Bài giảng Soạn thảo văn bản hành chính nâng cao bài 6: Xử lý trang và đánh số trang nâng cao

BÀI 06: XỬ LÝ TRANG VÀ ĐÁNH SỐ TRANG NÂNG CAO
I. Xử Lý Trang Nâng Cao (Section Breaks)
Ngắt đoạn trong Word (Section Breaks) là cách để chia văn bản thành nhiều đoạn khác
nhau. Section (vùng chọn) - giúp bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa bố cục cho từng đoạn mà
không ảnh hưởng tới đoạn khác
 Next Page: Ngắt đoạn và bắt đầu phần mới ở trang tiếp theo của văn bản.
 Continuous: Ngắt đoạn nhưng cho phép tiếp tục phần mới trên cùng một trang.
 Even Page và Odd Page: Ngắt đoạn và chuyển văn bản vào trang lẻ (Old Page)
hoặc trang chẵn (Even Page) tiếp theo. Các tùy chọn này có thể hữu ích khi bạn
cần bắt đầu một phần mới trên một trang chẵn hoặc lẻ.


BÀI 06: XỬ LÝ TRANG VÀ ĐÁNH SỐ TRANG NÂNG CAO
1. Next Page
Bước 1: Đặt con trỏ chuột vào đầu hoặc cuối vị trí đoạn muốn ngắt. Có thể ngắt ở giữa 1
trang chứ không nhất thiết phải cuối hoặc đầu trang.
Bước 2: Vào tab Layout –> Break –> Bảng điều khiển như hình sẽ hiển thị.


BÀI 06: XỬ LÝ TRANG VÀ ĐÁNH SỐ TRANG NÂNG CAO
2. Continuous
Để hiểu rõ nhất về ngắt đoạn Continuous mình xem ví dụ sau:
Ở ví dụ này chúng ta sẽ nhận thấy 1 trang giấy đang chia thành 2 column (cột) như hình dưới
đây.


BÀI 06: XỬ LÝ TRANG VÀ ĐÁNH SỐ TRANG NÂNG CAO

2. Continuous

Ứng dụng Continuous để ngắt đoạn trên cùng 1 trang và sau đó chỉnh sửa phần vừa ngắt

thành 1 column (Cột) hoặc chỉnh tuỳ theo ý mình mà khơng ảnh hưởng nội dung trước phần
ngắt đoạn như sau:
Bước 1: Đặt con trỏ chuột vào vị trí mà bạn muốn ngắt.
Bước 2: Vào tab Layout –> Break –> Continuous.


BÀI 06: XỬ LÝ TRANG VÀ ĐÁNH SỐ TRANG NÂNG CAO
2. Continuous
 Sự thay đổi ở đây là đoạn Kết cấu đề tài từ phía phải bây giờ được ngắt xuống
phía bên trái.
 Nhấn nút ¶ (Show/Hide) để nhận thấy kết quả rõ nhất
 Cuối cùng bây giờ ta chỉnh sửa đoạn vừa ngắt tuỳ ý nhé!


BÀI 06: XỬ LÝ TRANG VÀ ĐÁNH SỐ TRANG NÂNG CAO
3. Even Page Và Odd Page
Dễ hiểu nhất, khi bạn cần bắt đầu một phần mới trên một trang chẵn hoặc trang lẻ. Thực
hiện và kết quả như sau:
Bước 1: Đặt con trỏ chuột vào vị trí mà bạn muốn ngắt.
Bước 2: Vào tab Layout –> Break –> Even Page (Chẵn) hoặc Odd Page (lẻ)


BÀI 06: XỬ LÝ TRANG VÀ ĐÁNH SỐ TRANG NÂNG CAO
II. Đánh Số Trang Liên Tục Từ Trang Đầu Tiên Hoặc Bất Kỳ Trang Nào
1. Vì sao cần đánh số trang
 Đánh số trang trên Word là thao tác cơ bản và yêu cầu của bất cứ tài liệu nào khi
chúng ta tiến hành in, giúp dễ dàng sắp xếp khi in.
 Dễ nhìn cho người đọc và theo dõi nội dung dễ dàng, chuẩn xác hơn.
 Giúp văn bản, tài liệu soạn thảo thêm trang trọng, đẹp và rõ ràng hơn.
 Hỗ trợ cho việc tạo mục lục chuyên nghiệp

BÀI 06: XỬ LÝ TRANG VÀ ĐÁNH SỐ TRANG NÂNG CAO
2. Tìm Hiểu Chức Năng Đánh Số Trang
Trong cơng cụ đánh số trang (Page Number) có tất cả các chức năng sau đây:
 Top of Page: Đánh số trang ở phía trên của trang giấy
 Bottom of Page: Đánh số trang ở phía bên dưới của trang giấy
 Page Margins: Đánh số trang ở bên lề trái hoặc lề phải của trang giấy
 Current Position: Đánh số trang tại vị trí đang đặt con trở chuột trên trang giấy
 Format Page Number: Tùy chọn chỉnh sửa số trang
 Remove Page Number: Xố số trang đã đánh vào trước đó


BÀI 06: XỬ LÝ TRANG VÀ ĐÁNH SỐ TRANG NÂNG CAO
3. Đánh Số Trang Liên Tục Từ Trang Đầu Tiên
Thực hiện chức năng: Top of Page (Đánh phía trên)
 Vào tab Insert –> Page Number –> Top of Page


BÀI 06: XỬ LÝ TRANG VÀ ĐÁNH SỐ TRANG NÂNG CAO
3. Đánh Số Trang Liên Tục Từ Trang Đầu Tiên
Tương tự thực hiện chức năng: Bottom of Page (Đánh phía dưới)
 Vào tab Insert –> Page Number –> Bottom of Page


BÀI 06: XỬ LÝ TRANG VÀ ĐÁNH SỐ TRANG NÂNG CAO
3. Đánh Số Trang Liên Tục Từ Trang Đầu Tiên
Tương tự thực hiện chức năng: Page Margins (Đánh lề trái hoặc lề phải)
 Vào tab Insert –> Page Number –> Page Margins

BÀI 06: XỬ LÝ TRANG VÀ ĐÁNH SỐ TRANG NÂNG CAO
3. Đánh Số Trang Liên Tục Từ Trang Đầu Tiên
Tương tự thực hiện chức năng: Current Position (vị trí đang đặt con trở chuột)
Bước 1: Để đánh số trang chuẩn ta phải đánh vào header hoặc footer.
Cách bật header hoặc footer: Đặt chuột và nhấn 2 lần chuột tại vị trí trống đầu trang giấy
hoặc cuối trang giấy. Hoặc nhấn Insert –> Header/Footer
Lúc này header và footer sẽ hiển thị như ảnh bên dưới.


BÀI 06: XỬ LÝ TRANG VÀ ĐÁNH SỐ TRANG NÂNG CAO
3. Đánh Số Trang Liên Tục Từ Trang Đầu Tiên
Bước 2: Đặt con trỏ chuột vào vị trí cần đánh số (phía trên header hoặc phía dưới footer, căn
lề trái, phải hoặc giữa)
Bước 2: Vào tab Insert –> Page Number –> Current Position


BÀI 06: XỬ LÝ TRANG VÀ ĐÁNH SỐ TRANG NÂNG CAO
3. Đánh Số Trang Liên Tục Từ Trang Đầu Tiên
Trường hợp: Đánh số trang nhưng trừ trang bìa hoặc bỏ qua trang đầu tiên.
Tương tự như tạo số trang như trên.
Vào tab Insert –> Page Number –> Header & Footer tools –> Different First Page (bỏ
đánh số trang đầu)


BÀI 06: XỬ LÝ TRANG VÀ ĐÁNH SỐ TRANG NÂNG CAO
4. Đánh Số Trang Tại Vị Trí Bất Kỳ
Bước 1: Ngắt đoạn bằng cách đặt trỏ chuột vào đầu trang bạn muốn đánh số trang
Bước 2: Vào tab Layout –> Break –> Next Page Hoặc Continuous đều được.

BÀI 06: XỬ LÝ TRANG VÀ ĐÁNH SỐ TRANG NÂNG CAO
4. Đánh Số Trang Tại Vị Trí Bất Kỳ
Bước 3: Bật header hoặc footer. Như phía trên (Đặt chuột và nhấn 2 lần chuột tại vị trí
trống đầu trang giấy hoặc cuối trang giấy. Hoặc nhấn Insert –> Header/Footer)
Bước 4: Nhấn bỏ Link to Previous (Màu xám sẽ mất): Mục đích để tắt liên kết giữa 2
section và khi đánh số trang khơng bị dính lại section trước.


BÀI 06: XỬ LÝ TRANG VÀ ĐÁNH SỐ TRANG NÂNG CAO
4. Đánh Số Trang Tại Vị Trí Bất Kỳ
Bước 5: Vào tab Insert –> Page Number –> Format Page Number
Chọn kiểu đánh số (Number format) mà bạn thích rồi chọn Start at là số bất kỳ. Số đó
tương ứng số bắt đầu đánh số trang.
Ví dụ: Tại trang đó bạn muốn số bắt đầu từ số 10 thì chỉ cần chọn Start at: 10
Cuối cùng, nhấn chọn OK.


BÀI 06: XỬ LÝ TRANG VÀ ĐÁNH SỐ TRANG NÂNG CAO
4. Đánh Số Trang Tại Vị Trí Bất Kỳ
Bước 5: Vào tab Insert –> Page Number –>

Tại đây mình sẽ minh hoạ Top of Page căn giữa nhé!


BÀI 06: XỬ LÝ TRANG VÀ ĐÁNH SỐ TRANG NÂNG CAO
4. Đánh Số Trang Tại Vị Trí Bất Kỳ
Trường hợp: Muốn sửa trang bắt đầu hiện tại là số 1 thành số 10. Quay lại Bước 5 nhé!