Bài 2. Các yếu tố cần xem xét khi xây dựng kế hoạch và triển khai ứng dụng CNTT – TT trong thư viện. potx

UNESCO EIPICT MODULE 2. Bài
2
1
Nhập môn
Tự động hoá thư viện
Bài 2. Các yếu tố cần xem xét khi xây
dựng kế hoạch và triển khai ứng
dụng CNTT – TT trong thư viện.
UNESCO EIPICT MO
DULE 2. Bài 2
2
Đặt vấn đề
Tự động hóa thư viện có nhiều lợi ích
cả cho người dùng và nhân viên. Để
có thể áp dụng công nghệ thông tin
và truyền thông (CNTT – TT) một
cách chính xác và giảm tối thiểu các
sai sót trong việc thực hiện, điều
quan trọng là phải xây dựng kế
hoạch cho công tác tự động hóa một
cách cẩn thận.
UNESCO EIPICT MO
DULE 2. Bài 2
3
Phạm vi

Các yếu tố nào cần phải xem xét khi xây
dựng kế hoạch và triển khai ứng dụng
CNTT-TT trong thư viện?

Những ưu điểm của việc xây dựng kế

hoạch?

Thế nào là Hồ sơ mời thầu?

Những khó khăn trong việc triển khai một
hệ thống thư viện tích hợp?

Có nên xem xét việc sử dụng một hệ thống
nguồn mở?
UNESCO EIPICT MO
DULE 2. Bài 2
4
Mục tiêu
Kết thúc bài học, học viên có khả năng:

Đánh giá được tầm quan trọng của việc
xây dựng kế hoạch.

Xác định các yếu tố cần phải xem xét
khi xây dựng kế hoạch và triển khai
thực hiện tự động hóa thư viện?

Hiểu được tầm quan trọng của Hồ sơ
mời thầu.

Đánh giá ưu điểm và nhược điểm của
việc sử dụng hệ thống nguồn mở.
UNESCO EIPICT MO
DULE 2. Bài 2
5

Tự động hóa thư viện ngày
nay
Người dùng ngày nay mong muốn hệ thống
thư viện tự động hóa cung cấp việc truy cập
tới các phân hệ biên mục, lưu thông, mục
lục truy cập công cộng trực tuyến (OPAC)
và bổ sung của thư viện; Thông qua hệ
thống cung cấp sự truy cập tới thông tin ở
các thư viện khác, các cơ sở dữ liệu trên
CD-ROM ở mạng cục bộ (LAN) và trên
Internet.
UNESCO EIPICT MO
DULE 2. Bài 2
6
M¸y chñ LAN
Biªn môc
Bæ sung
§¸nh chØ sè
vµ lµm tãm t¾t
Cho mîn
Tra cøu
T¹p chÝ
OPAC
M¸y chñ Web
Web OPAC
Cña th viÖn
Mét hÖ thèng th viÖn tÝch hîp cã truy cËp trªn Web
C¸c CSDL vµ
th viÖn kh¸c
CSDL trªn

CD-ROM
UNESCO EIPICT MO
DULE 2. Bài 2
7
Tại sao cần phải xây dựng
kế hoạch?
Thư viện cần phải xây dựng kế hoạch cho việc tự động
hóa thư viện vì :

Phải xác định những ưu tiên dựa trên nhu cầu.

Phải xác định hiểu biết về CNTT-TT và đào tạo cần
thiết cho nhân viên.

Phải hoạt động được trong khả năng ngân sách

Phải chọn được phần mềm phù hợp.

Phải đáp ứng được sự phát triển và nhu cầu trong
tương lai.
UNESCO EIPICT MO
DULE 2. Bài 2
8
Những bước cơ bản trong
xây dựng kế hoạch là gì? (1)
1. Giai đoạn phân tích hệ thống

Thu thập thông tin thống kê cơ bản về thư viện
(Số đầu tên tài liệu, số người dùng, số biểu ghi
mục lục, số tài liệu bổ sung hàng năm, số tài

liệu cho mượn hàng năm, các thông tin khác).

Biết được hiện trạng của thông tin (Tất cả ở trên
phiếu hay không? Một số có ở dạng in ấn
không? Việc chuyển đổi dữ liệu sang dạng số
có cần thiết không?).
UNESCO EIPICT MO
DULE 2. Bài 2
9
Những bước cơ bản trong
xây dựng kế hoạch là gì?(2)
Phân tích hệ thống (tiếp tục)

Biết được hiện trạng của kho tài liệu. (Tất cả
tài liệu đã biên mục vẫn còn sử dụng được và
đang được sử dụng? Có cần phải kiểm kê
không?).

Biết được hiểu biết về CNTT-TT của nhân
viên.

Biết được các hệ thống đang sử dụng ở cơ
quan. (Ban có thể cần tích hợp với hệ thống
đang tồn tại).

Hạn chế ngân sách.

UNESCO EIPICT MO
DULE 2. Bài 2
10

Những bước cơ bản trong
xây dựng kế hoạch là gì? (3)
2. Giai đoạn Thiết kế hệ thống

Xác định các ưu tiên thực hiện (Chức
năng nào bạn sẽ tự động hóa đầu tiên?).

Xây dựng một kế hoạch phát triển chiến
lược cho thư viện (không chỉ cho vấn đề
tự động hóa) với sự giúp đỡ của nhân
viên.

Xây dựng kế hoạch công nghệ dưa trên
cơ sở các mục tiêu tổng quát của thư viện.
UNESCO EIPICT MO
DULE 2. Bài 2
11
Xác định chi phí

Chi phí cho xây dựng kế hoạch và tư
vấn.

Chi phí mua hệ thống.

Chi phí viễn thông.

Chi phí chuyển đổi.

Chi phí vận hành và duy trì.


Nâng cấp hệ thống.

Tuyển dụng và đào tạo nhân viên.
UNESCO EIPICT MO
DULE 2. Bài 2
12
Những bước cơ bản trong
triển khai kế hoạch là gì? (3)

Soạn tài liệu Hồ sơ mời thầu (RFP -
Request for Proposal) cho nhà cung cấp
phần mềm hoặc cho nhân viên bộ phận
CNTT-TT (nếu sự dụng các hệ nguồn mở).

Đánh giá đề xuất của người bán/ hệ thống
nguồn mở so với Mô tả yêu cầu.

Chọn/mua/phát triển hệ thống.

Cài đặt.

Xây dựng cơ sở dữ liệu.

Đào tạo nhân viên và người dùng.
UNESCO EIPICT MO
DULE 2. Bài 2
13
Hồ sơ mời thầu

Hướng dẫn cho nhà cung cấp về nộp hồ sơ thầu.


Thông tin cơ bản về thư viện.

Tiêu chí đánh giá đề xuất/ mở thầu.

Mô tả những đặc trưng kỹ thuật và chức năng cần
thiết.

Mô tả những tính năng cần thiết.

Các câu hỏi về những chương trình và dịch vụ
bảo trì hệ thống, các yêu cầu về địa điểm, các
phương pháp cài đặt và phân phối, bảo hành hoạt
động của hệ thống, tài liệu và đào tạo của nhà
cung cấp hệ thống, và định giá chi tiết và các
chiến lược chi phí.
UNESCO EIPICT MO
DULE 2. Bài 2
14
Cân nhắc hệ thống nguồn
mở

Sự sẵn sàng của nhân viên.

Kiến thức và kỹ năng của nhân viên.

Nhóm phát triển.

Có truy cập Internet.
UNESCO EIPICT MO

DULE 2. Bài 2
15
Sự sẵn sàng của nhân viên/
người dùng tin

Sự sẵn sàng chấp nhận thay đổi.

Nhu cầu đào tạo.

Chương trình đào tạo.

Sự tham gia vào xây dựng kế hoạch.
UNESCO EIPICT MO
DULE 2. Bài 2
16
Xây dựng cơ sở dữ liệu

Kiểm kê và thanh lý.

So sánh thực tế tài liệu trong kho với
biểu ghi.

Chuyển đổi thủ công và điện tử.

Bảo trì mục lục.

Xem xét các tiêu chuẩn cho nối
mạng và trao đổi biểu ghi trong
tương lai.
UNESCO EIPICT MO

DULE 2. Bài 2
17
Chuẩn bị địa điểm

Nhu cầu công nghệ

Phần cứng

Phần mềm

Mạng

Đào tạo nhân viên và người dùng
UNESCO EIPICT MO
DULE 2. Bài 2
18
Quảng cáo và tiếp thị

Người dùng tiềm năng

Chiến lược

Thông báo

Định hướng

Hội thảo

Trình diễn và giới thiệu
UNESCO EIPICT MO

DULE 2. Bài 2
19
Những vấn đề tiềm tàng
khi triển khai tự động hóa
thư viện

Thiếu sự sẵn sàng của nhân viên.

Thiếu sự sẵn sàng của người dùng
tin.

Chi phí vận hành và bảo trì.

Chuyển đổi dữ liệu.

Phần cứng không được cung cấp
đúng thời gian.

Các phương tiện viễn thông không có.
UNESCO EIPICT MO
DULE 2. Bài 2
20
Kết luận

Tự động hóa thư viện là điều được mong muốn. Tuy
nhiên, đây là có một dự án phức tạp và phải được lập
kế hoạch cẩn thận. Việc lập kế hoach đảm bảo sự
thành công và phát triển tiếp theo.

Tự động hóa là phương tiện để đạt được mục đích

chứ không phải là sự kết thúc. Kế hoach tự động hóa
phải là một phần của kê hoạch phát triển chiến lược
của thư viện.

Triển khai một Hệ thống thư viện tích hợp không bao
giờ là một quá trình kết thúc. Trong tương lai có nhiều
phát triển mới, đòi hỏi phải được đáp ứng.