LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN đề tài XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ SINH VIÊN KHOA PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
TRƯỜNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
NGÀNH: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
MÃ NGÀNH: 7480201H

XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ SINH
VIÊN KHOA PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

Sinh viên thực hiện: Lê Cơng Lý
Mã số sinh viên: B1809605
Mã lớp: HG18V7A1
Khóa: 44

12 - 2022


TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
TRƯỜNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
NGÀNH: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
MÃ NGÀNH: 7480201H

XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ SINH
VIÊN KHOA PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

Cán bộ hướng dẫn:

Sinh viên thực hiện: Lê Công

Lý ThS. Sử Kim Anh

Mã số sinh viên: B1809605
Mã lớp: HG18V7A1
Khóa: 44

12 - 2022


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành luận văn tốt nghiệp một cách tốt nhất, ngoài sự nỗ lực và
cố gắng hết mình của bản thân tơi cịn nhận được nhiều sự ủng hộ và giúp đỡ
nhiệt tình khác.
Lời đầu tiên, tơi xin gửi lời cảm ơn và lòng biết ơn sâu sắc nhất tới
Th.S Sử Kim Anh, đã tận tình hướng dẫn và chỉ bảo tơi trong suốt q trình
thực hiện luận văn tốt nghiệp.
Tôi xin chân thành cảm ơn Quý thầy, cô trong Trường Công nghệ
Thông tin và Truyền thông – Trường Đại học Cần Thơ đã cho tôi nền tảng
kiến thức tốt và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi học tập và nghiên cứu.
Mặc dù đã cố gắng hồn thành tốt cơng việc được phân cơng trong phạm vi và
khả năng cho phép nhưng chắc chắn sẽ khơng tránh khỏi những thiếu sót nhất
định. Rất mong nhận được sự góp ý của Q thầy, cơ cùng các bạn để đề tài
được hoàn chỉnh hơn, đồng thời tạo tiền đề tốt hơn cho những nghiên cứu về
sau.
Cuối cùng tơi xin kính chúc Q thầy cơ Trường Cơng nghệ Thông tin
và Truyền thông cùng tất cả mọi người dồi dào sức khỏe và thành công trong
mọi việc.

Tôi xin chân thành cảm ơn!
Cần Thơ, ngày … tháng … năm 2022
Sinh viên thực hiện

Lê Công Lý

iii


LỜI CAM KẾT
Tôi xin cam kết luận văn này được hồn thành dựa trên các kết quả
nghiên cứu của tơi và các kết quả nghiên cứu này chưa được dùng cho bất kì
luận văn cùng cấp nào khác.
Tất cả các tài liệu tham khảo từ các nghiên cứu liên quan đều có nguồn
gốc rõ ràng từ danh mục tài liệu tham khảo trong luận văn. Trong luận văn,
khơng có việc sao chép tài liệu, cơng trình nghiên cứu của người khác mà
không chỉ rõ về tài liệu tham khảo.
Cần Thơ, ngày … tháng … năm 2022
Sinh viên thực hiện

Lê Công Lý


NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
Họ và tên giảng viên hướng dẫn: ThS. Sử Kim Anh
Cơ quan công tác: Khoa Phát triển Nông thôn, Trường Đại học Cần Thơ
Họ và tên sinh viên thực hiện đề tài: Lê Công Lý
Mã số sinh viên: B1809605
Chuyên ngành: Công nghệ Thông tin
Tên đề tài: “Xây dựng hệ thống Quản lý sinh viên Khoa Phát triển Nơng thơn”

NỘI DUNG NHẬN XÉT
1.

Tính phù hợp của đề tài với chuyên ngành đào tạo:

............................................................................................................................
2.

Hình thức trình bày:

............................................................................................................................
3.

Ý nghĩa khoa học, thực tiễn và tính cấp thiết của đề tài:

............................................................................................................................
4.

Nội dung và kết quả đạt được (Theo mục tiêu nghiên cứu):

............................................................................................................................
5.

Các nhận xét khác:

............................................................................................................................
6.

Kết luận (Ghi rõ mức độ đồng ý hay không đồng ý nội dung đề tài và

các yêu cầu chỉnh sửa,…):

............................................................................................................................
Cần Thơ, ngày … tháng … năm 2022
Giảng viên hướng dẫn

ThS. Sử Kim Anh


NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
Cần Thơ, ngày … tháng … năm 2022
Giảng viên phản biện


MỤC LỤC
Trang
PHẦN I: GIỚI THIỆU..............................................................................................
CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN....................................................................................
1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ......................................................................................... 1

1.2 LỊCH SỬ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ.......................................................... 2
1.3 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU.................................................................... 3
1.4 PHẠM VI CỦA ĐỀ TÀI......................................................................... 3
1.4.1 Đối tượng nghiên cứu............................................................... 3
1.4.2 Phạm vi nghiên cứu.................................................................. 4
1.4.3 Về cơ sở lý thuyết..................................................................... 4
1.4.4 Về chức năng............................................................................ 4
1.4.5 Về kỹ thuật............................................................................... 5
1.5 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU........................................................... 6
1.5.1 Thu thập dữ liệu........................................................................ 6
1.5.2 Phân tích hệ thống.................................................................... 6
1.5.3 Phần mềm và công nghệ phát triển........................................... 6
CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT.........................................................................
2.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN........................................ 7
2.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin............................................... 7
2.1.2 Các thành phần hợp thành của hệ thống thông tin:...........................9
2.2 TỔNG QUAN VỀ DJANGO FRAMEWORK...................................... 12
2.2.1 Django là gì?........................................................................... 12
2.2.2 Tìm hiểu về mơ hình MTV của Django.................................. 12


2.2.3 Tại sao nên sử dụng Django?.......................................................... 14
2.3 NGÔN NGỮ LẬP TRÌNH PYTHON........................................... 15
2.3.1 Python là gì?................................................................................... 15
2.3.2 Tính năng chính của Python........................................................... 15
2.4 HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU SQLITE.................................. 16
2.4.1 SQLite là gì?................................................................................... 16
2.4.2 Tính năng của SQLite..................................................................... 17
2.4.3 Lệnh trong SQLite.......................................................................... 17
2.4.4 Hạn chế của SQLite........................................................................ 18

PHẦN II: NỘI DUNG.............................................................................................
CHƯƠNG 1 : PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG.............................................


DANH SÁCH BẢNG
Trang
Bảng 1.1 Các phần mềm sử dụng...................................................................... 6
Bảng 2.1: Hạn chế của SQLite........................................................................ 18
Bảng 2.2ĐÂSDASDADSD............................................................................18


DANH SÁCH HÌNH
Trang
Hình 2.1: Mơ hình xử lý thơng tin đơn giản của hệ thống thơng tin.................8
Hình 2.2: Mơ hình MVT trong Django Framework........................................ 13


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT


TÓM TẮT
Hiện nay các tổ chức, doanh nghiệp đều áp dụng công nghệ vào quản lý
các công việc thường ngày để thay thế cho việc quản lý một cách thủ cơng
bằng sức người, vốn dễ nhầm lẫn, độ chính xác và tin cậy không cao, và ở lĩnh
vực giáo dục cũng không ngoại lệ, Khoa Phát triển Nông thôn mỗi năm phải
tiếp đón một lượng khơng nhỏ sinh viên nhập học. Do đó, địi hỏi việc quản lý
sinh viên phải được thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác. Xuất phát
từ nhu cầu đó, tơi đã quyết định xây dựng đề tài Quản lý sinh viên Khoa Phát
triển Nông thơn. Hệ thống được viết bằng ngơn ngữ lập trình Python trên nền
tảng Django Framework với mơ hình MVT sử dụng hệ quản trị SQLite và các

công nghệ web như HTML, CSS, Javascripts,... có đầy đủ các chức năng cần
thiết phục vụ cho quá trình quản lý sinh viên. Đề tài tập trung xây dựng vào
các chức năng: Quản lý bộ môn, ngành đào tạo, quản lý học phần, lớp, quản
lý điểm, quản lý thông tin, nhập xuất danh sách sinh viên, giảng viên và bảng
điểm,... Nhìn chung đề tài đã xây dựng được đầy đủ các yêu cầu cơ bản về
một hệ thống quản lý sinh viên.
Từ khoá: Hệ thống, quản lý sinh viên, ứng dụng web, Django, quản lý.


ABSTRACT
Currently, organizations and businesses are applying technology to
manage daily tasks to replace manual management by human effort, which is
easy to confuse, with low accuracy and reliability. and in the field of education
is no exception, the College of Rural Development has to welcome a large
number of students every year. Therefore, it is required that student
management be done quickly and accurately. Stemming from that need, I
decided to build the topic of Student Management at College of Rural
Development. The system is written in Python programming language on
Django Framework platform with MVC model using SQLite management
system and web technologies such as HTML, CSS, Javascripts,... with all
necessary functions to serve. for student management. The topic focuses on
the following functions: Subject management, training majors, course
management, classes, score management, information management, import
and export of student lists, lecturers and transcripts,... In general, the topic has
fully built the basic requirements of a student management system.
Keywords: System, student management, web application, Django,
management.


PHẦN I: GIỚI THIỆU

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN
1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ
Ngày nay, Công nghệ thông tin (CNTT) đã trở thành một ngành cơng
nghiệp mũi nhọn, đó là một ngành khoa học kỹ thuật không thể thiếu trong
thời đại CNTT phát triển như hiện nay, phải kể đến việc áp dụng tin học vào
các lĩnh vực xã hội như quản lý, thông tin kinh tế,… Đã cho ra đời những
phần mềm ứng dụng để thay thế về cơ bản các công tác quản lý, giảm nhẹ tới
mức tối thiểu việc sử dụng sức người trong công tác quản lý, tăng cường hiệu
quả tiết kiệm chi phí thời gian và sức lao động. Ở nước ta hiện nay, các
chương trình quản lý khơng còn xa lạ với chúng ta. Quản lý đã xâm nhập vào
các lĩnh vực như giáo dục, kinh doanh,… Đặc biệt trong giáo dục và đào tạo,
công tác quản lý sinh viên trong quá trình học tập là rất quan trọng, phức tạp
và địi hỏi độ chính xác cao. Ứng dụng CNTT vào trong quản lý giúp người
dùng giảm thiểu việc quản lý thủ công mất nhiều thời gian, tiết kiệm chi phí
và nguồn nhân lực, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và chất lượng sản phẩm
cũng được nâng cao. Cùng với xu thế đó, việc đưa ứng dụng CNTT vào quản
lý sinh viên các trường đại học là một việc cần thiết để phục vụ cho việc quản
lý thơng tin sinh viên, q trình học tập, kết quả học tập, thông tin cá nhân của
sinh viên đã mang lại nhiều lợi ích cho cơng tác quản lý và đảm bảo tính chính
xác cũng như sự bảo mật thơng tin một cách chặt chẽ. Chính vì vậy việc quản
lý sinh viên là một việc rất quan trọng hiện nay không chỉ riêng đối với Khoa
Phát triển Nông thôn mà cịn tất cả các Khoa khác nói chung. Việc quản lý các
thông tin này đã được nhà trường thực hiện tuy nhiên nhìn về việc quản lý
sinh viên ở cấp độ Khoa còn nhiều hạn chế, được thực hiện quản lý bằng sổ
sách mất rất nhiều thời gian trong cơng tác quản lý cũng như trong cơng tác
tìm kiếm. Nắm bắt được xu thế đó, tơi đã tìm hiểu và nghiên cứu xây dựng hệ
thống Quản lý sinh viên tại Khoa Phát triển Nông thôn nhằm hỗ trợ Khoa
trong việc quản lý thơng tin sinh viên một cách có hiệu quả.

14

1.2 LỊCH SỬ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
Vấn đề hoạt động quản lý sinh viên từ trước đến nay luôn thu hút sự
quan tâm không chỉ của các nhà quản lý mà còn của các nhà nghiên cứu trong
nước cũng như trên thế giới. Đối với Việt Nam, đang tiến hành Cơng nghiệp
hóa – Hiện đại hóa (CNH – HĐH) đất nước trong bối cảnh xu thế tồn cầu hóa
và hội nhập quốc tế, hoạt động quản lý luôn là vấn đề được xã hội quan tâm.
Việc nghiên cứu phấn đấu nâng cao chất lượng hoạt động quản lý bao giờ
cũng được xem là nhiệm vụ quan trọng trong công tác quản lý của các cơ sở
đào tạo.
Ở Việt Nam, nhất là kể từ năm 1990, công tác đào tạo ở nước ta đặc
biệt quan tâm. Vì vậy cho đến nay đã có khá nhiều cơng trình đề cập đến cơng
tác quản lý đào tạo, quản lý sinh viên, nhưng phần lớn đều tập trung nhiều vào
các chiến lược quản lý công tác đào tạo. Trong đề tài này, tôi xin nêu một số
cơng trình nghiên cứu cũng như một số bài viết liên quan đến hoạt động quản
lý sinh viên.
Tác giả Lê Thị Kim Chi (2009) “Đồ án Xây dựng phần mềm quản lý
sinh viên phịng cơng tác sinh viên trường Đại học An Giang” […]. Ứng dụng
công nghệ thông tin vào các phịng ban cơng ty, xí nghiệp, trường học là nhu
cầu tất yếu. Cũng với mục đích trên, Phịng Cơng tác Sinh viên trường Đại học
An Giang đang từng bước tin học hóa cơng tác quản lý. Trong đó cơng tác
quản lý hồ sơ, chỗ ở, vay vốn,… của sinh viên là rất cần thiết. Bởi lẽ công việc
quản lý này của phòng đòi hỏi phải xử lý một số lượng lớn thơng tin với độ
chính xác cao. Trong khi đó số lượng sinh viên ngày càng gia tăng nên cơng
tác quản lý dễ dẫn đến sai sót, tốn thời gian là khơng thể tránh khỏi. Vì thế sự
ra đời của phần mềm quản lý sinh viên mang lại những lợi ích: Tiết kiệm chi
phí, thời gian, tránh sai sót cho người quản lý. Cơng tác lưu trữ được an tồn
và tiện ích.
Tác giả VVOB Việt Nam và các Sở Giáo dục và Đào tạo (GD&ĐT)

phối hợp biên soạn (2013) Giáo trình “Ứng dụng Cơng nghệ thơng tin trong
quản lý Nhà trường” quyển giáo trình góp phần nâng cao năng lực cán bộ


quản lý trường học, năm 2013, VVOB Việt Nam và các Sở GD&ĐT phối hợp
phát triển cuốn tài liệu tập huấn Ứng dụng CNTT trong quản lý nhà trường,
chú trọng đến những công cụ CNTT cụ thể dễ sử dụng và hữu ích trong những
khía cạnh nhất định của cơng tác quản lý.
Qua tìm hiểu các đề tài và các tài liệu nêu trên cho thấy mỗi đề tài hoặc
tài liệu đã đi sâu giải quyết một số các khía cạnh, đề xuất một số giải pháp,
biện pháp nhằm góp phần nâng cao chất lượng hoạt động quản lý ở phạm vi
nhất định. Vì vậy, đề tài “Xây dựng hệ thống Quản lý sinh viên Khoa Phát
triển Nơng thơn” có vai trò và ý nghĩa quan trọng trong việc quản lý sinh
viên và nâng cao năng lực hoạt động quản lý tại Khoa PTNT.
1.3 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
Một là: Nghiên cứu về ứng dụng CNTT trong công tác quản lý sinh
viên Khoa Phát triển Nông thôn tại Trường Đại học Cần Thơ nhằm góp phần
nâng cao chất lượng phục vụ cho q trình kiểm tra, kiểm sốt, thống kê số
lượng một cách có hiệu quả cho hoạt động quản lý sinh viên của Khoa, đảm
bảo thống nhất trong cách quản lý sinh viên thơng qua đó mang lại hiệu quả
cho hoạt động quản lý, điều hành.
Hai là: Qua khảo sát thực trạng công tác quản lý sinh viên tại Khoa
Phát triển Nông thôn - Trường Đại học Cần Thơ, phân tích, đánh giá cụ thể
cơng tác quản lý sinh viên, ứng dụng CNTT trong quản lý và đề xuất giải pháp
khắc phục.
Ba là: Nghiên cứu đưa ra hệ thống ứng dụng vào công tác quản lý sinh
viên tại Khoa để góp phần nâng cao hiệu quả, đổi mới phương pháp, hiện đại
hóa hơn trong cơng tác quản lý sinh viên của Khoa.
1.4 PHẠM VI CỦA ĐỀ TÀI
1.4.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài này là xây dựng hệ cơ sở dữ liệu công
tác của Khoa Phát triển Nông thôn.


1.4.2 Phạm vi nghiên cứu
Do thời gian nghiên cứu có hạn nên đề tài chỉ tập trung nghiên cứu
trong phạm vi tại Khoa Phát triển Nông thôn - Trường Đại học Cần Thơ.
1.4.3 Về cơ sở lý thuyết
Vận dụng lý thuyết phân tích hệ thống thơng tin đã học để xây dựng các
mơ hình phục vụ cho đề tài.
Nắm vững phương pháp tổ chức, phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu.
Có kiến thức cơ bản về lập trình hướng đối tượng.
Có kiến thức cơ bản về ngơn ngữ lập trình Python, HTML, CSS,
Javascript và Django, Flask Framework.
Cách sử dụng Bootstrap, JQuery, AJAX, JSON.
Nắm vững kiến thức cơ bản về mơ hình MVC.
1.4.4 Về chức năng
Hệ thống Quản lý sinh viên Khoa Phát triển Nơng thơn có các chức
năng như sau:
− Phòng đào tạo (Admin):
+ Đăng nhập – Đăng xuất.
+ Import/Export file dữ liệu.
+ Tổng hợp và xử lý.
+ Quản lý bộ mơn.
+ Quản lý ngành và chương trình đào tạo của ngành.
+ Quản lý thông tin thông tin các lớp học phần: mã học phần, tên
học phần, mã cán bộ giảng dạy, số tiết học trong một buổi,…
+ Quản lý phịng học
+ Quản lý thơng tin các cán bộ giảng dạy: mã cán bộ, tên cán bộ,…
+ Quản lý thông tin các sinh viên: mã số sinh viên, tên sinh viên,…

+ Quản lý thông tin các tiết đăng ký của cán bộ giảng dạy.


+ Quản lý thông báo cho giảng viên và sinh viên.
− Cán bộ giảng dạy:
+ Đăng nhập – Đăng xuất.
+ Quản lý lớp học phần được phân công.
+ Nhập và chỉnh sửa điểm cho lớp học phần.
+ Điểm danh và cập nhật điểm danh cho sinh viên.
+ Xem lịch giảng dạy trong tuần.
+ Cập nhật thông tin (địa chỉ, số điện thoại,…) và đổi mật khẩu.
+ Gửi và phản hồi thơng báo cho sinh viên, phịng đào tạo.
− Sinh viên:
+ Đăng nhập – Đăng xuất.
+ Xem lịch học trong tuần.
+ Xem kết quả học tập theo chương trình đào tạo.
+ Cập nhật thông tin (địa chỉ, số điện thoại,…) và đổi mật khẩu.
+ Xem thơng tin học phí trong học kỳ.
+ Gửi và phản hồi thông báo cho cán bộ giảng dạy.
1.4.5 Về kỹ thuật
Xây dựng giao diện dễ nhìn, thân thiện.
Tốc độ truy xuất nhanh.
Đảm bảo tính chính xác dữ liệu.
Đảm bảo an tồn, bảo mật.
Chương trình dễ dàng mở rộng và phát triển.
Sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQLite để quản lý cơ sở dữ liệu.
Sử dụng ngơn ngữ lập trình Python,
Javascript,
jQuery, Ajax,…
Sử dụng Django Framework 4.1.3.

HTML, CSS, Bootstrap,


Chương trình chạy tốt trên các trình duyệt thơng dụng như: Google
Chrome, Cốc Cốc, Opera,…
1.5 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
1.5.1 Thu thập dữ liệu
Thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau để từ đó làm cơ sở đánh
giá cụ thể, phân tích chi tiết và nghiên cứu xây dựng phần lý luận qua đó có đề
xuất phương án dựa trên ý kiến chủ quan.
Tìm kiếm, tham khảo cách thức hoạt động của các hệ thống tương tự.
Rút kinh nghiệm từ những hạn chế, khó khăn trong việc quản lý sinh viên từ
đó xây dựng những dữ liệu cần thiết cho hệ thống.
1.5.2 Phân tích hệ thống
Q trình xây dựng hệ thống gồm các bước sau:
− Thu thập dữ liệu.
− Thiết kế cơ sở dữ liệu.
− Thiết kế giao diện.
− Lập trình.
− Kiểm tra lỗi.
1.5.3 Phần mềm và cơng nghệ phát triển
Bảng 1.1 Các phần mềm sử dụng
ST
T

Phần mềm

Chức năng
Lập trình ngôn ngữ Python, HTML, CSS,

1

PyCharm 2022.2.1

2

PowerDesigner 16.5

Thiết kế các mô hình

3

Microsoft Excel 2013

Nhập, xuất dữ liệu

JavaScript, jQuery, Ajax,…



CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN
2.1.1 Khái niệm về hệ thống thơng tin
Hệ thống thông tin (HTTT) là một hệ thống được tổ chức thống nhất từ
trên xuống dưới, có chức năng xử lý, phân tích, tổng hợp các thơng tin giúp
các “nhà quản lý” quản lý tốt cơ sở của mình, và trợ giúp ra quyết định hoạt
động kinh doanh. Một hệ thống quản lý được phân thành nhiều cấp từ trên
xuống dưới và chuyển từ dưới lên trên. Ngày nay HTTT được ứng dụng rộng
rãi trong cuộc sống vì có sự hỗ trợ của máy tính và chúng ta gọi là HTTT tự

động hoá. Để hiểu rõ thuật ngữ này chúng ta xuất phát từ khái niệm hệ thống
chung nhất, hệ thống nghiệp vụ (Business) rồi đến HTTT.
2.1.1.1 Các hệ thống thông tin
Hệ thống nghiệp vụ: là một loại hệ thống bao gồm các hoạt động kinh
doanh, dịch vụ chẳng hạn như sản xuất, phân phối, lưu thông các sản phẩm,
các hoạt động giáo dục, y tế,... Nghiệp vụ là hoạt động của con người nhằm
mang lại lợi ích hoặc lợi nhuận. Việc xác định mục đích hoạt động nghiệp vụ
vì “lợi ích” hay “lợi nhuận” chỉ mang tính tương đối và nó thật sự cần thiết để
sau này ta có thể kiểm nghiệm hệ thống đã đạt được yêu cầu và mục tiêu
chưa?
Đặc điểm của các hệ thống nghiệp vụ vì có sự tham gia của con người
nên hệ thống có hai đặc điểm chính là cơ chế điều khiển và thông tin. Cơ chế
điều khiển là sự quản lý trong nghiệp vụ và điều khiển cho hệ thống hướng
đúng mục đích, đạt kết quả với chất lượng cao.
Một hệ thống nghiệp vụ có thể phân làm ba hệ thống con:
− Hệ thống quyết định: là hệ thống bao gồm con người, phương tiện và
các phương pháp tham gia đề xuất quyết định trong các hoạt động
nghiệp vụ.


− Hệ thống tác nghiệp: là hệ thống bao gồm con người, phương tiện và
các phương pháp tham gia trực tiếp thực hiện các hoạt động nghiệp vụ
(sản xuất trực tiếp). Đó là các hoạt động nhằm thực hiện có tính cách
cạnh tranh để đạt được mục tiêu đã xác định của hệ quyết định.
− Hệ thống thông tin: là hệ thống bao gồm con người, phương tiện và các
phương pháp tham gia xử lý thông tin của các hoạt động nghiệp vụ
(kinh doanh hay dịch vụ).
2.1.1.2 Nhiệm vụ và vai trị của hệ thống thơng tin
Chức năng chính của HTTT là xử lý thông tin của hệ thống nghiệp vụ.
Q trình xử lý thơng tin như một mơ hình hộp đen bao gồm: Bộ xử lý, thông

tin đầu vào, thông tin đầu ra và thông tin phản hồi cần thiết của hệ thống. Bộ
xử lý biến đổi dữ liệu đầu vào và cho ra thơng tin đầu ra. Hình 2.1 chỉ ra mơ
hình xử lý thơng tin đơn giản.

Nguồn: “Bài giảng Phân tích và thiết kế HTTT”. Tác giả: Thạc Bình Cường

Hình 2.1: Mơ hình xử lý thơng tin đơn giản của hệ thống thông
tin Thông tin trong hệ thống nghiệp vụ có thể gồm hai loại chính:
− Thơng tin tự nhiên: là loại thông tin ở nguyên dạng khi nó phát sinh
như tiếng nói, cơng văn, hình ảnh v.v. Việc xử lý thông tin này thuộc về
công tác văn phòng với các kỹ thuật mang đặc điểm khác nhau.
− Thơng tin có cấu trúc: là thơng tin được cấu trúc hố với khn dạng
nhất định thường biểu diễn dưới dạng sổ sách, bảng biểu, sơ đồ quy
định và nó dễ dàng được tin học hố.
Nhiệm vụ của hệ thống thông tin:


Xét về quan điểm hệ thống, nhiệm vụ HTTT có các hoạt động đối nội
và đối ngoại:
− Về đối ngoại: Hệ thống thông tin thu nhận thông tin từ môi trường bên
ngồi và đưa thơng tin ra mơi trường bên ngồi. Thí dụ như thơng tin
về giá cả, thị trường, sức lao động, nhu cầu hàng hoá,…
− Về đối nội: Hệ thống thông tin là cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của
hệ nghiệp vụ. Nó cung cấp cho hệ tác nghiệp, hệ quyết định các thông
tin gồm hai loại tự nhiên và cấu trúc nhằm phản ánh cơ cấu tổ chức nội
bộ và tình trạng hoạt động nghiệp vụ của hệ thống.
Vai trị của hệ thống thơng tin:
Hệ thống thơng tin đóng vai trị trung gian giữa hệ thống nghiệp vụ và
môi trường, giữa hệ thống con quyết định và hệ thống con tác nghiệp, cho ta
cách nhìn nhận vai trị của hệ thống thơng tin trong hệ thống nghiệp vụ. Mỗi

hệ thống con đều có đầu vào đầu ra. Ngồi ra, HTTT cung cấp các thơng tin
cho các hệ quyết định và tác nghiệp. Các thông tin xuất phát từ hệ tác nghiệp
và hệ quyết định sẽ được HTTT chế biến, tổng hợp trước khi đưa ra mơi
trường bên ngồi.
2.1.2 Các thành phần hợp thành của hệ thống thông tin:
2.1.2.1 Đặc điểm của hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên xuống
dưới có chức năng tổng hợp các thông tin giúp các nhà quản lý tốt cơ sở của
mình và trợ giúp ra quyết định hoạt động nghiệp vụ. Một hệ thống quản lý các
nghiệp vụ được phân thành nhiều cấp do vậy các thông tin được xử lý và luân
chuyển từ mức trên xuống dưới và chuyển từ các mức dưới lần lượt lên dần
mức trên.
2.1.2.2 Các thành phần cơ bản của HTTT
Con người: HTTT cung cấp thông tin cho mọi người bao gồm cả người
quản lý và người sử dụng cuối. Người sử dụng cuối là người tương tác trực


tiếp với hệ thống và nó cung cấp dữ liệu cho hệ thống đồng thời nhận thơng
tin từ nó.
Thủ tục: Đặc trưng bởi các mẫu bao gồm các dữ liệu mô tả công việc
của tất cả mọi người, cả người sử dụng cuối và nhân viên trong HTTT. Thủ
tục xác định các quy trình, thao tác và các cơng thức tính tốn.
Phần cứng: Bao gồm tất cả các thiết bị vật lý sử dụng trong HTTT.
Thiết bị này bao gồm phần cứng máy tính như máy tính, các thiết bị đầu cuối,
các thiết bị ngoại vi, máy in và cả các thiết bị khơng thuộc máy tính như máy
chữ, máy kiểm tra chữ ký. Nguồn cung cấp cần thiết cho các nhà điều hành
máy tính như ruy băng, giấy viết và các mẫu tập hợp dữ liệu đặc biệt.
Phần mềm: Bao gồm cả phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng.
Phần mềm hệ thống là các chương trình điều khiển phần cứng và mơi trường
phần mềm. Các chương trình này gồm hệ điều hành, phần mềm giao tiếp, hệ

thống quản trị cơ sở dữ liệu và các chương trình tiện ích. Phần mềm ứng dụng
bao gồm các chương trình trực tiếp hỗ trợ hệ thống trong việc xử lý dữ liệu để
tạo ra thông tin yêu cầu.
Tệp (File) dữ liệu: Hầu hết dữ liệu được xử lý trong HTTT phải được
giữ lại vì lý do pháp luật hoặc vì sự cần thiết được xử lý trong tương lai.
Những dữ liệu này được lưu trong file và cơ sở dữ liệu trên máy tính hoặc
dưới dạng giấy trong các hồ sơ văn phòng. Những file này là thành phần
HTTT, được tạo ra trực tiếp hoặc lưu trữ trong file.
Nếu chỉ xét về khía cạnh xử lý thơng tin thì HTTT chỉ bao gồm hai
thành phần chính là dữ liệu và xử lý.
Các dữ liệu là các thông tin được cấu trúc hố. Với mỗi cấp quản lý
lượng thơng tin xử lý có thể rất lớn, đa dạng và biến động cả về chủng loại và
cách thức xử lý. Thông tin cấu trúc bao gồm luồng thông tin vào và thông tin
ra.
Luồng thông tin vào:


Các thơng tin cần thiết cho q trình xử lý, có thể là các thơng tin phản
ánh cấu trúc doanh nghiệp và các thông tin phản ánh hoạt động của doanh
nghiệp. Chúng được phân thành ba loại sau:
− Thông tin cần cho tra cứu: Thông tin dùng chung cho hệ thơng và ít bị
thay đổi. Các thơng tin này thường được cập nhật một lần và chỉ dùng
cho tra cứu khi xử lý thông tin sau này.
− Thông tin luân chuyển chi tiết: Loại thông tin chi tiết về hoạt động của
đơn vị, khối lượng thông tin thường rất lớn, cần phải xử lý kịp thời.
− Thông tin luân chuyển tổng hợp: Loại thông tin được tổng hợp từ hoạt
động của các cấp thấp hơn, thông tin này thường cô đọng, xử lý định kỳ
theo lô.
Luồng thông tin ra:
Thông tin đầu ra được tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộc

vào nhu cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể, từng đơn vị cụ thể. Thông
tin ra là kết quả của việc tra cứu nhanh về một đối tượng cần quan tâm, đồng
thời phải đảm bảo sự chính xác và kịp thời.
Các thơng tin đầu ra quan trọng nhất được tổng hợp trong quá trình xử
lý là các báo cáo tổng hợp, thống kê, thông báo. Các mẫu biểu báo cáo thống
kê phải phản ánh cụ thể trực tiếp, sát với từng đơn vị.
Ngoài những yêu cầu được cập nhật thông tin kịp thời cho hệ thống,
luồng thông tin ra phải được thiết kế linh hoạt mềm dẻo. Đây là chức năng thể
hiện tính mở, và khả năng giao diện của hệ thống với môi trường bên ngồi.
Thơng tin đầu ra gắn với chu kỳ thời gian tuỳ ý theo yêu cầu của bài toán quản
lý cụ thể, từ đó ta có thể lọc bớt được thơng tin thừa trong q trình xử lý.
Các xử lý là các quy trình, các phương pháp, chức năng xử lý thông tin
và biến đổi thông tin. Các xử lý nhằm vào hai mục đích chính:
− Sản sinh các thơng tin có cấu trúc theo thể thức quy định như các
chứng từ giao dịch, các sổ sách báo cáo thông kê.