Hướng dẫn làm phiếu công bố mỹ phẩm nhập khẩu chi tiết

Quy Trình Đăng Ký Cơng Bố Mỹ Phẩm Nhập Khẩu Chi Tiết 2022
I.

Chuẩn Bị Bộ Hồ Sơ Đăng Ký PCB Mỹ Phẩm

Đầu tiên phải chuẩn bị hồ sơ để làm PCB cho mỹ phẩm: Để làm được 1 PCB mỹ phẩm thì ta cần
các giấy tờ sau:

Hồ sơ cơng bố sản phẩm mỹ phẩm bao gồm các tài liệu sau:
1. Kê khai phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm (02 bản) kèm theo dữ liệu công bố (bản mềm
của Phiếu công bố); file Exel. (Cập nhập mẫu mới nhất trên trang Cổng thông tin một cửa
quốc gia).
2. Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa
sản phẩm ra thị trường (có chữ ký và đóng dấu của doanh nghiệp). Trường hợp mỹ phẩm sản
xuất trong nước mà tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường không phải
là nhà sản xuất thì phải có bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của nhà sản xuất (có
chứng thực hợp lệ); file PDF.
3. Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hợp lệ Giấy ủy quyền của nhà sản xuất hoặc chủ sở
hữu sản phẩm ủy quyền cho tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường
được phân phối sản phẩm mỹ phẩm tại Việt Nam (áp dụng đối với mỹ phẩm nhập khẩu và mỹ
phẩm sản xuất trong nước mà tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường
không phải là nhà sản xuất). Đối với sản phẩm nhập khẩu thì Giấy uỷ quyền phải là bản có
chứng thực chữ ký và được hợp pháp hoá lãnh sự theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp
được miễn hợp pháp hoá lãnh sự theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Giấy
uỷ quyền phải đáp ứng các yêu cầu quy định tại Điều 6 Thông tư này. (file PDF)
4. Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS): Chỉ áp dụng đối với trường hợp công bố sản phẩm
mỹ phẩm nhập khẩu và đáp ứng các yêu cầu sau:
a, CFS do nước sở tại cấp là bản chính hoặc bản sao có chứng thực hợp lệ, cịn hạn. Trường
hợp CFS khơng nêu thời hạn thì phải là bản được cấp trong vòng 24 tháng kể từ ngày cấp.
b, CFS phải được hợp pháp hoá lãnh sự theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp được
miễn hợp pháp hoá lãnh sự theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

c, Check CFS để tránh trường hợp sản phẩm cần làm lại PCB khơng có trong CFS. Báo lại
Ban giám đốc nếu gặp trường hợp này để liên hệ hãng xin CFS mới.
d, Trường hợp CFS khơng có thơng tin Cơng ty sản xuất, hồ sơ sẽ gửi kèm GMP thể hiện
thông tin công ty sản xuất sản phẩm.
Lưu ý: Tất cả các loại giấy chứng nhận lưu hành tự do, giấy ủy quyền, giấy đăng ký kinh doanh
đều phải để ở dạng file FDF.

II.

Tiến Hành Kê Khai Hồ Sơ Đăng Ký Phiếu Công Bố


Bước 1: Kê khai hồ sơ PCB trên file exel mẫu, phần đầu tiên “thông tin về sản phẩm mỹ
phẩm” chú ý điền đúng tên nhãn hàng và tên sản phẩm. Sau đó xem loại đó thuộc dạng nào nếu
có mã màu thì liệt kê mã màu ra. Điền đầy đủ thơng tin của cơng ty mình trong phần đó.
Phần Mục đích sử dụng sản phẩm địi hỏi người làm phiếu công bố phải hiểu sản phẩm, hiểu
quy định về cách viết công dụng sản phẩm trên PCB. Sau khi viết xong gửi Ban giám đốc kiểm
tra, chỉnh sửa.

Bước 2: Phần thông tin của nhà sản xuất và thông tin đơn vị đóng gói điền đầy đủ địa chỉ, tên
cơng ty, số điện thoại, fax.


Bước 3: Phần danh sách thành phần copy từ COF (bảng thành phần hãng gửi đã được chuyển
sang phải exel). Bảng thành phần được sắp xếp từ hàm lượng cao đến thấp. Sau khi sắp xếp xong
chuyển dấu “.” Giữa hàng đơn vị và hàng thập phân thành dấu “,” bằng tay, khơng được dùng
cơng cụ.
Ví dụ: 69.516 -> 69,516

*Lưu ý: Khi làm đến mục thành phần của PCB thì phải đối chiếu bản thành phần của bên

Đức gửi về và thành phần trên vỏ hộp mới nhất xem có khớp nhau khơng. Nếu khớp nhau thì
làm được cịn khơng khớp thì phải báo lại với Ban giám đốc.
Bước 4: Đánh dấu tên sản phẩm đăng ký công bố trên CFS

III.

Đăng Tải Hồ Sơ Phiếu Công Bố Lên Cổng Thông Tin Mở Cửa Quốc Gia

Bước 1: Truy cập vào trang Web: sau đó nhập tên đăng nhập là mã số
thuế và mật khẩu.

Bước 2: Sau khi đăng nhập vào hệ thống ta click chuột vào phần “bộ y tế” và chọn phần “công
bố mỹ phẩm”.

Bước 3: Đưa hồ sơ PCB lên trang web ta chọn mục “tạo mới hồ sơ”


Bước 4: Chọn “Choose File”, tải file Exel hồ sơ kê khai thông tin sản phẩm cần đăng ký >>>
Chọn “Nhập” lần lượt như ảnh 1:

(Ảnh 1)
Ta có hiển thị như ảnh 2:

(Ảnh 2)


Bước 5: Chọn “File đính kèm” để tải lần lượt Thư ủy quyền, Giấy lưu hành tự do, Đăng ký kinh
doanh, GMP (Trong trường hợp cần thiết):

Sau khi tải xong ta có hiển thị như ảnh sau:

Bước 6: Kiểm tra lại một lượt các thông tin quan trọng: “công dụng sản phẩm, dạng sản phẩm,
thành phần sản phẩm, thư ủy quyền, giấy lưu hành tự do, đăng ký kinh doanh”.
Bước 7: Chọn “Lưu” >>> “Tôi chắc chắn” để lưu hồ sơ


IV.

Gửi Hồ Sơ Đăng Ký Phiếu Công Bố

Bước 1: Cắm chữ ký số, đăng nhập thông tin



Lưu ý: Chữ ký số do phịng kế tốn quản lý, khi cần dùng liên hệ kế toán để mượn. Dùng
xong gửi lại ngay tránh trường hợp thất lạc. Thơng tin đăng nhập có trên hộp chữ ký số,
khơng public ra ngồi.

Bước 2: Chọn “Gửi” để gửi lần lượt hồ sơ đăng ký từng sản phẩm lên Cục dược cục quản lý mỹ
phẩm. Ấn “Ký số” để gửi thành cơng.
HỒN THIỆN QUY TRÌNH GỬI HỒ SƠ ĐĂNG KÝ!
V.

SAU KHI GỬI HỒ SƠ

Đến giai đoạn này, thông thường hồ sơ đăng ký PCB mỹ phẩm sẽ được xét duyệt từ 15 – 30 nộp phí.
Sau khi được xét duyệt từ Cục dược cục quản lý mỹ phẩm; chúng ta sẽ gặp phải một trong hai trường
hợp sau:
a, Hồ sơ được duyệt, sản phẩm được cấp phiếu công bố.
Công việc của nhân viên phụ trách phiếu công bố mỹ phẩm trong trường hợp này sẽ là:

1, Gửi mail báo cáo Ban giám đốc.
2, Cập nhập thông tin trên PCB vào file TỔNG HỢP TEM VIỆT.
3, Sang kho hỗ trợ nhân viên kho chỉnh sửa thông tin Tem sản phẩm bằng phần mềm trên máy tính tại
kho.

b, Hồ sơ chưa được duyệt, sản phẩm nhận công văn cần phản hồi
Công việc của nhân viên phụ trách phiếu công bố mỹ phẩm trong trường hợp này sẽ là:
1, Chuẩn bị tài liệu, thông tin sản phẩm theo yêu cầu của công văn.
2, Viết công văn trả lời trên file word theo mẫu: Công văn phản hồi giải đáp lần lượt các yêu cầu trên
công văn nhận được.
3, In công văn phản hồi, xin chữ ký Ban giám đốc Cơng ty TNHH Đầu tư 3R, đóng dấu. Scan để tạo
file PDF.
4, Tải công văn phản hồi, chọn “gửi” để trả lời công văn và chờ đợi.
Sau khi phản hồi công văn, chúng ta vẫn sẽ gặp phải một trong hai trường hợp sau:
-

Hồ sơ được duyệt, sản phẩm được cấp PCB: Nhân viên phụ trách phiếu công bố mỹ phẩm sẽ
tiếp tục thực hiện các công việc ở mục (a), (phần VII); sau khi gửi hồ sơ.


-

Gửi công văn phản hồi nhưng không được duyệt: Trường hợp này ít sảy ra, nhưng nếu
khơng “chuẩn bị lobby” trước đó việc sản phẩm khơng được cấp phiếu cơng bố vẫn có thể
sảy ra khi nhân viên phụ trách PCB mỹ phẩm sai xót trong q trình chuẩn bị hồ sơ/ nhãn
(tên) sản phẩm khó được duyệt phải bổ sung ảnh chụp nhãn, bảng thành phần gốc của hãng.
Trong trường hợp này, nhân viên phụ trách PCB mỹ phẩm cần báo cáo lại ban giám đốc &
làm lại hồ sơ đăng ký.