LUẬN VĂN: KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ potx

LUẬN VĂN:

KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ
THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ








PHẦN I : TÌNH HÌNH THỰC TẾ TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY GỐM VÀ THUỶ
TINH TẠI ĐÀ NẴNG VIGLACERA



I. Qúa trình hình thành của Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng
Viglacera :
Cuộc sống ngày càng phát triển, nhu cầu của con người cũng không ngừng tăng lên,
con người luôn đòi hỏi về nhiều mặt, về những nhu cầu trong cuộc sống như: ăn, mặc, đi
lại Trong đó, nhu cầu về sinh hoạt cũng không kém phần quan trọng đối với mỗi người.
Bắt nguồn từ nhu cầu này Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera
được thành lập, xét theo đề nghị của Hội đồng Qủan trị của Tổng công ty Xây dựng Miền
trung tại các tờ trình số 2544/TCT-HĐQT ngày 7/12/2000 và đề nghị của Vụ trưởng vụ
Tổ chức lao động.
Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera trước đây có tên là

Công ty gốm sứ Hải Vân, trực thuộc Tổng công ty Xây dựng Miền Trung, sau một thời
gian sản xuất đổi lại với tên là Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng
Viglacera , là đơn vị thành viên hoạch toán phụ thuộc của Tổng công ty Xây dựng Miền
Trung, có con dấu, có tải khoản phù hợp với phương thức hoạch toán. Công ty được tổ
chức và hoạt động theo điều lệ Tổ chức và hoạt động của Tổng công ty Xây dựng Miền
Trung đã được Bộ trưởng Xây dựng phê chuẩn và theo điều lệ riêng của Công ty do Hội
đồng quản trị Tổng công ty Xây dựng Miền Trung phê chuẩn.
Sản phẩm chủ yếu của công ty là các loại dụng cụ bằng gốm sứ cho sinh hoạt, đa
dạng về chủng loại, mẫu mã tùy theo nhu cầu của khách hàng như: xí bệt, chậu rửa, tiểu
treo, chân chậu, xí xổm. Gốm sứ VIGLACERA được sản xuất trên dây chuyền tự động
với công nghệ tiên tiến. Vật liệu dùng để sản xuất chủ yếu là cao lanh, trường thạch, đất
sét.
2. Chức năng và nhiệm vụ của nhà máy gốm sứ VIGLACERA:
2.1. Chức năng của nhà máy:
Sản xuất các loại gốm sứ phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt của người tiêu dùng.

2.2. Nhiệm vụ của nhà máy:
Nhà máy gốm sứ VIGLACERA thực hiện nhiệm vụ kinh doanh theo sự phân công
của Tổng công ty Xây dựng Miền Trung, cụ thể là:
 Triển khai thực hiện và quản lý, khai thác dự án đầu tư xây dựng nhà máy sứ vệ
sinh VIGLACERA.
 Sản xuất kinh doanh các chủng loại sản phẩm gốm sứ.
 Khai thác chế biến khoáng sản phục vụ và sản suất vật liệu xây dựng.
3. Tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán tại nhà máy:
3.1. Bộ máy quản lý:
Để làm tốt công tác quản lý và điều hành mọi hoạt động của nhà máy đạt hiệu quả,
công tác qủan lý, cơ cấu trực tuyến - chức năng.

3.2. Sơ đồ bộ máy quản lý của nhà máy:

Hội đồng quản trị
Giám đốc
Phó giám đốc
Phòng kế hoạch
kinh doanhh
Phòng kỹ
thuật
Phòng công
nghệ quản lý
Phòng tài chính
kế toán
Phòng tổ chức
hành chính

Xưởng sản xuất
Xưởng cung
ứng mẫu
Xưởng sản xuất
chính
Lò nung
Xưởng KCS
Tổ làm
m
ẫu

Tổ đổ rấp
khuôn
Tổ đổ rốp
máy
Tổ đổ rốp
thủ công
công
Tổ đổ rốp
phun men


Ghi chú: Quan hệ trực tiếp
Quan hệ công việc

3.2.Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban:
Hội đồng quản trị.
Giám đốc công ty: là người chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh của
công ty trước hội đồng quản trị, có quyền quyết định các vấn đề liên quan đến quá trình
sản xuất kinh doanh của công ty, trực tiếp chỉ đạo, chỉ huy theo doiî công tác xây dựng

và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty, cùng với sự tham mưu của kế
toán trưởng điều hành công tác tài chính kế toán.
Phó giám đốc: giúp việc cho giám đốc về tổ chức, quản lý sản xuất thông qua đề
nghị của các phòng ban, các bộ phận sản xuất mà bàn bạc với giám đốc để đi đến quyết
định tốt hơn nhằm thúc đẩy công ty ngày càng phát triển.
Phòng tổ chức hành chính: tham mưu cho giám đốc công ty về công tác tổ chức
hành chính, thực hiện các chính sách chế độ tiền lương đối với người lao động, sắp xếp
bố trí lao động, qủan lý hồ sơ lý lịch, lưu trữ hồ sơ đúng nguyên tắc, quản lý con dấu và
các tài liệu khác một cách cẩn thận, chăm lo tổ chức đời sống cho cán bộ công nhân viên
trong công ty.
Phòng kế hoạch kinh doanh: lập kế hoạch kinh doanh của công ty trong ngắn hạn,
nghiên cứu nắm bắt nhu cầu của thị trường, tổ chức mạng lưới bán hàng, tiếp nhận sản
phẩm chuẩn bị hàng hóa xuất bán theo yêu cầu của kỳ bán hàng.
Ngoài ra, phòng kế hoạch kinh doanh còn có nhiệm vụ cung ứng kịp thời đầy đủ vật tư
phục vụ sản xuất, thành quyết toán vật tư tiêu hao trong.
Phòng kỹ thuật: tham mưu cho giám đốc công ty trong công tác quản lý hoạt động
kinh doannh xây lắp và đầu tư xây dựng cơ bản nội bộ, lập hồ sơ tham gia đấu thầu xây
dựng, lập hợp đồng xây lắp, quản lý quyết toán các công trình xây lắp.
Phòng công nghệ và quản lý: tham mưu cho giám đốc công ty trong lĩnh vực
nghiên cứu, áp dụng khoa học công nghiêp, quản lý sản xuất, đảm bảo chất lượng sản
phẩm nhằm hài lòng khách hàng, nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Kế toán trưởng
PP kế toán kiêm kế
toán tổng hợp,
TSCĐ

Thủ quỷ
Kế toán vật liệu,
công cụ, dụng cụ

doanh thu
Kế toán thanh
toán ngân hàng
tiền lương, thuế
Kế toán
công nợ
Phòng tài chính kế toán: thực hiện đúng theo pháp lệnh thống kê kế toán, chịu trách
nhiệm trước giám đốc về công tác tổ chức của công ty, theo dõi quản lý các loại tài sản
và nguồn vốn ghi chép, phản ảnh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tổng hợp, báo
cáo kịp thời thông tin về tình hình tài chính của công ty cho lãnh đạo để định hướng đúng
đắn trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Các đơn vị sản xuất: có nhiệm vụ tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất của công ty,
quản lý tốt máy móc thiết bị, đảm bảo năng suất chất lượng của sản phẩm, đảm bảo tiết
kiệm nguyên vật liệu, quản lý nhằm giảm tỷ lệ hỏng của sản phẩm, thực hiện vệ sinh
công nghiệp đảm bảo an toàn trong sản xuất.
3.4 Bộ máy kế toán:
a. Sơ đồ bộ máy kế toán:

Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo
Quan hệ đối chiếu

Quan hệ công việc
b. Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban:
Kế toán trưởng: tổ chức công tác kế toán, thống kê toàn công ty tham mưu cho giám
đốc công ty về mặt tài chính, lập kế hoạch tài chính hằng năm, quí, tháng của công ty,
phân tích hoạt động tài chính của công ty.
Phó phòng tài chính kế toán, kiêm kế toán tổng hợp và kế toán TSCĐ: quản lý hoạt
động của phòng khi kế toán trưởng đi vắng kế toán tổng hợp lập báo cáo các quyết toán
hàng quý, năm, lập báo cáo nhanh theo yêu cầu của giám đốc, kiểm tra, đối chiếu với các
kế toán phần hành, tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh, tính lãi lỗ, theo dõi tình hình
tăng, giảm và khấu hoa tài sản cố định hàng kỳ, kiểm kê tài sản cố định, lưu trữ hồ sơ tài
sản cố định trong công ty.
Kế toán thanh toán, ngân hàng, tiền lương, thuế: có nhiệm vụ theo dõi, kiểm tra các
nghiệp vụ thu, chi tiền mặt, giao dịch ngân hàng về các nghiệp vụ liên quan đến chuyển
khoản vay ngân hàng, bảo lãnh, cuối tháng thanh toán tiền lương phụ cấp và các khoản
bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho cán bộ công nhân viên, theo dõi kê khai và quyết toán
các khỏan thuê và cơ quan thuế.
Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tiêu thụ: có nhiệm vụ hạch toán tình hình
nhập kho thành phẩm đi tiêu thụ theo các hình thức bán theo hợp đồng, bán qua đại lý,
bán trực tiếp Theo dõi các hợp đồng bán chậm trả để kết hơpü với kế toán công nợ có
kế hoạch thu hồi nợ.
Kế toán công nợ: có nhiệm vụ theo dõi các khoản công nợ phải thu và phải trả, theo
từng đối tượng và thời gian cụ thể để có kế hoạch thu hồi công nợ và thanh toán cho
người cung cấp, hàng tháng tiến hành đi đối chiếu công nợ với khách hàng.

Thủ quỹ: có nhiệm vụ chi tiền mặt khi chứng từ đã có đủ chữ ký của giám đốc và kế
toán trưởng, theo dõi cập nhật hàng ngày vào sổ qũy, cuối mỗi ngày phải đối chiếu với sổ
kế toán.
3.5.Hình thức kế toán áp dụng tại công ty:
a. Sơ đồ hình thức kế toán:
Công ty hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ và đã áp dụng máy vi tính vào
công tác kế toán.

Các loại sổ sử dụng tại công ty:
 Bảng kê ghi nợ và ghi các tài khoản, chứng từ ghi sổ.
 Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gởi ngân hàng, vay ngắn hạn, vay dài hạn.
 Sổ theo dõi tài sản cố định và khấu hao tài sản cố định.
 Sổ theo dõi chi tiết các tài khoản 131, 141, 331, 152, 153.
 Sổ theo dõi doanh thu, các loại chi phí.
 Sổ đăng ký chứng từ ghí sổ, sổ cái.
 Bảng cân đối tài khoản, bảng cân đối kế toán.
b. Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày, khi nhận được chứng từ gốc có liên quan, kế toán tiến hành phân loại sau
đó định khoản và phản ảnh vào bảng kê ghi nợ (Có).
Song song với quá trình náy, số liệu từ chứng từ gốc được phản ảnh vào các sổ quỹ,
số tiền gởi ngân hàng và các sổ chi tiết có liên quan. Cuối quý tập hợp những số phát
sinh trong số để lên bảng kê ghi nợ (Có) cho từng tài khoản sử dụng. Đối với kế toán vật
tư, cuối tháng tổng hợp các số liệu từ sổ chi tiết để phản ảnh vào sổ tổng hợp và lên bảng
kê xuất trong quý phục vụ cho kế toán tổng hợp trong việc tính giá thành.
SƠ ĐỔI TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN

Chứng từ gốc
Sổ quỹ
Số (thẻ) chi tiết
Sổ cái TK

Bảng đối chiếu
số phát sinh
Báo cáo kế toán
Bảng tổng hợp
chi tiết
Nhật ký
chung

Nhật ký chuyên dùng




Ghi chú:
Ghi hàng ngày, định kỳ
Đối chiếu, kiểm tra
Ghi cuối quý

Ghi cuối tháng
(1) Hằng ngày hoặc định kỳ kế toán ghi vào sổ nhật ký chung. Nếu nghiệp vụ liên
quan đến chi tiết thì đồng thời phải ghi vào sổ chi tiết, nếu nghiệp vụ liên quan đến tiền
mặt thì phải ghi vào sổ quỹ, nếu nghiệp vụ phát sinh tiếp diễn nhiều lần trong kỳ (mua -
bán hàng), thì được ghi vào nhật ký chuyên dùng (nhật ký đặc biệt) trước khi ghi vào sổ.
(2) Sau khi vào nhật ký chung lấy số liệu ghi vào sổ cái tài khoản .
(3) Cuối tháng căn cứ vào sổ cái tài khoản để lập bảng đối chiếu sẽ phát sinh tài
khoản đồng thời căn cứ vào sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết.
(4) Cuối tháng đối chiếu số liệu giữa sổ quỹ với sổ cái tài khoản 111 và đối chiếu số
liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết với bảng đối chiếu sổ phát suinh tài khoản.
(5) Cuối quý căn cứ vào bảng tổng hợp chi tiết và bảng đối chiếu sổ phát sinh tài
khoản kế toán tiến hành lập báo cáo kế toán.

1.4. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy gốm sứ :

KẾT QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH NĂM 2002
1. Tổng doanh thu 8.693.207.098
2. Các khoản giảm trừ 1.644.874
3. Doanh thu thuần 8.691.562.224
4. Gía vốn hàng bán 6.854.153.039
5. Lợi nhuận gộp 1.837.409.185
6. Chi phí bán hàng 482.089.171
7. Chi phí quản lý doanh nghiệp 673.325.068

8. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh:
- Thu nhập từ hoạt động tài chính
- Chi phí hoạt động tài chính
381.994.946
X
206.506.543

9. Lợi nhuận từ hoạt động tài chính:
- Các khoản thu nhập bất thường
- Chi phí bất thường
206.506.543
X
X
10. Lợi nhuận bất thường X
11. Tổng lợi nhuận trước thuế 475.488.403
12. Thuế thu nhập DN phải nộp 118.872.100
13. Lợi nhhuận sau thuế 356.616.303

II.ĐẶC ĐIỂM CÁC YẾU TỐ KINH DOANH CỦA CÔNG TY:
1.Tình hình tổ chức nhân sự của công ty :
Tổng số lao động của công ty là 150 người trong đó :
+ Phân theo chuyên môn nghiệp vụ:


Cơ cấu lao động Số người Nam Nữ Tỷ lệ (%)
Trình độ đại học
Trình độ trung cấp
Lao động phổ thông
51
11
88
38
32
9
31
37
13

34
7,3
58,6
Tổng cộng 150 79 81 100

+ Phân theo lao động tại các trung tâm,các phòng ban:

STT Tên đơn vị Số người Tỷ lệ (%)
1
2
3
4
Ban giám đốc
Phòng kế toán thống kê tài chính
Trung tâm kỹ thuật
Trung tâm điện báo
3
8
33
19
2
5,3
22
12,6

5
6
7
8
9

Trung tâm cung cấp thông tin KT - XH
Trung tâm kinh doanh và tiếp thị
Đội thu cước
Đội xe
Tổ bảo vệ
38
15
12
7
5
25,3
10
8
4,6
3,3
Tổng số 150 100

Nhìn chung đội ngũ lao động của công ty đều qua các năm
Cơ cấu lao động và tuyển dụng lao động hợp lý
Đội ngũ cán bộ quản lý chiếm 8% tổng số CBCN
Lao động có trình độ đại học chiếm 34%
Lao động có trình độ trung cấp chiếm 7,3%
Lao động phổ thông chiếm 58,6%
Hầu hết trong các phòng ban và các trung tâm đội ngũ lao động đều có trình độ
chuyên môn nghiệp vụ cao,đều được tuyển dụng một cách hợp lý và trong một đội ngũ
cán bộ thì trên 90% là trình độ đại học , cao đẳng.Họ làm việc dưới sự điều hành của các
trưởng các phòng ban trung tâm.Mỗi cán bộ trong các phòng ban đều đảm nhận một
khâu công việc.Đồng thời giữa các phòng ban,các trung tâm đều có quan hệ tham mưu
với nhau để mang lại hiệu quả cao nhất cho toàn công ty.Như vậy trong suốt thời gian
qua,chính sách đối với con người luôn là mối quan tâm hàng đầu của Chi nhánh Công ty

Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera ,chính sách đó được thể hiện qua cơ chế quản
lý,cơ chế phân phối,cơ chế sử dụng và đào tạo.

2.Tình hình tài chính và cơ sở vật chất của công ty:
a/Tình hình tài chính:
Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera là đơn vị hạch toán
phụ thuộc Công ty Gốm và Thuỷ tinh nên có các đặc điểm về tình hình tài chính như sau:
Là đơn vị được Công ty Gốm và Thuỷ tinh phân cấp,quản lý về doanh thu chi phí
thường xuyên.Riêng việc quản lý tài sản cố định và nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản
do Công ty Gốm và Thuỷ tinh quản lý .
Các quỹ tiền lương thưởng được Công ty Gốm và Thuỷ tinh phân bổ dựa trên kết
quả đóng góp của công ty.
Công ty là một đơn vị không trực tiếp xác định lợi nhuận và kết quả kinh doanh
mà chỉ xác định sự chênh lệch giữa chi phí và doanh thu.
Hoạt động của công ty theo cơ chế tài chính của Nhà Nứơc.
Như vậy,qua các đặc điểm trên ta thấy Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại
Đà Nẵng Viglacera là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Công ty Gốm và Thuỷ tinh
Đà Nẵng.
b/Đặc điểm về các yếu tố vật chất của công ty:
Cơ sở hạ tầng và máy móc thiết bị hầu hết các máy móc,trang thiết bị chuyên
ngành hiện đại,bắt kịp nhịp độ phát triển của khu vực và thế giới.Những máy móc,trang
thiết bị này có giá thành rất đắt,do đó một yêu cầu đặt ra đối với ngành là phải tổ chức
hoạt động sản xuất kinh doanh sao cho có hiệu quả,nhanh chóng hoàn vốn và không
ngừng phát triển sản xuất cả chiều rộng,lẫn chiều sâu.Một số chỉ tiêu về cơ sở hạ tầng và
máy móc thiết bị của Công ty Gốm và Thuỷ tinh Đà Nẵng.
Cơ sở hạ tầng và máy móc thiết bị của Công ty Gốm và Thuỷ tinh Đà Nẵng ta
thấy các máy móc trang thiết bị của chỉ tiêu có giá thành ở nguyên giá rất cao và chiếm
một lượng lớn về số tiền đầu tư. Điều này cho thấy rằng Chi nhánh Công ty Gốm và
Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera là một đơn vị lớn chính yếu của Công ty Gốm và Thuỷ
tinh Đà Nẵng và công ty đã đầu tư rất lớn về cơ sở vật chất,những máy móc trang thiết

bị hiện đại có giá thành cao,cho nên công ty phải nổ lực không ngừng trong hoạt động
kinh doanh để đem lại khoảng doanh thu tương xứng với chi phí Công ty Gốm và Thuỷ
tinh trang bị cho công ty.








PHẦN II : KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ NHÂN SỰ.




I.THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ Ở CÔNG TY :
1.Vấn đề quản lý nhân sự :
Công tác quản lý nhân sự ở Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng
Viglacera cũng không khác mấy so với việc quản lý nhân sự ở các công ty bạn,tuy nhiên
cũng có một số điểm khác biệt nổi trội để phù hợp với đặc thù của công ty.
Công tác quản lý nhân sự ở đây cũng đơn thuần quản lý về : Hồ sơ nhân viên,
Quan hệ gia đình,Quá trình công tác,khen thưởng - kỹ luật

Nhân Viên
Hồ sơ nhân viên
Qúa trình công tác
Quan hệ gia đình
Khen thưởng - Kỷ luật
Quá trình hoạt động
Quá trình đào tạo
Tình hình s
ức khoẻ












Công tác quản lý nhân sự ở công ty đi sâu vào và phân tích các thông tin trên để hiểu
rõ.
- Hồ sơ nhân viên : Bao gồm các thông tin cần thiết về nhân viên tại công ty : Mã

CB,họ lót,tên,chức vụ,bộ phận công tác,ngày sinh,quê quán
- Quá trình công tác : là các thông tin về quá trình làm việc của nhân viên : Ngày
vào ngành ,Chức vụ,bộ phận công tác
- Quan hệ gia đình là các thông tin về mối quan hệ của cán bộ công nhân viên với
gia đình như : họ tên người quan hệ,địa chỉ,quê quán,ngày sinh,dân tộc
- Khen thưởng - kỷ luật : HÌnh thức khen thưởng kỷ luật,quyết định khen thưởng kỷ
luật
- Quá trình hoạt động : Ngày vào đoàn,ngày vào đảng
- Quá trình đào tạo : Quyết định cử đi học,ngành học
- Tình hình sức khoẻ : Các thông tin liên quan đến tình trạng sức khoẻ của nhân
viên trong quá trình công tác tại công ty.
2.Dữ liệu đầu vào :
- Bao gồm Bảng sơ yếu lý lịch của cá nhân trong quá trình xin việc của công ty.Sau
khi quá trình tuyển chọn bằng phỏng vấn thì sẽ có quyết định thử việc của công
ty,trong thời gian thử việc nếu đạt yêu cầu thì sẽ đi đến hợp đồng lao động giữa
công ty và các nhân nhân viên được nhận vào làm việc tại công ty.

Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc Lập-Tự Do-Hạnh Phúc

Sơ Yếu Lý Lịch

Họ lót :
Tên :
Nam,nữ :
Ngày,tháng,năm sinh :
Địa chỉ thường trú,tạm trú :
Trình độ văn hoá :
Nghề nghiệp chuyên môn :
Trình độ ngoại ngữ :

Tình trạng sức khoẻ :

Tiểu sử bản thân từ năm 18 tuổi đến nay,có tiền án tiền sự hay không ?


- Thông tin về các phòng,tổ thuộc công ty là cơ sở để sau này phân phối nhân viên
sau khi ký kết hợp đồng lao động về làm việc.Đây cũng là cơ sở cho việc thống
kê và tìm kiếm sau này dựa theo thông tin của phòng,tổ chức làm việc.
- Thông tin khác chi tiết hơn nhằm lợi ích cho người quản lý ,cho công tác quản lý
và mang lại hiệu quả cao trong công việc như : Chức vụ,tôn giáo,giới tính,chuyên
môn,thành phần gia đình
a) Bảng sơ yếu lý lịch :
Là lời khai của mỗi cá nhân nhân viên trong quá trình đến xin việc tại Công ty Gốm
và Thuỷ tinh Đà NăÔng,nó bao gồm những thông tin chính xác về cá nhân,quan hệ với
các cá nhân khác,quá trình công tác trước đây
Thông tin trong bảng sơ yếu lý lịch là cơ sở cho việc phục vụ công tác thiết lập hồ sơ
nhân sự trong công ty,hoặc lập các báo cáo về tình hình nhân sự tại công ty

b/ Quyết định thử việc :
Sau khi trải qua một đợt phỏng vấn tại Công ty Gốm và Thuỷ tinh Đà Nẵng,người
lao động nếu đáp ứng đựơc các yêu cầu thì sẽ được tuyển chọn và được chuyển về Chi
nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera (chi nhánh của Bưu Điện
Thành Phố) để thử việc (quyết định tuyển dụng lao động thuộc trách nhiệm của Bưu Điện
Thành Phố) :

Bưu Điện Thành Phố Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam
Đà Nẵng. Độc Lập-Tự Do-Hạnh Phúc
   
Quyết định số : Đà Nẵng,ngày tháng năm
Quyết Định Thử Việc Lao Động.
- Căn cứ theo theo quyết định số 1899/QĐ - TCCB ngày 05/07/1997 của
Tổng Giám Đốc công ty Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam quyết định triễn
khai hoạt động của Công Ty Viễn Thông trực thuộc Bưu Điện Thành Phố
Đà Nẵng
- Căn cứ theo yêu cầu tuyển dụng lao động của công ty và khả năng của
người lao động :
Quyết Định
+ Nay tiếp nhận ông/bà : , sinh ngày được thử việc
tại Công Ty với thời gian thử việc là hai tháng,kể từ ngày
Sau thời gian thử việc tại công ty,quyết định tuyển dụng nhân viên là do Giám
Đốc Công Ty quyết định và đề đạt lên Bưu Điện Thành Phố Đà Nẵng.
+ Ông bà nói trên được hưởng mức lương,bậc lương,hệ số lương theo cách tính
lương của công ty .
+ Các ông/bà trưởng các phòng ban,tổ,phó giám đốc,giám đốc trực thuộc công ty
chịu trách nhiệm tiếp nhận và phân công công tác cho nhân viên theo quyết định
này.

Giám Đốc Công Ty

c) Hợp đồng lao động :
Sau khi thử việc tại công ty,nếu người lao động đáp ứng được các yêu cầu tuyển
dụng của công ty và hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao thì chính thức được nhận vào
làm việc tại Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera .Khi đó sẽ đi
đến ký kết hợp đồng lao động giữa hai bên để ràng buộc về quyền lợi của người lao động
và nghĩa vụ đối với công ty.Hợp đồng lao động nêu rõ quyền lợi được hưởng của người
lao động,quyền hạn và công việc của người lao động,thuộc sự quản lý của tổ,phòng ban
nào.?ai phụ trách?Chức vụ,bậc lương theo tính chất công việc.Đây cũng là cơ sở cho
việc thống kê,báo cáo tình hình nhân sự tại công ty.

Số Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam
Độc Lập-Tự Do-Hạnh Phúc
Đà nẵng,ngày tháng năm
Hợp Đồng Lao Động
Chúng tôi một bên là ông bà :
Chức vụ : Đại diện cho Công Ty
Điện Thoại :
Một bên là ông bà :
Sinh ngày tháng năm
Thường trú tại :
Số chứng minh nhân dân :
Cấp ngày tháng năm
Nay thoả thuận ký kết hợp đồng lao động và cam kết làm theo những điều khoản
sau đây :
+ Ông bà làm việc theo hợp đồng lao động này từ
ngày tháng năm đến ngày tháng năm
Quá trình thử việc từ ngày tháng năm đến ngày tháng năm
Tại công ty viễn thông với :
chức vụ : và công việc :
+ Thời gian làm việc :
được cấp phát dụng cụ làm việc :
làm việc với điều kiện an toàn lao động theo quy định hiện hành của nhà nước.
+ Nghĩa vụ,quyền hạn và quyền lợi người lao động được hưởng :

+ Nghĩa vụ và quyền hạn của người sử dụng lao động :

+ Các điều khoản chung :
- Những thoả thuận chung :

- Hợp đồng có hiệu lực từ ngày tháng năm đến
ngày tháng năm
+ Hợp đồng phân thành hai bản :
-

1 b
ản do ng
ư
ời lao
đ
ộng giữ

d) Các hệ thống dữ liệu khác :
Thông tin về chức vụ,tôn giáo,thành phần gia đình,chuyên môn
Tất cả hệ thống thông tin,dữ liệu trên góp phần giảm thiểu công việc cho người quản lý
và đem lại hiệu quả trong công việc.
3.Dữ liệu đầu ra :
Nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý của công ty,dữ liệu đầu ra là các báo cáo lao
động ở các phòng,tổ để dẫn đến báo cáo chung về tình hình tăng giảm lao động của công
ty.Các báo cáo về tình hình thu chi ở từng bộ phận,cung cấp thiết bị cho các phòng,tổ hay
cho các cá nhân có nhu cầu trong công ty Các báo cáo (Báo cáo tăng giảm lao
động,báo cáo tình hình thu nhập,báo cáo phân tích lao động ) thông qua phó giám
đốc,giám đốc duyệt rồi trình lên Công ty Gốm và Thuỷ tinh để được cấp phát hoặc phê
nhận.

4.Dữ liệu tính toán :
- Tổng số : số lượng công nhân viên,số phòng,tổ,số lãnh đạo ( giám đốc,phó giám
đốc ) .
- Bậc lương : theo quy định tương ứng với tính chất công việc,trình độ,thâm niên
công tác,chức vụ
Công tác quản lý nhân sự ở công ty Viễn THông không đặt nặng vấn đề tính Luơng vì đã
có một chương trình tính Lương riêng biệt và công tác tính Lương ở đây hết sức phức
tạp.
- Thâm niên công tác = ( Năm hiện tại ) - ( Năm vào ngành )
II.CHI TIẾT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ Ở CHI NHÁNH CÔNG TY
GỐM VÀ THUỶ TINH TẠI ĐÀ NẴNG VIGLACERA :
Sau khi nhận hồ sơ của người lao động,ký kết hợp đồng lao động thì công tác
quản lý nhân sự bắt đầu thực hiện.Người quản lý cập nhật đầy đủ các thông tin về lý
lịch,hồ sơ nhân viên và trong quá trình quản lý thì phaỉ cập nhật thông tin thường xuyên
về nhân viên như : quyết định cử đi học,bằng cấp,trình độ,đào tạo,vào đảng để đưa ra
các quyết định đúng đắn về việc phân bổ bộ phận làm việc,chuyển bộ phận làm việc hoặc

các quyết định khen thưởng,kỷ luật,quyết định tuyển dụng hay tinh giảm biên
chế Xét chất lượng làm cơ sở cho việc tính lương từng tháng .
Là một trong số các chi nhánh của Công ty Gốm và Thuỷ tinh Đà Nẵng nên việc phân
bổ nhân sự hoàn toàn phụ thuộc vào quyết định của Phòng Tổ Chức Hành Chính thuộc
Công ty Gốm và Thuỷ tinh Đà Nẵng.Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng
Viglacera chịu trách nhiệm quản lý :
- Nhân viên nộp hồ sơ cho phòng Tổ Chức Hành Chính thuộc Công ty Gốm và
Thuỷ tinh Đà Nẵng và được gọi phỏng vấn ,nếu phù hợp công ty sẽ ra quyết định
phân bổ nhân viên về công tác tại một trong số các chi nhánh của Công ty Gốm và
Thuỷ tinh : Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera
- Được chuyển về Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera
,nhân viên nhận được quyết định thử việc của Ban Giám ĐôÚc Công Ty,sau quá
trình thử việc phù hợp nhân viên nhận được hợp đồng lao động có chữ ký của cả
hai bên : Người sử dụng lao động và người lao động chia thành hai bản và mỗi

bên giữ một bản.Người quản lý phân phối nhân viên về một bộ phận công tác phù
hợp với trình độ và hữu ích cho công ty,đồng thời cập nhật thông tin cá nhân nhân
viên vào chương trình quản lý và tiến hành công tác quản lý nhân viên.
Nhìn chung công tác quản lý nhân sự ở Công Ty cũng là một quá trình phức tạp,đòi
hỏi phải cập nhật thông tin quản lý một cách thường xuyên ở người quản lý.Để kịp thời
đưa ra những quyết định đúng đắn và những thông tin cần thiết về nhân sự như quyết
định khen thưởng,lên chức,lên lương lên ban lãnh đạo của công ty,người quản lý
cần phải theo dõi thường xuyên diễn biến,thay đổi về nhân sự của công ty .
III. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ:
1.Bảng dữ liệu sơ cấp :
Sau phân tích hiện trạng và khảo sát thực tế ở Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ
tinh tại Đà Nẵng Viglacera ,xác định hiện trạng đi đến tìm hiểu công việc và từng đối
tượng liên quan để đưa ra một loạt các dữ liệu thô ( chưa qua xử lý,phân tích) gọi là dữ
liệu sơ cấp .
Sau đây là danh sách dữ liệu sơ cấp thu thập được từ hệ thống thông tin quản lý

nhân sự ở công ty :
Số thứ tự

Tên dữ liệu Ký hiệu
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
Mã cán bộ
Họ và tên cán bộ
Giới tính của cán bộ
Ngày tháng năm sinh cán bộ
Nơi sinh
Quê quán
Quốc tịch
Điạ chỉ
Điện thoại
Dân tộc
Số chứng minh nhân dân
Tôn giáo
Thành phần gia đình

Macb
Hoten
Gioitinh
Ngaysinh
Noisinh
Quequan
Quoctich
Diachi
Dienthoai
Dantoc
SoCMND
Tongiao
TPGĐ

14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29

30
31
32
33
34
35
36
37
38

Họ tên cha
Họ tên mẹ
Tình trạng hôn nhân
Họ tên vợ(chồng)
Họ tên con
Địa chỉ của người có quan hệ
Ngày sinh của người có quan hệ
Quê quán của người có quan hệ
Dân tộc của người có quan hệ
Nghề nghiệp của người có quan hệ
Chức vụ của cán bộ nhân viên
Bộ phận công tác của nhân viên
Bảo hiểm xã hội
Bảo hiểm y tế
Ngày vào Đảng
Ngày vào Đoàn
Trình độ văn hoá
Trình độ chuyên môn
Ngoại ngữ
Ngày hợp đồng lao động

Ngày vào ngành
Hệ đào tạo cán bộ
Khen thưởng kỷ luật
Hình thức khen thưởng kỷ luật
Lý do khen thưởng kỷ luật
Hotencha
Hotenme
TTHN
Hotenvo(chong)
Hotencon
Diachiqh
Ngaysinhqh
Quequanqh
Dantocqh
Nghenghiepqh
Chucvu
Bophancongtac
BHXH
BHYT
Ngayvaodang
Ngayvaodoan
Trinhdovh
Trinhdocm
Ngoaingu
Ngayhopdong
Ngayvaonganh
HeDT
KTKL
HthucKTKL
LydoKTKL

2.Tổ chức bộ mã cho chương trình :
a) Giới thiệu một số loại mã số thường dùng :

Có rất nhiều loại mã số khác nhau tuỳ thuộc chương trình,sau đây giới thiệu một
số bộ mã thông dụng :
- Mã số tuần tự : nguyên tắc thiết kế đơn giản : cứ một đối tượng xuất hiện thì sẽ
gán cho một tập hợp số nguyên kế tiếp nhau theo thứ tự xuất hiện.
Ưu điểm : dễ nhận diện,khó lẫn lộn và việc xây dựng có thể tiến hành dễ dàng
Nhược điểm : không mang ý nghĩa gì tuy nhiên cũng có tính chất gợi nhớ và không cho
phép chèn thêm một mã số mới giữa hai mã số cũ
- Mã gợi nhớ : cho phép sự ghi nhớ dễ dàng và có ý nghĩa bởi chúng mang tính gợi
nhớ những đối tượng cần mã hoá.
Ưu điểm : dễ xây dựng,nhận diện
Nhược điểm : nếu các đối tượng có cùng tên gọi thì dễ lẫn lộn và gây khó khăn trong
trường hợp đối tượng mã hoá có sự thay đổi nào đó.
- Mã mô tả : dùng mô tả những đặc tính của đối tượng.
Ưu điểm : tính chất đơn giản,dễ hiểu.Có thể nới rộng được vì khi có những đối tuợng
mới được đưa vào thì bao giờ cũng tương ứng những giá trị mới đối với các đặc tính
được quan tâm đến.
Nhược điểm : gặp nhiều rủi ro bởi việc nhận dạng sẽ rắc rối nếu số đặc tính được lựa
chọn không cho phép phân biệt hai thực thể trong mọi trường hợp.sử dụng quá thường
xuyên những ký tự chữ nên dễ gây ra các vấn đề đối với một số đối tượng
- Mã ghép nối : được chia ra nhiều vùng,mỗi vùng ứng với một đặc tính.
Ưu điểm : dễ nhận diện,khả năng phân tích thống kê và kiểm tra một số đặc tính
Nhược điểm : cần đến một số lượng lớn ký tự do vậy cần thiết phải lựa chọn những đặc
tính ổn định.
- Mã phân cấp : chia đối tượng chính thành các nhóm đối tượng và gán cho chúng
các giá trị.Trong các nhóm đối tượng có thể chia thành các nhóm chi tiết hơn và

gáng các giá trị tương ứng.
Ưu điểm : dễ lập dễ tập hợp phân tích số liệu.
Nhược điểm : khó nhớ,khó nhận diện
b) Tổ chức bộ mã của chương trình :
- Macb : (Mã cán bộ ) : xxx ( là những số mang tính thứ tự )

Như : 001 là nhân viên thứ nhất.
- Macv : ( Mã chức vụ ) : xxx ( là những ký tự thể hiện chức vụ nhân viên)
Như : PGĐ: phó giám đốc PPH : Phó Phòng.
GĐO: Giám đốc
TPP : Trưởng phòng
- Madonvi: ( Mã đơn vị ) : xxxxx ( biểu thị cho đơn vị trực thuộc )
2 ký tự đầu biểu thị cho đơn vị trực thuộc như :
PB : nếu là phòng ban
TO : nếu là Tổ
TT : nếu là trung tâm
3ký tự sau biểu thị chức vụ của nhân viên hay trách nhiệm của bộ phận công tác như :
PBGĐO : phòng giám đốc
PBPGĐ : Phòng phó giám đốc
TOKTH : Tổ kỹ thuật
TTKTH : Trung tâm kỹ thuật
- MaHD : ( Mã hợp đồng ) : xxx
Như : TBC : theo biên chế THĐ: theo hợp đồng
- MaDT : ( Mã hệ Đào Tạo ) : xx
Như : TC : Tại chức CQ : Chính quy
3.Xây dựng từ điển dữ liệu :
- Từ điển dữ liệu là một danh sách các dữ liệu được sử dụng trong hệ thống thông
tin với một số đặc trưng về tên,kiểu,lĩnh vực tác dụng,các quy tắc tác động.
Trước khi xây dựng từ điển dữ liệu cần phải phân tích cặn kẽ dữ liệu,thanh lọc dữ liệu
nhằm tránh tối đa các hiện tượng mập mờ.

STT Dữ liệu Loại Kiểu Dữ Liệu Quy tắc quản lý
1
2
3
4
5
Macb
Hoten
Gioitinh
Ngaysinh
Noisinh
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
C(4)
C(10)
L(2)
D(9)
C(30)






6
7
8

9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
Quequan
Quoctich
Diachi

Dienthoai
Dantoc
Tongiao
TPGĐ
SoCMND
MaCV
Chucvu
Madonvi
Donvi
Ngayvaodang
Ngayvaodoan
Anh
Trinhdonn
Trinhdovanhoa
Trinhdocm
MaHD
Ngayhopdong
Ngayvaonganh
MaDT
HeDT
BHXH
BHYT
HthucKTKL
LydoKTKL
Thamnienctac
Lydoroicongty
N_roicongty
KTT
KTT
KTT

KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
TT
TT
KTT
KTT
TT
KTT
KTT
C(90)
C(20)
C(90)

N(10)
C(10)
C(20)
C(40)
N(20)
C(50)
C(10)
C(5)
C(10)
D(9)
D(9)
OLE
C(20)
C(20)
C(30)
C(4)
D(9)
D(9)
C(4)
C(20)
N(5)
N(5)
C(50)
Memo
N(3)
C(20)
D(9)

QT1