Xây dựng chương trình quản lý nhà sách

Bài Thực tập Đề tài: XD chưong trình quản lý sách

Mục Lục
Trang
Lời nói đầu................................................................................................................4
Chương 1 GIỚI THIỆU NỘI DUNG ĐỀ TÀI 5
1.1 Nhiệm vụ của hệ thống quản lý sách................................................................5
1.2 Hướng phát triển của hệ thống quản lý sách....................................................5
1.3 Hướng thực thi đề tài.........................................................................................6
Chương 2 KHẢO SÁT ĐÁNH GIÁ HIỆN .........................................................8
TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ SÁCH
2.1 Tìm hiểu và nhu cầu ứng dụng tin học tại nhà sách Minh Khai.....................8
2.2 Phân tích hiện trạng quản lý của nhà sách......................................................9
2.2.1 Ngun tắc hoạt động của nhà sách............................................................9
2.2.2 Sơ đồ hoạt động nhà sách..........................................................................10
2.2.3 Quy trình quản lý của nhà sách.................................................................11
2.2.3.1 Quy trình quản lý nhập sách...............................................................11
2.2.3.2 Quy trình quản lý bán sách.................................................................11
2.2.3.3 Quy trình thống kê...............................................................................12
2.3 Phân tích và lập dự án.....................................................................................13
2.3.1 Phân tích.....................................................................................................13
2.3.2 Lập dự án..................................................................................................14
Chương 3 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ SÁCH....................................15
3.1 Tổng quan về hệ thống quản lý sách..............................................................15
3.1.1 Ngun tắc quản lý của hệ thơng..............................................................15
3.1.2 Mối quan hệ giữa nhà sách và mơi trường chính nó................................16
3.1.3 Phân tích vị trí làm việc ...........................................................................16
SVTH : Phạm Văn Tài - lớp K7A GVHD : PGS.TS Đặng Minh Ất
1
Bài Thực tập Đề tài: XD chưong trình quản lý sách

3.2 Phân tích và thiết kế hệ thống.........................................................................17
3.2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng.....................................................................17
3.2.1.1 Sơ đồ phân rã tổng thể.........................................................................18
3.2.1.2 Chức năng quản lý nhập sách.............................................................18
3.2.1.3 Chức năng quản lý bán sách .............................................................19
3.2.1.4 Chức năng thống kê.............................................................................21
3.2.1.5 Chức năng tìm kiếm............................................................................22
3.2.2 Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu................................................................23
3.2.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh..............................................24
3.2.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.........................................................25
3.2.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh.................................................26
3.3 Mơ hình quan hệ thực thể liên kết...................................................................30
3.3.1 Mơ hình vật lý dữ liệu...............................................................................30
3.3.2 Mơ hình thực thể liên kết..........................................................................36
3.3.3 Mơ hình tổ chức dữ liệu............................................................................37
3.3.3.1 Xác định các thực thể và thuộc tính....................................................37
3.3.3.2 Mơ hình tổ chức dữ liệu......................................................................41
Chương 4 THIẾT KẾ VÀ CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH....................................44
4.1 Giới thiệu về ngơn ngữ lập trình Visual Basic...............................................44
4.1.1 Giới thiệu ngơn ngữ lập trình Visual Basic 6.0........................................44
4.1.2 Làm việc với VB 6.0.................................................................................45
4.1.3 Giới thiệu về thuộc tính phương thức sự kiện..........................................47
4.1.4 Sử dụng một số cơng cụ để lập báo cáo, in ấn trong VB.........................49
4.1.5 Khẳ năng kết nối cơ sở dữ liệu của VB....................................................52
4.2 Giới thiệu hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2000.........................54
SVTH : Phạm Văn Tài - lớp K7A GVHD : PGS.TS Đặng Minh Ất
2
Bài Thực tập Đề tài: XD chưong trình quản lý sách

4.3 Thiết kế giao diện chương trình......................................................................56

4.4 Cài đặt chương trình........................................................................................59
4.5 Mội số giáo diện chương trình........................................................................60
KẾT LUẬN VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG...........................................................70
1 Kết Luận..............................................................................................................70
2 Những hạn chế của chương trình.......................................................................70
2 Hướng phát triển của đề tài................................................................................71
Tài liệu tham khảo...................................................................................................72
Phụ lục.....................................................................................................................73
SVTH : Phạm Văn Tài - lớp K7A GVHD : PGS.TS Đặng Minh Ất
3
Bài Thực tập Đề tài: XD chưong trình quản lý sách

Lời Nói Đầu
Ngày nay cùng với sự phát triển nhanh chóng của cơng nghệ thơng tin, việc
ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào thực tế của các ngành, lĩnh vực trong cuộc đã
sống đem lại những lợi ích vơ cùng to lớn.
Cơng nghệ thơng tin có mặt hầu hết trong mọi lĩnh vực của cuộc sống đặc biệt
là trong cơng tác quản lý. Chúng ta có thể thấy việc đưa tin học vào quản lý kinh
doanh là một trong những ứng dụng quan trọng trong rất nhiều ứng dụng cơ sở
dữ liệu. Nhờ vào cơng tác tin học hố mà cơng việc quản lý và điều hành kinh
doanh tỏ ra rất nhanh chóng và hiệu quả. Chính vì lẽ đó mà cơ sở dữ liệu như là
một giải pháp hữu hiệu nhất cho các doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển.
Nhà sách Minh Khai là một trong những trung tâm lưu trữ và phát hành sách
lớn của cả nước, do đó việc ứng dụng cơ sở dữ liệu trong quản lý là hết sức cần
thiết. vì vậy em chọn đề tài xây dựng chương trình quản lý sách làm đề tài thực
tập. Hiện nay do quy mơ phức tạp của cơng việc ngày càng cao nên việc xây
dựng hệ thống thơng tin quản lý khơng chỉ là việc lập trình đơn giản mà phải xây
dựng một cách có hệ thống. Các giai đoạn phân tích, thiết kể phải được tiến hành
một cách tỷ mỷ và chính xác. Trong đề tài thực tập này em trình bày q trình
phân tích, thiết kế cho hệ thống quản lý sách của nhà sách Minh Khai với hệ

quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access và ngơn ngữ lập trình cho phần mềm này
là Visual Basic.
Hà nội ngày 15 tháng 5 năm 2008
Người thực hiện

SV: Phạm Văn Tài
SVTH : Phạm Văn Tài - lớp K7A GVHD : PGS.TS Đặng Minh Ất
4
Bài Thực tập Đề tài: XD chưong trình quản lý sách

Chương 1 - GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI
1.1 NHIỆM VỤ CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ SÁCH
Hệ thống quản lý sách là một hệ thống giúp cho người quản lý sách tại kho
sách của một nhà xuất bản hay trung tâm phát hành sách có thể quản lý một khối
lượng lớn đầu sách mà khơng mất nhiều cơng sức để tìm kiếm thơng tin một đầu
sách nào đó.
Từ hệ thống quản lý này mà người quản lý có thể tra cứu số lượng một đầu
sách nhập về hoặc bán ra và còn lại trong kho là bao nhiêu để từ đó đưa ra quyết
định của mình, tính tốn và lập hố đơn cho khách hàng, thơng kê báo cáo doanh
thu theo theo u cầu nhà quản lý.
Mục đích chính của hệ thống là xử lý q trình bán sách, nhập sách và thống
kê. Thường các q trình này mất rất nhiều thời gian và cần nhiều nhân viên để
quản lý, đưa ra thơng tin chính xác cho nhà quản lý và khách hàng. Mặt khác hỗ
trợ cho cơng việc của nhân viên các bộ phận làm việc trong nhà sách giảm thời
gian và áp lực cơng việc nhưng vẫn đạt hiệu quả cao, chính xác.
Việc ứng dụng tin học trong quản lý sách giúp cho nhà quản lý tiết kiệm được
chi phí cho việc th nhân viên quản lý sách trong kho sách hay trung tâm phát
hành sách mà vẫn đảm bảo cơng việc kinh doanh của mình.
1.2 HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ SÁCH
HIỆN NAY

Ngày nay với sự phát triển nhanh chóng của cơng nghệ thơng tin đã làm thay
đổi phong cách làm việc, trong cơng tác quản lý. Trước kia mọi thủ tục lưu trữ,
SVTH : Phạm Văn Tài - lớp K7A GVHD : PGS.TS Đặng Minh Ất
5
Bài Thực tập Đề tài: XD chưong trình quản lý sách

thơng kê lập hố đơn, hợp đồng nhập bán sách đều dựa trên giấy tờ do đó rất khó
khăn trong việc tìm kiếm thơng tin.
Trong thời đại tri thức ngày nay việc ra đời của rất nhiều nhà xuất bản, các
trung tâm phát hành sách đã mang lại cho hàng triệu người những cuốn sách hay
và bổ ích. Nhưng đối với nhà xuất bản, các trung tâm phát hành việc lưu trữ,
quản lý, kinh doanh hàng triệu cuốn sách trong kho sách của mình thật khơng dễ
dàng. Vì vậy việc ứng dụng tin học vào quản lý, kinh doanh đối với họ là rất cần
thiết nhất là sự ra đời của phần mềm Quản lý sách sẽ giúp cho nhà xuất bản và
trung tâm phát hành sách quản lý một cách dễ dàng cơng việc của mình để đạt
hiệu quả kinh doanh cao nhất.
1.3 HƯỚNG THỰC THI ĐỀ TÀI
Đối tượng sử dụng: Đối tượg sử dụng hệ thống là nhà quản lý hoặc nhân
viên thủ kho của nhà xuất bản hay trung tâm phát hành sách ( chủ yếu là những
người dùng chun nghiệp, có những hiểu biết nhất định về chun mơn cũng
như tin học) nên việc thiết kết thệ thống ứng dụng một cách thiết thực là rất cần
thiết giúp cho người sử dụng được dễ dàng.
Vấn đề phân tích bài tốn: Trong đề tài này em phân tích theo phương pháp
có cấu trúc, vì các lẽ như sau:
Phương pháp có cấu trúc trải qua thời gian đã chứng tỏ được tính ưu việt của nó.
Phương pháp có cấu trúc là phương pháp dung dị, khơng cầu kỳ như những
phương pháp khác, dễ áp dụng nhưng rất hiệu quả. Ngày nay nó vẫn chứng tỏ
được tính hiệu quả và ưu việt của nó.
Vấn đề lựa chọn ngơn ngữ cũng là một vấn đề hết sức quan trọng hiện nay có
rất nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu như Oracle, Access, Foxpro, SQL Server,…

SVTH : Phạm Văn Tài - lớp K7A GVHD : PGS.TS Đặng Minh Ất
6
Bài Thực tập Đề tài: XD chưong trình quản lý sách

song đề phù hợp với cách quản lý sách hiện nay và nhất là có tính thân thiện dễ
sử dụng cho người dùng khơng đỏi hỏi cấu hình máy q cao nên em lựa chọn hệ
quản trị cơ sở dữ liệu Access và ngơn ngữ Visual Basic 6.0 làm ngơn ngữ thiết
kế giao diện. Đặc điểm của hai ngơn ngữ này sẽ được trình bày ở phần tiếp theo.
SVTH : Phạm Văn Tài - lớp K7A GVHD : PGS.TS Đặng Minh Ất
7
Bài Thực tập Đề tài: XD chưong trình quản lý sách

Chương 2 - KHẢO SÁT ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG
HỆ THỐNG QUẢN LÝ SÁCH
2.1 TÌM HIỂU VÀ NHU CẦU ỨNG DỤNG TIN HỌC TẠI NHÀ
SÁCH MINH KHAI
Qua khảo sát và tìm hiểu thực tế tại nhà sách Minh Khai và một số nhà sách
trong thành phố Hà Nội vấn đề áp dụng tin học vào quản lý là rất cấp thiết và
phổ biến. Nhằm tăng khả năng hoạt động, giảm bớt số lượng nhân viên quản lý,
đảm bảo độ chính xác, an tồn dữ liệu cao. Vì những lý do nên các nhà sách chủ
yếu quản lý và lập hố đơn bằng tay, các hố đơn được viết bằng giấy các phần
mềm chun dụng chưa được các nhà sách đưa vào quản lý vì vậy mà nhà quản
lý gặp khơng ít khó khăn trong việc điều hành quản lý hoạt động kinh doanh của
nhà sách.
Với quy mơ nhà sách ngày càng lớn số lượng đầu sách lên đến hàng chục
nghìn đầu sách, số lượng đầu sách nhập về và xuất ra trong một ngày rất lớn việc
tính tốn hố đơn, theo dõi thơng tin khách hàng, quản lý nhân sự trong một nhà
sách đòi hỏi nhà quản lý nhà sách cần có một phần mềm chun dụng nhằm
nâng cao hiệu quả quản lý và hoạt động kinh doanh. Giúp nhà quản lý cùng một
lúc có thể lưu trữ, tìm kiếm một khối lượng thơng tin lớn mà trước kia họ phải

mất rất nhiều thời gian và cơng sức mới có thể làm được.
Qua nhu cầu thực tế tại một số nhà sách việc ra đời một phần mềm quản lý
sách là nhu cầu thiết thực giúp các nhà sách giảm bớt số lượng nhân viên mà vẫn
đảm bảo được hiệu quả, nâng cao quy mơ hoạt động của nhà sách.
SVTH : Phạm Văn Tài - lớp K7A GVHD : PGS.TS Đặng Minh Ất
8
Bài Thực tập Đề tài: XD chưong trình quản lý sách

2.2 PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG QUẢN LÝ CỦA NHÀ SÁCH
2.2.1 Ngun tắc hoạt động của nhà sách
Nhà sách là một trung tâm bán sách. Nguồn hàng của nhà sách có thể do các
nhà cung cấp, các nhà xuất bản, các cơng ty trong và ngồi nước cung cấp. đối
tượng bán hàng của nhà sách là khách hàng đến mua lẻ hoặc mua sỉ. với khách
hàng mua lẻ họ đến nhà sách lựa chọn những cuốn sách cần dùng, sau đó họ ra
quầy thu ngân để thanh tốn. với khách hàng mua sỉ với số lượng lớn và là
những khách hàng thường xun việc thanh tốn có thể theo tháng hoặc q vì
vậy quầy thu ngân lập hợp đồng, hố đớn và ký kết với khách hàng sau đó khách
hàng vào kho và làm việc với nhân viên kho sách để nhận sách cần mua.
Khi khách hàng thanh tốn tiền nhà sách sẽ đưa ra một hố đơn bán hàng
trong đó ghi rõ mã hố đơn, mã nhân viên lập hố đơn, ngày , giờ lập hố đơn và
tổng tiền của hố đơn. Nhà sách quản lý việc bán hàng thơng qua các hố đơn
bán. Một hố đơn bao gồm những chi tiết sau: Mã hố đơn, mã cuốn sách, mã
khách hàng mua đơn giá và số lượng từng cuốn sách trong hố đơn. Nhà sách
lưu đầy đủ tên sách, nhà xuất bản, năm xuất bản, tên tác giả và tích chất đặc
trưng của từng loại sách để đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng. Mỗi tuần
nhà sách thống kê tổng số tiền bán được trong tuần chỉ rõ tên loại sách và số
lượng từng loại. Ngồi ra nhà sách còn phải làm nhiệm vụ kiểm tra quầy để
thơng báo u cầu cho bộ phận nhập sách biết những loại sách nào nhà sách hiện
nay đã hết, cùng với số lượng cụ thể để biết được loại sách nào thị trường cần
nhiều để nhập thêm. Phải làm báo cáo tình thình bán hàng đối với từng loại sách

trong từng tháng, từng năm. Ba tháng một lần nhà sách phải thống kê loại sách
nào còn tồn kho hơn ba tháng kể từ ngày nhập để quy định mức giảm giá phù
hợp. Chỉ bán 50% giá bán so với giá bán quy định từ trước… Ngồi ra nhà sách
SVTH : Phạm Văn Tài - lớp K7A GVHD : PGS.TS Đặng Minh Ất
9
Bài Thực tập Đề tài: XD chưong trình quản lý sách

còn phải quản lý tốt số sách bán, cùng với số lượng nhập về để thống kê làm báo
cáo chi tiết tình hình bán hàng của nhà sách mình.
2.2.2 Sơ đồ hoạt động của nhà sách

Hình 2.1: sơ đồ hoạt động nhà sách
Vai trò chức năng các bộ phận:
- Nhà quản lý: Điều hành mọi hoạt động của nhà sách và quản lý nhân sự
trong nhà sách.
- Bộ phận kho: Tiếp nhận và quản lý sách nhập vào và bán ra, quản lý bảo
quản sách trong kho lập hố đơn xuất, nhập sách
- Bộ phận thu ngân: Lập hố đơn cho khách hàng, thanh tốn hố đơn, báo
cáo thống kê hố đơn nhập xuất.
- Bộ phận kinh doanh: Tiếp nhận vận chuyển sách với số lượng lớn cho khách
hàng, các cửa hàng, đại lý đến mua hàng. giới thiệu tư vấn cho khách hàng
đến mua lẻ, sỉ, tìm hiểu thị trường và nhu cầu của khách hàng, báo cao
doanh thu.
2.2.3 Quy trình quản lý của nhà sách
SVTH : Phạm Văn Tài - lớp K7A GVHD : PGS.TS Đặng Minh Ất
10
Nhà quản lý
Bộ phận
kho
Bộ phận thu

ngân
Bộ phận
kinh doanh
Bài Thực tập Đề tài: XD chưong trình quản lý sách

2.2.3.1 Quy trình quản lý nhập sách
- Bộ phận kinh doanh căn cứ vào nhu cầu của khách hàng, số lượng sách tồn
tối thiểu, số lượng sách tồn tối đá trong kho và số lượng sách còn lại trong
kho để lập kế hoạch nhập sách ( hố đơn nhập sách ). Trong hố đơn nhập
sách có đầy đủ thơng tin chi tiết về từng đầu sách, số lượng nhập về.
- Bộ phận kinh doanh sẽ trình đơn nhập sách cho nhà quản lý ký duyệt.
- Đơn đặt hàng được ký duyệt bộ phận kinh doanh sẽ lập phiếu nhập hàng và
gặp nhà cung cấp để nhập sách về kho.
- Mỗi lần nhập hàng phải làm một phiếu nhập bao gồm thơng tin đầy đủ về
nhà cung cấp, danh sách các mặt hàng, số lượng, ngày nhập.
- Bộ phận kinh doanh sẽ chuyển hố đơn nhập hàng cho bộ phận thu ngân để
thanh tốn hố đơn.
- Cách tính tổng giá trị hàng nhập: ( cho n đầu sách được nhập về )
Tổng giá trị =
∑
=
n
i 1
( Số lượng nhập * Đơn giá nhập)
2.2.3.2 Quy trình quản lý bán sách
- Khi một khách hàng cần mua hàng thì làm hố đơn bán hàng theo mẫu in
sẵn bao gồm thơng tin đầy đủ về đầu sách khách cần mua, số lương, tổng
tiền, mã nhân viên bán người lập phiếu ký tên.
- Các hố đơn bán trong ngày sẽ được bộ phận thu ngân lưu trữ và quản lý.
- Thơng tin về khách hàng đến mua sách sẽ được quầy thu ngân lưu trữ để

quản lý.
- Đối với khách hàng mua sỉ bộ phận kinh doanh sẽ ký kết hợp đồng mua
sách với đầy đủ thơng tin về khách hàng và được lưu trữ quản lý. Sau đó bộ
SVTH : Phạm Văn Tài - lớp K7A GVHD : PGS.TS Đặng Minh Ất
11
Bài Thực tập Đề tài: XD chưong trình quản lý sách

phận kinh doanh sẽ gửi phiếu bán sách cho thủ kho sách để xuất sách cho
khách hàng sau khi khách hàng đã thanh tốn đầy đủ số tiền mua sách cho
bộ phận thu ngân.
- Mỗi khi sách được bán ra đều phải làm một hố đơn bán sách bao gồm đầy
đủ thơng tin về khách hàng, danh sách các loại sách số lượng ngày bán,
tổng tiền và mã nhân viên bán.
- Cách tính tổng giá trị sách bán : ( cho n đầu sách được bán ra )
Tổng giá trị =
∑
=
n
i 1
Số lượng sách bán * đơn giá bán
2.2.3.3 Quy trình thống kê
- Hết một ngày, tháng ,q, năm bộ phận thu ngân sẽ lập báo cáo cho nhà
quản lý về số lượng sách bán, nhập trong ngày, tổng doanh thu để nhà quản
lý biết được tình hình hoạt động kinh doanh của cơng ty.
- Thống kê số lượng đầu sách còn tồn trong kho để biết và đưa ra cần nhập
thêm đầu sách nào, và đầu sách nào cần giảm giá để hạn chế số lượng tồn
kho sao cho hợp lý.
- Cách tính tổng số lượng sách tồn

∑

Số lượng sách tồn =
∑
Số lượng sách nhập -
∑
Số lượng sách bán
2.3 PHÂN TÍCH VÀ LẬP DỰ ÁN
2.3.1 Phân tích
SVTH : Phạm Văn Tài - lớp K7A GVHD : PGS.TS Đặng Minh Ất
12
Bài Thực tập Đề tài: XD chưong trình quản lý sách

Qua khảo sát thực tế ta cần quản lý các đối tượng chính khi xây dựng hệ
thống quản lý sách như sau:
Quản lý nhân viên: mọi nhân viên của nhà sách được quản lý với những thơng
tin sau:
- họ và tên nhân viên
- ngày sinh
- điện thoại
- giới tính địa chỉ
Quản lý khách hàng: trong hệ thống khách hàng quản lý những thơng tin sau
- tên khách hàng
- điện thoại
- fax
- địa chỉ
Quản lý nhập sách : gồm những thơng tin
- mã sách
- tên sách
- tác giả
- năm xuất bản
- lần xuất bản

- mã nhà xuất bản
- số lượng
- đơn giá
- tổng tiền
Quản lý bán sách: gồm những thơng tin
- mã sách
SVTH : Phạm Văn Tài - lớp K7A GVHD : PGS.TS Đặng Minh Ất
13
Bài Thực tập Đề tài: XD chưong trình quản lý sách

- tên sách
- đơn giá
- số lượng
- mã hố đơn
2.3.2 Lập dự án
Qua q trình khảo sát thực tế cũng như phân tích kỹ nhu cầu trong quản lý
của nhà sách ta thấy rằng mơ hình hệ thống quản lý nhập và bán sách như sau:
Cần thiết nhất là hệ thống phải quản lý được đầy đủ thơng tin về khách hàng,
chi tiết thơng tin của mỗi đầu sách trong kho, các hố đơn chứng từ, khả năng
tính tốn, chọn lọc thống kê, in ấn các thơng tin đảm bảo sự chính xác, an tồn
và tin cậy cao.
• Hệ thống là một tập hợp các quan hệ, tương tác qua lại với nhau hình
thành lên một thể thống nhất.
• Hệ thống kinh doanh và hệ thống dịch vụ là hệ thống nhằm mục đích kinh
doanh hay dịch vụ. Các hệ thống con của hệ thống kinh doanh dịch vụ bao
gồm hệ thống sau.
Hệ thống nghiệp vụ: Bao gồm người, phương tiện phương pháp trực tiếp tham
gia vào q trình biến đổi luồng vào thành luồng ra.
Hệ thống quyết định: Bao gồm người, phương tiện, phương pháp tham gia vào
việc đề xuất các quyết định.

Hệ thống thơng tin: Bao gồm người phương tiện, phương pháp tham gia vào
việc xử lý các thơng tin.
Chương 3 - PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ
SVTH : Phạm Văn Tài - lớp K7A GVHD : PGS.TS Đặng Minh Ất
14
Bài Thực tập Đề tài: XD chưong trình quản lý sách

SÁCH
3.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ SÁCH
3.1.1 Ngun tắc quản lý của hệ thống
Ngun tắc quản lý hoạt động kinh doanh của hệ thống như sau:
Nguồn hàng nhập về theo hai phương thức:
- Hợp đồng giao dịch hàng giữa nhà sách và các nhà cung cấp
- Hợp đồng trao đổi hàng hố giữa nhà sách và đối tác
Hàng Bán ra:
- Quản lý số lượng bán ra theo giá bán lẻ do nhà sách quy định đơn
giá
- Quản lý số lượng bán ra theo giá bán sỉ do nhà sách quy định
Nhân viên của nhà sách:
- Người quản lý nhà sách
- Bộ phận nghiên cứu thị trường có chức năng tìm hiểu và nắm bắt
nhu cầu của khách hàng
- bộ phận kế tốn
- bộ phận thu ngân
- thủ kho
Đối với khách hàng:
- lưu lại khách mua sỉ và các đối tác có quan hệ cung cấp hoặc trao
đổi hàng hố với nhà sách
Các chứng từ quản lý của nhà sách:
- hố đơn nhập sách

SVTH : Phạm Văn Tài - lớp K7A GVHD : PGS.TS Đặng Minh Ất
15
Bài Thực tập Đề tài: XD chưong trình quản lý sách

- hố đơn bản lẻ, bán sỉ
- các báo cáo thống kê
3.1.2 Mối quan hệ giữa nhà sách và mơi trường chính nó
hình 3.2: Mối quan hệ nhà sách và mơi trường chính nó
3.1.3 Phân tích vị trí làm việc
Nhân viên kinh doanh:
Bộ phận này sẽ đánh giá nhu cầu của thị trường để đưa ra đề nghị với người
điều hành (chủ cửa hàng hoặc giám đốc) về các đơn đặt hàng mà thị trường đang
cần. Qua tình hình bán hàng bộ phận này sẽ biết được số lượng tồn để có kế
hoạch điều chỉnh cho phù hợp.
Nhân viên thủ kho:
SVTH : Phạm Văn Tài - lớp K7A GVHD : PGS.TS Đặng Minh Ất
16
Bài Thực tập Đề tài: XD chưong trình quản lý sách

Thuộc bộ phận nghiệp vụ nhưng có nhiệm vụ theo dõi việc nhập hàng vào kho
theo các đơn đặt hàng nếu có u cầu. Đây là bộ phận trực tiếp lập hố đơn xuất
và nhập
Nhân viên thu ngân:
Nhân viên thu ngân có nhiệm vụ lập hố đơn bán cho khách hàng, thu tiền các
hố đơn
Sự cần thiết đưa tin học vào cơng việc quản lý kinh doanh:
Qua phương thức hoạt động của nhà sách ta thấy cơng việc hàng ngày của nhà
sách chia làm nhiều giai đoạn, khối lượng cơng việc lớn. Đặc biệt ở quầy thu
ngân dữ liệu ln biến động đòi hỏi sự chính xác cao.
Để quản lý tốt cần phải sử dụng nhiều biểu mẫu, sổ sách, việc lưu lại những hồ

sơ, chứng từ được lặp đi lặp lại và kiểm tra q nhiều khâu sẽ tốn rất nhiều thời
gian và nhân lực, nên cũng khơng tránh khỏi sai sót dữ liệu.
Nếu có sai sót thì việc tìm kiếm để khắc phục dữ liệu sẽ rất khó khăn, gây tốn
thời gian và mất mát, cũng như khơng phục vụ tốt cho cơng tác chỉ đạo quản lý
nhà sách. Vì vậy việc đưa tin học vào quản lý tại nhà sách là rất cần thiết. Bằng
những cơng cụ phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu có thể khắc phục được những
nhược điểm nói trên. Đồng thời có thể xử lý dữ liệu một cách chính xác nhanh
gọn. Chính vì vậy việc đưa tin học vào nhà sách mới có thể giải quyết được
những nhược điểm nói trên
3.2 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
3.2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng
SVTH : Phạm Văn Tài - lớp K7A GVHD : PGS.TS Đặng Minh Ất
17
Bài Thực tập Đề tài: XD chưong trình quản lý sách

3.2.1.1 Sơ đồ phân rã tổng thể

Hình 3.3 : Sơ đồ phân rã tổng thể
3.2.1.2 chức năng quản lý nhập sách:

Hình 3.4 : Chức năng nhập sách
Giải thích các chức năng:
SVTH : Phạm Văn Tài - lớp K7A GVHD : PGS.TS Đặng Minh Ất
18
QUẢN LÝ NHÀ SÁCH
QUẢN
LÝ
NHẬP
SÁCH
QUẢN

LÝ BÁN
SÁCH
THỐNG
KÊ
QUẢN LÝ NHẬP SÁCH
QUẢN
LÝ HỒ
SƠ SÁCH
QUẢN
LÝ HỒ
SƠ HỐ
ĐƠN
NHẬP
KHO
QUẢN
LÝ HỒ
SƠ NHÀ
XUẤT
BẢN
QUẢN
LÝ HỒ
SƠ CÁC
HỢP
ĐỒNG

TÌM
KIẾM
THƠNG
TIN
Bài Thực tập Đề tài: XD chưong trình quản lý sách

• Quản lý hồ sơ sách: Khi nhập sách về nhà sách sẽ quản lý các đầu sách
bằng cách nhập đầy đủ thơng tin về sách như mã đầu sách, số lượng, giá
nhập, năm xuất bản… để dễ tìm kiểm và quản lý khi bán.
• Quản lý hồ sơ hố đơn nhập kho: Khi nhập sách về nhà sách sẽ quản lý số
lượng sách nhập về đó bằng việc lập hố đơn nhập kho để thuận tiện trong
việc quản lý và báo cáo số lượng sách nhập về cho nhà quản lý.
• Quản lý hồ sơ nhà xuất bản: Khi nhà sách nhập sách về thì thơng tin của
nhà xuất bản đó sẽ được nhập vào hồ sơ nhà xuất bản để thuận tiện cho
việc nhập sách cho những lần sau.
• Quản lý hồ sơ các hợp đồng: Các hợp đồng nhập sách được ký kết với đối
tác sẽ được nhà sách quản lý để thuận tiện cho việc theo dõi q trình thực
hiện hợp đồng của đối tác cũng như nhà sách.
3.2.1.3 Chức năng quản lý bán sách
Hình 3.5 : Chức năng quản lý bán sách
Giải thích các chức năng:
SVTH : Phạm Văn Tài - lớp K7A GVHD : PGS.TS Đặng Minh Ất
19
QUẢN LÝ BÁN SÁCH
QUẢN
LÝ HỒ
SƠ HỢP
ĐỒNG
XUẤT
QUẦY
QUẢN
LÝ HỒ
SƠ
QUẦY
HÀNG

QUẢN
LÝ HỒ
SƠ
NHÂN
VIÊN
QUẢN
LÝ HỒ
SƠ HỐ
ĐƠN
BÁN LẺ
QUẢN
LÝ HỒ
SƠ
BẢN SỈ
Bài Thực tập Đề tài: XD chưong trình quản lý sách

• Quản lý hồ sơ hợp đồng xuất quầy: Khi sách được bán cho khách hàng
(chủ yếu là khách hàng mua sỉ) hợp đồng sẽ được lập và lưu lại trong hệ
thống như thơng tin về khách hàng, số lượng sách mua, tổng tiền phải
thanh tốn…để thuận tiện cho việc quản lý nếu khách hàng chưa thể thanh
tốn ngay, theo dõi những khách hàng thường xun đến đặt mua sách để
có một chế độ giảm giá, khuyến mại cho khách hàng đó.
• Quản lý hồ sơ quầy hàng: Khi bán để nắm rõ số lượng từng đầu sách còn
bao nhiêu, của nhà xuất bản, tác giả nào, năm xuất bản… nhân viên nhà
sách sẽ tra cứu hồ sơ quầy hàng để nắm được thơng tin .
• Quản lý hồ sơ nhân viên: Mỗi nhân viên trong nhà sách sẽ được quản lý
trong hệ thống bao gồm họ tên, mã nhân viên, ngày sinh… để thuận tiện
trong việc bán sách và lập hố đơn.
• Quản lý hồ sơ hố đơn bán lẻ, bán sỉ: Khi khách hàng đến mua sách sẽ có
hai loại hố đơn. Hố đơn bán lẻ cho khách hàng đến mua lẻ và hố đơn

bán sỉ cho khách hàng đến mua sỉ. Nhằm quản lý thơng kê số lượng bán
lẻ, bán sỉ trong nhà sách.
3.2.1.4 Chức năng thơng kê
SVTH : Phạm Văn Tài - lớp K7A GVHD : PGS.TS Đặng Minh Ất
20
Bài Thực tập Đề tài: XD chưong trình quản lý sách

Hình 3.6 : Chức năng thống kê
Giải thích các chức năng:
• Thống kê tổng hợp thơng tin sách: Đưa ra các thơng tin về đầu sách có
trong nhà sách cho nhà quản lý.
• Thống kê sách tồn trong nhà sách: Thống kê các đầu sách còn tồn lại kể từ
ngày được nhập về bán trong một tháng, q theo u cầu nhà quản lý.
• Tổng hợp thơng tin về đối tác mới: Thơng kê các thơng tin về đối tác mới
vừa ký kết cung cấp và mua sách với nhà sách theo u cầu của nhà quản
lý.
• Thống kê tổng doanh thu:Đưa ra các thơng tin doanh thu của một tháng,
q, năm theo u cầu của nhà quản lý.
• Thơng kê tình hình bán sách: Thơng kê lượng sách bán ra trong một
tháng, q theo u cầu của nhà quản lý. số lượng bán lẻ ,bán sỉ. số lượng
bán ra của một đầu sách.
SVTH : Phạm Văn Tài - lớp K7A GVHD : PGS.TS Đặng Minh Ất
21
THỐNG KÊ
THỐNG
KÊ
TỔNG
HỢP
THƠNG
TIN

SÁCH
THỐNG
KÊ
SÁCH
TỒN
TRONG
NHÀ
SÁCH

TỔNG
HỢP
THƠNG
TIN VỀ
ĐỐI TÁC
MỚI
THỐNG
KÊ
TỔNG
DOANH
THU
THỐNG
KÊ TÌNH
HÌNH
BÁN
SÁCH
Bài Thực tập Đề tài: XD chưong trình quản lý sách

3.2.1.5 Chức năng tìm kiếm
3.7 Hình : Chức năng tìm kiếm
Giải thích các chức năng:

• Tìm kiếm thơng tin chi tiết sách: Tìm kiếm các thơng tin về sách theo u
cầu của người dùng. Như tìm kiềm theo: Tên sách, năm xuất bản, tên tác
giả, số lượng hoặc tất cả các thơng tin.
• Tìm kiếm hố đơn nhập sách: Tìm kiếm thơng tin các hố đơn nhập sách
như tìm kiếm các hố đơn nhập sách trong một ngày, một tháng …
• Tìm kiếm hố đơn bán sách: Tìm kiếm thơng tin hố đơn bán lẻ, bán sỉ
trong một ngày, tháng….
3.2.2 Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu
• Mục đích:
Sự diễn tả ở mức lơgic, nghĩa là nhằm trả lời câu hỏi “ Làm gì ? ”, mà bỏ quả
câu hỏi “ Làm như thế nào ? ”.
SVTH : Phạm Văn Tài - lớp K7A GVHD : PGS.TS Đặng Minh Ất
22
TÌM KIẾM
TÌM
KIẾM
THƠNG
TIN CHI
TIẾT
SÁCH
TÌM
KIẾM
HỐ
ĐƠN
NHẬP
SÁCH
TÌM
KIẾM
HỐ
ĐƠN

BÁN
SÁCH
Bài Thực tập Đề tài: XD chưong trình quản lý sách

Chỉ rõ các chức năng ( con ) phải thực hiện để hồn tất q trình xử lý cần mơ
tả.
Chỉ rõ các thơng tin cần chuyển giao giữa các chức năng, qua đó phần nào
thấy rõ được trình tự thực hiện của chúng.
• Phân mức:
Dùng biểu đồ phân cấp luồng dữ liệu ta có các mức sau:
Mức khung cảnh: Có một chức năng với các luồng ra vào
Mức đỉnh: Chức năng của hệ thống được phân ra thành nhiều chức năng con
Mức dưới đỉnh: Giải thích mỗi chức năng tương ứng của mức đỉnh
3.2.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

SVTH : Phạm Văn Tài - lớp K7A GVHD : PGS.TS Đặng Minh Ất
23
Bài Thực tập Đề tài: XD chưong trình quản lý sách

Hình 3.8 : Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

3.2.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
SVTH : Phạm Văn Tài - lớp K7A GVHD : PGS.TS Đặng Minh Ất
24
Bài Thực tập Đề tài: XD chưong trình quản lý sách

Hình 3.8 : Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
3.2.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
• Chức năng nhập sách:
SVTH : Phạm Văn Tài - lớp K7A GVHD : PGS.TS Đặng Minh Ất

25