Bài giảng môn Hệ thống thông tin kế toán - Chương 6: Chu trình nghiệp vụ và chu trình chi phí

LOGO

Chu trình nghiệp vụ
Chu trình chi phí
Chương 6.

1


Mục tiêu chương
Nhận biết được các hoạt động trong mỗi chu trình
Biết cách tổ chức kế tốn trong chu trình chi phí

Mục
tiêu

Có khả năng xây dựng quy trình lập, luân chuyển
chứng từ cho mỗi chu trình
Hiểu biết về các rủi ro và các thủ tục kiểm soát liên quan

4

2


Chu trình chi phí
1

Hoạt động và dịng thơng tin trong chu trình

2

Tổ chức kế tốn trong chu trình chi phí

3

Hoạt động kiểm sốt trong chu trình

3


Chu trình chi phí
 Chu trình chi phí (hoặc chu trình chi tiêu) là tập hợp
các hoạt động liên quan đến q trình mua hàng và
thanh tốn với người bán.
 Chu trình chi phí giao tiếp với các đối tượng và hệ
thống bên ngồi sau:
Nhà cung cấp
. Chu trình doanh thu, chu trình sản xuất, các bộ phận khác có
u cầu.
. Hệ thống kiểm sốt hàng tồn kho
. 

Hệ thống sổ cái và lập báo cáo

. 

4


Chu trình chi phí

Sơ đồ dịng dữ liệu khái qt của
chu trình chi phí
Nhà cung
cấp

Ngân hàng

Ghi sổ - lập
báo cáo

Chu trình
doanh thu

Chu trình
Chi phí

Chu trình
sản xuất
5

Kiểm sốt
HTK

Các bộ phận
sử dụng


Chu trình chi phí
1

Hoạt động và dịng thơng tin trong chu trình

 Q trình mua hàng và thanh tốn tiền sẽ trải qua bốn
hoạt động chính:
• Nhận u cầu mua hàng từ các bộ phận, tìm
kiếm người cung cấp và đặt hàng
• Nhận hàng và bảo quản hàng mua
• Ghi nhận nợ phải trả
• Thanh tốn với người bán
 Tuỳ theo đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, trình
tự hoạt động có thể thay đổi
6


Chu trình chi phí
Sơ đồ dịng dữ liệu cấp 0
của chu trình chi phí
Kiểm sốt
HTK

Các bộ phận
sử dụng

Đặt hàng
1.0
Chu trình
sản xuất
Nhà cung
cấp

Chu trình
doanh thu

Nhận và
bảo quản
2.0

Chấp nhận
hóa đơn, theo
dõi nợ
3.0

Kho hàng
Ngân hàng
7

HT ghi sổ lập báo cáo

Thanh
toán
4.0


Hoạt động và dịng thơng tin trong chu trình
1

Đặt hàng với người cung cấp

 Dòng dữ liệu đi vào làm cơ sở thực hiện hoạt động: yêu cầu về
hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, tài sản cố định từ

các bộ phận hay chu trình liên quan.
 Yêu cầu này phải đảm bảo chính xác, xác thực nội dung
 Có các nội dung xử lý sau:
 1.1 Nhận yêu cầu mua hàng
 1.2 Tìm kiếm người bán và đặt hàng

8


Chu trình chi phí
3 Các hoạt động trong chu trình
1.0 Đặt

mua hàng

Chu trình DT

Chu trình SX

Hàng tồn kho

Kiểm sốt HTK

Các BP sử dụng

Nhận u
cầu
1.1

Nhận hàng 2.0

Tìm người
bán/Đặt
hàng
1.2

Dữ liệu về NCC

Xử lý hố đơn,
theo dõi nợ 3.0

BP yêu cầu hàng

Dữ liệu về ĐĐH
Nhà cung cấp
9


Hoạt động và dịng thơng tin trong chu trình
2

Nhận và bảo quản hàng hoá

 Trường hợp hàng đạt yêu cầu: hàng được chấp nhận và giao
thủ kho quản lý hoặc giao bộ phận sử dụng
 Trường hợp hàng không đạt yêu cầu sẽ từ chối nhận hàng và
sẽ có những thoả thuận tiếp theo như giảm giá, điều chỉnh lại
hố đơn.
 Có các nội dung xử lý sau:
 2.1 Đối chiếu hàng giao và chấp nhận giao hàng

 2.2 Chuyển hàng bảo quản hay sử dụng

10


Chu trình chi phí
3 Các hoạt động trong chu trình
2.0 Nhận

hàng nhập kho
Người bán

Xử lý đặt hàng
1.0

Chấp nhận
giao hàng
2.1

Hàng tồn kho

Nhập kho
2.2

Nhà cung cấp

Kho hàng
Tới xử lý chấp nhận hoá đơn
và theo dõi nợ 3.0
11

Hoạt động và dịng thơng tin trong chu trình
3

Hoạt động chấp nhận hố đơn, theo dõi
cơng nợ

 Có các nội dung xử lý sau:
 3.1 Chấp thuận hoá đơn mua hàng
 3.2 Ghi chép theo dõi công nợ
 Trường hợp sử dụng hệ thống chứng từ thanh toán “voucher
system” kế toán phải trả lập kế hoạch thanh toán và theo dõi
thanh toán trên chứng từ thanh tốn “disbursement voucher”.
 Bộ hồ sơ theo dõi cơng nợ gồm: chứng từ thanh tốn, hóa
đơn mua hàng được chấp nhận, chứng từ nhận hàng và đặt
hàng

12


Chu trình chi phí
3 Các hoạt động trong chu trình
3.0

Nhận hóa đơn – theo dõi nợ phải trả
Dữ liệu về NCC

Xử lý đặt hàng
1.0

Xử lý nhận hàng nhận hàng
2.0

Nhà cung cấp

Chấp thuận
hóa đơn
3.1

DL mua
hàng và
công nợ

HĐ được
chấp thuận

Nợ phải trả NCC

Ghi nhận nợ
3.2
Xử lý thanh toán 4.0

Hệ thống ghi sổ cái
13


Hoạt động và dịng thơng tin trong chu trình
4

Hoạt động thanh tốn

 Có các nội dung xử lý sau:
 4.1 Lập chứng từ xét duyệt thanh toán
 4.2 Thanh toán
 Thủ tục:
 Kế toán phải trả chuyển hồ sơ mua hàng cùng đề nghị thanh
toán (phiếu chi hoặc disbursement voucher) cho ban giám
đốc duyệt và sau đó bộ phận tài vụ làm thủ tục thanh toán
tiền.
 Một số doanh nghiệp để cho kế toán thanh toán lập phiếu chi
và trình duyệt thanh tốn sau đó chuyển tài vụ chi tiền.
14


Chu trình chi phí
3 Các hoạt động trong chu trình
4.0 Hoạt

động thanh tốn
Xử lý theo dõi nợ 3.0

Nhà cung cấp
Thơng báo
nợ
Thanh tốn

Lập chứng từ,
xét duyệt thanh
toán
4.1

Phải trả NCC

Thanh toán
4.2
Ngân hàng

Hệ thống ghi sổ cái
15

Thanh toán/ tiền


Chu trình chi phí
2

Tổ chức kế tốn trong chu trình chi phí

 u cầu quản lý và nhu cầu thơng tin trong chu trình
 Tổ chức thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu, thơng tin
trong chu trình
 Theo dõi chi tiết công nợ phải trả
 Hệ thống báo cáo quản lý

16


Tổ chức kế tốn trong chu trình chi phí
1

u cầu quản lý và nhu cầu thơng tin trong chu trình

 Xác định nhu cầu hàng hoá, dịch vụ cần đặt với thời gian phù
hợp
 Thông tin về nhà cung cấp
 Thông tin về mua hàng cần chính xác và có thực
 Thơng tin về cơng nợ người bán và kế hoạch thanh tốn
 Giám sát việc thanh tốn
 Thơng tin đánh giá hiệu quả hoạt động mua hàng
 ……………………

17


Tổ chức kế tốn trong chu trình chi phí
2

Tổ chức thu thập ,lưu trữ và luân chuyển dữ liệu, thông
tin

 Mỗi hoạt động khi thực hiện sẽ tạo ra dòng dữ liệu mang nội
dung, chức năng và chuyển đến hoạt động có liên quan

 Việc luân chuyển chứng từ phụ thuộc vào đặc điểm kinh
doanh, u cầu kiểm sốt, u cầu thơng tin của người dùng.
 Dòng dữ liệu được thu thập bằng chứng từ, lưu trữ trên tập
tin dữ liệu trong môi trường máy tính
 Thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu phải dựa trên:
 Nội dung hoạt động
 Dòng dữ liệu của hoạt động

 Phương thức xử lý từng hoạt động
 Chức năng của các bộ phân tham gia
18


Tổ chức thu thập ,lưu trữ và ln chuyển dữ
liệu, thơng tin

 Hoạt động đặt hàng
Chứng từ
 Tổ chức dịng dữ liệu và ln chuyển
chứng từ
 Dữ liệu lưu trữ
 

19


Hoạt động đặt hàng

 Chứng từ: thu thập và lưu trữ dữ liệu cho
hoạt động đặt hàng
Thơng tin về nhu cầu hàng hố, dịch vụ
 Thơng tin nhà cung cấp
. u cầu mua hàng (purchase requisition)
. Đặt mua hàng (purchase order)
. Hợp đồng mua bán (contract)
 

20

Hoạt động đặt hàng
 Dữ liệu lưu trữ
Thơng tin đặt hàng: mã người bán, mã hàng, số
lượng, gía, thời gian giao hàng, địa điểm…
 Thơng tin người bán: mã người bán, tên, số dư
hiện hành…
 Thơng tin hàng tồn kho: mã hàng, tên hàng,
đơn vị tính, định mức dự trữ, số lượng tồn…
 

21


Hoạt động nhận hàng hàng hố, dịch vụ

 Chứng từ:
Phiếu nhập kho hoặc báo cáo nhận hàng
(receiving report): xác nhận nội dung hàng hố
thực tế nhận. Cần có chữ ký của người nhận
hàng và thủ kho nếu hàng chuyển cho kho.
 Trong trường hợp khơng chấp nhận hàng: bộ
phận nhận hàng lập biên bản kiểm tra và từ chối
nhận hàng (debit memo).
 Phiếu giao hàng (delivery note) hay đóng gói
hàng (packing list): do người bán hoặc đơn vị
vận tải lập.
 

22


Hoạt động nhận hàng hố, dịch vụ
 Dữ liệu lưu trữ
Gồm các thơng tin như trong hoạt động đặt
hàng
 Thơng tin nhận hàng: số phiếu nhập kho, số
phiếu nhận hàng, mã hàng, số lượng, mã người
bán….
 

23


Hoạt động chấp nhận hố đơn và theo dõi
cơng nợ

 Chứng từ:
Hố đơn mua hàng (invoice)
 Chứng từ thanh tốn (disbursement voucher)
 

 Dữ liệu lưu trữ: Hố đơn mua hàng (số hố
đơn, ngày, người bán, mặt hàng, số lượng,
đơn giá…)

24

Hoạt động thanh tốn cơng nợ
 Chứng từ:
Bộ chứng từ thanh tốn: phiếu chi (payment
voucher), sec thanh tốn, hoặc chứng từ thanh
tốn
 Xem chi tiết trong tr 229 – 230.
 

 Dữ liệu lưu trữ: dữ liệu thanh tốn tiền (số
chứng từ thanh tốn, số đặt hàng, số hố
đơn, tên người bán, số tiền,…)

25