên tắc chế độ trong công tác
lưu trữ phải thể hiện đầy đủ tính bảo vệ các nội dung cơ mật của tài liệu, cán bộ
lưu trữ phải là những người giác ngộ quyền lợi giai cấp vô sản, quyền lợi dân
tộc, luôn cảnh giác cách mạng, có ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm
chỉnhcác quy chế bảo mật tài liệu lưu trữ của Đảng và Nhà nước.
- Tính chính trị:
- Tính kỹ thuật:
- Tính phục vụ:
4. Khái niệm về tài liệu lưu trữ:
Trong quá trình hoạt động của con người, việc trao đổi thông tin là không

thể thiếu được. Việc trao đổi thông tin con người có nhiều phương tiện và nhiều
cách thể hiện khác nhau, trong đó văn bản được coi là quan trọng nhất. Nhất là
khi Nhà nước ra đời thì văn bản (tài liệu thành văn) đã trở thành không thể thiếu
được trong hoạt động quản lý của mình, nó được sử dụng để ghi chép các sự
kiện, hiện tượng, truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh, là căn cứ để diều hành và
quản lý xã hội, là căn cứ để truy cứu trách nhiệm…Vì vậy, con người đã nhận
thức được vai trò quan trọng của văn bản. Họ đã biết giữ lại những văn bản quan
trọng để sử dụng khi cần thiết, và vì nó là phương tiện chính xác phản ánh hiện
thực, ghi chép lại những bài học kinh nghiệm trong hoạt động của con người nên
đã trở thành tài sản quý giá để lưu truyền cho đời sau. Xã hội càng phát triển, tư
duy con người càng phong phú, thì các hình thức văn bản càng đa dạng. Vì vậy
việc quản lý tài liệu lưu trữ và và sử dụng tài liệu lưu trữ càng cần thiết. Đó
chính là những nhu cầu đòi hỏi con người quan tâm đến tài liệu lưu trữ, công tác
lưu trữ. Đó là cơ sở hình thành những khái niệm về tài liệu lưu trữ, công tác lưu
trữ, lưu trữ học và ngày càng được hoàn thiện.
Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị được
lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của
các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai
thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử…
của toàn xã hội.
5. Các đặc trưng (đặc điểm) của tài liệu lưu trữ:
Tài liệu lưu trữ có những đặc điểm chủ yếu sau đây:
- Nội dung tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ, phản ánh
các thành tựu lao động sáng tạo của nhân dân trong các thời kỳ lịch sủ khác
nhau, ghi lại những sự kiện lịch sử, hoặc những cống hiến to lớn của các anh
hùng dân tộc, các nhà khoa học và nhà văn hóa nổi tiếng.
- Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao. Nó là bản chính. Trường hợp
không có bản chính thì có thể dùng bản sao có giá trị như bản chính thay thế.
Tài liệu lưu trũ phải có đầy đủ các thể thức văn bản. Lời văn của tài liệu lưu trữ
phải chính xác. Trong thực tế có những tài liệu lưu trữ được sản sinh ra trong

những điều kiện lịch sử không cho phép đạt được tất cả các yêu cầu trên thì
chúng ta cũng phải có sự linh hoạt khi xem xét chúng.
- Tài liệu lưu trữ do Nhà nước thống nhất quản lý. Nó được đăng ký, bảo
quản và nghiên cứu, sử dụng theo những quy định thống nhất của Nhà nước.
6. Các loại tài liệu lưu trữ:
Tài liệu lưu trữ phản ánh hoạt động của hầu hết các ngành trong xã hội,
nên nó bao gồm nhiều loại hình phong phú và đa dạng. Đê quản lý một cách
khoa học các loại hình tài liệu lưu trữ, các nhà lưu trữ học phải nghiên cứu đặc
điểm của mỗi loại hình tài liệu, trên cơ sở đó đề ra những biện pháp thích ứng để
quản lý tốt từng loại tài liệu lưu trữ. Ngày nay căn cứ vào các đặc điểm ghi tin,
các nhà lưu trữ học đã phân chia tài liệu lưu trữ ra một số loại hình cơ bản như
tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu phim, phim điện ảnh, ảnh,
ghi âm, tài liệu điện tử…
- Tài liệu hành chính bao gồm các loại văn bản có nội dung phản ánh
những hoạt động quản lý nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, quân
sự… Tài liệu hành chính có nhiều thể loại tùy thuộc vào từng giai đoạn của lịch
sử của mỗi quốc gia cụ thể. Ở Việt Nam, dưới các triều đại phong kiến tài liệu
hành chính chủ yếu là các loại sắc, dụ, chiếu, tấu, sớ…v.v
- Tài liệu khoa học kỹ thuật có nội dung phản ánh các hoạt động về
nghiên cứu khoa học; phát minh sáng chế; về thiết kế các công trình xây dựng
cơ bản; về thiết kế chế tạo các loại sản phẩm công nghiệp, về điều tra khảo sát
tài nguyên thiên nhiên như địa chất; khí tượng thủy văn, trắc địa bản đồ, v.v
Tài liệu khoa học kỹ thuật có nhiều loại như: bản vẽ, bản thuyết minh kỹ thuật,
sơ đồ, biểu đồ, tài liệu tính toán và các loại tài liệu khác.
- Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình là các loại tài liệu phản ánh
các hoạt động văn hóa xã hội, lao động sáng tạo của con người và các hoạt động
phong phú khác. Tài liệu này còn khả năng ghi và tái hiện các sự kiện bằng hình
ảnh, âm thanh tạo nên sự hấp dẫn cho người sử dụng và ngày càng chiếm vị trí
quan trọng trong Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam. Tài lệu phim điện ảnh, ảnh,
ghi âm bao gồm âm bản của các bức ảnh, các cuộn phim; dương bản của các bức

ảnh hiện nay có nhiều loại như: phim thời sự, phim khoa học, phim truyện, phim
hoạt hình, phim đèn chiếu…
Ngoài ba loại hình tài liệu chủ yếu nêu trên, tài liệu lưu trữ còn có những
tài liệu phản ánh các hoạt động sáng tác văn học, nghệ thuật của các nhà văn,
nhà thơ, nghệ sỹ, các nhà hoạt động chính trị, khoa học… Loại tài liệu này chủ
yếu là bản thảo của chính tác phẩm văn học nghệ thuật, khoa học, thư từ trao đổi
và tài liệu về tiểu sử các nhà văn, nhà thơ, nghệ sỹ nổi tiếng, của các nhà hoạt
động chính trị, khoa học.
Những năm gần đây với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin
đã xuất hiện loại hình tài liệu lưu trữ điện tử.
7. Ý nghĩa và tác dụng của tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn đối với tất cả hoạt động xã hội như hoạt
động chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học của loài người.
a) Về chính trị: tài liệu lưu trữ được các giai cấp thống trị sử dụng làm
công cụ để bảo vệ quyền lợi của giai cấp mình, đấu tranh chống lại các giai cấp
đối địch. Bọn đế quốc và thực dân đã sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho chính
sách bóc lột nhân dân, vơ vét tài nguyên của các nước thuộc địa, hầu hết các nhà
nước trên toàn thế giới đều sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ chủ quyền lãnh
thổ, lãnh hải của tổ quốc mình, đấu tranh chống lại âm mưu xâm lược của ngoại
bang. Giai cấp vô sản và các lãnh tụ của mình đã sử dụng rất hiệu quả tài liệu
lưu trữ để làm bằng chứng vạch trần bộ mặt bản chất xấu xa đầy tội ác của giai
cấp tư sản, thức tỉnh tinh thần đấu tranh của giai cấp công nhân và nhân dân lao
động. Chính CacMac, V.I.LeNin là những người sử dụng triệt để tài liệu lưu trữ
để viết các tác phẩm nổi tiếng của mình như bộ Tư bản, Chủ nghĩa tư bản ở
Nga… Chủ tịch Hồ Chí Minh khi viết cuốn Bản án chế độ thực dân Pháp (in
năm 1925 ở Paris) đã sử dụng tài liệu để vạch trần tội ác man rợ của bọn thực
dân Pháp ở Đông Dương và các thuộc địa khác. Cuốn sách đã đóng góp nhiều
vào việc thức tỉnh và động viên giai cấp công nhân và nhân dân lao động Việt
Nam, các thuộc địa khác đứng lên đấu tranh chống bọn thực dân Pháp lúc đó.
Ngày nay, Đảng và Nhà nước ta cũng sử dụng tài liệu lưu trữ để quản lý

nhà nước, bảo vệ chủ quyền và toàn vẹn lãnh thổ của đất nước, đấu tranh chống
lại mọi kẻ thù trong và ngoài nước.
b) Về kinh tế, tài liệu lưu trữ được sử dụng để điều tra tài nguyên thiên
nhiên (địa chất, thổ nhưỡng, tài nguyên, rừng, biển…) làm cơ sở cho việc quy
hoạch phát triển kinh tế văn hóa trong từng vùng và toàn quốc, làm căn cứ rất
quan trọng để xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế hàng năm và nhiều năm trên
đất nước. Tài liệu lưu trữ đã được sử dụng để đẩy nhanh tiến độ thiết kế và thi
công của các công trình xây dựng cơ bản (nhà ga, đường sắt, công trình thủy lợi,
nhà ở v.v ) để quản lý tốt các công trình đó để sửa chữa lại các công trình hư
hỏng.
c) Về nghiên cứu khoa học, tài liệu lưu trữ được sử dụng để làm tư liệu
tổng kết các quy luật vận động và phát triển của sự vật và hiện tượng trong tự
nhiên, xã hội và tư duy. Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa và tác dụng đặc biệt trong
nghiên cứu lịch sử. Để nghiên cứu lịch sử của các dân tộc và các quốc gia cần
phải sử dụng nhiều nguồn sử liệu khác nhau. Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu
quan trọng nhất, chính xác nhất. Vì vậy các nhà sử học đã sử dụng tài liệu lưu
trữ là những bằng chứng tin cậy để xác minh các sự kiện lịch sử, khôi phục lại
sự thật lịch sử để giúp các thế hệ hiện tại và tương lai hiểu đúng lịch sử. Ví dụ,
nhờ tài liệu lưu trữ của Đảng mà các nhà nghiên cứu lịch sử Đảng đã xác minh
đúng ngày thành lập Đảng là ngày 3/3/1930 chứ không phải ngày 6/1/1930 như
trước đây một số tài liệu đã công bố.
d) Tài liệu lưu trữ là một di sản văn hóa đặc biệt của dân tộc. Cùng
với các loại di sản văn hóa khác mà con người để lại từ đời này sang đời khác
như các di chỉ khảo cổ, các hiện vật trong các bảo tàng, các công trình kiến trúc,
điêu khắc, hội họa… tài liệu lưu trữ đã để lại cho xã hội loài người các loại văn
tự có giá trị. Sự xuất hiện các loại văn tự và việ lưu trữ các loại văn tự đó đã trở
thành một trong những tiêu chí đánh giá trình độ văn minh của các dân tộc xuất
hiện chữ viết sớm, có nhiều văn kiện dân tộc có nền văn hóa lâu đời.
Tài liệu lưu trữ được bảo quản từ thế hệ này đến thế hệ khác là nguồn
thông tin vô tận để mọi người sử dụng nó xây đắp nền văn hóa đậm đà bản sắc

dân tộc.
Tóm lại tài liệu lưu trữ vừa có ý nghĩa thực tiễn, vừa có ý nghĩa lịch sử
lớn lao. Vì vậy Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia được Ủy ban thường vụ Quốc hội
thông qua ngày 04/4/2001 chỉ rõ “Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc,
có giá trị đặc biệt với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội
chủ nghĩa”.
II. Phân loại tài liệu phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam:
1. Khái niệm về phân loại:
Phân loại là sự phân chia và sắp xếp các sự vật, hiện tượng và các khái
niệm theo một thứ tự nhất định, ở những cấp độ nhất định, dựa trên những thuộc
tính giống nhau và khác nhau giữa chúng để đưa chúng vào từng nhóm riêng
biệt tùy thuộc vào mục đích phân loại.
Phân loại tài liệu là quá trình phân tích tài liệu nhằm xác định nội dung
chủ yếu và thể hiện nội dung đó bằng những ký hiệu của khung phân loại cụ thể.
Ký hiệu này có thể đơn giản hay phức tạp là tùy thuộc vào nội dung tài liệu đề
cập.
2. Khái niệm về các loại phông, sưu tập lưu trữ:
Phông lưu trữ là khái niệm dùng để chỉ một khối tài liệu hoàn chỉnh hoặc
tương đối hoàn chỉnh phản ánh quá trình hình thành và phát triển của một quốc
gia, một cơ quan hay một cá nhân, gia đình, dòng họ. Như vậy, để xác định một
phông lưu trữ, chúng ta cần xem xét đến các yếu tố như: đơn vị hình thành
phông là một quốc gia, một cơ quan, một cá nhân hay một gia đình, dòng họ;
khối tài liệu trong phông hoàn chỉnh hay tương đối hoàn chỉnh… Trong một
phông lưu trữ có thể có nhiều loại tài liệu khác nhau.
Từ khái niệm về phông lưu trữ chúng ta có thể thấy mỗi một quốc gia
trong quá trình hình thành và phát triển của mình sẽ hình thành một khối tài liệu
phong phú, đa dạng. Khối tài liệu đó hợp lại thành Phông lưu trữ quốc gia. Mỗi
cơ quan trong quá trình hình thành và phát triển sẽ hình thành nên phông lưu cơ
quan và mỗi cá nhân, gia đình, dòng họ trong quá trình sống và hoạt động sẽ
hình thành nên Phông lưu trữ cá nhân, Phông lưu trữ gia đình, Phông lưu trữ

dòng họ.
Dưới đây là những đặc điểm cơ bản của các loại Phông lưu trữ.
2.1. Phông lưu trữ quốc gia:
Theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001: “Phông Lưu trữ Quốc gia Việt
Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam,
không phân biệt thời gian, xuất xứ, chế độ xã hội, nơi bảo quản, kỹ thuật làm ra
tài liệu đó”.
Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam bao gồm hai phông lớn Phông Lưu
trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
“Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được
hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức của Đảng Cộng
sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, tổ chức chính trị- xã hội; tài liệu về
thân thế sự nghiệp và hoạt động của chủ tịch Hồ Chí Minh, của các nhân vật lịch
sử, tiêu biểu của Đảng, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng đồng thời là
lãnh đạo chủ chốt của Nhà nước, của các tổ chức chính trị - xã hội”.
“Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã
hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân, các
nhân vật lịch sử tiêu biểu và tài liệu khác có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc
phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ”…
Ở nhiều nước trên thế giới Phông Lưu trữ Quốc gia được định nghĩa
thống nhất và trong thực tế cũng được quản lý thống nhất. Ở nước ta công tác
lưu trữ cũng được tổ chức theo nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất tài liệu
lưu trữ thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Trong thực tế Phông Lưu trữ
Quốc gia Việt Nam được chia làm hai phông lớn và chịu sự quản lý của hai hệ
thống cơ quan khác nhau dưới sự quản lý thống nhất của nhà nước.
Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam do hệ thống các cơ quan Đảng
quản lý thống nhất về tài liệu lưu trữ và chỉ đạo thống nhất việc thực hiện các
nghiệp vụ lưu trữ. Cơ quan quản lý Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là
Cục Lưu trữ trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng; còn Phông Lưu trữ Nhà

nước Việt Nam do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ quản
lý. Cả hai Phông lưu trữ Đảng và phông Lưu trữ nhà nước đều chịu sự quản lý
thống nhất của hệ thống luật pháp về công tác lưu trữ và chịu sự quản lý của
Chính phủ.
2.2. Phông lưu trữ cơ quan:
Mỗi một cơ quan, tổ chức trong quá tình hình thành và phát triển sẽ sản
sinh ra một khối lượng tài liệu phản ánh quá trình hình thành và phát triển của
cơ quan, tổ chức đó.
Phông lưu trữ cơ quan là khối tài liệu hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn
chỉnh phản ánh quá trình hình thành và phát triển của một cơ quan, một tổ chức
chính trị, tổ chức kinh tế, văn hóa, xã hội hoặc một đơn vị lực lượng vũ trang
nhân dân.
Thời gian của một Phông lưu trữ cơ quan được tính bắt đầu từ khi cơ
quan, tổ chức đó thành lập đến khi cơ quan, tổ chức đó ngừng hoạt động hoặc
giải thể.
Phông lưu trữ cơ quan phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản của một phông
lưu trữ, tức là ngoài yếu tố của một phông lưu trữ.
Vì vậy, một cơ quan, tổ chức muốn thành lập một phông lưu trữ cần đáp
ứng những yêu cầu sau:
- Cơ quan tổ chức đó phải hoạt động độc lập: tức là có văn bản của cơ
quan có thẩm quyền cho phép thành lập và hoạt động, có tài khoản riêng, có
biên chế riêng, có văn thư và con dấu riêng (có tư cách pháp nhân).
- Tài liệu hình thành trong quá trình hình thành và phát triển của cơ quan,
tổ chức phải phản ánh hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh quá trình hình
thành và phát triển của cơ quan đó.
2.3. Phông lưu trữ cá nhân:
Phông lưu trữ cá nhân là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống
và hoạt động của một cá nhân.
Phông Lưu trữ cá nhân được bắt đầu từ khi người đó sinh ra và kết thúc
khi người đó qua đời. (Tuy nhiên, vẫn có quan điểm cho rằng thời điểm kết thúc

của phông lưu trữ cá nhân có thể kéo dài cho đến khi không còn các cá nhân
khác viết về người đó).
Phông lưu trữ cá nhân bao gồm nhiều nhóm tài liệu phong phú đa dạng,
từ tài liệu về tiểu sử đến các tài liệu phản ánh quá trình học tập, làm việc và
những tài liệu thư từ trao đổi, tài liệu của những cá nhân khác viết về người đó.
Trong đó có nhiều loại hình tài liệu khác nhau như: tài liệu hành chính; tài liệu
nghiên cứu khoa học; tài liệu khoa học kỹ thuật; tài liệu chuyên môn; tài liệu
phim ảnh, ghi âm; tài liệu điện tử… Do đặc điểm tài liệu phông lưu trữ cá nhân
rất phong phú đa dạng và nhiều thể loại nên không thể xây dựng một phương án
phân loại thống nhất đối với các loại phông lưu trữ cá nhân mà trong quá trình
phân loại cần vận dụng linh hoạt nhiều đặc trưng phân loại tài liệu. Người ta
thường căn cứ vào tính chất hoạt động của cá nhân hình thành phông mà quy
định một phương án phân loại và sắp xếp thứ tự các nhóm trong phông riêng
biệt.
2.4. Phông lưu trữ gia đình, dòng họ”:
Phông lưu trữ gia đình, dòng họ là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá
trình sống và hoạt động của một gia đình, dòng họ hoặc tài liệu hình thành trong
quá trình hoạt động của nhiều cá nhân tiêu biểu trong một gia đình, dòng họ.
Phông lưu trữ gia đình, dòng họ cũng có những đặc trưng khác biệt với phông
lưu trữ cơ quan hay phông lưu trữ cá nhân. Phông lưu trữ gia đình, dòng họ
phản ánh quá trình sống và hoạt động của một gia đình, một dòng họ hoặc nhiều
cá nhân tiêu biểu trong một gia đình, dòng họ. Vì vậy, thành phần tài liệu trong
phông lưu trữ gia đình, dòng họ rất đa dạng và phức tạp. Do đó việc xây dựng và
lựa chọn phương án phân loại cho loại hình phông lưu trữ này là rất khó khăn và
phức tạp.
2. 5. Sưu tập tài liệu lưu trữ:
Sưu tập tài liệu là nhóm tài liệu được sưu tầm và thu thập chủ yếu theo
chủ đề nhất định dựa trên đặc trưng nội dung, vấn đề, thời gian, tác giả hoặc vật
liệu, kỹ thuật chế tác ra tài liệu. Đây là khối tài liệu thường có số lượng ít, chưa
có đủ các yếu tố để thành lập một phông lưu trữ. Khối tài liệu này lại không đủ

điều kiện thoả mãn là thành phần của một phông lưu trữ cơ quan hay một phông
lưu trữ cá nhân bất kỳ. Vì vậy, người ta thu thập, sưu tầm và để thành một khối
riêng biệt gọi là sưu tập tài liệu.
Ví dụ: Sưu tập tài liệu về Phong trào Xô viết Nghệ Tĩnh năm 1930-1931.
3. Các bước phân loại tài liệu phông lưu trữ Quốc gia:
Phân loại tài liệu Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam là dựa vào những đặc
trưng về thời kỳ lịch sử, đặc trưng nội dung tài liệu, đặc trưng vật liệu và kỹ
thuật chế tác tài liệu … để phân chia toàn bộ tài liệu trong phông lưu trữ quốc
gia thành những phông tài liệu lớn nhỏ, từ đó xác định và phân chia tài liệu
trong các phông đó để bảo quản tại các trung tâm, các phòng kho lưu trữ từ
trung ương đến địa phương nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý,
bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu. Kết quả cuối cùng của việc phân loại tài
liệu Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam là phải xác định được mạng lưới các
trung tâm, các phòng, kho lưu trữ từ trung ương đến địa phương.
Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam có quá trình hình thành tương đối phức tạp.
Ngày 26 tháng 12 năm 1981 Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành Quyết định số
168-HĐBT về việc thành lập Phông Lưu trữ quốc gia của nước Cộng hòa xã hội
chủ nghĩa Việt Nam; tiếp đó ngày 23 tháng 9 năm 1997, Ban Bí thư Trung ương
Đảng Cộng sản Việt Nam ban hành Quyết định số 20-QĐ/TW về thành lập
Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. Hiện nay, Phông Lưu trữ quốc gia
Việt Nam được định nghĩa theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001 trên cơ sở
thống nhất Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông Lưu trữ nhà nước
Việt Nam.
Trên thực tế, Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam đã được phân loại thành
hai phông lưu trữ lớn là Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông Lưu
trữ nhà nước Việt Nam. Tài liệu Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam được phân
loại để bảo quản tại các trung tâm, các kho lưu trữ từ trung ương đến địa
phương, cụ thể như sau:
Các bước phân loại Phông Lưu trữ nhà nước Việt Nam:
Bước 1. Tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam được phân

loại để bảo quản tại mạng lưới các trung tâm, các kho lưu trữ từ trung ương đến
địa phương.
Toàn bộ tài liệu thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam có ý nghĩa toàn
quốc được phân chia bảo quản tại ba trung tâm lưu trữ quốc gia: Trung tâm Lưu
trữ quốc gia I, Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
dựa theo đặc trưng thời kỳ lịch sử, theo Quyết định số 13/QĐ-LTNN ngày 23
tháng 02 năm 2001 của Cục Lưu trữ nhà nước. Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia
chịu sự quản lý trực tiếp của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Những tài liệu thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam có ý nghĩa toàn
quốc song còn đang có giá trị hiện hành, chưa được thu thập, bổ sung vào các
trung tâm lưu trữ quốc gia thì được bảo quản tại các lưu trữ hiện hành nơi sản
sinh ra tài liệu. Đó là lưu trữ các bộ, ngành, lưu trữ các cơ quan, tổ chức cấp
trung ương.
Toàn bộ tài liệu thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam có ý nghĩa địa
phương được phân chia bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ tỉnh, thành phố trực
thuộc trung ương (gọi chung là trung tâm lưu trữ tỉnh) và lưu trữ huyện. Hiện
nay nước ta có 64/64 Trung tâm Lưu trữ tỉnh, nơi bảo quản tài liệu thuộc Phông
Lưu trữ quốc gia Việt Nam sản sinh trong quá trình hình thành và hoạt động của
tỉnh đó. Trung tâm Lưu trữ tỉnh là nơi thu thập, bổ sung tài liệu các cơ quan nhà
nước cấp tỉnh như: Đoàn Đại biểu Quốc hội, Hội đồng Nhân dân, Ủy ban nhân
dân tỉnh, các sở, ban ngành của tỉnh và các tổ chức kinh tế, xã hội, nghề nghiệp,
đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đóng trên địa bàn tỉnh… Những tài liệu
thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam có ý nghĩa địa phương song đang còn
giá trị hiện hành, chưa được thu thập, bổ sung vào Trung tâm lưu trữ tỉnh cũng
được phân chia bảo quản tại các lưu trữ hiện hành của cơ quan nơi sản sinh tài
liệu, đó là lưu trữ các sở, ban, ngành và các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh. Trung tâm
Lưu trữ tỉnh trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
Ở cấp huyện, những tài liệu có ý nghĩa thuộc Phông Lưu trữ quốc gia
Việt Nam cũng được bảo quản tại Phòng Lưu trữ huyện, không phải nộp lưu vào
Trung tâm lưu trữ tỉnh. Hiện nay ở nước ta hầu hết các huyện đều có Phòng Lưu

trữ. Phòng lưu trữ huyện là nơi thu thập, bảo quản tài liệu của các cơ quan nhà
nước cấp huyện như: Hội đồng Nhân dân huyện, Ủy ban nhân dân huyện, các
phòng, ban thuộc sự quản lý của Hội đồng Nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện;
tài liệu của cấp xã thuộc huyện quản lý. Ngoài ra Phòng Lưu trữ huyện còn thu
thập, quản lý những tài liệu của các tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, nghề nghiệp
và các đơn vị vũ trang nhân dân đóng trên địa bàn huyện. Phòng Lưu trữ huyện
trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện.
Cũng theo Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001 và các văn bản hướng dẫn thi
hành thì Trung tâm Lưu trữ tỉnh là Lưu trữ lịch sử, bộ phận Lưu trữ huyện vừa
là là lưu trữ hiện hành vừa là lưu trữ lịch sử.
Như vậy, sau phân loại bước một, toàn bộ tài liệu Phông Lưu trữ quốc gia
Việt Nam đã được phân chia bảo quản trong mạng lưới các trung tâm, các kho
lưu trữ từ trung ương tới địa phương tương đương với từng cấp bậc của hệ thống
các cơ quan quản lý nhà nước.
Bước 2: Phân loại tài liệu trong các trung tâm, các kho lưu trữ thành các
Phông Lưu trữ và các sưu tập tài liệu.
Toàn bộ tài liệu Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam đang quản lý tại các
trung tâm, các kho lưu trữ từ trung ương đến địa phương sẽ được phân chia tiếp
thành các phông lưu trữ. Nói cách khác phông lưu trữ là đơn vị để phân chia tài
liệu trong các trung tâm, các kho lưu trữ. Kết quả cuối cùng của việc phân loại ở
bước hai là tài liệu tại các trung tâm lưu trữ quốc gia, trung tâm lưu trữ tỉnh,
phòng lưu trữ huyện phải được phân loại thành các phông lưu trữ cơ quan;
phông lưu trữ cá nhân; phông lưu trữ gia đình, dòng họ và các sưu tập tài liệu
lưu trữ.
Trong bước hai, để phân loại tài liệu trong các trung tâm, các kho lưu trữ
thành các phông lưu trữ như đã kể trên, chúng ta cần xác định giới hạn của một
phông lưu trữ.
Xác định giới hạn phông lưu trữ là xác định giới hạn thời gian bắt đầu và
kết thúc của một phông lưu trữ. Khi xác định giới hạn của một phông lưu trữ cần
căn cứ vào thời gian bắt đầu và kết thúc hoạt động của cơ quan (hay còn gọi là

đơn vị hình thành phông). Sự bắt đầu và kết thúc hoạt động của một cơ quan
thường được quy định bằng những văn bản pháp luật về việc thành lập hay giải
thể cơ quan. Ngoài ra còn phải xem xét thêm các yếu tố ảnh hưởng đến giới hạn
thời gian hoạt động của đơn vị hình thành phông lưu trữ như:
- Sự thay đổi về chế độ chính trị: sự thay đổi đó thường gắn liền với các
cuộc cách mạng, khi đó các cơ quan thuộc bộ máy của chính quyền cũ bị xoá bỏ,
bộ máy nhà nước mới được thành lập, làm xuất hiện hàng loạt cơ quan mới. Ví
dụ: Ở Việt Nam, Cách mạng tháng Tám năm 1945 thành công, đánh đổ bộ máy
chính quyền Pháp và phong kiến bù nhìn tại Việt Nam, kéo theo sự ra đời của
hàng loạt các cơ quan thuộc chính quyền cách mạng dân chủ nhân dân. Tài liệu
hình thành trong quá trình hoạt động của nhiều cơ quan này sẽ tạo nên những
phông lưu trữ mới.
- Sự thay đổi về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan: Khi
chuyển đổi, tách hay sáp nhập, giải thể, lập mới các cơ quan, đơn vị thì có thể sẽ
làm thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan cũ. Sự thay đổi này
cũng có thể dẫn đến việc kết thúc hoạt động của một phông lưu trữ và mở ra sự
bắt đầu của một phông lưu trữ mới. Đó là căn cứ quan trọng ảnh hưởng đến giới
hạn hoạt động của các đơn vị hình thành phông tài liệu trong một trung tâm, một
phòng kho lưu trữ.
Ví dụ: Nghị định số 91/2002/NĐ-CP ngày 11/11/2002 của Chỉnh phủ về
việc thành lập Bộ Tài nguyên và Môi trường; Nghị định số 54/2003/NĐ-CP
ngày 19/5/2003 của Chính phủ về việc thành lập Bộ Khoa học và Công nghệ
trên cơ sở tách Bộ Khoa học Công nghệ Tài nguyên và Môi trường thành Bộ Tài
nguyên & Môi trường và Bộ Khoa học & Công nghệ, đánh dấu sự kết thúc hoạt
động của Phông Lưu trữ Bộ Khoa học Công nghệ Tài nguyên và Môi trường,
thành lập mới hai phông lưu trữ: Phông Lưu trữ Bộ Khoa học và Công nghệ,
Phông Lưu trữ Bộ Tài nguyên và Môi trường. Sự thay đổi đó sẽ dẫn đến sự thay
đổi số lượng phông trong Kho lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III sau
khi thu thập tài liệu từ các đơn vị hình thành phông nói trên.
- Sự thay đổi về địa giới hành chính: Trường hợp này thường diễn ra ở các

cơ quan hành chính địa phương như: cấp tỉnh, cấp huyện… Việc chia tách, sáp
nhập hay lập mới các đơn vị hành chính sẽ dẫn đến sự thay đổi về phạm vi hoạt
động của các cơ quan hiện đang có chức năng, nhiệm vụ quản lý hành chính tại
các đơn vị hành chính đó. Điều đó cũng tác động đến sự thay đổi về giới hạn
phông lưu trữ.
Ví dụ: Quyết định số 67/CP ngày 07/4/1966 của Hội đồng Chính phủ về
việc chia huyện Hà Quảng tỉnh Cao Bằng thành hai huyện: Huyện Hà Quảng và
huyện Thông Nông; hợp nhất huyện An Dương và huyện Hải An thuộc thành
phố Hải Phòng thành huyện An Hải, đã kết thúc phông lưu trữ các huyện Hà
Quảng, An Dương và Hải An cũ, bắt đầu các phông lưu trữ mới như: Phông lưu
trữ huyện Hà Quảng, Phông lưu trữ huyện Thông Nông và Phông lưu trữ huyện
An Hải.
Để thực hiện được việc phân phông trong một kho lưu trữ đòi hỏi phải có
kiến thức về lịch sử Việt Nam, đặc biệt là lịch sử nhà nước và pháp luật Việt
Nam. Đối với từng khối tài liệu lưu trữ phải đặt yêu cầu nghiên cứu thận trọng
lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông lưu trữ. Những tư liệu lịch sử
quan trọng phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu đó là tài liệu hiện có trong các kho
lưu trữ và các công báo hàng năm đang được lưu trữ tại các lưu trữ, thư viện…
Xác định giới hạn phông lưu trữ cũng là một trong những nội dung phân loại tài
liệu trong phạm vi các trung tâm, các kho lưu trữ.
4. Nội dung các bước tiến hành phân loại tài liệu một phông lưu trữ
cụ thể:
4.1. Phân loại phông lưu trữ cơ quan
Phông lưu trữ cơ quan là khối tài liệu phản ánh hoàn chỉnh hoặc tương
đối hoàn chỉnh quá trình hình thành và phát triển của một cơ quan, tổ chức.
Phông lưu trữ cơ quan có tài liệu có giá trị lịch sử được bảo quản tại các trung
tâm lưu trữ quốc gia và tài liệu có giá trị hiện hành được bảo quản tại lưu trữ cơ
quan (lưu trữ hiện hành). Dù tài liệu được bảo quản tại các trung tâm lưu trữ
quốc gia hay tại lưu trữ hiện hành chúng cũng được phân loại, xác định giá trị và
sắp xếp một cách khoa học phục vụ cho công tác bảo quản và tra tìm tài liệu.

Phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan là dựa vào những đặc trưng chung của
tài liệu trong phông để phân chia chúng thành các nhóm lớn, nhóm nhỏ, sắp xếp
lôgíc các nhóm và các hồ sơ nhằm phục vụ việc quản lý và khai thác, sử dụng tài
liệu thuận lợi và chính xác.
Đơn vị phân loại nhỏ nhất trong phạm vi phông lưu trữ là hồ sơ hoặc đơn
vị bảo quản.
Để phân loại tài liệu trong một phông lưu trữ, cần tiến hành những công
việc sau:
4.1.1 Biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông:
Bản lịch sử đơn vị hình thành phông là bản tóm tắt quá trình hình thành và
phát triển của cơ quan, đơn vị hình thành phông trong đó cần nêu rõ:
- Điều kiện và hoàn cảnh lịch sử của việc thành lập cơ quan, đơn vị hình
thành phông;
- Ngày, tháng, năm bắt đầu và kết thúc hoạt động của cơ quan, đơn vị hình
thành phông;
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan, đơn
vị hình thành phông;
- Cơ cấu tổ chức bộ máy của cơ quan, đơn vị hình thành phông;
- Những hoạt động chính của cơ quan qua từng thời kỳ lịch sử;
- Điều kiện, hoàn cảnh và thời gian thay đổi chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu
tổ chức của cơ quan, đơn vị hình thành phông (nếu có);
- Chế độ công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị hình thành phông;
- Nguyên nhân và thời gian giải thể, kết thúc hoạt động của đơn vị hình
thành phông (nếu có).
Bản lịch sử phông là bản tóm tắt quá trình hình thành và thay đổi của tài
liệu trong phông lưu trữ, bao gồm các nội dung sau:
- Tên phông, giới hạn thời gian của phông;
- Khối lượng và mức độ hoàn chỉnh của tài liệu trong phông;
- Quá trình tập trung tài liệu vào phông;
- Thành phần, nội dung và các loại hình tài liệu trong phông;

- Số lần xuất và nhập tài liệu ra, vào phông (nếu có);
- Tình trạng tài liệu: mức độ thiếu đủ của phông lưu trữ, thể thức văn
bản…
Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông được biên soạn
nhằm mục đích làm căn cứ để phân loại tài liệu trong phông được chính xác, xây
dựng phương án phân loại khoa học, hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi trong việc
xác định chính xác giá trị của tài liệu và thu thập, bổ sung tài liệu hoàn chỉnh
phông lưu trữ.
Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông được biên soạn
chính xác dựa trên những tài liệu mà đơn vị hình thành phông đã sản sinh ra.
Đây là tài liệu chủ yếu phục vụ biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông
và lịch sử phông.
4.1.2 Chọn và xây dựng phương án phân loại:
Phương án phân loại phông lưu trữ là bản kê các nhóm tài liệu dự kiến
phân loại và sắp xếp chúng theo một trật tự khoa học dùng làm cơ sở để phân
loại và sắp xếp tài liệu trong một phông lưu trữ.
Các nhóm tài liệu trong phương án phân loại phải bao quát, phản ánh triệt
để tất cả các tài liệu có trong phông lưu trữ.
Khi chọn và xây dựng phương án phân loại cho một phông lưu trữ cần dựa
vào những đặc trưng cơ bản sau:
- Đặc trưng cơ cấu tổ chức: Dựa vào đặc trưng này, toàn bộ tài liệu trong
phông sẽ được phân chia thành các nhóm lớn chủ yếu theo đơn vị tổ chức của cơ
quan, đơn vị hình thành phông.
- Đặc trưng mặt hoạt động: Dựa vào đặc trưng này, toàn bộ tài liệu trong
phông được phân chia theo các lĩnh vực hoạt động của cơ quan, đơn vị hình
thành phông.
- Đặc trưng thời gian: Dựa vào đặc trưng này tài liệu trong phông được
phân nhóm theo thời gian sản sinh tài liệu (thông thường là theo từng năm).
- Đặc trưng địa danh: Dựa vào đặc trưng này tài liệu được phân nhóm theo
đơn vị hành chính nơi sản sinh tài liệu hoặc nơi nội dung của tài liệu đề cập đến.

- Đặc trưng vấn đề: Dựa vào đặc trưng này tài liệu được phân nhóm theo
nội dung của tài liệu về từng vấn đề, sự việc cụ thể.
Khi phân loại tài liệu, không chỉ vận dụng một đặc trưng mà phải biết kết
hợp một cách linh hoạt nhiều đặc trưng khác nhau.
Vì vậy, các đặc trưng phân loại nêu trên không phải đều có ý nghĩa như
nhau đối với tất cả các phông lưu trữ mà trong đó có những đặc trưng chủ yếu
và những đặc trưng thứ yếu. Đặc trưng chủ yếu là những đặc trưng cơ bản được
áp dụng để phân tài liệu thành các nhóm cơ bản ngay từ những bước đầu tiên
tiến hành phân loại tài liệu trong phạm vi toàn phông lưu trữ. Đó là những đặc
trưng: cơ cấu tổ chức, thời gian, ngành hoạt động, vấn đề. Những đặc trưng chỉ
áp dụng để phân loại tài liệu từ những nhóm lớn thành nhứng nhóm nhỏ được
xem là những đặc trưng thứ yếu.
Thông thường để phân loại tài liệu một phông lưu trữ cơ quan người ta áp
dụng bốn phương án cơ bản sau:
- Phương áp cơ cấu tổ chức - thời gian
- Phương án thời gian - cơ cấu tổ chức
- Phương án mặt hoạt động - thời gian
- Phương án thời gian - mặt hoạt động
Khi xây dựng phương án phân loại tài liệu cho một phông lưu trữ cơ quan
cần phải lựa chọn kiểu phương án phân loại thích hợp với đặc trưng của phông
lưu trữ và lịch sử đơn vị hình thành phông. Phương án phân loại tài liệu phải bảo
đảm phản ánh chính xác lịch sử hoạt động của đơn vị hình thành phông, tạo điều
kiện thuận lợi cho công tác bảo quản và khai thác, sử dụng của độc giả.
*Phương án cơ cấu tổ chức - thời gian: Áp dụng phương án này có nghĩa
là toàn bộ tài liệu trong phông được phân chia thành các nhóm cơ bản theo cơ
cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị hình thành phông, sau đó tài liệu trong từng
nhóm cơ bản được phân chia bước hai theo đặc trưng thời gian. Đơn vị thời gian
ở đây được tính theo năm hoạt động hoặc theo một thời kỳ nào đó phù hợp với
lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông. Phương án phân loại cơ cấu tổ
chức - thời gian thường được áp dụng để phân loại tài liệu các phông lưu trữ mà

đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức ổn định, ít thay đổi.
*Phương án thời gian - cơ cấu tổ chức: Theo phương án phân loại này thì
trước hết tài liệu trong phông được phân chia thành các nhóm cơ bản theo đặc
trưng thời gian, sau đó tài liệu trong các nhóm cơ bản lại được phân chia bước
hai theo cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị hình thành phông. Phương án này
thường áp dụng để phân loại tài liệu các phông lưu trữ có cơ cấu tổ chức của
đơn vị hình thành phông không ổn định, có nhiều thay đổi. Tuy nhiên, những
thay đổi đó có thể theo dõi được. Đây là phương án phân loại tài liệu tương đối
đơn giản, dễ xây dựng và phù hợp với tình hình tổ chức và hoạt động của các cơ
quan nhà nước ở Việt Nam.
*Phương án mặt hoạt động - thời gian: Theo phương án này thì tài liệu
của phông trước hết được phân chia thành các nhóm cơ bản theo mặt hoạt động
của cơ quan, đơn vị hình thành phông, sau đó tài liệu trong các nhóm cơ bản lại
được tiếp tục phân chia bước hai theo đặc trưng thời gian. Phương án phân loại
này thường được áp dụng để phân loại tài liệu của những đơn vị hình thành
phông có cơ cấu tổ chức hay thay đổi, khó theo dõi hoặc các đơn vị hình thành
phông đã ngừng hoạt động.
*Phương án thời gian - mặt hoạt động: Áp dụng phương án phân loại này
toàn bộ tài liệu của phông trước hết được phân chia thành các nhóm cơ bản theo
đặc trưng thời gian, sau đó tài liệu được phân chia bước hai theo mặt hoạt động
của cơ quan, đơn vị hình thành phông. Phương án phân loại thời gian - mặt hoạt
động thường áp dụng để phân loại tài liệu của những đơn vị hình thành phông có
cơ cấu tổ chức hay thay đổi, đang hoạt động trong thực tế.
Trên đây là các kiểu phương án phân loại tài liệu của các phông lưu trữ. Khi
phân loại tài liệu trong mỗi phông cần phải lựa chọn kiểu phương án phân loại
cho phù hợp với những đặc điểm của tài liệu và đặc điểm của đơn vị hình thành
phông. Sau khi phân loại các khối, các nhóm tài liệu phải phản ánh chính xác
quá trình hoạt động cũng như chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của đơn vị hình thành phông, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác khai thác và
sử dụng tài liệu của độc giả.

4.1.3 Hoàn chỉnh phương án phân loại
Sau khi chọn được phương án phân loại phù hợp với đặc điểm của tài liệu
trong phông và đặc điểm của đơn vị hình thành phông, các cơ quan lưu trữ cần
hoàn thiện phương án phân loại ở các bước tiếp theo, có nghĩa là hoàn chỉnh
việc dự kiến phân loại từ các nhóm nhỏ đến nhóm nhỏ nhất và cuối cùng là đơn
vị bảo quản.
Ví dụ: Phân loại tài liệu Phông lưu trữ Bộ Nội thương (giai đoạn 1962 –
1965).
Phương án phân loại: Áp dụng phương án cơ cấu tổ chức - thời gian:
Bước 1: Căn cứ vào cơ cấu tổ chức của Bộ Nội thương giai đoạn 1962 –
1965, tài liệu được phân chia thành các nhóm cơ bản sau:
1- Văn phòng
2- Vụ Kế hoạch - Thống kê
3- Vụ Tổ chức cán bộ - Lao động tiền lương
4- Vụ Tổ chức kỹ thuật
5- Vụ Vật giá
Bước 2: Tài liệu trong mỗi nhóm trên được phân tiếp dựa vào đặc trưng
thời gian (năm hoạt động)
1- Văn phòng 2- Vụ Kế hoạch -
Thống kê
1.1 Năm 1962 2. 1 Năm 1962
1.2 Năm 1963 2.2 Năm 1963
1.3 Năm 1964 2.3 Năm 1964
1.4 Năm 1965 2.4 Năm 1965
3- Vụ Tổ chức cán bộ - Lao động tiền lương 4.Vụ Tổ chức
kỹ thuật
3.1 Năm 1962 4. 1 Năm 1962
3.2 Năm 1963 4.2 Năm 1963
3.3 Năm 1964 4.3 Năm 1964
3.4 Năm 1965 4.4 Năm 1965

5- Vụ Vật giá
5.1 Năm 1962
5.2 Năm 1963
5.3 Năm 1964
5.4 Năm 1965
Bước 3: Tài liệu trong mỗi nhóm trên được phân chia theo cấp độ tiếp
theo dựa vào những đặc trưng phân loại thứ yếu như: đặc trưng vấn đề, đặc
trưng tên loại tài liệu, đặc trưng tác giả tài liệu…
Ví dụ:
3- Vụ Tổ chức cán bộ - Lao động tiền lương
3.1 Năm 1962
3.1.1 Tài liệu về Tổ chức cán bộ
3.1.2 Tài liệu về vấn đề Lao động tiền lương
….
Bước 4: Tài liệu trong từng nhóm nhỏ trên lại được tiếp tục phân chia theo
cấp độ nhỏ hơn dựa vào đặc trưng của từng nhóm tài liệu cụ thể.
Ví dụ:
1. Văn phòng
1.1 Năm 1962
1.1.1 Những văn bản pháp quy về tổ chức và hoạt động của bộ
1.1.1.1 Nghị định
1.1.1.2 Quyết định
1.1.1.3 Công văn hướng dẫn…
3- Vụ Tổ chức cán bộ - Lao động tiền lương
3.1 Năm 1962
3.1.1 Tài liệu về Tổ chức cán bộ
3.1.1.1 Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn về công tác tổ chức cán bộ
3.1.1.2 Tài liệu về vấn đề tổ chức
3.1.1.3 Tài liệu về quản lý cán bộ
3.1.1.4 Tài liệu về thực hiện chế độ hưu trí của cán bộ

Cứ như vậy tài liệu được phân chia đến cấp độ nhỏ nhất là các hồ sơ, đơn
vị bảo quản tuỳ thuộc vào đặc trưng và số lượng tài liệu trong phông và trong
từng nhóm tài liệu.
4.1.4 Tiến hành phân loại tài liệu theo phương án đã lựa chọn
Sau khi đã hoàn chỉnh phương án phân loại, người ta tiến hành phân loại
tài liệu dựa theo hai phương pháp sau:
- Phương pháp trực tiếp: Phân loại trực tiếp là cán bộ lưu trữ sử dụng
phương án phân loại đã lựa chọn và hoàn chỉnh để phân chia trực tiếp tài liệu
trong phông thành các nhóm. Khi đã có phương án phân loại, trước hết cán bộ
lưu trữ áp dụng để phân chia các nhóm cơ bản, rồi tiếp đến nhóm lớn, nhóm
nhỏ, nhóm nhỏ nhất và cuối cùng là các hồ sơ, đơn vị bảo quản. Cán bộ lưu trữ
nghiên cứu, điều chỉnh những chỗ chưa phù hợp, sắp xếp và kiểm tra đối chiếu
với phương án phân loại đã hoàn chỉnh ở bước trên cho phù hợp sau đó tiến
hành ghi số, ký hiệu của các đơn vị bảo quản.
Phương pháp phân loại này thường tốn nhiều thời gian, phải có nhiều
diện tích để phân nhóm tài liệu và sẽ gặp những khó khăn nhất định trong quá
trình vừa phân loại vừa phục vụ tra tìm tài liệu. Tuy nhiên, việc áp dụng phương
pháp này đảm bảo độ chính xác cao và có thể kiểm tra được nội dung của từng
đơn vị bảo quản.
Phương pháp này thường được áp dụng khi phân loại phông lưu trữ có
khối lượng tài liệu không nhiều, nội dung tài liệu tương đối đơn giản, dễ khảo
sát.
- Phương pháp gián tiếp: Là phương pháp phân loại mà cán bộ lưu trữ
không tiến hành trực tiếp đối với từng tài liệu, hồ sơ mà phân loại thông qua bộ
thẻ.
Bộ thẻ phân loại là bộ thẻ ghi lại toàn bộ các tiêu đề của hồ sơ, đơn vị bảo
quản trong một phông, một khối hoặc một sưu tập tài liệu. Mỗi thẻ tương ứng
với một hồ sơ, đơn bị bảo quản. Cán bộ lưu trữ tiến hành phân loại các thẻ đó
theo phương án phân loại đã lựa chọn.
Sau khi phân loại các tấm thẻ, cán bộ lưu trữ sắp xếp và điều chỉnh các

tấm thẻ cho phù hợp, ghi số, ký hiệu chính thức cố định vị trí các tấm thẻ. Căn
cứ vào các số tạm thời trên thẻ, các cán bộ lưu trữ tìm các hồ sơ, đơn vị bảo
quản tương ứng, ghi số, ký hiệu chính thức lên bìa hồ sơ và sắp xếp theo đúng
thứ tự sắp xếp các bộ thẻ.
Khi toàn bộ hồ sơ, đơn vị bảo quản đã được sắp xếp theo đúng thứ tự của
bộ thẻ thì công tác phân loại cũng hoàn thành. Đối với những phông lưu trữ có
ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình phân loại, chỉnh lý tài liệu thì nên
dùng phiếu tin để mô tả thông tin trên máy tính thay cho các bộ thẻ.
Các phông có khối lượng tài liệu lớn, nội dung tài liệu tương đối phức tạp
và tài liệu đã được lập hồ sơ hoàn chỉnh thì nên sử dụng phương pháp phân loại
này.
Áp dụng phương pháp phân loại này sẽ có những ưu điểm và hạn chế
nhất định. Phương pháp phân loại này không đòi hỏi diện tích lớn để sắp xếp và
chia nhóm tài liệu, tránh làm nhàu nhát, hư hỏng các đơn vị bảo quản vì trong
quá trình phân loại cán bộ ít tiếp xúc trực tiếp với đơn vị bảo quản. Đồng thời
việc sử dụng phương pháp phân loại này sẽ tiếp kiệm được thời gian và không
gây trở ngại cho công tác vừa phân loại vừa phục vụ tra tìm tài liệu. Tuy nhiên,
việc áp dụng phương pháp phân loại này đòi hỏi các đơn vị bảo quản đã được
lập hoàn chỉnh với mức độ tin tưởng cao bởi lẽ do ít tiếp xúc trực tiếp với đơn vị
bảo quản nên công tác kiểm tra nội dung của từng đơn vị bảo quản bị hạn chế,
đòi hỏi cán bộ làm công tác chỉnh lý, phân loại phải hết sức thận trọng, tránh
những nhầm lẫn và sai sót đáng tiếc. Trong quá trình sắp xếp và chuyển giao số
chính thức giữa thẻ tạm và bìa hồ sơ cũng cần được kiểm tra kỹ lưỡng bởi lẽ nếu
có sơ xuất nhầm số sẽ dẫn đến những sai sót cho toàn bộ số đơn vị bảo quản tiếp
theo và ảnh hưởng lớn đến công tác tra tìm tài liệu về sau.
Mỗi phương pháp có những ưu điểm và hạn chế nhất định phù hợp với
từng phông lưu trữ cụ thể. Vì vậy, đòi hỏi người cán bộ lưu trữ trong quá trình
lựa chọn phương pháp phân loại cần căn cứ vào đặc điểm của từng khối tài liệu,
điều kiện và phương tiện làm việc để lựa chọn một phương pháp phân loại hợp
lý và khoa học.

4.2. Phân loại phông lưu trữ cá nhân và các sưu tập tài liệu
Phông lưu trữ cá nhân bao gồm những tài liệu có nội dung và loại hình
tương đối phong phú, đa dạng. Dựa vào đặc điểm loại hình tài liệu có thể phân
chia tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân thành ba nhóm cơ bản sau:
4.2.1. Nhóm tài liệu giấy
Nhóm này được chia thành các khối như sau:
- Nhóm tài liệu về tiểu sử: bao gồm những tài liệu liên quan đến quá trình sinh
ra cá nhân đó như: tài liệu về gia đình, dòng họ của cá nhân đó, gia phả, giấy
chứng nhận thừa kế, sở hữu tài sản; các tài liệu về giấy khai sinh, giấy chứng
nhận hộ tịch, hộ khẩu, chứng minh thư nhân dân, sơ yếu lý lịch, các văn bằng
chứng chỉ, các quyết định công tác và các giấy tờ tuỳ thân khác
- Nhóm tài liệu về quá trình sống và hoạt động của cá nhân đó: Nhóm tài liệu
này được chia làm hai nhóm nhỏ:
+ Tài liệu về hoạt động chính của cá nhân đó: Đây là nhóm tài liệu đóng vai trò
quan trọng trong phông lưu trữ cá nhân. Nhóm tài liệu này sẽ phản ánh rõ nét
những công lao đóng góp của cá nhân đó trong quá trình phát triển ngành hoặc
lĩnh vực mà cá nhân đó tham gia hoạt động, đồng thời cũng là nhóm tài liệu có
số lượng và thành phần chính trong phông lưu trữ cá nhân. Ví dụ: một nhà
nghiên cứu khoa học thì nhóm tài liệu chính là những công trình nghiên cứu mà
người đó chủ trì hoặc trực tiếp tham gia nghiên cứu; phông lưu trữ cá nhân của
một nhà văn thì nhóm tài liệu chính bao gồm các tác phẩm văn học nghệ thuật
do người đó sáng tác…
+ Tài liệu về các hoạt động phụ của người đó: Đây là nhóm tài liệu có vị trí quan
trọng sau nhóm tài liệu chính, nhóm tài liệu này phản ánh một phần đóng góp
của cá nhân đó đối với hoạt động của ngành liên quan. Ví dụ: Một nhà toán học
có thể trong quá trình hoạt động có tham gia nghiên cứu về vật lý, hoá học… thì
trong quá trình sống và hoạt động của cá nhân đó sẽ hình thành những tài liệu
liên quan đến các lĩnh vực lý học và hoá học; một nhà thơ đôi khi tham gia sáng
tác văn xuôi, truyện ký, nên tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân đó có nhóm tài
liệu về hoạt động chính là các tác phẩm thơ ca còn nhóm tài liệu về các hoạt

động phụ sẽ là những sáng tác văn xuôi, truyện ký…
- Tài liệu về việc tham gia các hoạt động xã hội: Đây là nhóm tài liệu phản ánh
các hoạt động xã hội không thuộc lĩnh vực chuyên môn của cá nhân đó. Nhóm
tài liệu này có ý nghĩa phản ánh các mối quan hệ đoàn thể, quần chúng của cá
nhân, bao gồm các loại tài liệu như: Tài liệu về tham gia hoạt động Đoàn, Công
đoàn, tham gia các hoạt động Hội nghề nghiệp, Hội cựu chiến binh, Hội phụ nữ,
Hội người cao tuổi và việc tham gia các hoạt động văn hóa, văn nghệ, hoạt động
từ thiện…
- Nhóm tài liệu về các thư từ trao đổi: Nhóm tài liệu này chủ yếu là những bức
thư trao đổi trong lĩnh vực quan hệ gia đình, họ hàng, bạn bè, đồng nghiệp Tuy
nhiên, nhóm tài liệu này cũng có ý nghĩa làm phong phú thêm đời sống tinh thần
của cá nhân người hình thành phông đồng thời góp phần làm hoàn chỉnh phông
lưu trữ cá nhân.
- Nhóm tài liệu của các cá nhân khác viết hoặc nghiên cứu về cá nhân hình thành
phông: Một cá nhân là một nhân vật lịch sử hay một nhân vật tiêu biểu thường
được quần chúng mến mộ và khâm phục. Như vậy, trong quá trình sống và ngay
cả khi cá nhân đó qua đời cũng có nhiều cá nhân khác viết và nghiên cứu về
người đó. Nhiều nhân vật lịch sử tiêu biểu cả cuộc đời có những đóng góp lớn
lao cho đất nước, cho dân tộc song trong cuộc sống còn nhiều điều bí ẩn mà khi
người đó qua đời các nhà nghiên cứu mới tập trung nghiên cứu và làm sáng tỏ.
Đây là khối tài liệu mở của phông lưu trữ cá nhân và là nguồn thu thập, bổ sung
vào phông lưu trữ cá nhân.
- Nhóm tài liệu do cá nhân sưu tầm được: Trong quá trình sống và hoạt động cá
nhân có thể sưu tầm được những tài liệu có giá trị bổ sung vào phông lưu trữ
quốc gia.
4.2.2. Nhóm tài liệu phim, ảnh, ghi âm liên quan đến hoạt động của người đó
Do đặc trưng về vật liệu và kỹ thuật chế tác tài liệu nên nhóm tài liệu này phải
được để thành một khối riêng và cần có kỹ thuật bảo quản khác tài liệu giấy.
Nhóm tài liệu này có ý nghĩa làm sinh động, phong phú và hoàn thiện phông lưu
trữ cá nhân.

4.2.3. Nhóm tài liệu điện tử
Đây cũng là nhóm tài liệu có đặc trưng chế tác, bảo quản và sử dụng khác với
các loại tài liệu khác. Nội dung của nhóm tài liệu này có thể trùng hoặc không
trùng với tài liệu hành chính và tài liệu phim, ảnh, ghi âm song nó cũng góp
phần làm phong phú, sinh động thêm thành phần tài liệu trong phông lưu trữ cá
nhân đồng thời cũng chứa đựng những tài liệu ở dạng điện tử thuận lợi cho việc
khai thác, sử dụng và sao chép khi cần thiết.
Điểm đáng chú ý khi phân loại phông lưu trữ cá nhân là không lẫn tài liệu công
vụ của cơ quan do cá nhân làm thủ trưởng với tài liệu riêng của cá nhân đó. Việc
phân loại ở cấp độ tiếp theo trong mỗi nhóm tài liệu trên cần dựa vào đặc trưng
của từng nhóm và vận dụng linh hoạt, sáng tạo các đặc trưng phân loại tài liệu
theo đặc trưng hoạt động của cá nhân và dựa theo số lượng hiện có của tài liệu.
Đối với các sưu tập tài liệu, việc lựa chọn được một phương án phân loại mẫu
cho tất cả các sưu tập tài liệu là rất khó khăn bởi lẽ mỗi sưu tập tài liệu có một
nội dung và đặc điểm hình thành khác nhau. Việc xây dựng phương án phân loại
cho các sưu tập tài liệu cần căn cứ vào những đặc trưng hình thành nên từng sưu
tập tài liệu và vận dụng linh hoạt, sáng tạo các đặc trưng phân loại tài liệu. Đồng
thời phương án phân loại tài liệu của một sưu tập tài liệu sẽ là cơ sở để thu thập,
bổ sung tài liệu còn thiếu làm cho sưu tập tài liệu ngày càng hoàn chỉnh.
Phân loại là khái niệm được sử dụng rất phổ biến trong các lĩnh vực hoạt
động của xã hội loài người. Phân loại là dựa vào những dấu hiệu giống nhau và
khác nhau để phân chia, sắp xếp các sự vật, hiện tượng trong tự nhiên, xã hội
theo một trật tự nhất định. Chính vì vậy, phân loại là chìa khoá giúp cho loài
người nhận biết được thế giới.
Qua phân loại, loài người tổ chức được các sự vật, vật chất, hiệt tượng,
con người, động vật, thực vật, thành các lớp. Lớp chính là một tập hợp các đơn
vị, thành tố có chung một, hoặc một số đặc điểm, ví dụ: sắt, đồng chì, kẽm có
chung đặc đặc điểm là kim loại. Cơ sở để chia lớp là những đặc tính giống nhau
của sự vật và hiện tượng. Dựa vào phương pháp đó, người ta có thể phân chia
tiếp theo thành các lớp con hoặc phân lớp khác nhau của một trật tự đẳng cấp.

Trong quá trình phân loại, ta cần phân biệt phân loại tự nhiên và phân
loại nhân tạo. Phân loại tự nhiên là dựa vào đặc điểm vốn có của sự vật và hiện
tượng để phân loại. Phân loại nhân tạo là kiểu phân loại theo mục đích sử dụng
của loài người.
Và tài liệu lưu trữ được phân loại theo mục đích sử dụng của con người,
nó được tổ chức một cách khoa học. chặt chẽ và cụ thể để giúp quá trình sử dụng
dễ dàng hơn.
Phân loại tài liệu lưu trữ là sự phân chia tài liệu thành các khối, các nhóm
các đơn vị bảo quản cụ thể căn cứ vào các đặc trưng chung của chúng nhằm tổ
chức một cách khoa học và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó.
Phân loại tài liệu không chỉ hiểu theo ý nghĩa trực tiếp của việc phân chia
theo thể loại tài liệu mà còn có ý nghĩa là tổ chức khoa học tài liệu, nhằm xác
định được các kho bảo quản tài liệu và hình thành mối quan hệ giao – nộp tài
liệu, khu vực thẩm quyền thu thập tài liệu lưu trữ. Ngoài ra, phân loại tài liệu
còn có ý nghĩa là phân chia tài liệu của một kho lưu trữ, lưu các phương án phân
loại. Theo phương án đó tài liệu sẽ được phân chia thành các nhóm lớn, nhóm
nhỏ, đến đơn vị bảo quản để làm công cụ tra cứu phục vụ yêu cầu sử dụng tài
liệu. Qúa trình phân loại tài liêu gắn chặt chẽ với yêu cầu bổ sung, xác định giá
trị tài liệu.
 Các giai đoạn phân loại:
1. Phân Loại tài liệu theo phông lưu trữ quốc gia:
Đó là việc phân chia tài liệu lưu trữ quốc gia thành hệ thống các kho hoặc
các trung tâm lưu trữ, dựa vào các đặc trưng thời kỳ lịch sử, lĩnh vực hoạt động,
lãnh thổ, kỹ thuật chế tác tài liệu. giai đoạn phân loại này do các cơ quan có
thẩm quyền ở trung ương thực hiện để xây dựng mạng lưới các kho lưu trữ.
Dựa vào các lĩnh vực hoạt động ở nước ta đã xây dựng các kho lưu trữ
của các ngành như kho lưu trữ của ngành công an, kho lưu trữ quân đội, kho lưu
trữ tài chính, ngân hàng, bưu điện,…
Dựa vào đặc trưng thời kỳ lịch sử có kho tài liệu lưu trữ trước cách mạng
tháng tám, kho lưu trữ sau cách mạng tháng tám,…

Dựa vào đặc trưng lãnh thổ, các kho lưu trữ của các tỉnh, thành phố, quận,
huyện, thị xã,… được xây dựng.
Dựa vào đặc trưng vật liệu, kỹ thuật và phương pháp chế tác tài liệu có
các kho lưu trữ phim ảnh, băng ghi âm, kho lưu trữ tài liệu quản lý Hành chính,
…
2. Phân loại tài liệu trong các kho lưu trữ:
Đây là giai đoạn phân loại được được áp dụng ở các kho lưu trữ ngành,
các kho lưu trữ địa phương, các kho lưu trữ trung ương.
Tại giai đoạn phân loại này, tài liệu trong kho lưu trữ được phân chia theo
phông chữ lưu trữ. Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình
hoạt động của một cơ quan Nhà nước, một tổ chức chính trị - xã hội, một dơn vị
vũ trang, một doanh nghiệp, cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tê, khoa học,…
được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định. Phân loại tài liệu từng
phông lưu trữ là phân chia tài liệu thành các nhóm dựa vào đặc trưng của tài
liệu, thành phần của phông lưu trữ là các hồ sơ lưu trữ, hoặc các đơn vị bảo
quản.
Giai đoạn này có ý nghĩa rất to lớn làm cho tài liệu hình thành trong quá
trình hoạt động của một cơ quan, một đơn vị không bị xóa lẻ mà giữ được mối
liên hệ tạo thuận lợi cho bảo quản và sử dụng.
Trong kho lưu trữ của tỉnh, thành phố được phân chia thành các phông lưu
trữ và có thể bao gồm các phông lưu trữ sau đây:
- Hội đồng Nhân dân tỉnh;
- Ủy ban Nhân dân thành phố;
- Phông lưu trữ các sở, ban, ngành.
Kho lưu trữ của huyện, quận, thị xã có thể phân chia thành các phông lưu
trữ của:
- Hội đồng Nhân dân;
- Ban chỉ huy quân sự;
- Công an,…
Ngoài phông lưu trữ cơ quan, còn có các kho lưu trữ cá nhân, gia đình,

dòng họ và các sưu tập lưu trữ.
3. Một số cách phân loại tài liệu theo phông lưu trữ:
 Phân loại tài liệu theo phông lưu trữ cơ quan:
Phân loại tài liệu theo phông lưu trữ là dựa vào đặc trưng của tài liệu
trong phông để phân chia chúng thành các nhóm, xắp xếp logic các nhóm và các
hồ sơ nhằm sử dụng tài liệu thuận lợi và chính xác.
Đơn vị phân loại nhỏ nhất trong phạm vi phông lưu trữ là đơn vị bảo quản
hoặc hồ sơ.
Phân loại tài liệu phông lưu trữ bao gồm các công việc chính sau:
• Biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông
Biên soạn bản lịch sử hình thành phông và lịch sử phông nhằm làm căn cứ
để phân loại phông được chính xác, xây dựng phương án phân loại tài liệu hợp
lí, xác định tài liệu và bổ sung được chính xác
Bản lịch sử hình đơn vị hình thành phông và lịch sử phông cần nêu các
nội dung chính:
- Phần lịch sử đơn vị hình thành phông cần nêu các nôi dung:
+ Điều kiện và hoàn cảnh lịch sử thành lập đơn vị hình thành phông.
+ Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc hoạt động của đơn vị hình thành
phông.
+ Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của đơn vị
hình thành phông.
+ Tổ chức bộ máy làm việc của đơn vị hình thành phông.
+ Điều kiện, hoàn cảnh và thời gian thay đổi chức năng, nhiêm vụ, tổ
chức của đơn vị hình thành phông.
+ Chế độ công tác văn thư của cơ quan.
+ Nguyên nhân và thời gian giải thể đơn vị hình thành phông.
- Phần lịch sử phông cần nêu những nội dung sau:
+ Khối lượng tài liệu của phông nhiều hay ít, có đầy đủ tài liệu hay
không.
+ Ngày tháng giới hạn của tài liệu trong phông.

+ Thời gian thu thập tài liệu của phông vào lưu trữ.
Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông được biên soạn
chính xác, dựa trên những tài liệu mà đơn vị hình thành phông sản sinh ra. Đây
là tài liệu chủ yếu phục vụ biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch
sử phông.
• Chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu
Phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ là bản kê các nhóm tài liệu
trong phông được sắp xếp theo một trật tự dùng làm cơ sở để sắp xếp tài liệu
trong phông lưu trữ.
Các nhóm tài liệu trong phương án phân loại phải bao quát được tất cả
các tài liệu trong phông.
Các đặc trưng tài liệu phân loại trong phông lưu trữ là:
+ Qua phân loại, loài người tổ chức được các sự vật, vật chất, hiệt tượng,
con người, động vật, thực vật, thành các lớp. Lớp chính là một tập hợp
các đơn vị, thành tố có chung một, hoặc một số đặc điểm, ví dụ sắt, đồng
chì, kẽm có chung đặc đặc điểm là kim loại. Cơ sở để chia lớp là những
đặc tính giống nhau của sự vật và hiện tượng. Dựa vào phương pháp đó,
người ta có thể phân chia tiếp theo thành các lớp con hoặc phân lớp khác
nhau của một trật tự đẳng cấp
+ Trong quá trình phân loại, ta cần phân biệt phân loại tự nhiên và phân
loại nhân tạo. Phân loại tự nhiên là dựa vào đặc điểm vốn có của sự vật và
hiện tượng để phân loại. Phân loại nhân tạo là kiểu phân loại theo mục
đích sử dụng của loài người
+ Đặc trưng cơ cấu tổ chức: Tài liệu được phân nhóm theo đơn vị tổ
chức của đơn vị hình thành phông.
+ Đăc trưng ghành hoạt động: Tài liệu được phân nhóm theo các lĩnh
vực hoạt động của đơn vị hình thành phông.
+ Đặc trưng thời gian: Tài liệu được phân nhóm theo đơn vị thời gian
sản sinh tài liệu.
+ Đặc trưng địa dư: Tài liệu được phân nhóm theo đơn vị hành chính.

+ Đặc trưng vấn đề: Tài liệu được phân nhóm theo nội dung của từng
vấn đề, sự việc.
Các đặc trưng phân loại nêu trên không phải đều có ý nghĩa như nhau, mà
trong đó có những đặc trưng chủ yếu, những đặc trưng thứ yếu. Đăc trưng phân
loại tài liệu chủ yếu là những đặc trưng tiêu biểu, cơ bản dùng để phân nhóm tài
liệu trong phạm vi phông lưu trữ. Đó là các đặc trưng cơ cấu tổ chức, thời gian,
ngành hoạt động, đặc trưng vấn đề.
Phương án phân loại tài liệu trong các phông lưu trữ thông thường có
các kiểu sau:
+ Phương án cơ cấu tổ chức – thời gian.
+ Phương án thời gian – cơ cấu tổ chức.
+ Phương án hoạt động – thời gian.
+ Phương án thời gian – hoạt động.
Khi xây dựng phương án phân loại tài liệu cho một phông lưu trữ cơ quan
cần phải lựa chọn kiểu phương án phân loại phù hợp với đặc điểm của đơn vị
hình thành phông và lịch sử phông tài liệu. Phương án phân loại tài liệu phải bảo
đảm phản ánh chính xác lịch sử hoạt động của đơn vị hình thành phông.
Phương án cơ cấu tổ chức – thời gian: Theo phương án này tài liệu trong
phông trước hết được phân nhóm theo từng đơn vị tổ chức, sau đó tài liệu trong
từng tổ chức phải được phân nhóm theo thời gian. Thời gian được tính theo năm
hoặc thời kỳ nào đó. Phương án phân loại cơ cấu tổ chức – thời gian thường áp
dụng để phân loại tài liệu các phông lưu trữ mà đơn vị hình thành phông có cơ
cấu tổ chức ổn định ít thay đổi.
Phương án thời gian – cơ cấu tổ chức: Theo phương án này thì các trước
hết các tài liệu trong phông được phân chia theo thời gian, sau đó phân loại theo
đơn vị tổ chức. Phương án này thường áp dụng để phân loại tài liệu các phông
lưu trữ có cơ cấu tổ cức của đơn vị hình thành phông trong từng thời gian không
ổn định, có nhiều thay đổi. Nhưng những thay đổi đó có thể theo dõi được. Đây
là phương án phân loại tài liệu tương đối đơn giản, dễ xây dựng và phù hợp với
tình hình tổ chức và hoạt động của các cơ quan nhà nước Việt Nam.

Phương án hoạt động – thời gian: Theo phương án này thì tài liệu của
phông trước hết được phân chia theo các mặt hoạt động của đơn vị hình thành
phông, sau đó tài liệu được phân chia theo thời gian. Phương án phân loại này
được áp dụng để phân loại tài liệu của những đơn vị hình hành có cơ cấu tổ chứ
hay thay đổi, khó theo dõi hoặc các đơn vị hình thành phông đã ngừng hoạt
động.
Phương án thời gian – hoạt động: theo phương án này thì tài liệu của
phông trước hết được phân chia theo thời gian, sau đó tài liệu được phân chia
theo từng mặt hoạt động của nó. Phương án phân loại thời gian – hoạt động
thường áp dụng để phân loại tài liệu của những đơn vị hình thành phông có cơ
cấu tổ chức hay thay đổi, đang hoạt động trong thực tế.
Trên đây là các kiểu phương án phân loại tài liệu của các phông lưu trữ.
Khi phân loại tài liệu trong mỗi phông cần phải lựa chọn kiểu phân loại cho phù
hợp với những đặc điểm của tài liệu và đăc điểm của đơn vị hình thành phông
lưu trữ, làm thế nào sau khi phân loại, tài liệu phản ánh chính xác quá trình diễn
biến cơ bản chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của đơn vị hình
thành phông, tạo điều kiên cho việc khai thác, sử dụng của độc giả.
Sau khi phương án phân loại được lựa chọn, cần xây dựng tiếp theo các
bước phân loại từ nhóm lớn, nhóm nhỏ đến đơn vị bảo quản. Tên của mỗi
phương án đã xác định được hai bước phân loại đầu tiên của một phông lưu trữ.
Phương án cơ cấu tổ chức – thời gian bước đầu tiên là phải xác định được
cơ cấu tổ chức, sau đó là thời gian.
Phương án hoạt động – thời gian: Trước hết tài liệu được phân chia theo
mặt hoạt động, sau đó chia theo thời gian.
Phương án thời gian – hoạt động sẽ được thực hiện ngược lại.
Sau hai bước phân loại trên đây, tài liệu được chia ra các nhóm nhỏ hơn
rồi đến bước cuối cùng là đơn vị bảo quản. Yêu cầu và mức độ phân loại chi tiết
đến mức nào là do tính chất và tài liệu của từng phông lưu trữ quy định.
Đối với các phông có số lượng tài liệu ít, sau hai bước phân loại đầu theo
phương án, có thể xây dựng bước thứ ba cho từng hồ sơ cụ thể. Còn đối với các

phông lưu trữ có số lượng tài liệu nhiều, đòi hỏi phải có phương án chi tiết hơn.
Đối với các tài liệu của các phông đã được phân loại, lập hồ sơ từ văn thư,
khi thu thập vào lưu trữ sẽ không có yêu cầu phân loại theo một phương án mới.
Yêu cầu lập phương án phân loại và thực hiện phân loại theo các phương án
thường được đặt ra đối với các phông lưu trữ chưa được chỉnh lý
Quy trình phân loại tài liệu thường được thực hiên theo các bước sau:
+ Xem xét trong kho lưu trữ, chọn phông tài liệu cần phân loại. Việc
phân loại đó phải gắn các quy trình nghiệp vụ khác như chỉnh lý, xác định
giá trị tài liệu, làm công cụ tra cứu.
+ Nghiên cứu trực tiếp tài liệu, nghiên cứu lịch sử đơn vị hình thành
phông và lịch sử phông để chon lựa ra một phông lưu trữ thích hợp.
+ Thực hiện phân loại các thứ bậc, các nhóm đến đơn vị cuối cùng trong
toàn phông lưu trữ.
Người ta thường dùng một trong hai phương pháp phân loại sau:
+ Phương pháp gián tiếp:
Mỗi đơn vị bảo quản được mô tả lên một tấm thẻ, ghi số tạm thời lên bìa
của đơn vị bảo quản đồng thời viết vào thẻ. Sau đó phân loại các tấm thẻ theo
các phương án đã chọn. Điều chỉnh các tấm thẻ cho phù hợp, ghi số, ký hiệu
chính thức để cố định vị trí các tấm thẻ. Căn cứ vào các số tạm thời trên thẻ, tìm
các đơn vị bảo quản tương ứng, ghi số ký hiệu chính thức trên thẻ và sắp xếp
theo đúng thứ tự của bộ thẻ. Khi toàn bộ các đơn vi bảo quản đã được sắp xếp
theo đúng thú tự của bộ thẻ. Khi toàn bộ các đơn vị bảo quản đã được sắp xếp
theo đúng thứ tự của bộ thẻ thì công tác phân loại cũng hoàn hành.
Đối với công tác phông có khối lượng tài liệu lớn, nội dung tài liệu phức
tạp và tài liệu đã được lập tài liệu hồ sơ thì nên sử dụng phương pháp phân loại
này.
Ưu điểm của phương pháp này không đòi hỏi diện tích lớn để đặt tài
liệu khi phân nhóm, không gây ra hư hỏng tài liệu, tiết kiệm được thời gian,
không gây ra trở ngại trong quá trình phân loại.
+ Phương pháp trực tiếp:

Phân loại trực tiếp là sử dụng phương án phân loại để phân chia trực tiếp
tài liệu, không dùng bộ thẻ tạm để phân loại gián tiếp. Khi đã có phương án
phân loại, trước hết áp dụng để phân chia các nhóm lớn, rồi từ phân các nhóm
lớn thành nhóm nhỏ cuối cùng. Sau đó, điều chỉnh những chổ thấy chưa phù hợp
và tiến hành ghi số, ký hiệu của các đơn vị bảo quản.
Phương pháp phân loại này thường mất nhiều thời gian, phải có diện
tích lớn để đặt tài liệu, gây trở ngại cho yêu cầu sử dụng nếu có trong quá trình
phân loại.
 Phân loại tài liệu phông lưu trữ cá nhân
Tài liệu phông lưu trữ tài liệu cá nhân gồm có các thành phần như:
- Tài liệu về tiểu sử, tài liệu hoạt động xã hội;
- Tài liệu nghiên cứu khoa học và sáng tác văn học nghệ thuật;
- tài liệu thư từ trao đổi;
- Tài liệu về những thân nhân trong gia đình;
- Tài liệu của cá nhân khác viết về cá nhân đó…