Bài giảng môn Hệ thống thông tin kế toán - Chương 5: Chu trình kinh doanh và chu trình doanh thu

Chu trình kinh doanh
CHU TRÌNH DOANH
THU
Chương 5.

1


Mục tiêu chương
Nhận biết được các hoạt động và dịng thơng tin
trong mỗi chu trình
Biết cách tổ chức kế tốn trong chu trình doanh thu

Mục
tiêu

Có khả năng xây dựng quy trình lập, luân chuyển
chứng từ cho mỗi chu trình
Hiểu biết về các rủi ro và các thủ tục kiểm soát liên quan

4

2


Chu trình nghiệp vụ trong DN

chu trình doanh thu
Sản xuất

Kinh doanh

Tập hợp các
hoạt động cùng
liên quan đến
một nội dung
của q trình
SXKD

chu trình chi phí
chu trình sản xuất
chu trình tài chính
chu trình nhân sự

3


Chu trình nghiệp vụ trong DN
Mối liên hệ giữa các chu trình
Chu trình sản xuất
NVL, NC – SP hồn thành

Chu trình doanh thu
Bán hàng – Thu tiền

Hệ thống ghi sổ lập báo cáo

Chu trình chi phí
Mua hàng – Trả tiền

Chu trình tài chính

Tiền – Đầu tư
Chu trình nhân sự
Tuyển dụng – Trả lương
4


Chu trình doanh thu
1

Hoạt động và dịng thơng tin trong chu trình

2

Tổ chức kế tốn trong chu trình doanh thu

3

Hoạt động kiểm sốt trong chu trình

5


Chu trình doanh thu
 Chu trình doanh thu là tập hợp các hoạt động kinh
doanh và hoạt động xử lý thơng tin liên quan đến q
trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và thu tiền thanh tốn
của khách hàng
 Chu trình doanh thu giao tiếp và quan hệ với các đối
tượng và hệ thống bên ngồi sau:
Khách hàng

. Chu trình chi phí, chu trình sản xuất
. 

Chu trình nhân sự
. Ngân hàng
. Hệ thống xử lý, lập báo cáo
. 

6


Chu trình doanh thu
Sơ đồ dịng dữ liệu khái qt của
chu trình doanh thu
Khách hàng

Hãng vận
tải

Chu trình
chi phí

Ngân hàng

Chu trình
doanh thu

Chu trình
sản xuất
7

HT ghi sổ lập báo cáo

Chu trình
nhân sự


Chu trình doanh thu
1

Hoạt động và dịng thơng tin trong chu trình

 Quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và thu tiền sẽ
trải qua bốn hoạt động chính:
• Nhận đặt hàng
• Xuất kho, cung cấp hàng hố, dịch vụ
• Lập hố đơn, theo dõi cơng nợ
• Thu tiền
 Tuỳ theo đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, trình
tự hoạt động có thể thay đổi

8


Chu trình doanh thu
Đặt hàng
1.0
Chu trình
sản xuất

Sơ đồ dịng dữ liệu cấp 0
của chu trình doanh thu

Chu trình
chi phí

Khách hàng

Hãng vận
tải

Ngân hàng

Thu tiền
4.0
9

Xuất kho,
giao hàng
2.0

Lập hóa
đơn, theo
dõi nợ
3.0
HT ghi sổ lập báo cáo


Hoạt động và dịng thơng tin trong chu trình
1.0

Hoạt động nhận đặt hàng

 Dòng dữ liệu đi vào làm cơ sở thực hiện hoạt động: yêu cầu về
hàng hoá, dịch vụ từ khách hàng. Yêu cầu này phải đảm bảo
chính xác, xác thực nội dung
 Có các nội dung xử lý sau:
 1.1 Xem xét khả năng đáp ứng yêu cầu về hàng hoá, dịch vụ
 1.2 Xem xét khả năng của khách hàng đối với các điều kiện,
tiêu chuẩn của doanh nghiệp
 1.3 Thông tin kết quả xử lý: chấp thuận hay không chấp thuận

10


Hoạt động nhận đặt hàng
Đặt hàng

Khách
hàng

DL phản hồi

HTK, KH

Kiểm
tra HH
1.1

Kiểm tra

nợ KH
1.2

DL đặt hàng

Xử lý giao hàng
(2.0)

ĐH chấp nhận

Phê
chuẩn
đặt hàng
1.3
ĐH chấp nhận

Xử lý lập hóa đơn ĐH chấp nhận
(3.0)

ĐH chấp nhận

Xử lý xuất kho
(2.0)

Chu trình CP/Chu trình


Hoạt động và dịng thơng tin trong chu trình
2.0

Hoạt động xuất kho, cung cấp hàng hố,
dịch vụ

 Dịng dữ liệu đi vào làm cơ sở thực hiện hoạt động:
 Thông tin cho phép thực hiện nghiệp vụ (hoạt động đặt
hàng chuyển đến). Đảm bảo sự vận động của hàng hố.
Q trình cung cấp dịch vụ được xét duyệt
 Có các nội dung xử lý sau:
 2.1 Thực hiện xuất kho
 2.2 Thực hiện giao hàng, cung cấp dịch vụ cho KH

12


Hoạt động xuất kho và giao hàng
Từ xử lý
đặt hàng
1.0

Đặt hàng chấp
thuận

Đặt hàng chấp
thuận
Xử lý
Giao hàng
2.2

Xử lý
xuất kho

2.1

Xuất hàng
Khách hàng

Xuất kho
Giao hàng

Giao hàng

Xác nhận giao
hàng
Xử lý lập
HĐơn 3.0


Hoạt động và dịng thơng tin trong chu trình
3.0

Hoạt động lập hố đơn, theo dõi nợ

 Dịng dữ liệu đi vào làm cơ sở thực hiện hoạt động:
 Thông tin cho phép thực hiện nghiệp vụ (hoạt động đặt
hàng chuyển đến)
 Dịng thơng tin xác nhận công việc đã thực hiện (hoạt
động xuất kho)
 Có các nội dung xử lý sau:
 3.1 Xác nhận hoạt động bán hàng hợp lệ và thực tế
 3.2 Lập hoá đơn bán hàng
 3.3 Tổ chức theo dõi nghiệp vụ bán hàng: theo dõi sau khi

bán hàng (trả lại, giảm giá), theo dõi nghĩa vụ thanh toán
14


Hoạt động lập hóa đơn, theo dõi nợ
Từ xử lý
đặt hàng
1.0

ĐH chấp
thuận

Xuất kho,
Từ xuất GH
kho, giao
hàng 2.0
Ghi bút tốn
Hệ thống sổ
cái và báo cáo

Dthu, NPT,
GV
Xử lý thu
tiền 4.0

Dữ liệu KH
Đối chiếu,
xác nhận
3.1

Khách hàng
Hóa đơn

Lập hố
đơn bán
hàng
3.2

DL bán hàng

Theo dõi
nợ
3.3


Hoạt động và dịng thơng tin trong chu trình
4.0

Hoạt động thu tiền

 Dòng dữ liệu đi vào làm cơ sở thực hiện hoạt động:
 Thông tin từ việc bán hàng đã được thực hiện
 Yêu cầu: đảm bảo thu đủ, chính xác, kịp thời, phản ánh
đúng thực tế tình hình thanh tốn
 Có các nội dung xử lý sau:
 4.1 Xác nhận nội dung, nghĩa vụ thanh toán của khách
hàng
 4.2 Lập chứng từ thanh toán
 4.3 Xác nhận thực tế thanh toán
 4.4 Ghi nhận nghiệp vụ thanh toán

16


Theo dõi các khoản giảm nợ phải thu và thu tiền
Thơng tin TT

Khách
hàng

Lập chứng
từ thanh
tốn
4.2

Thanh tốn
Xác nhận
thanh tốn
4.3

DL Thanh
tốn

Thanh tốn
Ngân
hàng

Nợ phải thu KH

DL tiền gửi NH

Kiểm tra
thanh tốn
4.1

Ghi nhận
nội dung
TT
4.4

DL thanh tốn


Chu trình doanh thu
2

Tổ chức kế tốn trong chu trình doanh thu

 Yêu cầu quản lý và nhu cầu thông tin trong chu trình
 Tổ chức thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu, thơng tin
trong chu trình
 Theo dõi chi tiết công nợ phải thu
 Hệ thống báo cáo quản lý

18


Tổ chức kế tốn trong chu trình doanh thu
1

u cầu quản lý và nhu cầu thơng tin trong chu trình

 Thơng tin về tình trạng hàng hóa
 Thơng tin về khách hàng – tình hình cơng nợ và tình trạng tín
dụng
 Thơng tin về mức độ hài lịng của khách hàng
 Phân tích doanh thu bán hàng theo thời gian, khách hàng,
theo sản phẩm, khu vưc….
 Thơng tin về kiểm sốt hệ thống như báo cáo truy cập hệ
thống
 ……………………

19


Tổ chức kế tốn trong chu trình doanh thu
2

Tổ chức thu thập ,lưu trữ và luân chuyển dữ liệu, thông
tin

 Mỗi hoạt động khi thực hiện sẽ tạo ra dòng dữ liệu mang nội
dung, chức năng và chuyển đến hoạt động có liên quan
 Dịng dữ liệu được thu thập bằng chứng từ, lưu trữ trên tập
tin dữ liệu trong môi trường máy tính
 Thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu phải dựa trên:
 Nội dung hoạt động
 Dòng dữ liệu của hoạt động
 Phương thức xử lý từng hoạt động
 Chức năng của các bộ phân tham gia
20

Tổ chức thu thập ,lưu trữ và ln chuyển dữ liệu,
thơng tin

 Hoạt động đặt hàng
Chứng từ
 Tổ chức dịng dữ liệu và ln chuyển
chứng từ
 Dữ liệu lưu trữ
 

21


Hoạt động đặt hàng

 Chứng từ: thu thập và lưu trữ dữ liệu cho
hoạt động đặt hàng
Thơng tin hàng hố, dịch vụ
 Thơng tin khách hàng
 Đối tượng xét duyệt hoạt động bán hàng được
thực hiện
. Đơn đặt hàng được xét duyệt (purchase order)
. Lệnh bán hàng (sale order)
. Hợp đồng bán hàng (contract)
. …..
 

22

Hoạt động đặt hàng
 Dữ liệu lưu trữ
Dữ liệu khách hàng: mã khách hàng, tên, địa
chỉ, mã số thuế, giới hạn nợ…
 Dữ liệu hàng hố: mã hàng, tên hàng, đơn vị
tính, số lượng tồn…
 Dữ liệu đặt hàng đã xử lý: số đơn hàng, ngày,
khách hàng, mặt hàng, số lượng, đơn giá, ngày
giao hàng, địa điểm….
 

23


Hoạt động cung cấp hàng hố, dịch vụ

 Chứng từ:
Phiếu xuất kho (delivery note): xác nhận nội
dung hàng hố thực tế xuất kho
 Phiếu giao hàng: xác nhận nội dung hàng hố
thực tế đã giao
 Biên bản nghiệm thu dịch vụ hồn thành: xác
nhận mức độ và khối lượng cơng việc đã hồn
thành.
 

24

Hoạt động cung cấp hàng hoá, dịch vụ
 Dữ liệu lưu trữ
Xuất kho: số phiếu xuất, ngày xuất, kho hàng,
mặt hàng, số lượng, giá xuất, người nhận, người
xuất, số đơn hàng.
 Giao hàng: Số phiếu giao hàng, ngày giao, địa
điểm, mặt hàng, số lượng, người nhận, người
giao, số đơn hàng, số phiếu xuất
 

25