Tổng quan về lập kế hoạch pptx

TỔNG QUAN
VỀ LẬP KẾ HOẠCH
Ths.Bs Trịnh Quang Trí
Mục tiêu bài học
1. Trình bày được khái niệm lập kế hoạch
2. Phân tích được các loại kế hoạch
3. Mô tả được các bước lập kế hoạch
4. Trình bày được các nguyên tắc trong lập
kế hoạch
LẬP KẾ HOẠCH?
Tin cậy
Chính xác
?
P – Plan - Lập kế hoạch
D – Do - Thực hiện
C – Check - Kiểm tra
A – Act - Hành động, khắc
phục sai lỗi
Prof. Edwards Deming (1900 – 1993)
CHU TRÌNH DỰ ÁN
80 – 85% ch t l ng s n ph m, d ch v có đ t hay không là do v n đ qu n lýấ ượ ả ẩ ị ụ ạ ở ấ ề ả .
KHÁI NIỆM

Lập KH là chức năng đầu tiên trong chu trình quản
Lập KH là chức năng đầu tiên trong chu trình quản
lý nhằm
lý nhằm
định ra đường đi
định ra đường đi
cho chương trình/dự án
cho chương trình/dự án


Lập KH là
Lập KH là
đề ra những công việc được thực hiện
đề ra những công việc được thực hiện
trong tương lai theo một cách thức, trình tự, tiến
trong tương lai theo một cách thức, trình tự, tiến
độ nhất định nhằm đạt được mục tiêu đã định
độ nhất định nhằm đạt được mục tiêu đã định



Lập KH là quá trình tìm ra các
Lập KH là quá trình tìm ra các
bước đi tối ưu
bước đi tối ưu
nhằm
nhằm
đạt được các
đạt được các
mục tiêu
mục tiêu
đã đề ra dựa trên
đã đề ra dựa trên
cơ sở
cơ sở
tính
tính
toán một cách đầy đủ và khoa học về các điều
toán một cách đầy đủ và khoa học về các điều

kiện, các phương tiện, các nguồn lực hiện có hoặc
kiện, các phương tiện, các nguồn lực hiện có hoặc
sẽ có trong tương lai (huy động được)
sẽ có trong tương lai (huy động được)
KHÁI NIỆM

Lập KH là quá trình tìm ra các
Lập KH là quá trình tìm ra các
bước đi tối ưu
bước đi tối ưu
nhằm đạt được các
nhằm đạt được các
mục tiêu
mục tiêu
đã đề ra
đã đề ra
dựa trên
dựa trên
cơ sở
cơ sở
tính toán một cách đầy đủ và khoa học về các điều kiện, các phương
tính toán một cách đầy đủ và khoa học về các điều kiện, các phương
tiện, các nguồn lực hiện có hoặc sẽ có trong tương lai (huy động được)
tiện, các nguồn lực hiện có hoặc sẽ có trong tương lai (huy động được)


Vd:
Vd:

- K ho ch chi n l c phát tri n ngành y t đ n 2020ế ạ ế ượ ể ế ế
- K ho ch chi n l c phát tri n ngành y t đ n 2020ế ạ ế ượ ể ế ế


- KH phòng ch ng b nh Đái tháo đ ngố ệ ườ
- KH phòng ch ng b nh Đái tháo đ ngố ệ ườ


- KH chi n l c phòng ch ng HIV/AIDS đ n năm 2020ế ượ ố ế
- KH chi n l c phòng ch ng HIV/AIDS đ n năm 2020ế ượ ố ế
Khi lập kế hoạch phải trả lời được

Mục tiêu đạt được là gì?
Mục tiêu đạt được là gì?



Nên làm gì và làm như thế nào để đạt
Nên làm gì và làm như thế nào để đạt
được mục tiêu một cách thuận lợi nhất?
được mục tiêu một cách thuận lợi nhất?

Làm khi nào là tốt nhất?
Làm khi nào là tốt nhất?

Cần có những điều kiện gì?
Cần có những điều kiện gì?

Ai làm?
Ai làm?


Làm ở đâu?
Làm ở đâu?
Vd: Kế hoạch phòng chống Sốt xuất huyết
Vd: Kế hoạch phòng chống Sốt xuất huyết
VAI TRÒ CỦA LẬP KẾ HOẠCH


Đối với nhà quản lý,
Đối với nhà quản lý,
khả năng lập kế hoạch
khả năng lập kế hoạch
chính là yếu tố quan trọng nhất
chính là yếu tố quan trọng nhất
phản ánh trình
phản ánh trình
độ năng lực, nó quyết định xem người quản lý
độ năng lực, nó quyết định xem người quản lý
đó có khả năng thực hiện được vai trò quản lý
đó có khả năng thực hiện được vai trò quản lý
hay không.
hay không.
Đối với Bác sỹ: Lập kế hoạch giúp tăng khả
năng tư duy logic?
2 yếu tố quan trọng trong lập kế hoạch
Great idea
Effective presentation
If either of the above are missing, you have a problem !
Chuùng ta ñang ôû ñaây !
2013

2013
1. Theo thời gian
Phân loại lập kế hoạch
4
4
5
5
6
6
7
7
8
8
9
9
2030
2030
Ngắn hạn (1 năm): Giải
quyết mục tiêu cụ thể
Trung hạn 5 năm: Mục
tiêu lớn, trung gian
Dài hạn 10 năm: Mục tiêu chiến lược
Ví dụ?
Chống quá tải bệnh
viện
Vd: LẬP KẾ HOẠCH
•
Gi m t l SDD th nh cân tr em < 5 tu i trên ả ỷ ệ ể ẹ ở ẻ ổ
toàn qu c ố xu ng 14% và d i 10% vào năm 2020ố ướ
•

Gi m t l SDD th p còi tr em < 5 tu i trên ả ỷ ệ ấ ở ẻ ổ
toàn qu c xu ng d i 25%ố ố ướ (năm 2015) và d i 20% ướ
(năm 2020).
•
Kh ng ch t l th a cân béo phì tr em <5 tu i ố ế ỷ ệ ừ ở ẻ ổ
trên toàn qu c m c d i 5%.ố ở ứ ướ
M c tiêu c a ch ng trình đ n năm 2015 và năm 2020ụ ủ ươ ế
PHÂN LOẠI KẾ HOẠCH
2. Theo cấp độ:

Vĩ mô/chiến lược: dài hạn, mang tính chiến lược, cấp
quản lý cao xây dựng (Ngành, nhà nước v.v )

Vi mô: ngắn hạn, mang tính chiến thuật, dùng để triển
khai kế hoạch vĩ mô
3. Theo phạm vi:

Tổng thể: vĩ mô, mô tả toàn bộ chương trình/dự án

Bộ phận: cụ thể, mô tả chi tiết cấu phần của một
chương trình/dự án
PHÂN LOẠI KẾ HOẠCH
4. Theo số lượng và đặc thù của kế hoạch:

KH thường qui: Là các kế hoạch đang thực hiện được
sử dụng để thực hiện những nhiệm vụ thường xuyên
trong tổ chức hoặc nhằm liên tục tăng cường chất
lượng của các dịch vụ/hoạt động

KH một lần: thường dùng khi cần đến một sự thay đổi

cụ thể trong một lĩnh vực nào đó để tạo ra một bước
nhảy vọt (dự án)

KH đối phó khẩn cấp: Lập các kế hoạch để xử trí kịp
thời các tình huống bất ngờ xảy ra: dịch bệnh, lũ lụt…
PHÂN LOẠI KẾ HOẠCH
5. Theo phương pháp xây dựng kế hoạch:
**Kế hoạch từ trên xuống (top-down plan): là quá trình
chuyển kế hoạch vĩ mô thành kế hoạch cơ sở nhằm đạt
được một chỉ tiêu được phân bổ từ trên xuống
>>> Thiếu tính thực tế >> hiệu quả không cao
**Kế hoạch từ dưới lên (bottom-up plan):
- Dựa trên tình hình thực tế
- Có sự tham gia: lãnh đạo, người làm trực tiếp, cộng
đồng giúp chủ động giải quyết vấn đề thực tế & đòi
hỏi năng lực LKH của các cán bộ tốt
Loại này liên quan đến kinh phí?
Kế hoạch trên xuống
Nghiên
c u văn ứ
b n c a ả ủ
c p trênấ
T ch c ổ ứ
tri n khai ể
k ho chế ạ
Trình duy t ệ
k ho chế ạ
C th hóa ụ ể
các m c tiêu ụ
c a c p trên ủ ấ

và xác đ nh ị
yêu c u th c ầ ự
ti n c a đ n ễ ủ ơ
vị
Hình thành
d th o k ự ả ế
ho ch c a ạ ủ
đ n v , c ơ ị ơ
sở
THU THẬP THÔNG TIN
Để đánh giá tình hình?
Viết kế hoạch hành động
Lựa chọn giải pháp
Công nghệ gì?
Xây dựng mục tiêu
Mục tiêu phải làm gì ?
Phân tích vấn đề
Tìm nguyên nhân gốc rễ?
Xác định vấn đề ưu tiên
Vấn đề nào cần ưu tiên?
Kế hoạch dưới lên
4 NGUYÊN TẮC KHI LẬP KẾ HOẠCH
1. Tính mục tiêu: Phải xác định rõ mục tiêu và mọi hoạt
động hướng theo mục tiêu ĐỂ đảm bảo hiệu quả, tránh
lãng phí hoặc sử dụng nguồn lực không phù hợp, làm cơ
sở để giám sát, theo dõi, đánh giá.
2. Tính khoa học: cần có căn cứ khoa học để đảm bảo độ tin cậy và
chất lượng kế hoạch
3. Tính cân đối: giữa nhu cầu & khả năng, giữa các yếu tố, bộ
phận, các hoạt động … trong cùng một đơn vị để đảm bảo tính khả

thi & thuận lợi khi thực hiện
4. Tính chấp nhận: của mọi đối tượng để đảm bảo khả thi, phù hợp
với tình hình thực tế & hiệu quả
LỰA CHỌN GIẢI PHÁP
LỰA CHỌN GIẢI PHÁP
( PHƯƠNG PHÁP PARETO 20/80)
( PHƯƠNG PHÁP PARETO 20/80)

Richard Kock, - Bain & Co và Boston Consulting Group khẳng định rằng: “20% việc
Richard Kock, - Bain & Co và Boston Consulting Group khẳng định rằng: “20% việc
chúng ta làm tạo ra 80% kết quả, nhưng 80% công việc còn lại chỉ tạo được 20% kết
chúng ta làm tạo ra 80% kết quả, nhưng 80% công việc còn lại chỉ tạo được 20% kết
quả cuối cùng mà thôi. Chúng ta đang phí phạm 80% thời gian của mình vào những
quả cuối cùng mà thôi. Chúng ta đang phí phạm 80% thời gian của mình vào những
việc kém hiệu quả”. Vậy lời khuyên của Koch là, thay vì cật lực theo đuổi tất cả các
việc kém hiệu quả”. Vậy lời khuyên của Koch là, thay vì cật lực theo đuổi tất cả các
cơ hội sẵn có, chúng ta hãy bình tĩnh hơn, làm việc ít hơn và tập trung định hướng
cơ hội sẵn có, chúng ta hãy bình tĩnh hơn, làm việc ít hơn và tập trung định hướng
vào những mục tiêu có giá trị nhất dựa trên cách suy nghĩ của quy luật 20/80”
vào những mục tiêu có giá trị nhất dựa trên cách suy nghĩ của quy luật 20/80”

.
.
LÀM ÍT ĐƯỢC NHIỀU
LÀM ÍT ĐƯỢC NHIỀU
9 CÂU HỎI KHI LẬP KẾ HOẠCH
1. Tình hình hiện tại như thế nào? có những vấn đề gì ?
2. Trong số các vấn đề, những vấn đề nào được chọn là
vấn đề ưu tiên giải quyết?
3. Nguyên nhân gây ra vấn đề được lựa chọn đó là gì?

4. Khi giải quyết các vấn đề ưu tiên đó phải đặt ra các
mục tiêu gì?
5. Sẽ áp dụng những giải pháp nào?
6. Khi thực hiện các giải pháp đó phải thông qua các
hoạt động cụ thể nào?
9 CÂU HỎI KHI LẬP KẾ HOẠCH
7- Để thực hiện các hoạt động đó cần quỹ thời
gian bao nhiêu khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc?
cần có các nguồn lực nào, bao nhiêu và ở đâu ?
8- Cần chuẩn bị gì để bảo vệ kế hoạch ?
9- Cần chuẩn bị gì để thực hiện kế hoạch và điều
chỉnh kế hoạch trong khi triển khai?
LẬP KẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢC
1- Phân tích môi trường
2- Định hướng chiến lược.
3- Phân bổ nguồn lực.
4- Thực hiện và kiểm soát KH chiến lược
1. PHÂN TÍCH MÔI TRƯỜNG
Ma trận SWOT (Strengths, Weaknesses,
Oppotunities, Threats)
Cơ hội (O) Mối đe dọa (T)
Thế mạnh
(S)
S – O
Dùng thế mạnh để
khai thác cơ hội
S – T
Dùng thế mạnh để đối
phó với đe dọa
Thế yếu

(W)
W – O
Khắc phục yếu kém
để tận dụng cơ hội
W – T
Khắc phục thế yếu để
chống nguy cơ đe dọa
2. ĐỊNH HƯỚNG CHIẾN LƯỢC
- Xác định tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu, nhiệm vụ.
- Xác định các lĩnh vực hoạt động.
- Phân tích và đánh giá danh mục các hoạt động.
- Xây dựng kế hoạch cho từng các lĩnh vực.
- Xây dựng lợi thế cạnh tranh thông qua các chiến
lược.
3. PHÂN BỔ NGUỒN LỰC
- Lập kế hoạch ngắn hạn và dài hạn để phân bổ
nguồn lực cho thích hợp.
- Quản lý sự thay đổi.
- Truyền đạt các trách nhiệm và nhiệm vụ (những
gì cần được hoàn thành, và kết quả việc thực hiện
nhiệm vụ sẽ được đánh giá như thế nào) cho nhân
viên.
4. THỰC HIỆN VÀ KIỂM SOÁT KẾ
HOẠCH CHIẾN LƯỢC
- Lập kế hoạch ngắn hạn và dài hạn.
- Tạo lập và quản lý sự thay đổi.
- Gắn kết, phân công và phối hợp các nhân viên trong công
việc nhằm thực hiện những mục tiêu đã được đặt ra.
- Kiểm tra, theo dõi quá trình hoạt động:thiết lập hệ thống
thông tin quản trị, các tiêu chuẩn đo lường, đánh giá và thu

thập các thông tin nhằm xử lý điều chỉnh các hoạt động
sao cho quá trình thực hiện phù hợp với mục tiêu chung.