Luận văn Quản lý thẻ sinh viên của thư viện pot

Luận văn
Quản lý thẻ sinh viên
của thư viện
1
KẾ HOẠCH LÀM VIỆC
Công việc Ngày Người làm
Khảo sát 01/03/2008 – 02/03/2008
Nguyễn Thị Lĩnh
Nguyễn Thị Minh Ngọc
Phân tích 03/03/2008 – 05/03/2008
Nguyễn Thị Lĩnh
Nguyễn Thị Minh Ngọc
Nguyễn Thị Thanh Tâm
Vũ Hồng Lê
Thiết kế 06/03/2008 – 10/04/2008
Nguyễn Thị Lĩnh
Nguyễn Thị Minh Ngọc
Nguyễn Thị Thanh Tâm
Vũ Hồng Lê
Cài đặt
Kiểm thử
Danh sách thành viên của nhóm:
- Nguyễn Thị Minh Ngọc
- Nguyễn Thị Lĩnh
- Nguyễn Thị Thanh Tâm
- Vũ Hồng Lê
Thời gian dự tính:
- Ngày bắt đầu: 01/03/2008
- Ngày kết thúc: 13/04/2008
Nội dung của dự án:
Xây dựng chương trình quản lý thẻ sinh viên của thư viện

Dự trù thời gian kế hoạch:
- Thời gian khảo sát: 01/03/2008 – 02/03/2008
- Thời gian phân tích: 03/03/2008 – 05/03/2008
- Thời gian thiết kế: 06/03/2008 – 10/03/2008
I. Đặt vấn đề:
2
1. Mô tả hiện trạng bài toán:
Bất cứ một sinh viên nào khi bước qua cánh cổng của nhà trường đều phải có thẻ
sinh viên. Thẻ sinh viên có vai trò rất quan trọng đối với cả sinh viên và nhà trường .
Nó như “chứng minh thư” của mỗi “công dân” trong nhà trường
Tại thư viện khi quản lý hồ sơ sinh viên vẫn sử dụng phương pháp thủ công là chủ
yếu, khối lượng hồ sơ quản lý sinh viên là rất lớn
Việc cập nhật hồ sơ, tìm kiếm thông tin của một sinh viên nào đó là rất khó khăn,
mất nhiều thời gian và không cho được thông tin chính xác nhất và mới nhất về sinh
viên đó
Số giấy tờ bổ sung hàng năm trong hồ sơ của mỗi sinh viên cũng rất lớn
Các báo cáo tổng hợp tình hình sinh viên rất chậm so với thời gian quy định. Thêm
nữa là các báo cáo này là không chính xác (thông tin này không phải là thông tin mới
nhất) không đầy đủ và đã ảnh hưởng nhiều đến chất lượng báo cáo
Việc làm báo cáo thống kê theo yêu cầu mang tính điều tra thì càng gặp khó
khăn hơn rất nhiều và thường không thoả mãn được yêu cầu đặt ra bởi thông tin thiếu
chất lượng thời sự
Hầu như không thể theo dõi tình hình sinh viên của các lớp, các ngành, các khoa
A) Thẻ sinh viên
• Đối với sinh viên, nó thay thế cho thế cho giấy chứng nhận sinh viên, thẻ thư viện
…
• Đối với người quản lí (nhà trường)
 Bảo vệ nhà trường: là cơ sở để nhận diện sinh viên của nhà trường
 Quản sinh: là cơ sở để nhận biết sinh viên của mỗi khoa
 Thư viện: là căn cứ để cho mượn tài liệu

 Phòng chính trị và công tác sinh viên: quản lí, cập nhật ,thống kê
 Giám thị : có thể biết được những gian lận trong thi cử …
B)Đặc điểm của thẻ sinh viên:
Bao gồm :
• Họ tên sv
• Giới tính
• Ngày sinh
• Mã số sinh viên
• Lớp
• Khoa
• Trường
• Hộ khẩu thương trú
• Mã vạch
3
• Thời hạn có giá trị
C)Phụ trách quản lí thẻ sinh viên:
• Phòng chính trị & Công tác sinh viên
• Trung tâm thông tin tư liệu
D)Các nhiệm vụ của Ban quản lí về thẻ sinh viên
• Phòng chính trị & Công tác sinh viên:
 Đưa ra các quyết định về việc cung cấp, sửa chữa, thu hồi thẻ sinh viên
• Trung tâm thông tin tư liệu:
 Thi hành các quyết định về việc cung cấp, sửa chữa, thu hồi thẻ sinh viên
Bài toán đặt ra là phân tích thiết kế hệ thống xây dựng chương trình quản lý thẻ
sinh viên của thư viện.
Quản lý thẻ sinh viên của thư viện ta phải nắm được các vấn đề cơ bản sau:
+Ta phải nắm rõ số sinh viên trong trường.
+Ta phải biết được số sinh viên trong mỗi khoa, mỗi lớp
+Quá trình làm thẻ cho sinh viên
+Quá trình cấp thẻ lại cho những sinh viên bị mất thẻ, làm lại thẻ

2. Ưu, nhược điểm của hệ thống cũ:
Qua tìm hiểu thực tế chúng em thấy nghiệp vụ quản lý thẻ sinh viên bằng sổ
sách có những ưu khuyết điểm sau:
A) Ưu điểm
Công việc quản lý trên sổ sách là công việc rất quen thuộc trong các đơn vị hành
chính sự nghiệp ở nước ta trong nhiều năm qua việc quản lý như vậy không đòi hỏi
phải có trình độ chuyên môn hoá cao và một số công việc quản lý thủ công trước đây
không thể thay thế hoàn toàn bằng máy tính
B) Nhược điểm:
Trong thời đại ngày nay với tốc độ phát triển nhanh và mạnh mẽ của công nghệ
thông tin thì việc quản lý bằng sổ sách trở nên lạc hậu và có những nhược điểm chính
sau:
+ Việc quản lý bằng sổ sách trở nên cồng kềnh, dễ bị mối mọt thất lạc
+ Việc sửa chữa hay cập nhật mất nhiều thời gian
+ Phương pháp quản lý thủ công làm giảm hiệu quả quản lý điều hành của thư viện
+ Tính bảo mật an toàn không cao nên thông tin dễ bị mất
+ Không mang tính thời đại
3 Xác định mục tiêu và phương án giải quyết:
4
Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của Công nghệ thông tin việc ứng dụng
những thành tựu của ngành CNTT vào tất cả các ngành khác đặc biệt là trong
lĩnh vực quản lý trở thành một xu hướng tất yếu.
Trong công tác quản lý nếu chúng ta làm mọi việc bằng tay thì sẽ rất khó khăn
và rất có thể mắc những sai sót. Nhưng nếu ứng dụng CNTT thì mọi việc sẽ rất
tiện lợi, tiết kiệm thời gian, nhân lực và cả tri phí.
Bài tập này xây dựng một ứng dụng của ngành CNTT vào công tác quản lý sinh
viên của thư viện.
A)Mục đích của bài toán:
• Giúp cán bộ phòng chính trị và công tác sinh viên có thể quản lí dễ dàng, đơn
giản, nhanh chóng về các vấn đề quản lí

• Giúp nhân viên thư viện khi làm thẻ, nhập xuất dữ liệu về sinh viên được dễ
dàng, hiệu quả
• Giúp sinh viên khi đăng ký làm lại thẻ được nhanh chóng hơn
• …
B)Ưu điểm của hệ thống mói
*Cập nhật thông tin nhanh chóng và chính xác
• Khi sinh viên nhập trường, nhân viên thư viện sẽ nhận được thông tin của các
sinh viên mới từ phòng quản lí thông qua hệ thống, và làm thẻ cho sinh viên
• Khi sinh viên bị hỏng hoặc mất và đăng ký lại thì chỉ cần cung cấp thông tin về
tên sinh viên và mã sinh viên (và cung cấp thông tin sai lệch ở thẻ sinh viên nếu
thẻ bị sai)
*Tra cứu thông tin nhanh chóng, chính xác và dễ dàng hơn theo yêu cầu quản lý
• Nhân viên thư viện sẽ truy cập vào hệ thống để lấy dữ liệu và làm lại thẻ mới
trên cơ sở các thông tin đã có và thông tin sinh viên cung cấp
* Sửa chữa hay bổ sung thông tin cũng hết sức mềm dẻo, thuận tiện đáp ứng đầy đủ
yêu cầu đặt ra
• Để sửa lại thông tin về thẻ sinh viên, nhân viên thư viện chỉ cần nhập vào mã
sinh viên và sửa trên hệ thống
II. Xác lập dự án:
1. Dự trù trang thiết bị:
5
Thiết bị dự tính gồm một máy đơn có cài hệ điều hành Windows XP và hệ quản trị cơ
sở dữ liệu, ngôn ngữ lập trình và các phần mềm hỗ trợ đi kèm.
2. Lên kế hoạch:
a)Khảo sát:
-Lên kế hoạch
-Xác định nội dung cần khảo sát
-Thực hiện khảo sát
b)Phân tích thiết kế hệ thống:
-Tổng hợp thông tin khảo sát

-Phân tích,tổng hợp đưa ra các sơ đồ cần thiết như: sơ đồ chức năng,sơ đồ luồng dữ
liệu…
-Thiết kế chương trình, tạo khung hình chi tiết về chương trình cần xây dựng
c)Xây dựng,hoàn thiện và thử nghiệm chương trình :
-Xây dựng chương trình, xây dựng các modul , các thư viện đi kèm nếu cần.
-Cài đặt chạy thử dể kiểm tra lỗi và thử nghiệm các chức năng để xem cét tính khả thi
và tìm ra các chức năng cần bổ sung.
-Thực hiện sửa lỗi sau khi đã kiểm tra và hoàn thiện các chức năng còn thiếu. Công
việc này được lặp lại đến khi đáp ứng yêu cầu.
-Sau khi hoàn thiện sẽ chính thức đưa chương trình vào hoạt động.
-Theo dõi qúa trình hoạt động để kịp thời khắc phục những lỗi xảy ra.
3. Dự trù về nhân lực, kinh phí:
III. Nội dung khảo sát:
1. Môi trường:
6
Địa điểm khảo sát: Sinh viên,Thư viện và Phòng CT&CT sinh viên Trường :Đại
Học Hàng Hải Việt Nam )
Tìm hiểu các yêu cầu về cơ sở dữ liệu đầu vào là những thông tin trong hồ sơ
sinh viên. Các thông tin đầu ra là những báo cáo, thống kê theo tháng, năm theo biểu
mẫu quy định của nhà trường
2.Nghiệp vụ:
Sau khi nhận được bài tập, chúng em đã đi tìm hiểu và khảo sát thực tế tại thư
viện , phòng CT&TCSV trường Đại học Hàng Hải
Quản lý hồ sơ sinh viên của Trường Đại Học Hàng Hải Việt Nam:
- Quản lý thông tin về sinh viên dưới dạng “Hồ sơ sinh viên”
- Mọi sự thay đổi liên quan đến sinh viên sẽ được cập nhật vào hồ sơ sinh viên (theo
các phiếu tương ứng theo mẫu quy định sẵn) để dễ theo dõi quản lý
- Trên cơ sở các thông tin sinh viên được lưu trữ, phòng CT&TCSV và thư viện thực
hiện xây dựng báo cáo tổng hợp theo định kỳ, báo cáo phân tích đánh giá và một số
báo cáo khác theo mẫu chuẩn quy định từ trước. Những báo cáo này rất quan trọng

trong công tác quản lý sinh viên
- Quản lý sự thay đổi của sinh viên trong trường là một vấn đề cực kì quan trọng đối
với công tác quản lý sinh viên. Số lượng sinh viên mới vào trường và ra trường,
thường xuyên thay đổi rất khó quản lý do rất nhiều nguyên nhân
3. Quá trình làm thẻ
• Khi sinh viên nhập trường phòng chính trị và công tác sinh viên sẽ ghi lại các
thông tin trên hồ sơ sinh viên:
 Giấy triệu tập trúng tuyển
 Thẻ dự thi
 Hồ sơ trúng tuyển
 Giấy khai sinh (bản sao)
 Bằng tốt nghiệp (bản sao) hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp tam thời (bản gốc)
 Học bạ THPT (bản sao)
 Sổ Đoàn hoặc Đảng
 Chứng minh thư nhân dân (bản sao)
 Các loại giấy tờ ưu tiên nếu có
Khi đã vào học trở thành sinh viên của trường nhà trường sẽ làm thẻ cho sinh viên
mới vào trường
• Khi sinh viên bị mất thẻ hay thẻ bị sai muốn làm lại thẻ sinh viên cần làm đơn gửi
cho quản sinh của khoa mình xác nhận, sau đó đem lên thư viện để làm lại thẻ
sinh viên. Đơn xin cấp thẻ và đổi thẻ theo biểu mẫu sau:
•
Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt nam
7
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hải Phòng, ngày tháng năm 200
Đơn xin cấp thẻ- đổi thẻ sinh viên
Kính gửi: - Phòng Đào tạo và Công tác sinh viên.
Tên Em là: Sinh ngày: Giới tính:
Sinh viên Lớp Thuộc Khoa: Mã SV:

Lý do cấp thẻ, đổi thẻ:

Kèm theo giấy tờ gồm: 1- Bản sao CMTND +
Đề nghị Quý Phòng tạo điều kiện giải quyết. Em xin trân trọng cảm ơn./.
HP, ngày tháng năm 200
1-Ngời viết đơn
( Ký, ghi rõ họ tên)
2- Phòng ĐT&CTSV
Chuyển Bộ phận làm thẻ (Trung tâm TTTL)
Đề nghị cấp giấy hẹn; trả thẻ trong vòng 07 ngày.
1) Khi sinh viờn nhp trng phũng chớnh tr v cụng tỏc sinh viờn s thụng qua h
thng qun lớ sinh viờn nhp vo cỏc thụng tin trờn h s sinh viờn tin hnh
lm th cho mi sinh viờn
2) Khi sinh viờn lm li th do sai sút thỡ sinh viờn lờn trung tõm t liu lm li
th :
Sinh viờn np li th b hng
a ra thụng tin sai ln trờn th
Nhõn viờn th vin thụng qua mó sinh viờn ca sinh viờn ú truy nhp vo h
thng kim tra:
Nu h thng cho kt qu ỳng nh sinh viờn cung cp thỡ nhõn viờn thu li th
c v lm th mi cho sinh viờn.
Nu sinh viờn a ra thụng tin sai lch vi thụng tin cú sn trong h thng thỡ
nhõn viờn th vin s gi thụng tin n phũng CT&CTSV yờu cu kim tra li
h s sinh viờn. V gi kt qu tr li cho nhõn viờn . Sau ú nhõn viờn th vin
tin hnh lm li th cho sinh viờn
3) Khi sinh viờn lm li th do b mt nhõn viờn th vin s truy cp vo h thng
ly thụng tin sinh viờn v lm li th cho sinh viờn.
III. Phõn tớch thit k h thng:
1. S phõn cp chc nng:
8

2. Biểu đồ luồng dữ liệu:
a) Sơ đồ ngữ cảnh:
Quản lý thẻ
sinh viên
Quản lý danh
mục dùng chung
Cập nhật và làm
thẻ
Thống kê,
Tìm kiếm
Danh mục Khoa
Danh mục Ngành
Danh mục Lớp
Cập nhật hồ sơ SV
Làm mới
Làm lại
Số thẻ SV làm mới
Số thẻ SV làm lại
Số thẻ SV bị sai
lệch
Tổng số thẻ sinh
viên đã làm
Làm lại do sai
Bị mất thẻ
9
b) Sơ đồ mức đỉnh:
c) Sơ đồ mức dưới đỉnh
• Quản lý danh mục dùng chung:
Phòng
CT&CTSV

Nhân viên Thư
viện
Quản lý
thẻ SV
Ra quyết định
làm thẻ
Sinh Viên
Yêu cầu
làm thẻ
Đáp ứng
thông tin
Làm thẻ
Cập nhật
Tìm kiếm,
thống kê
Quản lý danh
mục dùng chung
Cập nhật và làm
thẻ
Thống kê, tìm
kiếm
Nhân viên
thư viện
Danh mục
1.Nhập danh mục
3. Thống kê, tìm kiếm
D/l
danh
mục
D/l danh mục

Cập nhật,
làm thẻ
D/l cập nhật,
làm thẻ
D/l cập nhật,
làm thẻ
2. Cập nhật,
làm thẻ
D/l cập nhật,
làm thẻ
10
• Cập nhật và làm thẻ
Danh mục Khoa
Danh mục Ngành
Danh mục Lớp
Khoa
Ngành
Lớp
Nhân viên thư viện
1.1 Nhập sửa danh mục Khoa D/l Khoa
D/l Ngành
D/l Lớp
1.3 Nhập sửa
danh mục Lớp
1.2 Nhập sửa
D/m Ngành
D/l Khoa
D/l Ngành
Hồ sơ SV
Hồ sơ SV

11
Phân tích chức năng cập nhật và làm thẻ
 Cập nhật HSSV:
SV mới nhập trường phải nộp HSSV, phòng CT&CTSV sẽ lưu lại
các thông tin trên HSSV:
- Mã SV
- Tên SV
- Lớp
- Ngành
- Khoa
- Ngày sinh
- Giới tính
- Hộ khẩu thường trú
Mọi sự thay đổi liên quan đến SV sẽ được cập nhật vào HSSV
(Theo các phiếu tương ứng có mẫu quy định sẵn)
• Input: thông tin về sinh viên
• Output: hồ sơ sinh viên
Cập nhật Hồ sơ
SV
Làm mới
Làm lại
Hồ sơ SV
Làm mới
Làm lại
Nhân viên thư viện
2.1 Nhập sửa Hồ sơ SV D/l Hồ sơ SV
D/l Làm mới
D/l Làm lại
2.3 Nhập sửa
làm lại

2.2 Nhập sửa
làm mới
Hồ sơ SV
Hồ sơ SV
12
 Làm thẻ mới:
Khi SV nhập trường, phòng CT&CTSV sẽ thông qua hệ thống
quản lý SV nhập vào các thông tin trên HSSV để tiến hành làm thẻ
cho mỗi SV theo mẫu sau:
// THẺ SV
• Input: Hồ sơ sinh viên
• Output: thẻ sinh viên
 Làm lại thẻ:
SV có nhu cầu làm lại thẻ SV thì phải đăng ký theo mẫu sau:
// Đơn xin cấp lại thẻ
SV nộp đơn đăng ký làm lại thẻ cho thư viện.
 Làm lại thẻ bị sai:
Nhân viên thư viện thông qua mã sinh viên để truy cập vào
hệ thống để kiểm tra:
- Nếu hệ thống cho kết quả đúng như SV cung cấp
thì nhân viên thư viện thu lại thẻ cũ và tiến hành
làm thẻ mới cho sinh viên.
- Nếu thông tin SV đưa ra sai lệch với thông tin có
sẵn trong hệ thống thì nhân viên thư viện sẽ gửi
thông tin đến phòng CT&CTSV yêu cầu kiểm tra
lại hồ sơ sinh viên. Sau đó gửi kết quả lại cho SV.
SV xác nhận lại thông tin đúng cho thư viện. Rồi
nhân viên thư viện tiến hành làm lại thẻ cho SV
 Làm lại thẻ mất:
SV làm lại thẻ do mất thì nhân viên thư viện sẽ truy cập vào

hệ thống lấy thông tin sinh và tiến hành làm lại thẻ cho sinh
viên.
• Input: Hồ sơ sinh viên
• Output: thẻ sinh viên (theo mẫu nhà trường) và
hồ sơ sinh viên (nếu có cập nhật lại)
• Thống kê, tìm kiếm:
13
IV.Phân tích hệ thống dữ liệu
Số thẻ SV
Làm mới
Số thẻ SV
Làm lại
Số thẻ SV
bị sai lệch
Tổng số thẻ SV
đã làm
Làm mới
Làm lại
Nhân viên thư viện
Hồ sơ SV
Hồ sơ SV
3.1 Thống kê, tìm kiếm
số thẻ SV Làm mới
D/l Làm mới
D/l Làm lại
3.4 Thống kê, tìm kiếm
tổng số thẻ SV đã làm
3.3 Thống kê, tìm kiếm
số thẻ SV bị sai lệch
3.2 Thống kê, tìmkiếm

số thẻ SV Làm lại
14
1.Xác định các thực thể
User(Ma_user, Ten_user, MaPhong)
Phong (MaPhong, TenPhong)
Khoa(MaKhoa,TenKhoa)
Nganh(MaNganh,TenNganh,MaKhoa)
Lop(MaLop,TenLop,MaNganh)
Thesv (Masv, Mavach, Thoihan, Mauthe)
Hososv (Malop, Masv, Tensv, Gioitinh , Ngaysinh, Quequan)


Sơ đồ liên kết tập thực thể ban đầu
Sơ đồ tập thực thể liên kết ở mức hạn chế
Khoa
-MaKhoa
-TenKhoa
Nganh
-MaNganh
-TenNganh
-MaKhoa
Lop
-MaLop
-TenLop
-MaNganh
TheSV
-MaSV
-MaVach
-ThoiHan
-MauThe

HoSoSV
-MaLop
-Masv
-Tensv
-GioiTinh
-NgaySinh
-QueQuan
C
ó
C
ó
C
ó
C
ó
1 1
1
1
n n
n
n
User
Ma_user
Ten_user
ChucVu
15
2.Cấu trúc Dữ Liệu các bảng:
*Bảng Khoa:
Kiểu dữ liệu Độ dài NULL
Int 4 X

Nvarchar 50 X
*Bảng Ngành:
Kiểu dữ liệu Độ dài NULL
Int 4 X
Nvarchar 50 X
Int 4 X
*Bảng Lớp:
Kiểu dữ liệu Độ dài NULL
Int 4 X
Khoa
-MaKhoa
-TenKhoa
Nganh
-MaNganh
-TenNganh
-MaKhoa
Lop
-MaLop
-TenLop
-MaNganh
TheSV
-MaSV
-MaVach
-ThoiHan
-MauThe
HoSoSV
-MaSV
-MaLop
-TenSV
-NgaySinh

-QueQuan
-GioiTinh
User
Ma_user
Ten_user
ChucVu
16
Varchar 20 X
Int 4 X
*Bảng Hồ sơ SV:
Kiểu dữ liệu Độ dài NULL
Int 10 X
Int 4 X
Nvarchar 50 X
Datetime 10 X
Nvarchar 200 X
Char 10 X
*Bảng Thẻ SV:
Kiểu dữ liệu Độ dài NULL
Int 10 X
Int 20 X
Int 4 X
Varchar 10 X
*Bảng User:
Kiểu dữ liệu Độ dài NULL
Ma_user Int 10 NULL
Ten_user Nvarchar 50 X
Chuc_Vu Nvarchar 50 X
3.Giao diện của chương trình
a)Giao diện Đăng nhập

17

Khi người dùng sử dụng hệ thống cấn phải đăng nhập vào hệ thống qua form Login
gồm:
Tên đăng nhập :
Mật khẩu:
 Sau khi hoàn thành người dùng nhấn nút lệnh Đăng nhập Hệ thống sẽ kiểm tra:
 Nếu đúng thì báo cáo thành công và cho phép truy cập vào hệ thống.
 Nếu sai đưa ra thông báo lỗi
 Nếu muốn thoát khỏi form thì người dùng nhấn nút Huỷ bỏ ( thực hiện lệnh thoát)
 Nút lệnh Giúp đỡ giúp cho người dùng chưa biết cách sử dụng Form
b)Giao diện chính
Giao diện chính của chương trình sau khi người dùng đăng nhập với tư cách là người
sử dụng
18
Bao gồm các menu:
 Hệ thống
 Danh mục
 Làm thẻ
 Trợ giúp
- Nếu không phải admin thì khi đăng nhập vào hệ thống
+ Trong menu hệ thống
Nhãn đổi mật khẩu, thao tác với dữ liệu : được ẩn đi (không cho phép người
dùng sử dụng)
+ Trong menu danh mục
Khoa, ngành,lớp, hồ sơ sinh viên : thao tác cập nhật sẽ được ẩn đi(chi cho
phép người dùng xem, đọc dữ liệu mà không có quyền thay đổi hay thêm
vào dữ liệu)
+ Menu làm thẻ cũng được dấu
- Còn nếu là admin thì tất cả các danh mục sẽ được hiển thị và có hiệu lực

c) Menu Hệ thống
19
Trong menu hệ thống
*)Người dùng:
Khi nhấn vào nút người dùng thì hệ thống sẽ hiện ra một frmuser . Gồm các label:
 Tên đăng nhập
20
 Họ và tên
 Chức danh
 Quyền
 Mật khẩu
 Xác nhận mật khẩu
 Tổng số người
Người dùng với tư cách là người quản trị hệ thống sẽ nhập thông tin về người dùng và
có quyền :
Thêm mới
Sửa
Xoá
Thông qua các thông tin trên các ô text mà admin nhập vào, hệ thống sẽ cho phép
- Thêm:
Hệ thống kiểm tra xem có trùng tên đăng nhập mật khẩu không
─ Nếu trùng thì đưa ra thông báo trùng và yêu cấu nhập lại
─ Nếu đúng thì sẽ ghi một bản mới vào trong cơ sở dữ liệu
- Xoá:
Khi admin nhấn nút xoá thì hệ thống sẽ kiểm tra các thông tin nhập vào có ở
trong cơ sở dữ liệu không
Nếu đúng thì đưa ra cảnh báo và hỏi lại xem có chắc chắn xoá không ?
Đưa ra hai lựa chọn :Yes/no
Nếu nhấn yes: Hệ thống sẽ xoá bản ghi trên khỏi cơ sở dữ liệu
Nếu nhấn no: Hệ thống quay trở về form frmuser

- Sửa:
Khi admin nhấn nút sửa thì hệ thống sẽ căn cứ vào các thông tin nhập vào và truy
nhập vào cơ sở dữ liệu và sửa lại
*)Khi admin vào thay đổi mật khẩu. Hệ thống đưa ra form thay đổi mật khẩu
Nhập mật khẩu mới và xác nhận nhập lại
Sau đó nhấn nút sửa
Hệ thống truy nhập vào cơ sở dữ liệu và sửa lại
21
*)Thao tác với dữ liệu:
Cho phép backup dữ liệu
Dữ liệu cần được sao lưu, chia sẻ
*)Thoát:
Khi nhấn thoát thì hệ thống sẽ thoát khỏi chương trình
d)Menu Danh mục
Danh mục bao gồm:
-Khoa:
Cập nhật khoa
Báo cáo danh sách khoa
-Ngành
Cập nhật ngành
Báo cáo danh sách ngành
-Lớp
Cập nhật lớp
Báo cáo danh sách lớp
-Hồ sơ sinh viên
Cập nhật Hồ sơ sinh viên
Báo cáo Hồ sơ sinh viên
-Thẻ sinh viên
Cập nhật thẻ
Báo cáo tổng số thẻ

22
Trong Hồ sơ sinh viên
*)Cập nhật hồ sơ sinh viên
Trong form cập nhật này cho phép người dùng có thể :
Thêm mới
Sửa
Xóa
Tìm kiếm
Cập nhật
+)Thêm
Hiển thị ra một form mới bao gồm các thông tin
Sau khi người dùng thực hiện lệnh thêm mới ( nhấn nút thêm mới)
23
Để dữ liệu cập nhật và hiển thị lên form cập nhật thì người dùng nhấn cập nhật để
làm “tươi” dữ liệu
+)Sửa
Khi nhấn nút sửa thì hệ thống sẽ hiển thị ra 1 form sửa (người dùng cũng có thể
sửa trực tiếp trên bảng datagrid view)
Sau đó nhấn nút cập nhật để dữ liệu được làm tươi
+)Xóa
Người dùng chọn trực tiếp trên datagrid view về hồ sơ sinh viên muốn xóa
Sau đó nhấn nút xóa:
Khi nhấn nút xóa thì hệ thống sẽ hiển thị ra một msgbox : đưa ra lời cảnh báo
và chắc chắn xem người dùng có muốn xóa không ?
2 lựa chọn: yes/no
-Nếu yes: sẽ thực hiện xóa trực tiếp
-Nếu No: hệ thống quay trở lại màn hình trước
+)Tìm kiếm
Đưa ra các tiêu chí cho người dùng có thể tìm kiếm dễ dàng
- Tìm kiếm theo mã sinh viên

- Theo tên sinh viên
24
- Theo quê quán
- Theo tên lớp
- Theo tên khoa
- Theo tên ngành
- Theo ngày sinh (từ ngày  đến ngày_ ở đây có một ràng buộc về ngày sinh, ngày
sinh không được lớn hơn năm hiện tại -20, từ ngày<= đến ngày)
Cho phép người dùng có thể chọn nhiều thông tin để tìm kiếm được chính xác
Riêng về mã sinh viên thì chỉ cần một lựa chọn (vì mỗi sinh viên chỉ có một mã sinh
viên )
+)Cập nhật
Nút lệnh này có tác dụng làm tươi dữ liệu và hiện ra bảng cập nhật sau khi xử lí
dữ liệu
+)Thoát
Nút lệnh này có chức năng thoát khỏi form cập nhật hồ sơ sinh viên và quay trở về
giao diện chính của chương trình
e)Làm thẻ
*)Làm mới
Đưa ra một bảng các thông tin về sinh viên và yêu cầu nhập thông tin về sinh viên
25