Xây dựng hệ thống BCQT thông minh
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.49 MB, 29 trang )
Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị thông minh với
Google Data Studio
Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị thông minh
với Google Data Studio
Phiên bản: Version 3.8
__________________________________________________________________________________
Mục lục
1. Báo cáo quản trị là gì?
3
1.1. Khái niệm
1.2. Các loại báo cáo cơ bản
3
3
1.3. Các lợi ích của hệ thống báo cáo quản trị
4
1.4. Những lưu ý khi lập báo cáo quản trị
4
2. Hệ thống báo cáo quản trị thông minh (Business Intelligence)
2.1. Business Intelligence (hay còn được biết đến là hệ thống báo cáo quản trị thơng minh) là gì?
2.2. Business Intelligence (BI) dành cho những doanh nghiệp nào
2.3. Các hoạt động chính của Business Intelligence (BI)
2.4. Các thành phần trong hệ thống BI
2.5. Kiến trúc hệ thống BI cơ bản
2.6. Các level của hệ thống BI
2.7. Data visualization (Trực quan hóa dữ liệu)
2.7.1. Vậy Data Visualization là gì
2.7.2. Tại sao chúng ta cần trực quan hóa dữ liệu
2.7.3. Ưu điểm của Data Visualization
2.7.4. So sánh các công cụ Data Visualization
2.7.5. Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị thông minh (Business Intelligence)
6
6
7
8
8
9
9
10
10
11
12
12
13
3. Giới thiệu về Google Data Studio
3.1. Giới thiệu chung
3.2. Công cụ này hoạt động như thế nào?
3.3. Xây dựng báo cáo với Google Data Studio
3.3.1. Cách thêm nguồn dữ liệu
3.3.2. Cách tạo báo cáo trong Google Data Studio
3.3.3. Cách sử dụng Explorer
Kết luận
16
16
16
17
18
20
26
28
2
Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị thông minh
với Google Data Studio
Phiên bản: Version 3.8
__________________________________________________________________________________
1. Báo cáo quản trị là gì?
1.1. Khái niệm
Báo cáo quản trị là một báo cáo có vai trị quan trọng, phục vụ nhu cầu bên trong nội bộ doanh
nghiệp. Đây được xem như là nguồn dữ liệu kinh doanh để các nhà quản trị đưa ra các quyết định,
chiến lực phù hợp và chính xác hơn. Một hệ thống báo cáo quản trị đầy đủ và chuyên nghiệp sẽ cung
cấp cho người lãnh đạo tồn cảnh về doanh nghiệp, ở từng khía cạnh, góc nhìn khác nhau. Người xây
dựng báo cáo sẽ thu thập dữ liệu từ các phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp. Theo dõi, tổng hợp
các chỉ số cần thiết về hiệu suất sau đó trình bày nó một cách dễ hiểu.
1.2. Các loại báo cáo cơ bản
Hệ thống báo cáo quản trị trong mỗi doanh nghiệp sẽ được xây dựng khác nhau tùy thuộc vào yêu cầu
quản lý của người lãnh đạo. Tuy nhiên về cơ bản sẽ bao gồm 4 loại báo cáo sau:
●
●
●
●
Báo cáo đo lường
Báo cáo xu hướng
Báo cáo chi phí
Báo cáo ngân sách.
Đến đây, ta có thể nhận ra một điều rằng, báo cáo tài chính và báo cáo quản trị có những phần giao
nhau nhưng nó hồn tồn khơng giống nhau. Thực tế, từ báo cáo tài chính có thể hỗ trợ lên 2 loại báo
cáo trong hệ thống báo cáo quản trị đó là chi phí và ngân sách. Tuy nhiên để lên được báo cáo đo
lường và báo cáo xu hướng thì địi hỏi người tạo lập cần phải có những chun mơn đặc thù khác.
3
Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị thông minh
với Google Data Studio
Phiên bản: Version 3.8
__________________________________________________________________________________
1.3. Các lợi ích của hệ thống báo cáo quản trị
●
●
●
●
●
Trợ giúp đo lường các chỉ số chiến lược: Để có thể phát triển, doanh nghiệp đều cần
phải đo lường được hiệu suất của mình so với thị trường, với đối thủ cạnh tranh. Thông
qua hoạt động đo lường, nhà quản lý sẽ có thể đánh giá và giám sát chặt chẽ hiệu quả
trong suốt quá trình thực hiện.
Định vị được vị thế doanh nghiệp: Thông qua báo cáo quản trị, nhà lãnh đạo sẽ định vị
được doanh nghiệp mình đang đứng ở đâu, tình trạng thế nào, tương lai phát triển ra
sao? Từ đó sẽ có được những chiến lược phù hợp với doanh nghiệp.
Thiết lập tiêu chuẩn hiệu suất rõ ràng: Báo cáo theo dõi giúp nhà quản trị có đánh giá
một cách toàn diện để đưa ra những tiêu chuẩn hiệu suất (KPI) rõ ràng, chính xác và
phù hợp nhất khơng chỉ đối với doanh nghiệp, mà với nhân viên chỉ số KPI này cũng
rất cần phải đúng mực. KPI lý tưởng nhất dành cho doanh nghiệp, đó là KPI khi nhân
sự ở vị trí đó cố gắng phấn đấu bằng tồn bộ năng lượng mình có sẽ đạt được.
Cải thiện giao tiếp, nâng cao sự hợp tác: Báo cáo quản trị chính là một phương tiện hữu
hiệu trong việc giao tiếp giữa sếp với nhân viên, giữa doanh nghiệp với đối tác. Khi
hoạt động giao tiếp của các mối quan hệ đó được cải thiện, điều tất yếu rằng sự hợp tác
sẽ được nâng cao, gắn kết các mối quan hệ đó trở nên bền chặt hơn.
Định hướng nhà quản trị có những chiến lược đúng đắn, thúc đẩy sự tăng trưởng trong
kinh doanh.
1.4. Những lưu ý khi lập báo cáo quản trị
Thứ nhất: Người lập báo cáo quản trị phải là người hiểu về công ty tường tận đến từng chi tiết nhỏ.
Thứ hai: Hệ thống báo cáo quản trị cần được thiết lập dựa trên
●
●
Xây dựng dựa trên 3 yếu tố then chốt: Lập – Đọc – Phân tích.
Khơng copy, sao chép báo cáo quản trị. Tình trạng SXKD của mỗi công ty là khác
nhau, không đơn vị nào giống đơn vị nào cả. Vì vậy khơng copy, sao chép là nguyên
tắc rất quan trọng. Chúng ta có thể tham khảo cách làm, quy trình xây dựng báo cáo
quản trị ở những đơn vị khác, nhưng tuyệt đối nội dung và số liệu là không thể sao
chép.
Thức ba là: Các bạn hãy xem cụ thể các nguyên tắc sau để lập báo cáo quản trị
STT
Nguyên tắc
Hướng đối tượng
Hướng tới đối tượng cụ thể, tập hợp các tiêu chí định lượng trong mục tiêu
của đối tượng hướng tới, đo lường kịp thời và chính xác.
Các báo cáo được phân quyền rõ ràng cho người dùng cuối
Phản hồi tích cực từ phía người dùng
2
Khác biệt với Báo cáo tài chính
(BCTC)
Phân định rõ tính ứng dụng của báo cáo quản trị là khác biệt so với báo cáo
tài chính:
- BCTC hướng ra bên ngoài: Thuế, khách hàng, nhà đầu tư
- BCQT hướng bên trong: Phục vụ nhân sự quản trị đưa ra phương hướng
và quyết định để điều hành doanh nghiệp
3
Định hướng dữ liệu
Nguồn dữ liệu phải được định hướng từ trước khi xây dựng: Lấy từ đâu, xử
lý thế nào?
4
Được phân loại rõ ràng
Phân loại rõ ràng các báo cáo quản trị, mỗi báo cáo quản trị thể hiện bộ chỉ
số cụ thể với các mảng quản trị hoặc vận hành khác nhau
1
4
Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị thông minh
với Google Data Studio
Phiên bản: Version 3.8
__________________________________________________________________________________
5
Tính ứng dụng thực tế
Phản ảnh toàn bộ các kết quả, chỉ số then chốt của mảng quản trị hoặc vận
hành khác nhau
6
Cấu trúc phân tầng hợp lý
Bóc tách dữ liệu theo nhiều chiều, từ tổng quan đến chi tiết
7
Tính thẩm mỹ và dễ quan sát
Ngôn ngữ và màu sắc thiết kế trong báo cáo phù hợp với người đọc
Để hỗ trợ cho việc xây dựng báo cáo quản trị, các bạn hãy tham khảo khóa học xây dựng hệ
thống báo cáo quản trị thơng minh tại đây (Click vào link)
Học thử tại đây: Click vào link
5
Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị thông minh
với Google Data Studio
Phiên bản: Version 3.8
__________________________________________________________________________________
2. Hệ thống báo cáo quản trị thông minh (Business Intelligence)
Sau cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, chắc hẳn các bạn đã nghe tới các thuật ngữ như:
●
●
●
Business Intelligence
Big Data
Data Warehouse
Vậy chúng là gì? và chúng liên quan thế nào đến quản trị doanh nghiệp hiện đại, trong phần này HCW
sẽ giới thiệu cho các bạn chi tiết.
Như ở chương 1, các bạn đã tìm hiểu và đã biết được các khái niệm của hệ thống báo cáo quản trị.
Xuất phát từ nhu cầu thu thập, kiểm soát dữ liệu để ra quyết định và chiến lược, chúng ta xây dựng
báo cáo quản trị đóng vai trị như một cơng cụ sẽ cung cấp cho người lãnh đạo tồn cảnh về doanh
nghiệp, ở từng khía cạnh, góc nhìn khác nhau.
Nhưng khi hệ thống của chúng ta phát triển, dữ liệu thu thập, lưu trữ để phân tích, đánh giá ngày một
nhiều lên. Nếu chúng ta chỉ sử dụng các công cụ đơn giản như EXCEL để thu thập, quản lý và
phân tích dữ liệu, rồi tạo ra các báo cáo quản trị, thì các vấn đề sẽ xảy ra:
●
●
●
Dữ liệu bị phân mảnh và không mang tính hệ thống vì khối lượng q lớn
Mất kiểm sốt trong việc kiểm tra tính đúng đắn và đầy đủ
Quá nhiều nguồn dữ liệu, việc liên kết các nguồn dữ liệu rất khó khăn vì phải làm thủ cơng
Một ví dụ đơn giản, chúng ta muốn xây dựng một báo cáo về tình hình kinh doanh của cơng ty trong 3
năm qua, nhưng những dữ liệu lại được chứa ở 3 hệ thống khác nhau:
●
●
●
Hệ thống quản lý bán hàng ERP
Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng CRM
Hệ thống quản lý kế toán MISA
Người làm báo cáo quản trị phải trích xuất, phân loại, tổng hợp dữ liệu từ cả 3 nguồn này, mới có thể
xây dựng một báo cáo hoàn chỉnh cho chúng ta. Nhưng khi dữ liệu xử lý không phải 3 năm, mà là 5
năm, 10 năm, tính tốn trên cơng cụ thơng thường như EXCEL khơng cịn đáp ứng được nữa.
Từ đó, cơng nghệ Data Warehouse và Business Intelligence sẽ phát huy hiệu quả, với tên gọi quen
thuộc là một hệ thống báo cáo quản trị thơng minh.
Chúng ta hãy cùng tìm hiểu các khái niệm sau đây.
6
Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị thông minh
với Google Data Studio
Phiên bản: Version 3.8
__________________________________________________________________________________
2.1. Business Intelligence (hay còn được biết đến là hệ thống báo cáo quản trị thơng minh) là gì?
Một cách ngắn gọn, bạn có thể hiểu BI (tạm dịch là kinh doanh thông minh, hay trí tuệ doanh nghiệp)
một cách đơn giản:
●
●
●
●
BI là cơng cụ biến dữ liệu thơ thành những kết quả có nghĩa, dùng được và hỗ trợ ra quyết
định.
BI là các ứng dụng dùng công nghệ để doanh nghiệp hành động dựa trên những kết quả phân
tích bài bản.
BI hỗ trợ tạo ra quy trình quản lý doanh nghiệp thơng minh
BI là một tiến bộ công nghệ chưa bao giờ ngừng phát triển và lan rộng trong thế giới kinh
doanh.
Là giải pháp quản trị doanh nghiệp thông minh, là một hệ thống báo cáo cho phép tổ chức / doanh
nghiệp khai thác dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau về khách hàng, thị trường, nhà cung cấp, đối tác,
nhân sự… và phân tích / sử dụng các dữ liệu đó thành các nguồn thơng tin có ý nghĩa nhằm hỗ trợ ra
quyết định.
2.2. Business Intelligence (BI) dành cho những doanh nghiệp nào
Đối với nhà quản lý, đây là hệ thống phân tích hoạt động chính xác và tồn diện nhất do thơng tin
được tổng hợp từ nhiều nguồn trong doanh nghiệp.
Trong nhiều trường hợp, nếu không sử dụng BI, doanh nghiệp sẽ khơng có được kết quả ngay, thậm
chí có thể tốn kém một khoản chi phí cho việc khảo sát, nghiên cứu, tìm tịi mới có được kết quả. Với
BI, doanh nghiệp dễ dàng có ngay thơng tin phân tích quản lý.
Bởi vậy BI phù hợp với tất cả các doanh nghiệp, không chỉ dành riêng cho doanh nghiệp sản xuất,
phân phối, BI phù hợp với tất cả các loại hình doanh nghiệp như hệ thống siêu thị, ngân hàng, viễn
thông,… đây đều là những nơi cần thu thập, xử lý khối lượng dữ liệu cực lớn. Do đó BI có tính ứng
dụng rất cao khi nguồn dữ liệu của doanh nghiệp sẽ lớn dần theo thời gian hoạt động.
7
Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị thông minh
với Google Data Studio
Phiên bản: Version 3.8
__________________________________________________________________________________
2.3. Các hoạt động chính của Business Intelligence (BI)
Hoạt động chính của BUSINESS INTELLIGENCE (BI)
●
●
●
●
●
●
Hỗ trợ quyết định (Decision support)
Truy vấn và báo cáo (Query and reporting)
Phân tích xử lý trực tuyến (Online analytical processing (OLAP))
Phân tích thống kê (Statistical analysis)
Dự đốn (Forecasting)
Khai thác dữ liệu (Data mining)
2.4. Các thành phần trong hệ thống BI
Hệ thống BI đơn giản có thể được xem là sự kết hợp của 3
thành phần chính như sau:
(1) Data Warehouse (Kho dữ liệu): Chứa dữ liệu tổng hợp
của doanh nghiệp
(2) Data Mining (Khai phá dữ liệu): Các kỹ thuật dùng để
khai phá dữ liệu và phát hiện tri thức như phân loại
(Classification), phân nhóm (Clustering), phát hiện luật kết
hợp (Association Rule), Dự đoán (),…
(3) Business Analyst – Data Analyst (Phân tích kinh
Doanh): Các nhà lãnh đạo Doanh nghiệp đưa ra những
quyết định chiến lược đối với hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp.
8
Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị thông minh
với Google Data Studio
Phiên bản: Version 3.8
__________________________________________________________________________________
2.5. Kiến trúc hệ thống BI cơ bản
Một hệ thống BI sẽ bao gồm các thành phần cơ bản như:
➢ Data Source: Nguồn dữ liệu, có thể lấy từ hệ thống phần mềm mà doanh nghiệp chúng ta
đang sử dụng hàng ngày: ERP, CRM, HR
➢ Data Warehouse: Kho dữ liệu: Tập trung lại toàn bộ các dữ liệu, phân tích, sàng lọc, sắp xếp
các dữ liệu đó
➢ Data Visualization, Data Mining: Trực quan hóa dữ liệu và khai phá dữ liệu. Đây cũng là
công cụ giúp chúng ta xây dựng các báo cáo quản trị, đưa ra phân tích và quyết định, cịn
được gọi với thuật ngữ là “Data Visualization - Trực quan hóa dữ liệu”
2.6. Các level của hệ thống BI
Hệ thống BI cũng có nhiều cấp độ, tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp, đi kèm với chi
phí duy trì và triển khai, doanh nghiệp có thể lựa chọn để xây dựng một hệ thống BI với level phù
hợp.
Thông thường, chúng ta sẽ chia các cấp độ của hệ thống BI làm 4 level sau:
9
Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị thông minh
với Google Data Studio
Phiên bản: Version 3.8
__________________________________________________________________________________
❖ Level 1: BI giúp chúng ta trả lời câu hỏi: “Cái gì, như thế nào “ bằng các báo cáo trực quan
❖ Level 2: BI giúp chúng ta trả lời câu hỏi tại sao bằng các cơng cụ trực quan hóa dữ liệu, phân
tích nguyên nhân
❖ Level 3: BI giúp chúng ta đưa ra các dự đốn, trả lời câu hỏi: “Chuyện gì sẽ xảy ra tiếp theo”
❖ Level 4: BI giúp chúng ta đưa ra định hướng phát triển cho doanh nghiệp, với những xu
hướng và lựa chọn được phân tích kỹ càng,
2.7. Data visualization (Trực quan hóa dữ liệu)
Visualization hiểu một cách đơn giản là hình ảnh hóa dựa trên dữ liệu. Khái niệm của visualization
rất ngắn gọn nhưng trên thực tế visualization lại là một mảng rất rộng và có thể coi là một lĩnh vực
kết hợp của khoa học và nghệ thuật bởi nó vừa lên quan đến đồ họa (sử dụng hình học để diễn tả kết
quả), vừa liên quan đến khoa học thống kê (sử dụng con số để nói lên vấn đề).
2.7.1. Vậy Data Visualization là gì
Data visualization – Trực quan hóa dữ liệu là thể hiện dữ liệu thành các dạng đồ họa như là đồ thị,
biểu đồ hay sử dụng các phương pháp, công cụ khác nhau để trực quan hóa và minh họa dữ liệu được
tốt nhất. Mục đích là biến các nguồn dữ liệu thành những thông tin được thể hiện một cách trực quan,
dễ quan sát, dễ hiểu, để truyền đạt rõ ràng những hiểu biết đầy đủ (insights) từ dữ liệu đến người xem,
người đọc.
Ví dụ, ở nhà, lúc chúng ta theo dõi tin tức trên tivi nếu để ý sẽ thấy đồ thị so sánh GDP & CPI qua các
thời kỳ khi phát thanh viên cung cấp thông tin về tình hình kinh tế nước ta. Trường hợp rõ nhất là lúc
chúng ta theo dõi dự báo thời tiết tình hình thời tiết như mưa, nắng, gió, bão,…. tại mỗi vùng miền
được thể hiện trên những bản đồ địa lý. Thơng qua hai ví dụ này các bạn chắc cũng nắm được tầm
quan trọng cũng như sự cần thiết của Data visualization.
10
Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị thông minh
với Google Data Studio
Phiên bản: Version 3.8
__________________________________________________________________________________
Các kiểu Data Visualization phổ biến
●
●
●
●
●
●
Biểu đồ
Bảng
Đồ thị
Bản đồ
Infographics
Dashboard
2.7.2. Tại sao chúng ta cần trực quan hóa dữ liệu
Chúng ta cần trực quan hóa dữ liệu vì bản tóm tắt thơng tin trực quan giúp dễ dàng xác định các mẫu
và xu hướng hơn là xem qua hàng nghìn hàng trên bảng tính. Đúng như vậy, với hình ảnh não bộ của
con người sẽ cho phản ứng tốt hơn rất nhiều so với các ký hiệu và con số đơn sơ. Đây chính là điểm
khiến Data Visualization được đánh giá rất cao và nhiều chuyên gia nhận định nó sẽ trở thành xu thế
trong tương lai.
Nếu khơng có sự trình bày trực quan của những hiểu biết sâu sắc, người xem có thể khó nắm bắt được
ý nghĩa thực sự của những phát hiện. Ví dụ: việc trình bày các con số với sếp của bạn sẽ không cho họ
biết lý do tại sao họ nên quan tâm đến dữ liệu, nhưng hiển thị cho họ biểu đồ về số tiền mà những
thông tin chi tiết có thể tiết kiệm / khiến họ chắc chắn sẽ thu hút sự chú ý của họ.
Data Visualization giúp kiểm soát theo dõi các chỉ số về hiệu quả hoạt động, KPIs, tình hình hoạt
động của cơng ty dựa trên Dashboard cho thấy tầm quan trọng của việc tận dụng, khai thác tài sản dữ
liệu để phúc vụ ra quyết định.
11
Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị thông minh
với Google Data Studio
Phiên bản: Version 3.8
__________________________________________________________________________________
2.7.3. Ưu điểm của Data Visualization
●
●
●
●
●
●
Dễ dàng phân tích các dữ liệu lớn của cơng ty
Xác định trước các xu hướng trong tương lai
Xác định các mối tương quan
Tăng khả năng truyền tải thông điệp tới những đối tượng khác
Đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu
Đánh giá bằng con số các kết quả của nỗ lực của bạn
Việc xác định các xu hướng là vơ cùng khó khăn khi sử dụng các cơng cụ truyền thống và lỗi thời như
bảng tính excel hay google sheet. Data visualization sẽ giúp doanh nghiệp tìm ra các xu hướng sớm
hơn. Và như vậy, bạn có thể phản ứng trước các đối thủ của mình.
2.7.4. So sánh các cơng cụ Data Visualization
Cho tới hiện tại, có rất nhiều cơng cụ giúp chúng ta trực quan hóa dữ liệu, nhưng phổ biến nhất là 3
công cụ này, các bạn hãy tìm hiểu một số thơng tin ở bảng so sánh sau:
STT
Terms
Power BI
Tableau
Google Data Studio
Tableau là một công cụ
doanh nghiệp thơng minh
(Business Intelligence) và
phân tích dữ liệu để tạo báo
cáo và trực quan hóa dữ liệu
với tính linh hoạt cao.
Google Data Studio là một
công cụ doanh nghiệp thông
minh (Business Intelligence)
và phân tích dữ liệu để tạo
báo cáo và trực quan hóa dữ
liệu với tính linh hoạt cao.
TABLEAU SOFTWARE
1
Khái niệm
Power BI là cơng cụ
phân tích dữ liệu kinh
doanh (business data
analytics tool) dùng để
phân tích hoạt động kinh
doanh và thu thập thông
tin chi tiết.
2
Nghiên cứu và
phát triển bởi
MICROSOFT
12
Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị thông minh
với Google Data Studio
Phiên bản: Version 3.8
__________________________________________________________________________________
3
Năm phát hành
2013
2003
2016
4
Data Sources
(Các nguồn dữ
liệu)
Đa dạng
Đa dạng và đầy đủ nhất
Đa dạng
Khả năng xử lý
dữ liệu
Khả năng xử lý dữ liệu
của Power BI vẫn cịn
hạn chế khi so với
Tableau.
Tableau có thể xử lý một
khối lượng lớn dữ liệu với
hiệu suất tốt hơn.
Hạn chế hơn 2 cơng cụ
Power BI và Tableau
6
Đối tượng sử
dụng
Phân tích kinh doanh,
làm báo cáo quản trị
hoặc xây dựng hệ thống
BI
Chuyên gia về phân tích dữ
liệu
Phân tích kinh doanh, làm
báo cáo quản trị hoặc xây
dựng hệ thống BI cho các
doanh nghiệp SMEs
7
Học sử dụng cơng
Trung bình
cụ
Phức tạp
Rất dễ
8
Giá thành
Giá thành rất cao
$70/user/tháng
Hồn tồn miễn phí
5
Có bản miễn phí nhưng
hạn chế tính năng
$10/user/tháng
Đến đây, các bạn có thể hiểu, hệ thống báo cáo quản trị thông minh - Business intelligence (BI) là
một phiên bản nâng cấp tuyệt vời cho các báo cáo quản trị đơn giản, được xây dựng thủ công.
Business Intelligence (BI) giải quyết tất cả các nhược điểm khi chúng ta xây dựng một hệ thống báo
cáo quản trị như:
-
Xử lý khối lượng dữ liệu cực lớn, với tốc độ rất nhanh
Có đầy đủ các thành phần, cơng cụ, cấp độ để đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp. Hệ thống BI
level 4 có khả năng dự đốn xu hướng, là một công cụ rất đắc lực cho nhà quản trị
Dữ liệu được kiểm soát, thu về một mối (Data Warehouse - Kho dữ liệu), là tri thức của doanh
nghiệp trong thời đại 4.0 này
2.7.5. Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị thông minh (Business Intelligence)
a) Hệ thống báo cáo quản trị thông minh cơ bản
Các bạn hay xem qua sơ đồ sau, là một hệ thống BI cơ bản, với những ưu điểm như:
●
●
●
Thời gian xây dựng rất nhanh
Dễ dàng triển khai và sử dụng
Gần như khơng tốn chi phí xây dựng và duy trì
Tuy nhiên, những hạn chế là:
●
●
Đáp ứng được khối lượng dữ liệu ở mức trung bình
Vẫn cần phải làm mới dữ liệu bằng tay (import và export dữ liệu sang Google Drive)
Các bạn hãy tham khảo khóa học xây dựng hệ thống báo cáo quản trị thông minh tại đây (Click vào
link)
Học thử tại đây: Click vào link
13
Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị thông minh
với Google Data Studio
Phiên bản: Version 3.8
__________________________________________________________________________________
Mô tả một hệ thống BI cơ bản được xây dựng dựa trên các công cụ Google Cloud
●
●
●
Google Spreadsheet
Google Drive
Google Data Studio
b) Hệ thống báo cáo quản trị thông minh chuyên nghiệp
Là phiên bản nâng cấp của hệ thống BI cơ bản, chúng ta sẽ xây dựng Data Warehouse và các công cụ
ETL (kết nối dữ liệu tự động), nhưng sẽ tốn kém chi phí và cần một đội ngũ có trình đồ về lập trình và
cơng nghệ.
Mơ tả hệ thống BI chun nghiệp được xây dựng dựa trên các công nghệ
14
Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị thông minh
với Google Data Studio
Phiên bản: Version 3.8
__________________________________________________________________________________
●
●
●
Data Warehouse: PostgreSQL
Data Visualization: Google Data Studio
ETL
Ưu điểm:
●
●
●
Kết nối dữ liệu cực lớn, với tốc độ rất nhanh
Làm mới dữ liệu tự động
Tương thích với rất nhiều hệ thống khác
Nhược điểm:
●
●
Tốn thời gian và chi phí để xây dựng Data Warehouse
Cần đội ngũ nhân sự có trình độ kỹ thuật và hiểu biết về lập trình, xây dựng hệ thống
Với những doanh nghiệp muốn nâng cấp lên hệ thống BI chuyên nghiệp sau khi đã trải nghiệm hệ
thống BI cơ bản, HCW hồn tồn có thể giúp đỡ trong việc triển khai và xây dựng một hệ thống hoàn
chỉnh, hiện đại, đáp ứng được tất cả như cầu mà doanh nghiệp cần.
Sang chương tiếp theo, HCW sẽ giới thiệu cho các bạn một công cụ Data Visualization (trực quan hóa
dữ liệu) rất phổ biến trên thế giới hiện nay, đó là Google Data Studio, sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực cho
các bạn trong việc xây dựng một hệ thống báo cáo quản trị thơng minh hồn chỉnh, với cấp độ đơn
giản nhất.
15
Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị thông minh
với Google Data Studio
Phiên bản: Version 3.8
__________________________________________________________________________________
3. Giới thiệu về Google Data Studio
3.1. Giới thiệu chung
Google Data Studio là công cụ tạo báo cáo miễn phí, dễ dàng kết nối và thu thập dữ liệu từ các nguồn
dữ liệu khác nhau, nhờ đó tạo ra dashboard và các báo cáo dễ hiểu.
Với giao diện kéo thả dễ sử dụng, bạn có thể tạo báo cáo chỉ trong vòng vài phút mà khơng cần phải
có bất kỳ kiến thức gì về mặt kỹ thuật.
Có rất nhiều lý do để chúng ta nên sử dụng Google Data Studio.
●
●
●
●
●
Tạo báo cáo đa kênh: Lấy dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau như Google Analytics, Google
Sheets, Facebook Ads, v.v.
Tạo báo cáo theo thời gian thực: Một khi bạn đã kết nối với các nguồn dữ liệu, báo cáo của
bạn sẽ cập nhật mỗi khi có bất kỳ thay đổi nào trong nguồn dữ liệu, hoặc cập nhật tự động
theo thời gian thực.
Giàu tính tương tác: Người dùng có thể tương tác với báo cáo và cập nhật các trường một
cách đa dạng giúp trực quan hóa dữ liệu hơn.
Dễ sử dụng: Google Data Studio là một công cụ khá dễ sử dụng, dù rằng thực tế bạn cũng
nên có kinh nghiệm để khai thác hết cơng dụng của nó.
Điều tuyệt vời nhất ở cơng cụ này là nó hồn tồn miễn phí, chính xác thì với phần lớn các
chức năng.
3.2. Công cụ này hoạt động như thế nào?
Google Data Studio hoạt động bằng cách kết nối báo cáo của bạn với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau,
cho phép bạn trình bày dữ liệu trong các dashboard giàu tính tương tác.
Việc kết nối tới dữ liệu địi hỏi phải có sự hợp tác giữa hai thành phần khác nhau.
●
●
Connector: là cầu nối liên kết Google Data Studio với nền tảng của bạn. Một khi kết nối
thành công, Google sẽ tạo một nguồn dữ liệu trong Data Studio.
Nguồn dữ liệu: là kết quả của kết nối đề cập ở trên. Ví dụ, kết nối tới tài khoản Facebook
Ads sẽ tạo ra một nguồn dữ liệu. Các nguồn dữ liệu cho phép bạn tiếp cận dimension
(thuộc tính của dữ liệu, giúp mô tả dữ liệu của bạn) và metric (các dữ liệu dạng số, có thể
định lượng và dễ dàng tính tốn bằng các phép tính thơng thường) từ tài khoản đó.
16
Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị thông minh
với Google Data Studio
Phiên bản: Version 3.8
__________________________________________________________________________________
Connector là cầu nối giữa các sản phẩm hay nền tảng và nguồn dữ liệu
Nói cách khác, connector cho phép Google truy cập dữ liệu từ các sản phẩm và nền tảng khác nhau,
diễn dịch chúng thành nguồn dữ liệu mà Data Studio có thể dùng trong dashboard.
Các bạn hãy tham khảo khóa học xây dựng hệ thống báo cáo quản trị thông minh tại đây (Click vào
link)
Học thử tại đây: Click vào link
3.3. Xây dựng báo cáo với Google Data Studio
Trước tiên, để truy cập vào Google Data Studio, bạn phải có Tài khoản Google. Sau đó, bạn
có thể đăng nhập vào trang web Google Data Studio (Click vào link)
Trong phiên bản mới nhất năm 2021, bạn sẽ thấy màn hình như sau:
17
Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị thông minh
với Google Data Studio
Phiên bản: Version 3.8
__________________________________________________________________________________
Menu bên trái dùng để điều hướng giữa các báo cáo bạn đã mở gần đây, các báo cáo đã được
tạo hoặc chia sẻ với người dùng của bạn. Menu trên cùng cho phép bạn điều hướng giữa Báo
cáo, Nguồn dữ liệu và Tệp từ Explorer.
3.3.1. Cách thêm nguồn dữ liệu
Sau khi làm quen với công cụ này, chắc hẳn bạn sẽ muốn biết cách tạo báo cáo, phải không?
Nhưng trước tiên, hãy cố gắng xác định nguồn dữ liệu bạn muốn làm việc. Họ sẽ cung cấp
các báo cáo mà bạn tạo.
Để làm điều đó, hãy nhấn vào Create > Data Source trong menu bên trái.
18
Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị thông minh
với Google Data Studio
Phiên bản: Version 3.8
__________________________________________________________________________________
Trên màn hình tiếp theo, hãy chọn nền tảng bạn muốn tích hợp với Google Data Studio. Ở
góc trên bên trái, bạn có thể đặt tên cho nguồn dữ liệu của mình.
Trong ví dụ dưới đây, chúng tơi đã chọn Google Trang tính. Khi bạn nhấp vào Ủy quyền,
Google Data Studio sẽ kết nối với các thuộc tính được liên kết với Tài khoản Google của bạn.
Sau đó, bạn có thể chọn dữ liệu và bảng tính sẽ được thu thập.
19
Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị thông minh
với Google Data Studio
Phiên bản: Version 3.8
__________________________________________________________________________________
Sau khi cho phép kết nối, bạn sẽ có một nguồn dữ liệu được đăng ký. Từ đó, bạn có thể tạo
báo cáo hoặc khám phá dữ liệu trong Explorer.
3.3.2. Cách tạo báo cáo trong Google Data Studio
Bây giờ, hãy xem cách tạo báo cáo. Sau khi thêm nguồn dữ liệu, bây giờ bạn có thể nhấp vào
nút “Create report” hoặc quay lại trang chủ Google Data Studio. Trong menu bên trái, nhấp
vào Create > Report. Bạn có thể chọn một mẫu từ thư viện.
20
Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị thông minh
với Google Data Studio
Phiên bản: Version 3.8
__________________________________________________________________________________
Trên trang tiếp theo, Google Data Studio đã yêu cầu bạn chọn nguồn dữ liệu cho báo cáo.
Nếu bạn đã thêm chúng như được hiển thị ở trên, hãy chuyển đến “My data sources” và chọn
chúng. Nếu bạn chưa thêm nguồn dữ liệu trước đó, bạn có thể kết nối chúng lúc này.
Sau khi bạn chọn nguồn dữ liệu, Google Data Studio sẽ hiển thị một trang giống như trang
bên dưới. Từ đó, bạn có thể tạo báo cáo theo cách bạn muốn, thêm đồ họa, hình dạng và văn
bản, thay đổi bố cục và các hành động khác. Nếu bạn bắt đầu từ một mẫu, báo cáo sẽ hoàn
thiện hơn – chỉ cần chỉnh sửa dữ liệu và tùy chỉnh nó theo ý muốn.
Trong cột bên phải, bạn có thể tìm thấy các tùy chọn biểu đồ có sẵn, ngồi các số liệu và loại
nguồn dữ liệu, có thể được kết hợp và kết hợp với nhau để tạo ra nhiều thông tin thú vị hơn
trong báo cáo.
21
Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị thông minh
với Google Data Studio
Phiên bản: Version 3.8
__________________________________________________________________________________
Trong menu trên cùng của báo cáo, bạn có thể tìm thấy một số tùy chọn chỉnh sửa. Ví dụ: có
thể nhấp vào “Add a chart” và xem tất cả các khả năng.
22
Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị thông minh
với Google Data Studio
Phiên bản: Version 3.8
__________________________________________________________________________________
Bạn cũng có thể nhấp vào “Add a control” để chèn các tùy chọn điều khiển động cho người
dùng đang xem báo cáo.
23
Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị thông minh
với Google Data Studio
Phiên bản: Version 3.8
__________________________________________________________________________________
Ở cuối menu, bạn cũng sẽ tìm thấy các tùy chọn “Theme and Layout”. Chúng cho phép bạn
tùy chỉnh báo cáo theo ý muốn.
24
Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị thông minh
với Google Data Studio
Phiên bản: Version 3.8
__________________________________________________________________________________
Lưu ý rằng, trong menu trên cùng, bạn có thể chỉnh sửa tên báo cáo, ngoài việc truy cập vào
tất cả các tùy chọn chỉnh sửa và xem. Ở bên phải, cũng có các nút để tạo bản sao của báo cáo,
cập nhật dữ liệu, chia sẻ và xem báo cáo.
Bằng cách chọn “Share” bạn có thể mời người dùng khác, gửi qua email, sao chép liên kết,
nhúng báo cáo hoặc tải xuống dưới dạng PDF.
25
