Kĩ năng mềm
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.54 MB, 103 trang )
TỔ KĨ NĂNG MỀM
KĨ NĂNG MỀM 1
CHƯƠNG 1:
PHÂN TÍCH S.W.O.T - S.W.O.T ANALYSIS
Mỗi một chủ thể tồn tại trong xã hội đều chịu tác động của các yếu tố nội tại bên
trong và các yếu bên ngồi mơi trường. Tập hợp các yếu tố bên trong và bên ngồi đó
được gọi là S.W.O.T. Vì vậy, phân tích S.W.O.T là một công cụ rất hiệu quả để xác
định các điểm mạnh, điểm yếu của một cá nhân hay một tổ chức, các cơ hội để phát
triển và cả các thách thức, nguy cơ mà cá nhân, tổ chức đó sẽ phải đương đầu. Thực
hiện phân tích S.W.O.T giúp chúng ta tập trung các hoạt động của chúng ta vào những
lĩnh vực mà chúng ta đang có lợi thế và nắm bắt được các cơ hội mà chúng ta có được.
Phân tích S.W.O.T ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong hầu hết các ngành
nghề kinh doanh và các lĩnh vực khác, tuy nhiên trong tài liệu này chỉ đề cập đến việc
phân tích S.W.O.T cho các cá nhân nhằm giúp các bạn sinh viên hiểu và phân tích được
điểm mạnh, điểm yếu của bản thân; xác định được cơ hội và thách thức đối với họ trong
giai đoạn bắt đầu việc học tập tại trường để có thể xác định và đưa ra những công việc
cụ thể nhằm phát triển bản thân cho phù hợp. Ngoài ra, các bạn sinh viên sau khi làm
quen cịn có thể tiếp tục rèn luyện và phát triển thành một kỹ năng quan trọng để áp
dụng vào công việc thực tiễn sau này.
1.1 KHÁI NIỆM S.W.O.T
S.W.O.T là tập hợp viết tắt những chữ cái đầu tiên của 4 từ tiếng Anh: Strengths
(Điểm mạnh), Weaknesses (Điểm yếu), Opportunities (Cơ hội) và Threats (Thách
thức).
Trong mục này chúng ta sẽ đi tìm hiểu thế nào là điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và
thách thức của một chủ thể.
1.1.1 Thế nào là điểm mạnh, điểm yếu của chủ thể?
Điểm mạnh (Strenghts): Là những yếu tố tích cực nổi trội bên trong bản thân mỗi
chủ thể có thể kiểm sốt được và ta cần duy trì và phát huy các yếu tố này.
Điểm yếu (Weaknesses): Là những yếu tố tiêu cực bên trong bản thân mỗi chủ thể
có thể kiểm soát được và ta cần khắc phục hoặc loại bỏ các yếu tố này.
T r a n g 1 | 103
TỔ KĨ NĂNG MỀM
KĨ NĂNG MỀM 1
Một số ví dụ về điểm mạnh, điểm yếu của cá nhân:
Điểm mạnh
Điểm yếu
-
-
Có nền tảng giáo dục tốt
-
Có kinh nghiệm làm việc
-
Trình độ chun mơn tốt
-
Có mối quan hệ rộng rãi, vững
bản
chắc
-
Đặc điểm cá nhân tích cực
-
….
Thiếu sự đào tạo chính quy, bài
-
Thiếu kinh nghiệm
-
Kĩ năng nghề nghiệp chưa cao
-
Kĩ năng giao tiếp, ứng xử kém
-
Đặc điểm cá nhân tiêu cực
-
….
1.1.2 Cơ hội và thách thức là gì?
Cơ hội (Opportunities): Là những yếu tố tích cực bên ngồi mà chúng ta khơng
thể kiểm sốt được nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công hay thất bại của
chúng ta.
Thách thức (Threats): là những yếu tố tiêu cực bên ngoài mà chúng ta khơng thể
kiểm sốt được nhưng lại có ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công hay thất bại của chúng
ta.
T r a n g 2 | 103
TỔ KĨ NĂNG MỀM
KĨ NĂNG MỀM 1
Một số ví dụ về cơ hội và thách thức:
Cơ hội
Thách thức
-
-
Các xu hướng triển vọng.
-
Nền kinh tế phát triển bùng nổ.
-
Cơ hội nghề nghiệp mới rộng mở.
-
Một dự án đầy hứa hẹn được giao
phó.
-
Học hỏi được những kỹ năng hay
kinh nghiệm mới.
-
Sự xuất hiện của cơng nghệ mới.
-
Những chính sách mới được áp
dụng.
-
Sự cơ cấu và tổ chức lại ngành
nghề.
-
Những áp lực khi thị trường biến
động.
-
Một số kỹ năng trở nên lỗi thời.
-
Bạn không sẵn sàng với phát triển
của công nghệ.
-
Sự cạnh tranh gay gắt, với công ty
cũng như với cá nhân.
-
……………………………
……………………
Bài tập: Xác định cơ hội và thách thức đối với ngành vận tải biển trong thời
điểm hiện nay?
Tham khảo: Theo dự báo của các chuyên gia, giai đoạn từ năm 2012 - 2014 nền
kinh tế vẫn cịn nhiều khó khăn, chưa thể thốt ra được cuộc khủng hoảng chung tồn
cầu. Cũng như nhiều ngành nghề khác trong cả nước, lĩnh vực vận tải biển sẽ gặp rất
nhiều thách thức.
Những thành tựu và chiến lược phát triển
Với lợi thế về vị trí địa lý, vận tải biển là lĩnh vực phát triển mạnh mẽ nhất trong
số lĩnh vực vận tải công nghiệp ở Việt Nam. Từ nhiều năm nay, lượng hàng hóa thơng
qua cảng biển tăng trưởng bình qn đạt tốc độ 15%/năm. Theo báo cáo của Cục Hàng
hải Việt Nam, năm 2011 lượng hàng hóa thơng qua cảng biển Việt Nam đạt xấp xỉ 290
triệu tấn. Dự báo lượng hàng thông qua toàn bộ hệ thống cảng biển như sau: 500 - 600
triệu tấn/năm vào năm 2015; 900 - 1.100 triệu tấn/năm vào năm 2020; 1.600 - 2.100
triệu tấn/năm vào năm 2030.
T r a n g 3 | 103
TỔ KĨ NĂNG MỀM
KĨ NĂNG MỀM 1
Có thể thấy, quy hoạch phát triển hệ thống cảng biển Việt Nam đến năm 2020,
định hướng đến năm 2030 đã có những thay đổi có tính chiến lược, nhằm phát triển hệ
thống cảng biển xứng tầm quốc tế, thu hút được sự quan tâm của hãng tàu lớn, nhà khai
thác cảng hàng đầu thế giới đến đầu tư và thúc đẩy phát triển ngành Hàng hải Việt
Nam. Cụ thể, tập trung xây dựng một số cảng nước sâu cho tàu trọng tải lớn đạt tiêu
chuẩn quốc tế như Vân Phong - Khánh Hòa để tiếp nhận được tàu container sức chở
9.000 - 15.000 TEU hoặc lớn hơn, tàu chở dầu 30 - 40 vạn DWT; cảng cửa ngõ quốc
tế tại Hải Phòng, Bà Rịa - Vũng Tàu để tiếp nhận được tàu trọng tải 8 - 10 vạn DWT,
tàu container sức chở 4.000 - 8.000 TEU và vùng kinh tế trọng điểm khác khi có điều
kiện; cảng chuyên dùng cho các liên hợp hóa dầu, luyện kim, trung tâm nhiệt điện chạy
than (tiếp nhận được tàu trọng tải 10-30 vạn DWT hoặc lớn hơn).
Khó khăn và thách thức
Cục hàng hải cho biết, năm 2012 do tác động chung của hoạt động hàng hải thương mại thế giới và những khó khăn trong nước (thiếu tàu dầu, tàu chở khí hóa lỏng,
tàu container; giá cước vận tải giảm, giá nhiên liệu tăng, trượt giá...) nên phần lớn các
doanh nghiệp vận tải biển (nhất là các chủ tàu tư nhân) đều có lợi nhuận thấp và vẫn
gặp nhiều khó khăn trong hoạt động kinh doanh, phổ biến là tình trạng khan hiếm nguồn
hàng; khơng ít phương tiện chỉ vận tải hàng một chiều hoặc chạy “rỗng”; nhiều tuyến
phải đỗ dài ngày do thiếu hàng chuyên chở. Do đó thu khơng đủ bù chi phí, riêng phần
trả lãi ngân hàng có thời điểm lãi suất vay lên tới 21% năm. Nhiều doanh nghiệp bị nợ
quá hạn kéo dài, nguy cơ dẫn đến phá sản là không thể tránh khỏi. Bên cạnh đó, các
doanh nghiệp vận tải biển lại bị thiệt thịi bởi khó tiếp cận với nguồn tài chính hỗ trợ
thơng qua các gói kích cầu của Chính phủ.
Bên cạnh đó, hiện nay, hạ tầng giao thông kết nối cảng biển với các khu dân cư,
khu cơng nghiệp mặc dù đã được Chính phủ quan tâm đầu tư xây dựng, tuy nhiên vẫn
chưa đồng bộ với đầu tư xây dựng hạ tầng cảng biển, chưa đáp ứng được nhu cầu lưu
thơng hàng hóa xếp dỡ qua hệ thống cảng biển. Tình trạng trên là một trong những
nguyên nhân dẫn đến ách tắc giao thông và ứ đọng hàng hóa tại các cảng biển.
T r a n g 4 | 103
TỔ KĨ NĂNG MỀM
KĨ NĂNG MỀM 1
Đáng chú ý, thời gian gần đây, tai nạn hàng hải có xu hướng tăng lên. Tai nạn
xảy ra trên hải phận quốc tế và trên các luồng hàng hải Việt Nam. Đã xảy ra tàu vận
tải Việt Nam bị cướp biển tấn công bắt giữ tống tiền... Những vấn đề này dẫn đến tổn
thất to lớn về người và tài sản cho các doanh nghiệp hàng hải Việt Nam. Bên cạnh đó,
số lượng tàu vận tải của các doanh nghiệp Việt Nam bị lưu giữ tại các cảng nước ngoài
do khiếm khuyết kỹ thuật vẫn chưa giảm, ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động sản xuất
kinh doanh và sự phát triển chung của Ngành.
Ngồi ra, vận tải hàng hóa bằng đường biển đang gặp khó khăn do sự cạnh tranh
khốc liệt với đội tàu trong và ngồi nước. Cước phí vận tải giảm trong khi giá nhiên
liệu tăng. Giá xếp dỡ hàng hóa tại cảng biển (đặc biệt là hàng container) thấp do đội
tàu Việt Nam không giành được quyền vận tải và bị các hãng tàu nước ngồi ép phí
THC (phí xếp dỡ tại cảng). Như vậy, trong khi nhà xuất khẩu của Việt Nam vẫn phải
trả phí THC cao mà các nhà khai thác cảng của Việt Nam chỉ thu được một phần
(khoảng một nửa), phần còn lại các hãng tàu nước ngồi thu mà khơng phải bỏ ra bất
cứ khoản chi phí nào cả.
Mơ hình quản lý cảng theo các chuyên gia đánh giá vẫn còn nhiều bất cập. Mặc
dù có nhiều cơ quan, tổ chức đồng thời tham gia vào công tác quản lý hoạt động tại
cảng biển, nhưng chưa có cơ quan chịu trách nhiệm điều phối chung về sự đồng bộ
trong đầu tư khai thác hạ tầng cảng biển và hạ tầng kết nối cảng biển, dẫn đến hiệu
quả khai thác cảng thấp.
Giải pháp nào để vượt qua khó khăn, thách thức của ngành vận tải biển?
Thực trạng nêu trên cho thấy, để phát triển năng lực vận tải biển Việt Nam đáp
ứng nhu cầu lưu thông hàng hóa, hành khách quốc tế và giữa các vùng miền trong
nước, ngành Hàng hải phải chú trọng thực hiện các biện pháp cấp bách trong năm
2012 này, cùng với đó cần tiếp tục thực hiện những chiến lược dài hơi hướng tới sự
phát triển bền vững ổn định của ngành vận tải biển.
Cụ thể, về chiến lược lâu dài ngành hàng cải cần quyết liệt trong chỉ đạo triển
khai bảo đảm chất lượng, tiến độ các dự án đầu tư phát triển kết cấu hạ tầng giao thông
vận tải nối cảng với mạng lưới giao thông quốc gia đã được phê duyệt và đẩy nhanh
T r a n g 5 | 103
TỔ KĨ NĂNG MỀM
KĨ NĂNG MỀM 1
tiến độ chuẩn bị đầu tư các dự án khác, đặc biệt là những dự án ở các khu trọng điểm
phía Bắc, khu vực thành phố Hồ Chí Minh - Đồng Nai - Bà Rịa Vũng Tàu và đồng bằng
sông Cửu Long. Bên cạnh đó, cần triển khai các dự án luồng hàng hải như dự án luồng
Cái Mép-Thị Vải cho tàu có trọng tải lớn trên 160.000 DWT, luồng vào các cảng trên
sông Hậu… Đặc biệt, cần tập trung chỉ đạo nhằm tăng cường hiệu quả xây dựng pháp
luật, chính sách phát triển và đề xuất ký kết, gia nhập điều ước, thỏa thuận quốc tế an
toàn hàng hải, an ninh hàng hải và bảo vệ môi trường mà Việt Nam tham gia, nhất là
pháp luật trong nước và các Điều ước quốc tế có liên quan. Tăng cường cơng tác kiểm
tra của Nhà nước tại cảng biển (PSC) đảm bảo tàu trong điều kiện kỹ thuật thật sự an
toàn mới được rời cảng.
Ngoài ra, trong năm 2012, ngành hàng hải cần ban hành mức giá sàn xếp dỡ áp
dụng cho các cảng; áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý, điều hành và các hoạt
động của các dịch vụ một cách có hiệu quả; liên kết chặt chẽ với nhau, xây dựng một
hiệp hội có tiếng nói thống nhất để tạo sức mạnh cạnh tranh đối với các đội tàu nước
ngoài. Có chính sách huy động nguồn vốn đầu tư nhằm hiện đại hóa và phát triển đội
tàu biển Việt Nam; phát triển các trung tâm phân phối hàng hóa gắn liền với các bến
cảng container, đặc biệt là ở các cảng cửa ngõ, cảng trung chuyển quốc tế; phát triển
dịch vụ logistics và dịch vụ vận tải đa phương thức; áp dụng chính sách ưu đãi cho đội
tàu biển Việt Nam được giảm giá hoặc hỗ trợ giá xăng dầu trong giai đoạn khó khăn
như hiện nay.
Một việc cần phải chú trọng nữa, đó là nghiên cứu đổi mới phương thức đào tạo,
tiêu chuẩn đào tạo lực lượng lao động vận tải biển như ưu tiên và đãi ngộ kinh phí đào
tạo cho học viên ngành Hàng hải, đầu tư công nghệ cao cho các trường hàng hải. Đồng
thời, nghiên cứu, đề xuất chính sách ưu đãi đối với lực lượng lao động trong Ngành,
nhằm khuyến khích lực lượng lao động gắn bó lâu dài với nghề.
Cuối cùng, cần nghiên cứu xây dựng cơ quan quản lý cảng đủ mạnh (có thể theo
mơ hình chính quyền cảng) phù hợp với thông lệ quốc tế và điều kiện của Việt Nam và
áp dụng thí điểm để điều hành và liên kết các cảng trong khu vực, bảo đảm thống nhất
T r a n g 6 | 103
TỔ KĨ NĂNG MỀM
KĨ NĂNG MỀM 1
quản lý toàn diện quy hoạch phát triển, nhu cầu thị trường, cạnh tranh giữa các cảng,
quy hoạch nguồn nhân lực, ban hành các thể chế, quy định vận hành chung các cảng.
1.2 PHÂN TÍCH S.W.O.T
Mơ hình phân tích S.W.O.T là một cơng cụ rất hữu dụng cho việc nắm bắt và ra
quyết định trong mọi tình huống đối với bất cứ mỗi cá nhân hay tổ chức kinh doanh nào
nhằm cung cấp một cơng cụ phân tích chiến lược, rà sốt và đánh giá vị trí, định hướng
phát triển của mỗi người hay của một dự án, một đề án. S.W.O.T phù hợp với làm việc
và phân tích theo nhóm hoặc đối với một cá nhân, được sử dụng trong việc lập kế hoạch
kinh doanh, xây dựng chiến lược, đánh giá đối thủ cạnh tranh, tiếp thị, phát triển sản
phẩm và dịch vụ... Để phân tích S.W.O.T thuận tiện người ta tổng hợp 4 yếu tố S, W,
O, T vào một bảng gồm 4 ô và gọi là ma trận S.W.O.T.
1.2.1 Khái niệm ma trận S.W.O.T
Để nhận biết đâu là ưu và nhược của bản thân, trước tiên bạn phải hiểu vai trò của
chính bạn, nghĩa là hiểu cách bạn làm việc, cách bạn học, cách bạn đối phó với khó
khăn. Bạn có thể lập một ma trận S.W.O.T ngắn gọn, trong đó liệt kê những điểm mạnh,
điểm yếu, cơ hội và thách thức.
Hình 1.1: Ma trận S.W.O.T
Ma trận S.W.O.T là một ma trận vng gồm có 2 hàng và 2 cột (có 4 ô) tương ứng
với 4 yếu tố (S.W.O.T) của S.W.O.T. Nó được dùng liệt kê các điểm mạnh, điểm yếu,
T r a n g 7 | 103
TỔ KĨ NĂNG MỀM
KĨ NĂNG MỀM 1
cơ hội và thách thức đối với một cá nhân hoặc một tổ chức nào đó nhằm đánh giá một
cách chính xác về các yếu tố chủ quan bên trong cũng như các yếu tố khách quan bên
ngoài giúp cho các cá nhân, tổ chức có thể đưa ra được các quyết định ứng biến hợp lí
nhất trước các sự việc…
1.2.2 Cách thiết lập ma trận S.W.O.T
Quy trình thiết lập ma trận S.W.O.T được tiến hành theo quy trình gồm 7 bước
như sau:
1. Lập một ma trận vuông gồm bốn ô, tương ứng với bốn yếu tố của mơ hình
S.W.O.T.
2. Trong mỗi ơ, nhìn nhận lại và viết ra các đánh giá dưới dạng gạch đầu dịng,
càng rõ ràng, ngắn gọn, chính xác càng tốt.
3. Thẳng thắn và khơng bỏ sót trong q trình thống kê. Bạn cũng nên quan tâm
đến những quan điểm của mọi người.
4. Biên tập lại để xóa bỏ những đặc điểm trùng lặp, gạch chân những đặc điểm
riêng biệt, quan trọng.
5. Phân tích ý nghĩa của các yếu tố.
6. Vạch rõ những hành động cần làm, như củng cố các kỹ năng quan trọng, loại
bỏ các mặt còn hạn chế, khai thác các cơ hội, bảo vệ bản thân khỏi các nguy
cơ, rủi ro.
7. Định kỳ cập nhật biểu đồ S.W.O.T, làm tăng thêm tính hồn thiện và hiệu quả
cho kế hoạch gây dựng sự nghiệp, chắc chắn tìm ra con đường dẫn đến thành
công, và hạn chế tối đa những rủi rõ có thể gặp phải.
Bài tập: Xác định các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của ơng
Hùng trong tình huống sau đây?
Ơng Hùng dự định mở một cơ sở sửa chữa mua bán trao đổi phụ tùng xe máy, đặc
biệt là xe tay ga tại quốc lộ 13, thành phố Thủ Dầu Một. Ông Hùng đã tốt nghiệp khóa
học sửa xe gắn máy tại Trung Tâm Dạy Nghề Sửa Xe Gắn Máy Bình Dương vào tháng
09/2010. Do khó khăn trong tài chính và mặt bằng ông phải đi làm công cho một cơ sở
T r a n g 8 | 103
TỔ KĨ NĂNG MỀM
KĨ NĂNG MỀM 1
sửa xe gắn máy nổi tiếng tại Thủ Dầu Một. Ở đây ơng có điều kiện trau dồi thêm kỹ
năng nghề và giao tiếp tốt với khách hàng. Thị trường xe gắn máy ngày càng phát triển.
Dân cư thành phố ngày càng đông đúc, tuy đó có một số tiệm sửa xe trên địa bàn nhưng
chưa đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Nắm bắt được thông tin
thị trường cộng với sự giúp đỡ của gia đình bạn bè, ơng Hùng nhận thấy mình có thể
đáp ứng được nhu cầu khách hàng ông quyết định mở cơ sở hành nghề.
Theo bạn ơng Hùng có cơ hội thành cơng?
Tham khảo kết quả phân tích S.W.O.T
S (Strengths – Điểm mạnh)
-
Có quyết tâm kinh doanh
-
Có tay nghề
-
Có kinh nghiệm quản lý
-
Được gia đình ủng hộ
-
Có địa điểm kinh doanh tốt
-
Có mối quan hệ tốt
-
Kĩ năng giao tiếp tốt
W (Weaknesses – Điểm yếu)
-
Thiếu kiến thức quản trị kinh
doanh
-
Có kinh nghiệm quản lý nhưng
chưa nhiều
-
Thiếu kinh nghiện thương trường
O (Opportunities – Cơ hội)
T (Threats – Thách thức)
-
Nhu cầu khách hàng tăng
-
Nhiều đối thủ cạnh tranh
-
Đường sá còn hạn chế, mau xuống
-
Giá cả nguyên liệu phụ sinh hoạt
tăng
cấp
-
Phương tiện đi lại chủ yếu là xe
máy
(Cơ sở mới mở có thể ảnh hưởng tới giá
thành)
1.2.3 Phân tích ma trận S.W.O.T
Phân tích S.W.O.T thực chất là cơng việc phân tích ma trận mà ta đã xây dựng
được, trên cơ sở đó ta có thể nhìn nhận một cách thấu đáo hơn về bản thân và các điều
T r a n g 9 | 103
TỔ KĨ NĂNG MỀM
KĨ NĂNG MỀM 1
kiện cụ thể của bản thân để đưa ra các chiến lược nhằm cải thiện bản thân tốt hơn. Ta
có thể thấy các chiến thuật cụ thể như sau (tham khảo hình vẽ):
1. S.O: Tận dụng cơ hội kết hợp với điểm mạnh để phát huy tốt hơn các điểm
mạnh.
2. S.T: Phát huy các điểm mạnh để khắc chế, ngăn chặn các thách thức, đơi
khi có thể biến thách thức thành cơ hội.
3. W.O: Tận dụng cơ hội để hạn chế hoặc khắc phục các điểm yếu.
4. W.T: Các thách thức sẽ làm bộc lộ ra các điểm yếu, nhờ đó mà chúng ta
nhận ra được các điểm yếu của bản thân để tìm cách để hạn chế hoặc khắc
phục các điểm yếu.
Nhìn chung phân tích S.W.O.T là mộ cơng cụ rất linh hoạt và hữu hiệu trong
việc đánh giá bản thân và đưa ra các hành động cần thiết để cải thiện bản thân. Bên cạnh
đó, phân tích S.W.O.T cũng giúp cho chúng ta có cái nhìn chính xác, thấu đáo hơn về
các cơ hội và các thách thức đang chờ đợi chúng ta. Tùy vào mỗi cá nhân và điều kiện
cụ thể, mỗi người sẽ có cách tổng hợp khác nhau và hiệu quả của nó vì thế cũng rất khác
nhau. Hãy sử dụng nó thành thạo bạn sẽ có thể tạo cho mình một kỹ năng để phân tích
quen thuộc trước khi bạn muốn thực hiện một cơng viêc nào đó.
Hình 1.2: Mối liên hệ giữa các yếu tố trong ma trận S.W.O.T
T r a n g 10 | 103
TỔ KĨ NĂNG MỀM
KĨ NĂNG MỀM 1
Bài tập: Hãy thiết lập ma trận S.W.O.T cho bản thân anh (chị)?
Tham khảo
Opportunities
-
Threats
Chú trọng lao
1. Yêu
-
Có nhiều khóa
việc làm
2. Cuộc sống hiện đại
với nhiều áp lực
học và học bổng
nặng nề
tài trợ
-
Sách
dạy
kinh
nghiệm ở một số
động có kĩ năng,
nhiệt tình
cầu
kĩ
năng xuất hiện
nhiều
Strengths
1. Nhiệt tình
SO
ST
S1,S2,S3,O1: Tham gia S1,S3,T1: Tìm kiếm trải
các hoạt động tổ chức, nghiệm qua các cơng việc,
tập thể, kiếm việc làm
hoạt động
3. Có kiến thức,
thêm…
2. Tự tin
kĩ năng
Weaknesses
1. Nóng vội
WO
WT
W1,O2,O5: Rèn luyện
W1,T1: Rèn luyện tính
kiên trì và tích lũy kinh
nghiệm thực tế
2. Thiếu tính tính kiên trì qua việc
đọc sách, tham gia các
kiên trì
khóa học
T r a n g 11 | 103
TỔ KĨ NĂNG MỀM
KĨ NĂNG MỀM 1
CHƯƠNG 2:
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – PRESENTATION
SKILL
2.1 TỔNG QUAN
Thuyết trình là q trình trình bày về một vấn đề gì đó với ai đó nhằm đạt được
các mục tiêu cụ thể như giúp người nghe hiểu được nội dung bài thuyết trình, tạo dựng
quan hệ…
Kỹ năng thuyết trình là một trong những kỹ năng rất quan trọng, một người có kĩ
năng thuyết trình tốt sẽ có khả năng truyền đạt ý kiến của mình trước nhiều người một
cách hiệu quả, vì thế khả năng thành công của họ sẽ cao hơn rất nhiều.
Trong cuộc sống hằng ngày, mỗi chúng ta sẽ có những lúc phải trình bày về một
vấn đề gì đó cho ai đó hiểu, nhưng đa số chúng ta lại gặp phải những cảm giác lo lắng,
hồi hộp, khơng kiểm sốt được lời nói, hành động của bản thân mỗi khi trình bày, nhất
là khi phải trình bày trước nhiều người dẫn đến kết quả của bài thuyết trình thường
khơng cao. Vì vậy, mục đích của bài này là hướng dẫn cho sinh viên các kiến thức cơ
bản trong quá trình thuyết trình nhằm nâng cao chất lượng của bài thuyết trình. Khi đã
nắm vững được các kiến thức cơ bản, kết hợp với quá trình tập luyện, thực hành thường
xuyên thì sinh viên sẽ có được kĩ năng thuyết trình hiệu quả, giúp cho sinh viên dễ dàng
thành công hơn trong tương lai.
T r a n g 12 | 103
TỔ KĨ NĂNG MỀM
KĨ NĂNG MỀM 1
2.2 CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH
Trong cuộc sống, chúng ta cần lưu ý một vấn đề, đó là: “Khơng chuẩn bị là chuẩn
bị cho thất bại”. Trong q trình thuyết trình ln phát sinh các tình huống bất ngờ, khó
xử, do đó cơng tác chuẩn bị càng trở nên quan trọng. Chuẩn bị càng kỹ, tỉ lệ rủi ro càng
nhỏ và cơ hội thành công của chúng ta càng lớn. Sau đây là các công việc chuẩn bị mà
chúng ta cần thực hiện để có được một bài thuyết trình thành cơng.
2.2.1 Xác định tình huống
-
Giới hạn các vấn đề
Khi chọn chủ đề thuyết trình, ta nên chọn chủ đề khán giả muốn nghe; chủ đề mới
mang tính thời sự; hoặc chủ đề ta hiểu biết sâu. Ngồi ra, chủ đề thuyết trình khơng
những phụ thuộc vào mong đợi của người nghe mà còn phụ thuộc vào chiến lược và
mối quan tâm của tổ chức nơi người nghe công tác.
Khi chuẩn bị một chủ đề, thơng thường ta có rất nhiều điều muốn nói. Tuy nhiên,
nếu cố gắng nói hết những điều đó thì bài thuyết trình sẽ trở nên lan man và khơng có
trọng tâm. Để tránh tình trạng này thì ngay từ khi chuẩn bị nội dung, ta phải phân tích
xem: đâu là ý chính, đâu là ý phụ, ý nào “bắt buộc” phải nói, ý nào “cần nói” và ý nào
“nên nói”. Thơng thường ta sẽ ưu tiên nói những ý “bắt buộc” trước, cịn thừa thời gian
thì sẽ cho thêm các ý “cần nói” và các ý “nên nói” để thuyết trình sau cùng.
-
Đánh giá mơi trường bên ngồi
T r a n g 13 | 103
TỔ KĨ NĂNG MỀM
KĨ NĂNG MỀM 1
Trong thời đại thông tin như hiện nay, mọi thứ thay đổi rất nhanh. Do đó, ta cần
cập nhật thơng tin và đánh giá mơi trường bên ngồi. Thường xun cập nhật thơng tin
liên quan đến chủ đề sẽ thuyết trình sẽ giúp ta tự tin hơn và trả lời linh hoạt các câu hỏi
của khán giả khi thuyết trình. Đặc biệt với những lĩnh vực nhạy cảm, thay đổi từng
ngày, từng giờ, thì trước khi thuyết trình ta phải kiểm tra xem đến thời điểm nói, thơng
tin, dẫn chứng ta đưa ra đã phải là mới nhất và đúng nhất hay chưa.
2.2.2 Phân tích khán giả và diễn giả
“Biết mình, biết người, trăm trận, trăm thắng”. Thành cơng của một bài thuyết
trình khơng chỉ phụ thuộc vào yếu tố chủ quan của diễn giả mà cịn cả của khán giả.
Phân tích diễn giả và khán giả giúp chúng ta có những giải pháp hữu hiệu cho bài thuyết
trình của mình.
-
Phân tích khán giả:
Càng hiểu về khán giả thì chúng ta càng tự tin thuyết trình và đáp ứng đúng nhu
cầu của họ. Những thơng tin chúng ta cần thu thập để phân tíchlà: Thơng tin cá nhân
(tuổi tác, nghề nghiệp, trình độ học vấn và chun mơn, vị trí cơng việc), quan điểm,
mối quan tâm của họ, giá trị riêng của từng người hoặc nhóm người… Tốt nhất là chuẩn
bị trước những bảng danh sách phân loại khán giả để dễ dàng tiếp cận hơn. Nếu biết
một số người nghe có quan điểm cứng rắn thì hãy thận trọng và chỉ nêu lên những vấn
đề gây tranh cãi khi chúng ta đã có những chứng cứ, lập luận thuyết phục. Ngoài ra,
cũng nên nhớ rằng sự hài hước là cần thiết, nhưng đôi khi không đúng lúc lại trở thành
T r a n g 14 | 103
TỔ KĨ NĂNG MỀM
KĨ NĂNG MỀM 1
phản cảm với khán giả. Do vây, chỉ sử dụng những câu chuyện vui, lời nói đùa đúng
lúc để mang lại hiệu quả cao nhất.
Quy mô người nghe cũng ảnh hưởng đến kết cấu bài thuyết trình. Nếu chỉ có ít
người nghe, chúng ta có thể trả lời những câu hỏi của người nghe một cách cụ thể, hoặc
đề nghị họ cho biết ý kiến về vấn đề đang trình bày. Nếu có đơng người nghe thì buổi
thuyết trình phần lớn mang tính một chiều, người nghe ít có cơ hội đặt ra các câu hỏi
chất vấn, do đó trong trường hợp này, sự rõ ràng, chính xác và dễ hiểu là những yếu tố
quan trọng để duy trì sự chú ý của người nghe trong suốt buổi thuyết trình.
-
Phân tích diễn giả:
Hãy đặt những câu hỏi cho chính mình để tìm hiểu:
-
Chúng ta muốn gì?
-
Mong muốn đạt được điều gì?
-
Quan hệ của chúng ta với khán giả ra sao?
-
Chúng ta có thể ảnh hưởng tới khán giả như thế nào?
-
………………………
T r a n g 15 | 103
TỔ KĨ NĂNG MỀM
KĨ NĂNG MỀM 1
Sau khi trả lời hết các câu hỏi trên thì chúng ta có thể xác định phương pháp tiếp
cận hiệu quả nhất cho bài thuyết trình.
2.2.3 Xác định mục đích và mục tiêu
Khi thuyết trình thì hiển nhiên là chúng ta phải biết mục đích của bài thuyết trình
là gì, mục tiêu cụ thể sau khi thuyết trình cần đạt được những gì. Tuy nhiên, đôi khi
chúng ta lại coi nhẹ những điều quá hiển nhiên đó, thành ra sau khi kết thúc thuyết trình
khán giả vẫn khơng hiểu rõ ràng chúng ta muốn gì, họ được yêu cầu làm gì, tại sao lại
như thế v.v... Những điều càng cơ bản thì chúng ta lại càng phải xác định rõ ràng, kỹ
càng và không được phép chủ quan. Một bài thuyết trình được coi là thành công nếu
đạt được các mục tiêu cơ bản sau:
-
Không làm mất thời gian của người nghe.
-
Cấu trúc bài thuyết trình tốt.
-
Thực hiện bài thuyết trình lơi cuốn và hấp dẫn.
-
Nhấn mạnh được những điểm quan trọng.
-
Tạo lập được mối quan hệ thân thiện với người nghe.
T r a n g 16 | 103
TỔ KĨ NĂNG MỀM
KĨ NĂNG MỀM 1
-
Mục đích tổng quát
Khi đã có chủ đề rồi thì chúng ta cần phải xác định rất rõ ràng ta muốn gì:
-
Mục đích cung cấp thơng tin gì cho khán giả?
-
Mục đích thuyết phục khán giả thực hiện điều gì?
-
Hay chỉ đơn thuần là giải trí?
Thơng thường khi xác định rõ mục đích, ta sẽ biết mình phải làm gì, tập trung nói
vào đâu, phương pháp nào là phù hợp.
-
Mục tiêu cụ thể
Dựa trên mục đích, các thơng tin phân tích và nhu cầu của mình, diễn giả thiết lập
mục tiêu cụ thể cho bài thuyết trình. Mục tiêu cụ thể của bài thuyết trình phải đảm bảo
những yêu cầu sau:
-
Cụ thể, rõ ràng (Specific).
-
Có thể lượng hố hoặc kiểm tra được (Mesurable).
-
Có thể đạt được (Attainable).
-
Có tính thực tiễn (Realistic).
T r a n g 17 | 103
TỔ KĨ NĂNG MỀM
KĨ NĂNG MỀM 1
-
Thời gian thực hiện (Time – bound).
2.2.4 Trang phục
Trong mọi trường hợp, chúng ta chỉ có khoảng 90 giây để tạo cho người khác ấn
tượng tốt về mình. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng, 93% ấn tượng đầu tiên đó được tạo
bởi những tín hiệu khơng lời như: Cử chỉ, điệu bộ, dánh vẻ bề ngồi và cách cư xử. Vì
thế, để có thể tự tin đứng trước đám đơng khán giả thì chúng ta phải hoàn toàn tự tin về
bề ngoài của mình.
Tóc: Tóc phải được cắt tỉa gọn gàng, có thể sử dụng một ít gel để giữ dáng cho
tóc, nhất là trong các buổi thuyết trình dài, trong điều kiện nóng nực tóc của bạn có thể
bị rối và xõa xuống, điều này sẽ gây ra ấn tượng không tốt.
Trang phục: Hãy chọn bộ trang phục mà bạn cảm thấy thỏai mái và hoàn toàn tự
tin, bởi toàn bộ ánh mắt của khán giả sẽ tập trung vào bạn. Hãy chọn bộ trang phục phù
hợp với nội dung bài nói, tránh những trang phục quá chật, khó cử động bởi nó sẽ làm
cho khán giả khơng tập trung vào những gì bạn nói, mà chú ý đến vẻ khơng thỏai mái
của bạn. Một bộ trang phục vừa người hoặc hơi rộng hơn chút ít sẽ làm bạn thỏai mái
và tự tin hơn.
T r a n g 18 | 103
TỔ KĨ NĂNG MỀM
KĨ NĂNG MỀM 1
Nếu bạn hơi mập, bụng hơi to thì bạn nên chọn một bộ vest vừa người, có cài
khuy, hạn chế sử dụng các loại áo khốc có mở nút trước. Một điều cũng rất nên làm,
nếu có thể, đó là kiểm tra trước xem sân khấu hay bục mà bạn sẽ đứng nói có màu sắc
như thế nào để bạn chọn một bộ trang phục có màu sắc tương phản, hoặc một màu gì
đó tôn bạn lên, như vậy bạn sẽ tránh được trường hợp màu trang phục của bạn bị hòa
vào màu sân khấu.
Ngồi ra, màu trang phục cịn phải hợp với màu da cũng như màu tóc. Nếu bạn có
vóc dáng bé nhỏ thì các trang phục màu sáng sẽ giúp bạn nổi bật hơn trước đám đơng
khán giả.
Trước khi lên nói cần kiểm tra, chỉnh trang lại vẻ bề ngoài, bỏ hết các thứ không
cần thiết ra khỏi túi quần, túi áo, hoặc các thứ có thể đung đưa, phát ra tiếng kêu khi
bạn di chuyển.
Bạn nên mang theo một bộ trang phục dự phịng, bởi bạn có thể gặp phải một vài
sự cố bất ngờ, nhất là khi bạn phải tiếp tục thuyết trình sau bữa ăn, mà trong bữa ăn bạn
vơ tình để rơi đồ ăn lên áo…
Bạn khơng nên mặc bộ đồ mà bạn định mặc lên thuyết trình để đi một qng đường
xa, bụi bặm vì nó sẽ trở nên nhàu nát và nhạt màu…
Giày: Đánh bóng đơi giày để hồn tất vẻ bề ngồi lịch sự và chứng tỏ bạn tơn
trọng khán giả.
Kính: Nếu bạn đeo kính thì hãy đảm bảo nó khơng phải là mắt kính phản quang,
tốt nhất là bạn nên sử dụng kính sát trịng để bạn có thể giao tiếp bằng mắt với khán giả.
2.2.5 Phương tiện, tuyến đường di chuyển và địa điểm thuyết trình
Chúng ta phải nắm rõ được loại phương tiện, tuyến đường di chuyển để đảm bảo
đến địa điểm thuyết trình đúng như dự kiến, tốt nhất là chúng ta đến trước 30 phút đề
phòng kẹt đường, hỏng xe…
T r a n g 19 | 103
TỔ KĨ NĂNG MỀM
KĨ NĂNG MỀM 1
Đến sớm kiểm tra địa điểm sẽ thuyết trình để chắc chắn chỗ đứng của bạn, chỗ
ngồi của khán giả cùng với những thiết bị hỗ trợ như bảng trắng, bảng đen, ánh sáng, vị
trí màn hình máy chiếu, hệ thống âm thanh… đều thuận tiện cho bạn. Đến sớm đồng
thời giúp bạn có thể làm quen với khán giả và có thời gian chuẩn bị tinh thần, chỉnh
trang lại trang phục, đầu tóc và giảm bớt căng thẳng, hồi hộp. Chào hỏi và nói chuyện
với một vài khán giả khi họ đến... Như chúng ta biết, nói chuyện với một nhóm bạn
chắc chắn sẽ dễ hơn với những người xa lạ, vì vậy đến sớm để nói chuyện, làm quen
trước với khán giả là một điều quan trọng.
2.2.6 Thiết bị hỗ trợ
Cần chuẩn bị đầy đủ các thiết bị hỗ trợ mà bạn dự định sẽ sử dụng, đảm bảo tất cả
chúng phải hoạt động tốt và bạn biết cách sử dụng chúng.
T r a n g 20 | 103
TỔ KĨ NĂNG MỀM
KĨ NĂNG MỀM 1
2.2.7 Tập luyện
Bước cuối cùng quan trọng nhất và thường bị bỏ qua nhất đó là tập luyện trước
khi thuyết trình. Để tập các động tác cơ bản, chúng ta có thể tập trước gương. Tuy nhiên
để tự tin và hiệu quả hơn, ta nên tập luyện trước một vài người, một nhóm nhỏ, rồi đến
tập luyện với những điều kiện y hệt khi ta thuyết trình thật. Q trình đó sẽ khiến ta thu
thập thêm rất nhiều ý kiến, ý tưởng mới được người khác đóng góp, những ý tưởng do
q trình tập luyện ta nảy sinh thêm. “Thao trường có đổ mồ hơi thì chiến trường mới
bớt đổ máu”. Luyện tập dần dần từng bước nhỏ là bí quyết thành cơng lớn nhất của
người thuyết trình. Tập làm sao để nói to, rõ ràng, thong thả, khơng q nhánh, q
chậm, có điểm nhấn, điểm dừng... nói thu hút được người nghe ln tập trung về phía
mình.
Tối ưu nhất là đặt camera ghi hình lại để phân tích và điều chỉnh hành vi của chính
mình. Q trình tập luyện sẽ giúp ta biến những động tác, cử chỉ, phong thái thành thói
quen. Khi tất cả các động tác thành phản xạ tự nhiên thì ta chỉ cần tập trung vào nội
dung chúng ta cũng có một bài thuyết trình sinh động.
T r a n g 21 | 103
TỔ KĨ NĂNG MỀM
KĨ NĂNG MỀM 1
2.3 CẤU TRÚC BÀI THUYẾT TRÌNH
Một cơng trình tồn tại vững chắc với thời gian là nhờ có kết cấu hợp lí. Cũng làm
từ cácbon nhưng than bùn thì siêu rẻ cịn kim cương thì siêu đắt là bởi vì chúng có cấu
trúc khác nhau. Tương tự như vậy, một bài thuyết trình có ấn tượng, có chặt chẽ, thuyết
phục người nghe hay khơng phụ thuộc nhiều vào cấu trúc của bài thuyết trình đó.
2.3.1 Dàn bài của một bài thuyết trình
Cấu trúc của một bài thuyết trình gồm có 3 phần: Mở đầu, thân bài và kết luận.
Vấn đề quan trọng là chúng ta phải biết tổ chức và thể hiện các phần cho thật hiệu quả.
Khi chuẩn bị bài thuyết trình, chúng ta thường có những câu hỏi kiểu như:
- Làm thế nào để có một mở bài sắc nhọn lơi cuốn, ấn tượng?
- Làm thế nào để có một thân bài chặt chẽ phù hợp?
- Làm thế nào để có một kết luận chắc chắn, dễ nhớ và đi vào lòng người?
Cả ba câu hỏi trên có thể trả lời bằng một câu: Hãy thiết kế bài thuyết trình của ta
giống như “cái đinh”.
Chức năng của từng phần:
Phần mở bài
Phần mở bài giống như cái mũi đinh. Mũi đinh phải sắc nhọn thì mới xuyên được
qua lớp gỗ đầu tiên. Vì vậy phần mở bài phải sắc sảo để có thể:
-
Thu hút người nghe ngay từ khi bắt đầu thuyết trình.
-
Tạo bầu khơng khí hào hứng ban đầu.
-
Giúp người nghe chuyển từ trạng thái thiếu tập trung sang trạng thái chú ý lắng
nghe.
T r a n g 22 | 103
TỔ KĨ NĂNG MỀM
KĨ NĂNG MỀM 1
Phần thân bài
Phần thân bài giống như cái Thân đinh. Thân đinh cần chắc chắn, độ dài vừa đủ,
mức độ to nhỏ phù hợp với vật cần đóng đinh. Như vậy phần thân của bài thuyết trình
cần được thiết kế phù hợp với trình độ và kinh nghiệm của khán giả, thời gian và bối
cảnh của khán phịng. Một bài thuyết trình q ngắn với một khoảng thời gian q dài
khơng khác gì lấy đinh đóng guốc để đóng thuyền. Ngược lại một bài thuyết trình quá
dài, nội dung phức tạp trong một khoảng thời gian q ngắn thì khơng khác gì lấy đinh
đóng thuyền để đóng guốc. Vậy yêu cầu là bài thuyết trình phải có một độ dài và nội
dung phù hợp với người nghe.
Phần kết luận
Phần kết luận giống như mũ đinh. Hai mảnh gỗ khơng thể kết dính chặt chẽ vào
nhau nếu như chiếc đinh khơng có mũ. Vậy khi kết thúc thuyết trình, người nghe cũng
khơng thể nhớ được nội dung chính bài thuyết trình nếu như khơng có kết luận. Phần
kết luận giúp cho khán giả nắm được những điểm chính của bài thuyết trình và lưu lại
những ấn tượng về diễn giả và bài thuyết trình.
Khi đã xây dựng được dàn bài cơ bản thì chúng ta sẽ tiến hành khai triển các ý lớn,
các luận điểm lớn thành các ý nhỏ nhằm thể hiện nội dung của bài thuyết trình một cách
sắc sảo, thú vị và thuyết phục nhất có thể.
2.3.2 Cách thể hiện các phần của một bài thuyết trình
Phần mở bài
-
Tạo sự chú ý:
Theo nghiên cứu của các nhà xã hội học thì chúng ta chỉ có 30 giây để gây ấn tượng
ban đầu cho khán giả bằng các hành vi phi ngơn từ và chúng ta chỉ có 4 phút đầu tiên
để gây ấn tượng với khán giả bằng những nội dung chúng ta nói. Khán giả có tiếp tục
nghe hay không phụ thuộc rất nhiều vào những giây phút đầu tiên và cách ta thu hút sự
chú ý của họ ngay từ ban đầu. Đây là phần khó khăn nhất trong thuyết trình vì “chúng
ta khơng có cơ hội thứ hai để gây ấn tượng ban đầu”.
T r a n g 23 | 103
TỔ KĨ NĂNG MỀM
KĨ NĂNG MỀM 1
Ta có thể tạo sự chú ý bằng nhiều cách khác nhau. Một số cách phổ biến hay được
sử dụng là:
-
Dùng các ví dụ minh họa: Ví dụ: Sử dụng chiếc đinh để minh hoạ bài giảng “cấu
trúc bài thuyết trình”.
-
Kể một mẩu chuyện có liên quan đến chủ đề: Ví dụ kể một câu chuyện về tiết
kiệm để bắt đầu một bài thuyết trình về huy động tiết kiệm.
-
Sử dụng các số liệu thống kê, câu hỏi hoặc trích dẫn.
-
Ta cũng có thể nói lên cảm tưởng của bản thân khi bắt đầu thuyết trình để có
được sự đồng cảm của khán giả.
-
Hài hước hoặc những câu chuyện liên tưởng liên quan đến chủ đề mình sẽ nói
cũng là một cách mà những người có khiếu hài hước hay làm để thu hút sự chú
ý của khán giả.
-
Còn rất nhiều cách khác mà chúng ta có thể sáng tạo ra, hoặc đơn giản chỉ bằng
việc kết hợp nhiều cách lại với nhau.
-
Giới thiệu khái quát mục tiêu và nội dung chính của bài thuyết trình:
Sau khi có được sự chú ý của khán giả, điều chúng ta cần làm tiếp theo đó là cho
họ biết mục đích của bài thuyết trình là gì, họ sẽ nhận được gì từ đó. Mục tiêu thuyết
trình khơng rõ ràng thì rất khó có thể thành cơng.
Diễn giả cũng cần phải giới thiệu khái quát những nội dung chính và lịch trình
làm việc. Điều này giúp cho người nghe có định hướng để nắm bắt được từng nội dung
của bài thuyết trình.
Phần thân bài
-
Lựa chọn nội dung quan trọng:
Một lỗi chúng ta thường gặp khi thuyết trình là đưa quá nhiều nội dung vào bài
thuyết trình của mình. Điều này xảy ra do hai nguyên nhân cơ bản sau:
Thứ nhất: không xác định được đâu là thông tin bắt buộc khán giả phải biết, đâu
là cần biết và nên biết.
T r a n g 24 | 103
TỔ KĨ NĂNG MỀM
KĨ NĂNG MỀM 1
Thứ hai: sợ khán giả khơng hiểu những gì mình nói. Nhưng chúng ta cần nhớ:
“Đa thư thì loạn tâm”, nếu chúng ta đưa q nhiều nội dung vào bài thuyết trình có thể
gây phản ứng ngược lại là làm khán giả rối trí khơng nhớ được gì.
Vì vậy, trong phần thân bài cần thiết xác định được đâu là thông tin quan trọng
bắt buộc ta phải truyền đạt, đâu là thông tin cần truyền đạt và cuối cùng đâu là thông tin
nên truyền đạt. Theo thứ tự này, căn cứ vào thời gian cho phép ta sắp xếp theo thứ tự từ
thông tin bắt buộc, đến thông tin cần và cuối cùng là thông tin nên biết. Thách thức lớn
nhất đối với người thuyết trình đó là giới hạn các điểm chính hay cịn gọi là lựa chọn
nội dung quan trọng để trình bày.
-
Chia thành các phần dễ tiếp thu
Một bài thuyết trình thông thường được chia làm 2 - 6 phần. Các phần này được
sắp xếp với nhau theo một trật tự lơgíc nhất định. Lơgíc có thể theo trình tự thời gian,
có thể theo quan hệ nguyên nhân - kết quả...
-
Phân bổ thời gian cho từng nội dung
Sau khi phân chia thành các phần cơ bản thì điều cần thiết là phải phân bổ thời
gian phù hợp cho từng nội dung. Thông thường phần đầu nên ngắn gọn để gây cho khán
giả cảm giác bài thuyết trình ngắn gọn và tăng mức độ tập trung.
Phần kết luận
Trong phần thân bài có thể chúng ta đã trình bày q nhiều nội dung nên người nghe
mất tập trung, không thể tiếp thu hết được tồn bộ thơng tin mà chúng ta đã thuyết trình.
Phần kết luận giúp người nghe tóm tắt lại những ý chính ta đã trình bày và hơn nữa kết
luận chính là thơng điệp cuối cùng ta gửi đến khán giả. Với thơng điệp cốt lõi này, khán
giả có thể liên tưởng đến toàn bộ phần nội dung của bài thuyết trình.
-
Thơng báo trước khi kết thúc
Việc thơng báo này có thể thể hiện bằng những cụm từ như: tóm lại...; để kết
thúc, tơi tóm tắt lại...; Trước khi chia tay, tơi xin tóm tắt lại những gì đã trình bày... Việc
T r a n g 25 | 103
