Tổ chức và phục vụ nơi làm việc trong cơ quan hành chính nhà nước potx

1
Chương V
Tổ chức và phục vụ nơi làm
việc trong cơ quan hành
chính nhà nước

2
Chương V. Tổ chức và phục vụ nơi làm
việc trong cơ quan hành chính nhà nước
I. Khái niệm, phân loại và nhiệm vụ cơ bản
của tổ chức và phục vụ nơi làm việc
II. Tổ chức nơi làm việc
III. Tổ chức phục vụ nơi làm việc

I. Khái niệm, phân loại và nhiệm vụ cơ bản
của tổ chức và phục vụ nơi làm việc
1. Khái niệm
2. Phân loại nơi làm việc
3. Nhiệm vụ của tổ chức và phục vụ nơi làm
việc
3

1. Khái niệm
 Nơi làm việc là một phạm vi không gian nhất
định, tại đó một hoặc một nhóm người lao động
sử dụng một số công cụ lao động nhất định để
thực hiện các công việc nhất định.
 Nơi làm việc là một phần diện tích và không
gian hoạt động của cán bộ, công chức, được
trang bị các thiết bị, phương tiện vật chất kỹ

thuật cần thiết để thực hiện nhiệm vụ theo quy
định.
4

1. Khái niệm
• Nơi làm việc là khâu cơ sở của quá trình
quản lý. Đó là nơi:
– Diễn ra sự kết hợp của cán bộ, công chức với
công cụ quản lý để tác động lên đối tượng
quản lý nhằm tạo ra các quyết định quản lý.
– Các yếu tố của quản lý được tổ chức và kết
hợp để tạo ra các sản phẩm theo yêu cầu của
quản lý.
– Thể hiện tài năng sáng tạo và nhiệt tình của
cán bộ, công chức.
5

1. Khái niệm
• Nơi làm việc là
– Nơi diễn ra các hoạt động thực hiện chức năng,
nhiệm vụ của CB-CC.
– Nơi rèn luyện, giáo dục, đào tạo cán bộ, công
chức trong tổ chức.
– Nơi diễn ra các hoạt động giao tiếp, nơi thể hiện
tài năng sáng tạo và nhiệt tình của cán bộ, công
chức…
– Nơi làm việc còn là nơi thể hiện kết quả cuối
cùng của mọi hoạt động về tổ chức hoạt động và
tổ chức lao động trong tổ chức.
=> Vì thế, nơi làm việc là khâu đầu tiên,

khâu cơ sở, là bộ phận cấu thành tổ chức
6

2. Phân loại nơi làm việc
• Theo địa vị pháp lý của cơ quan HCNN
trong cơ cấu thứ bậc:
– Nơi làm việc của các cơ quan trung ương
– Nơi làm việc của các cơ quan trung ương
đóng ở địa phương
– Nơi làm việc của các cơ quan địa phương
• Theo số lượng người làm việc: nơi làm
việc cá nhân/tập thể
7

Phân loại tiếp
• Theo quy mô
– Trụ sở cơ quan
– Đơn vị, bộ phận
– Phòng làm việc
– Chỗ làm việc
• Theo tính chất ổn định của vị trí: nơi làm
việc cố định/di động, trong nhà/ngoài
trời…
8

Các hoạt động diễn ra tại công sở
hành chính
• Quản lý công vụ, thi hành pháp luật
• Tổ chức, phối hợp công việc giữa các bộ
phận của cơ quan

• Tổ chức công tác thông tin trong CQ và
với CQ khác
• Thực hiện kiểm tra, theo dõi công việc của
CB-CC
• Tổ chức việc giao tiếp với dân, với các
CQ, tổ chức, làm đại diện cho nhà nước
để thực thi công vụ
9

3. Nhiệm vụ của tổ chức và phục vụ
nơi làm việc
• Nhiệm vụ của tổ chức và phục vụ nơi làm
việc
– Tạo ra những điều kiện vật chất kỹ thuật cần
thiết để tiến hành các hoạt động quản lý được
liên tục, nhịp nhàng với năng suất và chất
lượng cao.
– Bảo đảm khả năng tiết kiệm các yếu tố quản
lý (chi phí hoạt động quản lý là hợp lý nhất)
10

Tiếp
– Bảo đảm những điều kiện thuận lợi nhất để
tiến hành quá trình lao động và tạo hứng thú,
tính tích cực sáng tạo lao động của cán bộ,
công chức.
– Bảo đảm cho cán bộ, công chức có tư thế
làm việc thoải mái, ít mệt mỏi nhất và duy trì
được khả năng làm việc lâu dài, thúc đẩy
người lao động phát triển một cách toàn diện.

11

Tổ chức và phục vụ nơi làm việc cần phải
thỏa mãn các yêu cầu gì?
Các yêu cầu của tổ chức & phục.pptx
12

II. Tổ chức nơi làm việc
• Tổ chức nơi làm việc là hệ thống các biện
pháp nhằm thiết kế nơi làm việc, trang bị
cho nơi làm việc những thiết bị, dụng cụ
cần thiết và sắp xếp, bố trí chúng theo một
trật tự nhất định.
• Tổ chức nơi làm việc bao gồm 3 nội dung:
– Thiết kế nơi làm việc
– Trang bị nơi làm việc
– Bố trí nơi làm việc
13

1. Thiết kế nơi làm việc
• Lựa chọn địa điểm và mô hình thiết kế nơi
làm việc cho cơ quan hành chính nhà
nước.
• Phân bố diện tích và sắp xếp vị trí phòng
làm việc
• Không gian làm việc, màu sắc, ánh sáng.
14

Tác động tâm lý của màu sắc:
• Màu đỏ: màu kích thích, cảnh giác, ấm,

tăng căng thẳng cơ, tăng huyết áp, tần
số hô hấp.
• Xanh lá cây-Green: Màu của thiên nhiên
là con người bình tâm nhẹ nhàng, giảm
huyết áp, giản mạch, giảm căng thẳng
thị giác, thúc đẩy lao động kéo dài.
• Màu xanh da trời- Sky-blue: làm bình
tâm, kích thích tư duy tốt.
15

• Xanh nước biển (lơ)- Navy blue: Tạo
cảm giác xa xăm lạnh lẽo, giảm căng
thẳng thể lực, điều hoà nhịp thở, thư
giãn nghỉ ngơi
• Màu vàng- Yellow: Màu mặt trời, kích
thích thị giác, làm ấm áp sảng khoái.
• Màu nâu: màu của sự ấm áp bền vững,
nhưng dễ gây cảm giác ảm đạm.
16

17
• Màu tím-Violet: màu của sự mệt mỏi, lo
âu, hồi hộp, gây cảm giác buồn, cô
đơn.
• Màu đen-Black: màu của quyền lực,
sang trọng, màu ảm đạm, chết chóc.
• Màu Trắng-White: màu lạnh tượng trưng
cho sự trong trắng

BỐ TRÍ ÁNH SÁNG

• Yêu cầu chiếu sáng tại nơi làm việc rất cao,
đồng thời không loá, ánh sáng phân bố đều trên
vùng làm việc.
• Không nên bố trí nhiều máy móc thiết bị trong
một phòng. Bố trí máy móc, thiết bị nội thất sao
cho ánh sáng mặt trời không gây chói loá.
• Chiếu sáng nhân tạo đảm bảo đủ sáng để dễ
dàng tiếp cận thông tin và gõ bàn phím.
• Không gây sấp bóng và đảm bảo tiết kiệm.
18

• Tiêu chuẩn quốc tế về chiếu sáng qui định
độ rọi tối thiểu trên mặt bàn làm việc là
300 – 500 lux
– Tiêu chuẩn của Anh, Mỹ là 700 lux.
– Tiêu chuẩn Việt nam 300 lux đối với đèn néon
và 150 đối với đèn dây tóc.
– Độ chiếu sáng sẽ tăng dần theo tuổi đời và
tuổi nghề của người lao động.
19

Một số lưu ý khi thiết kế nơi làm việc
• Sự tương phản hợp lý giữa các đối tượng nhìn và nền
sẽ giúp cho việc nhận biết đối tượng được dễ hơn, đồng
thời sự tương phản về màu sắc còn có tác dụng bảo hộ
lao động
• màu sắc của tường, trần, sàn phòng và đồ vật đều có
những ảnh hưởng nhất định đối với trạng thái tâm lý của
cán bộ, công chức.
• Chiếu sáng và màu sắc có tác dụng hỗ trợ cho nhau.

Các phòng làm việc sơn các màu sáng (mức độ phản
chiếu lớn) có khả năng hỗ trợ và tăng cường tác dụng
của chiếu sáng không chỉ về cường độ mà cả về sự
phân phối ánh sáng.
20

Một số lưu ý khi thiết kế nơi làm việc
• Phủ tường và trần nhà bằng lớp vật liệu hút âm,
sử dụng các vách ngăn lửng hút âm tại những
nơi làm việc có khả năng gây ra tiếng ồn.
• Xây dựng bầu không khí làm việc thân thiện,
hòa đồng để tạo không khí làm việc hiệu quả
bằng cách:
– Lựa chọn, bố trí sử dụng hợp lý cán bộ, công chức;
– Có cơ chế trả lương hợp lý; xây dựng các chuẩn mực
đạo đức công chức.
– Duy trì và có kế hoạch phát triển hợp lý cấu trúc về
mặt xã hội của tập thể lao động (giới tính, lứa tuổi,
thâm niên);
– khác
21

2. Trang bị nơi làm việc
• Nội thất văn phòng
• Thiết bị kỹ thuật
22

Nội thất văn phòng
• Các đồ gỗ văn phòng như bàn ghế làm việc,
bàn ghế tiếp khách, bàn ghế để hội họp, bàn vẽ,

bàn đánh máy, tủ đựng tài liệu và tủ đựng đồ
dùng cá nhân, các loại giá đựng hoặc treo tài
liệu…
• Các phương tiện văn phòng phẩm như bút chì
và bút viết thông thường, tẩy, ghim, kẹp, con
dấu, hộp dấu, lịch, phiếu hẹn thời gian, các loại
giấy viết, dao rọc giấy…
23

Thiết bị kỹ thuật
• Các loại máy móc công nghệ cần thiết cho công
việc như máy vi tính, máy in, máy sao chụp,
máy vẽ, máy quét…
• Các thiết bị văn phòng và công cụ lao động khác
như máy tính bỏ túi, tài liệu hướng dẫn, sách
tham khảo, tra cứu sử dụng trong quá trình làm
việc, các biểu mẫu, mẫu giấy in sẵn…
• Phương tiện thông tin, liên lạc: điện thoại, máy
fax, chuông bấm, đèn hiệu, modem kết nối
internet…
• Các phương tiện vệ sinh, sinh hoạt: điều hòa
nhiệt độ, quạt, bình đun nước, thùng rác
24

Yêu cầu của nội thất văn phòng
• Nội thất văn phòng được sử dụng tại nơi làm phải tạo
điều kiện để sắp xếp tất cả các tài liệu và các công cụ
lao động một cách thuận tiện nhất cho việc sử dụng
chúng (dễ nhìn thấy và dế lấy ra). Muốn vậy, các tủ, giá,
bàn… đặc biệt là các bàn viết và bàn máy tính phải có

cơ cấu chức năng phù hợp như ngăn kéo, giá ghép, giá
treo… với khả năng chứa đựng tối đa và bảo đảm nhẹ
nhàng, không tốn sức lực khi sử dụng cũng như đảm
bảo sắp xép có trật tự các tài liệu.
• Nội thất văn phòng phải được thiết kế hợp lý về kích
thước sao cho khi sử dụng chúng có thể đạt được thành
tích lao động cao mà không gây ra những đòi hỏi quá
mức sinh lý đối với người lao động.
25