Khảo sát và phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý điểm của sinh viên trong một truờng Cao Đẳng theo qui mô của Bộ Giáo Dục và Đào Tạo.doc.DOC

Lời Nói Đầu
Hoà nhịp cùng sự phát triển chung của khoa học kĩ thuật. Ngày nay Tin Học
đã từng bớc khẳng định vai trò quan trọng của mình trong nhiều lĩnh vực.Đặc
biệt là trong công tác Quản Lý Xã Hội ,thông qua các bài toán quản lý :Quản
Lý Nhân Sự ,Quản Lý Kế Toán, Quản Lý Hàng Hoá, Quản lý Vật T và Quản Lý
Giáo Dục....
Các hệ thống thông tin quản lý cung cấp thông tin cho ngời sử dụng một cách
thuận tiện và an toàn, đã giúp các nhà quản lý rất đắc lực nhằm nâng cao hiệu
quả trong công việc.
ở nớc ta ,trong những năm gần đây các ứng dụng của công nghệ thông tin
vào công tác quản lý ngày càng trở nên phổ biến .Điều này đã đợc khẳng định
trong chỉ thị 581 CTTW ngày 17/05/2000 của bộ chính trị : Công nghệ thông
tin là một trong các động lực quan trọng nhất của sự phát triển ,cùng với các
ngành công nghệ cao khác làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế ,văn hoá , xã
hội của thế giới hiện đại.Tại các đơn vị làm công tác giáo dục vấn đề ứng dụng
Công Nghệ Thông Tin vào Quản Lý Điểm của sinh viên trong một trờng đại
học lại là một vấn đề cần thiết và cấp bách. Do vậy cần phải xây dựng một ch-
ơng trình quản lý phù hợp có hiệu quả nhằm giải quyết những yêu cầu trên.
Trong thời gian tìm hiểu đề tài :Khảo sát và phân tích thiết kế hệ thống thông
tin quản lý điểm của sinh viên trong một truờng Cao Đẳng theo qui mô của Bộ
Giáo Dục và Đào Tạo mà thực tế là quản lý điểm của sinh viên của trờng Học
Viện Kỹ Thuật Quân Sự.Sau một thời gian tìm hiểu hệ thống với sự chỉ bảo tận
tình của các thầy cô trong khoa Công Nghệ Thông Tin,mà đặc biệt là sự chỉ dẫn
trực tiếp của thầy Trần Quang Huy đến nay em đã hoàn thành về cơ bản các
yêu cầu đặt ra của đề tài .Tuy nhiên vì một vài lý do chủ quan và khách quan
nên chơng trình cha đợc thoả mãn theo ý muốn ,một phần có lẽ do kiến thức
còn hạn chế ,cộng thêm sự non nớt về kinh nghiệm quản lý nói chung và quản
lý điểm nói riêng nên chơng trình không tránh khỏi sai sót .Em rất mong thầy
cô và các bạn chỉ bảo thêm để chơng trình ngày một hoàn thiện hơn để và có
thể đa vào sử dụng.
Chơng I

1
Khảo sát hệ thống
I. Mô tả hệ thống:
Hệ thống quản lý điểm nói chung và hệ hệ cao đẳng, khoa công nghệ
thông tin, Học viện kỹ thuật quân sự nói riêng là một trong những khâu quan
trọng bậc nhất trong quá tình đào tạo. Trung tâm CNTT, Học viện kỹ thuật quân
sự là bộ phận chuyên trách đợc Học viện phân công đảm nhiệm công việc này.
Hệ thống quản lý điểm hệ cao đẳng tin học, Khoa Công nghệ thông tin, Học
viện kỹ thuật quân sự hiện nay đợc mô tả một cách tổng quát nh sau:
Tất cả thí sinh sau khi thi đỗ vào Hệ cao đẳng tin học, Khoa Công nghệ
thông tin, Học viện kỹ thuật quân sự sẽ nộp hồ sơ cho trung tâm. Sau đó, trung
tâm sẽ cập nhật và phân thành các lớp học. Học viên bắt đầu bớc vào học tập
theo thời khoá biểu của trung tâm sau khi làm xong mọi thủ tục nhập học. Thời
gian mà học viên phải tham gia học tập là 3 năm và thời gian mà học viên thực
tập, thi tốt nghiệp và làm tốt nghiệp là 3 tháng. Trong quá trình học tập, mỗi lần
kết thúc số học phần của mỗi môn học, tuỳ theo từng môn học và căn cứ vào
quy định của Học viện mà giáo viên có thể tổ chức thi hoặc làm bài tập lớn. Kết
quả của các môn học này đợc cập nhật thờng xuyên vào sổ điểm của học viên
do trung tâm quản lý thông qua phiếu ghi điểm của giáo viên cho trung tâm
(Phiếu ghi điểm có chữ ký của giáo viên chấm thi). Sau đó, phiếu ghi điểm đợc
sao thành 3 bản, gửi cho khoa, phòng huấn luyện và lớp để đảm bảo sự chính
xác và thống nhất.
Điểm của học viên là số liệu quan trọng, đặc trng nhất để đánh giá năng
lực học tập của học viên theo từng giai đoạn. Sổ điểm của học viên có thể coi là
bản gốc để xem xét, đánh giá kết quả quá trình học tập của học viên. Đồng thời,
sổ điểm cũng là một tài liệu chuẩn để hiệu chỉnh lại các loại số liệu ở các sổ
sách khác khi có sai sót, nhầm lẫn.
Sau mỗi năm học, trung tâm chịu trách nhiệm tính điểm trung bình năm
học cho từng học viên và in ra theo danh sách của từng lớp. Căn cứ vào điểm
trung bình này mà trung tâm sẽ xếp loại học tập cho học viên, từ đó chọn ra

những học viên đạt học bổng, học viên đợc lên lớp, lu ban, thôi học. Đồng thời,
trung tâm cũng đa ra danh sách những học viên phải thi lại. Đồng thời, trung
2
tâm có trách nhiệm phải cập nhật lại danh sách lớp nếu có sự thay đổi về sĩ số
do tình trạng lu ban, thôi học, hay tiếp nhận học viên lu ban từ khoá trớc
Sau khi kết thúc quá trình học tập, trung tâm dựa trên điểm trung bình
của toàn khoá học mà lập danh sách những học viên đợc làm đồ án tốt nghiệp,
những học viên phải thi tốt nghiệp và những học viên không đủ điều kiện làm
tốt nghiệp.
Sau khi tốt nghiệp, căn cứ vào điểm trung bình của toàn bộ quá trình học
tập và kết quả đồ án tốt nghiệp hoặc thi tốt nghiệp, trung tâm sẽ phân loại tốt
nghiệp cho học viên đồng thời in và cấp bảng điểm cho từng học viên trong đó
có ghi lại kết quả của tất cả các môn học trong suốt quá trình học tập của học
viên.
ii. Các yêu cầu đối với chơng trình quản lý điểm
1. Yêu cầu chung:
Để khắc phục những nhợc điểm trong công tác quản lý điểm, chơng trình
quản lý điểm trong đồ án này đợc xây dựng với các yêu cầu:
- Xây dựng phần mền ứng dụng theo tiêu chuẩn hiện đại để đáp ứng nhu
cầu xử lỳ các chức năng nghiệp vụ trong quá trình quản lý điểm các loại hình
kiểm tra, thi của sinh viên theo học tại trờng.
- Từ thực tế công tác nghiệp vụ quản lý điểm học tập tại trờng tiến hành
phân tích và tin học hoá những phần công việc có thể tin học hoá. Từ đó, xây
dựng ứng dụng hỗ trợ cho công tác quản lý điểm. Quản trị quá trình xử lý điểm
theo các quy định, qui tắc của Bộ Giáo dục đào tạo, các quy định của khoa.
- Cập nhật, lu trữ, thống kê các thông tin về chơng trình đào tạo của nhà
trờng.
- Cập nhật, lu trữ, thống kê các thông tin về điểm học tập của học viên.
- Tìm kiếm, tra cứu các thông tin về đào tạo, về điểm học tập của học
viên theo nhiều tiếu thức khác nhau.

- Soạn thảo, in ấn, sao lu các thông tin theo yêu cầu ở trên.
2. Yêu cầu về quản lý điểm:
Dữ liệu ban đầu cho quá trình quản lý điểm là bảng điểm, do vậy các
thông tin trong bảng điểm phải có độ chính xác tuyệt đối. Bao gồm các thông
tin sau:
3
- Mã số bảng điểm (dùng xác định duy nhất một bảng điểm trong số các
bảng điểm)
- Tên môn học.
- Tên lớp.
- Loại hình thi/ kiểm tra.
- Học kỳ.
- Ngày thi/ kiểm tra.
- Danh sách sinh viên của cùng một lớp.
- Kết quả thi/ kiểm tra.
Để thiết lập đợc bảng điểm thuần nhất đòi hỏi phải thực hiện các quy tác
sau đây:
+ Khi lập danh sách dự thi/ kiểm tra, các thông tin sau phải đợc in bằng
máy tính với các dữ liệu lấy hoặc kết xuất từ cơ sở dữ liệu: Tên môn học; tên
lớp; học kỳ; danh sách sinh viên. Ngời lập danh sách dự thi/ kiểm tra vẫn phải
kiểm tra lại tính đúng đắn của dữ liệu. Khi có sinh viên của hai lớp trở lên cùng
dự thi/ kiểm tra một buổi của cùng một môn học thì vẫn phải lập cho mỗi lớp
một danh sách dự thi/ kiểm tra riêng.
+ Khi nhập dữ liệu bảng điểm vào cơ sở dữ liệu trong máy phải kịp thời
bổ xung các dữ liệu còn thiếu, sử chữa các dữ liệu cha chính xác. Đặc biệt nếu
xuất hiện sinh viên của các lớp khác nhau trong cùng một bảng điểm thì ngời
nhập dữ liệu phải tách thành các bảng điểm thuần nhất theo khái niệm đã nêu ở
trên.
+ Toàn bộ thông tin có trong bảng điểm thuần nhất sẽ là thông tin sơ cấp
đợc lu trữ trong cơ sở dữ liệu. Do vậy việc cập nhật các thông tin này vào cơ sở

dữ liệu trong máy tính cần giao cho phòng Đào tạo thực hiện. Dữ liệu về bảng
điểm đợc sao chép tự động cho khoa quản lý lớp đó, khoa có trách nhiệm dùng
bảng điểm nhân bản (nhận từ phòng Hành chính quản trị) đối chiếu phát hiện
sai sót của bảng điểm lu trong cơ sở dữ liệu và báo cho phòng Đào tạo cập nhật
lại dữ liệu.
iii. Các dữ liệu vào ra.
Hệ thống quản lý điểm học viên có thể đợc phân tích với các dữ liệu vào
ra nh sau:
1. Luồng thông tin đầu vào.
4
Về mặt nội dung, luồng tông tin đầu vào có thể chia thành một số loại
nh sau:
* Nhóm thông tin hồ sơ gốc:
Nhóm này chỉ gồm những dữ liệu nhằm xác định rõ từng học viên. Nhóm
thông tin này bao gồm:
- Mã học viên
- Mã lớp
- Họ tên học viên
- Ngày sinh
- Giới tính
- Nơi sinh
- Quê quán
- Dân tộc
- Tôn giáo
Những thông tin này đợc cập nhật một lần ngay khi học viên bắt đầu vào
nhập học và các thông tin này đợc lu trữ trong suốt thời gian đào tạo cũng nh lu
trữ lâu dài. Bởi vậy, khi tổ chức dữ liệu, những thông tin này phải đợc nghiên
cứu chi tiết sao cho khi lu trữ ít tốn bộ nhớ nhất mà vẫn đảm bảo các thông tin
đầu ra và các thông số tham khảo.
* Nhóm các thông tin đợc cập nhật định kỳ:

Nhóm thông tin này gồm các thông tin về môn học và điểm thi của môn
học đó. Nhóm thông tin này bao gồm:
- Mã môn học
- Tên môn học
- Số tiết
- Số trình
- Kỳ học
Mỗi môn học có thể cập nhật riêng cho từng học viên nhng cũng có thể
cập nhật chung cho từng lớp vì tất cả học viên trong lớp đều phải học tất cả các
môn học giống nhau. Điều đó phải đợc quan tâm đến khi tổ chức dữ liệu sao
cho cập nhật đợc nhanh chóng mà lại tiêu tốn ít bộ nhớ lu trữ.
Cập nhật điểm thi mỗi môn học của từng học viên đợc tiến hành thờng
xuyên sau mỗi lần khi kết thúc học phần của môn học đó. Khối lợng công việc
5
này rất lớn và vô cùng quan trọng, nếu cập nhật sai sẽ tác động trực tiếp đến
thông tin đầu ra.
* Nhóm thông tin đợc cập nhật không thờng xuyên:
Nhóm thông tin này không phải là cho tất cả mọi học viên nh 2 nhóm
thông tin trên mà chỉ bổ xung cho một số học viên. Đó là các thông tin: khen
thởng, kỷ luật, đối tợng u tiên Nhóm thông tin này không nằm trong hệ thống
báo cáo thông tin chính thống nên có thể có hoặc có thể không có.
2. Luồng thông tin đầu ra.
Luồng thông tin đầu ra có thể chia thành 3 loại sau:
* Các thông tin đợc đa ra bằng phơng pháp tính toán:
Loại thông tin này đợc thống kê chính xác từ các thông tin đầu vào. Việc
tính điểm trung bình của các môn học trong một năm học hay toàn khoá học đ-
ợc t ính theo công thức sau:
ĐTBC =

=
=
M
i
i
M
i
ii
m
am
1
1
Trong đó:
M là số các môn thi
m
i
là số đơn vị học trình của môn thứ i
a
i
là điểm thi của môn thứ i
Điểm trung bình đợc quy tròn đến số thứ hai trong phần thập phân.
Các thông tin này bao gồm: kết quả học tập của học viên theo từng năm
học và toàn khoá học. Đồng thời hệ thống phải đa ra đợc các danh sách học
viên phải thi lại theo môn và học viên lu ban.
* Các thông tin dạng tra cứu, tìm kiếm:
Đây là những thông tin đợc cập nhật thờng xuyên hoặc một lần. Khi đó
ngời sử dụng có nhu cầu thì mở ra tra cứu ch không cần qua khâu xử lý của ch-
ơng trình.
* Các thông tin thống kê, dự báo:
Các thông tin này đa ra trên cơ sở thống kê thực tế nhiều năm rồi từ đó

rút ra quy luật và căn cứ vào quy luật đó để dự báo cho tơng lai. Hệ thống phải
có chức năng thống kê theo yêu cầu nh: xếp loại, học tập, hạnh kiểm
6
Đối với hệ thống này, các thông tin đầu ra cần phải đáp ứng các yêu cầu
sau:
+ Đối với các thông tin đa ra bằng phơng pháp tính toán: hệ thống phải đ-
a ra đợc các báo cáo sau:
- Danh sách học viên đủ điều kiện làm đồ án tốt nghiệp: Đó là những học
viên có điểm trung bình chung của 6 học kỳ đầu nhỏ hơn hoặc bằng 6.00 và lớn
hơn hoặc bằng 5.00, riêng học kỳ VI chỉ xét điểm thi lần 1.
- Danh sách học viên phải thi lại các môn ở học kỳ vừa kết thúc: hệ thống
chỉ cần thống kê những môn học mà học viên thi lần thứ nhất đạt điểm nhỏ hơn
5 và kết quả cụ thể của lần thi đó.
- Danh sách học viên phải lu ban: Học viên phải lu ban là học viên có
25% số học trình của một năm học là dới điểm 5
- Bản báo cáo tổng hợp kết quả học tập của từng lớp theo học kỳ và năm
học: Sau mỗi lần kết thúc học kỳ hoặc năm học, hệ thống phải đa ra danh sách
theo từng lớp trong đó thông báo điểm trung bình chung của từng học viên,
phân loại học tập cho từng học viên theo tiêu chuẩn xếp loại học tập.
Tiêu chuẩn xếp loại học tập:
- Loại giỏi: 8.00 <= Đtbc < 9.00
- Loại khá: 7.00 <= Đtbc < 8.00
- Loại trung bình: 5.00 <= Đtbc < 7.00
- Loại yếu: 4.00 <= Đtbc < 5.00
- Loại kém: Đtbc < 4.00
- Bản báo cáo tổng hợp kết quả học tập của từng lớp của từng khoá học:
tiêu chí báo cáo cũng giống nh đối với học kỳ và năm học
- Phiếu điểm tốt nghiệp của từng học viên khi tốt nghiệp ra trờng: Phiếu
điểm này bao gồm tất cả các môn học trong khoá học, số học trình và điểm của
môn học, điểm các môn tốt nghiệp mà học viên đạt đợc.

+ Đối với các thông tin đa ra bằng phơng pháp tra cứu, tìm kiếm:
Hệ thống này chỉ giới hạn trong việc tìm kiếm học viên theo một số
thông tin nh: Lớp, họ tên để xem một số thông tin trong quá trình học tập của
học viên.
+ Các thông tin dự báo:
Đây là một phạm vi mà hệ thống không đề cập đến. Tuy nhiên, dới góc
độ phân tích và thiết kế hệ thống thì có thể thấy rằng nếu phát triển hệ thống thì
7
vẫn có thể đáp ứng đợc phần nào dựa trên những số liệu thống kê của những
năm trớc để lại.
Tóm lại, trong 3 loại thông tin mà hệ thống phải đáp ứng thì loại thông
tin đa ra bằng phơng pháp tính toán là quan trọng và cần thiết nhất, loại thông
tin thứ 2 là có nhng không quan trọng và hệ thống cũng không đề cập đến
nhiều, còn loại thông tin thứ 3 thì cha có nhu cầu sử dụng.
3. Các thông tin trợ giúp.
Nhóm các thông tin trợ giúp bao gồm: khen thởng, kỷ luật, đối tợng u
tiên.
Nhóm thông tin này không nằm trong nguồn cung cấp thông tin chính
thống của hệ thống vì vậy thông tin không đợc đầy đủ (có học viên có nhng
cũng có học viên không có). Vì vậy, hệ thống chỉ nhập lu và nếu cần thì đa ra
cùng các thông tin cần thiết khác. Các thông tin đó không tham gia vào quá
trình biến đổi thông tin để kết xất thành thông tin đầu ra.
IV. Các bớc xây dựng hệ thống quản lý điểm học viên.
1. Nghiên cứu sơ bộ và lập dự án
ở bớc này, ta tiến hành tìm hiểu, khảo sát hệ thống, phát hiện các nhợc
điểm còn tồn tại, từ đó đề xuất các giải pháp khác phục, cân nhắc tính khả thi
của dự án và định hớng cho các giai đoạn phát triển tiếp theo.
2. Phân tích hệ thống
Phân tích một cách chi tiết hệ thống hiện tại để xây dựng các lợc đồ khái
niệm, trên cơ sở đó tiến hành xây dựng lợc đồ cho hệ thống mới.

3. Thiết kế tổng thể
Thiết kế tổng thể hệ thống nhằm xác định vai trò của máy tính trong hệ
thống mới, phân định rõ ranh giới các công việc làm bằng máy tính với bằng
thủ công. Từ đó, xác định các hệ thống con trong phần việc đợc làm bằng máy
tính.
4. Thiết kế chi tiết
-Thiết kế các thủ tục ngời dùng và giao diện giữa ngời và máy tính
- Thiết kế cơ sở dữ liệu
8
- ThiÕt kÕ kiÓm so¸t (ng¨n truy nhËp tr¸i phÐp, an toµn sù cè)
- ViÕt ch¬ng tr×nh b»ng ng«n ng÷ lËp tr×nh Visual Fox 6.0
- Ch¹y thö ch¬ng tr×nh.
9
Chơng ii.
Phân tích, thiết kế hệ thống.
I .Phân tích chức năng nghiệp vụ của hệ thống
Để công việc thực hiện các yêu cầu mà bàI toán đặt ra thì hệ thống cần phảI co
chức năng sau:
-Chức năng hệ thống
-Cập nhật dữ liệu:thêm mới,xoá
-Tìm kiếm thông tin:Tìm theo tên,tìm theo ngày sinh,tìm theo
lớp ,theo khoa, theo môn học
- Báo cáo:ĐTB, số môn nợ,SV thi lại,SV lu ban .
Nh vậy,một hệ thống quản lý tốt phai có tính đủ mạnh trong công tác quản lý
nh :hệ thống,cập nhật,tìm kiếm ,báo cáo
1.Chức năng hệ thống.
Chức năng quản trị hệ thống đảm bảo sự làm việc tin cậy ,an toàncho hệ
thống .Hệ thống muốn làm việc an toàn phải có biện pháp ngăn ngừa nguy cơ
dẫn đến h hỏng mất mát thông tin hoặc khôI phục đợc nhiều nhất thông tin
mà nó quản lý khi xảy ra sự cố bất khả kháng .

Đối với một ứng dụng liên quan đến các cơ sở dữ liệu luôn đòi hỏi thông tin
mà nó quản lý phải đợc bảo vệ chắc chắn .Có hai loại nguy cơ dẫn đén h
hỏng ,mất mát thông tin là: Nguy cơ từ các sự cố kĩ thuật nh hỏng hóc về phần
cứng ,bộ phận lu trữ thông tin ,hỏng đờng truyền củ mạng Nguy cơ làm sai lạc
thông tin từ những ý đồ xấu từ sự sử dụng sai qui định hay thiếu hiểu biết.Đây
là những nguy cơ không thể tránh khỏi đối với mọi hệ thông tin,việc hạn chế tối
đa thiệt hại do nguy cơ sự cố kĩ thuật gây ra đợc gọi là công tác an toàn trong
ứng dụng.
Công việc phòng chống nguy cơ phá hại ăn cắp hoặc làm h hỏng thông tin do
sử dụng sai mục đích gọi là công tác bảo mật.Ngời đảm nhiệm chức năng này
gọi là ngời quản trị hệ thống.Để đảm bảo an toàn cho hệ thống và dữ liệu sơ cấp
trong cơ sở dữ liệu phải đợc sao lu ,lu trữ định kỳ ra các công cụ nh đĩa CD và
bảo quản tại nơi an toàn.Để thực hiện bảo mật dữ liệu chơng trình phải tạo lập
10