Lập hồ sơ (Nghề: Văn thư hành chính - Trình độ: Trung cấp) - Trường CĐ Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẠC LIÊU
TRƢỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ – KỸ THUẬT

GIÁO TRÌNH
MƠ ĐUN: LẬP HỒ SƠ
NGHỀ: VĂN THƢ HÀNH CHÍNH
TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP
(Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-KTKT ngày tháng.... năm
2020 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu)

Năm 2020


TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thơng tin có thể được
phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh
doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.


LỜI GIỚI THIỆU
Làm tốt công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là
một nội dung quan trọng, không thể thiếu trong cơng tác văn thư của cơ quan, tổ
chức.
Trong chương trình đào tạo trình độ trung cấp nghề "văn thư Hành chính "
của Trường Cao đẳng Kinh tế - kỹ thuật Bạc Liêu, mô đun "Lập hồ sơ và nộp lưu
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan" nhằm trang bị kiến thức và rèn luyện cho sinh
viên các kỹ năng cơ bản về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, giúp
sinh viên sau khi ra trường có thể đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong cơng tác này.
Giáo trình "Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan" phù
hợp với mục tiêu đào tạo nghề hành chính văn thư trình độ trung cấp. Giáo trình

được dùng trong công tác giảng dạy và học tập của giảng viên và sinh viên Trường
Cao đẳng Kinh tế - kỹ thuật Bạc Liêu. Nội dung giáo trình gồm các bài cụ thể như
sau:
Bài mở đầu. Những vấn đề chung về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ
cơ quan
Bài 1. Lập danh mục hồ sơ
Bài 2. Lập hồ sơ giấy
Bài 3. Lập hồ sơ điện tử
Bài 4. Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Hy vọng cuốn giáo trình sẽ là tài liệu giảng dạy, học tập, tham khảo bổ ích
cho giáo viên, sinh viên Nhà trường. Mặc dù đã có nhiều cố gắng, nhưng chắc chắn
giáo trình còn nhiều hạn chế, rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của q
thầy, cơ và bạn đọc để giáo trình được hồn thiện hơn.
Xin chân thành cảm ơn!
Bạc Liêu, tháng 5 năm 2021
Chủ biên
Phạm Mạnh Cƣờng



GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN
Tên mơ đun: Lập hồ sơ
Mã mơ đun: MĐ17
Thời gian thực hiện mô đun: 45 giờ; (Lý thuyết: 15 giờ; Thực hành: 28
giờ; Kiểm tra: 2 giờ)
Vị trí, tính chất ý nghĩa và vai trị của mơ đun
- Vị trí: là mơ đun thuốc khối các mơn học, mơ đun chun mơn bắt
buộc trong chương trình đào tạo nghề Văn thư hành chính trình độ trung cấp.
- Tính chất: là mơ đun chun mơn bắt buộc, bảo đảm tính trọn vẹn, tính
tích hợp về nghiệp vụ lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

- Ý nghĩa và vai trị của mơ đun: mơ đun cung cấp những kiến thức
chuyên môn giúp người học rèn kỹ năng nghiệp vụ lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào
lưu trữ cơ quan; đây là một nội dung quan trọng, không thể thiếu trong công
tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
Mục tiêu mô đun:
Sau khi học xong mơ đun người học có khả năng:
- Kiến thức:
Trình bày được khái niệm, yêu cầu của việc lập hồ sơ trong cơ quan, tổ
chức..
Nêu được các loại hồ sơ, vai trò và trách nhiệm của việc lập hồ sơ trong các
cơ quan, tổ chức.
Trình bày được nội dung quy trình lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ (hồ sơ giấy
và hồ sơ điện tử) và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
- Kỹ năng:
Thực hiện được các bước trong quy trình lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ (hồ
sơ giấy và hồ sơ điện tử) và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
- Năng lực tự chủ và trách nhiệm:
Phối hợp lập được danh mục hồ sơ, hồ sơ (hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử) và
nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan thuộc phạm vi nhiệm vụ công việc đảm trách.
- Rèn luyện tính cẩn thận, tỷ mỷ, chính xác và chịu trách nhiệm đối với
những hồ sơ thuộc phạm vi nhiệm vụ công việc được phân công phụ trách.
Nội dung của môn học/mô đun:



Bài mở đầu
NHỮNG VẦN ĐỀ CHUNG VỀ LẬP HỒ SƠ
VÀ NỘP LƢU HỒ SƠ VÀO LƢU TRỮ CƠ QUAN
Mục tiêu:
Sau khi học xong bài mở đầu, người học có khả năng::

- Nêu được yêu cầu của việc lập hồ sơ trong cơ quan, tổ chức; phân biệt
được các loại hồ sơ trong cơ quan, tổ chức; trình bày được trách nhiệm lập hồ sơ và
nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan;
- Nâng cao ý thức trách nhiệm và chủ động lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào Lưu
trữ cơ quan trong phạm vi nhiệm vụ, công việc đảm trách.
Nội dung:
1. Khái niệm và phân loại hồ sơ
1.1. Khái niệm hồ sơ
“Hồ sơ” là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề,
một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan, tổ chức, cá nhân.
Mỗi hồ sơ có thể là một hoặc nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản đơn vị thống kê tài liệu, đồng thời dùng để quản lý, tra tìm tài liệu.
Ví dụ:
- Tập tài liệu về công tác tuyển sinh năm 2021 của Trường Cao đẳng Kinh tế
- Kỹ thuật Bạc Liêu.
- Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác năm 2021 của UBND tỉnh Bạc Liêu.
Tài liệu là những văn bản pháp quy về từng mặt nghiệp vụ nhất định gồm
những văn bản pháp quy quy định, hướng dẫn hoặc giải thích về pháp luật, về chế
độ, chính sách dùng để làm căn cứ ban hành các văn bản của cơ quan, đơn vị.
Ví dụ: Tập văn bản của Chính phủ và Bộ Nội vụ về chế độ tuyển dụng công
chức, viên chức từ 2015 đến 2020.
Tài liệu văn thư là văn bản, tài liệu khác được hình thành trong quá trình
hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Ví dụ: tập lưu văn bản đi tại văn thư của cơ quan, tổ chức như tập lưu quyết
định, tập lưu công văn ...
1.2. Phân loại hồ sơ
Có nhiều hồ sơ được hình thành trong q trình giải quyết cơng việc hàng
ngày, phản ánh nhiều nội dung khác nhau, được gọi là hồ sơ hiện hành. Có ba loại
hồ sơ hiện hành cơ bản, phổ biến ở mọi cơ quan, tổ chức, đó là hồ sơ công việc, hồ

sơ nguyên tắc và hồ sơ nhân sự.
1


1.2.1.“Hồ sơ công việc” là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về
một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể được hình thành trong q trình theo
dõi, giải quyết cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan kể từ khi
sự việc bắt đầu đến khi kết thúc.
Ví dụ: Hồ sơ hội nghị khoa học, hội nghị tổng kết; hồ sơ giải quyết tranh
chấp; hồ sơ quản lý thực hiện đề án, hồ sơ trả lời các vấn đề về nghiệp vụ ...
1.2.2.“Hồ sơ nguyên tắc” là tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, văn
bản hướng dẫn về những mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp
lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Ví dụ: Tập văn bản quy phạm pháp luật quy định về chế độ cơng tác phí cho
cán bộ, cơng chức; tập văn bản về chế độ nâng lương cho cán bộ, công chức; về
hướng dẫn nghiệp vụ tài chính kế tốn…
1.2.3. “Hồ sơ nhân sự” là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan về một
cá nhân cụ thể.
Ví dụ: hồ sơ đảng viên; hồ sơ cán bộ, công chức viên chức; hồ sơ sinh viên,
hồ sơ học sinh....
2. Ví trí, tác dụng của việc lập hồ sơ
2.1. Vị trí của việc lập hồ sơ
- Lập hồ sơ là một công việc cần thiết cho khâu quản lý và tra tìm văn bản,
tạo nguồn thông tin để nghiên cứu giải quyết cơng việc trước mắt và sử dụng lâu
dài về sau.
Ví dụ: Khi ta lập hồ sơ tuyển sinh năm 2009, thì trước mắt giúp cho chúng ta
theo dõi, giải quyết những vấn đề cần thiết. Nhưng sau này khi cần thiết thì nó giúp
cho ta biết được những thơng tin như: tình hình tổ chức tuyển sinh, kết quả tuyển
sinh.
- Lập hồ sơ là khâu cuối cùng của công tác văn thư, là mắt xích nối liền cơng

tác văn thư và công tác lưu trữ.
2.2. Tác dụng của việc lập hồ sơ
a) Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản có khoa học, giữ được
đầy đủ và có hệ thống những văn bản cần thiết của sự việc, giúp cho việc giải
quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả khi cần, nhanh
chóng tìm được các văn bản .
b) Đối với cơ quan, lập hồ sơ nhằm quản lý được toàn bộ công việc trong cơ
quan, quản lý chặt chẽ tài liệu.
c) Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp những hồ sơ có giá trị
vào lưu trữ.
3. Yêu cầu chung của việc lập hồ sơ
- Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức.
2


Nghĩa là mỗi cơ quan đơn vị, cá nhân chỉ lập hồ sơ những văn bản, tài liệu
về những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ cơ bản của mình và do mình theo
dõi, giải quyết.
- Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với
nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết cơng
việc.
Nghĩa là văn bản trong một hồ sơ phải phản ánh đầy đủ, trọn vẹn một vấn,
một sự việc; không để lẫn lộn văn bản, tài liệu về nhiều vấn đề, sự việc trong một
hồ sơ và ngược lại cũng không để văn bản, tài liệu của một vấn đề, một sự việc
phân tán ở nhiều hồ sơ khác nhau.
Ví dụ: Hồ sơ căn nhà số X, đường . . ., phường . . .
Trong hồ sơ này chỉ gồm những văn bản, tài liệu liên quan về căn nhà số X,
như: bản khảo sát thực tế, sơ đồ, bản vẽ, giấy phép xây dựng… ). Như vậy khi cần
những thông tin gì về căn nhà số X thì ta sẽ nhanh chóng tìm được trong hồ sơ.
- Văn bản trong hồ sơ phải bảo đảm giá trị pháp lý và phải đủ thể thức. Văn

bản đưa vào hồ sơ phải có sự chọn lọc và phù hợp với sự hình thành hồ sơ trong
thực tế giải quyết công việc.
4. Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan
4.1. Trách nhiệm của ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của
mình có trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm
tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
4.2. Trách nhiệm của ngƣời đứng đầu bộ phận hành chính
a) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm
tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với
cơ quan, tổ chức cấp dưới.
b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ tại
cơ quan, tổ chức.
4.3. Trách nhiệm của đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức
a) Người đứng đầu đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước
người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài
liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan.
b) Trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ
về công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong
hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi nộp lưu vào
Lưu trữ cơ quan.
c) Đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu những
hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ cơ
quan.
3


d) Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến
hạn nộp lưu để phục vụ cơng việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức
đồng ý bằng văn bản và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ cơ

quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm kể từ
ngày đến hạn nộp lưu.
đ) Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan, tổ chức
trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác, đi học tập dài ngày phải bàn giao
toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong q trình cơng tác cho đơn vị, Lưu trữ cơ
quan theo quy chế của cơ quan, tổ chức.
Câu hỏi:
Câu 1. Nêu khái niệm, yêu cầu chung của việc lập hồ sơ trong cơ quan, tổ
chức.
Câu 2. Phân biệt các loại hồ sơ trong cơ quan, tổ chức.
Câu 3. Trình bày ví trí, tác dụng của việc lập hồ sơ.
Câu 4. Trình bày vai trò và trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan.

4


Bài 1
LẬP DANH MỤC HỒ SƠ
Mục tiêu:
Sau khi học xong người học có khả năng:
- Trình bày được cách lập DMHS; các thành phần của DMHS; nội dung các
bước lập DMHS;
- Thực hiện được các bước trong quy trình lập DMHS; nêu được những lỗi
thường gặp, nguyên nhân và cách khắc phục khi lập DMHS;
- Phối hợp thực hiện và có trách nhiệm cẩn thận, chính xác trong việc lập
DMHS của cơ quan, đơn vị.
1. Khái niệm, tác dụng của DMHS
1.1. Khái niệm DMHS
“Danh mục hồ sơ” là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến được lập

trong năm của cơ quan, tổ chức.
1.2. Tác dụng của DMHS
a) Quản lý các hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân thông qua hệ
thống hồ sơ.
b) Giúp cho cơ quan, tổ chức chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và quản
lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học.
c) Là căn cứ để kiểm tra, đôn dốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân; góp
phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức đối
với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
d) Là căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ sử dụng.
đ) Nêu cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ nhân viên trong cơ quan, tổ
chức.
2. Căn cứ để lập DMHS
- Căn cứ vào văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, về cơ cấu tổ chức
bộ máy và chế độ hoạt động của cơ quan để đề ra phương án lập hồ sơ.
- Căn cứ vào báo cáo tổng kết năm; chương trình, kế hoạch cơng tác trong
năm của cơ quan, đơn vị để sửa đổi hoặc bổ sung những điểm còn khiếm khuyết
trong việc lập hồ sơ.
- Căn cứ vào bản danh mục hồ sơ và mục lục hồ sơ của năm trước (nếu có).
- Dựa vào bản thời hạn bảo quản tài liệu mẫu của cơ quan đơn vị để định
thời hạn bảo quản cho các hồ sơ sẽ được lập.
- Các đặc trưng lập hồ sơ.
3. Tổ chức lập DMHS
5


3.1. Cách lập DMHS
- Cách thứ nhất: văn thư xây dựng dự thảo DMHS của cơ quan, tổ chức; lấy
ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân liên quan; hồn thiện dự thảo, trình lãnh
đạo phụ trách để trình người có thẩm quyền ký ban hành.

- Cách thứ hai: các đơn vị dự kiến DMHS của đơn vị mình theo hướng dẫn
nghiệp vụ của Văn thư; Văn thư tổng hợp thành DMHS của cơ quan, tổ chức, bổ
sung, chỉnh sửa (nếu cần); hồn thiện dự thảo, trình lãnh đạo phụ trách để trình
người có thẩm quyền ký ban hành.
3.2. Ban hành và tổ chức thực hiện DMHS
DMHS do người đứng đầu cơ quan, tổ chức duyệt, ký ban hành vào đầu năm
và gửi các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ. Đối với lập hồ sơ
điện tử, thì cần cập nhật DMHS trên Hệ thống.
Văn thư gửi DMHS đã được duyệt cho các đơn vị, cá nhân liên quan để thực
hiện lập hồ sơ theo danh mục. Trong quá trình thực hiện, nếu có hồ sơ dự kiến
chưa sát với thực tế hoặc có cơng việc giải quyết phát sinh thuộc trách nhiệm lập
hồ sơ của đơn vị hoặc cá nhân nào thì đơn vị hoặc cá nhân đó cần kịp thời sửa đổi,
bổ sung vào phần DMHS của mình để Văn thư tổng hợp, bổ sung vào DMHS của
cơ quan, tổ chức hoặc cập nhật DMHS trên Hệ thống.
4. Mẫu DMHS (Theo mẫu quy định tại phụ lục số V kèm theo Nghị định số
30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về cơng tác văn thư).
TÊN CQ, TC CẤP TRÊN
CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
DANH MỤC HỒ SƠ
Năm ….
(Ban hành kèm theo Quyết định số …. ngày … tháng …. năm của ….)
Số và ký
hiệu HS

Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ

(1)

(2)

Thời hạn Ngƣời lập
bảo quản
hồ sơ
(3)

(4)

20 năm

Họ và tên

I. TÊN ĐỀ MỤC LỚN
1. Tên đề mục nhỏ
01.TCCB Tiêu đề hồ sơ

6

Ghi chú
(5)


Bản Danh mục hồ sơ này có ………..hồ sơ, bao gồm:
…………….. hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;
……………. hồ sơ bảo quản có thời hạn.
Hƣớng dẫn sử dụng:
Cột 1: Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm: số thứ tự (được đánh bằng chữ số Ả
Rập) và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn.
Côt 2: Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ

Ghi số thứ tự và tên đề mục lớn, đề mục nhỏ; tiêu đề hồ sơ;
Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ: vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng số
năm cụ thể;
Cột 4: Ghi tên cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ;
Cột 5: Ghi những thông tin đặc biệt về thời hạn bảo quản, về người lập hồ
sơ, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, hồ sơ loại mật, hồ sơ có phim ảnh, hình vẽ đi
kèm .v.v...v.v....
5. Các bƣớc lập DMHS
Bƣớc 1. Xây dựng khung đề mục của DMHS
Khung đề mục của DMHS được xây dựng theo cơ cấu tổ chức (tên các đơn
vị trong cơ quan, tổ chức) hoặc theo lĩnh vực hoạt động (tên các lĩnh vực hoạt động
chủ yếu của cơ quan, tổ chức).
Trong từng đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộc chức
năng nhiệm vụ của đơn vị - đối với khung đề mục theo cơ cấu tổ chức; hoặc là các
vấn đề trong phạm vi một lĩnh vực hoạt động - đối với khung đề mục theo lĩnh vực
hoạt động.
Trong các đề mục nhỏ, trật tự các hồ sơ được sắp xếp theo nguyên tắc từ
chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể.
Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã. Các đề mục nhỏ
(nếu có) trong từng đề mục lớn được đánh số riêng bảng chữ số Ả-rập.
Ví dụ: Đề mục của DMHS được xây dựng theo cơ cấu tổ chức của cơ quan
Sở Nội vụ bao gồm các đề mục lớn sau:
I. VĂN PHÒNG SỞ
II. THANH TRA SỞ
III. PHÒNG CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH
IV. PHỊNG XÂY DỰNG CHÍNH QUYỀN
V. PHỊNG TỔ CHỨC BIÊN CHẾ
VI. PHỊNG CƠNG CHỨC VIÊN CHỨC
VII. PHỊNG CƠNG TÁC THANH NIÊN
7

Trong từng đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộc chức
năng nhiệm vụ của đơn vị:
I. VĂN PHÕNG SỞ
1. Vấn đề chung
2. Công tác cải cách hành chính
3. Cơng tác quản trị, hành chính
4. Cơng tác tổ chức cán bộ
5. Cơng tác tài chính nội bộ
6. Công tác thi đua - khen thưởng và kỷ luật
7. Cơng tác pháp chế
Ví dụ: Khung đề mục danh mục hồ sơ của cơ quan thuộc UBND tỉnh nếu được
xây dựng theo cơ cấu tổ chức, thường bao gồm các đề mục lớn như sau:
I. Văn phòng
II. Phòng tổ chức cán bộ
III. Phịng Kế hoạch - Tài chính
IV. Phòng Hợp tác quốc tế
V. Phòng Pháp chế
VI. Thanh tra
VII. ….
Trong đó, đề mục “ Phịng Tổ chức cán bộ” có thể có các đề mục nhỏ như:
II. Phịng tổ chức cán bộ
1. Vấn đề chung về tổ chức cán bộ
2. Tổ chức bộ máy
3. Công tác cán bộ
4. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ
5. Lao động tiền lương
Ví dụ: Khung đề mục danh mục hồ sơ của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, huyện
nếu được xây dựng theo mặt hoạt động, thường có các đề mục lớn sau đây:

I. Tổng hợp
II. Nội chính
III. Cơng nghiệp – Xây dựng
IV. Tài chính – Thương mại
V. Nơng nghiệp và phát triển nơng thôn
VI. Văn xã
8


Trong đó, đề mục “Nội chính” có thể bao gồm các đề mục nhỏ như:
II. Nội chính
1. Qn sự
2. Cơng an
3. Kiểm sát
4. Toà án
5. Tư pháp
6. Nội vụ
7. …
Bƣớc 2. Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị
hoặc ngƣời lập
Xác định những hồ sơ cần lập trong năm, đơn vị hoặc cá nhân chịu trách
nhiệm lập hồ sơ dựa trên các căn cứ lập DMHS; đặc biệt là chương trình kế hoạch
và nhiệm vụ công tác năm của cơ quan, tổ chức và của các đơn vị, nhiệm vụ và
công việc cụ thể của từng cá nhân trong đơn vị.
Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dung của
các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc.
Các yếu tố thông tin cơ bản của tiêu đề hồ sơ thường gồm: tên loại văn bản,
tác giả, nội dung, địa điểm, thời gian. Trật tự các yếu tố trên có thể thay đổi tuỳ
theo từng loại hồ sơ. Dưới đây là một số dạng tiêu đề hồ sơ tiêu biểu:
- Tên loại văn bản - nội dung - thời gian - tác giả: áp dụng đối với các hồ sơ

là chương trình, kế hoạch, báo cáo cơng tác thường kỳ của cơ quan, ví dụ:
Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác năm 2020 của Sở Công nghiệp.
Kế hoạch, báo cáo thực hiện kế hoạch nhà nước năm 2020 của Sở Công
nghiệp.
- Tên loại văn bản - tác giả - nội dung - thời gian: áp dụng đối với các hồ sơ
là chương trình, kế hoạch, báo cáo chun đề, ví dụ:
Chương trình, kế hoạch, báo cáo của Sở Nội vụ về cải cách hành chính.
- Tập lưu (quyết định, chỉ thị, thông tư, công văn v.v...) - thời gian - tác giả:
áp dụng đối với các hồ sơ là tập lưu văn bản đi của cơ quan, ví dụ:
Tập lưu cơng văn q I năm 2020 của UBND tỉnh Bạc Liêu.
- Hồ sơ Hội nghị (Hội thảo) - nội dung - tác giả (cơ quan tổ chức hoặc cơ
quan chủ trì) - địa điểm - thời gian: áp dụng đối với hồ sơ hội nghị, hội thảo, ví dụ:
Hồ sơ Hội nghị tổng kết cơng tác năm học 2019 - 2020 của Sở Giáo dục và
Đào tạo ngày 10/8/2020.
- Hồ sơ - vấn đề - địa điểm - thời gian: áp dụng đối với loại hồ sơ việc mà
văn bản về q trình giải quyết cơng việc cịn lưu được khá đầy đủ, ví dụ:
9


Hồ sơ về vụ mất máy vi tính tại Trường THPT A ngày 02/7/2019.
Hồ sơ về việc nâng lương năm 2020.
- Hồ sơ - tên người: áp dụng đối với hồ sơ nhân sự, ví dụ:
Hồ sơ của Nguyễn Văn A.
Bƣớc 3. Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ
Thời hạn bảo quản của hồ sơ được xác định theo quy định hiện hành: Vĩnh
viễn hoặc thời hạn bằng số năm cụ thể.
Thời hạn bảo quản của hồ sơ được ghi theo "Bảng thời hạn bảo quản tài liệu
hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức" (Kèm theo Thông tư
số: 09 /2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ); Bảng thời hạn
bảo quản tài liệu chuyên ngành và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, tổ

chức (nếu có).
Bƣớc 4. Đánh số, ký hiệu của hồ sơ
Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm: số thứ tự (được đánh bằng chữ số Ả Rập) và
ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn.
Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách sau: số của hồ sơ được
đánh liên tục trong toàn DMHS, bắt đầu từ số 01 hoặc số của hồ sơ được đánh liên
tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01.
Ký hiệu của hồ sơ bao gồm (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn trong
DMHS do cơ quan, tổ chức quy định nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ.
* Chú ý:
Khi xác định số và ký hiệu hồ sơ, trong mỗi đề mục cần có một số hồ sơ dự
phịng. Khi phát sinh hồ sơ mới cần bổ sung vào DMHS hoặc cập nhật DMHS trên
Hệ thống.
6. Những lỗi thƣờng gặp, nguyên nhân và cách khắc phục
a) Cịn bỏ sót những hồ sơ cần lập.
- Do chưa bám sát vào kế hoạch, nhiệm vụ cụ thể công tác năm của cơ quan,
đơn vị, nhiệm vụ và công việc cụ thể của từng cá nhân trong đơn vị.
- Cách khắc phục: Nắm chắc nhiệm vụ cơng tác cụ thể.
b) Trong DMHS khơng có số dự phòng ghi bổ sung những hồ sơ phát sinh.
- Do chưa kiểm tra, rà soát kỹ khi xây dựng DMHS.
- Cách khắc phục: cần kiểm tra, rà soát bổ sung ngay khi xây dựng DMHS.
c) Đặt tiêu đề hồ sơ chưa chính xác
- Do xác định nhiệm vụ cơng việc chưa sát thực tế; chưa nắm chắc các yếu
tố thông tin cơ bản của tiêu đề hồ sơ.
10


- Cách khắc phục: xác định rõ nhiệm vụ công tác cụ thể; nắm chắc cách đặt
tiêu đề hồ sơ.

11


Câu hỏi và bài tập thực hành
Câu hỏi:
Câu 1. Nêu khái niệm và tác dụng của DMHS.
Câu 2. Nêu các căn cứ để lập DMHS.
Câu 3. Trình bày các cách lập DMHS.
Câu 4. Trình bày nội dung các bước lập danh mục hồ sơ.
Bài tập thực hành:
Bài 1. Lập khung đề mục danh mục hồ sơ của một cơ quan theo cơ cấu tổ
chức.
Bài 2. Lập khung đề mục danh mục hồ sơ của một cơ quan theo lĩnh vực công
tác.
Bài 3. Lập danh mục hồ sơ của một cơ quan, đơn vị.

12


Bài 2
LẬP HỒ SƠ GIẤY
Mục tiêu:
Sau khi học xong bài này người học có khả năng:
- Nêu được các yêu cầu của việc lập hồ sơ.
- Trình bày được nội dung các bước trong quy trình lập hồ sơ giấy; nêu được
những lỗi thường gặp, nguyên nhân và cách khắc phục khi lập hồ sơ giấy;
- Chủ động lập được lập hồ sơ về công việc được giao đúng quy định; rèn
luyện tính cẩn thận, tỷ mỷ và chịu trách nhiệm trước cơ quan về hồ sơ mình lập.
1. Khái niệm lập hồ sơ
“Lập hồ sơ” là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá

trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những
nguyên tắc và phương pháp nhất định.
2. Mẫu bìa hồ sơ lƣu trữ:
Được thiết kế và in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ
lƣu trữ đƣợc ban hành kèm theo Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23
tháng 7 năm 2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ.

13


…………………………………………
…………………………………………
…………………………………………

Mã hồ sơ………….

HỒ SƠ
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Từ ngày:……………… đến ngày …………
Gồm: …………… tờ

Phông số: …………………………
Mục lục số:……………………
Hồ sơ số: …………………………..

14

THỜI HẠN BẢO QUẢN
..…………………….

Hướng dẫn cách ghi bìa hồ sơ
- Ghi tên cơ quan chủ quản (nếu có).
- Ghi tên cơ quan, đơn vị lập hồ sơ.
- Ghi tiêu đề của hồ sơ (phải viết tên của hồ sơ): Tiêu đề hồ sơ còn được gọi
là tên của hồ sơ. "Tiêu đề hồ sơ" là phần tóm tắt ngắn gọn, khái quát thành phần và
nội dung cơ bản tài liệu của hồ sơ. Ghi tiêu đề hồ sơ tức là ghi chép khái quát
thành phần, nội dung và những thông tin cần thiết khác của các văn bản trong hồ
sơ lên bìa hồ sơ để phục vụ cho việc tra cứu.
Tiêu đề hồ sơ là thành phần quan trọng và chủ yếu nhất của bìa hồ sơ, nó
cung cấp những thơng tin chủ yếu về hồ sơ đó cho người nghiên cứu, đồng thời là
căn cứ quan trọng khi xây dựng các công cụ tra cứu khoa học trong các lưu trữ cơ
quan và lưu trữ lịch sử như mục lục hồ sơ, bộ th hệ thống, th chuyên đề …Bởi
vậy, viết tiêu đề hồ sơ là một phần việc quan trọng của cán bộ văn thư lưu trữ trong
lập hồ sơ nói chung, biên mục hồ sơ nói riêng.
Một cách tổng quát, các yếu tố thông tin trong tiêu đề hồ sơ thường được sắp
xếp theo thứ tự: tên loại văn bản, tác giả văn bản, cơ quan giao dịch, nội dung của
các văn bản - thời gian mà nội dung văn bản đề cập, địa điểm. Tuy nhiên, trật tự
sắp xếp này có thể thay đổi tùy theo đặc điểm của từng hồ sơ cụ thể.
- Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc: ghi ngày, tháng, năm của văn bản, tài liệu
sớm nhất và ngày, tháng, năm của văn bản, tài liệu muộn nhất trong hồ sơ.
- Số lượng tờ: ghi theo số lượng tờ trong đơn vị bảo quản (không kể tờ mục
lục văn bản và tờ chứng từ kết thúc).
- Thời hạn bảo quản: vĩnh viễn hoặc có thời hạn
- Số lưu trữ: phông số, mục lục, hồ sơ số do cán bộ lưu trữ ghi.
Số lưu trữ của hồ sơ gồm số của phơng mà hồ sơ đó được đưa vào (số của cơ
quan hình thành hồ sơ đó), số mục lục hồ sơ và số thứ tự của đơn vị bảo quản hoặc
hồ sơ trong mục lục. (Đơn vị bảo quản là đơn vị phân loại và thống kê nhỏ nhất
trong lưu trữ. Mỗi hồ sơ thường là một đơn vị bảo quản).

Đối với hồ sơ được chia ra nhiều tập thì mỗi tập là một đơn vị bảo quản
được đánh số riêng. Số lưu trữ dùng để tra tìm hồ sơ, và chú dẫn văn bản khi sử
dụng chúng. Trong các lưu trữ khi cấp phát các bản chứng thực, sao lục, trích sao,
tài liệu lưu trữ và cả trong trường hợp loại huỷ những hồ sơ hết giá trị bảo quản
đều phải trích dẫn số lưu trữ của hồ sơ đó.
Ví dụ: Phơng số 2, mục lục hồ sơ số 1, đơn vị bảo quản số 25.
Số lưu trữ chỉ áp dụng đối với hồ sơ sau khi được giao nộp vào lưu trữ, còn
hồ sơ hiện hành thì khơng cần ghi.
15


3. Quy trình lập hồ sơ
Việc lập hồ sơ gồm những bước sau đây:
- Mở hồ sơ.
- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ.
- Kết thúc hồ sơ.
Bƣớc 1. Mở hồ sơ
Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thơng tin ban đầu về hồ
sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết kế và in
theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ.
Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết cơng việc có trách nhiệm mở hồ sơ
theo Danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch cơng tác.
Trường họp các hồ sơ khơng có trong Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao
nhiệm vụ giải quyết công việc tự xác định các thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số và ký
hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu.
Bƣớc 2. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
Cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn
bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã
mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm sự tồn vẹn, đầy đủ của
hồ sơ, tránh bị thất lạc.

* Chú ý:
- Những hồ sơ có một số tài liệu là phim ảnh, băng từ, dĩa từ nó được bảo
quản riêng nhưng phải có ghi chú để ở đâu, để khi cần có thể tìm kiếm được dễ
dàng.
- Các bản kế hoạch cơng tác nhiều năm được xếp vào năm đầu.
Ví dụ: Kế hoạch công tác 5 năm (2015 - 2020) được xếp vào năm 2015.
- Các bản báo cáo tổng kết cơng tác nhiều năm được xếp vào năm cuối.
Ví dụ: Báo cáo tổng kết công tác 5 năm (2010 - 2015) được xếp vào năm
2015.
- Mỗi văn bản chỉ đưa vào hồ sơ một bản là bản chính, trường hợp khơng có
bản chính thì được thay bằng bản sao có giá trị như bản chính.
Bƣớc 3. Kết thúc và biên mục hồ sơ
1. Kết thúc hồ sơ
Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong.
1) Đánh giá tài liệu trong hồ sơ:
Người lập hồ sơ có trách nhiệm: rà sốt lại tồn bộ văn bản, tài liệu có trong
hồ sơ; bổ sung văn bản, tài liệu còn thiếu; loại bỏ văn bản, tài liệu trùng thừa hoặc
khơng có giá trị.
16


Trường hợp trong hồ sơ có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa
ghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ. Nếu hồ sơ dày quá 3 cm
thì tách thành các đơn vị bảo quản khác nhau (không nên tách dưới 01 cm) để
thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng. Mỗi đơn vị bảo quản trong hồ sơ có đặc
điểm chung, dù yếu tố cấu thành như một hồ sơ độc lập, (ví dụ, Hồ sơ xây dựng
văn bản quy phạm pháp luật có thể phân thành các đơn vị bảo quản như: các lần dự
thảo, các lần hội thảo, các lần trình...).
2) Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ: theo trình tự giải quyết công
việc hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả của văn bản...

Sắp xếp thứ tự các văn bản trong hồ sơ nhằm cố định thú tự văn bản đảm
bảo mối liên hệ giữa các văn bản và giúp cho việc tra tìm, quản lý văn bản trong
một hồ sơ được thuận lợi.
Tuỳ theo từng loại hồ sơ mà biên soạn hướng dẫn cụ thể về việc sắp xếp văn
bản, tài liệu trong mỗi loại hồ sơ theo trình tự nhất định, bảo đảm phản ánh được
diễn biến của sự việc hay q trình theo dõi, giải quyết cơng việc trong thực tế. Sau
đây là một số cách sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ:
a) Sắp xếp theo q trình giải quyết cơng việc: là sắp xếp văn bản theo trình
tự phát sinh, phát triển và kết thúc của công việc, nghĩa là trước tiên sắp xếp các
văn bản đề xuất, khởi xướng, đặt vấn đề, sau đó mới đến các văn bản giải quyết
vấn đề và cuối cùng là các văn bản kết thúc vấn đề. Cách này thường áp dụng để
sắp xếp văn bản trong hồ sơ về một sự việc cụ thể và hồn chỉnh.
Ví du: - Hồ sơ xây dựng Hội trường C của . . . .
- Hồ sơ Hội nghị . . . .
- Hồ sơ về vụ tranh chấp tại căn nhà số . . .
* Chú ý: Cách sắp xếp này chủ yếu là ta chú ý tới diễn biến của sự việc chứ
không chú ý tới thời gian.
b) Sắp xếp theo thứ tự thời gian của văn bản: Nghĩa là văn bản mà được ban
hành trước thì sắp xếp lên trên, ban hành sau thì xếp xuống dưới. Cách này thường
áp dụng để sắp xếp văn bản trong các hồ sơ được lập theo đặc trưng “vấn đề ” ,
“Cơ quan giao dịch” hoặc “ Tên gọi”.
Ví dụ: Tập văn bản của Chính phủ về cơng tác chống lũ lụt ở khu vực Đồng
bằng sông Cửu Long từ năm 2015 - 2018.
c) Sắp xếp theo vần chữ cái A, B, C: là sắp xếp theo tên người hoặc tên địa
phương được đề cập đến trong phần tác giả của văn bản hoặc trong nội dung của
văn bản.
Cách này thường áp dụng để sắp xếp các văn bản trong những hồ sơ lưu các
đơn từ của các cá nhân; Tập bản khai của các cá nhân (để làm các giấy tờ tuỳ thân)
hoặc tập báo cáo của các địa phương, ví dụ :

17


Báo cáo cơng tác tuyển sinh của Phịng Giáo dục các huyện, thành phố thuộc
tỉnh Bạc Liêu. Trong hồ sơ này, các báo cáo được sắp xếp theo vần ABC... tên
Phòng Giáo dục các huyện, thành phố.
* Chú ý: Đối với tên người thì căn cứ vào chữ cái đầu của phần tên, Đối với
tên địa phương, cơ quan thì căn cứ vào chữ cái đầu của âm tiết đầu.
Ví dụ: - Nguyễn Văn A ; Nguyễn Thị B
- An Giang ; Bến Tre ……
d) Sắp xếp theo số thứ tự của văn bản: là sắp xếp văn bản có số nhỏ trước
rồi đến số lớn, cách này dùng để sắp xếp các tập lưu văn bản đi ở bộ phận văn thư.
đ) Sắp xếp theo theo mức độ quan trọng của tác giả văn bản và theo mức độ
quan trọng của loại văn bản: nếu trong một hồ sơ có các cấp độ tác giả khác nhau
và các văn bản có mức độ quan trọng khác nhau thì trước hết ta xếp theo cấp độ tác
giả sau mới theo mức độ quan trọng của văn bản. Nghĩa là văn bản của cơ quan
cấp trên thì sắp xếp lên trên, văn bản của cơ quan cấp thấp hơn thì xếp xuống
dưới ; trong từng cơ quan văn bản nào mức độ quan trọng cao hơn sắp lên trên,
thấp hơn xếp xuống dưới, ví dụ:
Văn bản của bộ

Văn bản của tỉnh

Văn bản của huyện

Quyết định

Quyết định

Quyết định

Chỉ thị

Chỉ thị

Chỉ thị

Thông tư

Hành chính thơng thường Hành chính thơng thường

Hành chính thơng thường
Cách này thường vận dụng để sắp xếp những văn bản trong những hồ sơ về
một vấn đề hoặc về một vụ việc nào đó có liên quan đến nhiều cấp, ngành khác
nhau.
3) Đánh số tờ:
Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản
từ 05 năm trở lên. Đánh số (ghi vị trí) cho từng tờ tài liệu có trong hồ sơ đã được
sắp xếp theo một thứ tự hợp lý.
- Mục đích: Đánh số tờ là để cố định thứ tự tài liệu có trong hồ sơ, bảo đảm
tài liệu khơng bị thất lạc, mất mát, thuận tiện cho việc quản lý và tra tìm.
- Yêu cầu: Số tờ phải đánh rõ ràng, chính xác bằng bút chì đen mềm. Mỗi tờ
dù lớn hay nhỏ dù được tình bày bằng phương tiện gì đều được đánh một số.
- Cách đánh số tờ: Mỗi trang tài liệu có chữ được đánh một số bằng chữ số
Ả rập, cách mép tài liệu ở phía trên, bên phải 1cm.
Dùng bút chì đen, mềm hoặc máy dập số để đánh số thứ tự của tờ tài liệu, từ
tờ đầu tiên tới tờ cuối cùng có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản.
18

- Chú ý khi đánh số trang:
Nếu một trang khổ to gấp đơi đóng ở giữa thì coi như 2 tờ và đánh 2 số, một
trang to thì gập bằng khổ giấy và đánh l số.
Nếu có ảnh thì đánh số ở mặt sau ảnh và cho ảnh vào phong bì và đánh số ở
ngồi bì. Nếu một trang giấy có dán nhiều ảnh hay bài báo thì coi như một tờ và
đánh một số.
Trường hợp đánh nhầm số thì gạch đi và đánh lại ở bên cạnh; đối với những
tờ đã bị bỏ sót khi đánh số thì đánh số trùng với số của tờ trước đó và thêm chữ cái
La tinh theo thứ tự abc ở sau, ví dụ: có 2 tờ bị bỏ sót khơng đánh số sau tờ số 15 thì
các tờ đó được đánh số trùng là 15a và 15b và ghi rõ vào tờ chứng từ kết thúc.
Nếu trong hồ sơ có các quyển sách in chỉ cần đánh một số chung cho cả
quyển (không đánh số tờ trong sách) và ghi vào chứng từ kết thúc (kèm một quyển
sách có …tờ).
Nếu một hồ sơ được chia thành nhiều tập (mỗi tập gọi là một ĐVBQ) thì
đánh số tờ sẽ được đánh riêng cho từng tập. Mỗi tập (mỗi đơn vị bảo quản) làm
một tờ bìa riêng. "Đơn vị bảo quản" là đơn vị thống kê trong nghiệp vụ lưu trữ,
đồng thời dùng để quản lý, tra tìm tài liệu trong lưu trữ. Một hồ sơ nếu có ít văn
bản, tài liệu thì lập một đơn vị bảo quản, nếu nhiều văn bản, tài liệu thì được chia
thành nhiều tập và mỗi tập trong hồ sơ đó là một đơn vị bảo quản.
Ví dụ:
Hồ sơ lớp tại chức Thư ký Văn phịng khóa IV tại tỉnh Sóc Trăng ta có thể
chia thành 3 tập như sau:
Tập 1: Những văn bản liên quan đến tuyển sinh (Tập tài liệu về công tác
tuyển sinh lớp tại chức Trung học Thư ký Văn phịng tại khóa 2014 -2016 tại tỉnh
Sóc Trăng).
Tập 2: Những văn bản liên quan đến kết quả học tập (Tập tài liệu về kết quả
học tập của lớp tại chức Trung học Hành chính Văn phịng khóa IV tại tỉnh Sóc
Trăng).
Tập 3: Những văn bản liên quan đến thi tốt nghiệp (Tập tài liệu về kỳ thi tốt
nghiệp của lớp tại chức Trung học Thư ký Văn phịng tại tỉnh Sóc Trăng).

Ba tập này để trong 3 bìa hồ sơ và là 3 đơn vị bảo quản có chung một tiêu đề
hồ sơ là: Hồ sơ lớp tại chức Trung học Thư ký Văn phịng khóa 2014 -2016 tại tỉnh
Sóc Trăng.
- Khi đánh số tờ nên chú ý đến những hồ sơ có hình ảnh đi kèm. Ta có thể:
+ Cho vào bì rồi đánh số ngồi bì.
+ Dán hình lên tờ giấy rồi đánh lên giấy (Nếu một tờ giấy được dán nhiều
ảnh thì được đánh số như một tờ văn bản).
+ Hoặc đánh vào mặt sau hình.
2. Biên mục hồ sơ
19