Bài giảng môn Hệ thống thông tin kế toán - Chương 1: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán

CHƯƠNG 1

TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG
THƠNG TIN KẾ TỐN


CÁC CƠNG CỤ MƠ TẢ, LẬP TÀI LIỆU HỆ THỐNG
 Sơ đồ dịng dữ liệu (Data Flow Diagram – DFD)
 Lưu đồ (Flowchart)
. Nhằm giải thích cách thức hệ thống hoạt động một
cách khoa học, dễ hiểu. Nó thể hiện dữ liệu đầu vào,
xử lý, lưu trữ, thơng tin đầu ra và hệ thống kiểm
sốt.
. Giúp ích cho người làm kế tốn, kiểm tốn và các
đối tượng khác trong đánh giá HTKSNB của doanh
nghiệp


TÌNH HUỐNG:Q trình thu tiền bán chịu
 Khách hàng trả tiền cho nhân viên bán hàng kèm theo thơng báo trả
nợ của cơng ty. Nhân viên bán hàng nhận tiền, lập phiếu thu 2 liên và
ghi số tiền thanh tốn, số phiếu thu vào thơng báo trả tiền kèm theo.
Nhân viên bán hàng chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ, chuyển
thơng báo trả tiền cho kế tốn phải thu. Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra
số tiền trên phiếu thu và đóng dấu xác nhận. Sau đó chuyển 1 phiếu
thu cho kế tốn phải thu, phiếu cịn lại dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu
theo s
ố thứả
 tự
Kế tốn ph
i thu nhận giấy báo trả nợ do nhân viên bán hàng chuyển

đến. Lưu lại theo hồ sơ khách hàng. Sau khi nhận phiếu thu từ thủ
quỹ, kế tốn kiểm tra, đối chiếu với giấy báo trả nợ, sau đó nhập vào
chương trình quản lý phải thu. Phần mềm kiểm tra mã khách hàng, số
hóa đơn cịn chưa trả. Nếu đúng, phần mềm sẽ cho phép ghi nhận
nghiệp vụ thanh tốn làm giảm nợ phải thu của khách hàng theo từng
hóa đơn. Định kì, phần mềm sẽ in bảng tổng hợp thanh tốn và
chuy
ển cho k
ế tốn t
ổng h
ổ cái.
Định kì, th
ủ qu
ỹ lập gi
ấy nợộp đ
p tiểề ghi s
n cho ngân hàng, sau đó chuy
ển tiền
cho ngân hàng.
3


VẤN ĐỀ ĐẶT RA

Những ai tham gia vào q trình trên
Các chứng từ ln chuyển như thế nào
Phần mềm xử lý ra sao
Đánh giá rủi ro của q trình
Đề ra các biện pháp kiểm sốt, thay đổi quy trình
hoạt động

…….

4


SƠ ĐỒ DỊNG DỮ LIỆU (Data Flow Diagram ­ DFD)
Định nghĩa:

. DFD mơ tả bằng hình vẽ các thành phần của hệ thống bao
gồm: các dịng lưu chuyển dữ liệu giữa các thành phần,
điểm khởi đầu, điểm đến và nơi lưu trữ dữ liệu.
. Giúp xác định nội dung, chức năng, trình tự thực hiện các
hoạt động trong hệ thống.
. Đánh giá hoạt động có thực hiện đúng chức năng và đánh
giá rủi ro khi thực hiện hoạt động
. Có nhiều cấp DFD
• DFD khái qt
• DFD cấp 0
• DFD cấp 1
• ……
5


SƠ ĐỒ DỊNG DỮ LIỆU
Các kí hiệu:
. Có 4 kí hiệu biễu diễn

Hoạt động xử lý

Dịng dữ liệu Thực thể bên

ngồi, nguồn
dữ liệu và
điểm đến

Lưu trữ dữ
liệu

6


SƠ ĐỒ DỊNG DỮ LIỆU
DFD khái qt
. Là sơ đồ cấp cao nhất, mang tính tổng qt, mơ
tả khái qt nội dung của hệ thống và các hoạt
động bên trong của nó bởi 1 hình trịn, biểu
diễn dịng dữ liệu đi vào (inflow) và đi ra
(outflow) giữa hệ thống và các đối tượng bên
ngồi hệ thống.
. Đối tượng: các đối tượng thực hiện hoặc điều
khiển các hoạt động (như người, nơi chốn, vật)
. Đối tượng bên ngồi hệ thống: là những đối
tượng chỉ cho hoặc nhận dữ liệu của hệ thống
(khơng xử lý dữ liệu)
7


SƠ ĐỒ DỊNG DỮ LIỆU
DFD khái qt

Khách hàng

Thanh tốn

Hệ
thống
thu tiền
bán chịu

Nộp tiền NH

Ngân hàng

Tổng hợp
thanh tốn

. DFD khái qt cho biết

Kế tốn
tổng hợp

• Hệ thống này là gì, làm cái gì
• Dữ liệu bắt đầu từ đâu và kết thúc ở đâu

8


SƠ ĐỒ DỊNG DỮ LIỆU
DFD (cấp 0)
. Biểu diễn hệ thống bằng hình vẽ bao gồm các
hoạt động xử lý, dịng dữ liệu đi vào, đi ra các

hoạt động xử lý đó.
. DFD cho chúng ta biết dữ liệu được xử lý qua
các q trình như thế nào mà khơng quan tâm
đến do ai làm, dưới hình thức gì và ở đâu.

9


SƠ ĐỒ DỊNG DỮ LIỆU
DFD (cấp 0)
Khách
hàng

Tiền,
TB trả tiền

Nhận
thanh
tốn
1.0

Thơng tin thu tiền

Lập giấy
chuyển
ngân
hàng
3.0

TB trả tiền

Ghi nhận
thanh
tốn
4.0

Kế tốn
tổng hợp

Chuyển tiền và
Phiếu thu

Chuyển phiếu
thu đã xác
nhận

Phiếu thu đã
xác nhận

Đối chiếu
xác nhận
thanh tốn
2.0

Chuyển tiền

Ngân hàng
10


SƠ ĐỒ DỊNG DỮ LIỆU

Phân cấp DFD
. Các q trình xử lý của DFD luận lý (hình
trịn) sẽ được chi tiết hóa thành nhiều cấp
. Q trình xử lý cấp chi tiết được đánh số theo
cấp cao hơn (1.1, 1.2, 1.3 …)
. Dịng dữ liệu vào và ra các cấp chi tiết khi tổng
hợp lại sẽ trùng với cấp cao hơn
. Phân cấp DFD sẽ thấy được các hoạt động xử lý
chi tiết bên trong của hệ thống
11


SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
Phân cấp DFD

Điểm đầu

Điểm đầu
C

A

A

2.0

1.0

Lưu trữ

Hệ thống
D

3.0

B
Điểm cuối

B

Điểm cuối
12


SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
 Phân cấp DFD
Lưu trữ
1.2

E

A

D

I
3.1.1

3.1

1.1
G

H

F

I

1.3
3.2

1.4
C
D

D

B

J
3.1.2
H

13


SƠ ĐỒ DỊNG DỮ LIỆU
 Mơ tả hệ thống hiện hành bằng DFD
. Bước 1: Mơ tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn mơ tả

. Bước 2: Lập bảng đối tượng và các hoạt động liên quan đến
các đối tượng đó
Đối tượng
Khách hàng
NV bán hàng

Hoạt động
Trả tiền và thơng báo trả
tiền
Lập phiếu thu x
Ghi số tiền, số hóa đơn…x

….

……

Thủ quỹ

Mang tiền nộp ngân hàng

…..

……

14


SƠ ĐỒ DỊNG DỮ LIỆU
 Vẽ DFD khái qt

. Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu
trong các hoạt động trong bảng mơ tả ở bước 2:
• Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm: truy xuất,
chuyển hóa. Các hoạt động nhập liệu, sắp xếp, xác
nhận, tính tốn, tổng hợp, lập chứng từ…
• Các hoạt động chuyển và nhận dữ liệu giữa các
đối tượng khơng phải là hoạt xử lý dữ liệu.

15


SƠ ĐỒ DỊNG DỮ LIỆU
 Vẽ DFD khái qt
. Bước 4:
 Nhận diện các đối tượng bên ngồi hệ thống

. Bước 5:

• Vẽ các hình vng biểu diễn các đối tượng bên
ngồi trên
• Vẽ 1 vịng trịn biểu diễn nội dung chính trong hoạt
động xử lý của hệ thống hiện hành. (Đặt tên mang
tính khái qt)
• Vẽ các dịng dữ liệu nối vịng trịn và các đối tượng
bên ngồi hệ thống
• Đặt tên cho các dịng dữ liệu theo các động từ chỉ
hành động nhận và gửi dữ liệu
16

SƠ ĐỒ DỊNG DỮ LIỆU
 Vẽ DFD (cấp 0)
. Bước 6: liệt kê các hoạt động xử lý dữ liệu trong bảng
theo từng đối tượng và trình tự diễn ra các hoạt động
đó.
. Bước 7: Nhóm các hoạt động xử lý dữ liệu trên
• Cách 1: Nhóm các hoạt động xảy ra cùng 1 nơi và cùng
thời điểm
• Cách 2: Nhóm các hoạt động xảy ra cùng thời điểm
nhưng khác nơi xảy ra
• Cách 3: Nhóm các hoạt động theo mối quan hệ hợp lý
với nhau
• Để cho DFD dễ đọc, chỉ nên sử dụng từ 5 đến 7 hình
trịn trong mỗi sơ đồ, mỗi cấp

. Bước 8: Vẽ hình trịn và đặt tên chung cho mỗi nhóm
hoạt động theo 1 động từ nêu bật nội dung chính các
hoạt động trong nhóm

17


SƠ ĐỒ DỊNG DỮ LIỆU
Vẽ DFD cấp 1
. Bước 9:.Đọc lại bảng mơ tả hệ thống và nối các
hình trịn với nhau theo mối liên hệ hợp lý
. Bước 10: Bổ sung các nơi lưu trữ dữ liệu nếu
thấy hợp lý
Phân cấp DFD (cấp 2, 3)
. Bước 11:

• Tiếp tục nhóm nhỏ các hoạt trong mỗi nhóm ở
bước 7. Mỗi nhóm nhỏ trong 1 nhóm lớn là các
hình trịn xử lý cấp con cho hình trịn lớn.
• Thực hiện các bước 8,9,10

18


SƠ ĐỒ DỊNG DỮ LIỆU
DFD (cấp 0)
Khách
hàng

Tiền,
TB trả tiền

Nhận
thanh
tốn
1.0

Lập giấy
chuyển
ngân hàng
3.0

Thơng tin thu tiền

TB trả tiền
Ghi nhận

thanh
tốn
4.0

Kế tốn
tổng hợp

Chuyển tiền và
Phiếu thu

Chuyển phiếu
thu đã xác
nhận

Phiếu thu đã
xác nhận

Đối chiếu
xác nhận
thanh tốn
2.0

Chuyển tiền

Ngân
hàng
19


Lưu đồ ­ Flowchart

Lưu đồ

Lưu đồ mơ tả hệ thống bằng hình vẽ các quá trình xử
lý dữ liệu (các hoạt động, đầu vào, đầu ra, lưu trữ)
Đồng thời, lưu đồ mô tả các hoạt động chức năng
như bán. Mua, nhập xuất…(người thực hiện, các
hoạt động, trình tự luân chuyển chứng từ, trình tự xử
lý, phương thức xử lý, số liên chứng từ)
Lưu đồ cịn được sử dụng trong phân tích tính kiểm
sốt của hệ thống.
Khác với DFD, lưu đồ mô tả đồng thời cả khía cạnh
vật lý và luận lý của hệ thống
20


Lưu đồ ­ Flowchart
Ký hiệu dùng để vẽ lưu đồ
Đầu vào

Xử lý

Đầu ra

Lưu trữ

Mô tả chứng từ 1 Hoạt động xử lý Hiển thị thông tin Dữ liệu lưu trữ
liên hoặc báo cáo bằng máy tính
trên màn hình
bằng máy

Phiếu thu
Mơ tả chứng từ
nhiều liên

Tính giá
xuất

Dữ liệu

Sổ
quỹ

Lưu trữ chứng
từ
N: Lưu theo số
A: Lưu theo
Alphabet
D: Lưu theo
ngày

Hoạt động xử lý Sổ sách
thủ cơng

Hóa đơn

Lập
hóa
đơn

Nhập chứng từ
vào máy

Kết nối liên lạc
(email, internet)

Nhập liệu

Báo
cáo

N

Kết nối
Điểm bắt đầu/kết
thúc của lưu đồ

Khách
hàng
Điểm nối các
dòng dữ liệu trên
1 trang

A
Nối sang trang
khác

2
21

Ví dụ minh họa LƯU ĐỒ
Q trình thu tiền
Kế tốn tiền

Thủ quỹ
A

KH
Phiếu thu

Lậ p
phiếu
thu

Ghi sổ
Phiếu
thu
Phiếu thu
A

Sổ cái,
S chi tiết

Phiếu
thu
Xác nhận,
ghi sổ

Sổ quỹ

Phiếu
thu

N
22

Kế tốn
cơng nợ
KH


TÌNH HUỐNG:Q trình thu tiền bán chịu
 Khách hàng trả tiền cho nhân viên bán hàng kèm theo thơng báo trả nợ của
cơng ty. Nhân viên bán hàng nhận tiền, lập phiếu thu 2 liên và ghi số tiền
thanh tốn, số phiếu thu vào thơng báo trả tiền kèm theo. Nhân viên bán
hàng chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ, chuyển thơng báo trả tiền cho kế
tốn phải thu. Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền trên phiếu thu và đóng dấu
xác nhận. Sau đó chuyển 1 phiếu thu cho kế tốn phải thu, phiếu cịn lại
dùng đ
ể ghi vào s
ổ qu
ỹ và l
ưu theo s
ứ tự
K
ế tốn ph
ải thu nh
ận gi
ấy báo tr

ả nốợ th
 do nhân viên bán hàng chuy
ển đến.
Lưu lại theo hồ sơ khách hàng. Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ, kế tốn
kiểm tra, đối chiếu với giấy báo trả nợ, sau đó nhập vào chương trình quản lý
phải thu. Phần mềm kiểm tra mã khách hàng, số hóa đơn cịn chưa trả. Nếu
đúng, phần mềm sẽ cho phép ghi nhận nghiệp vụ thanh tốn làm giảm nợ
phải thu của khách hàng theo từng hóa đơn. Định kì, phần mềm sẽ in bảng
tổịng h
ợp thanh tốn và chuy
n cho k
ế tốn tổng hợp để ghi sổể cái.
Đ
nh kì, th
ủ quỹ lập giấy nộểp ti
ền cho ngân hàng, sau đó chuy
n tiền cho
ngân hàng.

23


LƯU ĐỒ
. Bước 1: Mơ tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn mơ
tả
. Bước 2: Lập bảng đối tượng và các hoạt động liên quan
đến các đối tượng đó
Đối tượng: Các đối tượng thực hiện hoặc điều khiển các
hoạt động, như người, nơi chốn, vật
Đối tượng bên ngồi hệ thống: Là những đối tượng chỉ

cho hoặc nhận dữ liệu của hệ thống (khơng xử lý dữ liệu)
Đối tượng bên trong hệ thống: Là những đối tượng của
hệ thống tham gia vào q trình xử lý dữ liệu

24


LƯU ĐỒ
Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu trong
các hoạt động trong bảng mơ tả ở bước 2
• Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm: truy xuất, chuyển
hóa. Các hoạt động nhập liệu, sắp xếp, xác nhận, tính
tốn, tổng hợp, lập chứng từ.
• Các hoạt động chuyển và nhận dữ liệu giữa các đối
tượng khơng phải là hoạt xử lý dữ liệu

25