một số biện pháp hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí tại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng công trình khánh hoà

- 1 -

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG
KHOA KINH TẾ
–— & –—



TÔ MINH DIỆN

MỘT SỐ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN CÁC THỦ TỤC
KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH CHI PHÍ
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG
CÔNG TRÌNH KHÁNH HOÀ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC


Chuyên ngành : KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP
Khoá : 2002 - 2007
Lớp : 44 KTDN
MSSV : 44D4008

Giáo viên hướng dẫn : Nguyễn Thành Cường

Nha Trang, tháng 11 năm 2006

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
- 2 -


LỜI NÓI ĐẦU
1 - Sự cần thiết của đề tài:
Ngày nay, việc một chủ doanh nghiệp có thể quản lý tốt công ty của mình mà
không cần phải ngày ngày lui tới công sở, hay phải thường xuyên đi kiểm tra, đôn đốc
nhân viên làm việc …đã không còn là chuyện mới mẽ ở nước ta. Bởi vì thông qua một
công cụ quản lý cực kỳ hữu hiệu là “ Hệ thống kiểm soát nội bộ” ông ta có thể dễ
dàng nắm bắt được tình hình hoạt động của công ty và giám sát nó một cách chặt chẽ
nhất . Hệ thống kiểm soát nội bộ đó không chỉ đáp ứng được yêu cầu quản lý kinh tế,
tài chính của các nhà quản lý mà còn giúp công ty hạn chế được những rủi ro và sai
phạm trong quá trình hoạt động. Tuy nhiên có một thực tế rằng, chỉ có ở các công ty có
quy mô lớn thì các yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ mới được thể hiện đầy đủ và
phát huy hiệu quả; còn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, do còn nhiều hạn chế nên
rất khó có thể thực hiện đầy đủ các hoạt động kiểm soát. Do vậy việc tổ chức được
một hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với từng doanh nghiệp là hết sức cần thiết.
Công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng công trình Khánh Hòa – tiền thân là một
doanh nghiệp Nhà nước vừa tiến hành cổ phần hóa theo chủ trương của Nhà nước vào
năm 2005 - hoạt động trong lĩnh vực đòi hỏi vốn và chi phí bỏ ra rất lớn nhưng việc tổ
chức kiểm soát nội bộ (đặc biệt là kiểm soát chi phí) của công ty còn rất hạn chế. Điều
này đã làm ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động của công ty, chất lượng công trình
không tốt trong khi chi phí bỏ ra lại quá lớn, gây tâm lý không hài lòng đối với khách
hàng và nhà đầu tư. Từ yêu cầu thực tế đó, em đã quyết định chọn đề tài:
“ Một số biện pháp nhằm hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ
đối với chu trình chi phí tại công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng
công trình Khánh Hòa”

với mong muốn tìm kiếm các biện pháp hữu hiệu đễ hoàn thiện công tác quản lý và
kiểm soát, tránh dẫn đến các sai sót và gian lận trong quá trình hạch toán chi phí tại
công ty.


2 - Mục đích nghiên cứu:
- Tìm hiểu lý thuyết hệ thống kiểm soát nội bộ .
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
- 3 -


- Tìm hiểu các hoạt động và các thủ tục kiểm soát các hoạt động đó trong chu trình
chi phí.
- Tìm hiểu và đánh giá tính hiệu quả của các hoạt động kiểm sóat đối với chu trình
chi phí tại công ty.
3 - Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
Như tên đề tài đã nêu, đối tượng nghiên cứu của đề tài chính là bộ phận kiểm soát
nội bộ đối với chu trình chi phí tại công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng công trình
Khánh Hòa. Với các hoạt động kinh tế được xử lý trong chu trình là:
- Yêu cầu hàng hóa dịch vụ.
- Đặt hàng.
- Nhận hàng và nhập kho.
- Ghi nhận phải trả người bán.
- Thanh toán tiền.
4 - Nội dung đề tài:
Ngoài lời mở đầu, kết luận, mục lục, phụ lục, tài liệu tham khảo, nội dung đề tài
gồm có 3 chương:
F Chương 1 : Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ, sẽ khái quát về hệ thống
kiểm soát nội bộ, và các thủ tục kiểm sóat đối với chu trình chi phí.
F Chương 2 : Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi

phí tại công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng công trình Khánh Hòa.
Bao gồm những phần chính sau:
- Giới thiệu chung về công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng công trình Khánh Hòa.
- Tổ chức công tác hạch toán kế toán tại công ty.
- Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí tại công ty.
- Đánh giá khái quát hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí tại công ty.
F Chương 3 : một số biện pháp nhằm hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội
bộ cho chu trình chi phí tại công ty.


5 - Phương pháp nghiên cứu:
Đồ án sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
- 4 -


- Phương pháp quan sát.
- Phương pháp phân tích.
- Phương pháp phỏng vấn…
Bên cạnh đó có sử dụng thêm một số công cụ đễ thu thập các thông tin sau:
- Bảng tường thuật.
- Bảng câu hỏi.
- Lưu đồ.
- Sơ đồ dòng dữ liệu.
Và chương trình ứng dụng vẽ lưu đồ Microsoft Office Visio 2003.
…
Vì thời gian thực hiện ngắn và kiến thức của em còn hạn chế trong khi nội dung
đề tài cần nghiên cứu kỹ lưỡng nên việc sai sót là điều không thể tránh khỏi. Vì vậy
em kính mong thầy cô và toàn thể các bạn đóng góp ý kiến đễ đề tài của em được hoàn
thiện hơn.

Qua đây em cũng xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Thành Cường, quý thầy
cô trong Bộ Môn Kế Toán - Khoa Kinh Tế - Trường Đại Học Nha Trang cùng Ban
Lãnh Đạo và cán bộ nhân viên phòng kế toán, tài vụ tại công ty Cổ Phần Đầu Tư Và
Xây Dựng Công Trình Khánh Hòa đã tận tình giúp đỡ và tạo điều kiện cho em hoàn
thành đề tài này.

Nha Trang, tháng 11 năm 2006
Sinh viên thực hiện

Tô Minh Diện.






PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
- 5 -








Chương 1:
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ
KIỂM SOÁT NỘI BỘ
TRONG DOANH NGHIỆP

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
- 6 -

1.1 – KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ:
1.1.1 – Khái niệm về kiểm soát nội bộ:
1.1.1.1 – Khái niệm:
Kiểm Soát Nội Bộ hay còn được gọi là hệ thống kiểm soát nội bộ hay cơ cấu
kiểm soát nội bộ. Theo COSO (Committee Of Sponsoring Organization - , Kiểm soát
nội bộ ( KSNB) là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi các nhà quản lý và các nhân viên
của một tổ chức, được thiết kế đễ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các
mục tiêu sau:
. Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
. Cung cấp thông tin đáng tin cậy.
. Bảo vệ được tài sản của đơn vị.
Đễ làm rõ khái niệm này, cần tìn hiểu kỹ các nội dung :
- Kiểm soát nội bộ là một quá trình: Kiểm soát nội bộ bao gồm nhiều hoạt động
liên tục, hiện diện ở mọi nơi trong tổ chức và liên kết chặt chẽ với nhau trong một thể
thống nhất.
- Yếu tố con người: Kiểm soát nội bộ được xác lập, thực hiện và vận hành bởi
toàn bộ con người trong tổ chức.
- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả: thể hiện thông qua việc sử dụngcác nguồn lực
của tổ chức. Điều này phụ thuộc rất nhiều vào nội dung thông tin, tính tin cậy của
thông tin và tài sản của tổ chức.
- Sự bảo đảm hợp lý: Kiểm soát nội bộ chỉ cung cấp sự bảo đảm hợp lý trong
việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức, điều này liên quan đến các hạn chế vốn có của

Kiểm Soát Nội Bộ. Các hạn chế này bao gồm sai sót của nhân viên và cán bộ quản lý,
sự thông đồng, sự gian lận, sự lạm quyền của cán bộ quản lý
- Chi phí và lợi ích: Đễ đạt được một hệ thống kiểm soát nội bộ ngăn chặn được
hoàn toàn các gian lận và sai sót có thể sẽ rất tốn kém, đa số các nhà quản lý không
muốn thực hiện hệ thống kiểm soát mà chi phí bỏ ra lớn hơn lợi ích mà nó mang lại.
Do vậy hệ thống phải đảm bảo tính cân đối giữa lợi ích và chi phí.
Kiểm sóat nội bộ thường được chia thành các loại sau:
§ Kiểm soát kế toán: là các chính sách và quá trình thực hiện nhằm đạt được hai
mục tiêu đầu tiên là bảo vệ tài sản và đảm bảo thông tin kế toán chính xác và đáng tin
cậy.
§ Kiểm soát quản lý: là đễ thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh và khuyến
khích sự tham gia của công nhân viên trong công ty đối với các chíng sách quản lý
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
- 7 -

Trên quan điểm tổ chức, Kiểm Soát Quản Lý cũng như Kiểm Soát Kế Toán đều
quan trọng như nhau tuy nhiên kiểm soát quản lý ít có quan hệ trực tiếp hơn đối với sự
chính xác của thông tin kế toán. Mặc dù vậy Kiểm Soát Quản Lý cũng có một tác động
đáng kể đến sự chính xác của thông tin kế toán. Ví dụ một hoạt động của kiểm soát
quản lý là đào tạo nhân viên, nếu nhân viên kế toán được đào tạo tốt sẽ làm việc có
hiệu quả hơn và tuân thủ các chính sách quản lý chặt chẽ hơn và do đó sẽ hạn chế
được các sai sót.
1.1.1.2 – Sự cần thiết và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ
Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi
riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu
không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi
riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của
người sử đụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thề phân
quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải
chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính?

Một hệ thống Kiểm Soát Nội Bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích
như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh (sai sót vô tình gây
thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm ).
Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp. Đảm
bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính. Đảm bảo mọi thành
viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt của tổ chức chức cũng như các quy định
của luật pháp. Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và
đạt được mục tiêu đặt ra. Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng
tin đối với họ (trường hợp Công ty cổ phần).
1.1.2 – Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ:
Đối với bất kỳ hình thức nghiệp vụ kinh tế nào trong một hệ thống của doanh
nghiệp cũng đều có thể xảy ra một vài loại sai sót của quá trình ghi sổ. Vì vậy có 7
mục tiêu mà một cấu trúc kiểm soát nội bộ phải thoả mãn đễ ngăn ngừa sai sót, đó là:
Ø Các nghiệp vụ kinh tế ghi sổ phải có căn cứ hợp lý (tính có căn cứ hợp lý). Cơ
cấu kiểm soát nội bộ không thể cho phép việc ghi vào những nghiệp vụ không tồn tại
hoặc những nghiệp vụ giả vào các sổ nhật ký và sổ sách kế toán khác.
Ø Các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn (sự phê chuẩn): Nếu một
nghiệp vụ kinh tế không được phê chuẩn xảy ra, nó có thể dẫn đến một nghiệp vụ lừa
đảo và nó cũng có thể ảnh hưởng làm lãng phí hoặc phá hoại tài sản công ty.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
- 8 -


Ø Các nghiệp vụ kinh tế hiện có phải được ghi sổ (tính đầy đủ): các thủ tục của
khách hàng phải ngăn ngừa sự gạt bỏ các nghiệp vụ kinh tế ra ngoài sổ sách.
Ø Các nghiệp vụ kinh tế phải được đánh giá đúng đắn( sự đánh giá): một cơ cấu
kiểm soát nội bộ đầy đủ gồm đủ các thủ tục đễ tránh các sai số khi tính toán và ghi sổ
các số tiền của nghiệp vụ đó ở các giai đoạn khác nhau của quá trình ghi sổ.
Ø Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại đúng đắn( sự phân loại): Quá trình
phân loại đúng đắn tài khoản phù hợp với cơ cấu tài khoản của khách hàng được thực

hiện trên các sổ sách và báo cáo tài chính đó được trình bày đúng đắn.
Ø Các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ánh đúng lúc (tính thời hạn): việc ghi sổ
trước hoặc sau khi chúng xảy ra làm tăng khả năng bỏ quên không ghi sổ nghiệp vụ đó
hoặc khả năng ghi sổ đối với số tiền không chính xác.
Ø Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi đúng đắn vào sổ phụ và được tổng hợp
chính xác (quá trình chuyển sổ và tổng hợp): Trong nhiều trường hợp, các nghiệp vụ
đơn lẻ phải được tổng hợp và tính tổng cộng trước khi chúng đươc ghi vào sổ sách và
sau đó mới được tổng hợp đễ lập các báo cáo tài chính.
1.1.3 – Cấu tạo của hệ thống kiểm soát nội bộ:
Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của tổ chức mà hệ thống Kiểm
Soát Nội Bộ được tổ chức khác nhau, nhưng để hoạt động hiệu quả, hệ thống này cần
có đủ năm thành phần:
- Môi trường kiểm soát.
- Đánh giá rủi ro.
- Hoạt động kiểm soát.
- Thông tin và truyền thông.
- Giám sát.


PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
- 9 -

Phân chia
trách
nhiệm đầy
đủ
Uỷ quyền
đúng đắn
K.soát hệ
thống &
quá trình
xử ký
thông tin

K.Tra độc
lập và soát
xét thực
hi
ệ

n

Thiết kế
chứng từ
sổ sách
phù hợp
K.Soát vật
chất và
thông tin
Thiết lập mục tiêu
Nhận diện & Đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro
Triết lý quản lý&
phong cách hoạt động

Sự trung thực & Các
giá trị đạo đức

Chính sách nhân sự
Cơ cấu tổ chức
Hội đồng quản trị v
à ban
kiểm soát
Trình độ và phẩmt
chất đội ngủ nhân viên

Cách thức phân định
quyền hạn&Trách
nhiệm
Các nhân tố bên ngoài

t
ổ chức

HỆ THỐNG
KI
ỂM SOÁT
NỘI BỘ
Các hoạt
động kiểm
soát

Môi
trường
kiểm soát
Thông tin & truyền thông

Giám sát
Hệ thống chứng từ

Hệ thống sổ sách
Hệ thống báo cáo
Giám soát
thường
xuyên
Giám sát
định kỳ
Hình 1
: Các b
ộ phận hợp th
ành h

ệ thống Kiểm soát nội bộ


PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
- 10 -

1.1.3.1 – Môi trường kiểm soát.
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý
thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận
khác của hệ thống Kiểm Soát Nội Bộ. Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm
soát là:
v Triết lý quản lý và phong cách hoạt động:
Triết lý quản lý và phong cách hoạt động bao gồm sự tiếp cận, khả năng nhận
thức và giám sát rủi ro trong kinh doanh, quan điểm về tính chính xác của dữ liệu kế
toán, quan điểm về khả năng đạt được các dự toán ngân sách hay thực hiện được các
mục tiêu hoạt động. Sự khác biệt về triết lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng
đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị.
v Sự trung thực và các giá trị đạo đức:
Sự trung thực và các giá trị đạo đức được tôn trọng thì các sai phạm sẽ được hạn
chế. Các nhà quản lý phải xây dựng và phổ biến rộng rải các quan điểm, các quy tắc,
các giá trị đạo đức cho toàn tổ chức. Môi trường văn hoá của tổ chức chính là nơi sản
sinh và tồn tại của sự trung thực và các giá trị đạo đức. Điều này đòi hỏi các nhà quản
lý phải gương mẫu và đôi lúc phải hy sinh nhữnh sở thích, thói quen riêng của mình.
v Chính sách nhân sự:
Chính sách nhân sự ảnh hưởng quan trọng đến trình độ, phẩm chất cũng như các
giá trị đạo đức của toàn thể nhân viên trong một tổ chức. Chính sách nhân sự bao gồm
chính sách tuyển dụng, đào tạo, chính sách tiền lương, giám sát, khen thưởng, kỷ luật,
luân chuyển nhân viên.
v Cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức của một tổ chức cung cấp một bộ khung chung cho các nhà quản

lý lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch kiểm soát, giám sát hoạt động. Một cơ cấu tổ chức
tốt được thể hiện thông qua sự thể hiện cụ thể, rõ ràng và đầy đủ các chức năng, quyền
hạn, nghĩa vụ của từng bộ phận trong tổ chức. Cơ cấu tổ chức tốt đảm bảo cho các thủ
tục kiểm soát hiệu quả.
v Hội đồng quản trị và ban kiểm soát:
Khi uỷ ban kiểm soát có sự độc lập với tổ chức, các hoạt động kiểm soát nội bộ
sẽ đảm bảo tính hữu hiệu. Uỷ ban kiểm soát sẽ thông tin và cảnh báo đến hội đồng
quản trị các rủi ro hay các tồn tại có thể xảy ra trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.
v Trình độ và phẩm chất đội ngũ cán bộ công nhân viên:
Để thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, các nhân viên của một tổ chức cần có
các kiến thức,các kỹ năng và các kinh nghiệm cần thiết. Bên cạch các yếu tố về kỹ
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
- 11 -


năng, kinh nghiệm, kiến thức của nhân viên, để một tổ chức có thể đạt được một mục
tiêu, cũng cần xem trọng phẩm chất của nhân viên, nhất là phẩm chất đạo đức.
v Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm:
Các nhà quản lý xác lập quyền hạn và trách nhiệm cho các cấp quản lý nhằm
thực hiện các hoạt động, xác lập các mối quan hệ, báo cáo và xây dựng các phương
pháp uỷ quyền. Việc xác lập quyền hạn và trách nhiệm cần được thực hiện bằng văn
bản và triển khai cho toàn tổ chức.
v Các nhân tố bên ngoài tổ chức:
Môi trường kiểm soát có thể chịu ảnh hưởng của các nhân tố đến từ bên ngoài
của một tổ chức như các thay đổi của môi trường kinh doanh, các thay đổi của hệ
thống luật pháp hay các thay đổi của chế độ kế toán Khi phân tích, đánh giá môi
trường kiểm soát thì cần phải xem xét, đánh giá, phân tích mức độ ảnh hưởng của các
nhân tố bên ngoài đến các hoạt động của tổ chức đó.
1.1.3.2 – Đánh giá rủi ro.
Các rủi ro làm cho tổ chức khó có thể đạt được các mục tiêu của mình. Chúng

xảy ra do nhiều nguyên nhân đến từ cả bên ngoài và bên trong tổ chức, có thể do chủ
quan hay khách quan. Do vậy đơn vị cần phải nhận biết và đối phó được các rủi ro
bằng cách thiết lập mục tiêu của tổ chức và hình thành một cơ chế để nhận dạng, phân
tích và đánh giá các rủi ro liên quan.
o Thiết lập các mục tiêu của tổ chức:
Các mục tiêu nay bao gồm mục tiêu chung của toàn tổ chức và mục tiêu riêng
của từng bộ phận hay từng hoạt động, từng giai đoạn. Thiết lập mục tiêu bao gồm việc
đưa ra sứ mệnh, hoạch định các mục tiêu chiến lược cũng như các chỉ tiêu phải đạt
được trong ngắn hạn, trung hạn hay dài hạn thông qua việc ban hành các văn bản hoặc
đơn giản là thông qua nhận thức và những phát biểu hàng ngày của người quản lý.
o Nhận dạng phân tích rủi ro:
Rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị hay chỉ ảnh hưởng đến
từng hoạt động cụ thể trong phạm vi từng hoạt động, ví dụ như các hoạt động bán
hàng, mua hàng… Rủi ro có thể phát sinh và tác động đến bản thân từng hoạt động
trước khi gây ảnh hưởng dây chuyền đến toàn đơn vị.
Để nhận dạng rủi ro người quản lý có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau,
từ việc sử dụng các phương tiện dự báo phân tích dữ liệu quá khứ, cho đến việc rà soát
thường xuyên các hoạt động.


PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
- 12 -


Việc phân tích và đánh giá rủi ro thường bao gồm những bước sau đây:
§ Ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể của nó đến mục tiêu của đơn
vị.
§ Xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng đến đối phó
rủi ro.
1.1.3.3 – Các hoạt động kiểm soát.

Các hoạt động kiểm soát là những chính sách, thủ tục giúp cho việc thực hiện các
chỉ đạo của người quản lý, đảm bảo có các hành động cần thiết để quản lý các rủi ro có
thể phát sinh trong quá trình thực hiện các mục tiêu. Các hoạt động kiểm soát thường
bao gồm:
a – Phân chia trách triệm đầy đủ:
Để kiểm soát nội bộ hiệu quả, một cá nhân không thực hiện quá nhiều trách
nhiệm và các trách nhiệm của một cá nhân cần phải được xác định và phân chia đầy
đủ, rõ ràng. Khi phân chia trách nhiệm, các chức năng sau cần được tách biệt:
Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ hay chuẩn y quyết định.
Chức năng ghi chép: Bao gồm cả việc lập chứng từ, ghi sổ kế toán, chuẩn bị các
tài liệu để đối chiếu, lập báo cáo thực hiện.
Chức năng bảo quản tài sản: Bao gồm quản lý tiền, quản lý hàng tồn kho, nhận
séc hay lập séc thanh toán.
Mục đích của sự phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn
nhau, nếu có sai sót xảy ra thì sẽ được phát hiện nhanh chóng đễ khắc phục đồng thời
giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện có thể gây ra và giấu
diếm những sai phạm của mình.
b – Ủy quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc các hoạt động.
Các nhà quản lý không có đủ thời gian để giám sát, quản lý tất cả công tác, hoạt
động hay các quyết định. Họ thiết lập các chính sách các quy định cho các nhân viên
tuân theo, đồng thời trao quyền cho các nhân viên thực hiện các hoạt động hay đề ra
các quyết định. Việc này được gọi là sự ủy quyền cho các nghiệp vụ hoặc các hoạt
động. Sự uỷ quyền bao gồm uỷ quyền chung và uỷ quyền chi tiết. Uỷ quyền chung
liên quan đến toàn hoạt động hay toàn tổ chức, hoặc liên quan đến tất cả hoạt động
trong nghiệp vụ. Ví dụ, uỷ quyền xét duyệt giới hạn nợ phải thu của khách hàng, ban
hành bảng giá bán lẻ,… Uỷ quyền chi tiết là trường hợp uỷ quyền phê chuẩn một
nghiệp vụ đơn lẻ và cụ thể, không phát sinh thường xuyên. Ví dụ uỷ quyền phê chuẩn
nghiệp vụ mua sắm TSCĐ hay đầu tư xây dựng cơ bản…

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
- 13 -


c – Kiểm soát hệ thống và quá trình xử lý thông tin:
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin là kiểm soát ứng dụng, bao gồm các thủ tục
kiểm soát dữ liệu và nhập dữ liệu đầu vào, kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu và kiểm
soát kết xuất. Kiểm soát hệ thống thông tin là những kiểm soát chung liên quan tới
toàn hệ thống thông tin, ví dụ như quy trình kiểm soát truy cập hệ thống… Kiểm soát
chung là môi trường chung cho các kiểm soát ứng dụng.
d – Kiểm tra độc lập và soát xét về thực hiện :
Kiểm tra nhằm đảm bảo các nghiệp vụ được thực hiện và xử lý chính xác là một
thành phần quan trọng của kiểm soát. Việc kiểm tra này được thực hiện một cách độc
lập để đảm bảo tính hữu hiệu. Việc kiểm tra được gọi là kiểm tra độc lập khi người
thực hiện kiểm tra không phải là chuẩn y, người thực hiện nghiệp vụ hay người ghi sổ
kế toán. Kiểm tra độc lập bao gồm các hoạt động sau:
* Đối chiếu hai quá trình ghi chép độc lập. Ví dụ đối chiếu số liệu giữa kế toán
tiền và số liệu của ngân hàng.
* So sánh giữa số liệu thực tế và số liệu được ghi chép trên sổ sách, hoạt động
này thường được thực hiện thông qua quá trình kiểm kê.
* Thực hiện việc ghi sổ kép, kiểm tra đối chiếu số liệu trên bảng cân đối số phát
sinh.
* Xem xét độc lập quá trình xử lý nghiệp vụ. Ví dụ như qui định kiểm tra chứng
từ trước khi ghi sổ, kế toán phải thu kiểm tra quá trình lập hoá đơn bán hàng của bộ
phận bán hàng,
Kiểm tra độc lập cần được tiến hành đồng thời với quá trình soát xét việc thực
hiện, soát xét lại việc thực hiện được tiến hành thông qua việc so sánh giữa kế hoạch
với thực hiện, giữa dự toán với thực tế. Các báo cáo trách nhiệm của các trung tâm
trách nhiệm thường cung cấp thông tin hữu ích cho quá trình này.
e – Thiết kế và sử dụng các chứng từ và sổ phù hợp:

Thiết kế và sử dụng chứng từ và sổ sách phù hợp đảm bảo cho việc ghi chép
chính xác và đầy đủ tất cả các dữ liệu cần thiết của một nghiệp vụ kinh tế. Hình thức
và nội dung chứng của chứng từ và sổ không nên quá phức tạp, phải dễ ghi, dễ kiểm
tra đối chiếu và hạn chế tối đa các sai sót trong quá trình ghi chép. Nội dung của chứng
từ và sổ sách cần thể hiện đầy đủ các yếu tố hỗ trợ cho kiểm soát. Việc thiết kế, sử
dụng chứng từ và sổ kế toán còn quy định về các quá trình bảo quản, lưu trữ, truy
xuất, đễ đảm bảo tính an toàn cho các tài liệu kế toán đó.
f – Đảm bảo an toàn cho tài sản vật chất và thông tin:
Hiện nay thông tin cũng được xem là tài sản quan trọng của một tổ chức. Do đó
cần phải thiết lập các thủ kiểm soát nhằm đảm bảo an toàn cho tài sản vật chất và
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
- 14 -


thông tin bao gồm an toàn về mặt vật lý và qui định trách nhiệm vật chất cho các cá
nhân có liên quan. An toàn về mặt vật lý thông thường bao gồm các thủ tục kiểm soát :
* Giám soát quản lý một cách hiệu quả và phân chia trách nhiệm đầy đủ .
* Ghi chép và theo dõi chính xác, đầy đủ các biến động của tài sản vật chất và
thông tin.
* Hạn chế tiếp cận vật chất đối với tài sản, tiếp cận các thông tin được lưu trữ và
các phương tiện lưu trữ thông tin, đặc biệt là các tổ chức có mạng máy tính.
* Bảo vệ sổ sách, các tập tin, các tài liệu và chứng từ kế toán.
* Kiểm soát môi trường làm việc trong tổ chức.
* Giới hạn tiếp cận với các trung tâm dữ liệu.
1.1.3.4 – Thông tin và truyền thông.
Thông tin và truyền thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập,
duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo
cáo để cung cấp thông tin về hoạt động tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả cho nội bộ
và bên ngoài.
Tất cả các cấp quản lý và tác nghiệp trong một tổ chức đều cần thông tin để có

thể hoàn thành trách nhiệm của mình. Hệ thống thông tin nhận dạng, ghi nhận, xử lý
và cung cấp các thông tin cần thiết cho người sử dụng thông tin.
Truyền thông là sự chuyển giao, truyền đạt và cung cấp thông tin cho cả nội bộ tổ
chức lẫn bên ngoài. Truyền thông sử dụng các hình thức như các văn bản quy định, các
tài liệu kế toán, các bảng ghi nhớ,…hay cũng có thể là các lệnh miệng, các hành vi của
các nhà quản lý. Thông tin và truyền thông đảm bảo cho kiểm soát có thể được thực
hiện một cách có hiệu quả và ngược lại, kiểm soát tốt có thể đảm bảo sự an toàn và
trung thực của thông tin.
Hệ thống thông tin trong một tổ chức bao gồm nhiều phân hệ, trong đó hệ thống
thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng. Một hệ thống thông tin kế toán được thiết kế
tốt sẽ đáp ứng yêu cầu phát hiện và ngăn chặn các rủi ro, gian lận. Mục tiêu của hệ
thống thông tin kế toán là ghi nhận, xử lý và lưu trữ, tổng hợp và chuyển giao, truyền
đạt các thông tin tài chính của một tổ chức. Điều này có nghĩa rằng nhân viên kế toán
phải hiểu được bản chất của các nghiệp vụ kinh tế, cách thức ghi nhận dữ liệu trên các
phương tiện xử lý hay cách thức chuyển đổi dữ liệu từ chứng từ gốc sang các hình
thức máy có thể đọc được, các phương thức truy cập, cập nhật tập tin…
Để đạt được mục tiêu đó, cần phải chú ý đến hai bộ phận quan trọng trong hệ
thống đó là chứng từ và sổ sách kế toán.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
- 15 -


* Chứng từ cho phép kiểm tra, giám sát tỉ mĩ về từng hành vi kinh tế, ngoài ra
còn giúp ngăn chặn kịp thời các hành vị sai phạm để bảo vệ tài sản của đơn vị.
* Sổ sách kế toán được xem là bước trung gian tiếp nhận những thông tin ban
đầu trên chứng từ để xử lý nhằm hình thành thông tin tổng hợp trên báo cáo tài chính
và báo cáo kế toán quản trị. Một hệ thống sổ sách chi tiết và khoa học đối với những
đối tượng như vật tư, hàng hoá, công nợ,… sẽ góp phần đáng kể trong việc bảo vệ tài
sản nhờ chức năng kiểm tra giám sát ngay trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.
Ngoài chứng từ, sổ sách và phương pháp ghi chép vào sổ sách, đễ hệ thống thông

tin kế toán vận hành tốt còn cần có sơ đồ hạch toán và sổ tay hướng dẫn về các chính
sách và các thủ tục kế toán.
Việc truyền thông đúng đắn cũng đem đến cho các nhân viên sự hiểu biết về vai
trò và trách nhiệm của họ có liên quan đến quá trình lập báo cáo tài chính. Những
người xử lý thông tin sẽ hiểu rằng công việc của họ có liên quan như thế nào đến
người khác và yêu cầu phải báo cáo các tình huống bất thường cho cấp trên.
1.1.3.5 – Giám sát.
Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng thực hiện các hoạt động kiểm soát một
cách liên tục, giúp cho kiểm soát nội bộ luôn duy trì được sự hữu hiệu của mình qua
các giai đoạn khác nhau. Tổ chức của một đơn vị thay đổi thì phương thức kiểm soát
của nó cũng bị thay đổi theo. Trong điều kiện này, giám sát có thể giúp cho các nhà
quản lý xác định hệ thống cần thay đổi những gì, đánh giá các thiết kế về các hoạt
động kiểm soát và thực hiện các hoạt động điều chỉnh cần thiết.
Giám sát bao gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ:
* Giám sát thường xuyên diễn ra ngay trong quá trình hoạt động do các nhân
viên và nhà quản lý thực hiện. Ví dụ, việc kiểm tra trước khi ký duyệt chứng từ, kiểm
kê tài sản, đối chiếu số liệu kiểm tra việc lập trình,…
* Giám sát định kỳ hay còn gọi là sự đánh giá độc lập, được thực hiện thông qua
các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội bộ hoặc do kiểm toán viện độc lập
thực hiện.
Nếu Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ của doanh nghiệp có đủ năm thành phần và
nếu tất cả những nội dung nêu trên được đảm bảo thì hệ thống này chắc chắn mang lại
những lợi ích về quản lý và kinh tế to lớn cho doanh nghiệp. Hiệu quả của kiểm soát
nội bộ cao chỉ khi các kiểm toán viên nội bộ có được sự độc lập và chịu sự điều hành,
chỉ đạo từ các nhà quản lý cấp cao trong tổ chức.

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
- 16 -

1.1.4 – Những hạn chế vốn có của hệ thống KSNB:
Ở bất kỳ đơn vị nào, dù được đầu tư nhiều trong thiết kế và vận hành hệ thống,
nhưng hệ thống Kiểm Soát Nội Bộ vẫn không thể hoàn toàn hữu hiệu, hiệu quả của nó
vẫn tuỳ thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào tính đáng tin cậy
và năng lực làm việc của lực lượng nhân sự. Nói cách khác, nó chỉ giúp hạn chế tối đa
những sai phạm mà thôi, vì nó có các hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên
nhân sau:
- Do yêu cầu của nhà quản lý là những chi phí cho kiểm tra phải hiệu quả, nghĩa là
phải tốn ít hơn tổn thất do sai phạm và gian lận gây ra.
- Hầu hết các biện pháp kiểm tra đều tập trung vào các sai phạm dự kiến vì thế khó
có thể phát hiện được các sai phạm đột xuất hay bất thường.
- Sai phạm của nhân viên xảy ra do sự thiếu thận trọng, xao lãng, sai lầm trong xét
đoán hay hiểu sái các hướng dẫn của cấp trên.
- Việc điều hành và kiểm tra có thể bị vô hiệu do sự thông đồng với bên ngoài
hoặc giữa các nhân viên ttrong doanh nghiệp.
- Các thủ tục kiểm soát không còn phù hợp vì điều kiện thực tế đã thay đổi.
1.1.5 – Cách thức tìm hiểu hệ thống KSNB:
1.1.5.1 – Các phương pháp mô tả hệ thống:
§ Sử dụng các bảng tường thuật trình bày văn bản về trình tự tiến hành các
thủ tục hay hoạt động của đơn vị.
§ Phỏng vấn các nhà quản lý, nhân viên giám sát và nhân viên các bộ phận
thông qua các bảng câu hỏi
§ Kiểm tra các loại tài liệu, sổ sách.
§ Quan sát các hoạt động kiểm soát và vận hành của hệ thống trong thực
tiễn.
§ Mô tả hệ thống qua các công cụ: lưu đồ, sơ đồ dòng dữ liệu
1.1.5.2 – Trình tự tìm hiểu và đánh giá hệ thống KSNB:
§ Tìm hiểu về môi trường kiểm soát: quan trọng nhất là tìm hiểu thái độ,
nhận thức và hành động có liên quan đến môi trường kiểm soát của nhà quản lý.
§ Tìm hiểu về đánh giá rủi ro.

§ Tìm hiểu về thông tin và truyền thông theo trình tự:
o Tìm hiểu các loại nghiệp vụ chính trong đơn vị.
o Xem xét việc xử lý các nghiệp vụ xem chúng được ghi nhận thế nào, liên
quan đến các đối tượng nào,
o Tìm hiểu tiến trình lập báo cáo, các chính sách
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
- 17 -


§ Tìm hiểu về các hoạt động kiểm soát kết hợp trong quá trình tìm hiểu các
bộ phận khác của hệ thống
§ Tìm hiểu việc giám sát có liên quan đến việc lập báo cáo và có ảnh hưởng
đến hệ thống Kiểm Soát Nội Bộ như thế nào.
§ Đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống Kiểm Soát Nội Bộ trong việc ngăn chặn
và phát hiện các sai sót có thể xảy ra trong đơn vị.
1.2 – KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH CHI PHÍ
1.2.1 – Các hoạt động kinh tế chủ yếu trong chu trình chi phí:
Chu trình chi phí bao gồm các sự kiện liên quan tới hoạt động mua hàng và thanh
toán tiền, đó là: (1) Yêu cầu hàng hoá dịch vụ;(2) Doanh nghiệp đặt hàng hay dịch
vụ cần thiết; (3) Nhận hàng hay dịch vụ yêu cầu; (4) Xác định nghĩa vụ thanh
toán; (5) Thanh toán tiền.
1.2.1.1 – Yêu cầu hàng hoá, dịch vụ
Đây là hoạt động đầu tiên trong chu trình chi phí, bất kỳ bộ phận nào có nhu cầu
về hàng hoá, dich vụ, nguyên vật liệu đều phải lập “ yêu cầu mua hàng” và gửi cho
bộ phận mua hàng. Chứng từ ghi nhận yêu cầu này là “ yêu cầu mua hàng” .
1.2.1.2 – Đặt hàng với nhà cung cấp
Bộ phận mua hàng sẽ :
+ Căn cứ vào “ yêu cầu mua hàng” đễ tìm kiếm và lựa chọn nhà cung
cấp nhằm đạt 3 yêu cầu cơ bản: giá cả hợp lý, chất lượng hàng mua
và sự tin cậy trong bán hàng, giao hàng.

+ Đàm phán với nhà cung cấp đễ xác định các yêu cầu về hàng mua
cũng như về giao hàng.
+ Lập “hợp đồng mua bán” và ký kết.
1.2.1.3 – Nhận hàng và nhập kho
Khi nhà cung cấp giao hàng, bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số hàng
nhận được có đảm bảo các yêu cầu về số lượng, chất lượng; đối chiếu với giấy gửi
hàng và đơn dặt hàng đễ chấp nhận hay không chấp nhận việc giao hàng của nhà cung
cấp; Nếu hàng được chấp nhận thì bộ phận nhận hàng sẽ làm thủ tục nhập kho
1.2.1.4 – Ghi nhận phải trả người bán
Khi nhà cung cấp gửi “hoá đơn bán hàng”, kế toán phải thu tiến hành đối chiếu
hoá đơn bán hàng với các chứng từ gốc liên quan như đơn đặt hàng, phiếu nhập kho,
và tổ chức theo dõi tài khoản “phải trả người bán” , ghi nhận nghĩa vụ phải thanh toán
với người bán.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
- 18 -


1.2.1.5 – Thanh toán với nhà cung cấp
Tới kỳ hạn thanh toán, kế toán tiến hành lập các thủ tục đễ chuyển sang cho bộ
phận quỹ thanh toán tiền cho người bán; sau khi thanh toán xong, căn cứ các chứng từ
liên quan như “phiếu chi”, “séc thanh toán” , kế toán ghi nhận đã thanh toán.
1.2.2 – Các thủ tục kiểm soát
1.2.2.1 – Khái niệm về các thủ tục kiểm soát:
Các thủ tục kiểm soát là những chế độ và thể thức, ngoài các nguyên lý phụ về
môi trường kiểm soát và các đăc điểm của hệ thống kế toán đã được ban quản trị xây
dựng đễ thoả mãn các mục tiêu của họ. Tuỳ thuộc vào cơ cấu tổ chức và tình hình
hoạt động sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp mà các thủ tục kiểm soát được
thiết kế theo những nét khác nhau. Thông thường chúng được xây dựng dựa trên 3
nguyên tắc:
- Phân công bất phân nhiệm.

- Bất kiêm nhiệm.
- Uỷ quyền và phê chuẩn.
1.2.2.2 – Các thể thức kiểm soát đối với chu trình chi phí:
Nếu doanh nghiệp xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ không đầy đủ đối với các
hoạt động trong chu trình chi phí thì việc gian lận và khai khống chi phí sẽ có nguy cơ
xảy ra rất cao, làm ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong thực tế, mỗi doanh ghiệp thường có một cơ cấu kiểm soát nội bộ riêng về
nghiệp vụ mua hàng. Tuy vậy, một hệ thống kiểm soát nội bộ chuẩn và hữu hiệu về
các khoản phải trả và nghiệp vụ mua hàng thường đòi hỏi phải tách biệt các chức năng,
là phân nhiệm cho những cá nhân , hay bộ phận khác nhau phụ trách. Chẳng hạn trong
chu trình chi phí này có thể phân chia như sau:
1.2.2.2.1 – Kiểm tra phiếu “ yêu cầu mua hàng”:
Công ty nên chuẩn hoá và đánh số trước các phiếu yêu cầu mua hàng của từng bộ
phận như là một biện pháp đễ kiểm soát, đễ đảm bảo được rằng phiếu yêu cầu được
lập ra là cần thiết và đúng yêu cầu sử dụng. Phiếu này phải được lập và ký duyệt bởi
người có thẩm quyền tại bộ phận đó. Và việc mua hàng chỉ được tiến hành khi có trình
phiếu “yêu cầu mua hàng” được uỷ quyền.
1.2.2.2.2 – Kiểm soát việc đặt hàng với nhà cung cấp:
Mọi việc mua hàng chỉ do phòng thu mua tiến hành và phòng thu mua này phải
độc lập với các phòng khác. Phòng thu mua chỉ nên đặt hàng nhà cung cấp khi nhận
được phiếu “yêu cầu mua hàng” đã được ký duyệt và đơn đặt hàng phải đảm bảo đầy
đủ các thông tin liên quan đến hàng hoá , dịch vụ, số lượng, giá cả, quy cách đúng
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
- 19 -


với yêu cầu mua hàng của bộ phận sử dụng. Đơn đặt hàng phải được lập nhiều liên đễ
chuyển đến cho các bộ phận liên quan.
Ngoài ra, công ty cũng nên áp dụng cách thức đòi hỏi ít nhất ba bảng báo giá từ
ba nhà cung cấp độc lập mỗi khi mua hàng hoặc với mỗi khoản mua hàng trên một

mức nào đó. Nên hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng đễ tránh tình trạng một người
có quan hệ với nhiều nhà cung cấp trong một thời gian dài, dẫn đến việc thông đồng đễ
nâng giá , đồng thời cũng cần có một chính sách kỷ luật chặt chẽ khi phát hiện nhân
viên nhận tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp và nên định kỳ kiểm tra
việc này.
1.2.2.2.3 – Kiểm soát việc nhận hàng:
Đễ tránh nhân viên nhận hàng nhận sai hàng, thiếu hàng nên tách biệt chức năng
nhận hàng với các chức năng khác khi có thể được. Nhân viên nhận hàng nên thực
hiện các biện pháp thích hợp đễ đo lường hàng hoá nhằm đảm bảo hàng hoá thực nhận
đồng nhất với đơn đặt hàng về từng quy cách, phẩm chất một nhân viên kiểm tra chất
lượng độc lập nên hỗ trợ việc nhận hàng nếu quy cách hàng hoá quá phức tạp mà nhân
viên nhận hàng không thể đánh giá chính xác được. Biên bản nhận hàng phải có mục
chỉ rõ đã kiểm tra chất lượng, nếu thấy phù hợp, và phải được gửi một liên đến phòng
kế toán đễ làm chứng từ hạch toán và gửi một liên cho phòng đề nghị mua hàng làm
bằng chứng quy trình mua hàng đã hoàn thành.
1.2.2.2.4 – Kiểm tra hoá đơn do nhà cung cấp chuyển đến:
Khi công ty nhận được hoá đơn của nhà cung cấp, tất cả các hoá đơn nên được
đánh số thứ tự đễ sau đó việc kiểm tra về tính liên tục của các số hoá đơn có thể giúp
xác định việc tất cả hoá đơn nhận được đã được hạch toán.
Kế toán nên kiểm tra các chi tiết của hoá đơn so với đơn đặt hàng và biên bản
giao nhận hàng liên quan và lưu giữ chung các chứng từ này. Việc này đảm bảo là tất
cả hoá đơn vốn là cơ sở đễ thanh toán cho nhà cung cấp, sẽ liên quan đến những giao
dịch mua hàng hợp lệ và đã nhận đúng hàng.
1.2.2.2.5 – Kiểm soát việc ghi nhận nợ phải trả đối với nhà cung cấp:
Sau khi kiểm tra các hoá đơn do nhà cung cấp chuyển cho, kế toán tiến hành ghi
sổ kế toán, ghi nhận nghĩa vụ phải thanh toán với nhà cung cấp. Các khoản nợ này
phải được ghi nhận chính xác, đầy đủ. Cần phải đánh dấu các hoá đơn đã ghi sổ đễ
tránh ghi hai làn cùng môt nội dung. Công ty cũng phải thường xuyên đối chiếu công
nợ giữa số liệu sổ sách với khách hàng đễ đảm bảo tính chính xác của số nợ phải trả
đối với hoạt động mua hàng đó.

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
- 20 -


1.2.2.2.6 – Kiểm soát việc thanh toán:
Phòng kế toán, hoặc đối với một số công ty là bộ phận công nợ của phòng kế
toán, nên lưu giữ một danh sách các ngày đến hạn thanh toán. Khi đến hạn, kế toán
phải trình không chỉ hoá đơn mà cả đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng cho người có
thẩm quyền ký duyệt thanh toán.
Phòng mua hàng nên có trách nhiệm thông báo kịp thời cho phòng kế toán bất kỳ
thay đổi gì liên quan đến việc mua hàng mà có thể dẫn đến thay đổi thanh toán như
thời hạn thanh toán, chiết khấu thanh toán, hàng mua bị trả lại Ngoài ra, bất cứ sự
thay đổi nào như thế đều cần có sự uỷ quyền thích hợp trước khi thay đổi viêc thanh
toán.
Tất cả các séc, uỷ nhiệm chi, phiếu chi tiền mặt nên được đánh số trước, công ty
nên sử dụng hình thức thanh toán qua ngân hàng các khoản lớn, hạn chế tối đa việc sử
dụng tiền mặt trong thanh toán. Các hoá đơn đã thanh toán nên được đóng dấu “ đã
thanh toán” và số thứ tự của séc, uỷ nhiệm chi và phiêu chi tiền mặt nên được ghi lại.
Riêng đối với trường hợp mua hàng trả tiền ngay thì trên hoá đơn của nhà cung
cấp, người mua phải yêu cầu xác nhận số tiền đã thanh toán và đóng dấu “đã thanh
toán”. Kế toán cần phải kiểm tra thật kỹ trước khi vào sổ sách. Khi đó, các bước kiểm
tra hoá đơn, ghi nhận nghĩa vụ thanh toán sẽ được thực hiện cùng lúc.
1.3 – SỰ CẦN THIẾT PHẢI XÂY DỰNG CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT
ĐỐI VỚI CHU TRÌNH CHI PHÍ
Các thủ tục kiểm soát đối với chu trình chi phí sẽ mang lại cho doanh nghiệp
nhiều lợi ích:
- Nghiệp vụ mua hàng được phê chuẩn đúng đắn, nó bảo đảm hàng hoá và dịch vụ
đựơc mua theo đúng mục đích đã được phê chuẩn của công ty, tránh việc mua quá
nhiều hoặc sai phẩm cách dẫn đến lãng phí hoặc không đảm bảo được yêu cầu về chất

lượng.
- Thực hiện kiểm soát nghiệp vụ mua hàng trong chu trình sẽ giúp công ty tránh
được các rủi ro:
· Người không có thẩm quyền có thể vẫn đề nghị mua hàng được.
· Nhân viên mua hàng gian lận trong việc đặt hàng mà sử dụng cho mục
đích riêng và có thể trình hoá đơn đễ được thanh toán liên quan đến
khoản mua hàng hư cấu đó.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
- 21 -


· Nhân viên mua hàng có thể chọn nhà cung cấp mà không bán hàng hoá,
dịch vụ phù hợp nhất hoặc ở mức giá thấp nhất có thể vì nhân viên này
đã nhận được tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp.
· Nhân viên nhận hàng có thể nhận sai hàng, chẳng hạn như hàng hoá sai
về số lượng, chất lượng hay quy cách
· Nhà cung cấp có thể phát hành và gửi hoá đơn ghi sai số lượng, giá trị
hoặc phát hành hoá đơn đúp.
· Thanh toán nhầm nhà cung cấp, thanh toán hai lần cho cùng một hoá
đơn, thanh toán các hoá đơn giả mạo hoặc với chữ ký được uỷ quyền
không đúng
Như vậy, tất cả các thủ tục kiểm soát đối với chu trình chi phí đều nhằm nâng cao
hiệu quả quản lý, giúp doanh nghiệp chấp hành tốt các chính sách chế độ của Nhà
Nước đối với các khoản chi của mình. Đồng thời có thể ngăn chặn và hạn chế được
rủi ro, đặc biệt là gian lận trong quá trình hạch toán chi phí và dễ dàng khi đối chiếu
kiểm tra đễ phát hiện gian lận và sai sót.

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
- 22 -










Chương 2:
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC
KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI
CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ
XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH

KHÁNH HOÀ





PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
- 23 -


2.1 – KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY
DỰNG CÔNG TRÌNH KHÁNH HOÀ
2.1.1 – Giới thiệu về công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng công trình KH
2.1.1.1 – Sự hình thành và phát triển của công ty:
Tên công ty CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG
CÔNG TRÌNH KHÁNH HOÀ (CTCP ĐT&XDCT KH)
Tên giao dịch đối ngoại CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ & XÂY DỰNG CÔNG
TRÌNH KHÁNH HOÀ
Địa chỉ 60 Thái Nguyên – Nha Trang, Khánh hoà
Điện thoại 058 - 822290
Fax 058 - 822291
Giấy phép kinh doanh số 3703000144 - ngày 25/03/2005
do sở kế hoạch đầu tư tỉnh Khánh Hoà cấp
Quyết định thành lập 3491/QĐ – UB - ngày 15/12/2004
của UBND Tỉnh Khánh Hoà
Vốn kinh doanh 26.539.642.000 đồng Việt Nam
Mã số thuế 42 00460 259
Số tài khoản 601.10.00.000540.3
Ngân hàng giao dịch Ngân hàng đầu tư và phát triển Khánh Hoà
Trong quá trình phát triển, tuỳ theo yêu cầu của công cuộc đổi mới xây dựng và

phát triển kinh tế địa phương nói riêng và của cả nước nói chung, công ty Cổ Phần
Đầu Tư và Xây Dựng Công Trình Khánh Hoà đã trải qua nhiều lần thay đổi tên gọi,
gắn với nhiều chức năng, nhiệm vụ khác nhau :
ñTiền thân của công ty là một đội duy tu cầu đường thành phố, hoạt động như
một đơn vị sự nghiệp được thành lập theo quyết định số 01 ngày 16/06/1976 của
UBND thành phố Nha Trang, với chức năng duy tu, sữa chữa, nạo vét khôi phục hệ
thống thoát nước các tuyến trong thành phố.
ñVào năm 1985 do yêu cầu và nhiệm vụ mới, đội duy tu cầu đường sát nhập với
hợp tác xã cầu đường Thắng Lợi thành Xí Nghiệp Cầu Đường Nha Trang theo quyết
định số 341/UB ngày 18/03/1985. Thời kỳ này đơn vị được giao thêm nhiệm vụ xây
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
- 24 -


dựng các công trình giao thông vừa và nhỏ. Sau khi được giao thêm nhiệm vụ, Xí
nghiệp đã xây dựng nhiều công trình đảm bảo chất lượng và có uy tín với các chủ đầu
tư và luôn luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.
ñNăm1988, xí nghiệp lại sát nhập với Xí Nghiệp Xây Dựng Nha Trang và đổi
tên thành Xí Nghiệp Xây Dựng Cơ Bản Nha Trang theo quyết định số 2088/UB ngày
16/10/1988 của UBND thành phố Nha Trang. Ngoài các chức năng nêu trên, đơn vị
được bổ sung thêm chức năng xây dựng các công trình nhà ở, công nghiệp dân dụng.
ñCăn cứ theo quyết định số 651/QĐ/UB ngày 05/04/1996 của UBND tỉnh
Khánh Hoà, Xí Nghiệp Xây Dựng Cơ Bản Nha Trang được đổi tên thành Công Ty Xây
Lắp Khánh Hoà. Trong thời gian này, công ty làm ăn có hiệu quả, là đơn vị 9 năm liền
hoàn thành vượt mức kế hoạch của Sở Giao Thông Vận Tải Khánh Hoà giao.
ñNgày 09/2001 theo quyết định của UBND tỉnh Khánh Hoà và được sự đồng ý
của sở giao thông vận tải Khánh Hoà, Công Ty Xây Lắp Khánh Hoà hợp nhất với Công
Ty Công Trình Giao Thông Khánh Hoà đổi tên thành Công Ty Đầu Tư Và Xây Dựng
Công Trình Khánh Hoà.
ñNgày 25/03/2005, theo chủ trương của Nhà Nước, công ty đã tiến hành cổ

phần hoá và chính thức lấy tên là Cổ phần đầu tư và xây dựng công trình Khánh
Hoà.
2.1.1.2 – Chức năng và nhiệm vụ của công ty
Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng công trình Khánh Hoà là một doanh nghiệp
cổ phần hoạt động theo luật doanh nghiệp. Công ty có tư cách pháp nhân hạch toán
kinh tế độc lập, có tài khoản tại ngân hàng và có con dấu riêng.
Chức năng của công ty:
- Chuẩn bị mặt bằng xây dựng.
- Xây dựng công trình công nghiệp.
- Xây dựng công trình công cộng.
- Xây dựng công trình nhà ở.
- Xây dựng công trình giao thông.
- Xây dựng công trình thuỷ lợi vừa và nhỏ.
- Khai thác và sản xuất đá xây dựng.
- Kinh doanh vật liệu xây dựng.

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
- 25 -


Nhiệm vụ của công ty:
- Quản lý và sử dụng vốn kinh doanh theo đúng chế độ, chính xác và đảm bảo hiệu
quả kinh tế, bảo đảm việc bảo toàn và phát triển vốn.
- Thực hiện nghiêm túc, đầy đủ các chính sách, chủ trương và chế độ thuế của nhà
nước theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện nghĩa vụ đối với người lao động, phân phối thu nhập hợp lý, chăm lo
đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động, đảm bảo cho người lao động tham gia
quản lý công ty.
- Thực hiện các quy định của nhà nước về bảo vệ tài nguyên, môi trường, quốc
phòng và an ninh quốc gia.

- Quan tâm đến công tác xã hội như đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ xoá đói giảm
nghèo, quỹ bảo trợ người tàn tật, giúp đỡ các gia đình chính sách.
- Thực hiện nghiêm túc các hợp đồng kinh tế và tự chịu trách nhiệm về kết quả
kinh doanh của mình trước khách hàng, trước pháp luật về chất lượng sản phẩm và
dịch vụ do công ty thực hiện.
2.1.2 – Tổ chức quản lý và sản xuất tại công ty
2.1.2.1 – Tổ chức quản lý của công ty
2.1.2.1.1 – Sơ đồ tổ chức bộ máy
Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng công trình Khánh Hoà là doanh nghiệp hoạt
động độc lập nên công tác tổ chức quản lý được xây dựng theo mô hình trực tuyến
chức năng, duy trì chế độ thủ trưởng, chế độ trách nhiệm cá nhân trên cơ sở đảm bảo
phát huy quyền tự chủ của toàn bộ công nhân viên trong công ty.













PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com